การเพิ่มบาร์โค้ดไปรษณีย์ลงในป้ายชื่อหรือซองจดหมายใน Publisher

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

บริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกา หรือ United States Postal Service (USPS) ได้พัฒนาระบบ Delivery Point Barcode (DPBC) เพื่อช่วยทำให้การเรียงลำดับจดหมายไปรษณีย์เป็นแบบอัตโนมัติให้กับจุดนำส่งแต่ละแห่งที่มีมากกว่า 100 ล้านแห่งในสหรัฐอเมริกา เมื่อคุณเพิ่มบาร์โค้ดไปรษณีย์ลงบนแต่ละซองจดหมายหรือป้ายชื่อในการส่งไปรษณีย์ของคุณ คุณอาจมีสิทธิ์ได้รับส่วนสดจากระบบอัตโนมัติ

ป้ายที่อยู่ที่มีบาร์โค้ด

ในบทความนี้

ข้อกำหนดของบาร์โค้ดไปรษณีย์

เพิ่มบาร์โค้ดไปรษณีย์ลงในรายการผู้รับ

เปิด หรือสร้างสิ่งพิมพ์ซองจดหมายหรือป้ายชื่อ

ใช้จดหมายเวียนเพื่อเพิ่มบาร์โค้ดลงในสิ่งพิมพ์

แสดงตัวอย่าง และพิมพ์ซองจดหมายหรือป้ายชื่อ

ความต้องการของบาร์โค้ดไปรษณีย์

ก่อนที่คุณจะเพิ่มบาร์โค้ดไปรษณีย์ลงในป้ายชื่อและซองจดหมาย คุณต้องมีแบบอักษรบาร์โค้ดไปรษณีย์ติดตั้งไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถมีแบบอักษรบาร์โค้ดได้จากหลายบริษัท เมื่อต้องการค้นหาบริษัทที่มีแบบอักษรบาร์โค้ดจำหน่าย ให้ค้นหาด้วยคำว่า "barcode font" หรือ "แบบอักษรบาร์โค้ด" ที่ส่วน Microsoft Office Marketplace บน Office Online หรือโดยใช้โปรแกรมค้นหาบนอินเทอร์เน็ต

อ่านเอกสารที่มากับแบบอักษรบาร์โค้ดที่คุณซื้อให้ละเอียด เอกสารดังกล่าวควรให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับอักขระและตัวเลขที่คุณจำเป็นต้องพิมพ์เพื่อสร้างบาร์โค้ดที่ถูกต้อง และขนาดแบบอักษรที่จะใช้ถ้าคุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของ USPS วิธีสร้างแถบยาวที่เป็นกรอบเริ่มและจบของบาร์โค้ด และอื่นๆ

แนวทาง USPS สำหรับแถบรหัสไปรษณีย์ที่แตกต่างกันกับชนิดของชื่อผู้รับจดหมาย (ตัวอักษร ข้อความตอบกลับ periodicals และอื่น ๆ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกคำแนะนำสำหรับข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานเฉพาะที่ของคุณ อัตราจ่าหน้าจดหมายจำนวนมากจำเป็นต้องใช้ที่คุณติดตามจัดการบางและขั้นตอนจ่าหน้าจดหมาย นอกจากนี้ USPS เป็นระยะ ๆ เปลี่ยนแปลงวิธีคำนวณบาร์โค้ดไปรษณีย์ เหตุผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการทำงานกับ office โพสต์ของคุณภายในเครื่อง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มบาร์โค้ดไปรษณีย์ลงในรายชื่อผู้รับ

คุณจะเพิ่มบาร์โค้ดลงในป้ายชื่อและซองจดหมายแบบเดียวกับที่คุณเพิ่มชื่อและที่อยู่ด้วยการเตรียมแหล่งข้อมูลและโดยใช้จดหมายเวียน

แหล่งข้อมูลเป็นรายชื่อผู้รับของ Microsoft Office Publisher ตารางฐานข้อมูลของ Microsoft Office Access แผ่นงานของ Microsoft Office Excel รายชื่อที่ติดต่อของ Microsoft Office Outlook หรือแฟ้มที่มีโครงสร้างอื่น ซึ่งคุณเก็บชื่อและที่อยู่ที่คุณต้องการจะผสานลงบนป้ายชื่อหรือซองจดหมาย

คุณต้องสร้างคอลัมน์บาร์โค้ดในแหล่งข้อมูลนั้น แต่ละแถวในคอลัมน์บาร์โค้ดต้องมีทั้งอักขระและตัวเลขซึ่งจะพิมพ์ในแบบอักษรบาร์โค้ดไปรษณีย์เป็นแถบยาวสองแถวที่เป็นกรอบบาร์โค้ด รหัสไปรษณีย์+รหัส 4 ตัว รหัสจุดนำส่ง และอักขระการแก้ไข

เวิร์กชีต Excel ที่มีคอลัมน์บาร์โค้ด

1. แต่ละคอลัมน์ในแหล่งข้อมูลแสดงประเภทของข้อมูล คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเฉพาะที่เก็บไว้ในแต่ละแถวของคอลัมน์ลงในป้ายชื่อและซองจดหมายที่พิมพ์ของคุณด้วยการแทรกตัวยึดคอลัมน์ (หรือที่เรียกว่าเขตข้อมูล) ลงในสิ่งพิมพ์ป้ายชื่อหรือซองจดหมายที่เริ่มสร้าง

2. อักขระและหมายเลขในเซลล์นี้จะกำหนดบาร์โค้ดไปรษณีย์สำหรับที่อยู่ซึ่งอยู่ในแถวเดียวกัน ในตัวอย่างนี้ วงเล็บแสดงแถบยาวที่เป็นกรอบบาร์โค้ด ให้ตรวจสอบเอกสารที่มาพร้อมกับแบบอักษรบาร์โค้ดไปรษณีย์เพื่อค้นหาอักขระที่คุณควรใช้

3. ข้อมูลในแต่ละแถวจะสอดคล้องกับข้อมูลที่จะปรากฏบนป้ายชื่อหรือซองจดหมาย

เพิ่มบาร์โค้ดลงในแหล่งข้อมูล

ถ้าคุณยังไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณสามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ คุณจำเป็นต้องสร้างใหม่ได้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย ดูเคล็ดลับสำหรับผู้รับจดหมาย

ถ้าคุณมีรายชื่อผู้รับจดหมายแล้ว คุณจะต้องเพิ่มหมายเลขบาร์โค้ดให้กับแต่ละระเบียน คุณสามารถพิมพ์หมายเลขดังกล่าวลงในคอลัมน์แหล่งข้อมูลที่คุณวางแผนจะใช้สำหรับจดหมายเวียน

ถ้าคุณสร้างแหล่งข้อมูลใน Publisher คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้ปรับปรุงแหล่งข้อมูลของคุณ ถ้าคุณสร้างแหล่งข้อมูลของคุณใน Access, Excel, Outlook หรือโปรแกรมอื่น คุณจะสามารถปรับปรุงแหล่งข้อมูลของคุณได้ดีที่สุดในโปรแกรมเดียวกับที่คุณใช้สร้างแหล่งข้อมูลนั้น นอกจากนี้คุณยังสามารถแก้ไขแหล่งข้อมูลที่สร้างในโปรแกรมดังกล่าวหลังจากคุณเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับระหว่างจดหมายเวียนใน Publisher

ปรับปรุงแหล่งข้อมูล

  1. ใน Publisher บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและแค็ตตาล็อก จากนั้นคลิก แก้ไขรายการที่อยู่

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิดรายการที่อยู่ ให้เลือกแหล่งข้อมูล แล้วคลิก เปิด

  3. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขแหล่งข้อมูล ให้คลิก Customize Columns

  4. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดรายการที่อยู่เอง ให้คลิก เพิ่ม

  5. ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อเขตข้อมูล (หรือส่วนหัวของคอลัมน์) เช่น บาร์โค้ด แล้วคลิก ตกลง จากนั้นคลิก ตกลง อีกครั้ง

  6. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขแหล่งข้อมูล ให้คลิกเซลล์แรกในคอลัมน์ใหม่ที่คุณต้องการใส่ข้อมูล

  7. พิมพ์บาร์โค้ด จากนั้นให้กดแป้นลูกศรลงเพื่อย้ายไปยังแถวล่าง

  8. ทำซ้ำจนกระทั่งคุณมีรายการบาร์โค้ดทั้งหมดที่คุณวางแผนจะใช้

  9. คลิก ตกลง เพื่อบันทึกและปิดแฟ้มของคุณ

    หมายเหตุ: ถึงแม้ว่าคุณมีคอลัมน์บาร์โค้ดในแหล่งข้อมูลของคุณ คุณก็จะยังคงต้องแยกคอลัมน์รหัสไปรษณีย์ออกต่างหาก ถ้าคุณต้องการให้รหัสพื้นที่และรหัสไปรษณีย์อื่นๆ แสดงในที่อยู่ซึ่งพิมพ์บนป้ายชื่อหรือซองจดหมาย

ด้านบนของหน้า

เปิดหรือสร้างสิ่งพิมพ์ซองจดหมายหรือป้ายชื่อ

หลังจากตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณ คุณก็พร้อมที่จะเปิดสิ่งพิมพ์ซองจดหมายหรือป้ายชื่อ ถ้าที่ผ่านมาคุณมีสิ่งพิมพ์ที่คุณใช้ส่งจดหมายอยู่แล้ว คุณก็เพียงเปิดสิ่งพิมพ์นั้น แต่ถ้าคุณเริ่มตั้งแต่ต้น ให้เปิดสิ่งพิมพ์ที่ตรงกับขนาดของซองจดหมายหรือป้ายชื่อที่คุณต้องการจะใช้พิมพ์ชื่อ ที่อยู่ และบาร์โค้ด ถ้าคุณจะพิมพ์ป้ายชื่อ ให้สังเกตหมายเลขผลิตภัณฑ์ เช่น 5160 หรือ L7163 ที่สัมพันธ์กับแพคเกจของป้ายชื่อที่คุณซื้อมา คุณจำเป็นจะต้องใช้หมายเลขนี้เปิดสิ่งพิมพ์ที่ถูกต้อง

เปิดสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่

  1. เริ่มต้น Publisher

  2. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก เปิด

  3. ในกล่องโต้ตอบ เปิดสิ่งพิมพ์ ให้กำหนดตำแหน่งที่ตั้งของสิ่งพิมพ์ซองจดหมายหรือป้ายชื่อที่คุณต้องการ แล้วคลิก เปิด

เริ่มสร้างซองจดหมายตั้งแต่เริ่มแรก

  1. เริ่มต้น Publisher

  2. ในรายการ ประเภทสิ่งพิมพ์ ให้เลือกให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเริ่มต้นด้วยซองจดหมายเปล่าธรรมดา ให้คลิก ขนาดของหน้าเปล่า แล้วคลิก ซองจดหมาย

    • เมื่อต้องการเริ่มต้นด้วยซองจดหมายที่ออกแบบไว้ก่อนแล้ว ใต้ ประเภทสิ่งพิมพ์ ให้คลิก ซองจดหมาย จากนั้นกำหนดสิ่งพิมพ์ของคุณเองด้วยการเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ

      ใต้ กำหนดเอง คุณสามารถระบุแบบแผนชุดสีและแบบแผนแบบอักษรกับชุดข้อมูลธุรกิจเพื่อนำไปใช้กับการออกแบบ

  3. คลิก สร้าง

เริ่มสร้างป้ายชื่อตั้งแต่เริ่มแรก

สิ่งพิมพ์จำนวนมากสามารถถูกตั้งค่าให้พิมพ์กับผลิตภัณฑ์ป้ายชื่อของผู้ผลิตเฉพาะราย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถออกแบบป้ายชื่อโดยใช้การออกแบบใดการออกแบบหนึ่งใน Publisher จากนั้นก็พิมพ์สิ่งพิมพ์ของคุณบนกระดาษป้ายชื่อของผู้ผลิตเฉพาะราย เช่น Avery, NCR หรือ Printec

  1. เริ่มต้น Publisher

  2. ในรายการ ประเภทสิ่งพิมพ์ ให้คลิก ขนาดของหน้าเปล่า จากนั้นคลิก ป้ายจ่าหน้าจดหมายป้ายชื่อบนสื่อ หรือ ป้ายชื่ออื่นๆ

    ใต้ กำหนดเอง คุณสามารถระบุแบบแผนชุดสีและแบบแผนแบบอักษรกับชุดข้อมูลธุรกิจเพื่อนำไปใช้กับการออกแบบ

  3. ค้นหาชื่อผู้ผลิตป้ายชื่อของคุณ แล้วขยายรายการนั้น

  4. เลื่อนตามรายการสิ่งพิมพ์ป้ายชื่อ ให้คลิกหมายเลขผลิตภัณฑ์หรือขนาดที่ตรงกับหมายเลขของแพคเกจป้ายชื่อของคุณ แล้วคลิก สร้าง

    ถ้าคุณไม่เห็นหมายเลขสิ่งพิมพ์ที่ตรงกับหมายเลขบนแพคเกจของคุณ ให้ดูที่แพคเกจและข้อมูลที่มาพร้อมกับป้ายชื่อ หมายเลขผลิตภัณฑ์อื่นอาจจะแสดงในรายการที่มีของ Publisher ซึ่งมีขนาดเทียบเท่าและมีเค้าโครงเหมือนกับป้ายชื่อในแพคเกจที่คุณซื้อ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการพิมพ์ลงใน Avery 8163 คุณสามารถเลือก 8463, 8663, 15163 หรือ 18163 ใน Publisher

ด้านบนของหน้า

ใช้จดหมายเวียนเพิ่มบาร์โค้ดลงในสิ่งพิมพ์

เมื่อเปิดสิ่งพิมพ์ป้ายชื่อหรือซองจดหมาย คุณก็พร้อมที่จะเชื่อมต่อสิ่งพิมพ์กับแหล่งข้อมูล ซึ่งเป็นแฟ้มที่มีชื่อ ที่อยู่ และบาร์โค้ดที่คุณต้องการเพิ่ม หลังจากคุณสร้างการเชื่อมต่อแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเพิ่มตัวยึด (เขตข้อมูลผสาน) ลงในสิ่งพิมพ์ีที่เริ่มทำเพื่อแสดงตำแหน่งซึ่งที่อยู่และบาร์โค้ดจะปรากฏบนป้ายชื่อหรือซองจดหมายที่พิมพ์

ถ้าคุณต้องการผสานรูปภาพลงในหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณนั่นคือเมื่อต้องการเพิ่มโลโก้บริษัท ตัวอย่างนั่นคือแหล่งข้อมูลของคุณต้องใส่ชื่อไฟล์หรือเส้นทางสำหรับไฟล์รูปภาพที่คุณต้องการผสาน รวมรูปภาพจริงหรือรูปภาพในแหล่งข้อมูลของคุณ

เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและแค็ตตาล็อก จากนั้นให้คลิก จดหมายเวียน

  2. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ใต้ สร้างรายชื่อผู้รับ ให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ จากนั้นให้คลิก ถัดไป: สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ

  3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้คลิกแหล่งข้อมูลที่มีบาร์โค้ด

    ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Publisher จะเก็บแหล่งข้อมูลไว้ในโฟลเดอร์ My Data Sources คุณอาจต้องเรียกดูเพื่อหาตำแหน่งของแหล่งข้อมูล

  4. คลิก เปิด

    กล่องโต้ตอบอื่นอาจปรากฏขึ้นเพื่อขอข้อมูลบางอย่าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นสมุดงาน Microsoft Office Excel ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับแผ่นงานหลายแผ่น คุณต้องเลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลที่ต้องการ แล้วคลิก ตกลง

  5. กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เปิดโอกาสให้คุณสามารถทำให้รายการต่างๆ ในแฟ้มข้อมูลแคบลงหรือเรียงลำดับก็ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการส่งจดหมายไปยังลูกค้าในบางเมือง ถ้าคุณไม่ต้องการทำให้ข้อมูลแคบลงหรือเรียงลำดับข้อมูล ให้คลิก ตกลง ถ้าคุณต้องการทำให้ข้อมูลแคบลงหรือเรียงลำดับข้อมูล คุณสามารถทำบางสิ่งหรือทั้งหมดต่อไปนี้ก่อนที่คุณจะคลิก ตกลง

    • ถ้าคุณไม่ต้องการให้ข้อมูลในแถวใดแถวหนึ่งปรากฏบนป้ายชื่อหรือซองจดหมาย ให้คลิกกล่องกาเครื่องหมายที่จุดเริ่มต้นของแถวเพื่อล้างกล่องกาเครื่องหมายนั้น

    • เมื่อต้องการเรียงลำดับแถวข้อมูลต่างๆ จากน้อยไปหามาก หรือจากมากไปหาน้อยในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์

    • เมื่อต้องการทำให้แถวรายการแคบลงตามเกณฑ์ที่กำหนด ให้คลิกลูกศรถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์

      หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้แฟ้มที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลของคุณและเก็บบาร์โค้ดไว้ในเขตข้อมูลผู้ใช้เขตใดเขตหนึ่ง (ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลผู้ใช้ 1) คุณจะต้องเลื่อนยาวลงมาถึงตำแหน่งที่ถูกต้องในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อดูเขตข้อมูลนั้น คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งในกล่องโต้ตอบได้ด้วยการลากส่วนหัวของคอลัมน์ของเขตข้อมูลไปทางซ้ายหรือทางขวา

  6. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปที่บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน

เพิ่มและจัดรูปแบบตัวยึด

ตัวยึดหรือที่เรียกว่าเขตข้อมูลจะสอดคล้องกับส่วนหัวของคอลัมน์จากแหล่งข้อมูลของคุณ การใส่เขตข้อมูลบาร์โค้ดในสิ่งพิมพ์ป้ายชื่อหรือซองจดหมาย เท่ากับคุณระบุตำแหน่งที่คุณต้องการข้อมูลจากคอลัมน์บาร์โค้ดให้ปรากฏในสำเนาที่พิมพ์ คุณสามารถจัดรูปแบบเขตข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลบนป้ายชื่อหรือซองจดหมายที่พิมพ์มีลักษณะในแบบที่คุณต้องการ คุณจำเป็นต้องจัดรูปแบบเขตข้อมูลบาร์โค้ดเพื่อให้ข้อมูลในเขตข้อมูลนั้นพิมพ์ในแบบอักษรบาร์โค้ดไปรษณีย์

เพิ่มและจัดรูปแบบตัวยึดบนซองจดหมาย

  1. ถ้าคุณสร้างชุดข้อมูลธุรกิจ ชุดข้อมูลดังกล่าวจะถูกสร้างเป็นที่อยู่ผู้ส่ง ถ้าไม่ได้สร้างไว้และถ้าคุณจะไม่พิมพ์บนซองจดหมายที่มีที่อยู่ผู้ส่งของคุณพิมพ์ไว้แล้ว หรือถ้าคุณเริ่มต้นด้วยขนาดหน้ากระดาษเปล่าเพื่อสร้างสิ่งพิมพ์ซองจดหมายของคุณ ให้เพิ่มที่อยู่ผู้ส่ง

    • ถ้ามีข้อความตัวอย่างสำหรับที่อยู่ผู้ส่ง ให้คลิกข้อความนั้นแล้วพิมพ์ที่อยู่ผู้ส่งของคุณ

    • ถ้าไม่มีกล่องข้อความที่อยู่ผู้ส่ง บนแถบเครื่องมือวัตถุ คลิกกล่องข้อความ รูปปุ่ม บนซองจดหมาย ลากทแยงเพื่อสร้างกล่องข้อความสำหรับอยู่ผู้ส่ง และ แล้ว พิมพ์ที่อยู่ผู้ส่งของคุณ

  2. ขณะนี้ ให้เพิ่มเขตข้อมูลสำหรับที่อยู่และบาร์โค้ด

    • ถ้ามีข้อความตัวอย่างสำหรับเขตข้อมูลที่อยู่ทางไปรษณีย์บนซองจดหมาย ให้ทำขั้นตอนต่อไป

    • ถ้าไม่มีกล่องข้อความสำหรับอยู่ทางไปรษณีย์ บนแถบเครื่องมือวัตถุ คลิกกล่องข้อความ รูปปุ่ม บนซองจดหมาย ลากทแยงเพื่อสร้างกล่องข้อความสำหรับอยู่ทางไปรษณีย์

  3. บนแถบเครื่องมือวัตถุ คลิกกล่องข้อความ รูปปุ่ม อีกครั้ง บนซองจดหมาย เหนือกล่องของข้อความที่อยู่ จ่าหน้าจดหมายลากทแยงเพื่อสร้างกล่องข้อความอื่นสำหรับบาร์โค้ด วาดกล่องข้อความตามออฟเซตตัวระบุ โดย USPS บาร์โค้ดคำแนะนำ ตัวอย่างเช่น น่าบาร์โค้ดต้องเป็นอย่างน้อย.04 นิ้วอยู่ที่ด้านบนของกล่องข้อความที่อยู่จ่าหน้าจดหมาย ด้านล่างของกล่องข้อความบาร์โค้ด และขอบของซองจดหมาย กล่องข้อความจะจำเป็นต้องเกือบ 3 นิ้วเป็นเวลานานเพื่อให้เหมาะสมกับบาร์โค้ดพิมพ์ทั้งส่วนมากคุณจะ

    หมายเหตุ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้แนวทางของ USPS ในการวัดออฟเซตจากองค์ประกอบต่างๆ บนซองจดหมาย

  4. คลิกในกล่องข้อความที่อยู่ทางไปรษณีย์

  5. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก ช่องที่อยู่

  6. ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้เลือกรูปแบบสำหรับชื่อผู้รับ แล้วคลิก จับคู่เขตข้อมูล

  7. ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบที่อยู่แต่ละส่วนที่แสดงรายการอยู่ด้านซ้ายซึ่งคุณกำลังใช้ในที่อยู่ของคุณตรงกันกับคอลัมน์จากแหล่งข้อมูลของคุณทางด้านขวา ให้คลิก ตกลง จากนั้นคลิก ตกลง อีกครั้ง

    เขตข้อมูล «ช่องที่อยู่» จะปรากฏในสิ่งพิมพ์ซองจดหมาย

  8. คลิกในกล่องข้อความบาร์โค้ด ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ใต้ เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้คลิกเขตข้อมูลบาร์โค้ดในรายการเพื่อเพิ่มเขตข้อมูล «บาร์โค้ด» ลงในสิ่งพิมพ์ซองจดหมาย

    รายการของเขตข้อมูลในบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน

    ถ้าคุณกำลังผสานบาร์โค้ดจากแฟ้มที่ติดต่อ outlook เขตข้อมูลที่มีบาร์โค้ดอาจจะมีชื่อว่า เขตข้อมูลผู้ใช้ 1เขตข้อมูลผู้ใช้ 2เขตข้อมูลผู้ใช้ 3 หรือ เขตข้อมูลผู้ใช้ 4

  9. เลือกเขตข้อมูล «บาร์โค้ด» หรือ «เขตข้อมูลผู้ใช้» ที่คุณเพิ่งเพิ่ม โดยให้มีเครื่องหมายบั้ง (« ») ด้วย

  10. บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก แบบอักษร

  11. ในกล่องโต้ตอบ แบบอักษร ใต้ แบบอักษร ให้เลือกแบบอักษรบาร์โค้ดไปรษณีย์ ใต้ ขนาด ให้เลือกขนาดแบบอักษรที่ตรงกับเอกสารแบบอักษรของคุณและตรงกับความต้องการของ USPS

  12. คลิก ตกลง

    เขตข้อมูล «บาร์โค้ด» หรือ «เขตข้อมูลผู้ใช้» อาจเปลี่ยนขนาดและลักษณะที่ปรากฏ

    คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ขนาด สีและอื่นๆ สำหรับข้อความที่อยู่ทางไปรษณีย์ได้เช่นกัน เพียงแค่เลือกเขตข้อมูล «ช่องที่อยู่» รวมถึงเครื่องหมายบั้ง (« ») แล้วใช้การจัดรูปแบบที่คุณต้องการ

เพิ่มและจัดรูปแบบตัวยึดบนป้ายชื่อ

  1. เพิ่มเขตข้อมูลสำหรับที่อยู่และบาร์โค้ดด้วยการทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้ามีข้อความตัวอย่างบนป้ายชื่อ ให้คลิกข้อความนั้น วางตัวชี้ไว้เหนือวงกลมใสที่ด้านบนของกล่องข้อความนนั้น ลากลงเพื่อทำให้กล่องข้อความเล็กลงประมาณสองในสามหรือครึ่งหนึ่งของขนาดเดิม คลิกด้านนอกของกล่องข้อความเพื่อยกเลิกการเลือกกล่องข้อความ

    • ถ้าไม่มีตัวอย่างข้อความที่มีบนป้ายชื่อ บนแถบเครื่องมือวัตถุ คลิกกล่องข้อความ รูปปุ่ม บนป้ายชื่อ ลากทแยงเพื่อสร้างกล่องข้อความที่อยู่จ่าหน้าจดหมายที่ประมาณครึ่งหนึ่งไปสอง-thirds นิ้วความสูงและเกือบทั้งหมดความยาวของป้ายชื่อ ยกเว้นเกี่ยวกับ.25 ที่ท้ายแต่ละรายการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปล่อยให้ช่องว่างที่ด้านล่างของป้ายชื่อด้วยประมาณ.125 นิ้ว

  2. บนแถบเครื่องมือวัตถุ คลิกกล่องข้อความ รูปปุ่ม

  3. ลากตามแนวขวางเพื่อสร้างกล่องข้อความบาร์โค้ดในพื้นที่ว่างด้านบนของป้ายชื่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องข้อความใหม่นี้ยาวเท่ากับกล่องข้อความอื่นบนป้ายชื่อ และมีช่องว่างระหว่างด้านบนของกล่องข้อความกับด้านบนของป้ายชื่ออย่างน้อย และระหว่างด้านล่างของกล่องข้อความบาร์โค้ดกับกล่องข้อความใต้กล่องอย่างน้อย 0.4 นิ้ว

  4. คลิกกล่องข้อความที่อยู่ทางไปรษณีย์บนป้ายชื่อ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก ช่องที่อยู่

  5. ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้เลือกรูปแบบสำหรับชื่อผู้รับ แล้วคลิก จับคู่เขตข้อมูล

  6. ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบที่อยู่แต่ละส่วนที่แสดงรายการอยู่ด้านซ้ายซึ่งคุณกำลังใช้ในที่อยู่ของคุณตรงกันกับคอลัมน์จากแหล่งข้อมูลของคุณทางด้านขวา ให้คลิก ตกลง จากนั้นคลิก ตกลง อีกครั้ง

    เขตข้อมูล «ช่องที่อยู่» จะปรากฏในสิ่งพิมพ์ป้ายชื่อ

  7. คลิกในกล่องข้อความบาร์โค้ด ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ใต้ เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้คลิกเขตข้อมูลบาร์โค้ดในรายการเพื่อเพิ่มเขตข้อมูล «บาร์โค้ด» ลงในสิ่งพิมพ์ซองจดหมาย

    รายการของเขตข้อมูลในบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน

    ถ้าคุณกำลังผสานบาร์โค้ดจากแฟ้มที่ติดต่อ outlook เขตข้อมูลที่มีบาร์โค้ดอาจจะมีชื่อว่า เขตข้อมูลผู้ใช้ 1เขตข้อมูลผู้ใช้ 2เขตข้อมูลผู้ใช้ 3 หรือ เขตข้อมูลผู้ใช้ 4

  8. เลือกเขตข้อมูล «บาร์โค้ด» หรือ «เขตข้อมูลผู้ใช้» ที่คุณเพิ่งเพิ่มโดยให้มีเครื่องหมายบั้ง (« ») ด้วย

  9. บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก แบบอักษร

  10. ในกล่องโต้ตอบ แบบอักษร ใต้ แบบอักษร ให้เลือกแบบอักษรบาร์โค้ดไปรษณีย์ ใต้ ขนาด ให้เลือกขนาดแบบอักษรที่ตรงกับเอกสารแบบอักษรของคุณ และตรงกับความต้องการของ USPS คลิก ตกลง

    เขตข้อมูล «บาร์โค้ด» หรือ «เขตข้อมูลผู้ใช้» อาจเปลี่ยนขนาดและลักษณะที่ปรากฏ

    คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ขนาด สี และอื่นๆ สำหรับข้อความที่อยู่ทางไปรษณีย์ได้เช่นกัน เพียงแค่เลือกเขตข้อมูล «ช่องที่อยู่» แล้วใช้การจัดรูปแบบที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

แสดงตัวอย่างและพิมพ์ซองจดหมายหรือป้ายชื่อ

ขณะนี้คุณพร้อมที่จะผสานข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลงในสิ่งพิมพ์เพื่อสร้างป้ายชื่อหรือซองจดหมายใหม่สำหรับข้อมูลแต่ละแถวที่คุณเลือกที่จะผสาน เมื่อคุณแสดงตัวอย่างสิ่งพิมพ์ คุณจะสามารถระบุปัญหาต่างๆ ที่จำเป็นต้องแก้ไขก่อนที่คุณจะพิมพ์สิ่งพิมพ์

แสดงตัวอย่างซองจดหมายหรือป้ายชื่อ

  1. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างรายการตามลำดับ คลิกการนำทางปุ่ม ปุ่มไปข้างหน้า ปุ่ม ย้อนกลับ เพื่อดูลักษณะที่ปรากฏของแต่ละรายการในสิ่งพิมพ์ของคุณที่ผสาน

    สิ่งพิมพ์ที่ผสานอาจจะมีลักษณะเช่นนี้

    แสดงตัวอย่างของป้ายชื่อที่มีบาร์โค้ด

  2. ถ้าคุณเห็นปัญหา นี่คือเวลาที่จะต้องแก้ไขปัญหาดังกล่าว ตัวอย่างของปัญหาที่คุณอาจจะพบ ได้แก่

  3. ถ้าคุณพอใจกับภาพแสดงตัวอย่างแล้ว ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างงาน ให้คลิก ถัดไป: สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน

บางส่วนของบาร์โค้ดหายไป

กล่องข้อความบาร์โค้ดอาจจะสั้นเกินไป ทำให้แสดงบาร์โค้ดได้ไม่หมด ให้คลิกเส้นขอบรอบกล่องข้อความ จากนั้นก็ลากจุดจับสีขาวจนกระทั่งกล่องข้อความมีความยาวที่ถูกต้อง

ที่อยู่ไม่แสดงอย่างถูกต้อง

ที่อยู่อาจไม่สามารถแสดงได้อย่างถูกต้อง ในบานหน้าต่างจดหมายเวียน คลิกลิงก์ช่องที่อยู่ ย้ายตัวชี้ไปมุมบนซ้ายของกล่องข้อความที่ประกอบด้วยช่องที่อยู่ คลิกเมนูดรอปดาวน์ของเขตข้อมูลผสาน ตัวเลือก ผสานเขตข้อมูล แล้ว คลิ กช่องที่อยู่การเปลี่ยนแปลง ในกล่องโต้ตอบเปลี่ยนช่องที่อยู่ คลิกเขตข้อมูลที่ตรงกัน ในกล่องโต้ตอบจับคู่เขตข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แต่ละคอมโพเนนต์ที่อยู่ที่มีอยู่ในรายการทางด้านซ้ายที่คุณกำลังใช้งานในที่อยู่ของคุณตรงกับคอลัมน์จากแหล่งข้อมูลของคุณทางด้านขวา คลิกตกลง แล้ว คลิ กตกลง อีกครั้ง

การจัดรูปแบบข้อความไม่ถูกต้อง

คุณอาจต้องการเปลี่ยนแบบอักษรหรือขนาดแบบอักษรและสีในช่องที่อยู่ ให้เลือกเขตข้อมูล «ช่องที่อยู่» ซึ่งมีเครื่องหมายบั้ง (« ») บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก แบบอักษร เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ แบบอักษร จากนั้นให้เปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการ

พิมพ์สิ่งพิมพ์ที่ผสาน

ขณะนี้คุณก็พร้อมที่จะพิมพ์ ถ้าคุณพิมพ์ที่อยู่และบาร์โค้ดบนซองจดหมาย เท่ากับคุณพิมพ์สิ่งพิมพ์เป็นแผ่นแยก แต่ถ้าคุณพิมพ์ที่อยู่และบาร์โค้ดบนป้ายชื่อ คุณสามารถพิมพ์ช่วงของที่อยู่และบาร์โค้ดที่สัมพันธ์กับที่อยู่บนแผ่นป้ายชื่อ หรือคุณสามารถพิมพ์หลายชุดของที่อยู่และบาร์โค้ดที่สัมพันธ์กับที่อยู่เดียวกันบนป้ายชื่อทั้งหมดบนแผ่นป้ายชื่อ

พิมพ์ที่อยู่และบาร์โค้ดบนซองจดหมาย

หลังจากคุณสร้างซองจดหมายของคุณและเลือกขนาดหน้ากระดาษที่คุณต้องการแล้ว คุณก็พร้อมที่จะพิมพ์ซองจดหมายของคุณ

  1. บนบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้คลิก พิมพ์ จากนั้นให้คลิกแท็บ การตั้งค่าสิ่งพิมพ์และกระดาษ

  2. ตรวจสอบหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะแทรกซองจดหมายของคุณอย่างไร ให้คลิก แสดงวิธีใส่กระดาษ แล้วคลิก เปิดกล่องโต้ตอบการตั้งค่าซองจดหมาย

  3. ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าซองจดหมาย รูปภาพที่ มีเส้นขอบสีฟ้าหนาแสดงตัวเลือกที่แนะนำสำหรับเครื่องพิมพ์ของคุณ
    ภาพประกอบการตั้งค่าซองจดหมาย

    จำนวนของถาดและตัวเลือกจะต่างกันไป ขึ้นอยู่กับผู้ผลิต ชนิด และแบบของเครื่องพิมพ์ที่คุณกำลังใช้อยู่

  4. คลิก ตกลง แล้วคลิก พิมพ์

  5. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึก เพื่อบันทึกสิ่งพิมพ์

    หมายเหตุ: โปรดคำนึงอยู่เสมอว่าสิ่งที่คุณบันทึกไม่ใช่ชุดซองจดหมายที่คุณพิมพ์ หากแต่คุณกำลังบันทึกสิ่งพิมพ์พร้อมกับการเชื่อมต่อสิ่งพิมพ์ไปยังแหล่งข้อมูลของคุณกับเขตข้อมูลตัวยึดของสิ่งพิมพ์นั้น เมื่อมีความต้องการ คุณสามารถสร้างชุดอื่นของซองจดหมายได้อย่างรวดเร็วจากการบันทึกสิ่งพิมพ์นั้น เนื่องจากสิ่งพิมพ์มีการเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลที่คุณได้เชื่อมต่อไว้ ทำให้คุณสามารถข้ามไปถึงขั้นตอนแสดงตัวอย่าง

พิมพ์ที่อยู่และบาร์โค้ดบนป้ายชื่อ

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ตั้งค่าเครื่องพิมพ์

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ให้เลือกให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการตั้งค่าป้ายชื่อของคุณให้พิมพ์ที่อยู่และบาร์โค้ดที่สัมพันธ์กับที่อยู่ซึ่งไม่ซ้ำกันบนแต่ละป้ายชื่อบนแผ่นป้ายชื่อ ใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้คลิก หลายหน้าต่อแผ่น จากนั้นให้คลิก ตกลง

    • เมื่อต้องการตั้งค่าป้ายชื่อของคุณให้พิมพ์ที่อยู่และบาร์โค้ดที่สัมพันธ์กับที่อยู่เดียวกันหลายชุดบนป้ายชื่อทั้งหมดบนแต่ละแผ่น ใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้คลิก หลายชุดต่อแผ่น จากนั้นให้คลิก ตกลง

  3. แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ที่พิมพ์เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลป้ายชื่อนั้นจัดแนวอย่างเหมาะสมบนแผ่นป้ายชื่อของคุณ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ใต้ สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน ให้คลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ถ้าคุณจำเป็น ก็ให้ปรับเปลี่ยนเพื่อจัดแนวที่อยู่และบาร์โค้ดบนป้ายชื่อตามต้องการ

    วิธีการ

    1. คลิก ปิด เพื่อปิดหน้าต่างแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

    2. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ

    3. ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้คลิก ขั้นสูง เปลี่ยนระยะขอบและช่องว่างตามที่จำเป็นในกล่องโต้ตอบ ขนาดหน้ากระดาษแบบกำหนดเอง จากนั้นให้คลิก ตกลง สองครั้ง

    4. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ใต้ สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน ให้คลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ อีกครั้งเพื่อตรวจสอบการปรับเปลี่ยนของคุณ

  4. คลิก ปิด เพื่อปิดหน้าต่างแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

  5. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ใต้ สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน ให้คลิก พิมพ์ เลือกตัวเลือกการพิมพ์ที่คุณต้องการ จากนั้นให้คลิก ตกลง

  6. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึก เพื่อบันทึกสิ่งพิมพ์

    หมายเหตุ: โปรดคำนึงอยู่เสมอว่าสิ่งที่คุณบันทึกไม่ใช่ชุดซองจดหมายที่คุณพิมพ์ หากแต่คุณกำลังบันทึกสิ่งพิมพ์พร้อมกับการเชื่อมต่อสิ่งพิมพ์ไปยังแหล่งข้อมูลของคุณกับเขตข้อมูลตัวยึดของสิ่งพิมพ์นั้น เมื่อมีความต้องการ คุณสามารถสร้างชุดอื่นของซองจดหมายได้อย่างรวดเร็วจากการบันทึกสิ่งพิมพ์นั้น เนื่องจากสิ่งพิมพ์มีการเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลที่คุณได้เชื่อมต่อไว้ ทำให้คุณสามารถข้ามไปถึงขั้นตอนแสดงตัวอย่าง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×