การใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา (หรือเรียกว่าการตรวจสอบ) ในไลบรารีที่มีการร้องขอการอนุมัติเนื้อหาและการเปิดใช้งานการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรอง เมื่อคุณใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการดำเนินการการอนุมัติเนื้อหา รุ่นรองของเอกสารยังอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่ามีการอนุมัติหรือปฏิเสธผ่านการดำเนินการของเวิร์กโฟลว์ ถ้ารุ่นรองได้รับการอนุมัติผ่านเวิร์กโฟลว์ สถานะของรุ่นรองจะถูกปรับปรุงจากที่ค้างอยู่เป็นอนุมัติแล้ว แล้วจะถูกประกาศเป็นรุ่นหลักและถูกแสดงให้กับใครก็ตามที่มีสิทธิ์ในการดูไลบรารี ถ้ารุ่นรองถูกปฏิเสธผ่านเวิร์กโฟลว์ สถานะของรุ่นรองจะถูกปรับปรุงจากที่ค้างอยู่เป็นถูกปฏิเสธ แล้วยังคงเป็นรุ่นรองที่มองเห็นได้เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิ์ในการดูรุ่นรองในไลบรารีเท่านั้น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาจะเริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อผู้สร้างเช็คอินรุ่นรองเป็นรุ่นหลักหรือเมื่อผู้สร้างเลือกคำสั่ง ประกาศรุ่นหลัก สำหรับเอกสาร นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกเพื่ออนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์ที่ระบุสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาด้วยตนเองได้

ค้นหาการเชื่อมโยงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทั้งการอนุมัติเนื้อหาและการกำหนดรุ่นในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ในบทความนี้

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา และระบุความปลอดภัยของรายการแบบร่างสำหรับไลบรารี

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานเวอร์ชันหลัก และรองสำหรับไลบรารี

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาและระบุความปลอดภัยของรายการแบบร่างสำหรับไลบรารี

เมื่อคุณติดตั้งไลบรารี คุณสามารถร้องขอการอนุมัติสำหรับการเปลี่ยนแปลงของเอกสารที่ถูกบันทึกในไลบรารีนั้นได้

เมื่อมีการร้องขอการอนุมัติเนื้อหา เอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงจะยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าเอกสารจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยบุคคลใดก็ตามที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติเอกสาร ถ้าแฟ้มถูกอนุมัติ แล้วแฟ้มถูกแสดงสถานะเป็นสถานะอนุมัติแล้วในไลบรารี และแฟ้มจะถูกแสดงให้กับใครก็ตามที่มีสิทธิ์ในการดูไลบรารี ถ้าแฟ้มถูกปฏิเสธ สถานะของแฟ้มถูกปรับปรุงเป็นถูกปฏิเสธ และยังคงมองเห็นได้เฉพาะผู้สร้างเอกสารและบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการเท่านั้น

ตามค่าเริ่มต้น เอกสารที่ค้างอยู่มองเห็นได้เฉพาะผู้สร้างเอกสารและบุคคลที่มีสิทธิ์จัดการรายการเท่านั้น แต่คุณสามารถระบุว่ากลุ่มของผู้ใช้อื่นๆ ให้สามารถดูเอกสารได้หรือไม่ได้

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน 'เปิดใช้งานด่วน'

    ถ้าชื่อของไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นคลิกชื่อของไลบรารีของคุณ

    1. ในการตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  3. ในส่วน การรับรองเนื้อหา ภายใต้ ต้องการการรับรองเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่งหรือไม่ ให้คลิก ใช่

  4. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่างภายใต้ ใครควรดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารนี้ ให้เลือก เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการ (และผู้สร้างรายการนั้น)

    หมายเหตุ: ถ้าคุณยังไม่ได้ปรับปรุงการตั้งค่าการกำหนดรุ่นสำหรับไลบรารีก่อนหน้านี้ ตัวเลือกนั้จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกที่จะร้องขอการอนุมัติเนื้อหา

  5. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารี

นอกจากนี้คุณต้องเปิดใช้งานการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารีในการใช้งานเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเอกสาร

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน 'เปิดใช้งานด่วน'

    ถ้าชื่อของไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นคลิกชื่อของไลบรารีของคุณ

    1. ในการตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  3. ในส่วน ประวัติรุ่นเอกสาร ให้คลิก สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง (แบบร่าง)

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 3: การติดตั้งเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี

ไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 ไม่ได้รวมเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใดๆ ที่สามารถถูกใช้เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา ถ้าคุณต้องการใช้งานเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาในไลบรารี องค์กรของคุณต้องพัฒนาและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่ถูกออกแบบเป็นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาโดยเฉพาะ

เมื่อคุณใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาในไลบรารี เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาจะเริ่มเมื่อไรก็ตามที่ผู้ใช้เช็คอินเอกสารเป็นรุ่นหลักหรือเมื่อผู้ใช้เลือกคำสั่ง ประกาศรุ่นหลัก สำหรับเอกสาร แม้ว่าเวิร์กโฟลว์กำลังดำเนินการอยู่ เอกสารยังคงอยู่ในรุ่นรองที่มีสถานะที่ค้างอยู่ ถ้าเอกสารถูกอนุมัติผ่านเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหา สถานะของเอกสารถูกปรับปรุงเป็นอนุมัติแล้ว และเอกสารถูกประกาศเป็นรุ่นหลัก และใครก็ตามที่มีสิทธิ์ในการดูเอกสารในไลบรารีสามารถมองเห็นเอกสารได้ ถ้าเอกสารถูกปฏิเสธผ่านเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหา สถานะของเอกสารถูกปรับปรุงเป็นถูกปฏิเสธ และเอกสารยังคงเป็นรุ่นหลักที่มองเห็นได้เฉพาะผู้สร้างเอกสารและผู้ใช้เหล่านั้นที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการเท่านั้น

หมายเหตุ: มีเพียงหนึ่งเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาที่กำหนดไว้สำหรับไลบรารีเท่านั้นที่เริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อผู้สร้างเช็คอินเอกสารเป็นรุ่นหลัก หรือเมื่อผู้สร้างเลือกคำสั่ง ประกาศรุ่นหลัก สำหรับเอกสาร

  1. เปิดไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    1. ในการตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: 

    • คำสั่ง การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ปรากฏเฉพาะถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันเท่านั้น

    • ถ้าเวิร์กโฟลว์ได้ถูกเพิ่มลงในไลบรารีนี้แล้ว ขั้นตอนนี้จะนำคุณตรงไปยังเพจ 'เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์' แล้วคุณจำเป็นต้องคลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์ เพื่อไปยังเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' ถ้ายังไม่มีเวิร์กโฟลว์ถูกเพิ่มลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหานี้ ขั้นตอนนี้จะนำคุณตรงไปยังเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์'

  3. บนเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' ในส่วน เวิร์กโฟลว์ ให้คลิกชื่อของแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการใช้เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา

  4. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำให้กับเวิร์กโฟลว์

  5. ในส่วน รายการงาน ให้ระบุรายการงานที่ใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้

    หมายเหตุ: 

    • คุณสามารถใช้รายการ งาน เริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างรายการงานใหม่ขึ้นมาได้ ถ้าคุณใช้รายการ งาน เริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหาและดูงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดายโดยใช้มุมมอง งานของฉัน ของรายการ งาน

    • สร้างรายการงานใหม่ถ้างานสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะเปิดเผยข้อมูลที่มีความสำคัญหรือเป็นความลับที่คุณต้องการเก็บแยกจากรายการ งาน ทั่วไป

    • สร้างรายการงานใหม่ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมากหรือถ้าเวิร์กโฟลว์จะเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก ในตัวอย่างนี้ คุณอาจต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  6. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่ใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: คุณสามารถใช้รายการ ประวัติ เริ่มต้นหรือคุณสามารถสร้างรายการประวัติขึ้นมาใหม่ได้ ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก คุณอาจต้องการสร้างรายการประวัติแยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  7. ในส่วน ตัวเลือกการเริ่มต้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศรุ่นหลักของรายการ

    หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานเฉพาะถ้ามีการเปิดใช้งานการสนับสนุนสำหรับการกำหนดรุ่นหลักและรุ่นรองสำหรับไลบรารี และถ้าแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณเลือกสามารถถูกใช้สำหรับการอนุมัติเนื้อหาเท่านั้น

  8. ถ้าคุณต้องการอนุญาตให้มีการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ได้ด้วยตนเองโดยผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องที่มีสิทธิ์แก้ไขรายการ เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์สำหรับจัดการรายการในการเริ่มเวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณต้องการให้มีการกำหนดสิทธิ์เพิ่มเติมในการเริ่มเวิร์กโฟลว์

  9. ถ้ามีตัวเลือกการกำหนดเองเพิ่มเติมที่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้คลิก ถัดไป แล้วระบุตัวเลือกที่คุณต้องการบนเพจ 'กำหนดเอง' สำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

  10. ถ้าไม่มีตัวเลือกการกำหนดเองเพิ่มเติมที่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้คลิก ตกลง

    หมายเหตุ: 

    • เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อผู้สร้างเช็คอินแบบร่างเป็นรุ่นหลัก หรือเมื่อผู้สร้างเลือกคำสั่ง ประกาศรุ่นหลัก สำหรับเอกสาร

    • บุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติเอกสารโดยตรงสามารถทำได้ด้วยการแก้ไขคุณสมบัติสำหรับเอกสารนั้นในไลบรารีได้โดยตรง ถ้าเอกสารถูกอนุมัติหรือปฏิเสธในวิธีนี้ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดการทำงานโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×