การเพิ่มข้อมูลที่รวบรวมผ่านอีเมลลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

คุณสามารถรวบรวม หรือปรับปรุงข้อมูลผ่านทางอีเมลไป โดยใช้ Microsoft Access 2007 หรือ Access 2010 กับ Microsoft Outlook 2010 หรือ Microsoft Outlook 2007 เข้าถึงคำแนะนำคุณผ่านการสร้างฟอร์มข้อมูลคอลเลกชัน และส่งฟอร์มในข้อความอีเมล เมื่อผู้รับอีเมลที่คุณส่งกลับฟอร์มเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถเลือกที่จะมีข้อมูลที่รวบรวมประมวลผลโดยอัตโนมัติ และถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล Access ที่ระบุ วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลนี้สามารถคุณประหยัดเวลาและความพยายามที่มักจะเกี่ยวข้องในการคัดลอก และวาง หรือกระบวนการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ต่อไปนี้คือ บางสถานการณ์ที่คุณสามารถใช้กระบวนการนี้เพื่อรวบรวมข้อมูล:

แบบสำรวจ    คุณสามารถทำการสำรวจ และการคอมไพล์ผลลัพธ์ โดยแรกสร้างฐานข้อมูล Access กับตารางจำเป็นเพื่อจัดเก็บผลลัพธ์ และใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างฟอร์มแบบสำรวจ และจดหมายผู้เข้าร่วมการสำรวจความคิดเห็น เมื่อผู้เข้าร่วมตอบกลับ แบบสำรวจข้อมูลถูกเก็บไว้โดยอัตโนมัติในฐานข้อมูล

รายงานสถานะ    ไม่ว่าจะสถานะระดับสต็อกล่าสุดหรือข้อมูลเวอร์ชันล่าสุดเกี่ยวกับปัญหาที่ค้างอยู่ ทีมของคุณสามารถทำให้คุณได้รับแจ้ง โดยการส่งข้อความที่ประกอบด้วยข้อมูลปัจจุบันในช่วงเวลาที่สม่ำเสมออีเมลคุณ

การจัดการเหตุการณ์    เมื่อมีการจัดการการประชุม หรือการฝึกอบรม หรือเหตุการณ์อื่น ๆ คุณสามารถส่งอย่าง น้อยหนึ่งฟอร์มเป็นข้อความอีเมลเพื่อรวบรวมข้อมูลที่ติดต่อ การกำหนดลักษณะเดินทางและโรงแรม และอื่น ๆ ถ้าคุณเลือกที่จะมีข้อความตอบกลับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ ผู้เข้าร่วมจะทำการเปลี่ยนแปลงการกำหนดลักษณะได้ตลอดเวลา โดยไม่ต้องแจ้งให้คุณทราบ และคุณสามารถเข้าไปยังข้อมูลล่าสุดสำหรับวัตถุประสงค์ในการตัดสินใจได้เสมอ

บทความนี้อธิบายถึงสิ่งที่คุณต้องการใช้คำสั่งนี้ประมวล ผล วิธีการเริ่มต้นใช้งานโดยใช้ตัวช่วยสร้าง แล้ว ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้คุณสามารถทำการเลือกที่สุดเสมอขณะที่คุณทำตามตัวช่วยสร้าง

หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถเพิ่มข้อมูลที่รวบรวมถ้าผู้รับของคุณใช้ Hotmail หรือ Yahoo เพื่อส่งฟอร์มข้อมูลคอลเลกชันของคุณ

ก่อนเริ่มดำเนินการ

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณเก็บรวบรวมข้อมูล โดยใช้ข้อความอีเมล ดำเนินการขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. ให้แน่ใจว่า คุณได้ติดตั้งแอปพลิเคชันต่อไปนี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ:

    • Access 2007 หรือ Access 2010

    • Outlook 2007 หรือ Outlook 2010 คุณต้องมี Outlook ติดตั้ง และกำหนดค่าไว้ในคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้ในการส่งข้อความอีเมล ถ้าคุณมี Outlook ติดตั้งไว้ แต่ยังไม่ได้ รับการกำหนดค่า เริ่ม Outlook และทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการเริ่มต้น Outlook สำหรับวิธีใช้ตัวช่วยสร้าง ดูวิธีใช้ Outlook

    • ถ้าคุณวางแผนที่ใช้ฟอร์ม InfoPath ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณมี InfoPath 2007 หรือรุ่นใหม่กว่าติดตั้งและผู้รับของคุณจะต้องมี InfoPath ที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของตน

    • คุณอีเมลของผู้รับต้องมีอาจมี InfoPath หรืออีเมลไคลเอ็นต์ที่สนับสนุนรูปแบบ HTML ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาเพื่อให้สามารถดู และแก้ไขฟอร์ม

      ฟอร์มที่ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมลที่ไม่ฟอร์ม Access ตัวช่วยสร้างฟอร์มพิเศษในรูปแบบ HTML หรือ InfoPath

      ระบุฐานข้อมูลปลายทาง ฐานข้อมูลก็ได้ในรูปแบบ.mdb หรือ.accdb นอกจากนี้ .mde และ.accde ไฟล์จะได้รับการสนับสนุน ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่ คุณต้องสร้างใหม่

  2. ระบุ หรือสร้างตารางที่คุณต้องเติม ด้วยข้อมูลจากข้อความตอบกลับอีเมล ถ้าคุณถูกเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับ ตารางที่มีอยู่ ให้แน่ใจว่า ตารางจะไม่อ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเพื่อเพิ่ม หรืออัปเดเนื้อหาของพวกเขา

หมายเหตุ: สิ่งที่แนบมา AutoNumber, OLE และเขตข้อมูลหลายค่าที่ไม่ถูกเก็บรวบรวมชนิด โดยใช้ข้อความอีเมล

ถ้าการดำเนินการเรียกเก็บเงินของคุณข้อมูลสร้างตารางอย่าง น้อยสองตาราง คุณต้องสร้างคิวรีที่เลือก และใช้เป็นแหล่งระเบียนของฟอร์ม ให้แน่ใจว่า คิวรีรวมถึงเขตข้อมูลจำเป็นจากตารางต้นทั้งหมด ถ้าคุณกำลังใช้แบบสอบถาม มั่นใจว่า คิวรีจะไม่อ่านอย่างเดียว และว่า คุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเพื่อเพิ่ม หรืออัปเดเนื้อหาเท่านั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่าง น้อยสองตาราง ดูบทความบทนำสู่แบบสอบถาม

เก็บข้อมูลเป็นระเบียนใหม่ในสถานการณ์ต่อไปนี้:

  • ถ้าข้อมูลจะใส่หลายตาราง

  • ถ้าตารางปลายทางไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก ค่าคีย์หลักที่จำเป็นต้องแมปแต่ละข้อความตอบกลับไปยังระเบียนที่มีอยู่ได้ ถ้าตารางปลายทางของคุณมีเขตข้อมูลคีย์หลัก เพิ่มแมโครนั้นในตอนนี้ หรือกำหนดเขตข้อมูลที่มีอยู่ที่มีค่าที่ไม่ซ้ำกันเป็นคีย์หลัก

  • ถ้าตารางปลายทางมีระเบียนไม่ ถ้าตารางเปล่า ตัวช่วยสร้างถือว่า คุณต้องการเพิ่มระเบียน

  • ถ้าอยู่อีเมลของผู้รับจะไม่ถูกเก็บไว้เป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูล เมื่อต้องการรวบรวมข้อมูลอัปเดตระเบียน คุณจะไม่สามารถพิมพ์อยู่ในข้อความในตัวช่วยสร้างสร้างขึ้นด้วยตนเอง เขตข้อมูลอยู่ต้องอยู่ในตารางปลายทาง หรือในตาราง ที่มีความสัมพันธ์กับตารางปลายทาง

ด้านบนของหน้า

เริ่มต้นใช้งาน

  1. เปิดฐานข้อมูลจะถูกเก็บรวบรวมข้อมูล

  2. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตารางเดียว เลือกตารางในบานหน้าต่างนำทาง เมื่อต้องการสร้างตารางที่สัมพันธ์กันหลาย เลือกคิวรีที่ถูกผูกไว้ลงในตารางต่อไปนี้

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้าง:

    • บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการรวบรวมข้อมูลคลิกสร้างอีเมล

    • คลิกขวาตารางหรือแบบสอบถาม แล้ว คลิ กเรียกเก็บเงินและการปรับปรุงข้อมูลผ่านทางอีเมล

      หมายเหตุ: ถ้าตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลใด ๆ หรือมีเพียง AutoNumber วัตถุ OLE สิ่งที่แนบมา หรือชนิดเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายค่า Access แสดงข้อความต่อไปนี้:ที่เลือกตารางหรือคิวรีไม่มีเขตข้อมูลใด ๆ ที่รวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมลที่สนับสนุน .

ถ้าตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลที่สนับสนุนการเก็บรวบรวมข้อมูล ตัวช่วยสร้างเริ่มต้น ถ้าตารางปลายทางสนับสนุนทั้งการเพิ่มและการปรับปรุงข้อมูล การตัวช่วยสร้างคำแนะนำคุณตลอดขั้นตอนจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมล

ใช้ส่วนต่อไปนี้เป็นการอ้างอิงสำหรับคำถามใด ๆ ที่คุณอาจมีขั้นตอนหลักที่เจ็ดต่อไปนี้ของกระบวนการ

  1. เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการส่ง

  2. เลือกว่าจะรวบรวมข้อมูลใหม่ หรืออัปเดตข้อมูลที่มีอยู่

  3. ระบุข้อมูลที่คุณต้องการเก็บรวบรวม

  4. ระบุการประมวลผลข้อมูลโดยอัตโนมัติ หรือด้วยตนเอง

  5. เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ

  6. ตรวจทาน และระบุรายการของผู้รับ

  7. สร้าง และส่งข้อความอีเมล

ด้านบนของหน้า

เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการส่ง

เลือกชนิดของฟอร์มที่ยึดตามความง่ายในการใช้สำหรับตัวคุณเองและผู้รับของคุณ

ฟอร์ม HTML ที่เลือก    ฟอร์ม HTML สามารถดู และแก้ไข โดยผู้ใช้อีเมลไคลเอ็นต์สนับสนุน HTML

ฟอร์ม Microsoft InfoPath ที่เลือก    คุณจะเห็นตัวเลือกนี้เฉพาะ InfoPath ถ้ามีการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกตัวเลือกนี้ก็ต่อเมื่อผู้รับของคุณทั้งหมดมี InfoPath และ Outlook ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของตน ฟอร์ม InfoPath ให้ป้อนข้อมูลที่ดียิ่งขึ้นและสภาพแวดล้อมแก้ไข

ตัวช่วยสร้างหน้าที่จะปรากฏขึ้นอยู่กับว่าวัตถุปลายทางสนับสนุนการปรับปรุงข้อมูลถัดไป ถ้าวัตถุแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่าง น้อยสองตาราง หรือถ้าเป็นตารางที่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก หรือไม่ประกอบด้วยระเบียน ตัวช่วยสร้างถือที่ คุณต้องการเพิ่มระเบียนใหม่ และพร้อมท์ให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์ม ในกรณีอื่น ๆ ทั้งหมด ตัวช่วยสร้างพร้อมท์ให้คุณสามารถระบุว่า คุณต้องการเพิ่ม หรืออัปเดตข้อมูลก่อนเพื่อขอให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์ม

ด้านบนของหน้า

เลือกว่าจะรวบรวมข้อมูลใหม่ หรืออัปเดตข้อมูลที่มีอยู่

ระบุสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการกับข้อมูล ชนิดของฟอร์มที่คุณกำลังใช้มีผลต่อจำนวนของระเบียนใหม่ที่ผู้รับสามารถส่งให้กับคุณในการตอบกลับเดียว กัน เมื่อต้องการปรับปรุงข้อมูล จำนวนของระเบียนที่ต้องการปรับปรุง โดยผู้รับระบุจำนวนฟอร์มเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะถูกรวมไว้ในข้อความ

หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนใหม่ พิมพ์อยู่อีเมในกล่องที่อยู่อีเมเมื่อข้อความจะถูกสร้างขึ้น เมื่อต้องการอัปเดตข้อมูลที่มีอยู่ อยู่อีเมลของผู้รับต้องถูกจัดเก็บเป็นเขตข้อมูล ในตารางหรือแบบสอบถาม หรือ ในตารางเกี่ยวข้อง

ด้านบนของหน้า

ระบุข้อมูลคุณต้องการเก็บรวบรวม

เมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลการรวมไว้ในฟอร์มของคุณ โดยไม่จำเป็นการรวมทุกเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้วในตารางหรือแบบสอบถามในฟอร์ม อย่างไรก็ตาม เงื่อนไขต่อไปนี้เป็นเงื่อนไข:

  • จำเป็นต้องมีเขตข้อมูล:    เขตข้อมูลที่ถูกทำเครื่องหมาย ด้วยสัญลักษณ์มีเครื่องหมายดอกจัน (*) เป็นเขตข้อมูลที่จำเป็น ถ้าคุณกำลังรวบรวมระเบียนใหม่ ตัวช่วยสร้างจะรวมเขตข้อมูลทั้งหมดที่มีคุณสมบัติที่จำเป็น ถูกตั้งค่าเป็นใช่ โดยอัตโนมัติ ถ้าระเบียนใด ๆ แล้วเป็นเรื่องน่าจำเป็นสำหรับเขตข้อมูลจะว่างเปล่า Access ล้มเหลวเมื่อต้องการเพิ่มระเบียนที่ลงในตาราง

  • ไม่สนับสนุนชนิดเขตข้อมูล:    คุณจะไม่สามารถรวมบางชนิดเขตข้อมูลในฟอร์มเช่น AutoNumber สิ่งที่แนบมา วัตถุ OLE หรือเขตข้อมูลการค้นหา

  • เขตข้อมูลคีย์หลัก:    ผู้ใช้จะสามารถพิมพ์ค่าในเขตข้อมูลเมื่อเพิ่มระเบียนแต่ ข้อความตอบกลับจะไม่สามารถดำเนินการถ้าใช้ค่าที่ระบุมีอยู่แล้ว

    หมายเหตุ: สำหรับแต่ละรวมเขตข้อมูล ภายใต้คุณสมบัติเขตข้อมูล ระบุป้ายชื่อ และคลิกแบบอ่านอย่างเดียว ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลในเขตข้อมูลนั้น

ด้านบนของหน้า

ระบุการประมวลผลข้อมูลโดยอัตโนมัติ หรือด้วยตนเอง

คุณสามารถเลือกตัวประมวลผลอัตโนมัติ หรือด้วยตนเองของข้อความตอบกลับ การประมวลผลอัตโนมัติหมายความ ว่า เมื่อคุณได้รับการตอบกลับ Outlook และการเข้าถึงทำงานร่วมกันเพื่อส่งออกข้อมูลไปยังตารางปลายทางในฐานข้อมูลของคุณ การประมวลผลอัตโนมัติสามารถคุณประหยัดเวลาและความพยายาม การประมวลผลด้วยตนเองเท่านั้นหมายความ ว่า คุณเริ่มการส่งออกการถ่ายโอนข้อมูลจากโฟลเดอร์ที่ระบุใน Outlook ไปยังตารางปลายทางใน Access

ข้อความตอบกลับจะถูกส่งไปยังตารางปลายทางเรียบร้อยแล้วตราบใดที่ตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้ในเวลาที่ข้อความตอบกลับการเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณ:

  • จะต้องใช้ outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วย ถ้า Outlook ไม่ทำงาน การประมวลผลเริ่มต้นในครั้งถัดไปที่คุณเริ่ม Outlook

  • การเข้าถึงต้องไม่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน และไม่ควรเปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่คุณส่งข้อความอีเมล

  • ชื่อของตาราง และคิวรี คุณสมบัติของเขตข้อมูลรวมอยู่ในรูปแบบ ต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงและเนื่องจากคุณส่งข้อความอีเมล

  • คุณต้องมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่ม หรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางและคิวรีต้นแบบ

    หมายเหตุ: ถ้าการประมวลผลอัตโนมัติล้มเหลว ลองแก้ไขปัญหาใด ๆ และส่งข้อความตอบกลับที่ล้มเหลวด้วยตนเอง มีข้อความตอบกลับที่เข้าถึงกล่องจดหมายเข้าของคุณหลังจากที่คุณแก้ไขปัญหายังคงถูกประมวลผลอัตโนมัติ

ตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อควบคุมการประมวลผลการตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อต้องการระบุตำแหน่งข้อความตอบกลับเก็บ บนหน้าระบุวิธีที่คุณต้องการดำเนินการตอบกลับ ของตัวช่วยสร้าง โฟลเดอร์ Outlook อื่นคลิกชื่อโฟลเดอร์ ในกล่องโต้ตอบเลือกโฟลเดอร์ เลือกโฟลเดอร์อื่น หรือคลิกสร้าง เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่นั้น

ถ้าคุณคลิกตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อควบคุมการประมวลผลการตอบกลับอัตโนมัติ เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงหรือการตั้งค่าการนำเข้าค่าปรับแต่ง ดูตารางต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกที่พร้อมใช้งาน:

ตัวเลือก

ผลลัพธ์

ละทิ้งข้อความตอบกลับจากผู้ที่คุณไม่ได้ส่งข้อความ   

เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการเฉพาะตอบกลับที่ถูกส่ง โดยผู้รับรายเดิมของข้อความของคุณถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ การตอบกลับจากผู้อื่นจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่ไม่มีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

ยอมรับข้อความตอบกลับหลายจากแต่ละชื่อผู้รับ   

เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการเฉพาะข้อความแรกตอบกลับจากผู้รับแต่ละการประมวลผลอัตโนมัติ ข้อความตอบกลับที่สอง และต่อมาจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่ไม่มีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: ตั้งค่านี้ควบคุมจำนวนของข้อความตอบกลับ และไม่ใช่จำนวนระเบียนภายในข้อความตอบกลับเดียว ที่จะถูกประมวลผลเท่านั้น กล่าว ถ้าคุณส่งฟอร์ม InfoPath ผู้ใช้จะสามารถส่งคุณหลายระเบียนในการตอบกลับเดียว และเข้าถึงโดยอัตโนมัติประมวลผลทั้งหมดของระเบียนในข้อความตอบกลับ แม้ว่าไม่มีเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

อนุญาตให้ปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น   

เมื่อผู้รับใช้ฟอร์ม InfoPath เพื่ออัปเดตข้อมูล พวกเขาสามารถส่งระเบียนใหม่นอกเหนือจากการอัปเดไปยังระเบียนที่มีอยู่ เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อดำเนินการเฉพาะโปรแกรมอัปเดระเบียนที่มีอยู่

จำนวนของข้อความตอบกลับการประมวลผล   

พิมพ์จำนวนรวมของข้อความตอบกลับ (จากผู้รับทั้งหมด) ที่คุณต้องการประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการให้ข้อความตอบกลับทั้งหมดถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ใส่ค่าขนาดใหญ่ เช่น 5000 ในกล่องข้อความ ข้อความตอบกลับที่ได้รับหลังจากถึงค่าที่ระบุจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่ไม่มีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

วันและเวลาเมื่อต้องการหยุด   

ระบุว่า ควรหยุดการประมวลผลของข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความอีเมลนี้ ข้อความตอบกลับที่ได้รับหลังจากวันและเวลานี้จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่ไม่มีการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการเปลี่ยนตัวเลือกเหล่านี้ในภายหลัง บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการรวบรวมข้อมูลคลิกจัดการการตอบกลับ ในกล่องโต้ตอบจัดการข้อความคอลเลกชันข้อมูล เลือกข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า แล้ว คลิ กตัวเลือกข้อความ เปลี่ยนแปลงคุณทำในกล่องโต้ตอบมีผลกระทบต่อข้อความตอบกลับที่ตามมาทั้งหมดที่คุณได้รับสำหรับข้อความนั้น

ตอบกลับการประมวลผลด้วยตนเอง

เมื่อต้องการควบคุมเมื่อไรและข้อความตอบกลับใดจะถูกประมวลผล ไม่เลือกตัวเลือกกระบวนการโดยอัตโนมัติ ตอบกลับจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ระบุใน Outlook จน กระทั่งคุณเลือก และคลิกขวาที่แต่ละข้อความตอบกลับในโฟลเดอร์ แล้ว คลิกส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Access ในเมนูทางลัด

ในบางกรณี คุณอาจมีการดำเนินการตอบกลับที่ไม่สามารถประมวลผลโดยอัตโนมัติด้วยตนเอง

โปรดอย่าลืมสิ่งต่อไปนี้ก่อนที่จะส่งออกข้อมูล

  • ฐานข้อมูล Access ไม่ควรเปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่คุณส่งข้อความอีเมล

  • ชื่อของตาราง และคิวรี คุณสมบัติของเขตข้อมูลรวมอยู่ในรูปแบบ ต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงและเนื่องจากคุณส่งข้อความอีเมล

  • คุณต้องมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่ม หรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางและคิวรีต้นแบบ

ด้านบนของหน้า

เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ

ถ้าคุณกำลังรวบรวมข้อมูลใหม่เท่านั้น คุณสามารถระบุอยู่อีเมในสองวิธี:

  • พิมพ์อยู่อีเมแยกกันในข้อความอีเมล Outlook หรือเลือกอยู่จากสมุดรายชื่อ

  • ใช้เขตข้อมูลอยู่อีเมลในตารางหรือคิวรีของฐานข้อมูล Access ปัจจุบัน

    หมายเหตุ: เมื่อการรวบรวมข้อมูลการอัปเดตระเบียนอยู่ คุณไม่เห็นกล่องโต้ตอบนี้ เนื่องจากที่อยู่อีเมลของผู้รับก่อนที่จะเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูล

ใส่อยู่อีเมใน Outlook ได้โดยตรง

ถ้าคุณกำลังระบุผู้รับของคุณใน Outlook คุณสามารถแสดงตัวอย่าง และกำหนดข้อความก่อนที่จะส่ง ในอีเมล เนื้อหาข้อความรวมถึงในบทนำสั้น ๆ และฟอร์ม ขอแนะนำว่า คุณไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงไปยังฟอร์ม การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างฟอร์มอาจส่งผลในการตอบกลับที่ไม่ถูกประมวลผล

ใช้อยู่อีเมลที่ถูกเก็บไว้ในเขตข้อมูลในฐานข้อมูล

ตัวเลือกเพื่อเลือกตารางที่เกี่ยวข้องการ อ้างอิงไปยังตารางที่เกี่ยวข้อง เมื่อต้องการดู หรือแก้ไขความสัมพันธ์ของตารางในฐานข้อมูลของคุณ บนเครื่องมือฐานข้อมูล แท็บ ในกลุ่มความสัมพันธ์ คลิกความสัมพันธ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ ดูบทความคู่มือความสัมพันธ์ของตาราง

ด้านบนของหน้า

ตรวจทาน และระบุรายการของผู้รับ

ขั้นตอนที่สำคัญขั้นสุดท้ายเกี่ยวข้องกับการแสดงตัวอย่าง และปรับแต่งข้อความอีเมล ปรับปรับแต่งรายชื่อผู้รับของคุณ และส่งข้อความของคุณคอลเลกชันข้อมูลแล้ว

สร้าง และส่งข้อความอีเมล

เมื่อตัวช่วยสร้างจะแจ้งให้คุณทราบว่า คุณสามารถสร้างข้อความอีเมลเดี๋ยวนี้ และแสดงวิธีการดูสถานะอีเมล์ โดยใช้คำสั่งจัดการข้อความตอบกลับ ข้อความเตือนบางอย่างอาจปรากฏขึ้น ตารางต่อไปนี้อธิบายถึงแต่ละคำเตือนและการกระทำที่คุณสามารถทำเพื่อแก้ไขปัญหานี้:

มีคำเตือน ข้อความ

คำอธิบาย

S olution

บางระเบียนไม่ประกอบด้วยที่อยู่ถูกต้องในเขตข้อมูลอยู่อีเมลที่ระบุ ไม่มีข้อมูลจะถูกส่งกลับแถวเหล่านี้

เขตข้อมูลอยู่อีเมลที่คุณเลือกประกอบด้วยค่า null

ถ้าคุณต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับระเบียนทุก ออกจากตัวช่วยสร้าง และแทนค่า null ด้วยที่อยู่อีเมล แล้ว เริ่มตัวช่วยสร้างอีกครั้ง

ขณะนี้คุณมีการล็อกแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลในฐานข้อมูล การประมวลผลอัตโนมัติจะล้มเหลวจนกว่าจะปล่อยล็อก

คุณมีฐานข้อมูลเปิดอยู่ในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

ถ้าคุณเลือกที่จะมีการตอบกลับอัตโนมัติ ถูกประมวลผล ประมวลผลล้มเหลวเนื่องจาก Access ไม่สามารถเพิ่ม หรืออัปเดฐานข้อมูลที่มีการล็อกแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลครั้ง ปิด และเปิดฐานข้อมูลในโหมดที่ไม่ใช่เฉพาะในทันทีหลังจากการส่งข้อความ

ข้อความอีเมเหล่านี้อาจประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นความลับ หรือมีลักษณะเป็น

คุณจะเก็บรวบรวมข้อมูลการอัปเดตระเบียนที่มีอยู่ และฟอร์มที่คุณกำลังจะส่งจะไม่เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่ มีข้อมูลที่มีอยู่

ถ้ามีบางเขตข้อมูลฟอร์มรวมข้อมูลที่มีความสำคัญ กลับไปยังขั้นตอนในตัวช่วยสร้างที่คุณเลือกเขตข้อมูล และเอาเขตข้อมูลที่ประกอบด้วยข้อมูลจากฟอร์มมีความสำคัญ

หลัง จากที่คุณแสดงตัวอย่างข้อความที่กำหนดเอง คุณสามารถกรองเขตข้อมูลอยู่อีเมล และเลือกผู้รับของคุณ เลือกอยู่อีเมที่คุณต้องการใช้ โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่สอดคล้องกัน ถ้าคุณเห็นกล่องโต้ตอบแสดงรายการที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง จดอยู่ในรายการ และคลิกจบการทำงาน ตรวจสอบอยู่ไม่ถูกต้อง ทำการแก้ไขใด ๆ ที่จำเป็น นั้นแล้ว ลองใช้การส่งข้อความอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×