งานพื้นฐานใน SharePoint Server 2010

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เริ่มต้นใช้งาน Office 2010 ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีการใช้Microsoft SharePoint Server 2010 และงานพื้นฐานบางอย่าง

ในบทความนี้

ภาพรวมของ SharePoint Foundation และ SharePoint Server

ความสามารถของ SharePoint Server

ส่วนต่างๆ ของไซต์ SharePoint

ส่วนประกอบเฉพาะของไซต์ที่ส่งผลกระทบต่อประสบการณ์ใช้งานของคุณ

การเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์

การจัดการและการทำงานกับเนื้อหาของไซต์

ภาพรวมของ SharePoint Foundation และ SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 เป็นเทคโนโลยีที่ต้นแบบสำหรับไซต์ SharePoint ที่พร้อมใช้งานฟรี และถูกเรียกว่า Windows SharePoint Services ในรุ่นก่อนหน้า SharePoint Server 2010 อาศัยเทคโนโลยี SharePoint Foundation การใส่กรอบคุ้นเคย สอดคล้องกันสำหรับรายการ และไลบรารี การดูแลไซต์ และกำหนดไซต์เอง ฟีเจอร์ใดที่พร้อมใช้งานใน SharePoint Foundation จะพร้อมใช้งานใน SharePoint Server 2010

อย่างไรก็ตาม SharePoint Server 2010 ขยาย SharePoint Foundation โดยแสดงคุณลักษณะเพิ่มเติมและความสามารถ ตัวอย่าง ทั้ง SharePoint Server และ SharePoint Foundation รวมเทมเพลตไซต์สำหรับการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานบนไซต์ทีม บล็อก และเวิร์ก สเปซการประชุม ไร SharePoint Server มีฟีเจอร์การใช้งานทางสังคมที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเช่นตัวดึงข้อมูลข่าวสารและการแท็กที่ช่วยให้บุคคลในองค์กรของคุณเพื่อค้นหา จัดระเบียบ การนำทาง และแชร์ข้อมูลกับเพื่อนร่วมงาน ในทำนองเดียวกัน SharePoint Server คิดเห็นจะส่งเสริมเทคโนโลยีค้นจาก SharePoint Foundation การรวมฟีเจอร์ที่มีประโยชน์สำหรับพนักงานในองค์กรขนาดใหญ่ เช่นความสามารถในการหาข้อมูลธุรกิจใน SAP, Siebel และโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจอื่น ๆ

ทั้ง SharePoint Foundation และ SharePoint Server ต่างได้รับการออกแบบมาให้สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรม เซิร์ฟเวอร์ และเทคโนโลยีอื่นๆ รวมถึงในโปรแกรม เซิร์ฟเวอร์ และเทคโนโลยีในระบบ Microsoft Office ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถออฟไลน์ไซต์ รายการ หรือไลบรารีใน SharePoint Workspace และทำงานกับเนื้อหาของไซต์ในระหว่างที่คุณไม่ได้เชื่อมต่ออยู่กับเครือข่ายของคุณ จากนั้นก็ทำการเปลี่ยนแปลงให้ตรงกันโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเชื่อมต่อกับเครือข่ายอีกครั้ง คุณสามารถทำงานจำนวนมากใน SharePoint ให้เสร็จสมบูรณ์จากภายในโปรแกรม Microsoft Office ที่คุ้นเคยได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเตรียมใช้งานหรือเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์เพื่ออนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายจากภายใน Microsoft Word ได้ เป็นต้น

ความสามารถของ SharePoint Server

ความสามารถของ SharePoint Server 2010 จะเน้นในพื้นที่ที่หก บทความนี้สั้น ๆ แนะนำแต่ละรายการเหล่านี้ความสามารถ และลิงก์ไปยังบทความที่เกี่ยวข้องซึ่งคุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติม

การทำงานร่วมกันและงานคอมพิวเตอร์ทางสังคม

SharePoint Server 2010 ขยายฟีเจอร์ทำงานร่วมกันของ SharePoint Foundation ด้วยส่งเสริมการขายง่ายต่อการเขียน จากเบราว์เซอร์ หรือ จากแอปพลิเคชันที่คุ้นเคยเช่น Microsoft Word ช่วยให้ผู้ใช้การเชื่อมโยงทรัพยากรที่ มีแท็กและการจัดอันดับ และช่วยให้บุคคลค้นหาคำตอบรวดเร็วเพื่อไปแต่ละตัวดึงข้อมูลข่าวสาร และบุคคลที่ค้นหา

พื้นที่หลักที่หนึ่งซึ่งคุณสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้ได้ก็คือใน ไซต์ของฉัน ซึ่งเป็นไซต์ SharePoint ของคุณเองที่คุณสามารถใช้เอกสารและการเชื่อมโยงร่วมกัน รวมทั้งสามารถแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเองได้ในโปรไฟล์ออนไลน์ คุณยังสามารถเขียนบล็อกเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสนใจ หรือค้นหาข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงานของคุณได้อีกด้วย

โปรไฟล์ของ WN

คุณจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าข้อมูลบน ไซต์ของฉัน ข้อมูลใดที่คุณต้องการใช้ร่วมกันกับผู้อื่น และข้อมูลใดที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นข้อมูลส่วนตัว จากนั้น คุณสามารถแท็กการเชื่อมโยงไปยังข้อมูล และค้นหาข้อมูลที่บุคคลอื่นได้แท็กหรือตั้งค่าให้ใช้ร่วมกันไว้บนตัวดึงข้อมูลข่าวสารของพวกเขา เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลใน ไซต์ของฉัน ของคุณ ให้ดูที่ การจัดการข้อมูลที่คุณใช้ร่วมกันกับผู้อื่นผ่านทาง ไซต์ของฉัน และโปรไฟล์

SharePoint Server 2010 ยังทำให้มีส่วนร่วมกที่ใดก็ได้ ด้วยการนำเสนอประสบการณ์ใช้งาน SharePoint Workspace rich ขณะออนไลน์ หรือไม่ต่อจากเครือข่ายของคุณ และเพิ่มผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันเดินทาง

การจัดการเนื้อหาขององค์กร

Enterprise เนื้อหา Management (ECM) จาก Microsoft ช่วยให้องค์กรที่ช่วยแก้ความท้าทายที่ posed โดยไม่มีการจัดการเนื้อหาจำนวนมาก SharePoint Server 2010 เป็นส่วนหนึ่งจากศูนย์กลางของ Microsoft ECM โซลูชัน ซึ่งขยายจัดการเนื้อหาของพนักงานทุกคนในองค์กรผ่านการรวมเข้ากับเครื่องมือที่คุ้นเคยเช่นระบบ Microsoft Office โซลูชันของ Microsoft ECM ให้ความสามารถในการจัดการวงจรชีวิตทั้งหมดของเนื้อหาซึ่งสร้าง แก้ไขและการทำงานร่วมกัน การหมดอายุนั่นคือบนเป็นแพลตฟอร์มแบบเดียว

SharePoint Server 2010 ช่วยให้องค์กรที่มีจัดการวงจรอายุทั้งหมดของเนื้อหา ด้วยการให้ชุดที่แตกต่างของฟีเจอร์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถประเภทเป้าหมายต่อไปนี้:

  • จัดการเนื้อหาที่หลากหลาย    ความสามารถในการจัดการเอกสารใน SharePoint Server 2010 ช่วยให้องค์กรรวมเนื้อหาที่หลากหลายจากตำแหน่งที่ตั้งหลายลงในเก็บส่วนกลางที่มีการจัดการกับการจัดประเภทที่สอดคล้องกัน เอกสารใหม่ตั้งค่าเปิดใช้งานฟีเจอร์องค์กรของคุณในการสร้าง และจัดการผลิตภัณฑ์ทำงานที่ยาวหลายเอกสาร ความสามารถในการค้นหารวมช่วยให้ผู้อื่นค้นหา แชร์ และใช้ข้อมูลนี้ ความสามารถในการจัดการ Metadataเช่นคุณลักษณะเก็บคำใหม่จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการ metadata ตลอดทั้งไซต์จากส่วนกลาง Metadata เป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่ใช้เพื่อช่วยในการ ระบุ โครงสร้าง ค้นพบ และจัดการข้อมูล การสนับสนุนสำหรับการนำทาง metadata ขับ และความสามารถในการฝังเขตข้อมูล metadata ในเอกสารใหม่ช่วยปรับปรุงการค้นหาข้อมูลและการค้นหา เนื้อหาสามารถยังได้รับการป้องกันจาก access ไม่ได้รับอนุญาต เครื่องมือทำงานร่วมกัน เช่นเวิร์กโฟลว์ ช่วยให้บุคคลที่ทำงานได้ดียิ่งขึ้นด้วยกันเพื่อสร้าง ตรวจทาน และอนุมัติเอกสารในแบบที่มีแบบแผน

  • ปฏิบัติตามที่เป็นไปตามข้อบังคับและข้อกำหนดทางกฎหมาย    ความสามารถในการจัดการระเบียนใน SharePoint Server 2010 ช่วยให้องค์กรสามารถเก็บ และป้องกันระเบียนทางธุรกิจ ตัวใดตัวหนึ่งในสถานที่อยู่ถัด จากระเบียนในความคืบหน้า หรือ ในที่เก็บส่วนกลางถูกล็อกลง องค์กรสามารถนำนโยบายวันหมดอายุกับระเบียนเพื่อให้แน่ใจว่า พวกเขาจะยังคงถูกเก็บไว้สำหรับช่วงเวลาที่เหมาะสมการปฏิบัติตามข้อบังคับหรือนโยบายธุรกิจของบริษัท ดังนั้นจึง mitigating ความเสี่ยงทางกฎหมายกับองค์กร บันทึกการตรวจสอบให้พิสูจน์เพื่อผู้ตรวจสอบภายใน และภายนอกที่ระเบียนถูกเก็บไว้อย่างเหมาะสม หยุดสามารถวางเมื่อ มีระเบียนที่เฉพาะเจาะจงภายใต้การค้นพบทางกฎหมายเพื่อป้องกันทำลายของพวกเขา

  • จัดการเว็บไซต์หลายอย่างมีประสิทธิภาพ    บุคคลเมื่อต้องการเผยแพร่เนื้อหาเว็บกับเนื้อหามีการใช้งานง่ายเขียนเครื่องมือและกระบวนการอนุมัติที่มีอยู่แล้วภายในการเปิดใช้งานความสามารถในการจัดการเนื้อหาทางเว็บใน SharePoint Server 2010 พนักงานสามารถอัปโหลดเนื้อหาซึ่งรวม ถึงรูป เสียง วิดีโอ — ไปยังเว็บไซต์ในเวลาเหมาะสมไม่สนับสนุนครอบคลุมจากพนักงานได้ การสนับสนุนใหม่สำหรับทแบบ rich media มีใหม่สินทรัพย์ไลบรารี กับมุมมอง rich และขับ การสนับสนุนสำหรับวิดีโอเป็นชนิดเนื้อหา SharePoint โครงสร้างพื้นฐานของวิดีโอส่งกระแสข้อมูล และเครื่องเล่นสื่อ Silverlight skinable เทมเพลตในรูปแบบของหน้าต้นแบบและเค้าโครงหน้าช่วยให้องค์กรสามารถนำไปใช้การกำหนดตราสินค้าที่สอดคล้องกับหน้า ฟีเจอร์การวิเคราะห์ Web อยู่แล้วภายในให้การสนับสนุนสำหรับรายงานการวิเคราะห์การรับส่งข้อมูล ค้นหา และสินค้าคงคลัง SharePoint Server 2010 ยังมีตัวเดียวปรับใช้และจัดการโครงสร้างพื้นฐาน สำหรับอินทราเน็ต เอกซ์ทราเน็ต และไซต์อินเทอร์เน็ต เช่นเดียว กับ สำหรับไซต์หลายภาษา

การค้นหาระดับองค์กร

SharePoint Server 2010 ให้โครงสร้างพื้นฐานของการค้นหาที่มีประสิทธิภาพที่จะความสามารถด้านประสิทธิภาพการทำงานธุรกิจอื่น ๆ เช่นการจัดการเนื้อหาองค์กรและทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้ผู้อื่นได้รับคำตอบที่ดียิ่งขึ้นได้เร็วขึ้น และเพิ่มผลกระทบของการเพิ่มและความเชี่ยวชาญ

ค้นหาคำนึงถึงบริบทส่วนบุคคลของคุณ และช่วยให้คุณปรับปรุงการค้นหาของคุณ โดยใช้แบบโต้ตอบการนำทางเพื่อช่วยแนะนำคุณไปยังข้อมูลที่คุณต้องการ SharePoint Server ขยายเข้าถึงของค้นผ่านแหล่งเนื้อหาเพิ่มเติมและชนิดเนื้อหาเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลทั้งหมดในองค์กรของคุณซึ่งรวมถึงแอปพลิเคชันองค์กรเช่น SAP, Siebel หรือฐานข้อมูลแบบกำหนดเองนั่นคือ และทำให้ข้อมูลที่พร้อมใช้งานให้กับบุคคลที่จำเป็นต้องมี

ข่าวกรองธุรกิจ

ข่าวกรองธุรกิจคือ ชุดของ methodologies เทคโนโลยี และกระบวนการที่รับข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบขององค์กร และทำให้สามารถดำเนินการได้ ด้วยการวางลงในมือของบุคคลที่จำเป็นต้องมีประโยชน์สูงสุดเพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจ ส่วนสำคัญของแพลตฟอร์ม Microsoft business intelligence, SharePoint Server 2010 สามารถช่วยให้ขยายความสามารถด้านข่าวกรองธุรกิจกับทุกคนภายในองค์กร เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเหมาะสมเพื่อทำให้การตัดสินใจที่เหมาะสม

องค์กรของคุณอาจเก็บข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ของรูปแบบ เช่นฐานข้อมูล ข้อความอีเมล และไฟล์สเปรดชีต SharePoint Server 2010 ช่วยให้คุณสามารถแยกข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ และแสดงข้อมูลนั้นในวิธีที่ช่วยในการวิเคราะห์และการทำตัดสินใจ

Excel Services ช่วยเพิ่มศักยภาพแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจในการประกาศ ใช้งานร่วมกัน และจัดการสมุดงาน Excel บนไซต์ SharePoint ได้ จากนั้น บุคคลอื่นในองค์กรก็จะสามารถปรับเปลี่ยนค่า สูตร และการจัดรูปแบบของเซลล์จากเบราว์เซอร์ในขณะที่ทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้

PerformancePoint Services ใน SharePoint Server 2010 สามารถเพิ่มการมองเห็นลงในวัตถุประสงค์ขององค์กรหลักและการวัด และเปิดใช้งานความลึกดีของการวิเคราะห์และการตรวจสอบ คุณหรือบุคคลอื่นในองค์กรของคุณสามารถสร้าง และใช้แดชบอร์ดแบบโต้ตอบกับดัชนีชี้วัด รายงาน และตัวกรองการค้นหาแนวโน้ม นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มแผนภูมิ rich ไปยังไซต์ SharePoint ของคุณ และเชื่อมต่อแผนภูมิไปยังข้อมูลจากแหล่ง เช่น SharePoint รายการ รายการข้อมูลภายนอก Business Data Connectivity Services, Excel Services หรือ Web Part อื่น ๆ ที่หลากหลาย

พอร์ทัล

กับ SharePoint Server 2010 องค์กรสามารถสร้าง และบำรุงรักษาไซต์พอร์ทัลสำหรับทุกด้านธุรกิจของพวกเขา (พอร์ทัลอินทราเน็ต enterprise อินเทอร์เน็ตเว็บไซต์ของบริษัท และไซต์พอร์ทัลพอร์) อินทราเน็ต Enterprise พอร์ทัลสามารถเชื่อมต่อไซต์แต่ละไซต์ทั่วทั้งองค์กร และรวมถึงโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจที่มีอยู่ ทีมและบุคคลในองค์กรสามารถใช้พอร์ทัลไซต์ในการเข้าถึงความชำนาญ ข้อมูล และโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจที่พวกเขาจำเป็นเพื่อที่จะทำงานของพวกเขา

พนักงานภายในองค์กรที่ใช้พอร์ทัลไซต์สามารถใช้ประโยชน์จาก ไซต์ของฉัน ของพวกเขาได้อย่างเต็มที่ ไซต์ของฉัน คือ ไซต์ส่วนบุคคลซึ่งเป็นพื้นที่ส่วนกลางที่คุณสามารถจัดการและจัดเก็บเอกสาร เนื้อหา การเชื่อมโยง และที่ติดต่อของคุณได้ โดยจะใช้เป็นจุดติดต่อที่ผู้ใช้รายอื่นในองค์กรของคุณใช้ในการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณ ทักษะความชำนาญของคุณ และสิ่งที่คุณสนใจ ไซต์ของฉัน จะมีคุณลักษณะงานคอมพิวเตอร์ทางสังคมตามที่ได้กล่าวถึงในช่วงต้นของบทความนี้

SharePoint Server 2010 ยังมีฟีเจอร์ที่องค์กรสามารถใช้เพื่อปรับประสบการณ์การใช้งานของไซต์พอร์ทัลสำหรับผู้ใช้แต่ละ เช่นเนื้อหาจะระบุชนิดของผู้ใช้กำหนดเป้าหมาย องค์กรของคุณสามารถกำหนดเองเพิ่มเติมไซต์พอร์ทัล โดยใช้โปรแกรมดีไซน์เว็บ SharePoint กันเช่น SharePoint Server 2010

กระบวนการทางธุรกิจและฟอร์ม

SharePoint Server 2010 ให้รวมฟีเจอร์มากมายที่จะช่วยให้คุณ และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของคุณ เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนของประสานทั่วไปกระบวนการทางธุรกิจ เช่นโครงการการอนุมัติหรือเอกสารตรวจทาน โดยการจัดการ และการติดตามงานเกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านั้น SharePoint Server 2010 มีเวิร์กโฟลว์กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายอย่างที่คุณสามารถใช้ได้เมื่อพวกเขากำลัง หรือกำหนดเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ คุณยังสามารถใช้ SharePoint Designer เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่สนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างฟอร์มโดยใช้เบราว์เซอร์ และรวบรวมข้อมูลจากองค์กรที่ใช้Microsoft InfoPath 2010

ส่วนต่างๆ ของไซต์ SharePoint

ไซต์ คือ กลุ่มของเว็บเพจที่เกี่ยวข้องกันซึ่งองค์กรของคุณสามารถใช้ในการทำงานกับโครงการ จัดการประชุม และใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณอาจมีไซต์ของตัวเองสำหรับจัดเก็บกำหนดการ แฟ้ม และข้อมูลทางกระบวนงาน เป็นต้น ทีมของคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของพอร์ทัลไซต์ขององค์กรขนาดใหญ่ โดยแผนกต่างๆ เช่น แผนกทรัพยากรบุคคล สามารถเขียนและประกาศข้อมูลและทรัพยากรให้ทราบกันทั่วทั้งองค์กรได้

ไซต์ SharePoint ทั้งหมดมีองค์ประกอบพื้นฐานบางองค์ประกอบที่คุณควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน ซึ่งได้แก่ รายการ, ไลบรารี, Web Part และมุมมอง

ไซต์ทีม

รายการ    รายการเป็นองค์ประกอบหนึ่งของเว็บไซต์ ซึ่งองค์กรของคุณสามารถใช้ในการจัดเก็บ จัดการ และใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานเพื่อติดตามการมอบหมายงาน หรือติดตามเหตุการณ์ในปฏิทินของทีม เป็นต้น คุณยังสามารถจัดทำแบบสำรวจหรือเริ่มการอภิปรายบนกระดานอภิปรายได้อีกด้วย

ไลบรารี    ไลบรารีเป็นชนิดพิเศษของรายการที่จัดเก็บไฟล์รวมทั้งข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ คุณสามารถควบคุมวิธีไฟล์จะดู ติดตาม จัดการ และสร้างขึ้นในไลบรารี

มุมมอง    คุณสามารถใช้มุมมองในการดูข้อมูลที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ หรือข้อมูลที่เหมาะกับจุดประสงค์ใดจุดประสงค์หนึ่งมากที่สุดในรายการหรือไลบรารีได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างมุมมองสำหรับข้อมูลทั้งหมดในรายการที่เป็นข้อมูลสำหรับแผนกใดแผนกหนึ่ง หรือมุมมองสำหรับการเน้นเอกสารใดเอกสารหนึ่งในไลบรารี คุณสามารถสร้างมุมมองหลายมุมมองสำหรับรายการหรือไลบรารีหนึ่งๆ เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเลือกใช้ได้ คุณยังสามารถใช้ Web Part ในการแสดงมุมมองของรายการหรือไลบรารีในเพจแยกต่างหากบนไซต์ของคุณได้อีกด้วย

มุมมองงานของฉัน

Web Part    Web Part คือ หน่วยประกอบของข้อมูลที่ประกอบเข้าด้วยกันเป็นแบบเอกสารสำเร็จรูปพื้นฐานของเพจส่วนใหญ่บนไซต์ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการแก้ไขเพจบนไซต์ของคุณ คุณสามารถใช้ Web Part ในการกำหนดไซต์ของคุณเองเพื่อให้แสดงรูปภาพและแผนภูมิ ส่วนใดส่วนหนึ่งของเว็บเพจอื่น รายการเอกสาร มุมมองแบบกำหนดเองสำหรับข้อมูลทางธุรกิจ และอื่นๆ ได้

Web Part

ส่วนประกอบเฉพาะของไซต์ที่ส่งผลกระทบต่อประสบการณ์ใช้งานของคุณ

ส่วนประกอบเฉพาะสำหรับการติดตั้งและกำหนดค่า SharePoint จะมีผลต่อสิ่งที่จะแสดงให้คุณเห็น รวมถึงตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกได้ในไซต์ของคุณ

สิทธิ์    ถ้าคุณถูกกำหนดให้กับระดับสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดที่เริ่มต้น มีช่วงทั้งหมดของตัวเลือกการจัดการไซต์ ถ้าคุณกำลังกำหนดระดับสิทธิ์สนับสนุนหรืออ่าน ตัวเลือกและการเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ของคุณอยู่จำกัดมาก หลายตัวเลือกการกล่าวถึงในบทความนี้จะไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่มีตัวอ่านระดับสิทธิ์ ซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถอ่านเนื้อหา แต่ไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องจากสิทธิ์ออกแบบมาเพื่อให้มีความยืดหยุ่น และสามารถกำหนดเอง องค์กรของคุณอาจตั้งค่าของตัวเองไม่ซ้ำกันออกไป

การกำหนดเอง    องค์กรของคุณอาจกำหนดสิทธิ์และตราสินค้าของไซต์ของคุณเอง หรืออาจกำหนดการนำทางของไซต์เอง และย้ายตัวควบคุมต่างๆ เช่นเมนู การกระทำในไซต์ ไปยังตำแหน่งอื่นบนเพจก็ได้ ในทำนองเดียวกัน องค์กรของคุณก็อาจตัดสินใจที่จะไม่ใช้ฟังก์ชัน Ribbon ที่ได้เริ่มนำมาใช้ใน SharePoint 2010 ได้เช่นกัน

เวอร์ชันของ SharePoint    บทความนี้อธิบายถึงวิธีการเริ่มต้นใช้งานใน SharePoint Server 2010 ถ้าองค์กรของคุณใช้ SharePoint Foundation 2010 ดูเริ่มต้นใช้งานกับ SharePoint Foundation 2010 ถ้าคุณกำลังใช้เวอร์ชันก่อนหน้าของ SharePoint ดูวิธีใช้สำหรับเวอร์ชันนั้น

การเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์

คุณสามารถเพิ่มข้อมูลลงในรายการ และเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารีได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ ปุ่มต่างๆ ที่คุณใช้ดำเนินการการกระทำทั่วไปจะอยู่บน Ribbon ซึ่งอยู่ที่ด้านบนของเพจเกือบทุกเพจของไซต์

Ribbon ของ WN

ปุ่มต่างๆ บน Ribbon อาจแสดงเป็นสีเทาเนื่องจากสาเหตุต่อไปนี้

  • ไม่สามารถดำเนินการการกระทำนี้ได้ หรือเป็นการกระทำที่ขึ้นอยู่กับการกระทำอื่น ตัวอย่างเช่น คุณจะต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายของเอกสารก่อนที่จะสามารถเช็คเอาต์เอกสารนั้นได้

  • คุณไม่มีสิทธิ์ในการทำงานนั้น

  • คุณลักษณะนี้ไม่ได้เปิดใช้งานไว้สำหรับไซต์นี้ ตัวอย่างเช่น อาจไม่ได้เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์บนไซต์

คุณยังสามารถบันทึกแฟ้มลงในไลบรารีจากโปรแกรมสำหรับไคลเอ็นต์ที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบันทึกเอกสาร Microsoft Word ลงในไลบรารีบนไซต์ SharePoint ในขณะที่คุณทำงานใน Word ได้

ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลลงในรายการ หรือเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารี คุณจะต้องมีสิทธิ์ในการสนันสนุนรายการหรือไลบรารี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้สิทธิ์และระดับสิทธิ์ขององค์กรของคุณ ให้สอบถามเจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลไซต์ของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลหรือแฟ้ม บุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการอ่านรายการนั้นจะสามารถดูข้อมูลหรือแฟ้มได้ นอกเสียจากว่าข้อมูลหรือแฟ้มนั้นจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติก่อน ซึ่งในกรณีนี้ ข้อมูลหรือแฟ้มที่ต้องการการอนุมัติจะถูกเก็บไว้ในสถานะ ค้างอยู่ ในรายการหรือไลบรารี จนกว่าจะได้รับการอนุมัติโดยผู้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม ถ้าคุณกำลังดูรายการหรือไลบรารีอยู่ในขณะที่มีการเพิ่มข้อมูลหรือแฟ้ม คุณอาจจำเป็นต้องฟื้นฟูเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อดูข้อมูลหรือแฟ้มใหม่

ถ้าคุณได้เปิดใช้งานอีเมลรับเข้าและอีเมลส่งออกบนไซต์ของคุณไว้ รายการและไลบรารีสามารถใช้ประโยชน์ของคุณลักษณะอีเมลได้ รายการบางรายการ เช่น ปฏิทิน ข้อความประกาศ บล็อก และกระดานอภิปราย จะสามารถตั้งค่าให้บุคคลอื่นสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในรายการเหล่านั้นโดยการส่งอีเมลได้ สำหรับรายการอื่นๆ เช่น รายการงาน และรายการการติดตามปัญหา จะสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ได้รับการกำหนดสำหรับข้อมูลนั้นๆ ได้

นอกเหนือจากการเพิ่มเนื้อหาลงในรายการและไลบรารีที่มีอยู่แล้ว คุณอาจมีสิทธิ์ในการสร้างรายการไลบรารีใหม่อีกด้วย โดยคุณสามารถใช้แม่แบบรายการและไลบรารีเพื่อให้สามารถสร้างได้อย่างรวดเร็ว ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถสร้างและกำหนดเพจและไซต์ใหม่เองได้อีกด้วย ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ของคุณ

รายการ

ถึงแม้ว่ารายการจะมีอยู่ด้วยกันหลายชนิดก็ตาม แต่กระบวนงานสำหรับการเพิ่มข้อมูลลงในรายการเหล่านั้นจะคล้ายคลึงกัน ดังนั้น คุณจึงไม่จำเป็นต้องเรียนรู้เทคนิคใหม่มากมายเพื่อทำงานกับรายการชนิดต่างๆ ข้อมูลในรายการประกอบด้วยข้อความอยู่ในชุดคอลัมน์ และในบางรายการก็อาจอนุญาตให้เพิ่มสิ่งที่แนบลงในข้อมูลได้

การเพิ่มข้อมูลลงในรายการ

  1. ในรายการที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูล ให้คลิกแท็บ รายการ บน Ribbon (สำหรับปฏิทินจะเป็นแท็บ เหตุการณ์)

  2. คลิก สร้างรายการ (สร้างเหตุการณ์ สำหรับปฏิทิน)

    เคล็ดลับ: วิธีการเพิ่มเหตุการณ์ลงในปฏิทินที่รวดเร็วอีกวิธีหนึ่งก็คือ การชี้ไปที่วันที่ในปฏิทินแล้วคลิก เพิ่ม

  3. ใส่ข้อมูลลงในเขตข้อมูลที่จำเป็นและเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการ

  4. คลิก บันทึก

แก้ไขหรือลบข้อมูลในรายการ

  1. ชี้ไปที่ข้อมูลหนึ่งในรายการ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏอยู่ถัดจากข้อมูลนั้น

    เคล็ดลับ: คุณสามารถดำเนินการการกระทำต่างๆ กับรายการหลายรายการได้โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายหลายๆ กล่อง

  2. บนแท็บ รายการ บน Ribbon ให้คลิก แก้ไขรายการ หรือ ลบรายการ ตามความเหมาะสม

บนไซต์หลายชนิด จะมีการสร้างรายการบางรายการไว้ให้คุณแล้ว รายการเริ่มต้นเหล่านี้มีตั้งแต่กระดานอภิปรายไปจนถึงรายการปฏิทิน ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะสามารถสร้างรายการจากแม่แบบรายการชนิดต่างๆ ได้ แม่แบบเหล่านี้จะมีโครงสร้างและการตั้งค่าที่ทำให้คุณสามารถเริ่มต้นได้ทันที

การสร้างรายการ

  1. เมื่อต้องการสร้างรายการ ให้คลิกเมนู การกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิก ตัวเลือกการสร้างเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกสำหรับการสร้างไม่แสดงขึ้น แสดงว่าคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างรายการ

  2. ในเพจ สร้าง ให้คลิกชนิดของรายการที่คุณต้องการสร้าง ตัวอย่างเช่น การเชื่อมโยง

  3. พิมพ์ ชื่อ ให้กับรายการ ใส่ข้อมูลลงในเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการ แล้วคลิก สร้าง

ไลบรารี

ไลบรารี คือ ตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ที่คุณสามารถสร้าง รวบรวม ปรับปรุง และจัดการแฟ้มร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณได้ ไลบรารีแต่ละไลบรารีจะแสดงรายการของแฟ้มและข้อมูลหลักเกี่ยวกับแฟ้มเหล่านั้น ซึ่งช่วยให้สามารถใช้แฟ้มในการทำงานร่วมกันได้

คุณสามารถเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารีได้โดยการอัปโหลดแฟ้มจากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ หลังจากที่คุณเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารีแล้ว บุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมก็จะสามารถดูแฟ้มนั้นได้ ถ้าคุณกำลังดูไลบรารีอยู่ในขณะที่มีการเพิ่มแฟ้ม คุณอาจจำเป็นต้องฟื้นฟูเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อดูแฟ้มใหม่นั้น

ถ้าคุณใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server คุณสามารถสร้างแฟ้มใหม่โดยยึดตามแม่แบบในขณะที่คุณทำงานอยู่ในไลบรารีได้ คุณยังสามารถบันทึกแฟ้มลงในไลบรารีจากโปรแกรมอื่น เช่น SharePoint Workspace หรือ Microsoft Word ได้อีกด้วย

การเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารี

  1. ในไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มแฟ้ม ให้คลิกแท็บ เอกสาร บน Ribbon

  2. คลิก อัปโหลดเอกสาร

  3. เรียกดูเอกสาร แล้วคลิก ตกลง

เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server 2010 เช่นMicrosoft Word 2010 คุณสามารถลาก แล้วปล่อยเอกสารจาก Windows Explorer ลงในกล่องโต้ตอบอัปโหลดเอกสาร

แก้ไขหรือลบแฟ้มในไลบรารี

  1. ชี้ไปที่แฟ้ม แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏอยู่ถัดจากแฟ้มนั้น

  2. บนแท็บ เอกสาร บน Ribbon ให้คลิก แก้ไขเอกสาร หรือ ลบเอกสาร ตามความเหมาะสม

ถ้าคุณสร้างไซต์หลายชนิด จะมีการสร้างไลบรารีเริ่มต้นชื่อ เอกสารที่ใช้ร่วมกัน ให้คุณ เอกสารที่ใช้ร่วมกัน คือ ไลบรารีเอกสารที่คุณสามารถใช้จัดเก็บแฟ้มชนิดต่างๆ ได้ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ คุณสามารถสร้างไลบรารีเพิ่มเติม เช่น ไลบรารีรูปภาพสำหรับการจัดเก็บรูปต่างๆ ได้

การสร้างไลบรารีเอกสาร

  1. เมื่อต้องการสร้างไลบรารีเอกสาร ให้คลิกเมนู การกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิก สร้างไลบรารีเอกสาร

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกสำหรับการสร้างไม่แสดงขึ้น แสดงว่าคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี

  2. พิมพ์ ชื่อ สำหรับไลบรารี ใส่ข้อมูลลงในเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการ แล้วคลิก สร้าง

เมื่อต้องการดูไลบรารีชนิดอื่นที่คุณสามารถสร้างได้ ให้คลิก การกระทำในไซต์ จากนั้นคลิก ตัวเลือกการสร้างเพิ่มเติม ถ้าต้องการดูคำอธิบายเกี่ยวกับตัวเลือกไลบรารี ให้ชี้ไปที่ตัวเลือกไลบรารีนั้นๆ

การสร้างไลบรารีชนิดอื่น

  1. การสร้างไลบรารี คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้ว คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกสำหรับการสร้างไม่แสดงขึ้น แสดงว่าคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี

  2. ถ้าต้องการดูคำอธิบายเกี่ยวกับตัวเลือกไลบรารี ให้ชี้ไปที่ตัวเลือกไลบรารีนั้นๆ

  3. พิมพ์ ชื่อ ของไลบรารี จากนั้นใส่ข้อมูลลงในเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการ แล้วคลิก สร้าง

    เมื่อต้องการตั้งค่าตัวเลือก เช่น ต้องการให้ไลบรารีปรากฎขึ้นใน เปิดใช้ด่วน ให้คลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม ก่อนที่จะคลิก สร้าง

ไซต์และเพจ

ไซต์สามารถใช้ได้ในหลายวัตถุประสงค์ เช่น เก็บกำหนดการ คู่มือ แฟ้ม และข้อมูลอื่นๆ ที่ทีมของคุณอ้างอิงถึงอยู่บ่อยครั้ง หรือไซต์อาจใช้ในวัตถุประสงค์เฉพาะเจาะจง เช่น การติดตามการประชุม หรือจัดเตรียมบล็อกเพื่อให้สมาชิกในองค์กรของคุณใช้ประกาศข่าวและความคิดเห็นต่างๆ

ไซต์บล็อก

องค์กรของคุณสามารถใช้เพจ ไซต์ย่อย และ ไซต์ระดับบนสุด ในการแบ่งเนื้อหาของไซต์ออกเป็นไซต์เฉพาะที่สามารถจัดการแยกกันได้ ตัวอย่างเช่น แต่ละแผนกในองค์กรของคุณอาจมีไซต์ทีมของตนเอง โดยเป็นส่วนหนึ่งของพอร์ทัลไซต์ขนาดใหญ่

คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์ได้โดยการเพิ่มรายการหรือไลบรารี และถ้าคุณมีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณก็สามารถเพิ่มเพจลงในไซต์ของคุณได้อีกด้วย คุณอาจพิจารณาที่จะเพิ่มเพจของ Web Part ซึ่งทำให้คุณสามารถใช้ Web Part ในการเพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิกได้อย่างรวดเร็ว

ถ้าคุณจำเป็นต้องสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเลือกแม่แบบจากแม่แบบไซต์ที่มีอยู่หลายชนิด ซึ่งทำให้คุณสามารถสร้างไซต์ใหม่ได้อย่างรวดเร็ว แต่คุณจะสามารถสร้างไซต์และไซต์ย่อยได้หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับวิธีการตั้งค่าไซต์โดยองค์กรของคุณ และการตั้งค่าสิทธิ์ในการสร้างไซต์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการสิทธิ์ของไซต์ขององค์กรของคุณ ให้สอบถามจากเจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลไซต์ของคุณ

การสร้างไซต์

  1. เมื่อต้องการสร้างไซต์ ให้คลิก การกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิก สร้างไซต์

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกสำหรับการสร้างไม่แสดงขึ้น แสดงว่าคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไซต์

  2. พิมพ์ ชื่อเรื่อง และ ชื่อ URL ของไซต์

  3. ภายใต้ การเลือกแม่แบบ ให้เลือกแม่แบบไซต์

  4. เลือกตัวเลือกอื่นที่คุณต้องการ แล้วคลิก สร้าง

การสร้างเพจ

หมายเหตุ: ขั้นตอนการสร้างเพจจะแตกต่างกันออกไปโดยขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ชนิดของไซต์ที่คุณใช้อยู่ ได้เปิดใช้งานคุณลักษณะการประกาศอยู่หรือไม่ และจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะประกาศหรือไม่ เป็นต้น

  1. เมื่อต้องการสร้างหน้า คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ นั้นแล้ว คลิกหน้าใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกสำหรับการสร้างไม่แสดงขึ้น แสดงว่าคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างเพจ

  2. พิมพ์ชื่อของเพจ แล้วคลิก สร้าง

  3. ในเพจใหม่ที่คุณสร้างขึ้น ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

    • ถ้าต้องการเพิ่มข้อความ ให้พิมพ์หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ

    • ถ้าต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณ ให้คลิกแท็บ จัดรูปแบบข้อความ บน Ribbon แล้วเลือกปุ่มใดปุ่มหนึ่ง

    • ถ้าต้องการแทรก Web Part หรือรายการที่มีอยู่ ให้คลิกแท็บ แทรก แล้วคลิกปุ่มที่สัมพันธ์กัน จากนั้นให้เลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก เพิ่ม

    • ถ้าต้องการแทรกรายการใหม่ ให้คลิกแท็บ แทรก แล้วพิมพ์ชื่อสำหรับรายการใหม่ของคุณ จากนั้นคลิกชนิดของรายการเพื่อเลือกชนิดนั้น แล้วคลิก ตกลง

  4. เมื่อคุณแก้ไขเพจเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก บน Ribbon

การแก้ไขเพจ

  1. เมื่อต้องการแก้ไขเพจ ให้คลิกปุ่ม แก้ไข บน Ribbon

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นปุ่ม แก้ไข แสดงว่าคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการแก้ไขเพจ

  2. ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

    • ถ้าต้องการเพิ่มข้อความ ให้พิมพ์หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ

    • ถ้าต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณ ให้คลิกแท็บ จัดรูปแบบข้อความ บน Ribbon แล้วเลือกปุ่มใดปุ่มหนึ่ง

    • ถ้าต้องการแทรก Web Part หรือรายการที่มีอยู่ ให้คลิกแท็บ แทรก แล้วคลิกปุ่มที่สัมพันธ์กัน จากนั้นให้เลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก เพิ่ม

    • ถ้าต้องการแทรกรายการใหม่ ให้คลิกแท็บ แทรก แล้วพิมพ์ชื่อสำหรับรายการใหม่ของคุณ จากนั้นคลิกชนิดของรายการเพื่อเลือกชนิดนั้น แล้วคลิก ตกลง

  3. เมื่อคุณแก้ไขเพจเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก บน Ribbon

การจัดการและการทำงานกับเนื้อหาไซต์

เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ คุณสามารถจัดการและขยายเนื้อหาในรายการ ไลบรารี และไซต์ได้หลายวิธีด้วยกัน คุณลักษณะบางอย่างจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถค้นหาและทำงานกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และยังมีคุณลักษณะอื่นๆ ที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการการเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย

การนำทางไปยังเนื้อหา

องค์ประกอบการนำทางช่วยให้บุคคลต่างๆ สามารถเรียกดูเนื้อหาที่พวกเขาต้องการได้ รายการการนำทางสองอย่างที่คุณสามารถกำหนดเองได้นั้น คือ แถบการเชื่อมโยงบนสุดและ 'เปิดใช้ด่วน'

โดยใช้หน้าการตั้งค่าสำหรับแต่ละรายการหรือไลบรารี เลือกซึ่งแสดงรายการ และไลบรารีที่ปรากฏบนเปิดใช้ด่วน คุณสามารถยังเปลี่ยนลำดับของลิงก์ เพิ่ม หรือลบการเชื่อมโยง และเพิ่ม หรือลบส่วนที่เชื่อมโยงมีการจัดระเบียบ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีรายการจำนวนมากเกินไปในส่วนรายการ คุณสามารถเพิ่มส่วนใหม่สำหรับรายการงานที่คุณสามารถรวมลิงก์ไปยังรายการงานของคุณ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทั้งหมดเมื่อต้องการเปิดใช้ด่วนจากภายในเบราว์เซอร์ที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server 2010 แม้แต่คุณสามารถเพิ่มลิงก์ลงในหน้าภายนอกไซต์

เปิดใช้ด่วน

แถบการเชื่อมโยงบนสุดจะให้วิธีไปยังไซต์อื่นๆ ในไซต์คอลเลกชันแก่ผู้ใช้ไซต์ของคุณด้วยการแสดงแถวของแท็บที่ด้านบนสุดของทุกๆ เพจในไซต์ เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะรวมไซต์นั้นไว้ในแถบการเชื่อมโยงบนสุดของไซต์แม่หรือไม่และจะใช้แถบการเชื่อมโยงบนสุดจากไซต์แม่หรือไม่

แถบลิงก์บนสุด

ถ้าไซต์ของคุณใช้แถบการเชื่อมโยงบนสุดเฉพาะ คุณสามารถกำหนดการเชื่อมโยงที่จะปรากฏขึ้นบนแถบการเชื่อมโยงบนสุดของไซต์เองได้ ไซต์ใดๆ ที่สร้างขึ้นภายในไซต์แม่จะสามารถแสดงบนแถบการเชื่อมโยงบนสุดได้เช่นกัน ซึ่งทำให้ไซต์ได้รับการกำหนดค่าให้สืบทอดแถบการเชื่อมโยงบนสุดของไซต์แม่ คุณยังสามารถรวมการเชื่อมโยงไปยังไซต์อื่นที่อยู่ภายนอกไซต์คอลเลกชันของคุณได้อีกด้วย

การจัดการการเข้าถึงเนื้อหา

เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลไซต์สามารถให้สิทธิ์ระดับต่างๆ แก่ผู้ใช้ และกลุ่ม SharePoint ที่มีผู้ใช้อยู่ได้ โดยสิทธิ์จะสามารถนำไปใช้กับไซต์ รายการและไลบรารีบนไซต์ รวมถึงข้อมูลในรายการและไลบรารีได้

คุณสามารถกำหนดระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันให้กับวัตถุที่ต่างกัน เช่น ไซต์ รายการ ไลบรารี โฟลเดอร์ภายในรายการหรือไลบรารี ข้อมูลในรายการ หรือเอกสารที่เฉพาะเจาะจงได้

การจัดระเบียบรายการและไลบรารี

วิธีการที่คุณจัดระเบียบรายการและไลบรารีของคุณจะขึ้นอยู่กับความต้องการของกลุ่มของคุณ และวิธีการที่คุณต้องการใช้เก็บและค้นหาข้อมูลของคุณ การวางแผนจะช่วยให้คุณสามารถตั้งโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุดกับองค์กรของคุณได้

ข้อมูลในรายการและไลบรารีจะเก็บไว้เป็นคอลัมน์ๆ เช่น ชื่อเรื่อง นามสกุล หรือบริษัท คุณสามารถใช้คอลัมน์ต่างๆ ในการเรียงลำดับและกรองข้อมูลในลักษณะเดียวกับในกระดาษคำนวณได้โดยการคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี คุณยังสามารถใช้มุมมองในการดูข้อมูลที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณในรายการหรือไลบรารีได้อีกด้วย

การเปลี่ยนมุมมองของรายการหรือไลบรารี

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเปลี่ยนมุมมอง ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี บน Ribbon

  2. ในกลุ่ม จัดการมุมมอง ภายใต้ มุมมองปัจจุบัน ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรายการมุมมอง แล้วเลือกมุมมอง

มุมมองงานของฉัน

ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลในรายการหรือแฟ้มในไลบรารี คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพื่อช่วยในการเรียงลำดับ จัดกลุ่ม และสร้างมุมมองหลายๆ มุมมองสำหรับรายการของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเรียงลำดับรายการตามวันครบกำหนด หรือจัดกลุ่มข้อมูลตามชื่อแผนก เป็นต้น

คุณมีตัวเลือกหลายตัวเลือกสำหรับชนิดของคอลัมน์ที่คุณสร้าง รวมถึงข้อความหนึ่งบรรทัด รายการตัวเลือกแบบหล่นลง ตัวเลขที่คำนวณจากคอลัมน์อื่นๆ หรือแม้กระทั่งชื่อและรูปภาพของบุคคลในไซต์ของคุณ

การสร้างคอลัมน์

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มแฟ้ม ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี บน Ribbon

  2. คลิก สร้างคอลัมน์

  3. พิมพ์ชื่อของคอลัมน์แล้วเลือกชนิดของคอลัมน์

  4. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมตามต้องการ แล้วคลิก ตกลง

คุณยังสามารถใช้คอลัมน์ในรายการหรือไลบรารีในการสร้างมุมมอง เพื่อช่วยแผนกต่างๆ ในการค้นหาข้อมูลที่แผนกนั้นๆ สนใจที่สุดได้ เช่น งานที่มีลำดับความสำคัญสูงที่สุด หรือรายการทั้งหมดที่มอบหมายให้แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการปรับเปลี่ยนมุมมอง ให้ดูที่ การสร้าง การปรับเปลี่ยน หรือการลบมุมมอง

คุณลักษณะบางอย่างของรายการสามารถช่วยทีมของคุณในการสร้างและจัดการข้อมูลต่างๆ ระหว่างรายการหลายรายการ หรือไลบรารีหลายไลบรารีได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างคอลัมน์ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลในรายการ และจากนั้นก็ใช้คอลัมน์นั้นร่วมกันกับรายการอื่นๆ ได้ หรือถ้าคุณต้องการทำให้แฟ้มพร้อมใช้งานในไลบรารีหลายๆ ไลบรารี คุณสามารถคัดลอกแฟ้มนั้นไปยังไลบรารีอื่นบนไซต์ของคุณได้อย่างง่ายดาย และถ้าแฟ้มมีการเปลี่ยนแปลง คุณก็จะได้รับพร้อมท์ให้ทำการปรับปรุง

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการรายการและไลบรารีขนาดใหญ่ ให้ดูที่ การจัดการรายการและไลบรารีที่มีข้อมูลจำนวนมาก

การใช้คุณลักษณะการช่วยสำหรับการเข้าถึง

ไซต์ต่างๆ ได้รับการออกแบบมาให้สามารถเข้าถึงรายการ ไลบรารี และคุณลักษณะอื่นๆ ได้อย่างเต็มที่โดยใช้การกดแป้นเท่านั้น โหมดการช่วยสำหรับการเข้าถึงเพิ่มเติมช่วยให้ผู้ใช้เทคโนโลยีการช่วยสำหรับการเข้าถึงต่างๆ สามารถโต้ตอบกับเมนูและตัวควบคุมอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น การเชื่อมโยง ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก ทำให้ผู้ใช้แป้นพิมพ์สามารถข้ามการเชื่อมโยงการนำทางที่ซ้ำซ้อน ไปยังเนื้อหาที่น่าสนใจกว่าในเพจได้

มาร์กอัปของส่วนหัวได้รับการออกแบบมาเพื่อกำหนดโครงสร้างและปรับปรุงการนำทางสำหรับผู้ที่ใช้ตัวอ่านหน้าจอได้ดีขึ้น รูปต่างๆ ที่อัปโหลดไปยังไซต์จะอนุญาตให้สามารถระบุข้อความแสดงแทนแบบกำหนดเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดข้อความแสดงแทนแบบกำหนดเองให้กับรูปที่ปรากฏบนโฮมเพจใน Web Part สำหรับรูปของไซต์ หรือกำหนดให้กับรูปภาพที่คุณเพิ่มลงในไลบรารีรูปภาพ เป็นต้น ในส่วนของการแสดงไซต์ ตัวเลือกความคมชัดสูงใน Windows จะช่วยให้ผู้ใช้ที่มีปัญหาทางสายตาสามารถเห็นเนื้อหาได้ชัดเจนขึ้น

การติดตามรุ่น

รายการและไลบรารีของคุณอาจถูกตั้งค่าให้ติดตามรุ่น เพื่อให้คุณสามารถคืนค่ารุ่นก่อนหน้าได้ถ้าคุณทำผิดพลาดและสามารถดูประวัติรุ่นของการเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อมีการติดตามรุ่น การตรวจทานแก้ไขข้อมูลหรือแฟ้มและคุณสมบัติของข้อมูลหรือแฟ้มดังกล่าวจะถูกเก็บไว้ สิ่งนี้เองที่ทำให้คุณสามารถจัดการเนื้อหาได้ดีขึ้นเนื่องจากจะมีการตรวจทานแก้ไขและแม้แต่คืนค่ารุ่นก่อนหน้านี้ให้กับคุณถ้าคุณได้ทำผิดพลาดในรุ่นปัจจุบัน การกำหนดรุ่นเป็นประโยชน์มากเมื่อมีหลายบุคคลทำงานร่วมกันในโครงการหรือเมื่อข้อมูลต้องผ่านการพัฒนาและการตรวจทานในหลายขั้นตอน

ประวัติรุ่น

1. รุ่นหลักที่ประกาศในปัจจุบันจะถูกเน้น และหมายเลขรุ่นจะเป็นตัวเลขทั้งหมด

2. รุ่นถูกสร้างเมื่อคุณสมบัติหรือ Metadata เปลี่ยนแปลง

3. รุ่นแรกของแฟ้มจะเป็นรุ่นรองที่มีหมายเลข 0.1 เสมอ

การกำหนดรุ่นจะสามารถใช้งานได้กับข้อมูลในรายการที่เป็นชนิดรายการเริ่มต้นทั้งหมด ซึ่งได้แก่ ปฏิทิน รายการการติดตามปัญหา และรายการแบบกำหนดเอง และกับชนิดแฟ้มทั้งหมดที่สามารถเก็บในไลบรารีได้ รวมถึงเพจของ Web Part ด้วย

การเขียนเอกสารร่วมกัน

ผู้ใช้มากกว่าสองรายสามารถแก้ไขเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint พร้อมกันได้ คุณลักษณะนี้ทำให้คุณสามารถอ่านและเขียนส่วนต่างๆ ของแฟ้มที่เก็บไว้ใน SharePoint ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำงานกับย่อหน้าใดย่อหน้าหนึ่งในเอกสาร Word ในขณะที่เพื่อนร่วมงานของคุณทำงานอยู่กับย่อหน้าอีกย่อหน้าหนึ่งในเอกสารเดียวกันนั้นในเวลาเดียวกันได้

ติดตามการเปลี่ยนแปลงเสมอ

RSS คือ วิธีการที่ทำให้คุณสามารถกระจายและรับข้อมูลในรูปแบบมาตรฐาน รวมถึงการปรับปรุงต่างๆ ของรายการและไลบรารีได้อย่างสะดวกรวดเร็ว รูปแบบแฟ้ม XML มาตรฐานทำให้สามารถดูข้อมูลโดยใช้โปรแกรมต่างๆ หลายโปรแกรมได้ คุณยังสามารถสมัครใช้งานรายการและไลบรารีพร้อมกับตั้งค่าการแจ้งเตือนได้อีกด้วย ซึ่งทำให้คุณทราบได้ทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเนื้อหา

ทีมสามารถใช้ตัวดึงข้อมูลในการกำหนดเนื้อหาของทีมเองสำหรับสมาชิกในทีมที่สมัครใช้งานตัวดึงข้อมูล และให้การเชื่อมโยงกลับไปยังเว็บไซต์ของทีม ตัวดึงข้อมูล RSS เป็นวิธีการติดตามความคืบหน้าของทีมและการปรับปรุงเกี่ยวกับโครงงานที่สะดวกและง่ายดาย คุณจะได้รับข่าวสารหรือการปรับปรุงจากเว็บไซต์ต่างๆ ของทีมโดยอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องเรียกดูเว็บไซต์เหล่านั้นทีละไซต์อีกต่อไป

การจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้บุคคลสามารถทำงานเอกสารร่วมกันและจัดการงานโครงการได้ด้วยการนำกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงไปใช้กับเอกสารและข้อมูลในไซต์ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรต่างๆ ยึดตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน นอกจากนี้เวิร์กโฟลว์ยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรให้ดีขึ้นได้ด้วยการจัดการงานและขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง สิ่งนี้ทำให้บุคคลที่ดำเนินงานเหล่านี้สามารถมุ่งไปที่การดำเนินงานมากกว่าจะเน้นไปที่การจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะช่วยลดค่าใช้จ่ายและเวลาในการประสานงานระหว่างกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป เช่น การอนุมัติโครงการ หรือการตรวจทานเอกสาร โดยการจัดการและติดตามงานของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจใช้เวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือสร้างและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง เพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ เป็นต้น

การทำงานกับชนิดเนื้อหา

รายการหรือไลบรารีของคุณสามารถสนับสนุนชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ชนิดเนื้อหาทำให้องค์กรสามารถจัดระเบียบ จัดการ และรับมือกับเนื้อหาจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณได้รับการตั้งค่าให้อนุญาตให้ใช้ชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด คุณจะสามารถเพิ่มชนิดเนื้อหาจากรายการตัวเลือกที่มีอยู่ซึ่งองค์กรของคุณใช้เป็นประจำได้ เช่น งานนำเสนอด้านการตลาด หรือ สัญญา เป็นต้น

เมื่อคุณเพิ่มชนิดเนื้อหาชนิดใดชนิดหนึ่งลงในรายการหรือไลบรารีแล้ว รายการหรือไลบรารีนั้นก็จะสามารถมีข้อมูลที่เป็นชนิดนั้นๆ ได้ จากนั้น ผู้ใช้ก็จะสามารถใช้ปุ่ม สร้างรายการ ในรายการหรือไลบรารีนั้น เพื่อสร้างข้อมูลใหม่ที่เป็นชนิดข้อมูลนั้นๆ ได้

ข้อดีที่สำคัญอย่างหนึ่งของชนิดเนื้อหาสำหรับรายการและไลบรารี ก็คือ ทำให้รายการหรือไลบรารีเดียวสามารถมีข้อมูลหรือเอกสารได้หลายชนิด โดยแต่ละชนิดอาจมี Metadata, นโยบาย และลักษณะการทำงานที่ไม่ซ้ำกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ บทนำสู่ชนิดเนื้อหาและการเผยแพร่ชนิดเนื้อหา

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×