การแลกเปลี่ยน (การคัดลอก นำเข้า หรือส่งออก) ข้อมูลระหว่าง Excel และ Access

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

มีวิธีหลายวิธีในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง Microsoft Office Access และ Microsoft Office Excel

  • เมื่อต้องการนำข้อมูลจาก Access มาไว้ใน Excel คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากแผ่นข้อมูล Access แล้ววางลงในแผ่นงาน Excel เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Access จากแผ่นงาน Excel หรือส่งออกข้อมูล Access ลงในแผ่นงาน Excel ได้

  • เมื่อต้องการนำข้อมูลจาก Excel ไปไว้ใน Access คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากแผ่นงาน Excel แล้ววางลงในแผ่นข้อมูล Access นำเข้าแผ่นงาน Excel ลงในตาราง Access หรือเชื่อมโยงจากตาราง Access ไปยังแผ่นงาน Excel ได้

    หมายเหตุ: 

    • คำว่า "การนำเข้า" มีความหมายที่ต่างกันสองความหมายระหว่าง Excel และ Access ใน Excel เมื่อคุณนำเข้า คุณสร้างการเชื่อมต่อถาวรกับข้อมูลที่สามารถฟื้นฟูได้ แต่ใน Access เมื่อคุณนำเข้า คุณนำข้อมูลไปไว้ใน Access หนึ่งครั้ง แต่ไม่มีการเชื่อมต่อข้อมูลถาวร

    • คุณไม่สามารถบันทึกสมุดงาน Excel เป็นฐานข้อมูล Access ได้ ไม่ว่า Excel หรือ Access ก็ไม่สามารถทำงานเพื่อสร้างฐานข้อมูล Access จากข้อมูล Excel ได้

คุณต้องการทำสิ่งใด

ทำงานกับข้อมูลเข้าใน Excel

ทำงานกับข้อมูลใน Excel ใน Access

ทำงานกับข้อมูล Access ใน Excel

คุณอาจต้องการทำงานกับข้อมูล Access ในสมุดงาน Excel เพื่อใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ข้อมูลและคุณลักษณะการทำแผนภูมิ ความยืดหยุ่นในการจัดการข้อมูลและเค้าโครง หรือฟังก์ชันหลายฟังก์ชันที่ไม่พร้อมใช้งานใน Access

คัดลอกข้อมูล Access ลงใน Excel

จาก Access คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากมุมมองแผ่นข้อมูลแล้ววางข้อมูลนั้นลงในแผ่นงาน Excel ได้

  1. เริ่ม Access แล้วเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มที่มีระเบียนที่คุณต้องการคัดลอก

  2. บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

  3. เลือกระเบียนที่คุณต้องการคัดลอก

    ถ้าคุณต้องการเลือกคอลัมน์ใดโดยเฉพาะ ให้ลากข้ามส่วนหัวของคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน

  4. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอก รูปปุ่ม

    รูป Ribbon ของ Excel

    คีย์ลัด คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย

  5. เริ่ม Excel แล้วเปิดแผ่นงานที่คุณต้องการวางข้อมูล

  6. คลิกมุมบนซ้ายของพื้นที่แผ่นงานที่คุณต้องการให้ชื่อเขตข้อมูลแรกปรากฏ

    เมื่อต้องการให้แน่ใจว่าระเบียนที่คัดลอกไม่แทนที่ระเบียนที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผ่นงานนั้นไม่มีข้อมูลอยู่ด้านล่างหรือด้านขวาของเซลล์ที่คุณคลิก

  7. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก วาง รูปปุ่ม

    คีย์ลัด คุณยังสามารถกด Ctrl+V ได้อีกด้วย

ด้านบนของหน้า

ส่งออกข้อมูล Access มายัง Excel

โดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออกใน Access คุณสามารถส่งออกวัตถุฐานข้อมูล Access เช่นตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม หรือระเบียนที่เลือก ลงในมุมมองในแผ่นงาน Excel ได้ เมื่อคุณดำเนินการส่งออก คุณสามารถบันทึกรายละเอียดเพื่อใช้งานในอนาคต และจัดกำหนดการของการดำเนินการส่งออกให้ทำงานโดยอัตโนมัติ ณ ช่วงเวลาที่ระบุได้

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการส่งออกข้อมูลจาก Access มายัง Excel

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ทั้ง Access และ Excel เพื่อทำงานกับข้อมูล คุณเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Access แต่คุณใช้ Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและเพื่อกระจายผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ของคุณ ในขณะนี้ทีมของคุณกำลังส่งออกข้อมูลมายัง Excel เมื่อต้องการ แต่คุณอยากทำให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพขึ้น

  • คุณเป็นผู้ที่ใช้ Access มาเป็นเวลานาน แต่ผู้จัดการของคุณต้องการดูรายงานใน Excel มากกว่า ในการทำงานปกติ คุณทำงานเกี่ยวกับการคัดลอกข้อมูลลงใน Excel แต่คุณอยากทำให้กระบวนการนี้อัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาของคุณเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกข้อมูลออกจาก Access มายัง Excel ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

ด้านบนของหน้า

เชื่อมต่อกับข้อมูล Access จาก Excel

เมื่อต้องการนำข้อมูล Access ที่สามารถฟื้นฟูได้มาไว้ใน Excel คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อ ซึ่งมักเก็บอยู่ในแฟ้ม Office Data Connection (.odc) ไปยังฐานข้อมูล Access และเรียกใช้ข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถาม ประโยชน์หลักในการเชื่อมต่อกับข้อมูล Access แทนที่จะนำเข้าข้อมูลก็คือ คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลนี้ใน Excel เป็นระยะๆ ได้โดยไม่ต้องคัดลอกหรือส่งออกข้อมูลจาก Access ซ้ำๆ หลังจากคุณเชื่อมต่อกับข้อมูล คุณยังสามารถฟื้นฟู (หรือปรับปรุง) สมุดงาน Excel ของคุณโดยอัตโนมัติจากฐานข้อมูลต้นฉบับ Access เมื่อใดก็ตามที่คุณปรับปรุงฐานข้อมูลด้วยข้อมูลใหม่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการปรับปรุงรายงานสรุปงบประมาณที่คุณแจกจ่ายทุกเดือนเพื่อให้รายงานมีข้อมูลของเดือนปัจจุบัน

  1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการวางข้อมูลจากฐานข้อมูล Access

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก จาก Access

    รูป Ribbon ของ Excel

  3. ในรายการ มองหาใน ให้ระบุตำแหน่งและคลิกสองครั้งฐานข้อมูล Access ที่คุณต้องการนำเข้า

    ในกล่องโต้ตอบ เลือกตาราง ให้คลิกตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการนำเข้า แล้วคลิก ตกลง

  4. ในกล่องโต้ตอบ การนำเข้าข้อมูล ให้ทำดังต่อไปนี้

    • ภายใต้ เลือกลักษณะที่คุณต้องการแสดงข้อมูลนี้ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

      • เมื่อต้องการดูข้อมูลเป็นตาราง ให้เลือก ตาราง

      • เมื่อต้องการดูข้อมูลเป็นรายงาน PivotTable เลือกรายงาน PivotTable

      • เมื่อต้องการดูข้อมูลเป็นรายงาน PivotTable และ PivotChart เลือกรายงาน PivotTable และ PivotChart

    • คุณสามารถเลือกคลิก คุณสมบัติ เพื่อตั้งค่าการฟื้นฟู การจัดรูปแบบ และตัวเลือกเค้าโครงของข้อมูลที่นำเข้า แล้วคลิก ตกลง

    • ภายใต้ คุณต้องการวางข้อมูลไว้ที่ใด ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

      • เมื่อต้องการส่งกลับข้อมูลไปที่ตำแหน่งที่ตั้งที่คุณเลือกไว้ ให้คลิก แผ่นงานที่มีอยู่

      • เมื่อต้องการส่งกลับข้อมูลไปที่มุมบนซ้ายของแผ่นงานใหม่ ให้คลิกแผ่นงานใหม่

  5. คลิก ตกลง

    Excel จะวางช่วงข้อมูลภายนอกในตำแหน่งที่ตั้งที่คุณระบุ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อเพื่อดูข้อมูล การเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก (นำเข้า)

ด้านบนของหน้า

ทำงานกับข้อมูล Excel ใน Access

คุณอาจต้องการทำงานกับข้อมูล Excel ในฐานข้อมูล Access เพื่อใช้ประโยชน์จากการจัดการข้อมูล การรักษาความปลอดภัย หรือคุณลักษณะผู้ใช้หลายคนของ Access ถึงแม้ว่าจะมีคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากมายใน Access แต่มีสองคุณลักษณะที่ผู้ใช้อาจพบว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับข้อมูล Excel ได้แก่

  • รายงาน    ถ้าคุณคุ้นเคยกับการออกแบบรายงาน Access และคุณต้องการสรุปและจัดการข้อมูล Excel ของคุณในรายงานชนิดนี้ คุณสามารถสร้างรายงาน Access ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายงานที่ยืดหยุ่นขึ้น เช่นรายงานกลุ่มและรายงานสรุป ป้ายชื่อที่พิมพ์ได้ และรายงานกราฟิก

  • ฟอร์ม    ถ้าคุณต้องการใช้ฟอร์มเพื่อค้นหาหรือเพื่อแสดงข้อมูลใน Excel คุณสามารถสร้างฟอร์ม Access ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์ม Access เพื่อแสดงผลฟิลด์ในลำดับที่ต่างจากลำดับคอลัมน์ในแผ่นงาน หรือดูแถวข้อมูลยาวๆ ได้ง่ายขึ้นในหน้าจอเดียว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับฟอร์มและรายงาน Access ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

ด้านบนของหน้า

คัดลอกข้อมูล Excel ลงใน Access

จาก Excel คุณสามารถคัดลอกข้อมูลในมุมมองแผ่นงานแล้ววางข้อมูลลงในแผ่นข้อมูล Access ได้

หมายเหตุ: ถ้าคุณวางข้อมูลจากเขตข้อมูลหลายเขตในแผ่นงานลงในแผ่นข้อมูล ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ตรงกับลำดับข้อมูลที่คุณต้องการคัดลอก เมื่อคุณวางข้อมูลจากเขตข้อมูลหลายเขตลงในฟอร์ม Access จะวางข้อมูลลงในเขตข้อมูลโดยใช้ชื่อเดียวกับเขตข้อมูลต้นฉบับ โดยไม่คำนึงถึงลำดับบนฟอร์ม ถ้าข้อมูลที่คุณต้องการคัดลอกมีเขตข้อมูลที่ไม่อยู่ในฟอร์มปลายทาง Access จะถามคุณว่าคุณต้องการวางเฉพาะเขตข้อมูลที่มีชื่อที่ตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่มีชื่อเขตข้อมูลที่ตรงกัน Access จะวางเขตข้อมูลตามลำดับแท็บของฟอร์มปลายทาง และอาจจะไม่ใช่ลำดับที่คุณต้องการ ถ้าชื่อเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลแตกต่างจากชื่อเขตข้อมูลปลายทาง คุณอาจต้องวางข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลแทนที่จะวางลงในฟอร์ม

  1. เริ่ม Excel แล้วเปิดแผ่นงานที่มีข้อมูลที่คุณต้องการคัดลอก

  2. เลือกแถวที่คุณต้องการคัดลอก

  3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอก รูปปุ่ม

    รูป Ribbon ของ Excel

    คีย์ลัด คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย

  4. เริ่ม Access แล้วเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มที่คุณต้องการวางแถว

  5. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

    รูป Ribbon ของ Access

  6. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการแทนระเบียน เลือกระเบียนดังกล่าว แล้ว บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มคลิปบอร์ด คลิ กวาง รูปปุ่ม

      รูป Ribbon ของ Access

      คีย์ลัด คุณยังสามารถกด Ctrl+V ได้อีกด้วย

    • เมื่อต้องการผนวกข้อมูลเป็นระเบียนใหม่ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก การวางเพื่อผนวกข้อมูล บนเมนู แก้ไข

ด้านบนของหน้า

นำเข้าข้อมูลลงใน Access

เมื่อต้องการเก็บข้อมูลจาก Excel ในฐานข้อมูล Access แล้วใช้และรักษาข้อมูลใน Access นับจากนั้น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลได้ เมื่อคุณนำเข้าข้อมูล Access จะเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่โดยไม่เปลี่ยนข้อมูลใน Excel คุณสามารถนำเข้าแผ่นงานเพียงครั้งละหนึ่งแผ่นเท่านั้นในการดำเนินการนำเข้า เมื่อต้องการนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงานหลายแผ่น ให้ทำซ้ำการดำเนินการนำเข้าสำหรับแผ่นงานแต่ละแผ่น

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการนำเข้าข้อมูล Excel ลงใน Access

  • คุณเป็นผู้ใช้ Excel มาเป็นเวลานาน แต่นับจากนี้ คุณต้องการใช้ Access เพื่อทำงานกับข้อมูลนี้ คุณต้องการย้ายข้อมูลในแผ่นงาน Excel ลงในฐานข้อมูล Access ใหม่อย่างน้อยหนึ่งฐาน

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่บางโอกาสคุณก็ได้รับข้อมูลในรูปแบบ Excel ที่ต้องถูกผสานกับฐานข้อมูล Access คุณต้องการนำเข้าแผ่นงาน Excel เหล่านี้ลงในฐานข้อมูลของคุณเมื่อคุณได้รับข้อมูล

  • คุณใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ แต่รายงานรายสัปดาห์ที่คุณได้รับจากคนอื่นๆ ในทีมของคุณเป็นสมุดงาน Excel คุณต้องการจัดระเบียบกระบวนงานการนำเข้าให้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกนำเข้าในฐานข้อมูลของคุณทุกสัปดาห์ ณ เวลาที่ระบุ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

ด้านบนของหน้า

เชื่อมโยงไปยังข้อมูล Excel จาก Access

คุณสามารถเชื่อมโยงช่วง Excel ในฐานข้อมูล Access เป็นตารางได้ ใช้การทำเช่นนี้เมื่อคุณวางแผนจะรักษาช่วงใน Excel ต่อไป แต่ก็ต้องการให้ช่วงพร้อมใช้งานจากภายใน Access ด้วยเช่นกัน คุณสร้างการเชื่อมโยงชนิดนี้จากภายในฐานข้อมูล Access ไม่ใช่จาก Excel

เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังแผ่นงาน Excel หรือช่วงที่มีชื่อ Access จะสร้างตารางใหม่ที่เชื่อมโยงไปยังเซลล์ต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับเซลล์ต้นฉบับใน Excel จะส่งผลในตารางที่เชื่อมโยง อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่เกี่ยวข้องใน Access ได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล คุณต้องทำในแฟ้มต้นฉบับ

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการเชื่อมโยงมายังแผ่นงาน Excel จากภายใน Access

  • คุณต้องการเก็บข้อมูลของคุณในแผ่นงาน Excel ต่อไป แต่ก็ยังสามารถใช้คุณลักษณะการทำแบบสอบถามและการรายงานที่มีประสิทธิภาพของ Access ได้อยู่

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณทำงานด้วยอยู่ในแผ่นงาน Excel คุณไม่ต้องการเก็บรักษาสำเนาของข้อมูลภายนอก แต่ต้องการให้สามารถทำงานกับข้อมูลใน Access ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยงข้อมูลจาก Access มายัง Excel ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×