Office

งานพื้นฐานใน Access 2010

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

ต่อไปนี้คืองานฐานข้อมูลพื้นฐานบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีการใช้ Microsoft Access 2010

 

ในบทความนี้

Access คืออะไร

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Access

เมื่อคุณเปิด Access

ค้นหาและนำเทมเพลตไปใช้

สร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

เริ่มต้นใช้งานฐานข้อมูลใหม่ของคุณ

เพิ่มตาราง

วางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

การนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น

ขั้นตอนต่อไป

การนำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตหรือโปรแกรมอื่น

นำเข้าเวิร์กชีต Excel ลงใน Access

นำเข้าเวิร์กชีต Excel เป็นตารางในฐานข้อมูลใหม่

ใช้ตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตารางเพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

การทำงานกับข้อมูลจากโปรแกรมอื่น

ใช้ฐานข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าใน Access หลายเวอร์ชัน

ใช้ไฟล์ฐานข้อมูล access ใน access หลายเวอร์ชัน

ขั้นตอนที่ 1: ทำสำเนาของฐานข้อมูลที่มีอยู่และบันทึกในรูปแบบใหม่

ขั้นตอนที่ 2: แยกฐานข้อมูลคัดลอกและใช้ไฟล์ต้นฉบับเป็นฐานข้อมูลส่วนหลัง

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมต่อส่วนหน้าใหม่ไปยังฐานข้อมูลต้นฉบับ

ใช้แอปพลิเคชันส่วนหน้า/ส่วนหลังใน Access หลายเวอร์ชัน

Access คืออะไร

Access ๒๐๑๐คือการออกแบบแอปพลิเคชันฐานข้อมูลและเครื่องมือการปรับใช้ที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามข้อมูลที่สำคัญได้ คุณสามารถเก็บข้อมูลของคุณไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือคุณสามารถเผยแพร่ไปยังเว็บดังนั้นผู้อื่นจะสามารถใช้ฐานข้อมูลของคุณกับเว็บเบราว์เซอร์ได้

หลายคนเริ่มต้นใช้งานการเข้าถึงเมื่อโปรแกรมที่พวกเขากำลังใช้ในการติดตามการทำงานของบางอย่างจะลดลงพอดีกับงาน ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเป็นผู้วางแผนงานอีเวนต์และคุณต้องการติดตามรายละเอียดทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการจัดการเพื่อทำให้เหตุการณ์ของคุณเสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณใช้โปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมสเปรดชีตเพื่อทำสิ่งนี้คุณสามารถทำงานกับข้อมูลที่ซ้ำกันและข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ปฏิทินได้แต่การติดตามข้อมูลทางการเงินในปฏิทินจะไม่พอดี

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Access

ในบางครั้งคุณจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในการติดตามข้อมูลดังกล่าวได้แก่คลังข้อมูลที่ถูกแยกออกเป็นคอลเลกชันที่มีขนาดเล็กของข้อมูล (ที่เรียกว่าตาราง) เพื่อกำจัดการสำรองข้อมูลและที่เกี่ยวข้องกันโดยยึดตามข้อมูลทั่วไปของข้อมูล (เขตข้อมูลที่เรียกว่า) . ตัวอย่างเช่นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ของเหตุการณ์อาจมีตารางที่มีข้อมูลลูกค้าตารางที่มีข้อมูลผู้จัดจำหน่ายและตารางที่มีข้อมูลเหตุการณ์ ตารางที่มีข้อมูลเหตุการณ์อาจมีเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตารางลูกค้าและเขตข้อมูลที่จะเชื่อมโยงกับตารางของผู้ขาย ตัวอย่างเช่นถ้ามีการเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จำหน่ายข้อมูลจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้เพียงครั้งเดียวในตารางผู้ขายแทนที่จะเป็นในทุกเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับผู้ขาย

Access เป็นเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อพัฒนาแอปพลิเคชันฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลเพื่อช่วยให้คุณติดตามข้อมูลชนิดใดก็ได้เช่นสินค้าคงคลังที่ติดต่อมืออาชีพหรือกระบวนการทางธุรกิจ ในความเป็นจริง Access มาพร้อมกับเทมเพลตที่คุณสามารถใช้งานได้ทันทีเพื่อติดตามข้อมูลต่างๆที่ทำให้ง่ายต่อการเริ่มต้นใช้งาน

เมื่อคุณเปิด Access

เมื่อคุณเริ่มAccess 2010 คุณจะเห็นมุมมอง Microsoft Office Backstage ที่ซึ่งคุณสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับฐานข้อมูลปัจจุบันสร้างฐานข้อมูลใหม่ให้เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่และดูเนื้อหาที่แนะนำจากOffice.com

มุมมอง Backstage ของ Access 2010

มุมมอง Backstage ยังมีคำสั่งอื่นๆอีกมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงบำรุงรักษาหรือแชร์ฐานข้อมูลของคุณได้ คำสั่งในมุมมอง Backstage โดยทั่วไปจะนำไปใช้กับฐานข้อมูลทั้งหมดไม่ใช่ไปยังวัตถุภายในฐานข้อมูล

หมายเหตุ: คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง Backstage ได้ตลอดเวลาด้วยการคลิกแท็บไฟล์

ด้านบนของหน้า

การค้นหาและนำเทมเพลตไปใช้

Access มีเทมเพลตที่หลากหลายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มความเร็วในการสร้างฐานข้อมูลของคุณ เทมเพลตจะเป็นฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานที่มีตารางคิวรีฟอร์มและรายงานทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นมีเทมเพลตที่สามารถใช้ในการติดตามปัญหาจัดการที่ติดต่อหรือเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายได้ เทมเพลตจะมีระเบียนตัวอย่างสองสามรายการเพื่อช่วยแสดงให้เห็นการใช้งานของพวกเขา ฐานข้อมูลเทมเพลตจะใช้เป็นหรือคุณสามารถกำหนดค่าฐานข้อมูลเหล่านั้นให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณได้ดียิ่งขึ้น

เมื่อต้องการค้นหาและนำเทมเพลตไปใช้กับฐานข้อมูลของคุณให้ทำดังต่อไปนี้:

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ใหม่

  2. ภายใต้ เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการนำเทมเพลตที่คุณใช้ล่าสุดไปใช้ใหม่ให้คลิกเทมเพลตล่าสุดจากนั้นเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการ

    • เมื่อต้องการใช้เทมเพลตที่คุณได้ติดตั้งไว้แล้วให้คลิกเทมเพลตของฉันจากนั้นเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการ

    • เมื่อต้องการค้นหาเทมเพลตบนOffice.com ภายใต้เทมเพล Office.comให้คลิกประเภทเทมเพลตเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการแล้วคลิกดาวน์โหลดเพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตจาก Office .com ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ

      คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตบน Office.com ได้จากภายใน Access ในกล่องค้นหา Office.com สำหรับเทมเพลตให้พิมพ์คำค้นหาอย่างน้อยหนึ่งคำจากนั้นคลิกปุ่มลูกศรเพื่อค้นหา

  3. หรือคลิกไอคอนโฟลเดอร์ที่อยู่ถัดจากกล่องชื่อไฟล์เพื่อเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการสร้างฐานข้อมูล ถ้าคุณไม่ระบุตำแหน่งที่ตั้งที่เฉพาะเจาะจง Access จะสร้างฐานข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่แสดงอยู่ด้านล่างของกล่องชื่อไฟล์

  4. คลิก สร้าง

Access จะสร้างฐานข้อมูลและเปิดใช้งาน

ด้านบนของหน้า

สร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

ถ้าคุณต้องการคำแนะนำอย่างละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวคิดเบื้องหลังการใช้ Access เพื่อสร้างฐานข้อมูลให้ดูบทความพื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ถ้าไม่มีเทมเพลตที่ตรงกับความต้องการของคุณหรือถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการใช้ใน Access คุณอาจตัดสินใจว่าจะดีกว่าเมื่อต้องการสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น ใน Access ๒๐๑๐คุณจะมีตัวเลือก: ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปมาตรฐานหรือฐานข้อมูลบนเว็บ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลบนเว็บให้ดูบทความสร้างฐานข้อมูลเพื่อแชร์บนเว็บ

เมื่อต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่ให้ทำดังต่อไปนี้:

  1. เริ่มต้นการเข้าถึง

  2. บนแท็บใหม่ในมุมมอง Backstage ให้คลิกฐานข้อมูลเปล่าหรือฐานข้อมูลเว็บเปล่า

    สิ่งสำคัญ: ตัวเลือกที่คุณทำไว้ที่นี่จะเป็นตัวกำหนดว่าฟีเจอร์ใดบ้างที่พร้อมใช้งานในฐานข้อมูล ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปไม่สามารถเผยแพร่ไปยังเว็บและฐานข้อมูลบนเว็บไม่สนับสนุนฟีเจอร์บนเดสก์ท็อปบางอย่างเช่นแบบสอบถามผลรวม

  3. ทางด้านขวาให้พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่องชื่อไฟล์

    เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งที่คุณสร้างไฟล์ให้คลิกเรียกดู รูปปุ่ม ถัดจากกล่องชื่อไฟล์เรียกดูและเลือกตำแหน่งที่ตั้งใหม่แล้วคลิกตกลง

  4. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลแล้วเปิดตารางเปล่า (ชื่อ Table1) ในมุมมองแผ่นข้อมูล

  5. Access จะวางเคอร์เซอร์ไว้ในเซลล์ที่ว่างเปล่าแรกในคลิกเพื่อเพิ่มคอลัมน์ของตารางใหม่

    เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลให้เริ่มพิมพ์หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นตามที่อธิบายไว้ในส่วนวางข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Accessในบทความนี้

    หมายเหตุ: 

    • การใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลได้รับการออกแบบมาให้มีลักษณะคล้ายกับการใส่ข้อมูลในเวิร์กชีต Excel ข้อจำกัดหลักคือต้องใส่ข้อมูลในแถวและคอลัมน์ที่อยู่ติดกันโดยเริ่มต้นที่มุมบนซ้ายของแผ่นข้อมูล คุณไม่ควรลองจัดรูปแบบข้อมูลของคุณโดยการรวมแถวหรือคอลัมน์ว่างไว้ในเวิร์กชีต Excel เนื่องจากการทำเช่นนั้นจะเสียพื้นที่ในตารางของคุณ ตารางเพียงประกอบด้วยข้อมูลของคุณเท่านั้น งานนำเสนอภาพทั้งหมดของข้อมูลนั้นจะเสร็จสิ้นในฟอร์มและรายงานที่คุณออกแบบในภายหลัง

    • โครงสร้างตารางจะถูกสร้างขึ้นในขณะที่คุณใส่ข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในแผ่นข้อมูลจะมีการกำหนดเขตข้อมูลใหม่ในตาราง Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูล ของเขตข้อมูลโดยยึดตามชนิดของข้อมูลที่คุณใส่ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีคอลัมน์ที่คุณได้ใส่ค่าวันที่เท่านั้น Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นเป็นวันที่/เวลา ถ้าคุณพยายามใส่ค่าที่ไม่ใช่วันที่ (เช่นชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์) ในเขตข้อมูลนั้น Access จะแสดงข้อความแจ้งให้คุณทราบว่าค่าไม่ตรงกับชนิดข้อมูลของคอลัมน์ เมื่อเป็นไปได้คุณควรวางแผนตารางของคุณเพื่อให้แต่ละคอลัมน์มีข้อมูลชนิดเดียวกันไม่ว่าจะเป็นข้อความวันที่ตัวเลขหรือชนิดอื่นๆ การทำเช่นนี้จะทำให้ง่ายต่อการสร้างคิวรีฟอร์มและรายงานที่เลือกเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้น

ถ้าคุณไม่ต้องการใส่ข้อมูลยังให้คลิกปิด รูปปุ่ม

หมายเหตุ: Access จะลบ Table1 ถ้าคุณปิดโดยไม่บันทึก

ด้านบนของหน้า

เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปิดหนึ่งในหนึ่งในฐานข้อมูลที่คุณเปิดไว้อย่างรวดเร็วบนแท็บไฟล์ให้คลิกล่าสุดแล้วคลิกชื่อไฟล์

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

  2. คลิกทางลัดในกล่องโต้ตอบเปิดหรือในกล่องมองหาในให้คลิกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลที่คุณต้องการ

  3. ในรายการโฟลเดอร์ให้ดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์จนกว่าคุณจะเปิดโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูล

  4. เมื่อคุณพบฐานข้อมูลให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลในโหมดเปิดเริ่มต้นให้ดับเบิลคลิกที่ฐานข้อมูลนั้น

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงที่ใช้ร่วมกันในสภาพแวดล้อมที่มีผู้ใช้หลายคนเพื่อให้ทั้งคุณและผู้ใช้อื่นๆสามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลได้ในเวลาเดียวกันให้คลิกเปิด

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อให้คุณสามารถดูได้แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่มเปิดจากนั้นคลิกเปิดแบบอ่านอย่างเดียว

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลเพื่อไม่ให้ผู้อื่นสามารถเปิดได้ในขณะที่คุณเปิดให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่มเปิดจากนั้นคลิกเปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่มเปิดจากนั้นคลิกเปิดแบบอ่านอย่างเดียวเฉพาะผู้ใช้อื่นยังคงสามารถเปิดฐานข้อมูลได้แต่จะมีการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น

ถ้าไม่พบฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด    

  1. ในกล่องโต้ตอบเปิดให้คลิกทางลัดคอมพิวเตอร์ของฉันหรือในกล่องมองหาในให้คลิกคอมพิวเตอร์ของฉัน

  2. ในรายการไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไดรฟ์ที่คุณคิดว่าอาจจะมีฐานข้อมูล แล้วคลิก ค้นหา

  3. ใส่เกณฑ์การค้นหาของคุณแล้วกด ENTER เพื่อค้นหาฐานข้อมูล

  4. ถ้าพบฐานข้อมูลแล้วให้เปิดฐานข้อมูลโดยดับเบิลคลิกที่กล่องโต้ตอบผลลัพธ์การค้นหา

    เนื่องจากการค้นหาเริ่มต้นจากกล่องโต้ตอบที่เปิดอยู่คุณต้องคลิกยกเลิกในกล่องโต้ตอบนั้นก่อนที่ฐานข้อมูลจะเปิดขึ้น

คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูลในรูปแบบไฟล์ภายนอกได้โดยตรง (เช่น dBASE, Paradox, Microsoft Exchange หรือ Excel) นอกจากนี้คุณยังสามารถเปิดแหล่งข้อมูล ODBC ใดๆได้โดยตรงเช่น microsoft SQL Server หรือ microsoft FoxPro access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่โดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เดียวกันกับไฟล์ข้อมูลและเพิ่มลิงก์ไปยังแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

เริ่มต้นใช้งานฐานข้อมูลใหม่ของคุณ

คุณอาจจำเป็นต้องเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งานฐานข้อมูลใหม่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลตที่คุณใช้คุณอาจต้องทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • ถ้า Access แสดงกล่องโต้ตอบการเข้าสู่ระบบที่มีรายชื่อผู้ใช้ว่างให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน:

    1. คลิกผู้ใช้ใหม่

    2. กรอกข้อมูลในฟอร์มรายละเอียดผู้ใช้

    3. คลิก บันทึกแล้วปิด

    4. เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งใส่แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ

  • ถ้า Access แสดงแผ่นข้อมูลเปล่าคุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลนั้นได้โดยตรงหรือคลิกปุ่มและแท็บอื่นๆเพื่อสำรวจฐานข้อมูล

  • ถ้า Access แสดงหน้าเริ่มต้นใช้งานคุณสามารถคลิกลิงก์บนหน้านั้นเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลหรือคลิกปุ่มและแท็บอื่นๆเพื่อสำรวจฐานข้อมูล

  • ถ้า Access แสดงข้อความเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัยในแถบข้อความและคุณเชื่อถือแหล่งที่มาของเทมเพลตให้คลิกเปิดใช้งานเนื้อหา ถ้าฐานข้อมูลจำเป็นต้องมีการเข้าสู่ระบบคุณจะต้องเข้าสู่ระบบอีกครั้ง

สำหรับเดสก์ท็อปและฐานข้อมูลบนเว็บคุณยังต้องการเริ่มต้นด้วยขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้

ด้านบนของหน้า

เพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้เครื่องมือในกลุ่มตารางบนแท็บสร้าง

กลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง

หมายเหตุ: ในฐานข้อมูลบนเว็บจะมีเฉพาะคำสั่งตารางที่พร้อมใช้งานในกลุ่มตารางเท่านั้น

โดยไม่คำนึงถึงมุมมองที่คุณเริ่มต้นคุณสามารถสลับไปยังมุมมองอื่นได้ตลอดเวลาโดยใช้ปุ่มมุมมองบนแถบสถานะของหน้าต่าง Access

สร้างตารางเปล่าในมุมมองแผ่นข้อมูล    ในมุมมองแผ่นข้อมูลคุณสามารถใส่ข้อมูลได้ทันทีและให้ Access สร้างโครงสร้างตารางที่อยู่เบื้องหลังฉาก ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดตัวเลข (เขตข้อมูล 1, Field2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลโดยยึดตามชนิดของข้อมูลที่คุณใส่

  1. บนแท็บสร้างในกลุ่มตารางให้คลิกตาราง รูปปุ่ม

  2. Access จะสร้างตารางแล้ววางเคอร์เซอร์ในเซลล์ว่างแรกในเซลล์คลิกเพื่อเพิ่มคอลัมน์

  3. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ที่ว่างเปล่าแรกหรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นตามที่อธิบายไว้ในบทความนี้ได้ในภายหลัง

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อใหม่

      เคล็ดลับ: ตั้งชื่อที่มีความหมายให้กับแต่ละเขตข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถบอกได้ว่ามีอะไรบ้างโดยไม่ต้องดูข้อมูล

    • เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ให้เลือกคอลัมน์นั้นโดยการคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์แล้วลากคอลัมน์ทั้งหมดไปยังตำแหน่งที่ตั้งใหม่ด้วยกันได้

      เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางของคุณคุณสามารถเริ่มพิมพ์ได้ในคลิกเพื่อเพิ่มคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือคุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ได้โดยใช้คำสั่งในกลุ่มadd & Deleteบนแท็บเขตข้อมูล

สร้างตารางที่เริ่มต้นในมุมมองออกแบบ    ในมุมมองออกแบบคุณจะสร้างโครงสร้างของตารางใหม่ก่อน จากนั้นคุณสามารถสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเมื่อต้องการใส่ข้อมูลหรือคุณใส่ข้อมูลของคุณโดยใช้วิธีอื่นเช่นกับฟอร์ม

มุมมองออกแบบจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับตารางในฐานข้อมูลบนเว็บ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง รูปปุ่ม

  2. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

  3. คุณสามารถใส่ข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในคอลัมน์คำอธิบายได้ คำอธิบายที่คุณใส่จะแสดงอยู่ในแถบสถานะเมื่อจุดแทรกอยู่ในเขตข้อมูลนั้นและจะถูกใช้เป็นข้อความแถบสถานะสำหรับตัวควบคุมที่คุณสร้างขึ้นโดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลไปยังฟอร์มหรือรายงาน และสำหรับตัวควบคุมที่สร้างขึ้นสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยตัวช่วยสร้างฟอร์มหรือตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตาราง

    • บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก บันทึก

  5. คุณสามารถเริ่มใส่ข้อมูลลงในตารางได้ตลอดเวลาด้วยการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลแล้วคลิกในเซลล์ว่างแรกแล้วพิมพ์ นอกจากนี้คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไปได้

สร้างตารางโดยยึดตามรายการ SharePoint    ด้วยรายการ SharePoint ข้อมูลของคุณสามารถใช้ได้โดยบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง นอกจากนี้ข้อมูลในรายการจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะมีการป้องกันการสูญหายของข้อมูลที่ดีกว่าไฟล์ที่จัดเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป คุณสามารถเริ่มต้นด้วยรายการใหม่หรือคุณสามารถลิงก์ไปยังรายการที่มีอยู่ได้ คุณต้องมีสิทธิ์เพียงพอบนไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ การทำเช่นนี้อาจแตกต่างกันไปตามไซต์เพื่อติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกของคุณ

ฟีเจอร์นี้ไม่พร้อมใช้งานในฐานข้อมูลบนเว็บ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก รายการ SharePoint

  2. คุณสามารถใช้หนึ่งในเทมเพลตรายการเพื่อสร้างรายการ SharePoint มาตรฐานเช่นที่ติดต่อหรือเหตุการณ์

    นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกที่จะสร้างรายการแบบกำหนดเองหรือเพื่อลิงก์ไปยังหรือนำเข้ารายการที่มีอยู่ได้อีกด้วย คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ

  3. ถ้าคุณเลือกเทมเพลตรายการใดๆหรือเมื่อต้องการสร้างรายการแบบกำหนดเองกล่องโต้ตอบสร้างรายการใหม่จะเปิดขึ้นเพื่อให้คำแนะนำคุณผ่านขั้นตอน ถ้าคุณเลือกที่จะใช้รายการที่มีอยู่กล่องโต้ตอบรับข้อมูลภายนอกจะเปิดขึ้นเพื่อช่วยให้คุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตาราง ดูบทความบทนำเกี่ยวกับตาราง

ด้านบนของหน้า

วางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

ถ้าข้อมูลของคุณถูกจัดเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่นเช่น Excel คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลของคุณลงในตาราง Access โดยทั่วไปแล้วจะทำงานได้ดีที่สุดถ้าข้อมูลของคุณถูกแยกออกเป็นคอลัมน์แล้วตามที่อยู่ในเวิร์กชีต Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำคุณควรแยกคอลัมน์ของข้อมูลโดยใช้แท็บหรือแปลงข้อมูลลงในตารางในโปรแกรมประมวลผลคำแล้วคัดลอกข้อมูล ถ้าข้อมูลของคุณจำเป็นต้องมีการแก้ไขหรือการจัดการ (ตัวอย่างเช่นการแยกชื่อเต็มเป็นชื่อและนามสกุล) คุณอาจต้องการทำสิ่งนี้ก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูลโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบในตารางนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเพียงค่าวันที่ Access จะนำชนิดข้อมูล วันที่/เวลา ไปใช้กับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเฉพาะคำ “ใช่” และ “ไม่ใช่” Access จะนำชนิดข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ ไปใช้กับเขตข้อมูล

เข้าถึงชื่อเขตข้อมูลโดยขึ้นอยู่กับสิ่งที่ค้นหาในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางมีลักษณะคล้ายกันในชนิดไปยังแถวที่ตามมา Access จะกำหนดว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลและจะกำหนดเขตข้อมูลชื่อทั่วไป (เขตข้อมูล 1, Field2 และอื่นๆ) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่เหมือนกับแถวที่ติดตามการเข้าถึงจะใช้แถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลและจะไม่รวมแถวแรกในข้อมูลที่แท้จริง

ถ้า Access กำหนดชื่อเขตข้อมูลทั่วไปคุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. บนแท็บไฟล์ให้คลิกบันทึกเพื่อบันทึกตาราง

  2. ในมุมมองแผ่นข้อมูลให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์แล้วพิมพ์ชื่อสำหรับคอลัมน์

  3. บันทึกตารางอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่คุณได้รับการรวบรวมในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการใช้ใน Access บางทีคุณอาจทำงานกับบุคคลที่จัดเก็บข้อมูลของพวกเขาในโปรแกรมอื่นๆและคุณต้องการทำงานกับข้อมูลของพวกเขาใน Access หรือคุณอาจจะมีแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันหลายแหล่งและจำเป็นต้องมี "แผ่นการเชื่อมโยงไปถึง" ที่ซึ่งคุณสามารถนำมารวมเข้าด้วยกันเพื่อวิเคราะห์ลึก

Access ทำให้ง่ายต่อการนำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ คุณสามารถนำข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel ออกจากตารางในอีกฐานข้อมูลหนึ่งของ Access จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งข้อมูลอื่นๆที่หลากหลาย กระบวนการจะแตกต่างกันเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลแต่คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้:

  1. บนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มนำเข้า & การเชื่อมโยงให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดของไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้า

    ตัวอย่างเช่นถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต excel ให้คลิกExcel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดโปรแกรมที่ถูกต้องให้คลิกเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่พบชนิดรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่มนำเข้า &ให้คุณอาจจำเป็นต้องเริ่มต้นโปรแกรมที่คุณสร้างข้อมูลเป็นครั้งแรกแล้วใช้โปรแกรมนั้นในการบันทึกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ที่ Access สนับสนุน (เช่นไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น ) จากนั้นนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูล

  2. ในกล่องโต้ตอบรับข้อมูลภายนอกให้คลิกเรียกดูเพื่อเรียกดูไฟล์ข้อมูลต้นฉบับหรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของไฟล์ข้อมูลต้นฉบับในกล่องชื่อไฟล์

  3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการภายใต้ระบุวิธีและตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่ได้โดยใช้ข้อมูลที่นำเข้าหรือสร้างตารางที่ลิงก์ซึ่งจะรักษาลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูล

  4. คลิก ตกลง

    ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณกล่องโต้ตอบวัตถุลิงก์หรือกล่องโต้ตอบนำเข้าวัตถุจะเปิดขึ้น

  5. ใช้กล่องโต้ตอบเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ กระบวนงานที่แน่นอนที่คุณติดตามจะขึ้นอยู่กับตัวเลือกนำเข้าหรือลิงก์ที่คุณเลือก

  6. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

    ถ้าคุณเลือกที่จะนำเข้า Access จะถามว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าที่คุณเพิ่งทำเสร็จแล้วหรือไม่

  7. ถ้าคุณคิดว่าคุณจะดำเนินการการนำเข้าเดียวกันนี้อีกครั้งให้คลิกบันทึกขั้นตอนการนำเข้าแล้วใส่รายละเอียด

    จากนั้นคุณสามารถสร้างการดำเนินการนำเข้าได้อย่างง่ายดายโดยการคลิกการนำเข้าที่บันทึกไว้ในกลุ่มนำเข้าบนแท็บข้อมูลภายนอกให้คลิกการนำเข้าข้อมูลจำเพาะแล้วคลิกเรียกใช้

  8. ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการให้คลิกปิด

Access จะนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่แล้วแสดงตารางภายใต้ตารางในบานหน้าต่างนำทาง

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำเข้าข้อมูลไปยัง Access ให้ทำตามลิงก์ในส่วนดูเพิ่มเติมของบทความนี้

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนต่อไป

ส่วนที่เหลือของกระบวนการออกแบบจะแตกต่างกันไปตามเป้าหมายของคุณแต่คุณอาจต้องการพิจารณาการสร้างคิวรีฟอร์มรายงานและแมโคร บทความนี้ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างวัตถุฐานข้อมูลเพิ่มเติม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่บทความต่อไปนี้:

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตหรือโปรแกรมอื่น

ถ้าคุณคุ้นเคยกับฐานข้อมูลหรือโปรแกรมสเปรดชีตหรือไม่คุณอาจรู้พื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานของแอปพลิเคชันเหล่านี้และฐานข้อมูลใดบ้างที่ใช้ การเข้าถึงที่แตกต่างจากแอปพลิเคชันฐานข้อมูลอื่นๆจำนวนมากโดยการอนุญาตให้คุณสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์และเพิ่มเติมที่แตกต่างจากโปรแกรมสเปรดชีตของคุณโดยการนำเสนอเครื่องมือสำหรับการพัฒนาคิวรีแบบฟอร์มและรายงานที่ซับซ้อน Access ยังมีตัวเลือกมากมายสำหรับการทำงานกับโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นๆเช่น SQL Server

นำเข้าเวิร์กชีต Excel ลงใน Access

หลายคนจะเริ่มสำรวจการเข้าถึงหลังจากสร้างรายการใน Excel ครั้งแรก Excel เป็นสถานที่ที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นรายการแต่เป็นรายการที่เติบโตขึ้นจะกลายเป็นการจัดระเบียบและอัปเดตได้ยากขึ้น การย้ายรายการไปยัง Access มักจะเป็นขั้นตอนแบบตรรกะถัดไป

ตารางฐานข้อมูลจะคล้ายกันในโครงสร้างไปยังเวิร์กชีตในข้อมูลนั้นจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ด้วยเหตุนี้มักจะนำเข้าแผ่นงานลงในตารางฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการจัดเก็บข้อมูลของคุณในเวิร์กชีตและการจัดเก็บในฐานข้อมูลคือวิธีการจัดระเบียบข้อมูล เพียงการนำเข้าทั้งเวิร์กชีตของคุณเป็นตารางใหม่ในฐานข้อมูลจะไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบและการอัปเดตข้อมูลของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเวิร์กชีตของคุณมีข้อมูลที่ซ้ำกัน เมื่อต้องการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นคุณต้องแยกข้อมูลสเปรดชีตในตารางที่แยกจากกันแต่ละรายการที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดเรียงข้อมูลในตารางของคุณให้ดูบทความพื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

Access จะมีตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตารางซึ่งจะช่วยให้คุณทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ได้ หลังจากนำเข้าข้อมูลของคุณลงในตารางตัวช่วยสร้างจะช่วยให้คุณสามารถแยกตารางออกเป็นตารางที่แยกจากกันแต่ละรายการจะมีข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันในตารางอื่น ตัวช่วยสร้างจะสร้างความสัมพันธ์ที่จำเป็นระหว่างตารางด้วย

ด้านบนของหน้า

นำเข้าเวิร์กชีต Excel เป็นตารางในฐานข้อมูลใหม่

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า

  2. พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลใหม่ในกล่องชื่อไฟล์แล้วคลิกสร้าง

    ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้นและ Access จะสร้างตารางเปล่าใหม่, Table1

  3. ปิด Table1

    เมื่อถูกถามว่าคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงการออกแบบของ Table1 หรือไม่ให้คลิกไม่ใช่

  4. บนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มนำเข้า & การเชื่อมโยงให้คลิกExcel รูปปุ่ม

  5. ในกล่องโต้ตอบรับข้อมูลภายนอกให้คลิกเรียกดู

  6. ใช้กล่องโต้ตอบเปิดไฟล์เพื่อค้นหาตำแหน่งไฟล์ของคุณ

  7. เลือกไฟล์ แล้วคลิก เปิด

  8. ในกล่องโต้ตอบรับข้อมูลภายนอกให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกนำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบันแล้ว

  9. คลิก ตกลง

    ตัวช่วยสร้างการนำเข้าสเปรดชีตจะเริ่มต้นและถามคำถามเกี่ยวกับข้อมูลของคุณสองสามคำ

  10. ทำตามคำแนะนำคลิกถัดไปหรือย้อนกลับเพื่อนำทางไปยังหน้า ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

    หมายเหตุ: Access จะถามว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าที่คุณเพิ่งทำเสร็จแล้วหรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะดำเนินการการนำเข้าเดียวกันนี้อีกครั้งให้คลิกใช่จากนั้นใส่รายละเอียด จากนั้นคุณสามารถสร้างการดำเนินการในอนาคตได้อย่างง่ายดายโดยการคลิกการนำเข้าที่บันทึกไว้ในกลุ่มนำเข้าบนแท็บข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการให้คลิกปิด

Access จะนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่แล้วแสดงภายใต้ตารางทั้งหมดในบานหน้าต่างนำทาง

ด้านบนของหน้า

ใช้ตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตารางเพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

หลังจากที่ข้อมูลของคุณถูกนำเข้าลงในตาราง Access แล้วคุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตารางเพื่อระบุข้อมูลที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็ว ตัวช่วยสร้างจะให้วิธีง่ายๆในการจัดระเบียบข้อมูลลงในตารางที่แยกต่างหากดังนั้นจึงถูกจัดเก็บไว้ในวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุด Access จะรักษาตารางต้นฉบับเป็นสำเนาสำรองแล้วสร้างตารางใหม่ที่คุณสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับแอปพลิเคชันฐานข้อมูลของคุณ

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีตารางที่คุณต้องการวิเคราะห์

  2. บนแท็บเครื่องมือฐานข้อมูลในกลุ่มวิเคราะห์ให้คลิกวิเคราะห์ตาราง

    ตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตารางจะเริ่มทำงาน

    หน้าสองหน้าแรกของตัวช่วยสร้างมีบทช่วยสอนสั้นๆพร้อมปุ่มที่คุณสามารถคลิกเพื่อดูตัวอย่าง ถ้าคุณไม่เห็นหน้าการแนะนำแต่แทนที่จะเห็นกล่องกาเครื่องหมายที่มีป้ายชื่อแสดงหน้าการแนะนำให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายแล้วคลิกย้อนกลับสองครั้งเพื่อดูบทนำ ถ้าคุณไม่ต้องการดูหน้าเริ่มต้นอีกครั้งหลังจากอ่านบทนำคุณสามารถล้างกล่องกาเครื่องหมายแสดงหน้าการนำหน้าได้หรือไม่

  3. ในตารางที่มีเขตข้อมูลที่มีค่าที่ซ้ำกันในหลายระเบียนให้เลือกตารางที่คุณต้องการวิเคราะห์แล้วคลิกถัดไป

  4. คุณสามารถอนุญาตให้ตัวช่วยสร้างตัดสินใจว่าจะให้เขตข้อมูลใดในตารางใดหรือคุณสามารถตัดสินใจได้ด้วยตัวคุณเอง ถ้าคุณทำตามคำแนะนำของตัวช่วยสร้างคุณยังสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงตารางบนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้างได้

    หมายเหตุ: ถ้าคุณอนุญาตให้ตัวช่วยสร้างตัดสินใจว่าจะใส่เขตข้อมูลใดในตารางใดก็ตามตัวเลือกของเขตข้อมูลนั้นอาจไม่เหมาะสมกับข้อมูลของคุณโดยเฉพาะถ้าไม่มีข้อมูลมากที่จะทำงานได้ คุณควรตรวจสอบผลลัพธ์ของตัวช่วยสร้างอย่างระมัดระวัง ในทางกลับกันตัวช่วยสร้างอาจแนะนำองค์กรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าที่คุณกำลังคิดว่าดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะลองการตัดสินใจของตัวช่วยดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งครั้ง ถ้าคุณไม่ชอบคำแนะนำคุณยังสามารถจัดเรียงเขตข้อมูลด้วยตนเองได้และคุณสามารถคลิกย้อนกลับและจัดเรียงเขตข้อมูลทั้งหมดด้วยตัวคุณเองได้ตลอดเวลา

  5. คลิกถัดไป บนหน้านี้คุณจะระบุว่าตารางใดที่มีเขตข้อมูลใด ถ้าคุณเลือกที่จะอนุญาตให้ตัวช่วยสร้างตัดสินใจคุณควรเห็นหลายตารางที่เชื่อมต่อด้วยเส้นความสัมพันธ์ มิฉะนั้น Access จะสร้างตารางเพียงหนึ่งตารางที่มีเขตข้อมูลทั้งหมด ในกรณีใดกรณีหนึ่งคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงบนหน้านี้ได้

    • คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางไปยังพื้นที่ว่างของหน้าเพื่อสร้างตารางใหม่ที่มีเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ Access จะพร้อมท์ให้คุณใส่ชื่อตาราง

    • คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางหนึ่งไปยังอีกตารางหนึ่งได้ถ้าคุณคิดว่าพวกเขาจะถูกเก็บไว้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

    • ตารางส่วนใหญ่จะได้รับidหรือเขตข้อมูลid ที่ไม่ซ้ำกันที่สร้างขึ้น เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูล ID ให้คลิกเคล็ดลับที่มุมขวาบนของตัวช่วยสร้าง

    • เมื่อต้องการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงให้คลิกปุ่มเลิกทำ

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อตารางให้ดับเบิลคลิกที่แถบชื่อเรื่องแล้วพิมพ์ชื่อใหม่จากนั้นคลิกตกลง

  6. หลังจากที่คุณมีเขตข้อมูลที่จัดเรียงตามที่คุณต้องการแล้วให้คลิกถัดไป

  7. ถ้าตัวช่วยสร้างค้นหาระเบียนที่มีค่าที่คล้ายกันมากดังกล่าวจะระบุค่าที่เป็นข้อผิดพลาดการแก้ไขที่เป็นไปได้และแสดงหน้าจอที่คุณสามารถยืนยันสิ่งที่ต้องทำได้ เลื่อนดูรายการเพื่อค้นหาที่มีค่าในคอลัมน์การแก้ไขจากนั้นคลิกรายการที่เหมาะสมในรายการดรอปดาวน์ เลือก(ทิ้งเป็น-is)เพื่อให้ตัวช่วยสร้างทำการเปลี่ยนแปลงใดๆกับค่า เมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วให้คลิกถัดไป

  8. ตัวช่วยสร้างจะถามว่าคุณต้องการสร้างแบบสอบถามที่มีลักษณะตารางต้นฉบับของคุณหรือไม่ ถ้าคุณได้สร้างฟอร์มและรายงานที่ยึดตามตารางต้นฉบับแล้วการสร้างคิวรีดังกล่าวเป็นความคิดที่ดี ถ้าคุณเลือกใช่ให้สร้างคิวรีตัวช่วยสร้างจะเปลี่ยนชื่อตารางต้นฉบับโดยการผนวก "_OLD" ลงในชื่อตารางแล้วตั้งชื่อคิวรีใหม่โดยใช้ชื่อของตารางต้นฉบับ ฟอร์มและรายงานที่ยึดตามตารางในตอนนี้ใช้คิวรีสำหรับข้อมูลของพวกเขาและพวกเขายังคงทำงานต่อไปก่อน

  9. คลิก เสร็จสิ้น

    ตัวช่วยสร้างจะสร้างตารางใหม่ตามที่ระบุแล้วเปิดขึ้นมา ปิดเมื่อคุณตรวจสอบผลลัพธ์เสร็จแล้ว

ด้านบนของหน้า

การทำงานกับข้อมูลจากโปรแกรมอื่น

Access ๒๐๑๐มีฟีเจอร์สำหรับการทำงานกับข้อมูลที่เก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น

สร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ที่เชื่อมโยงไปยังข้อมูลในรูปแบบไฟล์อื่น    คุณสามารถใช้ Access เพื่อเปิดไฟล์ในรูปแบบไฟล์อื่นเช่นข้อความ, dBASE หรือสเปรดชีต access จะสร้างฐานข้อมูล Access และลิงก์ไฟล์ให้คุณโดยอัตโนมัติ

  1. เริ่มต้นการเข้าถึง

  2. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

  3. ในกล่องโต้ตอบเปิดให้คลิกชนิดของไฟล์ที่คุณต้องการเปิดในรายการ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าชนิดไฟล์ให้คลิกไฟล์ทั้งหมด (* *)

  4. ถ้าจำเป็นให้เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ที่คุณต้องการเปิด เมื่อคุณพบไฟล์ให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิด

  5. ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

การนำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูลไปยังฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่    คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลและโปรแกรมอื่นๆลงในตาราง access เพื่อให้ข้อมูลอยู่ภายในไฟล์ access หรือคุณสามารถลิงก์ไปยังข้อมูลจาก access เพื่อให้ข้อมูลยังคงอยู่ในไฟล์ต้นฉบับ (ภายนอกไฟล์ Access)

  1. บนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มนำเข้า & การเชื่อมโยงให้คลิกรูปแบบที่จัดเก็บข้อมูล

    คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่อไปนี้:

    • Excel    คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อในเวิร์กบุ๊ก Excel ได้ แต่ละเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อต้องถูกนำเข้าหรือเชื่อมโยงแยกกัน

    • Access    วิธีนี้มีประโยชน์มากสำหรับการแยกกระบวนการของคุณออกจากข้อมูลของคุณการสร้างฐานข้อมูลแยก นั่นคือคุณสามารถใช้ฐานข้อมูลหนึ่งเพื่อประกอบด้วยฟอร์มรายงานและแมโครของคุณทั้งหมดและเก็บข้อมูลของคุณไว้ในฐานข้อมูลอื่น จากนั้นคุณจะสามารถพัฒนาการปรับปรุงได้โดยไม่ขัดจังหวะการทำงานของทุกคน นอกจากนี้คุณยังสามารถรวมข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ที่แตกต่างกันจำนวนมากได้ทำให้การสรุปข้อมูลทั่วทั้งแผนกหรือระหว่างคู่ค้าทางธุรกิจได้ง่ายขึ้น

    • ฐานข้อมูล ODBC    หลายโปรแกรมสนับสนุนรูปแบบนี้รวมถึงผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลจำนวนมาก การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูล "แผ่นการเชื่อมโยงไปถึง" ที่คุณรวมข้อมูลจากระบบที่แตกต่างกัน

    • ไฟล์ข้อความ    คุณสามารถเชื่อมต่อกับไฟล์ข้อความธรรมดาและยังสามารถใช้การเข้าถึงเพื่อเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของไฟล์นั้นได้ วิธีนี้สามารถช่วยทำให้ข้อมูล Access ใช้งานได้อย่างง่ายดายด้วยโปรแกรมที่หลากหลาย

    • ไฟล์ XML    รูปแบบนี้ยังมีความเข้ากันได้กับโปรแกรมอื่นๆที่หลากหลายรวมถึงเว็บเซิร์ฟเวอร์

    • รายการ SharePoint    การทำเช่นนี้จะทำให้ข้อมูลของคุณสามารถใช้งานได้กับเว็บเบราว์เซอร์วิธีมาตรฐานในการใช้รายการ SharePoint

    • บริการข้อมูล    คุณสามารถเชื่อมต่อกับบริการข้อมูลบนเว็บภายในองค์กรของคุณได้

    • เอกสาร HTML    

    • โฟลเดอร์ Outlook    คุณสามารถเชื่อมต่อไปยังโฟลเดอร์ Outlook เพื่อให้คุณสามารถรวมข้อมูลที่ติดต่อของคุณกับข้อมูลที่เหลือของคุณได้อย่างง่ายดาย

    • ไฟล์ dBase    dBase เป็นระบบฐานข้อมูลทางเลือกที่ได้รับความนิยมที่ได้รับการสนับสนุนโดย Access

      กล่องโต้ตอบรับข้อมูลภายนอกจะปรากฏขึ้น

  2. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบ

    Access จะนำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูลไปยังฐานข้อมูลของคุณ สำหรับรูปแบบส่วนใหญ่คุณต้องระบุตำแหน่งที่ตั้งของข้อมูลแล้วเลือกวิธีที่คุณต้องการเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลของคุณ

ด้านบนของหน้า

ใช้ฐานข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าใน Access หลายเวอร์ชัน

ถ้าฐานข้อมูล access หรือ project access ของคุณถูกสร้างขึ้นใน Access ๒๐๐๐หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่าคุณสามารถใช้ฐานข้อมูลหรือโครงการใน access เวอร์ชันที่สร้างขึ้นหรือในเวอร์ชันที่ใหม่กว่าได้แม้ว่าไฟล์นั้นจะเปิดใช้งานการรักษาความปลอดภัยหรือไม่ก็ตาม ตัวอย่างเช่นไฟล์ Access ๒๐๐๐สามารถใช้ใน access ๒๐๐๐, access ๒๐๐๒, access ๒๐๐๓, access ๒๐๐๗และ Access ๒๐๑๐

คุณอาจมีสถานการณ์ที่คุณต้องการเก็บข้อมูลของคุณใน access เวอร์ชันก่อนหน้าแต่คุณมีผู้ใช้ที่มีการเข้าถึงเวอร์ชันที่ใหม่กว่าที่ต้องการลิงก์ไปยังข้อมูลนั้นแต่ยังคงใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์บางอย่างของเวอร์ชันที่ใหม่กว่า วิธีแก้ไขคือการสร้างฐานข้อมูล "หน้าสุดท้าย" ใหม่ในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า (ที่มีฟอร์มรายงานคิวรีแมโครแต่ไม่มีตาราง) และลิงก์ไปยังตารางในไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ใช้ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้โดยขึ้นอยู่กับว่าฐานข้อมูลของคุณมีอยู่ในไฟล์เดียวหรือถูกแยกออกเป็นแอปพลิเคชันส่วนหน้า/ส่วนหลัง แล้ว

ใช้ไฟล์ฐานข้อมูล access ใน access หลายเวอร์ชัน

ถ้าตารางฟอร์มและวัตถุอื่นๆทั้งหมดของฐานข้อมูล Access เวอร์ชันก่อนหน้าของคุณมีอยู่ในไฟล์เดียวและคุณต้องการใช้ฐานข้อมูลใน Access หลายเวอร์ชันคุณสามารถสร้างฐานข้อมูลส่วนหน้าใหม่ในเวอร์ชันที่ใหม่กว่าและลิงก์ไปยังไฟล์ต้นฉบับได้ ผู้ใช้ที่มี Access เวอร์ชันก่อนหน้านี้จะยังคงสามารถใช้ฐานข้อมูลต้นฉบับได้ ผู้ใช้ที่มีเวอร์ชันที่ใหม่กว่าสามารถใช้ฐานข้อมูล front-end ใหม่เพื่อลิงก์ไปยังข้อมูลเดียวกันได้ คุณสามารถสร้างเวอร์ชัน front-end หลายเวอร์ชันได้ถ้าคุณจำเป็นต้องรองรับการเข้าถึงหลายเวอร์ชัน

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 1: ทำสำเนาของฐานข้อมูลที่มีอยู่และบันทึกในรูปแบบใหม่

ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อแปลงฐานข้อมูลเป็นรูปแบบล่าสุดสามรูปแบบ: access ๒๐๐๐, access 2002-2003 หรือ Access ๒๐๐๗ คำสั่งนี้จะรักษาฐานข้อมูลต้นฉบับในรูปแบบเดิมและสร้างสำเนาในรูปแบบที่คุณระบุ

  1. ปิดไฟล์ Access ถ้าไฟล์เป็นฐานข้อมูล Access ที่มีผู้ใช้หลายคนที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์หรือในโฟลเดอร์ที่แชร์ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครเปิดอยู่

  2. เริ่มการทำงานของ Access ๒๐๑๐

  3. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

  4. เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ที่คุณต้องการแปลงจากนั้นดับเบิลคลิกเพื่อเปิดไฟล์นั้น

    ถ้ากล่องโต้ตอบการเพิ่มประสิทธิภาพของฐานข้อมูลปรากฏขึ้นให้ถามว่าคุณต้องการปรับปรุงฐานข้อมูลแล้วหรือไม่ให้คลิกไม่ใช่

  5. ถ้าฟอร์มเปิดขึ้นเมื่อคุณเริ่มต้นฐานข้อมูลให้ปิดฟอร์ม

  6. บนแท็บไฟล์ให้คลิกบันทึกฐานข้อมูลเป็น

  7. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นให้พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณจะบันทึกฐานข้อมูลใหม่ในตำแหน่งที่ตั้งอื่นชื่อนั้นจะต้องแตกต่างจากฐานข้อมูลต้นฉบับ ในกรณีใดกรณีหนึ่งโดยปกติแล้วจะใช้ชื่ออื่นที่ดีที่สุดเพื่อให้คุณสามารถแยกความแตกต่างระหว่างฐานข้อมูลหน้าและฐานข้อมูลส่วนหลังได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตามถ้าคุณกำลังแปลงเป็นรูปแบบ๒๐๐๗ Access จะมีการเปลี่ยนแปลงส่วนขยายของชื่อไฟล์จาก .mdb ไปยัง accdb เพื่อให้คุณสามารถใช้ชื่อไฟล์เดียวกันได้

  8. คลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 2: แยกฐานข้อมูลคัดลอกและใช้ไฟล์ต้นฉบับเป็นฐานข้อมูลส่วนหลัง

แยกฐานข้อมูลที่แปลงแล้วโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

  • บนแท็บเครื่องมือฐานข้อมูลในกลุ่มย้ายข้อมูลให้คลิกฐานข้อมูล Access รูปปุ่ม

  • ในกล่องโต้ตอบตัวแยกฐานข้อมูลให้คลิกแยกฐานข้อมูล

    คุณสามารถทำการสำรองข้อมูลได้ถ้าคุณต้องการแต่คุณยังสามารถสร้างสำเนาใหม่ได้โดยใช้ฐานข้อมูลต้นฉบับ

  • พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลส่วนหลังแล้วคลิกแยก

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมต่อส่วนหน้าใหม่ไปยังฐานข้อมูลต้นฉบับ

  1. ลบฐานข้อมูลส่วนหลังที่เครื่องมือตัวแยกฐานข้อมูลถูกสร้างขึ้นซึ่งจะระมัดระวังไม่ให้ลบฐานข้อมูลต้นฉบับของคุณ

  2. ลิงก์ฐานข้อมูล front-end ใหม่ไปยังตารางในฐานข้อมูลต้นฉบับ: บนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มนำเข้า & Linkให้คลิกตัวจัดการตารางที่เชื่อมโยง รูปปุ่ม

  3. คลิกเลือกทั้งหมดจากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมายพร้อมท์สำหรับตำแหน่งที่ตั้งใหม่เสมอ

  4. คลิกตกลงเรียกดูฐานข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าจากนั้นดับเบิลคลิกที่ไฟล์นั้น

    ถ้าทั้งหมดไปแล้ว Access จะแสดงข้อความที่ระบุว่าตารางที่เชื่อมโยงที่เลือกทั้งหมดได้รับการรีเฟรชเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ในตอนนี้คุณสามารถปรับปรุงฐานข้อมูล front-end ใหม่เพื่อสนับสนุนฟีเจอร์ใหม่สำหรับผู้ใช้ที่มี Access เวอร์ชันใหม่กว่า ผู้ใช้ที่มีเวอร์ชันก่อนหน้าสามารถใช้ฐานข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าได้ต่อไป

ด้านบนของหน้า

ใช้แอปพลิเคชันส่วนหน้า/ส่วนหลังใน Access หลายเวอร์ชัน

ถ้าฐานข้อมูล Access ของคุณมีแอปพลิเคชันส่วนหน้า/ส่วนหลัง อยู่แล้วคุณสามารถแปลงจุดสิ้นสุดหน้าเป็นรูปแบบไฟล์ใหม่ได้ ไม่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงสำหรับฐานข้อมูลส่วนหลัง

ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงวิธีการใช้คำสั่งบันทึกฐานข้อมูลเป็นการแปลงฐานข้อมูลส่วนหน้าให้เป็นหนึ่งในสามรูปแบบล่าสุด: access ๒๐๐๐, access 2002-2003 หรือ Access ๒๐๐๗ คำสั่งนี้จะรักษาฐานข้อมูลต้นฉบับในรูปแบบเดิมและสร้างสำเนาในรูปแบบที่คุณระบุ

  1. ปิดฐานข้อมูล front-end ถ้าไฟล์เป็นฐานข้อมูล Access ที่มีผู้ใช้หลายคนที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์หรือในโฟลเดอร์ที่แชร์ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครเปิดอยู่

  2. เริ่มการทำงานของ Access ๒๐๑๐

  3. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

  4. เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูล front-end แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเปิด

    ถ้ากล่องโต้ตอบการเพิ่มประสิทธิภาพของฐานข้อมูลปรากฏขึ้นให้ถามว่าคุณต้องการปรับปรุงฐานข้อมูลแล้วหรือไม่ให้คลิกไม่ใช่

  5. ถ้าฟอร์มปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลให้ปิดฟอร์ม

  6. บนแท็บไฟล์ให้คลิกบันทึกฐานข้อมูลเป็น

  7. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นให้พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลใหม่

  8. คลิก บันทึก

ในตอนนี้คุณสามารถปรับปรุงฐานข้อมูลส่วนหน้าใหม่เพื่อสนับสนุนฟีเจอร์ใหม่ได้แล้ว

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×