การใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการได้รับการออกแบบมาเพื่อสนับสนุนความจำเป็นในการจัดการระเบียนภายในองค์กร เวิร์กโฟลว์นี้จะจัดการกับกระบวนการเก็บรักษาและวันหมดอายุของเอกสารโดยอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมตัดสินใจว่าจะเก็บหรือลบเอกสารหรือรายการที่หมดอายุ

ในบทความนี้

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจัดการทำงานอย่างไร

เพิ่ม หรือเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการสำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา

กำหนดค่านโยบายวันหมดอายุการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจัดการ

เริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ

ทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการทำงานอย่างไร

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการสนับสนุนทั้งกระบวนการจัดการระเบียนและกระบวนการจัดการเอกสารโดยจัดให้องค์กรมีวิธีในการจัดการและติดตามกระบวนการโดยการประเมินหรือลบเนื้อหาที่หมดอายุหรือเนื้อหาที่ไม่ทันสมัย ผู้ใช้สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการบนแต่ละเอกสารหรือแต่ละรายการได้ด้วยตนเอง เพื่อให้มีความสอดคล้องเพิ่มขึ้นในการจัดการเนื้อหาที่หมดอายุ องค์กรสามารถกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการให้ทำงานร่วมกับคุณลักษณะนโยบายวันหมดอายุของนโยบายการจัดการข้อมูล เพื่อที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อเอกสารหรือรายการบนไซต์หมดอายุ แม้ว่าจะสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการกับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาต่างๆ บนไซต์ Microsoft Office SharePoint Server 2007 ได้ แต่ก็สามารถใช้ได้เฉพาะบนไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อสนับสนุนความจำเป็นในการจัดการระเบียนและนโยบายการเก็บเอกสารขององค์กรเท่านั้น

เมื่อเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการเริ่มทำงาน จะมีการสร้างงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการสำหรับเอกสารและรายการที่ระบุในรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์ งานเหล่านี้จะไม่มีการมอบหมายให้บุคคลใดโดยเฉพาะ แต่จะมีการบันทึกไว้ในรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์ บุคคลใดที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงรายการงานนี้ (ตัวอย่างเช่น ตัวจัดการระเบียน) สามารถไปที่รายการงานและทำให้งานเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์ได้ด้วยการอนุมัติหรือปฏิเสธรายการสำหรับการลบ เนื่องจากมีแนวโน้มว่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการจะสร้างงานการอนุมัติการจัดการในปริมาณมาก โดยเฉพาะถ้ามีการกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อรายการหมดอายุ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการจึงให้การสนับสนุนสำหรับการทำให้งานปริมาณมากเสร็จสมบูรณ์เพื่อที่ตัวจัดการระเบียนหรือผู้ที่ได้รับอนุญาตคนอื่นๆ จะสามารถดำเนินการกับรายการสำหรับการลบจำนวนมากในขั้นตอนเดียวได้

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหรือเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการสำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา

ก่อนที่จะสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ได้ จะต้องเพิ่มเวิร์กโฟลว์ให้กับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสำหรับเอกสารหรือรายการในตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุ คุณจะต้องมีสิทธิ์ 'จัดการรายการ' ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา โดยส่วนใหญ่ ผู้ดูแลไซต์หรือบุคคลที่มีหน้าที่จัดการรายการหรือไลบรารีที่ระบุจะเป็นผู้ดำเนินการงานนี้ ความพร้อมใช้งานของเวิร์กโฟลว์บนไซต์จะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับที่ที่เวิร์กโฟลว์ได้ถูกเพิ่มลงไป

  • ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการหรือไลบรารีโดยตรง เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับรายการที่อยู่ในรายการหรือไลบรารีนั้นเท่านั้น

  • ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหารายการ (อินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่ถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีที่ระบุ) เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับรายการของชนิดเนื้อหาดังกล่าวในรายการหรือไลบรารีที่ระบุซึ่งมีการกำหนดความสัมพันธ์กับชนิดเนื้อหานั้น

  • ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหาของไซต์ เวิร์กโฟลว์นั้นจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการใดๆ ของชนิดเนื้อหาดังกล่าวในทุกๆ รายการและไลบรารีที่มีการเพิ่มอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์นั้น ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานอย่างทั่วถึงในทุกรายการหรือไลบรารีในไซต์คอลเลกชันสำหรับรายการของชนิดเนื้อหาที่ระบุ วิธีการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์นี้ก็คือด้วยการเพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นลงไปยังชนิดเนื้อหาของไซต์โดยตรง

เพิ่มหรือเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ

ถ้าคุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา หรือถ้าคุณต้องการเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการที่มีการกำหนดความสัมพันธ์กับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาไว้แล้ว ให้คุณปฏิบัติการตามขั้นตอนเดิม

  1. เมื่อต้องการเปิดเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' สำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

สำหรับรายการหรือไลบรารี

  1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป

    1. การตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่ารายการ หรือคลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

สำหรับชนิดเนื้อหารายการ

  1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่มีอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหารายการที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป

    1. การตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่ารายการ หรือคลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาที่ต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: ถ้ารายการหรือไลบรารีไม่ได้ถูกตั้งค่าให้อนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ส่วน ชนิดเนื้อหา จะไม่ปรากฏบนเพจ 'กำหนดเอง' ของรายการหรือไลบรารี

  3. ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

สำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์

  1. บนไซต์คอลเลกชันโฮมเพจ บนการเมนูกระทำในไซต์ รูปปุ่ม ชี้ไปที่การตั้งค่าไซต์ แล้ว คลิ กปรับเปลี่ยนการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด

  2. ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป แล้วคลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

ถ้าเวิร์กโฟลว์ได้ถูกเพิ่มลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหานี้แล้ว ขั้นตอนนี้จะนำคุณไปที่เพจ 'เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์' โดยตรง คลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์ เพื่อไปที่เพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' ถ้ายังไม่ได้มีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหานี้ ขั้นตอนนี้จะนำคุณไปยังเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' โดยตรง

  1. บนเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' ในส่วน เวิร์กโฟลว์ ให้คลิกแม่แบบเวิร์กโฟลว์ การอนุมัติการจัดการ

  2. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำสำหรับเวิร์กโฟลว์

  3. ในส่วน รายการงาน ให้ระบุรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้

    หมายเหตุ: 

    1. คุณสามารถใช้รายการงานเริ่มต้นหรือคุณสามารถสร้างรายการงานใหม่ขึ้นมาได้ ถ้าคุณใช้รายการงานเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหาและแสดงงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดายโดยใช้มุมมอง งานของฉัน ของรายการงาน

    2. สร้างรายการงานใหม่ถ้างานสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้เกี่ยวข้องหรือเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการเก็บไว้แยกต่างหากจากรายการงานทั่วไป

    3. เมื่อคุณกำลังสร้างรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ นับเป็นความคิดที่ดีที่จะจำกัดสิทธิ์ในรายการงานนี้สำหรับแต่ละบุคคลในองค์กรของคุณที่ได้รับอนุญาตให้อนุมัติรายการสำหรับการทำลาย ตัวอย่างเช่น ตัวจัดการระเบียน

    4. สร้างรายการงานใหม่ถ้าองค์กรของคุณมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก หรือถ้าเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก ในอินสแตนซ์นี้ คุณอาจต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  4. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นในระหว่างอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ระบุ

    คุณสามารถใช้รายการประวัติเริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างรายการประวัติใหม่ได้ ถ้าองค์กรของคุณมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก คุณอาจต้องการสร้างรายการประวัติที่แยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  5. ในส่วน ตัวเลือกการเริ่มต้น ให้ระบุว่าจะให้เวิร์กโฟลว์เริ่มอย่างไร เมื่อใด และโดยใคร

    หมายเหตุ: 

    1. ตัวเลือกที่ระบุอาจไม่พร้อมใช้งานถ้าไม่ได้รับการสนับสนุนโดยแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่คุณเลือก

    2. The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  6. ถ้าคุณกำลังเพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้ลงในชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้ระบุว่าคุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้ลงในชนิดเนื้อหาทั้งหมดที่สืบทอดจากชนิดเนื้อหานี้ในส่วน ปรับปรุงรายการและชนิดเนื้อหาของไซต์ หรือไม่

    หมายเหตุ: ส่วน ปรับปรุงรายการและชนิดเนื้อหาของไซต์ จะแสดงขึ้นบนเพจ 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์' เฉพาะสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์เท่านั้น

  7. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

กำหนดค่านโยบายวันหมดอายุเพื่อใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ

ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการเริ่มต้นทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อเอกสารหรือรายการหมดอายุ คุณต้องกำหนดค่านโยบายวันหมดอายุในนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

  1. ถ้าคุณยังไม่ได้ทำเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจัดการลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่คุณจะกำหนดค่านโยบายวันหมดอายุการ

  2. เมื่อต้องการเปิดเพจ 'การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล' สำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

สำหรับรายการหรือไลบรารี

  1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกำหนดค่านโยบายวันหมดอายุ

    1. การตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่ารายการ หรือคลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

สำหรับชนิดเนื้อหารายการ

  1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่มีอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหารายการที่คุณต้องการกำหนดค่านโยบายวันหมดอายุไว้ในนั้น

    1. การตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่ารายการ หรือคลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาที่ต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    ถ้าไม่มีการตั้งค่ารายการหรือไลบรารีให้อนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด ส่วน ชนิดเนื้อหา จะไม่ปรากฏขึ้นบนเพจ 'กำหนดเอง' ของรายการหรือไลบรารี

  3. ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

สำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์

  1. บนไซต์คอลเลกชันโฮมเพจ บนการเมนูกระทำในไซต์ รูปปุ่ม ชี้ไปที่การตั้งค่าไซต์ แล้ว คลิ กปรับเปลี่ยนการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด

  2. ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการกำหนดค่านโยบายวันหมดอายุไว้ในนั้น จากนั้นคลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

ถ้าคุณต้องการกำหนดค่านโยบายวันหมดอายุสำหรับรายการหรือไลบรารี และรายการหรือไลบรารีนั้นสนับสนุนการจัดการชนิดเนื้อหาหลายชนิด ให้เลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูลไว้ในนั้น แล้วคลิก ตกลง

  1. ในส่วน ระบุนโยบาย ให้คลิก กำหนดนโยบาย

  2. คลิก ตกลง

  3. บนเพจ 'แก้ไขนโยบาย' ในส่วน ชื่อและคำอธิบายผู้ดูแล ให้พิมพ์คำอธิบายโดยย่อของนโยบายที่คุณกำลังสร้าง

    หมายเหตุ: คุณสามารถระบุชื่อให้กับนโยบายการจัดการข้อมูลที่ถูกกำหนดไว้ในรายการ 'นโยบายไซต์คอลเลกชัน' เท่านั้น

  4. ในส่วน ข้อกำหนดนโยบาย ให้พิมพ์ข้อกำหนดที่อธิบายวัตถุประสงค์ของนโยบายแก่ผู้ใช้ ข้อกำหนดนี้จะแสดงขึ้นเมื่อผู้ใช้เปิดเอกสารหรือรายการที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้ ดังนั้นจึงควรอธิบายว่าจะนำคุณลักษณะนโยบายใดไปใช้กับเนื้อหาหรือมีการจัดการพิเศษใดที่จำเป็นสำหรับเนื้อหา ทั้งนี้ ข้อกำหนดนโยบายสามารถจะต้องยาวไม่เกิน 512 อักขระ

  5. เมื่อต้องการระบุช่วงเวลาการเก็บสำหรับเอกสารและรายการที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้ ให้คลิก เปิดใช้งานวันหมดอายุ แล้วระบุช่วงเวลาการเก็บและการกระทำที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อรายการหมดอายุ

  6. เลือกตัวเลือกช่วงเวลาการเก็บข้อมูลเพื่อระบุเวลาหมดอายุของเอกสารหรือรายการ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    1. เมื่อต้องการกำหนดวันหมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติวันที่ ให้คลิก ช่วงเวลาที่ยึดตามคุณสมบัติของรายการ แล้วเลือกการกระทำของเอกสารหรือรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้างเมื่อ หรือ ปรับเปลี่ยนเมื่อ) และการเพิ่มเวลาหลังการกระทำนี้ (ตัวอย่างเช่น จำนวนของวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการหมดอายุ

    2. เมื่อต้องการใช้เวิร์กโฟลว์หรือสูตรการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อระบุวันหมดอายุ ให้คลิก กำหนดการเขียนโปรแกรม

  7. ภายใต้ เมื่อรายการหมดอายุ ให้ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเอกสารหรือรายการหมดอายุ เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการบนเอกสารหรือรายการ ให้คลิก เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้ แล้วเลือกชื่อของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการที่คุณต้องการ

  8. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

การเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ

ในหลายๆ กรณี เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการมักถูกตั้งค่าให้เริ่มทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อรายการหมดอายุ ถ้าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการได้รับการกำหนดค่าเพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้เริ่มเวิร์กโฟลว์ได้ด้วยตัวเอง คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้บนเอกสารหรือไลบรารีได้โดยตรงจากไลบรารีหรือรายการที่มีการบันทึกเวิร์กโฟลว์ไว้ คุณต้องมีสิทธิ์ 'แก้ไขรายการ' เป็นอย่างน้อยเพื่อที่จะเริ่มเวิร์กโฟลว์ บางเวิร์กโฟลว์อาจต้องการให้คุณมีสิทธิ์ 'จัดการรายการ' เพื่อที่จะเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วย

  1. หากรายการหรือไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกชื่อรายการหรือไลบรารีใน Quick Launch

    หากชื่อรายการหรือไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วคลิกชื่อรายการหรือไลบรารีของคุณ

  2. ชี้ไปที่ชื่อของเอกสารหรือรายการที่คุณต้องการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์

  3. ภายใต้ เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ ให้คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการที่คุณต้องการเริ่ม

    เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการจะเริ่มทันที และสร้างงานการอนุมัติการจัดการในรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของหน้า

ทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการให้เสร็จสมบูรณ์

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการได้รับการออกแบบมาเพื่อสร้างงานการอนุมัติการจัดการสำหรับเอกสารหรือรายการ งานเหล่านี้ไม่ได้ถูกมอบหมายให้บุคคลใดโดยเฉพาะ แต่จะถูกบันทึกไว้ในรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์ แต่ละบุคคลที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงรายการงานนี้ (ตัวอย่างเช่น ตัวจัดการระเบียน) สามารถไปที่รายการงานและทำงานเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยการอนุมัติหรือปฏิเสธรายการสำหรับการลบ

งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการสามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์ได้ทีละงานหรือเป็นแบบกลุ่มขนาดใหญ่ก็ได้ เนื่องจากมีแนวโน้มที่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการจะสร้างงานเวิร์กโฟลว์จำนวนมากในครั้งเดียว คุณจึงอาจพบว่านับเป็นข้อดีที่จะดำเนินงานเวิร์กโฟลว์ของคุณแบบกลุ่มขนาดใหญ่

ทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการงานเดียวให้เสร็จสมบูรณ์

  1. ไปที่รายการงานสำหรับไซต์เพื่อระบุตำแหน่งงานการอนุมัติการจัดการที่คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์

    หมายเหตุ: ถ้าเวิร์กโฟลว์ไม่ได้ใช้รายการงานเริ่มต้น งานเวิร์กโฟลว์อาจไม่ปรากฏในรายการงานนั้น เมื่อต้องการระบุตำแหน่งที่ตั้งงานเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ไปยังรายการหรือไลบรารีที่บันทึกรายการเวิร์กโฟลว์ไว้ ชี้ไปที่รายการที่คุณต้องการ จากนั้นคลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเพจ 'สถานะเวิร์กโฟลว์' ภายใต้ งาน ให้คลิกการเชื่อมโยงไปยังรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์

  2. ชี้ไปที่ชื่อของงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์ คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิก แก้ไขรายการ

  3. เมื่อต้องการดูรายการที่มีการส่งสำหรับการจัดการ คลิกลิงก์ที่อยู่ถัดจากงานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับ

  4. ภายใต้ การจัดการ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการลบรายการ ให้คลิก ลบรายการนี้ จากนั้นระบุว่าคุณต้องการเก็บรักษาสำเนาของ metadata ของรายการไว้ในแฟ้มบันทึกการตรวจสอบหรือไม่

    • เมื่อต้องการเก็บรักษารายการ ให้คลิก ไม่ต้องลบรายการนี้

  5. ภายใต้ข้อคิดเห็น ให้พิมพ์ข้อคิดเห็นใดๆ ที่คุณต้องการให้มีเกี่ยวกับการกระทำที่คุณนำไปปฏิบัติ

  6. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการหลายงานให้เสร็จสมบูรณ์ในครั้งเดียว

  1. เปิดรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการที่คุณต้องการทำให้งานหลายงานเสร็จสมบูรณ์พร้อมกัน

    หมายเหตุ: ถ้าเวิร์กโฟลว์ไม่ได้ใช้รายการงานเริ่มต้น งานเวิร์กโฟลว์อาจไม่ปรากฏในรายการงานนั้น เมื่อต้องการระบุตำแหน่งที่ตั้งงานเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ไปที่รายการหรือไลบรารีที่บันทึกรายการเวิร์กโฟลว์ไว้ ชี้ไปที่รายการที่คุณต้องการ จากนั้นคลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเพจ 'สถานะเวิร์กโฟลว์' ภายใต้ งาน ให้คลิกการเชื่อมโยงไปยังรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์

  2. ในรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์ บนการกระทำใน เมนู รูปเมนู คลิกดำเนินงานทั้งหมด

  3. ในส่วน การเลือกกลุ่มงานขนาดใหญ่ ให้เลือกชนิดของงานที่คุณต้องการแก้ไขแบบกลุ่มขนาดใหญ่

  4. ถ้าคุณนำตัวกรองไปใช้เพื่อแสดงชุดย่อยของงานการอนุมัติการจัดการในรายการงานต่างๆ ในส่วน ข้อมูลงาน ให้ยืนยันว่าคุณได้ใช้ตัวกรองสำหรับงานที่คุณต้องการแล้ว

  5. คลิก ตกลง

  6. ภายใต้ การจัดการ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการอนุมัติรายการสำหรับการจัดการ ให้คลิก ลบรายการเหล่านี้ ถ้าคุณต้องเก็บรักษาสำเนาของ Metadata สำหรับรายการเหล่านี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เก็บรักษาสำเนา Metadata ของรายการไว้ในบันทึกการตรวจสอบ

    • เมื่อต้องการปฏิเสธรายการสำหรับการจัดการเหล่านี้ ให้คลิก ไม่ต้องลบรายการเหล่านี้

  7. พิมพ์ข้อคิดเห็นใดๆ ที่คุณต้องการให้มีสำหรับการกระทำการจัดการของคุณภายใต้ ข้อคิดเห็น

  8. คลิก ตกลง

  9. ในหน้าการดำเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้วจะแจ้งให้คุณทราบว่า งานที่เลือกมีการจัดกำหนดการสำหรับ processsing และคุณจะได้รับการยืนยันอีเมลเมื่อมีการประมวลผลงาน ตามค่าเริ่มต้น งานจะถูกประมวลผล nightly แม้ว่าผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ คลิกตกลง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×