การใช้ไซต์ศูนย์กลางเอกสาร

การใช้ไซต์ศูนย์กลางเอกสาร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

SharePoint เสนอหลายฟีเจอร์ในการจัดการเนื้อหาและทำงานได้ดี ถ้าคุณมีเอกสาร วิดีโอและอื่นๆ หลายแสนหน่วยที่คุณต้องจัดการ ลองใช้เทมเพลตไซต์ศูนย์กลางเอกสาร (มีให้พร้อมกับ SharePoint ตามค่าเริ่มต้น) เทมเพลตนี้ถูกสร้างให้ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารขนาดใหญ่ เทมเพลตนี้สามารถประหยัดเวลาและช่วยคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และ SharePoint ยังมีเทมเพลตไซต์ศูนย์กลางเอกสารให้อีกด้วย ฟีเจอร์หลัก เช่น เวอร์ชันของเอกสาร ID ของเอกสาร ชุดเอกสาร การนำทาง Metadata และชนิดเนื้อหาถูกรวมไว้ในเทมเพลตสำหรับคุณ

ไซต์ศูนย์กลางเอกสารทำงานได้ดีในสภาพแวดล้อมทั้งสองอย่างนี้

  • สภาพแวดล้อมการเขียนแก้    ในสภาพแวดล้อมการเขียนแก้ของศูนย์กลางเอกสาร ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไขเอกสารหรือแอสเซทสื่อหลายพันชุดที่ถูกเก็บในที่เก็บส่วนกลางได้

  • ที่เก็บถาวรเนื้อหา    ในที่เก็บถาวรเนื้อหา เช่น ฐานความรู้ ผู้ใช้สามารถเก็บหรือดูเอกสารได้

บทความนี้บอกให้คุณทราบเกี่ยวกับฟีเจอร์ในเทมเพลตไซต์ศูนย์กลางเอกสาร และวิธีการสร้างไซต์ศูนย์กลางเอกสาร

เมื่อต้องการสร้างศูนย์เอกสาร ดูเทมเพลตที่ใช้เพื่อสร้างไซต์ SharePoint ชนิดอื่น

ไซต์ศูนย์กลางเอกสารมีอะไรอยู่บ้าง

เทมเพลตไซต์ศูนย์กลางเอกสาร มีฟีเจอร์ที่ทำให้การสร้างและจัดการเอกสารชุดใหญ่ได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในกรณีส่วนใหญ่ เจ้าของไซต์สามารถเพิ่มแต่ละฟีเจอร์เหล่านี้ได้แยกกัน แต่เทมเพลตไซต์ศูนย์กลางเอกสาร เรียกใช้งานฟีเจอร์การจัดการเอกสารที่แนะนำโดยอัตโนมัติ ส่วนต่อไปนี้อธิบายฟีเจอร์เหล่านี้คร่าวๆ

คุณสามารถใช้ไซต์ศูนย์กลางเอกสารเป็นสภาพแวดล้อมสำหรับการเขียนหรือที่เก็บถาวรสำหรับเนื้อหา ในสภาพแวดล้อมสำหรับการเขียน ผู้ใช้สามารถเช็คอินหรือเช็คเอาต์ไฟล์ได้ตลอดเวลา และสามารถสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์สำหรับไฟล์เหล่านี้ได้ การกำหนดเวอร์ชันจะได้รับการเปิดใช้งาน และสามารถเก็บเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารแต่ละชุดได้มากกว่า 10 เวอร์ชัน นอกจากนี้เวิร์กโฟลว์ยังสามารถควบคุมวงจรชีวิตเอกสารได้

ในทางตรงกันข้าม จะมีการเขียนเกิดขึ้นในที่เก็บถาวรสำหรับเนื้อหาไม่มากนัก ผู้ใช้จะสามารถทำได้เฉพาะดูหรืออัปโหลดเอกสารเท่านั้น เทมเพลตไซต์ศูนย์กลางเอกสารสนับสนุนการสร้างที่เก็บถาวรประเภทหนึ่งที่เรียกว่า ที่เก็บถาวรฐานความรู้ โดยปกติแล้วฐานความรู้จะมีเอกสารเวอร์ชันเดียวและไซต์สามารถแบ่งสเกลเป็น 10 ล้านไฟล์ได้ สถานการณ์สมมุติที่พบกันทั่วไป เช่น ศูนย์บริการช่วยเหลือทางเทคนิคขององค์กรขนาดใหญ่ อาจมีผู้ใช้กว่า 10,000 รายที่เข้าถึงเนื้อหา ซึ่งผู้ใช้ส่วนใหญ่จะเข้าถึงเพื่ออ่านเนื้อหา โดยอาจมีผู้ใช้ 3,000 ถึง 4,000 รายการที่อัปโหลดเนื้อหาใหม่ไปยังไซต์

หัวข้อต่อไปนี้อธิบายฟีเจอร์ SharePoint บางประการที่คุณสามารถรวมอยู่ในไซต์ศูนย์กลางเอกสาร รายการนี้อธิบายฟีเจอร์ที่เป็นไปได้หลายอย่างเท่านั้น นอกจากความสามารถเหล่านี้ ธุรกิจส่วนใหญ่กำหนดลักษณะและการนำทางของศูนย์กลางเอกสารเองและรวม Web Part ที่กำหนดเองสำหรับความสามารถในการทำหน้าที่ที่เฉพาะเจาะจงกับธุรกิจนั้น

Metadata ที่มีการจัดการ เป็นระบบที่กำหนดเงื่อนไขบางประการให้เอกสารใน SharePoint จากนั้นคุณสามารถใช้เงื่อนไขเหล่านั้นจำแนกเอกสาร คุณยังสามารถใช้ Metadata สร้างเครื่องมือนำทางที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้ที่สามารถช่วยพวกเขาค้นหาสิ่งที่เขาต้องการอย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทของคุณมีคลังฐานความรู้ที่มีบทความที่ช่วยคุณแก้ปัญหาด้วยผลิตภัณฑ์ คุณอาจสร้างเงื่อนไข Metadata ที่ทำให้ผู้ใช้สามารถกรองข้อมูลตามผลิตภัณฑ์ ประเภทปัญหาหรือคุณลักษณะอื่น

ในไซต์ศูนย์กลางเอกสาร เนื้อหาแต่ละส่วนมีรหัสต่างกันไปซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของเอกสารเช่นการลิงก์ URL นี่หมายความว่าถ้าคุณย้ายหรือตั้งชื่อเอกสารใหม่รหัสจะยังคงเหมือนเดิม ดังนั้น คุณสามารถใช้รหัสสร้างการลิงก์ถาวรประเภทหนึ่งสำหรับเอกสารและลดความเสี่ยงของการเกิดลิงก์ที่ถูกตัด

เวอร์ชันเอกสารถูกทำให้ทำงานโดยอัตโนมัติในไซต์ศูนย์กลางเอกสาร นี่หมายความว่าคุณมีประวัติเอกสารเวอร์ชันต่างๆ โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการทบทวนเอกสารหนึ่งนี้หมายความว่า คุณมีบันทึกการอัปเดตทั้งหมดที่ถูกใส่ช่วงวงจรการทบทวน คุณสามารถติดตามการอัปเดต ผู้ตอบการติดต่อและอื่นๆ นอกจากนี้ ถ้ามีปัญหาหนึ่งเกิดขึ้นกับบทความเวอร์ชันปัจจุบัน คุณสามารถกลับไปที่เวอร์ชันล่าสุดที่ทำงานได้ดีได้อย่างรวดเร็ว

ชนิดเนื้อหา เป็นเนื้อหาเฉพาะกับกลุ่มการตั้งค่าสำหรับเนื้อหาดังกล่าว เมื่อมีใครบางคนสร้างเอกสารที่มีเนื้อหาที่กำหนด เอกสารนั้นจะรับการตั้งค่าที่เหมาะสมทั้งหมดสำหรับเนื้อหาประเภทนั้นโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ศูนย์กลางเอกสารหนึ่งอาจมีชนิดเนื้อหาชุดหนึ่ง เช่น เอกสาร วิดีโอ เทมเพลตประเภทต่างๆ และอื่นๆ

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาไม่ถูกรวมในไซต์ศูนย์กลางเอกสารโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้หลายคนเพิ่มตัวจัดระเบียบเนื้อหานี้เข้าไป ตัวจัดระเบียบเนื้อหาเป็นฟีเจอร์ SharePoint หนึ่งที่ทำให้คุณสามารถจัดการการจัดระเบียบและโครงสร้างของข้อมูลทั้งหมด เมื่อคุณใช้ Metadata หรือชนิดเนื้อหา ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถกำหนดเส้นทางเอกสารและข้อมูลอื่นไปที่ตำแหน่งหนึ่งโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในฐานความรู้คุณอาจทำให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหากำหนดเส้นทางของข้อมูลใหม่ทั้งหมดไปที่ไลบรารีพิเศษที่รวบรวมบทความสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×