การแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

การแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

เมื่อคุณเริ่มต้นจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ป้ายชื่อจดหมายเวียน หรือจดหมายเวียน และเชื่อมต่อเอกสารของคุณไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลผสานเพื่อปรับแต่งเนื้อหา เขตข้อมูลผสานมาจากส่วนหัวของคอลัมน์ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ (หรือที่เรียกว่า "แหล่งข้อมูล") นี่คือตัวอย่างลักษณะที่เขตข้อมูลในรายชื่อผู้รับจดหมาย Excel ปรากฏในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ

ข้อมูลจะถูกดึงไปยังเขตข้อมูลจดหมายเวียน

เขตข้อมูลผสานที่คุณแทรกจะดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ กำหนดแต่ละซองจดหมาย ข้อความอีเมล ป้ายชื่อ หรือจดหมาย

เพื่อช่วยไม่ให้คุณต้องใส่แต่ละเขตข้อมูลในเอกสารของคุณ Word มีเครื่องมือช่องที่อยู่และบรรทัดแสดงคำทักทายที่จะเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดสำหรับที่อยู่หรือการทักทาย คุณจึงไม่ต้องเพิ่มเขตข้อมูลทีละเขตข้อมูล

เพิ่ม ช่องที่อยู่

เมื่อต้องการเพิ่มช่องที่อยู่ลงในจดหมาย ซองจดหมาย หรือป้ายชื่อของคุณอย่างง่ายดาย ให้ใช้เครื่องมือช่องที่อยู่

  1. คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มช่องที่อยู่ในเอกสาร

  2. เลือก ช่องที่อยู่

เขตข้อมูลผสาน Insert Address Block

หมายเหตุ: ถ้าคำสั่ง ช่องที่อยู่ เป็นสีเทา ให้คลิก เลือกผู้รับ และเลือกชนิดของรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณกำลังใช้อยู่ เช่น ที่ติดต่อ Outlook, สเปรดชีต Excel หรือไฟล์ .mdb ที่คุณได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ใน Word ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย ให้คลิก พิมพ์รายชื่อใหม่ เพื่อสร้างรายชื่อของคุณใน Word

Word จะให้ตัวเลือกในการตั้งชื่อบนที่อยู่ให้ดูเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมากขึ้น

เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการให้ป้ายผนึกจดหมายเว้นระยะห่างหนึ่งช่อง ให้เลือกเขตข้อมูล ช่องที่อยู่ คลิกที่ เค้าโครงหน้า (Word 2013) หรือ เค้าโครง (Word 2016) แล้วใส่ 0 ในกล่อง ก่อน และ หลังภายใต้ระยะห่าง

ระยะห่างย่อหน้า

เมื่อต้องการให้แน่ใจว่าที่อยู่ในสเปรดชีต Excel ผสานได้อย่างถูกต้อง ให้ดูที่ จัดรูปแบบตัวเลข วันที่ และค่าอื่นๆ ของจดหมายเวียนใน Excel

เพิ่มบรรทัดแสดงคำทักทาย

เมื่อต้องการเพิ่มคำทักทายมาตรฐานลงในข้อความอีเมลหรือจดหมาย ให้ใช้เครื่องมือ บรรทัดแสดงคำทักทาย

  1. คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มคำทักทายในเอกสาร

  2. เลือกบรรทัดแสดงคำทักทาย

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งบรรทัดแสดงคำทักทายเป็นส่วนที่เน้น

    หมายเหตุ: ถ้าคำสั่ง บรรทัดแสดงคำทักทาย เป็นสีเทา ให้เลือก เลือกผู้รับ และเลือกชนิดของรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณกำลังใช้อยู่ เช่น ที่ติดต่อ Outlook, สเปรดชีต Excel หรือไฟล์ .mdb ที่คุณได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ใน Word ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย ให้คลิก พิมพ์รายชื่อใหม่ เพื่อสร้างรายชื่อของคุณใน Word

  3. เลือกสไตล์ชื่อที่คุณต้องการใช้ และตั้งค่าตัวเลือกอื่นๆ

    ตัวเลือก บรรทัดแสดงคำทักทาย

    เคล็ดลับ: เพื่อให้แน่ใจว่า Word สามารถค้นพบชื่อและที่อยู่ในรายการของคุณ ให้เลือก จับคู่เขตข้อมูล ตรวจสอบว่าเขตข้อมูลที่คุณต้องการปรากฏอยู่ในรายการ ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการระบุว่า ไม่ตรงกัน ให้เลือกรายการดรอปดาวน์ของเขตข้อมูลนั้น แล้วเลือกชื่อคอลัมน์ที่ตรงกับคอลัมน์ในรายชื่อของคุณ

  4. เพื่อให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบตามที่คุณต้องการ ให้เน้นทั้งเขตข้อมูล รวมทั้งเครื่องหมายที่ส่วนท้ายแต่ละส่วนด้วย

    เขตข้อมูล บรรทัดแสดงคำทักทาย ในเอกสารจดหมายเวียน

  5. เลือก หน้าแรก แล้วตรวจสอบฟอนต์และขนาดฟอนต์

    กลุ่ม ฟอนต์ บนแท็บ หน้าแรก

  6. เลือก ระยะห่างบรรทัด เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่า ระยะห่างบรรทัดตรงกับระยะห่างในส่วนที่เหลือของเอกสาร

    ระยะห่างบรรทัด บนแท็บ หน้าแรก

หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการผสานแล้ว ให้พิมพ์ข้อมูลที่คุณต้องการให้มีในจดหมาย อีเมล ซองจดหมาย หรือป้ายชื่อที่คุณสร้างระหว่างการผสาน

เพิ่มเขตข้อมูลผสานแต่ละเขตข้อมูล

ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลผสานได้ทีละเขตข้อมูล

  1. คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลผสานในเอกสาร

  2. เลือกดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วคลิกชื่อเขตข้อมูล

    เมนู แทรกเขตข้อมูลผสาน ของเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน

  3. ถ้าคุณไม่เห็นชื่อเขตข้อมูลของคุณในรายการ ให้เลือกปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน

    ปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน

  4. เลือก เขตข้อมูลของฐานข้อมูล เพื่อดูรายการของเขตข้อมูลที่อยู่ในแหล่งข้อมูลของคุณ

  5. หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณ ให้ตรวจสอบว่าเอกสารของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลที่ถูกต้อง เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ และยืนยันว่าเขตข้อมูล แหล่งข้อมูล ตรงกับแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการใช้

  6. เลือก แทรก

หมายเหตุ: ถ้าบางส่วนของตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่ ไม่ได้ถูกจัดอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง ให้ดูที่ จัดรูปแบบตัวเลข วันที่และเขตข้อมูลอื่นๆ ของจดหมายเวียน สำหรับวิธีใช้

ใช้เขตข้อมูลผสานขั้นสูง

เมื่อคุณสร้างจดหมายหรืออีเมลถึงลูกค้าทั้งหมดของคุณและต้องการให้ข้อความกล่าวถึงสิ่งที่แตกต่างกันตามค่าต่างๆ ในบางเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้กฎเพื่อเติมในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้สามารถใส่คำว่า "เลยวันครบกำหนด" ถ้าวันที่ครบกำหนดสำหรับวันครบกำหนดยอดดุลเป็นวันที่ในอดีต

เมื่อต้องการตั้งค่ากฎและเขตข้อมูลขั้นสูง บนแท็บ ส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก กฎ และเลือกชนิดของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

ปุ่ม กฎ เพื่อเปิดเมนูกฎ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้กฎจดหมายเวียน ให้ดู การตั้งค่ากฎจดหมายเวียน

สำหรับขั้นตอนการส่งจดหมายเวียนตั้งแต่ต้นจนเสร็จสิ้น ให้ดู ใช้จดหมายเวียน Word สำหรับอีเมลจดหมายเวียนสำหรับป้ายชื่อ หรือ ใช้จดหมายเวียนเพื่อปรับแต่งจดหมาย

เพิ่มวันที่หรือเวลา

เมื่อต้องการแทรกวันที่ปัจจุบันและ/หรือเวลาลงในเอกสารของคุณ ให้ไปที่แท็บ แทรก ของ Ribbon แล้วเลือก วันที่และเวลา จากกลุ่ม ข้อความ ในกล่องโต้ตอบ วันที่และเวลา ให้เลือกรูปแบบที่ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการแทรก คลิก ตกลง เพื่อแทรกสิ่งที่คุณเลือก

เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการให้วันที่หรือเวลาอัปเดตเป็นวันที่และเวลาปัจจุบันโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ ตามที่คุณเปิดเอกสารนี้ในอนาคต ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อัปเดตโดยอัตโนมัติ ก่อนคลิก ตกลง

ดูเพิ่มเติม

คุณมีคำถามเกี่ยวกับจดหมายเวียนของ Word ที่เรายังไม่ได้ตอบที่นี่หรือไม่

โพสต์คำถามใน ชุมชนตอบคำถามของ Word

ช่วยเราปรับปรุง Word

คุณมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถปรับปรุง Word หรือไม่ ถ้ามี โปรดไปที่ Word UserVoice แล้วแจ้งให้เราทราบ!

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×