การเพิ่มข้อมูลที่รวบรวมผ่านอีเมลลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถรวบรวมหรือปรับปรุงข้อมูลผ่านอีเมลโดยการใช้ Microsoft Access 2010 with Microsoft Outlook 2010 Access จะแนะนำวิธีการสร้างฟอร์มการเก็บรวบรวมข้อมูลและการส่งฟอร์มในข้อความอีเมล เมื่อผู้รับอีเมลส่งกลับฟอร์มที่กรอกเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเลือกให้ประมวลผลและเก็บข้อมูลที่รวบรวมนั้นไว้ในฐานข้อมูล Access ที่ระบุได้ วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและประหยัดแรงซึ่งปกติแล้วคุณมักใช้ในการคัดลอกและวางหรือกระบวนการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติซึ่งคุณสามารถใช้กระบวนการนี้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล

สำรวจ   : คุณสามารถทำการสำรวจ และการคอมไพล์ผลลัพธ์ตามก่อน สร้างฐานข้อมูล Access กับตารางจำเป็นเพื่อจัดเก็บผลลัพธ์ และใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างฟอร์มแบบสำรวจ และจดหมายผู้เข้าร่วมการสำรวจความคิดเห็นได้ เมื่อผู้เข้าร่วมตอบกลับ แบบสำรวจข้อมูลถูกเก็บไว้โดยอัตโนมัติในฐานข้อมูล

รายงานสถานะ   : ไม่ว่าจะสถานะระดับสต็อกล่าสุดหรือข้อมูลเวอร์ชันล่าสุดเกี่ยวกับปัญหาที่ค้างอยู่ ทีมของคุณสามารถทำให้คุณได้รับแจ้ง โดยการส่งข้อความที่ประกอบด้วยข้อมูลปัจจุบันในช่วงเวลาที่สม่ำเสมออีเมลคุณได้

การจัดการเหตุการณ์   : เมื่อมีการจัดการการประชุม หรือการฝึกอบรม หรือเหตุการณ์อื่น ๆ คุณสามารถส่งอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือฟอร์มเพิ่มเติมเป็นอีเมลที่ข้อความเพื่อรวบรวมการกำหนดลักษณะที่ติดต่อรายละเอียด การเดินทาง และโรงแรม และอื่น ๆ ถ้าคุณเลือกที่จะมีข้อความตอบกลับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ ผู้เข้าร่วมจะทำการเปลี่ยนแปลงการกำหนดลักษณะได้ตลอดเวลา โดยไม่ต้องแจ้งให้คุณทราบ และคุณสามารถเข้าไปยังข้อมูลล่าสุดสำหรับวัตถุประสงค์ในการตัดสินใจได้เสมอ

บทความนี้อธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการในการใช้กระบวนการนี้ วิธีการเริ่มใช้งานโดยใช้ตัวช่วยสร้าง และให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้คุณสร้างการเลือกที่มีข้อมูลสมบูรณ์ที่สุดเมื่อคุณทำตามตัวช่วยสร้าง

หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถเพิ่มข้อมูลที่รวบรวมถ้าผู้รับของคุณใช้ Hotmail หรือ Yahoo เพื่อส่งฟอร์มข้อมูลคอลเลกชันของคุณ

ก่อนเริ่มดำเนินการ

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณทำการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้ข้อความอีเมล ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณได้ติดตั้งโปรแกรมประยุกต์ต่อไปนี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

    • Access 2007 หรือ Access 2010

    • Outlook 2007 หรือ Outlook 2010 คุณต้องมี Outlook ที่ติดตั้งและกำหนดค่า ไว้บนคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้ในการส่งข้อความอีเมล ถ้าคุณได้ติดตั้ง Outlook ไว้แล้วแต่ยังไม่ได้กำหนดค่า ให้เริ่มต้น Outlook แล้วทำตามคำแนะนำใน ตัวช่วยสร้างการเริ่มต้น Outlook สำหรับวิธีใช้สำหรับตัวช่วยสร้างนี้ ให้ดูที่ วิธีใช้ Outlook

    • ถ้าคุณวางแผนไว้ว่าจะใช้ฟอร์ม InfoPath ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี InfoPath 2007 หรือรุ่นที่ใหม่กว่าติดตั้งอยู่ และผู้รับของคุณจะต้องมี InfoPath ติดตั้งอยู่ในเครื่องเช่นเดียวกัน

    • ผู้รับอีเมลของคุณจะต้องมี InfoPath หรืออีเมลไคลเอ็นต์ที่สนับสนุนรูปแบบ HTML ติดตั้งอยู่ในเครื่องเพื่อให้สามารถดูและแก้ไขฟอร์มได้

      ฟอร์มที่ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมลที่ไม่ฟอร์ม Access ตัวช่วยสร้างฟอร์มพิเศษในรูปแบบ HTML หรือ InfoPath

      ระบุฐานข้อมูลปลายทาง ฐานข้อมูลอาจมีรูปแบบ .mdb หรือ .accdb ก็ได้ นอกจากนี้ยังสนับสนุนแฟ้ม .mde และ .accde ด้วย ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่ คุณต้องสร้างฐานข้อมูลขึ้นใหม่อีกหนึ่งฐานข้อมูล

  2. ระบุ หรือสร้างตารางที่คุณต้องเติม ด้วยข้อมูลจากข้อความตอบกลับอีเมล ถ้าคุณถูกเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับ ตารางที่มีอยู่ ให้แน่ใจว่า ตารางจะไม่อ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเพื่อเพิ่ม หรืออัปเดเนื้อหาของพวกเขา

หมายเหตุ: ชนิดเขตข้อมูล สิ่งที่แนบมา, AutoNumber, OLE และหลายค่า ไม่สามารถรวบรวมข้อมูลโดยการใช้ข้อความอีเมลได้

ถ้าการดำเนินการเรียกเก็บเงินของคุณข้อมูลสร้างตารางอย่าง น้อยสองตาราง คุณต้องสร้างคิวรีแบบใช้เลือก และใช้เป็นแหล่งระเบียนของฟอร์ม ให้แน่ใจว่า คิวรีรวมถึงเขตข้อมูลจำเป็นจากตารางต้นทั้งหมด ถ้าคุณกำลังใช้แบบสอบถาม มั่นใจว่า คิวรีจะไม่อ่านอย่างเดียว และว่า คุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเพื่อเพิ่ม หรืออัปเดเนื้อหาเท่านั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่าง น้อยสองตาราง ดูบทความบทนำสู่แบบสอบถาม

ให้จัดเก็บข้อมูลเป็นระเบียนใหม่ในสถานการณ์ต่อไปนี้

  • ถ้าจะนำข้อมูลไปสร้างตารางหลายตาราง

  • ถ้าตารางปลายทางไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก ค่าคีย์หลักจำเป็นในการแมปข้อความตอบกลับแต่ละข้อมูลลงในระเบียนที่มีอยู่ ถ้าตารางปลายทางของคุณไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก ให้ทำการเพิ่มคีย์หลักนั้นได้ทันทีหรือมอบหมายให้เขตข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งมีค่าที่ไม่ซ้ำกันนั้นเป็นคีย์หลัก

  • ถ้าตารางปลายทางไม่มีระเบียนใดๆ ถ้าตารางว่างเปล่า ตัวช่วยสร้างจะสันนิษฐานว่าคุณต้องการเพิ่มระเบียน

  • ถ้าที่อยู่อีเมลของผู้รับจะไม่ถูกจัดเก็บเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูล เมื่อทำการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงระเบียน คุณจะไม่สามารถพิมพ์ที่อยู่ในข้อความที่ถูกสร้างขึ้นด้วยตัวช่วยสร้างด้วยตนเองได้ เขตข้อมูลที่อยู่จะต้องอยู่ในตารางปลายทาง หรือในตารางที่มีความสัมพันธ์กับตารางปลายทาง

ด้านบนของหน้า

เริ่มต้นใช้งาน

  1. เปิดฐานข้อมูลที่จะเก็บข้อมูลที่รวบรวม

  2. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตารางเดียว ให้เลือกตารางในบานหน้าต่างนำทาง เมื่อต้องการใส่ข้อมูลลงในตารางที่เกี่ยวข้องหลายตาราง ให้เลือกแบบสอบถามที่ผูกไว้กับตารางเหล่านี้

  3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้าง

    • บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รวบรวมข้อมูล ให้คลิก สร้างอีเมล

    • คลิกขวาที่ตารางหรือแบบสอบถาม แล้วคลิก รวบรวมและปรับปรุงข้อมูลทางอีเมล

      หมายเหตุ: ถ้าตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลใด ๆ หรือมีเพียง AutoNumber วัตถุ OLE สิ่งที่แนบมา หรือชนิดเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายค่า Access แสดงข้อความต่อไปนี้:เลือกตารางหรือคิวรีมีเขตข้อมูลใด ๆ ที่สนับสนุนการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมลที่

ถ้าตารางมีเขตข้อมูลที่สนับสนุนการเก็บรวบรวมข้อมูล ตัวช่วยสร้างจะเริ่มทำงาน ถ้าตารางปลายทางสนับสนุนทั้งการเพิ่มและการปรับปรุงข้อมูลตัวช่วยสร้างจะแนะนำขั้นตอนที่จำเป็นในการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้ข้อความอีเมล

ให้อ้างอิงส่วนต่อไปนี้สำหรับคำถามใดๆ ที่คุณอาจมีระหว่างการปฏิบัติตามขั้นตอนกระบวนการหลัก 7 ขั้นตอน

  1. เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการส่ง

  2. เลือกว่าต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่ หรือปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่แล้ว

  3. ระบุข้อมูลที่คุณต้องการเก็บรวบรวม

  4. ระบุการประมวลผลข้อมูลโดยอัตโนมัติ หรือ การประมวลผลข้อมูลด้วยตนเอง

  5. เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ

  6. ตรวจทานและระบุรายชื่อผู้รับ

  7. สร้างและส่งข้อความอีเมล

ด้านบนของหน้า

เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการส่ง

เลือกชนิดของฟอร์มตามความสะดวกในการใช้งานของคุณและผู้รับ

ฟอร์ม HTML ที่เลือก    ฟอร์ม HTML สามารถดู และแก้ไข โดยผู้ใช้อีเมลไคลเอ็นต์สนับสนุน HTML

ฟอร์ม Microsoft InfoPath ที่เลือก    คุณจะเห็นตัวเลือกนี้เฉพาะ InfoPath ถ้ามีการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกตัวเลือกนี้ก็ต่อเมื่อผู้รับของคุณทั้งหมดมี InfoPath และ Outlook ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของตน ฟอร์ม InfoPath ให้ป้อนข้อมูลที่ดียิ่งขึ้นและสภาพแวดล้อมแก้ไข

หน้าตัวช่วยสร้างที่แสดงถัดไปจะขึ้นอยู่กับว่าวัตถุปลายทางสนับสนุนการปรับปรุงข้อมูลหรือไม่ ถ้าวัตถุเป็นแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่างน้อยสองตาราง หรือถ้าเป็นตารางที่ไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก หรือไม่มีระเบียนใดๆ อยู่เลย ตัวช่วยสร้างจะทึกทักว่าคุณต้องการเพิ่มระเบียนใหม่ และพร้อมท์ให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์ม ในกรณีอื่นทั้งหมด ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุว่า คุณต้องการเพิ่มหรือปรับปรุงข้อมูลก่อนที่ให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์มนั้น

ด้านบนของหน้า

เลือกว่าต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่ หรือปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่แล้ว

ระบุสิ่งที่คุณต้องการทำกับข้อมูล ชนิดของฟอร์มที่คุณกำลังใช้มีผลกระทบต่อจำนวนของระเบียนใหม่ที่ผู้รับสามารถส่งให้คุณในข้อความตอบกลับเดียว เมื่อปรับปรุงข้อมูล จำนวนของระเบียนที่ต้องปรับปรุงโดยผู้รับจะระบุจำนวนของฟอร์มที่เสร็จสมบูรณ์แล้วที่จะถูกรวมอยู่ในข้อความ

หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนใหม่ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลในกล่องที่อยู่อีเมลของข้อความอีเมลเมื่อสร้างข้อความ เมื่อต้องการปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่ ที่อยู่อีเมลของผู้รับจะต้องถูกจัดเก็บเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ หรือในตารางที่เกี่ยวข้อง

ด้านบนของหน้า

ระบุข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม

เมื่อเลือกเขตข้อมูลที่จะใส่ในฟอร์ม คุณไม่จำเป็นต้องรวมทุกเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบในฟอร์ม อย่างไรก็ตาม ฟอร์มของคุณจะต้องตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้

  • จำเป็นต้องมีเขตข้อมูล:    เขตข้อมูลที่ถูกทำเครื่องหมาย ด้วยสัญลักษณ์มีเครื่องหมายดอกจัน (*) เป็นเขตข้อมูลที่จำเป็น ถ้าคุณกำลังรวบรวมระเบียนใหม่ ตัวช่วยสร้างจะรวมเขตข้อมูลทั้งหมดที่มีคุณสมบัติที่จำเป็น ถูกตั้งค่าเป็นใช่ โดยอัตโนมัติ ถ้าระเบียนใด ๆ แล้วเป็นเรื่องน่าจำเป็นสำหรับเขตข้อมูลจะว่างเปล่า Access ล้มเหลวเมื่อต้องการเพิ่มระเบียนที่ลงในตาราง

  • ไม่สนับสนุนชนิดเขตข้อมูล:    คุณจะไม่สามารถรวมบางชนิดเขตข้อมูลในฟอร์มเช่น AutoNumber สิ่งที่แนบมา วัตถุ OLE หรือเขตข้อมูลการค้นหา

  • เขตข้อมูลคีย์หลัก:    ผู้ใช้จะสามารถพิมพ์ค่าในเขตข้อมูลเมื่อเพิ่มระเบียนแต่ ข้อความตอบกลับจะไม่สามารถดำเนินการถ้าใช้ค่าที่ระบุมีอยู่แล้ว

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูลที่รวมอยู่ในฟอร์ม ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล ให้ระบุป้ายชื่อแล้วคลิก อ่านอย่างเดียว

ด้านบนของหน้า

ระบุการประมวลผลข้อมูลโดยอัตโนมัติ หรือ การประมวลผลข้อมูลด้วยตนเอง

คุณสามารถเลือกประมวลผลข้อความตอบกลับโดยอัตโนมัติหรือ ประมวลผลด้วยตนเอง สำหรับการประมวลผลอัตโนมัติ เมื่อคุณได้รับข้อความตอบกลับ Outlook และ Access จะทำงานร่วมกันเพื่อส่งออกข้อมูลไปยังตารางปลายทางในฐานข้อมูลของคุณ การประมวลผลอัตโนมัติจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและประหยัดแรง ในขณะที่การประมวลผลด้วยตนเองหมายความว่า คุณจะเป็นผู้เริ่มกระบวนการส่งออกเพื่อถ่ายโอนข้อมูลจากโฟลเดอร์ที่ระบุใน Outlook ไปยังตารางปลายทางใน Access

ข้อความตอบกลับจะถูกส่งออกไปยังตารางปลายทางอย่างเรียบร้อยตราบใดที่ปัจจัยต่างๆ ตรงตามเงื่อนไขดังต่อไปนี้ ณ เวลาที่ข้อความตอบกลับส่งถึงกล่องจดหมายของคุณ

  • คอมพิวเตอร์ของคุณต้องเปิดใช้งาน Outlook อยู่ ถ้า Outlook ไม่ได้ทำงานอยู่ กระบวนการจะเริ่มในครั้งถัดไปที่คุณเริ่ม Outlook

  • Access ต้องไม่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านและไม่ควรเปิดอยู่ในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลจะต้องไม่ถูกเปลี่ยนหลังจากที่คุณได้ส่งข้อความอีเมลแล้ว

  • ชื่อของตารางและแบบสอบถาม และคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่อยู่ในฟอร์ม จะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณได้ส่งข้อความอีเมลไปแล้ว

  • คุณต้องมีสิทธิ์ที่ต้องการในการเพิ่มหรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับ

    หมายเหตุ: ถ้าการประมวลผลอัตโนมัติล้มเหลว ให้ลองแก้ไขปัญหา แล้วส่งออกข้อความตอบกลับที่ล้มเหลวด้วยตนเอง ข้อความตอบกลับใดๆ ที่มาถึงกล่องจดหมายเข้าของคุณหลังจากที่คุณแก้ไขปัญหาจะถูกประมวลผลต่อไปโดยอัตโนมัติ

ตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อควบคุมการประมวลผลข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อต้องการระบุโฟลเดอร์ Outlook อื่นเมื่อจัดเก็บข้อความตอบกลับ บนเพจ ระบุวิธีที่คุณต้องการใช้ประมวลผลข้อความตอบกลับ ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิกที่ชื่อโฟลเดอร์ ในกล่องโต้ตอบ เลือกโฟลเดอร์ ให้เลือกโฟลเดอร์อื่น หรือคลิก สร้าง เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่

ถ้าคุณคลิก ตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อควบคุมการประมวลผลข้อความตอบกลับอัตโนมัติ เพื่อเปลี่ยนแปลงหรือปรับการตั้งค่าการนำเข้า ให้ดูตารางต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกที่มีให้ใช้งาน

ตัวเลือก

ผลลัพธ์

ละทิ้งข้อความตอบกลับจากผู้ที่คุณไม่ได้ส่งข้อความ   

เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการให้ประมวลผลโดยอัตโนมัติเฉพาะข้อความตอบกลับที่ส่งโดยผู้รับข้อความต้นฉบับของคุณเท่านั้น ข้อความตอบกลับจากบุคคลอื่นจะจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

ยอมรับข้อความตอบกลับหลายข้อความจากผู้รับแต่ละคน   

เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการประมวลผลโดยอัตโนมัติเฉพาะข้อความตอบกลับครั้งแรกจากผู้รับแต่ละราย ข้อความตอบกลับครั้งที่สองและข้อความตอบกลับที่ตามมาจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: การตั้งค่านี้จะควบคุมเฉพาะจำนวนข้อความตอบกลับที่จะประมวลผลเท่านั้น และจะไม่ควบคุมจำนวนระเบียนซึ่งจะถูกประมวลผลภายในข้อความตอบกลับครั้งเดียว หรืออีกนัยหนึ่ง ถ้าคุณส่งฟอร์ม InfoPath ผู้ใช้จะสามารถส่งระเบียนได้หลายระเบียนในข้อความตอบกลับหนึ่งครั้ง และ Access จะประมวลผลระเบียนทั้งหมดในข้อความตอบกลับดังกล่าวโดยอัตโนมัติ แม้ว่ากล่องกาเครื่องหมายนี้ไม่ได้ถูกเลือกก็ตาม

อนุญาตให้ปรับปรุงเฉพาะข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น   

เมื่อผู้รับใช้ฟอร์ม InfoPath เพื่อปรับปรุงข้อมูล นอกจากการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ ผู้รับยังสามารถส่งระเบียนใหม่ให้กับคุณได้ด้วย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อประมวลผลเฉพาะการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่

จำนวนของข้อความตอบกลับที่จะถูกประมวลผล   

พิมพ์จำนวนของข้อความตอบกลับทั้งหมด (จากผู้รับทุกคน) ที่คุณต้องการให้ประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการให้ข้อความตอบกลับทั้งหมดถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ให้ใส่ค่าที่สูงไว้ในกล่องข้อความ เช่น 5000 ข้อความตอบกลับที่ได้รับหลังจากที่ครบจำนวนตามค่าที่ระบุไว้จะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

วันที่และเวลาที่จะหยุด   

ระบุว่าเมื่อใดที่ควรหยุดการประมวลผลข้อมูลตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความอีเมลนี้ ข้อความตอบกลับที่ได้รับหลังจากวันที่และเวลาที่ระบุจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงตัวเลือกในวันที่ในอนาคต บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รวบรวมข้อมูล ให้คลิก จัดการข้อความตอบกลับ ในกล่องโต้ตอบ จัดการข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูล ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า แล้วคลิก ตัวเลือกข้อความ การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในกล่องโต้ตอบจะมีผลกระทบกับข้อความตอบกลับที่ตามมาทั้งหมดที่คุณได้รับสำหรับข้อความดังกล่าว

การประมวลผลข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

เมื่อต้องการควบคุมว่าจะประมวลผลข้อความตอบกลับข้อความใดและเมื่อใด อย่าเลือกตัวเลือกการประมวลผลเป็น อัตโนมัติ ข้อความตอบกลับจะถูกเก็บในโฟลเดอร์ที่ระบุใน Outlook จนกว่าคุณจะเลือกข้อความตอบกลับและคลิกขวาแต่ละข้อความในโฟลเดอร์นั้น แล้วคลิก ส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Access ในเมนูทางลัด

ในบางกรณี คุณอาจจะต้องทำการประมวลผลด้วยตนเองสำหรับข้อความตอบกลับที่ไม่สามารถประมวลผลโดยอัตโนมัติได้

ก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการส่งออก ให้ตรวจสอบสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

  • ไม่ควรเปิดฐานข้อมูล Access ในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลจะต้องไม่ถูกเปลี่ยนหลังจากที่คุณได้ส่งข้อความอีเมลแล้ว

  • ชื่อของตารางและแบบสอบถาม และคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่อยู่ในฟอร์ม จะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณได้ส่งข้อความอีเมลไปแล้ว

  • คุณต้องมีสิทธิ์ที่ต้องการในการเพิ่มหรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับ

ด้านบนของหน้า

เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ

ถ้าคุณกำลังรวบรวมเฉพาะข้อความใหม่ คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลได้สองวิธี ดังนี้

  • พิมพ์ที่อยู่แต่ละที่อยู่ลงในข้อความอีเมล Outlook หรือเลือกที่อยู่จากสมุดรายชื่อ

  • ใช้เขตข้อมูลที่อยู่อีเมลในตารางหรือแบบสอบถามของฐานข้อมูล Access ปัจจุบัน

    หมายเหตุ: ขณะกำลังเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ คุณจะไม่เห็นกล่องโต้ตอบนี้ เนื่องจากที่อยู่อีเมลของผู้รับจะต้องพร้อมใช้งานในรูปแบบของเขตข้อมูลในฐานข้อมูลเสียก่อน

การใส่ที่อยู่อีเมลใน Outlook โดยตรง

ถ้าคุณกำลังระบุผู้รับใน Outlook คุณสามารถแสดงตัวอย่างและกำหนดค่าข้อความเองก่อนทำการส่งได้ เนื้อหาข้อความอีเมลจะมีข้อความนำโดยย่อหนึ่งข้อความและฟอร์มหนึ่งฟอร์ม ขอแนะนำว่าคุณไม่ควรทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับฟอร์มนั้น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างฟอร์มอาจทำให้ข้อความตอบกลับไม่ได้รับการประมวลผล

การใช้ที่อยู่อีเมลที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลในฐานข้อมูล

ตัวเลือกเพื่อเลือกตารางที่เกี่ยวข้องการ อ้างอิงไปยังตารางที่เกี่ยวข้อง เมื่อต้องการดู หรือแก้ไขความสัมพันธ์ของตารางในฐานข้อมูลของคุณ บนเครื่องมือฐานข้อมูล แท็บ ในกลุ่มความสัมพันธ์ คลิกความสัมพันธ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ ให้ดูบทความคำแนะนำเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของตาราง

ด้านบนของหน้า

ตรวจทานและระบุรายชื่อผู้รับ

ขั้นตอนสุดท้ายหลักๆ ประกอบด้วยการแสดงตัวอย่างและกำหนดข้อความอีเมลเอง การปรับแต่งรายชื่อผู้รับ และการส่งข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูลของคุณ

สร้างและส่งข้อความอีเมล

เมื่อตัวช่วยสร้างแจ้งให้คุณทราบว่าคุณสามารถสร้างข้อความได้ในตอนนี้ และแสดงวิธีแสดงสถานะอีเมลโดยใช้คำสั่ง จัดการข้อความตอบกลับ อาจมีข้อความเตือนบางอย่างปรากฏขึ้น ตารางต่อไปนี้จะอธิบายถึงแต่ละคำเตือนและการดำเนินการที่คุณสามารถใช้แก้ปัญหานั้นได้

มีคำเตือน ข้อความ

คำอธิบาย

S olution

ระเบียนบางระเบียนไม่มีที่อยู่ที่ถูกต้องในเขตข้อมูลที่อยู่อีเมลที่ระบุไว้ จะไม่มีการส่งกลับข้อมูลใดๆ ที่อยู่ในแถวเหล่านี้

เขตข้อมูลที่อยู่อีเมลที่คุณเลือกจะมีค่า Null

ถ้าคุณต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับระเบียนทุกระเบียน ให้ออกจากตัวช่วยสร้างและแทนที่ค่า Null ด้วยที่อยู่อีเมล แล้วจึงเริ่มตัวช่วยสร้างอีกครั้ง

ขณะนี้คุณมีล็อกแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลบนฐานข้อมูล ซึ่งจะทำให้การประมวลผลอัตโนมัติล้มเหลวจนกว่าคุณจะปลดการล็อกออก

ขณะนี้คุณมีฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

ถ้าคุณเลือกให้ข้อความตอบกลับได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ การประมวลผลนั้นจะล้มเหลว เนื่องจาก Access ไม่สามารถเพิ่มหรือปรับปรุงฐานข้อมูลที่มีการล็อกแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลบนฐานข้อมูลได้ ให้ปิดแล้วเปิดฐานข้อมูลใหม่ในโหมดที่ไม่ใช่เอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลทันทีหลังจากส่งข้อความไปแล้ว

ข้อความอีเมลเหล่านี้อาจมีข้อมูลที่เป็นความลับหรือไม่ควรเปิดเผย

คุณกำลังเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ และฟอร์มที่คุณจะส่งนั้นจะถูกทำให้เสร็จสมบูรณ์ไว้แล้วด้วยข้อมูลที่มีอยู่

ถ้าเขตข้อมูลฟอร์มบางเขตข้อมูลมีข้อมูลสำคัญที่ไม่ควรเปิดเผย ให้กลับไปที่ขั้นตอนตัวช่วยสร้างที่คุณเลือกเขตข้อมูลและเอาเขตข้อมูลที่มีข้อมูลสำคัญนั้นออกจากฟอร์ม

หลังจากที่คุณแสดงตัวอย่างและกำหนดข้อความเองแล้ว คุณสามารถกรองเขตข้อมูลที่อยู่อีเมลและเลือกผู้รับได้ เลือกที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการใช้ด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่สอดคล้องกัน ถ้าคุณเห็นว่ากล่องโต้ตอบแสดงรายการที่อยู่ที่ไม่ถูกต้อง ให้จดบันทึกที่อยู่ในรายการนั้น แล้วคลิก ออก ให้ตรวจสอบที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องเหล่านั้น ทำการแก้ไขที่จำเป็น แล้วลองส่งข้อความใหม่อีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×