การใช้การล้างข้อมูลการสนทนาเพื่อลบข้อความซ้ำ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถลดจำนวนข้อความในโฟลเดอร์จดหมายของคุณ โดยใช้คุณลักษณะการล้างข้อมูลการสนทนาใหม่ใน Microsoft Outlook 2010 ข้อความซ้ำตลอดทั้งการสนทนาจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

การสนทนาคืออะไร

คุณอาจทราบการสนทนา โดยเธรดอีเมคำ การสนทนาคือ สายเสร็จสมบูรณ์ของข้อความอีเมลจากข้อความแรกผ่านตอบกลับทั้งหมด ข้อความของการสนทนามีชื่อเรื่องกัน

ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณส่งข้อความให้บุคคลหนึ่งแล้วบุคคลนั้นตอบกลับ ผลลัพธ์คือการสนทนาเรื่องหนึ่ง ในการสนทนาทั้งหลาย อาจมีข้อความตอบกลับไปกลับมาหลายครั้ง หรือแม้แต่มีบุคคลหลายคนตอบกลับในส่วนต่างๆ ของการสนทนา

การล้างข้อมูลการสนทนาทำหน้าที่อะไร

การล้างข้อมูลการสนทนาจะประเมินเนื้อหาของแต่ละข้อความในการสนทนา ถ้าข้อความหนึ่งมีเนื้อหาอยู่ในข้อความตอบกลับอีกข้อความหนึ่งทั้งหมด ข้อความก่อนหน้านี้จะถูกลบ พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้

Justin ส่งข้อความไป Melissa และ Andrew Melissa ตอบทั้ง Justin และ Andrew และ ใน เนื้อหาข้อความของบุคคล Outlook ทั้งหมดของข้อความต้นฉบับของ Justin จะรวมอยู่ด้วย ขณะนี้ Andrew เห็นข้อความและข้อความตอบกลับไปทั้ง Justin และ Melissa ของ Melissa ข้อความตอบกลับของ Andrew รวมทั้งหมดของข้อความก่อนหน้าในการสนทนา ล้างข้อมูลการสนทนาสามารถลบทั้งหมดของข้อความยกเว้นตัวสุดท้ายจาก Andrew เนื่องจากภายในข้อความที่มีสำเนาของข้อความก่อนหน้านี้ทั้งหมดได้

การล้างข้อมูลการสนทนามีประโยชน์สูงสุดสำหรับการสนทนาที่มีการโต้ตอบกลับไปกลับมา โดยเฉพาะเมื่อมีผู้รับจำนวนมาก

การเอาข้อความซ้ำออก

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ลบ ให้คลิก ล้างข้อมูล

คำสั่ง ล้างข้อมูล บน Ribbon

  1. คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ล้างข้อมูลการสนทนา    การสนทนาปัจจุบันจะได้รับการตรวจทานและข้อความที่ซ้ำจะถูกลบ

    • ล้างข้อมูลโฟลเดอร์    การสนทนาทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือกจะได้รับการตรวจทาน และข้อความที่ซ้ำจะถูกลบ

    • ล้างข้อมูลโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย    การสนทนาทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือกและโฟลเดอร์ใดๆ ที่อยู่ในโฟลเดอร์นี้จะได้รับการตรวจทาน และข้อความที่ซ้ำจะถูกลบ

ด้านบนของหน้า

การเปลี่ยนแปลงตัวเลือกการล้างข้อมูลการสนทนา

คุณสามารถระบุข้อความที่ไม่ต้องการให้ล้างข้อมูล และตำแหน่งที่จะย้ายข้อความไปเมื่อถูกลบได้

  1. คลิกแท็บ แฟ้ม

  2. คลิก ตัวเลือก

  3. คลิก จดหมาย

  4. ภายใต้ การล้างข้อมูลการสนทนา ให้เลือกทำดังต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่จะย้ายรายการ สำหรับรายการขึ้น Cleaned จะไปที่โฟลเดอร์นี้ คลิกเรียกดู นั้นแล้ว เลือกโฟลเดอร์ Outlook ตามค่าเริ่ม ข้อความจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ถ้าคุณมีหลายบัญชีผู้ใช้อีเมลในโปรไฟล์ Outlook ของคุณ บัญชีผู้ใช้แต่ละมีโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ของคุณเอง ข้อความจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ที่สอดคล้องกับบัญชีผู้ใช้อีเมล

    • เมื่อต้องการจำลองโครงสร้างโฟลเดอร์ของรายการ ล้างข้อมูล (เมื่อคุณใช้คำสั่ง ล้างข้อมูลโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย) ให้เลือก เมื่อทำการล้างโฟลเดอร์ย่อย ให้สร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์ใหม่ในโฟลเดอร์ปลายทาง

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่คุณยังไม่ได้อ่านไว้เสมอ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน เราขอแนะนำให้คุณไม่เลือกตัวเลือกนี้ ข้อความการสนทนาที่เหลืออยู่จะมีทุกข้อความที่ถูกลบไป อย่างเช่น ข้อความที่คุณอาจยังไม่ได้อ่านด้วย

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่ถูกจัดประเภทไว้เสมอ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่ถูกจัดประเภท ขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ การจัดประเภทจะทำกับข้อความบางข้อความ และการลบข้อความที่ถูกจัดประเภทจะทำให้ข้อความที่ถูกจัดประเภทนั้นสูญหายไป

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่ถูกตั้งค่าสถานะไว้เสมอ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่มีการตั้งสถานะ ขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ การตั้งค่าสถานะจะทำกับข้อความบางข้อความ และการลบข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะอาจทำให้ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะนั้นสูญหายไป

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลไว้เสมอ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่มีลายเซ็นดิจิทัล ขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้

    • เมื่อต้องการเก็บข้อความดั้งเดิมไว้เสมอถ้าเกิดมีผู้แก้ไขข้อความนั้นและรวมไว้ในการตอบกลับ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย เมื่อการตอบกลับปรับเปลี่ยนข้อความ ไม่ย้ายต้นฉบับ เราขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะมีบันทึกของเนื้อหาทั้งหมดในการสนทนาที่ครบถ้วนสมบูรณ์แม้จะมีผู้แก้ไขข้อความในการตอบกลับ

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×