คำถามยอดนิยมเกี่ยวกับการเช็คเอาท์ การเช็คอิน และการกำหนดเวอร์ชัน

คำถามยอดนิยมเกี่ยวกับการเช็คเอาท์ การเช็คอิน และการกำหนดเวอร์ชัน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เบื้องชุมชน Office 365เราได้รับการติดตามของคำถามของคุณดีที่สุดเกี่ยวกับการเช็คเอาท์ เช็คอิน และการกำหนดเวอร์ชันไฟล์ในไลบรารีเอกสารของคุณ เราได้รวบรวมเหล่านั้นเข้าด้วยกันเพื่อแชร์กับคุณ พร้อมกับคำตอบที่ดีที่สุดของเรา นอกจากนี้จำนวนมากคำถามต่อไปนี้มีลิงก์ไปยังหัวข้อวิธีใช้ปัจจุบันสำหรับเวิร์กน้ำลึกลงในเนื้อหา

ขอบคุณต่อคำติชมลูกค้าบทความนี้มีการอัพเด 12 สิงหาคม 2016

คำถามและคำตอบ

ฉันเช็คเอาท์ เช็คอิน หรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่เช็คเอาท์ได้อย่างไร

ไฟล์เช็คอินและเช็คเอาท์เป็นวิธีดีเยี่ยมในการติดตาม และควบคุมวิธีการปรับปรุงเนื้อหา ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงวิธีการตรวจสอบแฟ้มและเลือน และวิธีการละทิ้งการเช็คเอาท์ในSharePoint Online สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบแฟ้มและSharePoint 2013 และSharePoint 2016 หรือประสบการณ์การใช้งาน SharePoint แบบคลาสสิก ดูเช็คเอาท์ เช็คอิน หรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์ในไลบรารี

  1. เปิดไลบรารีที่ มีไฟล์คุณต้อง การเช็คเอาท์ โฮเวอร์เหนือไฟล์ แล้ว คลิกเครื่องหมายถูก

    เอกสารที่ถูกเน้น ด้วยสีเคอร์เซอร์ไปไว้เหนือกล่องกาเครื่องหมาย
  2. คลิกวงรี (...) ในแถบเครื่องมือแล้ว คลิ กเช็คเอาท์

    จุดไข่ปลาที่มีเช็คเอาท์เมนู กับเช็คเอาท์เน้น

    หมายเหตุ: คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์ คลิกเพิ่มเติม แล้ว คลิกเช็คเอาท์

  3. หมายเหตุจะแสดงในขณะที่ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์ ถ้าคุณคลิกที่ไอคอน คุณสามารถเห็นความคืบหน้าของเช็คเอาท์

    เช็คเอาท์บันทึกย่อพร้อม ด้วยไอคอนที่ถูกเน้น
  4. เมื่อไฟล์ถูกเช็คเอาท์ ไอคอนของเอกสารจะมีเป็นลูกศรสีเขียวเหนือ

    ชื่อไฟล์และไอคอน มีลูกศรสีเขียวที่ซ้อนกัน

  1. เปิดไลบรารี โฮเวอร์เมาส์เหนือไฟล์คุณต้องการเช็คอิน จากนั้น คลิกเครื่องหมายถูก

    เช็คเอาท์ไฟล์เลือกไว้
  2. คลิกวงรี (...) ในแถบเครื่องมือแล้ว คลิ กเช็คอิน

    เมนูเอกสาร ด้วยเช็คอินถูกเน้น

    หมายเหตุ: คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์ คลิกเพิ่มเติม แล้ว คลิกตรวจสอบ

  3. ในกล่องโต้ตอบตรวจสอบใน คุณสามารถใส่ข้อคิดเห็น เช่นสิ่งที่คุณเปลี่ยน หรือเพิ่ม

    ตรวจสอบในกล่องโต้ตอบกับแทรกข้อคิดเห็น และเช็คอินปุ่มถูกเน้น
  4. คลิกเช็คอิน เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

ถ้าคุณพยายามเช็คอินเอกสารที่คุณยังไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงบน คุณจะได้รับข้อความที่ ระบุว่า รายการหรือรายการที่ไม่ได้รับการปรับปรุง

รายการข้อความที่ไม่ได้รับการปรับปรุงและไอคอน

ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารก่อนที่จะเช็คอินหรือไม่ เนื่องจากSharePoint Online ปล่อยให้ เช็คเอาท์เอกสารถ้าไม่มีการเปลี่ยนแปลง ผู้อื่นอาจไม่สามารถแก้ไขเอกสาร ละทิ้งการเช็คเอาท์ถ้าคุณไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง .

  1. เปิดไลบรารี โฮเวอร์เมาส์เหนือไฟล์ที่คุณต้องการละทิ้งการเช็คเอาท์ จากนั้น คลิกเครื่องหมายถูก

  2. คลิกวงรี (...) ในแถบเครื่องมือแล้ว คลิ กละทิ้งการเช็คเอาท์

    เช็คเอาท์เมนูเปิดที่ มีการละทิ้งการเช็คเอาท์เน้น

    หมายเหตุ: คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์ คลิกเพิ่มเติม แล้ว คลิกละทิ้งการเช็คเอาท์

  3. คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบการแน่ใจ"เมื่อคุณละทิ้งการเช็คเอาท์ คลิกละทิ้งการเช็คเอาท์ เพื่อยกเลิกเลือกเช็คเอาท์

    ละทิ้งกาเครื่องหมายในกล่องโต้ตอบการยืนยันกับปุ่มละทิ้งที่ถูกเน้น

    เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณเช็คเอาท์สถานะ คุณสามารถคลิบนไอคอนอยู่เหนือข้อความละทิ้งการเช็คเอาท์

    ตรวจสอบในข้อความคืบหน้าละทิ้ง

ไม่ เช็คเอาท์ไฟล์เฉพาะการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขของไฟล์นั้นเพื่ออนุญาตให้เฉพาะคุณแก้ไขไฟล์

ถ้าคุณลองดูไฟล์ และไม่ต้องบันทึก นั้นกลับ จะไม่สามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ถ้าคุณต้องการเก็บการเปลี่ยนแปลง เสมอบันทึกไฟล์

วิธีที่คุณบันทึกไฟล์ขึ้นอยู่กับตัวแก้ไขหรือเครื่องมือที่คุณกำลังใช้ ถ้าคุณแก้ไขไฟล์ข้อความแบบออนไลน์ คุณจำเป็นต้องอย่างชัดเจนคลิกบันทึก อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณแก้ไขในแอปใน Office 365 เช่นใน Word หรือ Excel คุณสามารถปิดเอกสาร นั้นจะบันทึกโดยอัตโนมัติ

ถ้าคุณเช็คเอาท์ไฟล์ บันทึก และละทิ้งการเช็คเอาท์แล้ว เปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่ถูกบันทึกกลับไปยังไลบรารี

ตามค่าเริ่มต้น ใครก็ตามที่ มีสิทธิ์แก้ไขในไลบรารีเอกสารสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถตั้งค่าไลบรารีเพื่อกำหนดให้ผู้อื่นเพื่อตรวจสอบแฟ้มเอาท์แรกก่อนที่เปลี่ยน

คุณจำเป็นต้องเป็นเจ้าของไลบรารีเอกสารหรือผู้ดูแลไซต์ หรือมีสิทธิ์เทียบเพื่อทำการตั้งค่านี้

  1. เปิดไลบรารีคุณต้องการเช็คเอาท์ที่จำเป็นต้องมี

  2. ในSharePoint Online คลิกการตั้งค่า ปุ่มการตั้งค่ารูปเฟือง แล้ว คลิกการตั้งค่าไลบรารี

    เมนูการตั้งค่า ด้วยการตั้งค่าไลบรารีที่เลือก

    ในSharePoint 2013 และSharePoint 2016 คลิกหน้า แล้ว คลิ กการตั้งค่าไลบรารี

    ตั้งค่าไลบรารี SharePoint ปุ่มบน Ribbon
  3. ในหน้าการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน

    การโต้ตอบตั้งค่าไลบรารี ด้วยเลือกการกำหนดเวอร์ชัน
  4. ในหน้าการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน เลื่อนลง และคลิกใช่ สำหรับเอกสารถูกเช็คเอาท์ก่อนที่พวกเขาสามารถแก้ไขที่จำเป็นต้องมี

    กล่องโต้ตอบการตั้งค่า มีใช่ถูกเน้นบนเอกสารถูกเช็คเอาท์ให้แก้ไขที่จำเป็นต้องมี

ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีเอกสารทำให้สมาชิกที่ มีสิทธิ์แก้ไขปรับเปลี่ยน และแก้ไขไฟล์ โดยไม่มีการเช็คเอาท์เหล่านั้น เพื่อป้องกันไม่ให้ เปิดใช้งานการเช็คเอาท์ที่จำเป็นในไลบรารี คุณจำเป็นต้องเป็นเจ้าของไลบรารีเอกสารหรือผู้ดูแลไซต์ หรือมีสิทธิ์เทียบเพื่อทำการตั้งค่านี้

  1. เปิดไลบรารีคุณต้องการเช็คเอาท์ที่จำเป็นต้องมี

  2. ในSharePoint Online คลิกการตั้งค่า ปุ่มการตั้งค่ารูปเฟือง แล้ว คลิกการตั้งค่าไลบรารี

    เมนูการตั้งค่า ด้วยการตั้งค่าไลบรารีที่เลือก

    ในSharePoint 2013 และSharePoint 2016 คลิกหน้า แล้ว คลิ กการตั้งค่าไลบรารี

    ตั้งค่าไลบรารี SharePoint ปุ่มบน Ribbon
  3. ในหน้าการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน

    การโต้ตอบตั้งค่าไลบรารี ด้วยเลือกการกำหนดเวอร์ชัน
  4. ในหน้าการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน เลื่อนลง และคลิกใช่ สำหรับเอกสารถูกเช็คเอาท์ก่อนที่พวกเขาสามารถแก้ไขที่จำเป็นต้องมี

    กล่องโต้ตอบการตั้งค่า มีใช่ถูกเน้นบนเอกสารถูกเช็คเอาท์ให้แก้ไขที่จำเป็นต้องมี

วิธีที่รวดเร็วเพื่อดูว่าใครสามารถคอลัมน์จากการเช็คเอาท์จะโฮเวอร์เหนือการเช็คเอาท์ ไอคอน รูปไอคอน เพื่อดูคำแนะนำที่บอกคุณว่ามีเช็คเอาท์ไฟล์

คุณยังสามารถเพิ่มคอลัมน์เช็คเอาท์ด้วยการ ไปยังมุมมองเริ่มต้นของไลบรารี ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถได้อย่างง่ายดายดูว่าใครสามารถเช็คเอาท์เอกสารนั้น เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการเพิ่มคอลัมน์เช็คเอาท์โดย ในSharePoint ดูที่การสร้างคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี

ข้อมูลเพิ่มเติม

การกำหนดเวอร์ชันคือ วิธีการสร้างประวัติของการเปลี่ยนแปลงไปยังเอกสารที่จำเป็นต้องมีการควบคุมวงจรประกาศของเวอร์ชันหลัก หรือเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรอง

ประวัติเวอร์ชันที่มีเวอร์ชันรองถูกลบแล้ว

เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน

  1. ไปไลบรารีหรือรายการที่คุณต้องการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน

    • สำหรับไลบรารี คลิกการตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อกับ cloud การตั้งค่าไลบรารี

      ถ้าคุณไม่เห็นเมนูรายการเหล่านี้ คลิกไลบรารี บน ribbon จากนั้น คลิก

      ตั้งค่าไลบรารี ในกลุ่มการตั้งค่า

    • สำหรับรายการ คลิกรายการ บน ribbon แล้ว คลิ กตั้งค่ารายการ

  2. คลิกตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันออก

  3. ในส่วนประวัติเวอร์ชันของเอกสาร หรือรายการประวัติเวอร์ชัน เลือกถ้าคุณต้องการสร้างเวอร์ชันหลักหรือเวอร์ชันหลัก และรอง

    เพิ่มเติม:

  4. เลือกจำนวนเวอร์ชันที่คุณต้องการเก็บรักษาไว้ในรายการ

  5. เลือกจำนวนเวอร์ชันอนุมัติที่คุณต้องการเก็บรักษาไว้แบบร่าง ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อคุณเลือกใช่ ในส่วนการอนุมัติเนื้อหา

  6. ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้เช็คเอาท์เอกสารก่อนที่พวกเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในไลบรารี แล้วในส่วนจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ คลิกใช่

    หมายเหตุ: ส่วน จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ จะปรากฏสำหรับไลบรารีเท่านั้น

  7. คลิก ตกลง

นี่คือเหตุผลที่ดีสองประการในการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน ได้แก่

  • เป็นสิ่งสำคัญสำหรับกระบวนการทางธุรกิจของคุณในการติดตาม ดู และคืนค่าเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า สาเหตุทั่วไป ได้แก่ สัญญาซื้อขาย, ข้อเสนออย่างเป็นทางการ และเอกสารทางกฎหมายที่ในบางครั้งมีเนื้อหาที่ซ้ำกัน ในกรณีดังกล่าว เป็นความคิดที่ดีที่จะเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง

  • ถ้าทีมของคุณวางแผนที่จะใช้การเขียนร่วม คุณอาจเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันหลักในไลบรารีไว้เผื่อในกรณีที่บางคนทำผิดพลาดและอัปโหลดเอกสารชื่อเดียวกันกับในไลบรารีที่ทุกคนกำลังเขียนร่วมกันอยู่ ด้วยวิธีนี้ ถ้าการเปลี่ยนแปลงของคุณหายไป คุณก็จะยังสามารถคืนค่าเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้

คุณยังสามารถเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันและเช็คเอาท์ได้ในเวลาเดียวกันด้วย โปรดสังเกตว่า ถ้าคุณตัดสินใจที่จะไม่ทำการเปลี่ยนแปลงหรือเก็บการเปลี่ยนแปลงใดๆ ไว้ในไฟล์ คุณสามารถละทิ้งการเช็คเอาท์ได้ แต่การกระทำนี้จะไม่ส่งผลกระทบใดๆ ต่อประวัติเวอร์ชัน

เมื่อคุณเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน จะไม่มีการเพิ่มคอลัมน์ลงในมุมมอง เช่น คอลัมน์ ปรับเปลี่ยน และ ปรับเปลี่ยนโดย โดยอัตโนมัติ คุณอาจต้องการปรับเปลี่ยนมุมมองเริ่มต้น เมื่อต้องการรับคอลัมน์สถานะการอนุมัติที่จะแสดงสถานะ แบบร่าง จนกว่าเอกสารจะได้รับการอนุมัติ คุณจะต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์การอนุมัติเนื้อหา ซึ่งสามารถทำได้จากหน้าการตั้งค่าไลบรารี

ข้อมูลเพิ่มเติม

คลิกเพิ่มเพื่อลากไฟล์ลงในไลบรารี การใช้การลากแล้ววาง   

วิธีที่ใช้กันทั่วไปในการอัปโหลดไฟล์ก็คือการลากไฟล์เหล่านั้นจากคอมพิวเตอร์หรือโฟลเดอร์เครือข่ายไปยังไลบรารีเอกสาร อันดับแรก ให้เปิดไลบรารีบนไซต์ของคุณ จากนั้นค้นหาเอกสารที่คุณต้องการอัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกเอกสารเหล่านั้น แล้วลากไปวางบนที่ว่างในไลบรารีของคุณที่มีข้อความ ลากไฟล์มาที่นี่

ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือกในการลาก แล้วปล่อยไฟล์ ติดตั้งซอฟต์แวร์เบราว์เซอร์ของคุณหรือ Microsoft Office รุ่นล่าสุด ฟีเจอร์นี้จำเป็นต้องมีค่าน้อยที่สุดของ Office 2013 หรือ ขอบ Microsoft, Internet Explorer, Firefox หรือ Chrome เวอร์ชันล่าสุด

หน้าต่าง Explorer ที่เปิดขึ้น การใช้คำสั่ง เปิดด้วย Explorer   

คำสั่งนี้จะเปิด Windows Explorer บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่จะแสดงโครงสร้างโฟลเดอร์ของคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ที่อยู่ภายใต้ไซต์นั้น ในบางครั้ง คุณอาจจำเป็นต้องคัดลอกหรือย้ายเอกสารอย่างน้อยหนึ่งเอกสารในไลบรารีหนึ่งไปยังไลบรารีอื่น

หมายเหตุ: เปิด ด้วย Explorer ในSharePoint 2013 และSharePoint 2016 หรือดูใน File Explorer กับSharePoint Online ทำงานใน Internet Explorer 10 หรือ 11 เท่านั้น ไม่สนับสนุน การ ขอบ Microsoft, Google Chrome, Mozilla FireFox

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการย้ายเอกสารทั้งหมดที่สร้างมาเกินหนึ่งปีในไลบรารีหนึ่งไปยังไลบรารีอื่นเพื่อเก็บถาวรข้อมูลนั้น หรือ คุณอาจต้องการคัดลอกเอกสารจากไลบรารีที่คุณเป็นเจ้าของจากไซต์หนึ่งไปยังไลบรารีอื่นในไซต์ย่อยเมื่อคุณเปลี่ยนเวิร์กกรุ๊ป

คุณสามารถจัดการไฟล์ในโฟลเดอร์ เช่น การคัดลอก การเปลี่ยนชื่อ การลบ และอื่นๆ ได้

ลากไฟล์ลงในไลบรารี การใช้คำสั่ง เอกสารใหม่   

ในคำบรรยายภาพ สร้างไฟล์ใหม่ ให้คลิก อัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่ ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้คลิก เรียกดู เพื่ออัปโหลดไฟล์แต่ละไฟล์

ข้อดีของการใช้วิธีนี้ คือสามารถทำงานได้ไม่ว่าคุณจะใช้เบราว์เซอร์ใดหรือเบราว์เซอร์เวอร์ชันใดในปัจจุบัน

เคล็ดลับที่เกี่ยวข้องกับการเช็คเอาท์ การเช็คอิน และการกำหนดเวอร์ชัน   

ไม่ว่าคุณจะอัปโหลดด้วยวิธีใดก็ตาม ให้ระลึกถึงสิ่งต่อไปนี้ที่เกี่ยวกับการเช็คเอาท์ การเช็คอิน และการกำหนดเวอร์ชันเมื่อสามสิ่งนี้ถูกเปิดใช้งาน

  • ถ้าคุณกำลังอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีที่กำหนดให้ต้องเช็คเอาท์ไฟล์ ไฟล์ดังกล่าวจะถูกเช็คเอาท์ตั้งแต่แรกให้คุณ คุณยังต้องเช็คอินไฟล์นั้นก่อนที่คนอื่นจะสามารถดูและแก้ไขไฟล์ได้

  • ถ้าไลบรารีได้รับการกำหนดค่าให้ติดตามเวอร์ชันของไฟล์ คุณจะสามารถเพิ่มไฟล์ที่อัปโหลดเป็นเวอร์ชันใหม่ได้ ซึ่งจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเวอร์ชันของไฟล์นี้

  • ถ้าไลบรารีต้องการให้คุณเพิ่มค่าลงในหนึ่งหรือหลายคอลัมน์ของไลบรารี เช่น ชื่อแผนก หรือหมายเลขโครงการ คุณยังคงต้องแก้ไขค่านั้นและเช็คอินเอกสารก่อนที่การอัปโหลดจะเสร็จสมบูรณ์

ข้อมูลเพิ่มเติม

คุณสามารถรับเอกสารใหม่ถูกเพิ่มเป็นเวอร์ชันใหม่การ เช็คเอาท์แสดง และแทนเนื้อหาทั้งหมดในเวอร์ชันใหม่ เมื่อมีการปรับเปลี่ยนเวอร์ชันการเช็คเอาท์ ตรวจสอบกลับมา SharePoint จะทำสำเนาใหม่ การรักษาเวอร์ชันก่อนหน้า (ให้คุณจะได้รับการกำหนดค่าสำหรับที่) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในการกำหนดเวอร์ชัน ดูกำหนดเวอร์ชันทำงานไรในรายการหรือไลบรารีได้อย่างไร

ไม่ใช่ แต่จากสภาพแวดล้อม SharePoint ที่ไม่มีวิธีใน การตั้งค่าตัวเตือน หรือ การรับวันที่เอกสารถูกเช็คเอาท์ มีแอปพลิเคชัน Programming ส่วนติดต่อ (Api) ซึ่งจะให้ แต่พวกเขาจำเป็นต้องมีการเขียนโปรแกรมแบบกำหนดเอง พูดคุยกับผู้ดูแลหรือนักออกแบบไซต์ของคุณ

ขณะที่ทำงานใน visual ประมาณ ดูสำหรับ ตัวตรวจสอบออกไอคอน รูปไอคอน หรือเพิ่มคอลัมน์เช็คเอาท์โดย ไปไลบรารี เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการเพิ่ม คอลัมน์เช็คเอาท์โดย ในSharePoint ดูการสร้างคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี

ถ้าคุณอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีที่กำหนดให้ต้องเช็คเอาท์ไฟล์ ไฟล์ดังกล่าวจะถูกเช็คเอาท์ตั้งแต่แรกให้คุณ คุณสามารถดูไฟล์ต่างๆ ได้ แต่บุคคลอื่นไม่สามารถดูได้ และคุณอาจมองข้ามสิ่งนี้ได้ง่ายๆ ก่อนที่บุคคลอื่นจะสามารถดูหรือแก้ไขไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่คุณสมบัติใดๆ ที่ต้องการแล้ว จากนั้นให้เช็คอินไฟล์

ข้อมูลเพิ่มเติม

ถ้ามีใครบางคนส่งลิงก์ไปยังไฟล์ SharePoint ให้คุณ และคุณคลิกลิงก์นั้น ให้อ่านแถบชื่อเรื่องเพื่อดูว่ามีข้อความว่า อ่านอย่างเดียว ก่อนที่คุณจะเริ่มการแก้ไขหรือไม่ ถ้ามีและไลบรารีเปิดใช้งานการเช็คเอาท์ไว้ คุณจำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณสามารถนำทางไปยังไลบรารีได้ โดยการตรวจสอบ URL เพื่อระบุตำแหน่งไลบรารี

แต่ถ้าไฟล์นั้นเป็นเอกสาร Office เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint ก็จะง่ายยิ่งขึ้น อันดับแรก ทำเอกสารให้อยู่ใน โหมดแก้ไข โดยคลิกที่แท็บ ไฟล์ แล้วค้นหาปุ่ม จัดการเวอร์ชัน ซึ่งคุณสามารถใช้ในการเช็คเอาท์ไฟล์ได้

แต่โปรดสังเกตว่า อาจเป็นไปได้ที่ใครบางคนได้เช็คเอาท์ไฟล์แล้ว ดังนั้นในกรณีนี้คำสั่ง เช็คเอาท์ จะไม่สามารถใช้งานได้

คุณเคยเห็นสิ่งนี้บ่อยแค่ไหน

กล่องข้อความที่เสนอโอกาสในการเก็บไฟล์ที่เช็คเอาท์ไว้ในโฟลเดอร์แบบร่างบนเครื่อง

ฟีเจอร์แบบร่างบนเครื่องมีหลายเวอร์ชัน การเลือกกล่อง ใช้โฟลเดอร์แบบร่างบนเครื่องของฉัน จะทำให้ไฟล์เป็นแบบออฟไลน์และง่ายต่อการค้นหาในคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าคุณจำเป็นต้องเปิดไฟล์นั้นในภายหลังในขณะที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่าย ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์นี้มีชื่อว่า แบบร่าง SharePoint และอยู่ในโฟลเดอร์ เอกสาร หรือ เอกสารของฉัน ของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่เห็นกล่องโต้ตอบนี้ ถ้าคุณเลือกไฟล์อย่างน้อยสองไฟล์สำหรับเช็คเอาท์

แต่สิ่งต่างๆ ได้เปลี่ยนไปแล้ว ถ้าคุณต้องการทำงานกับไฟล์แบบออฟไลน์ สิ่งที่น่าจะดีที่สุดสำหรับคุณคือการใช้ OneDrive for Business ซึ่งจะทำให้ไลบรารีเอกสารใดๆ เป็นแบบออฟไลน์ได้อย่างรวดเร็วและซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงได้โดยอัตโนมัติ OneDrive for Business มาพร้อมกับ Office 2013 และยังมีเวอร์ชันสแตนด์อโลนอีกด้วย

ข้อมูลเพิ่มเติม

ไลบรารีที่ถูกจัดระเบียบลงในโฟลเดอร์มักจะมีมุมมองเริ่มต้นที่แสดงโฟลเดอร์ทั้งหมด ถ้าคุณต้องการเช็คอินไฟล์จำนวนมากในหลายโฟลเดอร์ ให้สร้างมุมมองใหม่เพื่อทำให้ไลบรารีเป็นแบบ "ระดับเดียว" เพื่อให้คุณสามารถดูไฟล์ทั้งหมดได้ในมุมมองเดียวโดยไม่มีโฟลเดอร์ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เลือก แสดงรายการทั้งหมดโดยไม่มีโฟลเดอร์ ภายใต้ โฟลเดอร์ บนหน้า แก้ไขมุมมอง ในตอนนี้ คุณอาจเพิ่มขีดจำกัดไฟล์เพื่อให้คุณสามารถดูไฟล์ทั้งหมดได้ในครั้งเดียว โดยการเพิ่ม จำนวนรายการที่จะแสดง ภายใต้ ขีดจำกัดรายการ ซึ่งทำให้การเลือกไฟล์ทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องเช็คอินเป็นเรื่องง่ายด้วยการดำเนินการในครั้งเดียว

หมายเหตุ: SharePoint Online และ Office 365 ไม่อนุญาตให้ใช้ในหลาย ๆ ไฟล์เมื่อตรวจการใช้โหมดทันสมัยด้วย ใช้คลาสสิกประสบการณ์การใช้งาน ด้วยการคลิกSharePoint แบบคลาสสิก ที่ด้านล่างของแถบเปิดใช้ด่วนทางด้านซ้ายของหน้าจอ

ข้อมูลเพิ่มเติม

ถ้าคุณได้ซิงค์ไลบรารีกับOneDrive for Business คุณยังคงสามารถเช็คเอาท์ไฟล์ในเบราว์เซอร์ คุณสามารถดูการเช็คเอาท์ ไอคอน รูปไอคอน ในเบราว์เซอร์เพื่อระบุว่า ไฟล์ถูกเช็คเอาท์ อย่างไรก็ตาม มีอยู่ไม่มีไอคอนเช็คเอาท์ ไฟล์ในโฟลเดอร์ภายในเครื่องของอุปกรณ์ของคุณได้เนื่องจากมีไม่มีการเช็คเอาท์ในโฟลเดอร์ภายในเครื่อง / ตรวจสอบสถานะของไฟล์บน SharePoint

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้ในโฟลเดอร์ภายในเครื่องของคุณ

  1. คลิกขวาที่ชื่อไฟล์

  2. คลิก OneDrive for Business แล้วคลิก ไปยังเบราว์เซอร์

ขณะนี้ คุณสามารถดูไลบรารี SharePoint และการเช็คเอาท์/เช็คอินในสถานะของไฟล์ใดๆ ในไลบรารีได้อย่างรวดเร็วแล้ว

นั้นอาจดูเหมือนหน้าคี่ เห็นไฟล์ที่เช็คเอาท์ โดยบุคคลหนึ่ง แต่ปรับเปลี่ยนล่าสุด โดยบุคคลอื่น นี่คือปกติ ขณะที่ไม่ได้รับการปรับเปลี่ยนมีการปรับเปลี่ยนคอลัมน์สุดท้ายในเอกสารจนกระทั่งมีคนจะตรวจสอบได้ใน การปรับเปลี่ยนโดย คอลัมน์แสดงว่าใครมีบุคคลล่าสุดที่บันทึก และเช็คอินไฟล์ เมื่อบุคคลตรวจสอบแฟ้มใน ปรับเปลี่ยนคอลัมน์สุดท้ายจะถูกปรับปรุงกับทุกคนที่ไม่ได้เช็คอินล่าสุด

ก็พอจะมีวิธี เมื่อคุณเช็คอินเอกสาร คุณสามารถเพิ่มข้อคิดเห็นสั้นๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับบุคคลอื่นในการดูการแก้ไขของคุณแบบสรุป ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไขข้อคิดเห็น คุณสามารถเช็คเอาท์เอกสารได้อีกครั้ง และเช็คอินกลับเข้าไปอย่างรวดเร็ว ให้เลือก เขียนทับไปยังเวอร์ชันปัจจุบัน แล้วเพิ่มข้อคิดเห็นใหม่ในกล่อง ข้อคิดเห็น

คำตอบสั้น ๆ คือไม่ เป็นเรื่องสำคัญเพื่อทำให้การตัดสินใจแบบตายตัวเมื่อคุณเช็คอิน และเช็คเอาท์ไฟล์เนื่องจากการดำเนินการทั้งสองมีลำดับความสำคัญสำหรับผู้ใช้อื่น เมื่อคุณเช็คเอาท์ Office เอกสาร เช่นเอกสาร Word แถบข้อความสีเหลือง และพร้อมท์ให้ช่วยให้คุณติดตามสถานะของเอกสาร และทำการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูส่วนด้านล่างที่เรียกว่าควรจะเปิดใช้งานการเช็คเอาท์ และเช็คอินไฟล์ได้อย่างไรในบทความนี้

คุณไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าพวกเขาจะกลับมา

ผู้ดูแลระบบไซต์หรือไลบรารีสามารถใช้สิทธิ์ แทนที่การเช็คเอาท์ ซึ่งจะเปิดใช้งานการเช็คอินของเอกสารหรือละทิ้งการเช็คเอาท์ของเอกสารโดยผู้ใช้อื่น แต่ให้ตระหนักถึงผลที่จะตามมาจากการกระทำนี้ด้วย ผู้ร่วมงานของคุณที่กำลังอยู่ในช่วงวันหยุดพักผ่อนอาจต้องการเพิ่มสำเนาภายในเครื่องของการเปลี่ยนแปลงของเขากลับไปยังเอกสารในไลบรารีและทั้งสองเวอร์ชันจะต้องถูกทำให้สอดคล้องกันไม่ว่าจะทำด้วยตนเองหรือโดยใช้เครื่องมือการเปรียบเทียบ เช่น ที่มีไว้ให้ใช้ใน Word และ Excel

ข้อมูลเพิ่มเติม

หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังใช้ Office 365 หรือSharePoint Online คุณอาจไม่สามารถเช็คอินหลาย ๆ ไฟล์ ถ้าใช่ ลองสลับไปยังประสบการณ์คลาสสิก พร้อมใช้งานบนด้านล่างของบานหน้าต่างเปิดใช้ด่วนทางด้านซ้ายของหน้าจอ

ถ้าคุณกำลังใช้ SharePoint 2016 หรือ SharePoint 2013 ในองค์กร แต่คุณถ้าคุณมีการแก้ไข และการอัปโหลดไฟล์จำนวนมากในเวลาเดียวกัน คุณสามารถเลือก และเช็คอินไฟล์เหล่านั้นทั้งหมดในคราวได้ แต่ถ้าคุณเห็นว่า คำสั่งเช็คอิน ถูกปิดใช้งาน เลื่อนดูมุมมองไลบรารีทั้งหมด และตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณไม่ได้ตั้งใจเลือกไฟล์การเช็คอินแล้ว นั่นคือเหตุผลโดยทั่วไปสำหรับการปิดใช้งานตรวจสอบใน คำสั่ง และง่ายต่อการมองข้ามนี้

เช็คอินไฟล์

การเช็คเอาท์และการเช็คอินไฟล์เป็นวิธีหนึ่งในการล็อกไฟล์สำหรับการแก้ไขเฉพาะ จากนั้นให้ปลดล็อกให้บุคคลอื่น พิจารณาสไตล์การทำงานร่วมกันของคุณเมื่อสร้างไลบรารี จัดระเบียบไฟล์ของคุณ และตัดสินใจว่าวิธีใดดีที่สุดในการทำงานร่วมกัน มีหลายวิธีในการทำงานร่วมกับผู้อื่นบนเอกสาร ตารางต่อไปนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าวิธีใดเหมาะที่สุดสำหรับคุณ

สไตล์การทำงานร่วมกัน

การใช้งานทั่วไป

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

แบบไม่เป็นทางการ

เอกสารประจำวันของทีมงาน การแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ หรือนานๆ ครั้ง และข้อขัดแย้งในการแก้ไขบางครั้ง

ปิดใช้งานการกำหนดให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ (ซึ่งเป็นการตั้งค่าเริ่มต้นของไลบรารี) แต่คุณยังสามารถเช็คเอาท์แต่ละไฟล์ได้ตามที่ต้องการ

การเขียนร่วม

การทำงานร่วมกันบนเอกสารได้ทันทีและง่ายดายด้วยผลิตภัณฑ์ Office บนคอมพิวเตอร์ของไคลเอ็นต์และโดยการใช้ Office Online

ปิดใช้งานการกำหนดให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์และหลีกเลี่ยงการเช็คเอาท์ไฟล์ เนื่องจากจะไม่เข้ากันกับการเขียนร่วม

แบบเป็นทางการ

ข้อคิดเห็นและการรีวิว และการอนุมัติเอกสารตามลำดับ

เปิดใช้งานการกำหนดให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและลูกเล่นบางอย่างเพิ่มเติมถ้าคุณเปิดใช้งานการเช็คเอาท์ในไลบรารี ได้แก่

เช็คเอาท์ไฟล์

  • หลีกเลี่ยงการเก็บไฟล์ที่เช็คเอาท์นานเกินไป พูดคุยกับผู้ดูแลระบบของคุณเกี่ยวกับ add-on แบบกำหนดเองที่เก่ากว่าการตั้งค่าสถานะเช็คเอาท์ไฟล์

  • เพิ่มคอลัมน์ เช็คเอาท์โดย ลงในมุมมองเริ่มต้นของไลบรารี ด้วยวิธีนี้ ผู้อื่นจะสามารถเห็นได้อย่างง่ายดายว่าใครมีเอกสารที่เช็คเอาท์ไว้ ถ้าคอลัมน์นี้ไม่อยู่ในมุมมอง คุณยังคงสามารถโฮเวอร์เหนือไอคอน เช็คเอาท์ รูปไอคอน เพื่อดูเคล็ดลับที่จะบอกคุณว่าใครที่เช็คเอาท์ไฟล์

  • ถ้าคุณกำลังรีบแก้ไขไฟล์ที่เช็คเอาท์ ให้ติดต่อผู้ใช้อื่นและสอบถามเมื่อพวกเขาทำเสร็จสิ้นแล้ว

  • หลีกเลี่ยงการแก้ไขไฟล์ที่เช็คเอาท์แล้ว เนื่องจากคุณอาจจำเป็นต้องซิงค์การเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองหรือแม้แต่เขียนทับการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจ

  • โปรดทราบว่า การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะไม่สามารถมองเห็นได้จนกว่าคุณจะเช็คอินไฟล์นั้นกลับเข้าไป ถ้าคุณต้องการให้ผู้อื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงก่อนที่คุณจะทำเสร็จ คุณสามารถเช็คอินเอกสารได้ แต่ให้รักษาสถานะเช็คเอาท์ไว้จนกว่าคุณจะดำเนินการเสร็จสิ้น

ข้อมูลเพิ่มเติม

ถ้าคุณยังคงมีปัญหาหรือพบลักษณะการทำงานที่ไม่คาดคิด อาจถึงเวลาที่คุณจะต้องส่งไฟล์คำขอบริการ

ติดต่อฝ่ายสนับสนุนสำหรับ business ผลิตภัณฑ์ - ความช่วยเหลือของผู้ดูแลระบบ .

เรากำลังฟัง

บทความนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษได้อย่างไร ถ้าใช่ โปรดให้เราทราบที่ด้านล่างของหน้านี้ ถ้าไม่ใช่ค่าเดิมประโยชน์เป็นพิเศษ ให้เราทราบสิ่งที่ถูกทำให้สับสน หรือหายไป โปรดรวมเวอร์ชัน SharePoint, OS และเบราว์เซอร์ของคุณ เราจะใช้คำติชมของคุณเพื่อตรวจสอบอีกครั้งตามขั้นตอน และอัปเดบทความนี้

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×