การแจกจ่ายรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถใช้ Microsoft Office Access เพื่อการแจกจ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ในรายงาน Access ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้คำสั่งอีเมล บนเมนู Microsoft Office ปุ่มการส่งออกได้อย่างรวดเร็ว และส่งรายงานเป็นสิ่งที่แนบมาในข้อความอีเมล หรือ คุณสามารถส่งออกรายงานเป็นไฟล์ และกระจายไฟล์ในหลาย ๆ แล้ว โดยใช้วิธีการแจกแจงแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถรับข้อมูลสำคัญเพื่อให้ผู้ใช้จำเป็นต้องมีอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ไฟล์เพื่อสร้างสำเนาสำรองและการเก็บถาวรของรายงาน และคุณยังสามารถลดกระดาษการใช้งานในสถานการณ์ที่พิมพ์สำเนาของรายงานจะไม่จำเป็น

บทความนี้อธิบายถึงรูปแบบไฟล์อื่นที่คุณสามารถใช้เพื่อส่งออกรายงาน และอธิบายวิธีการต่าง ๆ ที่คุณสามารถใช้การแจกจ่ายรายงานส่งออกไปยังผู้รับของคุณ

คุณต้องการทำสิ่งใด

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบไฟล์ที่คุณสามารถส่งออกรายงาน

กระจายรายงาน โดยใช้คำสั่งอีเมล

กระจายรายงาน โดยใช้วิธีอื่น ๆ

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบไฟล์ที่คุณสามารถส่งออกรายงาน

คุณสามารถส่งออกรายงานเป็นรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกันหลาย อย่างไรก็ตาม รูปแบบไฟล์เหล่านี้ทั้งหมดไม่รักษาเค้าโครงและการจัดรูปแบบของรายงานต้นฉบับ ตัวอย่าง ถ้าคุณส่งออกรายงานเป็นไฟล์ HTML (*.htm หรือ * .html), ไฟล์รูปแบบ Rich Text (*.rtf), หรือไฟล์ข้อความ (*.txt), ไฟล์เป็นผลลัพธ์จะไม่ประกอบด้วยองค์ประกอบด้านภาพที่มีอยู่ในเดิมรายงาน เช่นกราฟิก สี เส้น หรือเส้นขอบ ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม บางรูปแบบไฟล์รักษาเค้าโครงและการจัดรูปแบบของรายงานต้นฉบับ รูปแบบเหล่านี้รวมการ snapshot (*.snp), รูปแบบไฟล์ Portable Document Format (*.pdf), และรูปแบบ XML กระดาษสเปค (*.xps) บทความนี้เน้นโดยใช้รูปแบบไฟล์ที่สามเหล่านี้

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการทั้งหมดของรูปแบบพร้อมใช้งานสำหรับการส่งออก รายงานและโปรแกรมที่คุณและผู้รับของคุณสามารถใช้เพื่อเปิดไฟล์เป็นผลลัพธ์

รูปแบบ

ไฟล์ข้อความ ension(s)

โปรแกรมที่ใช้ในการเปิดไฟล์

HTML

*.htm *.html

เบราว์เซอร์ Internet เช่น Microsoft Internet Explorer

PDF

*.pdf

ตัวอ่าน PDF พร้อมใช้งานเป็นฟรี ดาวน์โหลดของบริษัทอื่น

Rich Text

*.rtf

โปรแกรมการประมวลผล word เช่น Microsoft Office Word และ WordPad

Snapshot

*.snp

Viewer Snapshot Microsoft พร้อมใช้งานจากศูนย์ดาวน์โหลด Microsoft ค้นหาลิงก์ไปยังดาวน์โหลดฟรีในส่วนดูเพิ่มเติม

ข้อความ

*.txt

การประมวลผล word และโปรแกรม เช่น Word และแผ่นจดบันทึกการแก้ไขข้อความ

XPS

*.xps

  • ใน Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 หรือ Microsoft Windows XP    Microsoft XML กระดาษสเปค Viewer พร้อมใช้งาน ด้วยการดาวน์โหลด Pack Essentials Microsoft กระดาษ XML ข้อกำหนด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft XML กระดาษสเปค Essentials แพ ดูลิงก์ในส่วนดูเพิ่มเติม

  • ใน Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

หมายเหตุ: ตัวเลือกรูปแบบ PDF (*.pdf) และรูปแบบ XPS (*.xps) จะพร้อมใช้งานหลังจากที่คุณติดตั้งการค้นหานิ้วเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสนับสนุนสำหรับรูปแบบไฟล์เหล่านี้ในส่วนดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

กระจายรายงาน โดยใช้คำสั่งอีเมล

วิธีการที่เร็วที่สุดในการแจกจ่ายรายงานในOffice Access 2007 หนึ่งได้ โดยใช้คำสั่งอีเมล บนเมนูกปุ่ม Microsoft Office ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ Access ส่งรายงานเป็นรูปแบบไฟล์ ที่คุณต้อง แล้ว สร้างข้อความอีเมลใหม่ โดยมีไฟล์ที่แนบมา ออก

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง เลือกรายงานที่คุณต้องการส่งในข้อความอีเมล

  2. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้ว คลิ กอีเมล

  3. ในกล่องโต้ตอบส่งวัตถุเป็น เลือกรูปแบบผลลัพธ์ที่คุณต้องการใช้ แล้ว คลิ กตกลง โปรดจำไว้ว่า Snapshot (*.snp),รูปแบบ PDF (*.pdf), และรูปXPS (*.xps) จะมีตัวเลือกเท่านั้นที่จะรักษาเค้าโครงและการจัดรูปแบบของรายงานต้นฉบับของคุณ

    Office Outlook 2007 เปิดข้อความอีเมใหม่กับแฟ้มที่แนบมาของชนิดที่คุณระบุ

  4. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับในกล่องถึง ชื่อเรื่องในกล่องเรื่อง และข้อความในพื้นที่ข้อความ

    เคล็ดลับ: ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์ที่คุณส่ง โดยใช้วิธีนี้จะไม่ถูกบันทึกบนคอมพิวเตอร์ของคุณไว้ ถ้าคุณต้องการบันทึกสำเนาของไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คลิกขวาที่สิ่งที่แนบมาในกล่องแนบ แล้ว คลิ กบันทึกเป็น บนเมนูทางลัด

  5. คลิก ส่ง

ด้านบนของหน้า

กระจายรายงาน โดยใช้วิธีอื่น ๆ

ถ้าคุณไม่ต้องการใช้คำสั่งอีเมล การแจกจ่ายรายงานของคุณ ก่อน ส่งออกรายงานเป็นรูปแบบไฟล์ที่คุณต้อง และคุณแจกจ่ายแบบเดียวกับที่คุณแจกจ่ายไฟล์อื่น ๆ ตัวอย่าง คุณไม่สามารถคัดลอกไฟล์ไปสื่อแบบถอดได้เช่นซีดี ฟลอปปีดิสก์ หรือไดร์ฟ USB และเผยแพร่ไปยังผู้รับของคุณ หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณอาจคัดลอกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์หรือไลบรารีเอกสารบนไซต์ Microsoft Windows SharePoint Services และบอกผู้รับของคุณแล้ว ตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์

ส่วนต่อไปนี้แสดงวิธีการส่งออกรายงานเป็นไฟล์ snapshot (*.snp), ไฟล์ Portable Document Format (*.pdf), หรือไฟล์ข้อกำหนดการกระดาษ XML (*.xps), ซึ่งแล้วคุณสามารถกระจายโดยใช้วิธีการที่คุณต้องการ

ส่งออกรายงานเป็นไฟล์ snapshot

เมื่อต้องการดูไฟล์ snapshot โปรแกรม Microsoft Snapshot Viewer ต้องติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้รับของคุณและคุณ ในเวอร์ชันก่อนหน้าของ Access, Snapshot Viewer ถูกติดตั้งพร้อมกับ Access อย่างไรก็ตาม Snapshot Viewer จะไม่ได้ติดตั้งด้วยOffice Access 2007 เมื่อต้องการดูไฟล์ snapshot คุณต้องดาวน์โหลด และติดตั้งโปรแกรม Microsoft Snapshot Viewer ฟรีจากศูนย์ดาวน์โหลด Microsoft เนื่องจากไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลด Snapshot Viewer โปรแกรมสิทธิ์การใช้งานOffice Access 2007 ผู้ใช้ที่มีAccess 2007 ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา สามารถดาวน์โหลด Snapshot Viewer และใช้เพื่อดูไฟล์ snapshot ที่คุณสร้าง ค้นหาลิงก์ไปยังการดาวน์โหลดในส่วนดูเพิ่มเติม

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกรายงานที่คุณต้องการส่งออก

  2. บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการส่งออกคลิกเพิ่มเติม แล้ว คลิ กแสดง Snapshot

  3. บนหน้าแรกของการส่งออก - ตัวช่วยสร้างการแสดงภาพ Snapshot พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่องชื่อไฟล์ หรือคลิกเรียกดู เพื่อเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นที่คุณต้องการบันทึกไฟล์

  4. ถ้าคุณต้องการดูสแนปช็อตทันทีหลังจากนั้นจะถูกสร้างขึ้น ภายใต้ตัวเลือกการส่งออกที่ระบุ เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดไฟล์ปลายทางหลังจากการส่งออกเสร็จสมบูรณ์

  5. คลิก ตกลง

    ถ้าไฟล์ที่ มีชื่อเดียวกันอยู่แล้วในโฟลเดอร์ที่คุณระบุ Access พร้อมท์ให้คุณเมื่อต้อง การแทนไฟล์ที่มีอยู่แล้วอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือใส่ชื่อใหม่ คลิกใช่ เพื่อแทนไฟล์ หรือคลิกไม่ ต้องใส่ชื่อไฟล์อื่น

    Access สร้างไฟล์ snapshot ถ้าคุณเลือกที่จะให้ Access เปิดไฟล์ปลายทาง และแสดงภาพ Snapshot โปรแกรมติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ โปรแกรมจะเริ่มต้น และแสดงไฟล์ snapshot ถ้าโปรแกรม Snapshot Viewer จะไม่ได้ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ไม่มีข้อความจะปรากฏขึ้น และจะแสดงไฟล์ snapshot อย่างไรก็ตาม คุณสามารถยังคงกระจายกับผู้ใช้อื่น

  6. เมื่อต้องการบันทึกขั้นตอนของการดำเนินการที่คุณเพิ่งทำเพื่อให้คุณสามารถทำซ้ำการดำเนินการเดียวกันในภายหลังได้อย่างรวดเร็ว และเลือกกล่องกาเครื่องหมายบันทึกขั้นตอนส่งออก ทางแล้ว พิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับขั้นตอน เมื่อต้องการสร้างงาน Outlook ที่ช่วยให้คุณสามารถจัดกำหนดการการส่งออก ณวันในอนาคต เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างงาน Outlook

    ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดกำหนดการการนำเข้า และส่งออกการดำเนินการในส่วนดูเพิ่มเติม

ส่งออกรายงานเป็นไฟล์*.pdf หรือ*.xps

คุณต้องติดตั้ง add-in ใด add-in ก่อนที่คุณสามารถส่งออกรายงานไปยังไฟล์รูปแบบ*.pdf หรือ*.xps สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสนับสนุนสำหรับรูปแบบไฟล์อื่น ๆ เช่น*.pdf และ*.xps คลิกการเชื่อมโยงในส่วนดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

หลังจากที่คุณติดตั้ง add-in ที่ ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อส่งออกรายงานเป็นไฟล์*.pdf หรือ*.xps:

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกรายงานที่คุณต้องการส่งออก

  2. บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการส่งออกคลิกPDF หรือ XPS

  3. ในกล่องโต้ตอบการประกาศเป็น PDF หรือ XPS ในกล่องบันทึกเป็นชนิด เลือกชนิดไฟล์ที่คุณต้องการส่งออกรายงานเป็น

  4. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อที่รายงานถูกบันทึกเป็นไฟล์ พิมพ์ชื่อไฟล์ใหม่ในกล่องชื่อไฟล์

  5. เมื่อต้องการเปิดรายงานในทันทีหลังจากที่คุณส่งออก เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดไฟล์หลังจากจัดพิมพ์ ถ้าคุณไม่มีโปรแกรมที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณที่สามารถเปิดชนิดไฟล์ ตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งาน

  6. ภายใต้การปรับให้เหมาะสมสำหรับ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการปรับให้เหมาะสมรายงานสำหรับไฟล์มีขนาดใหญ่ ความ ละเอียดสูงกว่า (แนะนำสำหรับการพิมพ์), เลือกมาตรฐาน

    • เมื่อต้องการปรับให้เหมาะสมรายงานสำหรับไฟล์มีขนาดเล็ก ความ ละเอียดต่ำกว่า (แนะนำสำหรับการประกาศออนไลน์), เลือกขนาดเล็กสุด

  7. คลิก ประกาศ

    Access สร้างไฟล์*.pdf หรือ*.xps ถ้าคุณเลือกที่จะให้ Access เปิดไฟล์หลังจากจัดพิมพ์ โปรแกรมที่เหมาะสมจะเริ่มต้น และแสดงไฟล์

  8. เมื่อต้องการบันทึกขั้นตอนของการดำเนินการที่คุณเพิ่งทำเพื่อให้คุณสามารถได้อย่างรวดเร็วพิมพ์เหมือนกับ การดำเนินการในภายหลังคลิกกล่องกาเครื่องหมายบันทึกขั้นตอนส่งออก ทางแล้ว พิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับขั้นตอน เมื่อต้องการสร้างงาน Outlook ที่ช่วยให้คุณสามารถจัดกำหนดการการส่งออก ณวันในอนาคต เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างงาน Outlook

    ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดกำหนดการการนำเข้า และส่งออกการดำเนินการในส่วนดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×