กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาเป็นฟีเจอร์ SharePoint ที่สามารถจัดการงานไลบรารีที่สำคัญบางงานได้โดยอัตโนมัติ การกระทำนี้ไม่เพียงประหยัดเวลา แต่ยังสามารถช่วยตรวจให้แน่ใจว่าไลบรารีเอกสารถูกจัดการอย่างสม่ำเสมอ

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถทำอะไรได้บ้าง

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถทำงานต่อไปนี้ได้

  • กำหนดทิศทางเอกสารไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์อื่น    อันที่จริงแล้ว ตัวจัดระเบียบเนื้อหาเป็นตัวเฝ้าประตูสำหรับเอกสาร แต่ละครั้งที่เอกสารถูกอัปโหลด ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะใช้กฎที่คุณสร้างเพื่อกำหนดว่าควรย้ายเอกสารไปที่ไหน จากนั้นตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะกำหนดทิศทางเอกสารไปที่ไลบรารีหรือโฟลเดอร์ที่ถูกต้องซึ่งอาจมีตำแหน่งในไซต์คอลเลกชันอื่น กฎสามารถอ้างอิงกับชนิดเนื้อหาและ Metadata รวมกัน

  • อัปโหลดเอกสารทั้งหมดกับปล่อยออกจากไลบรารี    คุณสามารถกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อวางเอกสารทั้งหมดอัปโหลดมาใหม่ในปล่อยออกจากไลบรารี ซึ่งคุณสามารถป้อน metadata และกระบวนการส่งเสร็จสมบูรณ์

  • จัดการขนาดโฟลเดอร์    คุณสามารถกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อตรวจสอบจำนวนรายการในโฟลเดอร์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีโฟลเดอร์ใดที่มีจำนวนรายการมากกว่าที่ระบุไว้ ตามค่าเริ่มต้น ขีดจำกัดนี้คือ 2500 รายการและเมื่อมาถึงรายการที่ 2501 ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่และวางเอกสารในโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถระบุจำนวนหัวข้อที่ตัวจัดระเบียบเนื้อหาอนุญาตในโฟลเดอร์เดียว

  • จัดส่งซ้ำซ้อน    เมื่อเอกสารถูกอัปโหลดที่มีอยู่แล้วในไลบรารี คุณสามารถมีตัวจัดระเบียบเนื้อหาใช้เวอร์ชันSharePoint หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ โดยการเพิ่มอักขระที่ไม่ซ้ำกัน จะทำให้แน่ใจว่า ทั้งเอกสารที่มีอยู่แล้วและรายการซ้ำจะถูกรักษาไว้

  • การบำรุงรักษาบันทึกการตรวจสอบ    ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถเก็บไฟล์บันทึกการตรวจสอบเกี่ยวกับเอกสารที่ถูกเก็บไว้หลังจากที่เอกสารนั้นถูกเปลี่ยนเส้นทาง

เปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหาบนไซต์

ในการทำงานนี้คุณต้องมีสิทธิ์ เจ้าของ เป็นอย่างน้อย

เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสำหรับไซต์หนึ่ง

  1. นำทางไปยังหน้าที่คุณต้องการกำหนดค่า

  2. คลิกการตั้งค่า ไอคอนการตั้งค่า แล้ว เลือกการตั้งค่าไซต์ จากเมนูแบบหล่นลง

    สำหรับSharePoint Online คลิกการตั้งค่า ไอคอนการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้ว คลิ กตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ในกลุ่มการกระทำในไซต์ คลิกจัดการฟีเจอร์ของไซต์

  4. ถัดจากชื่อฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหา ให้คลิก เปิดใช้งาน เมื่อฟีเจอร์ถูกเปิดใช้งาน คำว่า ใช้งานอยู่ จะปรากฏในคอลัมน์ สถานะ

    ปุ่มเปิดใช้งานเนื้อหา organzier

กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

หมายเหตุ: คุณต้องมีสิทธิ์ระดับ เจ้าของไซต์ เป็นอย่างน้อยจึงจะสามารถกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาได้

  1. นำทางไปยังไซต์ที่คุณต้องการกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุโดยอัตโนมัติ

  2. คลิกการตั้งค่า ไอคอนการตั้งค่า แล้ว เลือกการตั้งค่าไซต์ จากเมนูแบบหล่นลง

    สำหรับSharePoint Online คลิกการตั้งค่า ไอคอนการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้ว คลิ กตั้งค่าไซต์

  3. ในกลุ่ม การดูแลไซต์ ให้เลือก การตั้งค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหา

    หมายเหตุ: ลิงก์การตั้งค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะปรากฏต่อเมื่อฟีเจอร์ถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์นี้เท่านั้น

  4. ในส่วน เปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้ไปยังไลบรารีสำหรับปล่อย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อบังคับใช้ตัวจัดระเบียบเนื้อหา การกระทำนี้จะเปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้ไปที่ไลบรารีสำหรับปล่อยโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้พยายามอัปโหลดเอกสาร

  5. ในส่วน การส่งไปยังไซต์อื่น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการอนุญาตให้กฎกำหนดทิศทางเอกสารไปยังไซต์อื่น

  6. ในส่วน การทำพาร์ติชันโฟลเดอร์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างโฟลเดอร์ย่อยหลังจากตำแหน่งที่ตั้งเป้าหมายมีจำนวนรายการมากเกินไป เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยโดยอัตโนมัติหลังจากที่ตำแหน่งที่ตั้งมีรายการเกินจำนวนที่กำหนดไว้

    • ในกล่อง จำนวนรายการในหนึ่งโฟลเดอร์ ให้พิมพ์จำนวนเอกสารที่สามารถเก็บไว้ในโฟลเดอร์หนึ่งๆ ก่อนที่จะต้องสร้างโฟลเดอร์ใหม่

    • ในกล่อง รูปแบบของชื่อโฟลเดอร์ ให้ระบุข้อตกลงการตั้งชื่อสำหรับโฟลเดอร์ใหม่ที่จะถูกสร้างขึ้น

  7. ในส่วน การส่งที่ซ้ำกัน ให้เลือกว่าคุณต้องการให้ส่วนที่ซ้ำใช้ฟีเจอร์การกำหนดรุ่น หรือต้องการให้ส่วนที่ซ้ำมีอักขระเฉพาะแนบอยู่กับชื่อไฟล์ของรายการเสมอ

  8. ในส่วน คงค่าบริบท ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการบันทึกบันทึกการตรวจสอบหรือ Metadata เป็นรายการตรวจสอบสำหรับรายการหรือเอกสารที่ส่ง

  9. ในส่วนผู้จัดการกฎ ใส่ชื่อผู้ใช้ที่เป็นผู้จัดการกฎในองค์กร ผู้จัดการกฎต้องมี access สิทธิ์จัดการเว็บไซต์กฏของตัวจัดระเบียบเนื้อหาหน้าการตั้งค่า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูกฎสำหรับสร้างตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

  10. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสมเพื่อให้ข้อความทางอีเมลถูกส่งไปยังผู้จัดการกฎโดยอัตโนมัติ ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถส่งข้อความทางอีเมลเมื่อการส่งไม่ตรงกับกฎ หรือเมื่อเนื้อหาใดก็ตามถูกส่งไปที่ตัวจัดระเบียบเนื้อหา

    หมายเหตุ: อีเมลที่ต้องกำหนดค่า โดยผู้ดูแลระบบ SharePoint หรือเครือข่ายสำหรับเซิร์ฟเวอร์หรือบริการสำหรับกล่องกาเครื่องหมายเหล่านี้เพื่อเปิดใช้งาน

  11. ในส่วน จุดการส่ง ให้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับไซต์อื่นหรือซอฟต์แวร์การส่งข้อความทางอีเมลอื่นที่สามารถส่งเนื้อหาไปที่ไซต์ปัจจุบันได้

    เคล็ดลับ: ส่วนนี้จะให้ URL ของบริการเว็บเพื่อให้คุณส่งเนื้อหาไปยังไซต์นั้นในกรณีที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์หรือโซลูชันแบบกำหนดเองเพื่อส่งเอกสารจากระบบอีเมล

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×