ค้นหาระเบียนที่มีวันล่าสุดน้อย หรือส่วนใหญ่

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

บทความนี้อธิบายวิธีใช้แบบสอบถามค่าสูงสุดและผลรวมคิวรีเพื่อค้นหาวันเร็วที่สุด หรือล่าสุดในชุดของระเบียน ซึ่งจะช่วยคุณตอบคำถาม business เช่นเมื่อลูกค้าล่าสุดใบสั่ง หรือไตรมาสใดห้าได้ดีที่สุดของคุณเพื่อหายอดขาย ตามเมืองที่หลากหลาย

ในบทความนี้

ภาพรวม

เตรียมข้อมูลตัวอย่างเพื่อทำตามตัวอย่าง

ค้นหามาก หรือน้อยล่าสุด

วันล่าสุดน้อย หรือส่วนใหญ่สำหรับกลุ่มของระเบียนการค้นหา

ภาพรวม

คุณสามารถจัดอันดับข้อมูล และรีวิวรายการสูงสุดซึ่งจัดอันดับ โดยใช้แบบสอบถามค่าสูงสุด แบบสอบถามค่าสูงสุดคือ แบบสอบถามที่เลือกที่ส่งกลับตัวเลขที่ระบุหรือเป็นเปอร์เซ็นต์ของค่าจากด้านบนสุดของผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น ห้านิยมหน้าบนเว็บไซต์ คุณสามารถใช้แบบสอบถามค่าสูงสุดสำหรับชนิดใด ๆ ของค่า – พวกเขาไม่จำเป็นต้องเป็นตัวเลข

ถ้าคุณต้องการจัดกลุ่ม หรือสรุปข้อมูลของคุณก่อนที่คุณจัดอันดับ ไม่ได้ใช้แบบสอบถามค่าสูงสุด ตัวอย่างเช่น สมมติว่า คุณต้องการค้นหาหมายเลขยอดขายสำหรับวันที่ระบุสำหรับแต่ละเมืองที่บริษัทของคุณทำงาน ในที่กรณี เมืองกลายเป็น ประเภท (คุณต้องการค้นหาข้อมูลสำหรับแต่ละเมือง), ดังนั้นคุณใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวม

เมื่อคุณใช้คิวรีแบบใช้ค่าที่ด้านบนเพื่อค้นหาระเบียนที่ประกอบด้วยวันล่าสุด หรือเร็วที่สุดในตารางหรือกลุ่มของระเบียน คุณสามารถตอบคำถาม business ดังต่อไปนี้ที่หลากหลาย:

  • ใครได้ถูกทำยอดขายสุดแวะได้อย่างไร

  • เมื่อไม่ได้เป็นลูกค้าล่าสุดวางค่าลำดับได้อย่างไร

  • เมื่อจะวันเกิดสามถัดไปในทีมได้อย่างไร

เมื่อต้องการทำแบบสอบถามค่าสูงสุด เริ่ม ด้วยการสร้างแบบสอบถามที่เลือก เรียงลำดับข้อมูลตามคำถามของคุณแล้ว ว่าคุณกำลังค้นหาที่ด้านบนหรือด้านล่าง ถ้าคุณต้องการจัดกลุ่ม หรือสรุปข้อมูล เปิดแบบสอบถามเลือกลงในคิวรีแบบใช้หาผลรวม แล้วคุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวม เช่นMaxหรือฟังก์ชัน Minจะส่งกลับ ค่าสูงสุด หรือต่ำสุด หรือแรกหรือสุดท้ายเพื่อส่งกลับวันเร็วที่สุด หรือล่าสุด

บทความนี้ถือว่า เป็นค่าวันที่ที่คุณใช้มีข้อมูล Date/Time ชนิด ถ้าค่าวันของคุณอยู่ในเขตข้อมูลข้อความ

ให้พิจารณาใช้ตัวกรองแทนที่เป็นแบบสอบถามค่าสูงสุด

ตัวกรองจะดีกว่าโดยปกติแล้วถ้าคุณมีวันเฉพาะเจาะจงในใจ เมื่อต้องการตรวจสอบว่า คุณควรสร้างแบบสอบถามค่าสูงสุด หรือนำตัวกรอง พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

  • ถ้าคุณต้องการส่งกลับ ระเบียนทั้งหมดที่วันที่ตรงกับ ก่อนหน้า หรือใช้ตัวกรองวันที่หลังจากวันเฉพาะเจาะจง ไว้ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูวันที่เพื่อหายอดขายระหว่างเมษายนและกรกฎาคม คุณนำตัวกรอง

  • ถ้าคุณต้องการส่งกลับจำนวนที่ระบุระเบียนที่มีวันล่าสุด หรือล่าสุดในเขตข้อมูล และคุณไม่ทราบว่าเป็นค่าวันแน่นอน หรือพวกเขาไม่มีผล คุณสร้างแบบสอบถามค่าสูงสุด ตัวอย่าง เพื่อดูไตรมาสขายดีที่สุด 5 ใช้แบบสอบถามค่าสูงสุด

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้าง และใช้ตัวกรอง ดูบทนำตัวกรองเพื่อดูเลือกระเบียนในฐานข้อมูล Access

ด้านบนของหน้า

เตรียมข้อมูลตัวอย่างเพื่อทำตามตัวอย่าง

ขั้นตอนในบทความนี้ใช้ข้อมูลในตารางตัวอย่างต่อไปนี้

ตารางพนักงาน   

นามสกุล

แรก ชื่อ

ที่อยู่

เมือง

CountryOrR egion

เกิด วัน

จ้างคู่ วัน

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

05 1968 กุมภาพันธ์

10 1994 มิย

ตันติแสงอรุณ

สิทธิชัย

52 1st St.

Boston

USA

1957 22 พฤษภาคม

1996 22 พฤศจิกายน

พัชระ

เพชรเด่นลาภ

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

1960 11 พฤศจิกายน

2000 11-มี.ค.

ชัยนาม

ณัทธร

1 Contoso Blvd.

London

UK

1964 22-มี.ค.

22 1998 มิย

ราคา

ธิติหวังอายัด

Calle Smith 2

Mexico City

เม็กซิโก

05 1972 มิย

05-ม.ค.-2002

รัตน์พัฒนาพิทักษ์กุล

พรรณ

s ให้เซนต์ 75th 3122

Seattle

USA

23-ม.ค.ปีค.ศ. 1970

23 1999 เม.ย.

มุขใจ

ปัญญา

67 1st St.

Tampa

USA

1964 14-เม.ย.

14 2004 oct

Birkby

อัญ

2 ถนนมหาราช

Portland

USA

29 1959 oct

1997 29-มี.ค.

ตาราง EventType    

TypeID

เหตุการณ์ ชนิด

1

เปิดใช้งานผลิตภัณฑ์

2

ฟังก์ชันขององค์กร

3

ฟังก์ชันส่วนตัว

4

เงินทุน Raiser

5

แสดงการค้า

6

การบรรยาย

7

คอนเสิร์ต

8

นอกจากนี้

9

ร้าน

ตารางลูกค้า    

CustomerID

บริษัท

ที่ติดต่อ

1

Contoso, Ltd. กราฟิก

Haas โจนาธาน

2

Tailspin Toys

กฤติยาเอี่ยมศิริ

3

Fabrikam

Carol Philips

4

เล่น wingtip

Lucio Iallo

5

A. ติด

Mandar Samant

6

Adventure Works

บุญลือ Brian

7

สถาบันการออกแบบ

Jaka Stele

8

Art โรงเรียนค่าปรับ

Milena Duomanova

ตารางเหตุการณ์    

ID เหตุการณ์

เหตุการณ์ ชนิด

ลูกค้า

เหตุการณ์ วัน

ราคา

1

เปิดใช้งานผลิตภัณฑ์

Contoso, Ltd.

4/14/2011

$10,000

2

ฟังก์ชันขององค์กร

Tailspin Toys

4/21/2011

$8,000

3

แสดงการค้า

Tailspin Toys

1/5/2554

$25000

4

นอกจากนี้

Graphic Design Institute

วันที่ 13/5/2011

$4,500

5

แสดงการค้า

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55,000

6

คอนเสิร์ต

Art โรงเรียนค่าปรับ

วันที่ 23/5/2011

$12,000

7

เปิดใช้งานผลิตภัณฑ์

A. ติด

6/1/2011

$15,000

8

เปิดใช้งานผลิตภัณฑ์

เล่น wingtip

วันที่ 18/6/2011

$21,000

9

เงินทุน Raiser

Adventure Works

วันที่ 22/6/2011

$1,300

10

การบรรยาย

Graphic Design Institute

วันที่ 25/6/2011

$2,450

11

การบรรยาย

Contoso, Ltd.

4/7/2554

$3,800

12

ร้าน

Graphic Design Institute

4/7/2554

$5,500

หมายเหตุ: ขั้นตอนในส่วนนี้สมมติว่าลูกค้าและชนิดของเหตุการณ์ตารางอยู่บนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อกลุ่มกับตาราง ในกรณีนี้ ตารางเหตุการณ์แชร์เขตข้อมูลรหัสลูกค้าและ TypeID ผลรวมแบบสอบถามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไปจะไม่ทำงาน โดยไม่มีความสัมพันธ์เหล่านั้น

วางข้อมูลตัวอย่างลงในแผ่นงาน Excel

  1. เริ่มต้น Excel เวิร์กบุ๊กที่ว่างเปิดขึ้น

  2. กด SHIFT + F11 เพื่อแทรกเวิร์กชีต (คุณจะต้องใช้สี่เวิร์กชีต)

  3. คัดลอกข้อมูลจากตารางแต่ละตัวอย่างลงในเวิร์กชีตเปล่า รวมส่วนหัวของคอลัมน์ (แถวแรก)

สร้างตารางฐานข้อมูลจากเวิร์กชีต

  1. เลือกข้อมูลจากแผ่นงานแรก รวมทั้งส่วนหัวของคอลัมน์

  2. คลิกขวาที่บานหน้าต่างนำทาง แล้ว คลิ กวาง

  3. คลิกใช่เพื่อยืนยันว่า แถวแรกประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์

  4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-3 สำหรับแต่ละเวิร์กชีตเหลือ

ค้นหามาก หรือน้อยล่าสุด

ขั้นตอนในส่วนนี้ใช้ข้อมูลตัวอย่างเพื่อแสดงตัวอย่างขั้นตอนการสร้างแบบสอบถามค่าสูงสุด

สร้างคิวรีแบบค่าสูงสุดพื้นฐาน

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี

    กล่องโต้ตอบแสดงตารางปรากฏขึ้น

  2. ดับเบิลคลิกที่ตารางพนักงาน แล้ว คลิ กปิด

    ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง เพิ่มตารางพนักงานในแบบสอบถาม

  3. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณไปยังตารางออกแบบ คุณสามารถดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลแต่ละ หรือลาก แล้วปล่อยแต่ละเขตข้อมูลในเซลล์ว่างในแถวเขตข้อมูล

    ถ้าคุณใช้ตัวอย่างตาราง เพิ่มเขตข้อมูลชื่อ นามสกุล และ วันเกิด

  4. ในเขตข้อมูลที่ประกอบด้วยค่าของคุณบนหรือด้านล่าง (วันเกิดช่อง ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง), คลิกแถวเรียงลำดับแล้วเลือกน้อยไปหามากหรือมากไปหาน้อย

    เรียงลำดับการเรียงลำดับส่งกลับวันล่าสุด และเรียงลำดับจากน้อยไปมากส่งกลับวันเร็วที่สุด

    สิ่งสำคัญ: คุณต้องตั้งค่าในแถวเรียงลำดับสำหรับเขตข้อมูลที่ประกอบด้วยวันของคุณเท่านั้น ถ้าคุณระบุลำดับการจัดเรียงเขตข้อมูลอื่น คิวรีส่งกลับผลลัพธ์คุณต้องการ

  5. บนแท็บออกแบบในกลุ่มเครื่องมือคลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจากทั้งหมด(รายการค่าสูงสุด), และด้านใดใส่จำนวนของระเบียนที่คุณต้องการดู หรือเลือกตัวเลือกจากรายการ

  6. คลิกเรียกใช้ รูปปุ่ม เพื่อเรียกใช้คิวรี และแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

  7. บันทึกแบบสอบถามเป็น NextBirthDays

คุณสามารถดูว่า คิวรีค่าสูงสุดชนิดนี้สามารถตอบคำถามพื้นฐาน เช่นใครคือรายการเก่าสุดหรืออายุบุคคลในบริษัท ขั้นตอนถัดไปอธิบายวิธีการใช้นิพจน์และเกณฑ์อื่น ๆ เพื่อเพิ่มพลังและความยืดหยุ่นในแบบสอบถาม เกณฑ์แสดงไว้ในขั้นตอนถัดไปส่งกลับวันเกิดพนักงานสามถัดไป

เพิ่มเกณฑ์ในคิวรี

ขั้นตอนเหล่านี้ใช้แบบสอบถามที่สร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้านี้ คุณสามารถติดตามพร้อมกับแบบสอบถามค่าสูงสุดที่แตกต่างกันตราบใดที่ประกอบด้วยข้อมูลวัน / เวลาจริง ไม่ใช่ค่าข้อความ

เคล็ดลับ:  ถ้าคุณต้องการให้ เข้าใจวิธีการทำงานของแบบสอบถามนี้ สลับระหว่างมุมมองออกแบบและมุมมองแผ่นข้อมูลในแต่ละขั้นตอน ถ้าคุณต้องการดูรหัสแบบสอบถามจริง สลับไปยังมุมมอง SQL การสลับระหว่างมุมมอง คลิกขวาแท็บที่ด้านบนสุดของแบบสอบถามแล้ว คลิกมุมมองที่คุณต้องการ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาคิวรี NextBirthDays แล้ว คลิ กมุมมองออกแบบ

  2. ในตารางออกแบบคิวรี ในคอลัมน์ทางด้านขวาของ BirthDate ใส่ต่อไปนี้:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate])
    นิพจน์นี้แยกเดือนจาก BirthDate โดยใช้ฟังก์ชันDatePart

  3. ในคอลัมน์ถัดไปของตารางออกแบบแบบสอบถาม ใส่ต่อไปนี้:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    นิพจน์นี้แยกวันของเดือนจาก BirthDate โดยใช้ฟังก์ชันDatePart

  4. ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถวแสดงสำหรับแต่ละสองนิพจน์ที่คุณเพิ่งใส่

  5. คลิกเรียงลำดับแถวสำหรับแต่ละนิพจน์ นั้นแล้ว เลือกน้อยไปหามาก

  6. ในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์วันเกิดพิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้:
    > Month ([วันเกิด]) Month([Birth Date]) หรือ Month(Date()) = Day([Birth Date])>Day(Date())
    This และ Month(Date()) นิพจน์ไม่ต่อไปนี้:

    • เดือน ( [วันเกิด]) > Month(Date())ระบุว่า วันเกิดของพนักงานแต่ละรายการอยู่ในเดือนในอนาคต

    • การเดือน ([วันเกิด]) = Day([Birth Date])>Day(Date()) specifies that if the birth date occurs in the current month, the birthday falls on or after the current day. และ Month(Date())

      กล่าวโดยสั้น ๆ นิพจน์นี้ไม่ได้รวมระเบียนใด ๆ ที่วันเกิดที่เกิดขึ้นระหว่าง 1 มกราคมและวันปัจจุบัน

      เคล็ดลับ:  สำหรับตัวอย่างเพิ่มเติมของนิพจน์เกณฑ์คิวรี ดูบทความตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

  7. บนแท็บออกแบบในกลุ่มตั้งค่าแบบสอบถามพิมพ์3ในกล่องส่งกลับ

  8. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ รูปปุ่ม

หมายเหตุ:  ในแบบสอบถามของคุณเองโดยใช้ข้อมูลของคุณเอง คุณอาจเห็นระเบียนเพิ่มเติมจากที่คุณระบุไว้ในบางครั้ง ถ้าข้อมูลของคุณประกอบด้วยระเบียนหลายระเบียนที่แชร์เป็นค่าที่อยู่ระหว่างค่าสูงสุด คิวรีของคุณจะส่งกลับระเบียนทั้งหมดดังกล่าวแม้ว่านั่นหมายความว่า ระเบียนเพิ่มเติมจากที่คุณต้องการส่งกลับ

ด้านบนของหน้า

วันล่าสุดน้อย หรือส่วนใหญ่สำหรับกลุ่มของระเบียนการค้นหา

คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวมเพื่อค้นหาวันเร็วที่สุด หรือล่าสุดสำหรับระเบียนที่อยู่ลงในกลุ่ม เช่นเหตุการณ์ที่จัดกลุ่มตามเมือง คิวรีแบบใช้หาผลรวมเป็นแบบสอบถามที่เลือกที่ใช้ฟังก์ชันการรวม (เช่นการจัดกลุ่มตาม MในMax, Countชื่อและสุดท้าย)เพื่อคำนวณค่าสำหรับแต่ละเขตข้อมูลผลลัพธ์

รวมเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับประเภท – เพื่อจัดกลุ่มตาม – และเขตข้อมูลที่ มีค่าที่คุณต้องการสรุป ถ้าคุณรวมถึงเขตข้อมูลอื่น ๆ ของผลลัพธ์ – พูด ชื่อของลูกค้าเมื่อคุณกำลังจัดกลุ่มตามชนิดของเหตุการณ์ – คิวรีจะยังใช้เขตข้อมูลเหล่านั้นเพื่อทำให้กลุ่ม เปลี่ยนผลลัพธ์เพื่อให้พวกเขาไม่ตอบคำถามต้นฉบับของคุณ ป้ายชื่อแถวโดยใช้เขตข้อมูลอื่น ๆ คุณสร้างแบบสอบถามเพิ่มเติมที่ใช้คิวรีผลรวมเป็นแหล่งข้อมูล การเพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติมลงในแบบสอบถาม

เคล็ดลับ:  สร้างแบบสอบถามในขั้นตอนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกลยุทธ์สำหรับการตอบคำถามขั้นสูงยิ่งขึ้น ถ้าคุณกำลังมีปัญหาในต้นแบบสอบถามที่ซับซ้อนเพื่อทำงาน พิจารณาว่า คุณไม่สามารถแบ่งนั้นเป็นชุดของแบบสอบถามง่ายกว่า

สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม

กระบวนงานนี้ใช้เหตุการณ์ตัวอย่างตารางและตารางตัวอย่าง EventTypeจะตอบคำถามนี้:

เมื่อถูกเหตุการณ์ล่าสุดของแต่ละชนิดของเหตุการณ์ ยกเว้นคอนเสิร์ตได้อย่างไร

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี

  2. ในกล่องโต้ตอบแสดงตารางดับเบิลคลิกที่เหตุการณ์และ EventType ตาราง
    แต่ละตารางปรากฏในส่วนบนสุดของตัวออกแบบแบบสอบถาม

  3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  4. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูล EventType ของตาราง EventType และ EventDate เขตข้อมูลจากตารางเมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลไปยังตารางออกแบบแบบสอบถาม

  5. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถวเกณฑ์ของเขตข้อมูลEventTypeใส่<>Concert

    เคล็ดลับ:  สำหรับตัวอย่างเพิ่มเติมของนิพจน์เงื่อนไข ดูบทความตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

  6. บนแท็บออกแบบในกลุ่มแสดง/ซ่อนคลิกผลรวม

  7. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม คลิกแถวผลรวมของเขตข้อมูล EventDate แล้ว คลิกMax

  8. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิก มุมมอง SQL

  9. ในหน้าต่าง SQL ที่ส่วนท้ายของคำสั่ง select หลังจากคำสำคัญ AS แทนMaxOfEventDateด้วยMostRecent

  10. บันทึกแบบสอบถามเป็น MostRecentEventByType

สร้างแบบสอบถามที่สองเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม

กระบวนงานนี้ใช้แบบสอบถาม MostRecentEventByType จากขั้นตอนก่อนหน้านี้จะตอบคำถามนี้:

ผู้ที่มีลูกค้าที่เหตุการณ์ล่าสุดของแต่ละชนิดเหตุการณ์ได้อย่างไร

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี

  2. ในกล่องโต้ตอบแสดงตารางบนแท็บแบบสอบถามดับเบิลคลิกที่คิวรี MostRecentEventByType

  3. บนแท็บตารางในกล่องโต้ตอบ คลิกสองครั้งที่ตารางและตารางลูกค้า

  4. ในตัวออกแบบแบบสอบถาม คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลต่อไปนี้:

    1. ในตารางเหตุการณ์ ดับเบิลคลิกที่ EventType

    2. บนคิวรี MostRecentEventByType ดับเบิลคลิกที่ MostRecent

    3. ในตารางลูกค้า คลิกสองครั้งที่บริษัท

  5. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถวเรียงลำดับของคอลัมน์EventTypeเลือกน้อยไปหามาก

  6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×