การใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา (หรือเรียกว่าควบคุม) ในไลบรารีสำหรับการอนุมัติเนื้อหาที่จำเป็นต้องใช้ และการกำหนดเวอร์ชันหลัก และรองถูกเปิดใช้งาน เมื่อคุณใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกระบวนการอนุมัติเนื้อหา เวอร์ชันรองของเอกสารยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าพวกเขาจะอนุมัติ หรือปฏิเสธขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ ถ้ามีอนุมัติเวอร์ชันรองถึงเวิร์กโฟลว์ สถานะของไฟล์จะถูกอัปเดจากค้างอยู่เป็นอนุมัติและเผยแพร่เป็นเวอร์ชันหลัก และแสดงให้ผู้ที่มีสิทธิ์ในการดูไลบรารี ถ้าเวอร์ชันรองถูกปฏิเสธถึงเวิร์กโฟลว์ สถานะของไฟล์จะถูกอัปเดจากค้างอยู่เมื่อต้องการปฏิเสธและยังคงเวอร์ชันรองที่มองเห็นได้เฉพาะกับบุคคลที่มีสิทธิ์ในการดูเวอร์ชันรองในไลบรารี เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ เมื่อผู้เขียนเช็คอินเวอร์ชันรองเป็นเวอร์ชันหลัก หรือ เมื่อพวกเขาเลือกคำสั่งการประกาศเวอร์ชันหลัก สำหรับเอกสาร คุณสามารถเลือกที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้ ด้วยสิทธิ์เฉพาะเมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาด้วยตนเอง

ค้นหาการเชื่อมโยงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทั้งการอนุมัติเนื้อหาและการกำหนดรุ่นในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ในบทความนี้

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานเวอร์ชันหลัก และรองสำหรับไลบรารี

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาและระบุความปลอดภัยของรายการแบบร่างสำหรับไลบรารี

เมื่อคุณติดตั้งไลบรารี คุณสามารถร้องขอการอนุมัติสำหรับการเปลี่ยนแปลงของเอกสารที่ถูกบันทึกในไลบรารีนั้นได้

เมื่อจำเป็นสำหรับไลบรารีมีการอนุมัติเนื้อหา เอกสารที่ถูกเปลี่ยนแปลงยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าจะถูกอนุมัติ หรือปฏิเสธ โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติ ถ้าไฟล์ได้รับการอนุมัติ ถูกกำหนดให้มีสถานะการอนุในไลบรารี และนั้นจะแสดงให้ผู้ที่มีสิทธิ์ในการดูไลบรารี ถ้าไฟล์ถูกปฏิเสธ สถานะของไฟล์ถูกอัปเดตเพื่อถูกปฏิเสธและยังคงสามารถมองเห็นได้เฉพาะเมื่อ ต้องการเขียนเอกสาร และ สำหรับผู้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการ

ตามค่าเริ่มต้น เอกสารที่ค้างอยู่มองเห็นได้เฉพาะผู้สร้างเอกสารและบุคคลที่มีสิทธิ์จัดการรายการเท่านั้น แต่คุณสามารถระบุว่ากลุ่มของผู้ใช้อื่นๆ ให้สามารถดูเอกสารได้หรือไม่ได้

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน 'เปิดใช้งานด่วน'

    ถ้าชื่อไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นคลิกชื่อไลบรารีของคุณ

    1. บนเมนู การตั้งค่า เมนู การตั้งค่า ให้คลิกการตั้งค่าสำหรับประเภทไลบรารีที่คุณต้องการเปิด

      เช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  3. ในส่วน การอนุมัติเนื้อหา ภายใต้ ต้องการการรับรองเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่งหรือไม่ ให้คลิก ใช่

  4. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่างภายใต้ ใครควรดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารนี้ ให้เลือก เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการ (และผู้สร้างรายการนั้น)

    หมายเหตุ: ถ้าคุณยังไม่ได้ปรับปรุงการตั้งค่าการกำหนดรุ่นสำหรับไลบรารีก่อนหน้านี้ ตัวเลือกนั้จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกที่จะร้องขอการอนุมัติเนื้อหา

  5. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารี

คุณต้องเปิดใช้งานการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารีก่อนที่คุณจะสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ในการจัดการการอนุมัติเนื้อหาได้

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน 'เปิดใช้งานด่วน'

    ถ้าชื่อไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นคลิกชื่อไลบรารีของคุณ

    1. บนเมนู การตั้งค่า เมนู การตั้งค่า ให้คลิกการตั้งค่าสำหรับประเภทไลบรารีที่คุณต้องการเปิด

      เช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  3. ในส่วน ประวัติรุ่นเอกสาร ให้คลิก สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง (แบบร่าง)

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งพร้อมใช้งานใน Microsoft Office SharePoint Server 2007 สามารถนำมาใช้ในการจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารีได้ นอกจากนี้ องค์กรของคุณสามารถพัฒนาและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองในการจัดการการอนุมัติเนื้อหาได้เองด้วย

เมื่อคุณใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาในไลบรารี เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มต้นเมื่อใดก็ ตามที่ผู้ใช้เช็คอินเอกสารเป็นเวอร์ชันหลัก หรือ เมื่อพวกเขาเลือกคำสั่งการประกาศเวอร์ชันหลัก สำหรับเอกสาร ในขณะที่กำลังดำเนินอยู่เวิร์กโฟลว์ เอกสารยังคงอยู่ เวอร์ชันรอง มีสถานะของที่ค้างอยู่ ถ้ามีอนุมัติเอกสารเพื่อไปแต่ละเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหา สถานะของไฟล์ถูกอัปเดตเพื่ออนุมัติและเอกสารถูกประกาศเป็นเวอร์ชันหลัก ซึ่งทำให้สามารถมองเห็นผู้ที่มีสิทธิ์ในการดูเอกสารในไลบรารี ถ้าเอกสารถูกปฏิเสธถึงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหา สถานะของไฟล์ถูกอัปเดตเพื่อถูกปฏิเสธนั้นจะยังคงเวอร์ชันรองที่สามารถมองเห็นได้เฉพาะเมื่อต้องการเขียนเอกสาร และผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการ

หมายเหตุ: ทั้งนี้ สามารถมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาที่กำหนดไว้สำหรับไลบรารีได้เพียงหนึ่งเวิร์กโฟลว์ซึ่งจะเริ่มต้นโดยอัตโนมัติเมื่อผู้สร้างเช็คอินเอกสารเป็นรุ่นหลัก หรือเมื่อผู้สร้างเลือกคำสั่ง ประกาศรุ่นหลัก สำหรับเอกสาร

  1. เปิดไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    1. บนเมนู การตั้งค่า เมนู การตั้งค่า ให้คลิกการตั้งค่าสำหรับประเภทไลบรารีที่คุณต้องการเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: 

    • คำสั่ง การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ปรากฏเฉพาะถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันเท่านั้น

    • ถ้าเวิร์กโฟลว์ได้ถูกเพิ่มลงในไลบรารีนี้แล้ว ขั้นตอนนี้จะนำคุณตรงไปยังเพจ 'เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์' แล้วคุณจำเป็นต้องคลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์ เพื่อไปยังเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' ถ้ายังไม่มีเวิร์กโฟลว์ถูกเพิ่มลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหานี้ ขั้นตอนนี้จะนำคุณตรงไปยังเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์'

  3. บนเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' ในส่วน เวิร์กโฟลว์ ให้คลิกชื่อของแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการใช้ในการจัดการการอนุมัติเนื้อหา

    ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งพร้อมใช้งานใน Office SharePoint Server 2007 ให้คลิกแม่แบบเวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ

  4. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำสำหรับเวิร์กโฟลว์

    1. ในส่วน รายการงาน ให้ระบุรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้

      หมายเหตุ: 

      • คุณสามารถใช้รายการ งาน เริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างรายการงานใหม่ขึ้นมาได้ ถ้าคุณใช้รายการ งาน เริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหาและดูงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดายโดยใช้มุมมอง งานของฉัน ของรายการ งาน

      • ถ้างานของเวิร์กโฟลว์นี้จะเปิดเผยข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลลับที่คุณต้องการเก็บแยกต่างหากจากรายการ งาน ทั่วไป คุณควรสร้างรายการงานใหม่

      • ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมากหรือถ้าเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก คุณควรสร้างรายการงานใหม่ ในอินสแตนซ์นี้ คุณอาจต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  5. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่ใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: คุณสามารถใช้รายการ ประวัติ เริ่มต้นหรือคุณสามารถสร้างรายการประวัติขึ้นมาใหม่ได้ ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก คุณอาจต้องการสร้างรายการประวัติแยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  6. ในส่วน ตัวเลือกการเริ่มต้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศรุ่นหลักของรายการ

    หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานเฉพาะถ้ามีการเปิดใช้งานการสนับสนุนสำหรับการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารี และถ้าแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณเลือกสามารถถูกใช้สำหรับการอนุมัติเนื้อหาเท่านั้น

  7. ถ้าคุณต้องการอนุญาตให้เวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเอง เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตให้เวิร์กโฟลว์นี้ให้เริ่มต้น โดยผู้ใช้การรับรองความถูกต้องมีสิทธิ์แก้ไขรายการด้วยตนเอง เลือกตัว จำเป็นต้องมีสิทธิ์สำหรับจัดการรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ กล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้มีสิทธิ์เพิ่มเติมในการเริ่มเวิร์กโฟลว์

  8. ถ้ามีตัวเลือกการกำหนดเองเพิ่มเติมที่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้คลิก ถัดไป แล้วระบุตัวเลือกที่คุณต้องการบนเพจ 'กำหนดเอง' สำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

    ถ้าคุณกำลังใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่พร้อมใช้งานในOffice SharePoint Server 2007 ดูใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการกำหนดเวิร์กโฟลว์ของคุณ

  9. ถ้าไม่มีตัวเลือกการกำหนดเองเพิ่มเติมที่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้คลิก ตกลง

    หมายเหตุ: 

    • เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อผู้สร้างเช็คอินแบบร่างเป็นรุ่นหลัก หรือเมื่อผู้สร้างเลือกคำสั่ง ประกาศรุ่นหลัก สำหรับเอกสาร

    • บุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติเอกสารโดยตรงสามารถทำได้ด้วยการแก้ไขคุณสมบัติสำหรับเอกสารนั้นในไลบรารีได้โดยตรง ถ้าเอกสารถูกอนุมัติหรือปฏิเสธในวิธีนี้ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดการทำงานโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×