การใช้ การล้างข้อมูลการสนทนา เพื่อลบข้อความซ้ำ

การใช้ การล้างข้อมูลการสนทนา เพื่อลบข้อความซ้ำ

ฟีเจอร์การล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook สามารถลดจำนวนข้อความในโฟลเดอร์จดหมายของคุณได้ ข้อความซ้ำในการสนทนาจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

การสนทนาคืออะไร

คุณอาจรู้จักการสนทนาในชื่อ เธรดอีเมล การสนทนาคือชุดของข้อความอีเมลที่ครบถ้วนตั้งแต่ข้อความแรกไปจนถึงการตอบกลับทั้งหมด ข้อความต่างๆ ของการสนทนาจะมีชื่อเรื่องเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณส่งข้อความให้บุคคลหนึ่งแล้วบุคคลนั้นตอบกลับ ผลลัพธ์คือการสนทนาเรื่องหนึ่ง ในการสนทนาทั้งหลาย อาจมีข้อความตอบกลับไปกลับมาหลายครั้ง ผู้ใช้หลายรายอาจตอบกลับข้อความต่างๆ กันในการสนทนานั้น

การล้างข้อมูลการสนทนา ทำหน้าที่อะไร

การล้างข้อมูลการสนทนา จะประเมินเนื้อหาของแต่ละข้อความในการสนทนา ถ้าข้อความหนึ่งมีเนื้อหาอยู่ในข้อความตอบกลับอีกข้อความหนึ่งทั้งหมด ข้อความก่อนหน้านี้จะถูกลบ พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้

วรพลส่งข้อความไปยังสาธินีและกิตติ สาธินีตอบกลับไปยังวรพลและกิตติ และในเนื้อหาข้อความ Outlook ของเธอมีข้อความดั้งเดิมทั้งหมดของวรพลอยู่ด้วย ในตอนนี้กิตติเห็นข้อความของสาธินี และตอบกลับทั้งวรพลและสาธินี ข้อความตอบกลับของกิตติได้รวมเอาข้อความก่อนหน้าทั้งหมดในการสนทนาไว้ การล้างข้อมูลการสนทนา สามารถลบข้อความทั้งหมดยกเว้นข้อความสุดท้ายจากกิตติเนื่องจากภายในข้อความดังกล่าวมีสำเนาของข้อความก่อนหน้าทั้งหมดอยู่

การล้างข้อมูลการสนทนามีประโยชน์สูงสุดสำหรับการสนทนาที่มีการโต้ตอบกลับไปกลับมาหลายครั้ง โดยเฉพาะเมื่อมีผู้รับจำนวนมาก

การเอาข้อความซ้ำออก

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ลบ ให้คลิก ล้างข้อมูล

  2. คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ล้างข้อมูลการสนทนา    การสนทนาปัจจุบันจะได้รับการตรวจทานและข้อความที่ซ้ำจะถูกลบ

    • ล้างข้อมูลโฟลเดอร์    การสนทนาทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือกจะได้รับการตรวจทาน และข้อความที่ซ้ำจะถูกลบ

    • ล้างข้อมูลโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย    การสนทนาทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือกและโฟลเดอร์ใดๆ ที่อยู่ในโฟลเดอร์นี้จะได้รับการตรวจทาน และข้อความที่ซ้ำจะถูกลบ

ด้านบนของหน้า

การเปลี่ยนแปลงตัวเลือก การล้างข้อมูลการสนทนา

คุณสามารถระบุได้ว่าข้อความใดที่จะได้รับการยกเว้นจาก ล้างข้อมูล และตำแหน่งที่จะย้ายข้อความนั้นไปเมื่อถูกลบ

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก ตัวเลือก

  3. คลิก จดหมาย

  4. ภายใต้ การล้างข้อมูลการสนทนา ให้เลือกทำดังต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่จะย้ายรายการไป สำหรับ รายการที่ถูกล้างข้อมูลจะไปอยู่ในโฟลเดอร์นี้ ให้คลิก เรียกดู แล้วเลือกโฟลเดอร์ Outlook ตามค่าเริ่มต้น ข้อความจะถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ถ้าคุณมีบัญชีผู้ใช้อีเมลหลายบัญชีในโปรไฟล์ Outlook ของคุณ แต่ละบัญชีผู้ใช้จะมีโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของตัวเอง ข้อความจะถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ที่สอดคล้องกับบัญชีผู้ใช้อีเมลนั้นๆ

    • เมื่อต้องการจำลองโครงสร้างโฟลเดอร์ของรายการที่ ล้างข้อมูล ลบไป (เมื่อคุณใช้คำสั่ง ล้างข้อมูลโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย) ให้เลือก เมื่อทำการล้างโฟลเดอร์ย่อย ให้สร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์ใหม่ในโฟลเดอร์ปลายทาง

      หมายเหตุ:  ตัวเลือกนี้จะใช้งานไม่ได้ถ้าปลายทางเป็นโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่คุณยังไม่ได้อ่านไว้เสมอ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน เราขอแนะนำให้คุณไม่เลือกตัวเลือกนี้ ข้อความการสนทนาที่เหลืออยู่จะมีทุกข้อความที่ถูกลบไป เช่น ข้อความที่คุณอาจยังไม่ได้อ่าน

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่ถูกจัดประเภทไว้เสมอ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่ถูกจัดประเภท เราขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ การจัดประเภทจะทำกับข้อความบางข้อความ และการลบข้อความที่ถูกจัดประเภทจะทำให้ข้อความที่ถูกจัดประเภทนั้นสูญหายไป

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่ถูกตั้งค่าสถานะไว้เสมอ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่มีการตั้งค่าสถานะ เราขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ การตั้งค่าสถานะจะทำกับข้อความบางข้อความ และการลบข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะจะทำให้ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะนั้นสูญหายไป

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลไว้เสมอ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่มีลายเซ็นดิจิทัล เราขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความต้นฉบับไว้เสมอหากมีผู้แก้ไขข้อความนั้นและรวมไว้ในการตอบกลับ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องย้ายต้นฉบับถ้าการตอบกลับมีการปรับเปลี่ยนข้อความ เราขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะมีระเบียนของเนื้อหาทั้งหมดในการสนทนาที่ครบถ้วนสมบูรณ์ในกรณีที่บุคคลอื่นดัดแปลงข้อความที่อยู่ภายในการตอบกลับ

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×