การใช้ตารางหรือแบบสอบถามเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถสร้างการดำเนินการจดหมายเวียนโดยใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของ Microsoft Word ได้ ตัวช่วยสร้างนี้ยังพร้อมใช้งานใน Microsoft Office Access 2007 ซึ่งให้คุณตั้งค่ากระบวนการทำจดหมายเวียนที่ใช้ตารางหรือแบบสอบถามในฐานข้อมูล Access เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับฟอร์มจดหมาย ข้อความอีเมล ป้ายจ่าหน้าจดหมาย ซองจดหมาย หรือไดเรกทอรี

หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีการเริ่มตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนจาก Access และสร้างการเชื่อมโยงโดยตรงระหว่างตารางหรือแบบสอบถามและเอกสาร Microsoft Office Word 2007 หัวข้อนี้ครอบคลุมกระบวนการสำหรับการเขียนจดหมาย สำหรับข้อมูลวิธีตั้งค่ากระบวนการทำจดหมายเวียนทีละขั้นตอน ให้ดูวิธีใช้ Office Word 2007

การใช้ตารางหรือแบบสอบถามเป็นแหล่งข้อมูล

  1. เปิดฐานข้อมูลต้นฉบับ และในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูลของจดหมายเวียน

  2. บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการส่งออกคลิกเพิ่มเติม รูปปุ่ม แล้ว คลิ กผสานกับ Microsoft Office Word รูปปุ่ม

    ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของ Microsoft Word เริ่มทำงาน

  3. เลือกว่าคุณต้องการสร้างการเชื่อมโยงในเอกสารที่มีอยู่แล้วหรือในเอกสารใหม่ จากนั้นคลิก ตกลง

  4. ถ้าคุณเลือกที่จะเชื่อมโยงไปยังเอกสารที่มีอยู่แล้ว ในกล่องโต้ตอบ เลือกเอกสาร Microsoft Word ให้ระบุตำแหน่งและเลือกแฟ้ม จากนั้นคลิก เปิด

    Word จะเริ่มต้น โดยจะเปิดเอกสารที่คุณระบุหรือเปิดเอกสารใหม่ ขึ้นอยู่กับการเลือกของคุณ

  5. ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน ภายใต้ เลือกชนิดของเอกสาร คลิก จดหมาย จากนั้นคลิก ถัดไป: เริ่มต้นเอกสาร เพื่อดำเนินการขั้นตอนที่ 2 ต่อไป

  6. ในขั้นที่ 2 คลิก ถัดไป: เลือกผู้รับ

    ในขั้นตอนที่ 3 คุณสร้างการเชื่อมโยงระหว่างแหล่งข้อมูลใน Access กับเอกสาร Word เนื่องจากคุณได้เริ่มต้นตัวช่วยสร้างจาก Access ดังนั้น Access จะสร้างการเชื่อมโยงนี้ขึ้นโดยอัตโนมัติ ภายใต้ เลือกผู้รับ ให้สังเกตว่า ใช้รายการที่มีอยู่ นั้นถูกเลือกแล้ว และชื่อของแหล่งข้อมูลของคุณจะแสดงภายใต้ ใช้รายการที่มีอยู่

    แหล่งข้อมูลของจดหมายเวียน

  7. คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ถ้าคุณต้องการกำหนดเนื้อหาของตารางหรือแบบสอบถามเอง

    แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    คุณสามารถกรอง เรียงลำดับ และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อไป

  8. คลิก ถัดไป: เขียนจดหมายของคุณ เพื่อดำเนินการต่อไป ทำตามคำแนะนำที่เหลือในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน และในขั้นตอนที่ 5 ให้คลิก ถัดไป: การผสานจดหมายเสร็จสมบูรณ์

วิธีอื่นที่จะใช้ตารางหรือแบบสอบถามเป็นแหล่งข้อมูล

คุณสามารถระบุตารางหรือแบบสอบถามเป็นแหล่งข้อมูลด้วยวิธีอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งออกตารางหรือแบบสอบถามจาก Access ไปยังฐานข้อมูล ODBC แฟ้ม Microsoft Office Excel 2007 แฟ้มข้อความ หรือรูปแบบแฟ้มอื่นใดที่เข้ากันได้กับ Word จากนั้นเชื่อมโยงไปยังแฟ้มผลลัพธ์ด้วยการใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของ Word

  1. ถ้าคุณยังไม่ได้ส่งออกตารางหรือแบบสอบถาม ให้ส่งออกตารางหรือแบบสอบถามก่อน ในบานหน้าต่างนำทางของ Access ให้เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการส่งออก จากนั้นในแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิกรูปแบบที่คุณต้องการส่งออกไปยัง แล้วทำตามคำแนะนำ

  2. ใน Word ถ้าบานหน้าต่าง จดหมายเวียน ไม่ได้แสดง บนแท็บ ส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มต้นจดหมายเวียน ให้คลิกลูกศรภายใต้ เริ่มต้นจดหมายเวียน จากนั้นคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน บานหน้าต่าง จดหมายเวียน จะปรากฏ

  3. ในขั้นตอนที่ 3 ของบานหน้าต่าง จดหมายเวียน ภายใต้ ใช้รายการที่มีอยู่ ให้คลิก เรียกดู หรือ แก้ไขรายชื่อผู้รับ

  4. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้ระบุแฟ้มข้อมูลที่คุณสร้างขึ้นใน Access จากนั้นคลิก เปิด

  5. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบใดๆ ที่ตามมา ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้ตรวจทานและกำหนดเนื้อหาของแฟ้มเอง คุณสามารถกรอง เรียงลำดับ และตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาก่อนที่คุณจะดำเนินการต่อไป

  6. คลิก ตกลง จากนั้นคลิก ถัดไป: เขียนจดหมายของคุณ ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมในการกำหนดจดหมายเวียนของคุณเอง ให้ดูวิธีใช้ Word

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×