ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

การแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

เมื่อคุณมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่อกับเอกสารของคุณแล้ว การเพิ่มเขตข้อมูลผสานคือวิธีการปรับแต่งเอกสารด้วยข้อมูลจากแหล่งข้อมูล เขตข้อมูลผสานจะมาจากส่วนหัวของคอลัมน์ในแหล่งข้อมูล

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของวิธีการที่คอลเลกชันช่องที่อยู่และบรรทัดแสดงคำทักทายของเขตข้อมูลผสานอาจดึงข้อมูลจากสเปรดชีต Excel ลงในฟอร์มจดหมาย

ข้อมูลจะถูกดึงไปยังเขตข้อมูลจดหมายเวียน

เขตข้อมูลช่องที่อยู่และบรรทัดแสดงคำทักทายคือคอลเลกชันของเขตข้อมูลผสาน

หมายเหตุ: ถ้าคำสั่งผสานรวมเขตข้อมูลปรากฏเป็นสีจาง ให้คลิกเลือก​​ผู้รับ แล้วเลือกชนิดของรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณใช้ ถ้าคุณยังไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย ให้คลิก พิมพ์รายการใหม่ เพื่อ สร้างรายการของคุณใน Word

เพิ่มช่องที่อยู่

  1. คลิกหรือแตะตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มช่องที่อยู่ในเอกสาร

  2. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก ช่องที่อยู่

Word จะให้ตัวเลือกสำหรับความเป็นทางการของชื่อในที่อยู่

เพิ่มบรรทัดแสดงคำทักทาย

  1. คลิกหรือแตะตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มคำทักทายในเอกสาร

  2. เลือกบรรทัดแสดงคำทักทาย

  3. เลือกสไตล์ชื่อที่คุณต้องการใช้ และตั้งค่าตัวเลือกอื่นๆ

    ตัวเลือก บรรทัดแสดงคำทักทาย

เพิ่มเขตข้อมูลผสานแต่ละเขต

เมื่อต้องการรวมข้อมูล เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล ให้คุณแทรกเขตข้อมูลผสานเหล่านั้นโดยเฉพาะ นอกจากนี้ เขตข้อมูลผสาน เช่น ชื่อ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในช่องที่อยู่หรือบรรทัดแสดงคำทักทายก็ได้ ถ้าคุณต้องการปรับแต่งเอกสารด้วยการใส่ชื่อของผู้รับก่อน ให้แทรกเฉพาะเขตข้อมูลผสาน First_Name

  1. คลิกหรือแตะตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูลผสาน

  2. เลือกลูกศรลงภายใต้ แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วเลือกเขตข้อมูล

    เมนู แทรกเขตข้อมูลผสาน ของเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน

  3. ถ้าคุณไม่เห็นชื่อเขตข้อมูลของคุณในรายการ ให้เลือก แทรกเขตข้อมูลผสาน

  4. เลือก เขตข้อมูลของฐานข้อมูล เพื่อดูรายการของเขตข้อมูลที่อยู่ในแหล่งข้อมูลของคุณ

  5. เลือก แทรก

หมายเหตุ: ถ้าตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่มีการจัดรูปแบบไม่ถูกต้อง โปรดดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

ใช้กฎสำหรับการตั้งค่าส่วนบุคคลที่ซับซ้อนมากขึ้น

คุณอาจต้องการให้ข้อความของคุณแตกต่างกัน โดยขึ้นอยู่กับข้อมูลในบางเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้อาจมีคำว่า "เลยกำหนดชำระ" สำหรับลูกค้าที่ค่าของเขตข้อมูลวันครบกำหนดเป็นวันที่ในอดีต

ระดับของความซับซ้อนนี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่ากฎและโค้ดเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก กฎ แล้วเลือกชนิดของกฎที่คุณต้องการเพิ่ม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้กฎจดหมายเวียน ให้ดู ตั้งค่ากฎสำหรับจดหมายเวียน

เพิ่มเขตข้อมูลผสานแต่ละเขต

เมื่อต้องการรวมข้อมูล เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล ให้คุณแทรกเขตข้อมูลผสานเหล่านั้นโดยเฉพาะ นอกจากนี้ เขตข้อมูลผสาน เช่น ชื่อ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในช่องที่อยู่หรือบรรทัดแสดงคำทักทายก็ได้ ถ้าคุณต้องการปรับแต่งเอกสารด้วยการใส่ชื่อของผู้รับก่อน ให้แทรกเฉพาะเขตข้อมูลผสาน First_Name

  1. คลิกหรือแตะตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูลผสาน

  2. เลือกลูกศรลงภายใต้ แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วเลือกเขตข้อมูล

หมายเหตุ: ถ้าตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่มีการจัดรูปแบบไม่ถูกต้อง โปรดดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

ใช้กฎสำหรับการตั้งค่าส่วนบุคคลที่ซับซ้อนมากขึ้น

คุณอาจต้องการให้ข้อความของคุณแตกต่างกัน โดยขึ้นอยู่กับข้อมูลในบางเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้อาจมีคำว่า "เลยกำหนดชำระ" สำหรับลูกค้าที่ค่าของเขตข้อมูลวันครบกำหนดเป็นวันที่ในอดีต

ระดับของความซับซ้อนนี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่ากฎและโค้ดเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก่ม กฎ แล้วเลือกชนิดของกฎที่คุณต้องการเพิ่ม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้กฎจดหมายเวียน ให้ดู ตั้งค่ากฎสำหรับจดหมายเวียน

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×