การใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา (หรือเรียกว่าควบคุม) ในไลบรารีสำหรับการอนุมัติเนื้อหาที่จำเป็นต้องใช้ และการกำหนดเวอร์ชันหลัก และรองถูกเปิดใช้งาน เมื่อคุณใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกระบวนการอนุมัติเนื้อหา เวอร์ชันรองของเอกสารยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าพวกเขาจะอนุมัติ หรือปฏิเสธขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ ถ้ามีอนุมัติเวอร์ชันรองถึงเวิร์กโฟลว์ สถานะของไฟล์จะถูกอัปเดจากค้างอยู่เป็นอนุมัติและเผยแพร่เป็นเวอร์ชันหลัก และแสดงให้ผู้ที่มีสิทธิ์ในการดูไลบรารี ถ้าเวอร์ชันรองถูกปฏิเสธถึงเวิร์กโฟลว์ สถานะของไฟล์จะถูกอัปเดจากค้างอยู่เมื่อต้องการปฏิเสธและยังคงเวอร์ชันรองที่มองเห็นได้เฉพาะกับบุคคลที่มีสิทธิ์ในการดูเวอร์ชันรองในไลบรารี เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ เมื่อผู้เขียนเช็คอินเวอร์ชันรองเป็นเวอร์ชันหลัก หรือ เมื่อพวกเขาเลือกคำสั่งการประกาศเวอร์ชันหลัก สำหรับเอกสาร คุณสามารถเลือกที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้ ด้วยสิทธิ์เฉพาะเมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาด้วยตนเอง

ค้นหาการเชื่อมโยงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทั้งการอนุมัติเนื้อหาและการกำหนดรุ่นในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ในบทความนี้

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานเวอร์ชันหลัก และรองสำหรับไลบรารี

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาและระบุความปลอดภัยของรายการแบบร่างสำหรับไลบรารี

เมื่อคุณติดตั้งไลบรารี คุณสามารถร้องขอการอนุมัติสำหรับการเปลี่ยนแปลงของเอกสารที่ถูกบันทึกในไลบรารีนั้นได้

เมื่อจำเป็นสำหรับไลบรารีมีการอนุมัติเนื้อหา เอกสารที่ถูกเปลี่ยนแปลงยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าจะถูกอนุมัติ หรือปฏิเสธ โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติ ถ้าไฟล์ได้รับการอนุมัติ ถูกกำหนดให้มีสถานะการอนุในไลบรารี และนั้นจะแสดงให้ผู้ที่มีสิทธิ์ในการดูไลบรารี ถ้าไฟล์ถูกปฏิเสธ สถานะของไฟล์ถูกอัปเดตเพื่อถูกปฏิเสธและยังคงสามารถมองเห็นได้เฉพาะเมื่อ ต้องการเขียนเอกสาร และ สำหรับผู้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการ

ตามค่าเริ่มต้น เอกสารที่ค้างอยู่มองเห็นได้เฉพาะผู้สร้างเอกสารและบุคคลที่มีสิทธิ์จัดการรายการเท่านั้น แต่คุณสามารถระบุว่ากลุ่มของผู้ใช้อื่นๆ ให้สามารถดูเอกสารได้หรือไม่ได้

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน 'เปิดใช้งานด่วน'

    ถ้าชื่อของไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นคลิกชื่อของไลบรารีของคุณ

    1. ในการตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  3. ในส่วน การอนุมัติเนื้อหา ภายใต้ ต้องการการรับรองเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่งหรือไม่ ให้คลิก ใช่

  4. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่างภายใต้ ใครควรดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารนี้ ให้เลือก เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการ (และผู้สร้างรายการนั้น)

    หมายเหตุ: ถ้าคุณยังไม่ได้ปรับปรุงการตั้งค่าการกำหนดรุ่นสำหรับไลบรารีก่อนหน้านี้ ตัวเลือกนั้จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกที่จะร้องขอการอนุมัติเนื้อหา

  5. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารี

คุณต้องเปิดใช้งานการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารีก่อนที่คุณจะสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ในการจัดการการอนุมัติเนื้อหาได้

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน 'เปิดใช้งานด่วน'

    ถ้าชื่อของไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นคลิกชื่อของไลบรารีของคุณ

    1. ในการตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  3. ในส่วน ประวัติรุ่นเอกสาร ให้คลิก สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง (แบบร่าง)

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งพร้อมใช้งานใน Microsoft Office SharePoint Server 2007 สามารถนำมาใช้ในการจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารีได้ นอกจากนี้ องค์กรของคุณสามารถพัฒนาและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองในการจัดการการอนุมัติเนื้อหาได้เองด้วย

เมื่อคุณใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาในไลบรารี เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มต้นเมื่อใดก็ ตามที่ผู้ใช้เช็คอินเอกสารเป็นเวอร์ชันหลัก หรือ เมื่อพวกเขาเลือกคำสั่งการประกาศเวอร์ชันหลัก สำหรับเอกสาร ในขณะที่กำลังดำเนินอยู่เวิร์กโฟลว์ เอกสารยังคงอยู่ เวอร์ชันรอง มีสถานะของที่ค้างอยู่ ถ้ามีอนุมัติเอกสารเพื่อไปแต่ละเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหา สถานะของไฟล์ถูกอัปเดตเพื่ออนุมัติและเอกสารถูกประกาศเป็นเวอร์ชันหลัก ซึ่งทำให้สามารถมองเห็นผู้ที่มีสิทธิ์ในการดูเอกสารในไลบรารี ถ้าเอกสารถูกปฏิเสธถึงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหา สถานะของไฟล์ถูกอัปเดตเพื่อถูกปฏิเสธนั้นจะยังคงเวอร์ชันรองที่จะมองเห็นได้เฉพาะผู้เขียนเอกสาร และผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการ

หมายเหตุ: ทั้งนี้ สามารถมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาที่กำหนดไว้สำหรับไลบรารีได้เพียงหนึ่งเวิร์กโฟลว์ซึ่งจะเริ่มต้นโดยอัตโนมัติเมื่อผู้สร้างเช็คอินเอกสารเป็นรุ่นหลัก หรือเมื่อผู้สร้างเลือกคำสั่ง ประกาศรุ่นหลัก สำหรับเอกสาร

  1. เปิดไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    1. ในการตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: 

    • คำสั่ง การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ปรากฏเฉพาะถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันเท่านั้น

    • ถ้าเวิร์กโฟลว์ได้ถูกเพิ่มลงในไลบรารีนี้แล้ว ขั้นตอนนี้จะนำคุณตรงไปยังเพจ 'เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์' แล้วคุณจำเป็นต้องคลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์ เพื่อไปยังเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' ถ้ายังไม่มีเวิร์กโฟลว์ถูกเพิ่มลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหานี้ ขั้นตอนนี้จะนำคุณตรงไปยังเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์'

  3. บนเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' ในส่วน เวิร์กโฟลว์ ให้คลิกชื่อของแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการใช้ในการจัดการการอนุมัติเนื้อหา

    ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งพร้อมใช้งานใน Office SharePoint Server 2007 ให้คลิกแม่แบบเวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ

  4. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำสำหรับเวิร์กโฟลว์

    1. ในส่วน รายการงาน ให้ระบุรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้

      หมายเหตุ: 

      • คุณสามารถใช้รายการ งาน เริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างรายการงานใหม่ขึ้นมาได้ ถ้าคุณใช้รายการ งาน เริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหาและดูงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดายโดยใช้มุมมอง งานของฉัน ของรายการ งาน

      • ถ้างานของเวิร์กโฟลว์นี้จะเปิดเผยข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลลับที่คุณต้องการเก็บแยกต่างหากจากรายการ งาน ทั่วไป คุณควรสร้างรายการงานใหม่

      • ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมากหรือถ้าเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก คุณควรสร้างรายการงานใหม่ ในอินสแตนซ์นี้ คุณอาจต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  5. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่ใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: คุณสามารถใช้รายการ ประวัติ เริ่มต้นหรือคุณสามารถสร้างรายการประวัติขึ้นมาใหม่ได้ ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก คุณอาจต้องการสร้างรายการประวัติแยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  6. ในส่วน ตัวเลือกการเริ่มต้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศรุ่นหลักของรายการ

    หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานเฉพาะถ้ามีการเปิดใช้งานการสนับสนุนสำหรับการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารี และถ้าแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณเลือกสามารถถูกใช้สำหรับการอนุมัติเนื้อหาเท่านั้น

  7. ถ้าคุณต้องการอนุญาตให้เวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเอง เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตให้เวิร์กโฟลว์นี้ให้เริ่มต้น โดยผู้ใช้การรับรองความถูกต้องมีสิทธิ์แก้ไขรายการด้วยตนเอง เลือกตัว จำเป็นต้องมีสิทธิ์สำหรับจัดการรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ กล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้มีสิทธิ์เพิ่มเติมในการเริ่มเวิร์กโฟลว์

  8. ถ้ามีตัวเลือกการกำหนดเองเพิ่มเติมที่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้คลิก ถัดไป แล้วระบุตัวเลือกที่คุณต้องการบนเพจ 'กำหนดเอง' สำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

    ถ้าคุณกำลังใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่พร้อมใช้งานในOffice SharePoint Server 2007 ดูใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการกำหนดเวิร์กโฟลว์ของคุณ

  9. ถ้าไม่มีตัวเลือกการกำหนดเองเพิ่มเติมที่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้คลิก ตกลง

    หมายเหตุ: 

    • เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อผู้สร้างเช็คอินแบบร่างเป็นรุ่นหลัก หรือเมื่อผู้สร้างเลือกคำสั่ง ประกาศรุ่นหลัก สำหรับเอกสาร

    • บุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติเอกสารโดยตรงสามารถทำได้ด้วยการแก้ไขคุณสมบัติสำหรับเอกสารนั้นในไลบรารีได้โดยตรง ถ้าเอกสารถูกอนุมัติหรือปฏิเสธในวิธีนี้ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดการทำงานโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×