การใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอกในเอกสาร Word

การใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอกในเอกสาร Word

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณต้องการทำให้การระบุข้อมูลล่าสุดและถูกต้องในเอกสารทางธุรกิจทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพใช่หรือไม่ คุณสามารถใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกในเนื้อความของเอกสาร Microsoft Word 2013 ได้โดยใช้การรวมคอลัมน์ข้อมูลภายนอกของ Microsoft SharePoint และตัวควบคุมเนื้อหาของ Word ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการสร้างสัญญาลูกค้ามาตรฐานในไลบรารีเอกสารที่มีชื่อลูกค้า ชื่อบริษัท และหมายเลขโทรศัพท์เก็บไว้ในฐานข้อมูล Line-of-Business (LOB) เช่น SAP หรือ Dynamics CRM

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูค้นหาเนื้อหาเกี่ยวกับข้อมูลภายนอกและการตั้งค่าเทมเพลตไฟล์สำหรับไลบรารีเอกสารหรือฟอร์ม

คุณต้องการทำสิ่งใด

ก่อนที่คุณเริ่มต้น

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารแบบโครงสร้าง

สร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี

สร้างเทมเพลต Word เพื่อแสดงข้อมูลภายนอกในตัวควบคุมเนื้อหา

สร้างเอกสาร Word และใส่ข้อมูล

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

การทำงานกับข้อมูลภายนอกต้องการงานเบื้องต้นจำนวนมากเพื่อให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ข้อมูลต่อไปนี้สามารถช่วยคุณวางแผนขั้นตอนถัดไปของคุณ นอกจากนี้ หากคุณพบปัญหาขณะพยายามทำงานกับข้อมูลภายนอก ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณแยกแยะปัญหาได้ เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลภายนอก คุณหรือผู้ดูแลระบบต้องทำดังต่อไปนี้

เตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก    ผู้ดูแลระบบต้องสร้างบัญชีผู้ใช้และให้สิทธิ์กับแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้และข้อมูลจะไม่ตกอยู่ในมือผู้อื่น ในฐานข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบยังอาจต้องการสร้างตาราง มุมมอง คิวรีเฉพาะ และอื่นๆ เพื่อจำกัดเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการ และเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

กำหนดค่า SharePoint services และบัญชีผู้ใช้    ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้งาน Business Data Connectivity Services และ Secure Store Service

กำหนดค่า Secure Store Services    ผู้ดูแลระบบต้องทำสิ่งต่อไปนี้ คือ กำหนดโหมดการเข้าถึงที่ดีที่สุดสำหรับแหล่งข้อมูลภายนอก สร้างแอปพลิเคชันเป้าหมาย และตั้งข้อมูลประจำตัวสำหรับแอปพลิเคชันเป้าหมาย

กำหนดค่า Business Data Connectivity Services    ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกมีสิทธิ์เข้าถึงที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity และผู้ใช้ที่เหมาะสมมีสิทธิ์เข้าถึงชนิดเนื้อหาภายนอกที่รายการภายนอกยึดตาม

สร้างชนิดเนื้อหาภายนอก    ผู้ใช้ต้องกำหนดชนิดเนื้อหาภายนอกที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการเชื่อมต่อ การเข้าถึง วิธีการดำเนินการ คอลัมน์ ตัวกรอง และ metadata อื่นๆ ที่ใช้เพื่อดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

ให้แน่ใจว่า ผลิตภัณฑ์ Office พร้อมสำหรับการใช้งาน    เมื่อต้องการซิงโครไนซ์ข้อมูลภายนอกกับผลิตภัณฑ์ Office คุณต้องมี Windows 7 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า และผลิตภัณฑ์ฟรีซอฟต์แวร์ต่อไปนี้ แบบกระชับ 4.0 ของ SQL Server, .NET Framework 4 และ WCF Data Services 5.0 for OData V3 บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์แต่ละ (ถ้าจำเป็น โดยอัตโนมัติคุณถูกพร้อมท์ให้ดาวน์โหลดซอฟต์แวร์) นอกจากนี้ ให้แน่ใจว่าตัวเลือกการติดตั้ง Office, Business Connectivity Services   ถูกเปิดใช้งาน (เป็นค่าเริ่มต้น) ตัวเลือกนี้เพื่อติดตั้ง Business Connectivity Services Client Runtime ที่ไม่ต่อไปนี้: เก็บ และซิงโครไนซ์กับข้อมูลภายนอก แมปข้อมูลทางธุรกิจไปยังชนิดเนื้อหาภายนอก แสดงตัวเลือกรายการภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ Office และเรียกใช้โซลูชันแบบกำหนดเองภายในผลิตภัณฑ์ Office

ด้านบนของหน้า

ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารแบบโครงสร้าง

เอกสารแบบโครงสร้างจะควบคุมตำแหน่งที่เนื้อหาสามารถปรากฏบนเอกสาร ชนิดของเนื้อหาที่สามารถปรากฏในเอกสาร และเนื้อหาสามารถแก้ไขได้หรือไม่ ตัวอย่างของเอกสารแบบโครงสร้างรวมถึง

  • เอกสารทางกฎหมายที่มีภาษากฎหมายที่ไม่ควรถูกแก้ไข

  • หน้าปกมาตรฐานสำหรับข้อเสนอทางธุรกิจที่ต้องการให้ผู้เขียนระบุชื่อตำแหน่ง ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และชื่อ

  • ใบแจ้งหนี้ที่รวมข้อมูลล่าสุดของลูกค้าโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการสร้างเอกสารที่จัดโครงสร้างใน Word 2013 ให้คุณใช้ตัวควบคุมเนื้อหาที่ช่วยกำหนดตำแหน่งของเนื้อหา ระบุชนิดของเนื้อหา (ข้อความ วันที่ รูปภาพ และอื่นๆ) เน้นด้วยสี และควบคุมการแก้ไข คุณยังสามารถลิงก์ตัวควบคุมเนื้อหากับคอลัมน์ข้อมูลภายนอกที่สอดคล้องกันได้โดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

สร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี

หมายเหตุ:  การสร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกต้องการสิทธิ์สนับสนุนหรือสูงกว่าบนรายการหรือไลบรารี

  1. ไปยังไซต์ SharePoint แล้วไปยังรายการหรือไลบรารี

    หมายเหตุ:  คุณไม่สามารถเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกไว้ในรายการภายนอกได้

  2. คลิก รายการ หรือ ไลบรารี > การตั้งค่ารายการ หรือ การตั้งค่าไลบรารี

  3. ในส่วน คอลัมน์ ให้คลิก สร้างคอลัมน์

  4. ใส่ชื่อของคอลัมน์ เช่น ลูกค้า จากนั้นภายใต้ ชนิดคอลัมน์ ให้คลิก ข้อมูลภายนอก

  5. ภายใต้ ชนิดเนื้อหาภายนอก คลิก ตัวเลือกชนิดเนื้อหาภายนอก แล้วเลือกรายการที่เหมาะสมจากรายการของชนิดเนื้อหาภายนอก ตัวอย่างเช่น ลูกค้า

  6. ตัดสินใจว่าคุณจะจัดการกับการกระทำใดๆ ที่กำหนดไว้สำหรับชนิดเนื้อหาภายนอกอย่างไร โดยเลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการแสดงเมนูของการกระทำอย่างน้อยหนึ่งอย่าง ให้คลิก แสดงเมนูการกระทำ

    • เมื่อต้องการทำให้คอลัมน์ข้อมูลภายนอกแสดงการกระทำเริ่มต้นเมื่อถูกเลือก ให้คลิก ลิงก์คอลัมน์นี้ไปยังการกระทำเริ่มต้นของชนิดเนื้อหาภายนอก

  7. ภายใต้ เพิ่มคอลัมน์เพื่อแสดงเขตข้อมูลเพิ่มเติมเหล่านี้ คลิก เลือกเขตข้อมูลทั้งหมด หรือเลือกเขตข้อมูลที่เจาะจงอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เช่น ชื่อบริษัท และ โทรศัพท์ธุรกิจ

ด้านบนของหน้า

สร้างเทมเพลต Word เพื่อแสดงข้อมูลภายนอกในตัวควบคุมเนื้อหา

  1. ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ให้คลิก ไลบรารี > การตั้งค่าไลบรารี

  2. ใต้ การตั้งค่าทั่วไป คลิก การตั้งค่าขั้นสูง

  3. ในส่วน เทมเพลตเอกสาร ภายใต้ URL ของเทมเพลต คลิก แก้ไขเทมเพลต

  4. หลังจากที่ Word 2013 เปิดขึ้น เมื่อต้องการแสดงหรือซ่อน แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม เทมเพลต ให้คลิก แผงเอกสาร แล้วเลือกหรือล้าง แสดงแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารเสมอเมื่อเปิดเอกสารและบันทึกเบื้องต้น จากนั้นคลิก ตกลง

  5. เพิ่มข้อความมาตรฐานที่คุณต้องการให้ปรากฏในแต่ละเอกสาร

    ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเพิ่มข้อความสัญญา "boiler-plate" ที่จำเป็นสำหรับข้อเสนอการขาย

  6. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ คลิก ส่วนประกอบด่วน ให้ชี้ที่ คุณสมบัติเอกสาร แล้วคลิกและลากแต่ละเขตข้อมูลโดยยึดตามคอลัมน์ข้อมูลภายนอกไปยังเนื้อความของเอกสารเป็นตัวควบคุมเนื้อหา

    ตัวอย่างเช่น ให้คลิกและลาก ชื่อลูกค้าชื่อบริษัท และ โทรศัพท์ธุรกิจ

  7. คลิกไฟล์ >บันทึก แล้วออกจากWord 2013

  8. ใน SharePoint บนหน้า การตั้งค่าขั้นสูง ของไลบรารีเอกสาร คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

สร้างเอกสาร Word และใส่ข้อมูล

  1. ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก เอกสาร > เอกสารใหม่

  2. แก้ไขและตรวจทานข้อความมาตรฐานตามความเหมาะสม

  3. เมื่อต้องการเติมค่าที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์ข้อมูลภายนอก ให้เลือกตัวควบคุมเนื้อหาที่มี ตัวเลือกรายการข้อมูลภายนอก

    ตัวอย่างเช่น เลือกชื่อลูกค้าที่เหมาะสมและค่า ลูกค้าชื่อบริษัท และ โทรศัพท์ธุรกิจ จะถูกเติมให้คุณโดยอัตโนมัติ

  4. คลิก ไฟล์>บันทึก แล้วออกจาก Word

ตอนนี้ค่าคอลัมน์ข้อมูลภายนอกจะถูกบันทึกเป็นเอกสาร Word และยังแสดงเป็นค่าคอลัมน์ข้อมูลภายนอกที่สอดคล้องกันสำหรับเอกสารที่ถูกบันทึกไว้ในไลบรารีเอกสาร

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×