การเปิด แก้ไข และปรับปรุงแฟ้มจากไซต์ SharePoint

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถเชื่อมต่อกับไลบรารีบนไซต์ SharePoint โดยใช้ Outlook 2007 หรือ Outlook 2010 และเรียกดู แก้ไข และแม้แต่ค้นหาไฟล์ หลังจากที่คุณเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Outlook คุณสามารถทำงานกับไฟล์บนฮาร์ดดิสก์ของคุณ แม้ว่าคุณไม่อยู่สำนักงาน

หมายเหตุ: ฟีเจอร์อธิบายไว้ในบทความนี้ทำงานกับไซต์ SharePoint ที่ทำงานWindows SharePoint Services 3.0 หรือMicrosoft Office SharePoint Server 2007 ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเวอร์ชันของผลิตภัณฑ์ Microsoft SharePoint และเทคโนโลยีกำลังทำงานอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ ขอให้ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์

  1. ในเว็บเบราว์เซอร์ เปิดไลบรารีบนไซต์ SharePoint

    ถ้าคุณไม่สามารถค้นหาไลบรารี คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์ นั้นแล้ว คลิกชื่อของไลบรารี

  2. บนแท็บไลบรารี ในกลุ่มการเชื่อมต่อและส่งออก คลิกเชื่อมต่อกับ Outlook

คำสั่ง เชื่อมต่อกับ Outlook

  1. เมื่อได้รับพร้อมท์ให้เปิดโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้คลิก อนุญาต

    ใน Outlook ไลบรารีจะถูกเพิ่มลงในบานหน้าต่างนำทางในรายการ SharePoint ที่มีชื่อโฟลเดอร์ใหม่

    ไฟล์ในไลบรารีทำงานคล้ายกับข้อความอีเมล คลิกแสดงตัวอย่างไฟล์ในบานหน้าต่างการอ่าน หรือดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิดสมุดงาน คลิกขวาไฟล์สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: 

    • ถ้าไลบรารีมีโฟลเดอร์ย่อย และคุณต้องการสามารถเข้าถึงไฟล์ใน Outlook ทั้งหมด ดูไลบรารีที่ระดับบนสุด และเชื่อมต่อกับ Outlook ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณกำลังทำงานในโฟลเดอร์ย่อยของไลบรารี และการเชื่อมต่อไลบรารีนั้น ไปยัง Outlook เฉพาะเนื้อหาของโฟลเดอร์ที่เชื่อมต่อ

    • เมื่อต้องการเข้าถึงเฉพาะเนื้อหาของโฟลเดอร์เดียวใน Outlook มีสองตัวเลือก ถ้าไม่เปิดโฟลเดอร์ที่ประกอบด้วยไฟล์ที่คุณต้องการเข้าถึงใน Outlook ชี้ไปที่โฟลเดอร์ คลิกลูกศรเปิดเมนู ที่ปรากฏขึ้น แล้ว คลิ กเชื่อมต่อกับ Outlook ถ้าถูกเปิดโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเชื่อมต่อ ทำตามขั้นตอนในการเชื่อมต่อไลบรารี บนเมนูแอคชัน คลิกเชื่อมต่อกับ Outlook

    • หลังจากที่คุณเชื่อมต่อไลบรารีไปยัง Outlook แล้ว คุณจะสามารถเชิญสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ให้เชื่อมต่อเข้ากับไลบรารีดังกล่าวได้ โดยคลิกขวาที่ชื่อไลบรารีใน Outlook แล้วคลิก ใช้โฟลเดอร์นี้ร่วมกัน

ถ้าไฟล์ใด ๆ ใหม่จะพร้อมใช้งานในไลบรารี SharePoint ไฟล์เหล่านั้นปรากฏในกลุ่มพร้อมใช้งานสำหรับการดาวน์โหลด ในรายการข้อความ คุณสามารถทำเครื่องหมายแฟ้มที่จะดาวน์โหลดคำสั่งส่ง/รับ ถัดไปในระหว่าง หรือคุณดาวน์โหลดไฟล์ทันทีถ้ามีการเชื่อมต่อไปยังไซต์ SharePoint

  1. ในรายการข้อความ ในกลุ่ม มีให้สำหรับการดาวน์โหลด ให้คลิกขวาที่แฟ้มที่คุณต้องการดาวน์โหลด

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเลือกไฟล์หลายกด CTRL ค้างไว้ขณะที่คุณคลิกที่ส่วนหัวของแต่ละไฟล์

  2. คลิกทำเครื่องหมายเพื่อดาวน์โหลดเอกสาร

หมายเหตุ: ถ้าการแสดงตัวอย่างแสดงไฟล์ที่ไม่ถูกดาวน์โหลดมายัง คลิกดาวน์โหลดเอกสารนี้

หลังจากที่ไฟล์ถูกดาวน์โหลดไปยัง Outlook คุณสามารถเปิดแฟ้มได้ตลอดเวลา เช่นเมื่อคุณกำลังทำงานแบบออฟไลน์ เมื่อต้องการระบุว่า ไฟล์มี ที่ด้านบนสุดของรายการข้อความ คลิกจัดเรียงตาม แล้ว คลิ กความพร้อมใช้งาน ไฟล์ใด ๆ ที่ไม่ได้ดาวน์โหลดปรากฏในกลุ่มพร้อมใช้งานสำหรับการดาวน์โหลด

  1. ในจดหมายหรือในรายการโฟลเดอร์ ในบานหน้าต่างนำทาง ขยายโฟลเดอร์รายการ SharePoint จากนั้น เลือกชื่อของไลบรารี SharePoint

  2. เมื่อต้องการเปิดไฟล์ ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ ถ้าได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันแหล่งมาของแฟ้ม คลิกเปิด ถ้าคุณทราบว่า มีความปลอดภัยที่ต้องทำ

  3. ถ้าไฟล์มีการอัพเดบนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint หลังจากดาวน์โหลดใน Outlook คุณอาจได้รับพร้อมท์ให้เปิดไฟล์เวอร์ชันล่าสุด คลิกใช่ หรือไม่ โดยขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเปิดสำเนาบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือคัดลอกการปรับปรุงจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint

    แฟ้มจะเปิดขึ้นในโปรแกรมที่สร้างแฟ้มนั้น ถ้าคุณได้ติดตั้งโปรแกรมนั้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

หลังจากไฟล์ถูกดาวน์โหลดไปยัง Outlook คุณสามารถเปิดไฟล์ทุกเวลา เช่นเมื่อคุณกำลังทำงานแบบออฟไลน์ เมื่อต้องการระบุว่า ไฟล์จะพร้อมใช้งาน ที่ด้านบนสุดของรายการข้อความ คลิกจัดเรียงตาม แล้ว คลิ กความพร้อมใช้งาน ไฟล์ใด ๆ ที่ไม่ได้ดาวน์โหลดปรากฏในกลุ่มพร้อมใช้งานสำหรับการดาวน์โหลด

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นทำการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ในขณะที่คุณกำลังทำงานกับเอกสาร เช็คเอาท์ไฟล์ เมื่อเปิดแฟ้มที่คุณเช็คเอาท์ โปรแกรมเปิดในโหมดแก้ไข คุณสามารถเริ่มการทำการเปลี่ยนแปลงในทันที

  1. ในจดหมายหรือในรายการโฟลเดอร์ ในบานหน้าต่างนำทาง ขยายโฟลเดอร์รายการ SharePoint จากนั้น เลือกชื่อของไลบรารี SharePoint

  2. เมื่อต้องการเปิดไฟล์ ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ ถ้าได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันแหล่งมาของแฟ้ม คลิกเปิด ถ้าคุณทราบว่า มีความปลอดภัยที่ต้องทำ

  3. ถ้าไฟล์มีการอัพเดบนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint หลังจากดาวน์โหลดใน Outlook คุณอาจได้รับพร้อมท์ให้เปิดไฟล์เวอร์ชันล่าสุด คลิกใช่ หรือไม่ โดยขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเปิดสำเนาบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือคัดลอกอัปเดตแล้วจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint

    ไฟล์เปิดขึ้นในโปรแกรมที่ถูกสร้างขึ้น ถ้าคุณมีโปรแกรมที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าไฟล์ถูกสร้างขึ้นในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint เช่นโปรแกรม Microsoft Office แถบข้อความอาจปรากฏที่ด้านบนของเอกสาร

  4. ในแถบข้อความ คลิกแก้ไขแบบออฟไลน์

    ข้อความอาจปรากฏขึ้นเพื่อแสดงข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานแบบออฟไลน์ เช่นลิงก์ ไปยังโฟลเดอร์แบบร่างของ SharePoint บนคอมพิวเตอร์ของคุณ และไปยังตัวเลือกการแก้ไขแบบออฟไลน์ สำหรับโปรแกรมของคุณ

  5. หลังจากที่คุณได้ทำแก้ไขไฟล์ บันทึกไฟล์เหมือนที่คุณทำเป็นปกติ

  6. ปิดแฟ้ม

    ถ้าการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์จะพร้อมใช้งานเมื่อคุณปิดไฟล์ กล่องโต้ตอบแก้ไขแบบออฟไลน์ อาจปรากฏขึ้นเพื่อ ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ การเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์ไม่พร้อมใช้งาน กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นเมื่อคุณปิดไฟล์ อย่างไรก็ตาม อาจปรากฏขึ้นเมื่อคุณเชื่อมต่อใหม่ และเปิดไฟล์นั้น

  7. คลิกการปรับปรุง การอัปเดตไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์

  8. ถ้าไฟล์ถูกเช็คเอาท์ ผู้อื่นไม่สามารถดูการเปลี่ยนแปลงจนกว่าคุณเช็คอินไฟล์ ถ้าไฟล์ถูกเช็คเอาท์ คุณอาจได้รับพร้อมท์ให้เช็คอินไฟล์ เมื่อต้องการเช็คอินไฟล์ คลิกใช่

    คุณอาจได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่นข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ทำไว้หรือรายละเอียดอื่น ๆ เกี่ยวกับไฟล์

  9. ถ้าคุณทำงานกับไฟล์ในขณะที่คุณกำลังทำงาน โดยไม่มีการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ ไม่ได้รับพร้อมท์ให้อัปเดไฟล์เมื่อคุณปิดเอกสารนั้น เมื่อต้องการอัปเดตไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ เปิดไฟล์อีกครั้ง ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมที่คุณต้อง และปิดแฟ้มนั้นแล้ว เมื่อกล่องโต้ตอบแก้ไขแบบออฟไลน์ ปรากฏ คลิกอัปเดต

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้เช็คเอาท์ไฟล์ก่อน และบางคนอัปเดตไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ข้อความปรากฏขึ้นเพื่อ แจ้งให้ทราบข้อขัดแย้งในการเปลี่ยนแปลง ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอของคุณจะเปลี่ยนแปลง

ถ้าไซต์ SharePoint และไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าให้ได้รับข้อความอีเมล คุณสามารถเพิ่มไฟล์ในไลบรารี โดยการส่งเป็นสิ่งที่แนบมาในข้อความ ถ้าคุณทำเช่นนี้ คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Outlook

ก่อนที่คุณสามารถส่งข้อความไปยังไลบรารี คุณต้องทราบว่าถูกตั้งค่าไลบรารีให้รับอีเมลแฟ้มที่แนบมาและที่อยู่อีเมใดจะใช้

  1. เมื่อต้องการค้นหาอยู่อีเมสำหรับไลบรารี ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • มองหาในสมุดรายชื่อ ถ้าอยู่อีเมลที่ไม่มี คุณสามารถขอรับจากบุคคลที่ติดตั้งไลบรารี แล้ว คุณสามารถเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของคุณเพื่อให้คุณสามารถได้อย่างง่ายดายหาได้ในภายหลัง

    • ดูคำอธิบายของไลบรารีบนไซต์ SharePoint ซึ่งปรากฏขึ้นภายใต้ชื่อของไลบรารี เจ้าของไซต์อาจมีเพิ่มอยู่อีเมไลบรารีให้กับคำอธิบาย

    • ดูการตั้งค่าอีเมสำหรับไลบรารี นี้จำเป็นต้องมีสิทธิ์ในการดูการตั้งค่าไลบรารี:

      1. ในเว็บเบราว์เซอร์ เปิดไซต์ นั้นเพื่อเปิดไลบรารี คลิกชื่อไลบรารี

        ถ้าชื่อของไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นคลิกชื่อของไลบรารีของคุณ

      2. บนเมนูการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

        ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

      3. ถ้าไลบรารีเปิดใช้งานอยู่เมื่อต้องการได้รับข้อความ อยู่อีเมลที่ปรากฏภายใต้ข้อมูลรายการ ถัดจากที่อยู่อีเมล

        องค์กรของคุณอาจมีแยกต่างหากรายการอีเมล ซึ่งมีชื่อว่า SharePoint กลุ่ม ซึ่งทำให้สมาชิกสามารถส่งข้อความไปยังอีกบุคคลหนึ่ง อยู่ของกลุ่ม SharePoint สามารถประกอบด้วยอยู่ของไลบรารีเพื่อที่ว่าเมื่อคุณส่งข้อความไปยังสมาชิกของกลุ่ม สิ่งที่แนบมาของข้อความจะถูกเพิ่มไปยังไซต์ SharePoint โดยอัตโนมัติ ผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณคุณสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมในไลบรารี SharePoint ขององค์กรของคุณ

  2. ใน Outlook สร้างข้อความ และเพิ่มไฟล์เป็นสิ่งที่แนบมาแล้ว

  3. ในกล่องถึง หรือสำเนาถึง ใส่อยู่อีเมของไลบรารี SharePoint ถ้าองค์กรของคุณใช้ในกลุ่ม SharePoint ที่มีไลบรารี ใช้อยู่อีเมลของกลุ่ม SharePoint แทน

  4. คลิก ส่ง

ถ้าคุณใช้ Outlook ในการจัดการข้อมูลของคุณบ่อยครั้ง คุณอาจต้องการที่จะทำงานกับแฟ้มจากไลบรารี SharePoint ของคุณโดยตรงใน Office Outlook 2007 แทนที่จะเป็นในเว็บเบราว์เซอร์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจตอบกลับอีเมล แล้วต้องการอ้างอิงบางแนวทางของทีมบนไซต์ SharePoint ของคุณ ถ้าคุณได้เชื่อมต่อไลบรารี SharePoint ของคุณกับ Outlook แล้ว คุณสามารถเรียกดูและแสดงแฟ้มในขณะที่คุณอยู่ในข้อความอีเมลได้โดยไม่ต้องออกจาก Outlook

เอกสารจากไลบรารี SharePoint ใน Outlook

1. คุณสามารถจัดเรียงและเรียงลำดับมุมมองของไลบรารี SharePoint ในแบบต่างๆ ได้ใน Outlook 2007

2. ลูกศรสีแดงจะปรากฏเมื่อคุณกำลังทำงานกับแฟ้มแบบออฟไลน์ คุณสามารถคลิกที่ลูกศรเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะแฟ้ม เช่น แฟ้มถูกปรับเปลี่ยนเมื่อใด

คุณประโยชน์อื่นของการแก้ไขแฟ้มของคุณจาก Outlook คือ การที่แฟ้มของคุณถูกเก็บไว้บนฮาร์ดดิสก์ของคุณในขณะที่คุณทำงานกับแฟ้มเหล่านั้น ซึ่งโดยปกติจะทำงานได้เร็วกว่าการทำงานบนเซิร์ฟเวอร์

การทำงานกับแฟ้มจากไซต์ SharePoint ของคุณใน Outlook เป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการเรียกดูและการแก้ไขแฟ้มงานประจำที่คุณเก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร เช่น เอกสาร กระดาษคำนวณ และงานนำเสนอ รวมทั้งคุณยังสามารถเรียกดูแฟ้มต่างๆ ในไลบรารีชนิดอื่นได้ด้วย เช่น ไลบรารีรูปภาพ เป็นต้น การดำเนินการข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การทำงานกับรายการแบบกำหนดเองหรือการปรับปรุงโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลจะสามารถจัดการได้ดีขึ้นบนไซต์ SharePoint โดยตรง ทั้งนี้ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าหรือโครงสร้างของไลบรารี หรือสร้างไลบรารีใหม่ คุณควรทำงานกับไลบรารีบนไซต์ SharePoint โดยตรง

คุณสามารถเปิดแฟ้มจากโปรแกรมประยุกต์ชนิดต่างๆ ใน Office Outlook 2007 ถ้าแฟ้มนั้นเข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services 3.0 หรือ Office SharePoint Server 2007 คุณยังสามารถแก้ไขแฟ้มหรือปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงของคุณบนเซิร์ฟเวอร์เมื่อคุณเสร็จสิ้นการทำงานได้ด้วย ตัวอย่างของแฟ้มที่เข้ากันได้ คือ แผ่นงาน Microsoft Office Excel 2007, งานนำเสนอ Microsoft Office PowerPoint 2007 และเอกสาร Microsoft Office Word 2007

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้แฟ้มแบบออฟไลน์เพื่อทำงานบนแฟ้มเหล่านั้น อย่างเช่น ในขณะที่คุณกำลังอยู่บนเครื่องบิน เมื่อคุณกลับมายังสำนักงานแล้ว คุณสามารถปรับปรุงรุ่นบนไซต์ SharePoint ของคุณได้

การเปลี่ยนแปลงของคุณในแฟ้มจะไม่ถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติในขณะที่คุณแก้ไขและบันทึกแฟ้ม ด้วยเหตุนี้จึงทำให้คุณทำงานกับแฟ้มแบบออฟไลน์ได้เร็วยิ่งขึ้นเพราะคอมพิวเตอร์ของคุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ในขณะที่คุณกำลังทำงาน เมื่อคุณปิดแฟ้ม คุณจึงจะถูกพร้อมท์ให้ปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงบนเซิร์ฟเวอร์ เฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับแฟ้มที่ระบุเท่านั้นจึงจะได้รับการปรับปรุง ซึ่งหมายความว่า Outlook ไม่จำเป็นต้องทำให้ข้อมูลทั้งไลบรารีตรงกันกับเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

ถ้ามีบุคคลอื่นทำการเปลี่ยนแปลงแฟ้มก่อนที่คุณจะปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์ โปรแกรมจะพร้อมท์คุณให้ผสานการเปลี่ยนแปลงทั้งสองชุดเมื่อคุณปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์ หรือให้ระบุว่ารุ่นไหนของแฟ้มที่คุณต้องการเก็บไว้ เมื่อต้องการป้องกันบุคคลอื่นไม่ให้ทำการเปลี่ยนแปลงในแฟ้ม คุณสามารถเช็คเอาท์แฟ้มก่อนที่คุณจะทำงานบนแฟ้มนั้นได้

เมื่อคุณเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Office Outlook 2007 ไลบรารีจะปรากฏขึ้นในโฟลเดอร์ที่เรียกว่า รายการ SharePoint จากที่นั่น คุณสามารถใช้คุณลักษณะการติดตามและการติดต่อสื่อสารที่คุณใช้กับ Outlook ได้ตามปกติ เช่น การตั้งค่าสถานะแฟ้มเพื่อตามงาน การจัดประเภทแฟ้ม และการส่งต่อแฟ้มไปยังผู้ร่วมงาน ค่าสถานะและประเภทที่คุณนำไปใช้กับ Outlook จะไม่พร้อมใช้งานเมื่อคุณกำลังทำงานบนไซต์ของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ แต่จะสามารถช่วยคุณจัดระเบียบงานของคุณได้ใน Outlook

เมื่อคุณกำลังทำงานใน Outlook คุณสามารถค้นหาแฟ้มที่คุณกำลังทำงานอยู่ได้อย่างง่ายดายโดยใช้โฟลเดอร์การค้นหาที่ Outlook จัดเตรียมไว้ให้คุณในโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ตามความเป็นจริงแล้ว โฟลเดอร์การค้นหานั้นไม่ได้เก็บรายการต่างๆ ไว้ แต่เป็นเพียงมุมมองที่ช่วยคุณในการค้นหารายการที่ถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์อื่นได้อย่างรวดเร็ว

เช่นเดียวกับการที่คุณมองเห็นข้อความในกล่องจดหมายเข้าของคุณ คุณจะมองเห็นชื่อแฟ้มในไลบรารีของคุณ ค้นหาและเปิดข้อความเหล่านั้นได้ โครงสร้างโฟลเดอร์ใดๆ ในไลบรารีจะปรากฏใน Outlook ด้วยเช่นกัน โดยแฟ้มเหล่านี้จะไม่เพิ่มขนาดของกล่องจดหมายเข้าของคุณ แต่จะถูกเก็บไว้ในแฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) บนฮาร์ดดิสก์ของคุณแทน

คุณยังสามารถดาวน์โหลดเพียงแฟ้มหรือโฟลเดอร์เดียว ถ้าแฟ้มหรือโฟลเดอร์นั้นคือทั้งหมดที่คุณต้องการทำงานใน Outlook ถ้าแฟ้มที่คุณกำลังทำงานอยู่ในโฟลเดอร์หลายโฟลเดอร์ Outlook จะดาวน์โหลดโครงสร้างโฟลเดอร์ด้วย อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่สามารถดาวน์โหลดมุมมองที่มีการกรองของไลบรารี เช่น แฟ้มที่ถูกสร้างโดยแผนกที่ระบุได้

ในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างใน Office Outlook 2007 คุณสามารถแสดงตัวอย่างแฟ้มชนิดต่างๆ ที่ถูกเก็บไว้ในไลบรารี SharePoint รวมทั้งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะของแฟ้ม เช่น ถูกแก้ไขครั้งล่าสุดเมื่อใด อาจจะปรากฏที่ด้านบนของแฟ้ม

ข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มจากไลบรารี SharePoint ที่ปรากฏในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง

  1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้เปิดไลบรารีบนไซต์ SharePoint

    ถ้าคุณไม่สามารถระบุตำแหน่งไลบรารีของคุณ ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วคลิกชื่อไลบรารีของคุณ

  2. ในการเมนูแอคชัน รูปเมนู คลิกเชื่อมต่อกับ Outlook

    เมนูการกระทำในเอกสารที่ใช้ร่วมกัน

  3. เมื่อคุณถูกพร้อมท์ให้ยืนยันว่าคุณต้องการเชื่อมต่อไลบรารีกับ Outlook หรือไม่ ให้คลิก ใช่

    ใน Outlook ไลบรารีจะถูกเพิ่มลงในรายการโฟลเดอร์ในโฟลเดอร์ใหม่ที่เรียกว่า รายการ SharePoint

    เมื่อคุณคลิกไลบรารีที่ถูกเพิ่ม แฟ้มต่างๆ ในไลบรารีนั้นจะปรากฏในแบบเดียวกับข้อความอีเมล ให้คลิกสองครั้งที่แฟ้มเพื่อเปิดแฟ้ม หรือคลิกขวาที่แฟ้มเพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: 

    • ถ้าไลบรารีของคุณมีโฟลเดอร์ และคุณต้องการเชื่อมต่อแฟ้มและโฟลเดอร์ทั้งหมดกับ Outlook ให้แสดงไลบรารีที่ระดับบนสุดของไลบรารีก่อนที่คุณจะเชื่อมต่อกับ Outlook ถ้าคุณกำลังเรียกดูเนื้อหาของโฟลเดอร์ในไลบรารีขณะที่คุณเชื่อมต่อ จะมีเฉพาะเนื้อหาของโฟลดเดอร์เท่านั้นที่ถูกเชื่อมต่อ

    • เมื่อต้องการเชื่อมต่อเพียงเนื้อหาของโฟลเดอร์กับ Outlook คุณมีตัวเลือกสองตัวเลือก ถ้าโฟลเดอร์ที่มีแฟ้มของคุณไม่ได้เปิดอยู่ ให้ชี้ไปที่โฟลเดอร์ คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิก เชื่อมต่อกับ Outlook ถ้าโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเชื่อมต่อนั้นเปิดอยู่แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเพื่อเชื่อมต่อไลบรารีด้วยการคลิก เชื่อมต่อกับ Outlook บนเมนู การกระทำ

เคล็ดลับ: หลังจากคุณเชื่อมต่อไลบรารีไปยัง Outlook คุณสามารถส่งข้อความใช้ร่วมกันกับสมาชิกคนอื่น ๆ ที่เชิญให้พวกเขาสามารถเชื่อมต่อกับไลบรารี คลิกขวาชื่อของไลบรารีใน Outlook นั้นแล้ว คลิกชื่อของไลบรารีที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งสร้างข้อความอีเมลที่ประกอบด้วยลิงก์และคำสั่งการเชื่อมต่อกับไลบรารี

ถ้าคุณยังไม่ได้ดาวน์โหลดแฟ้ม แฟ้มจะปรากฏขึ้นในกลุ่ม มีให้สำหรับการดาวน์โหลด ในรายการข้อความ คุณสามารถทำเครื่องหมายแฟ้มที่จะถูกดาวน์โหลดในระหว่างคำสั่ง ส่ง/รับ ถัดไป หรือคุณสามารถดาวน์โหลดแฟ้มนั้นทันทีถ้าคุณมีการเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint

  1. ในรายการข้อความ ในกลุ่ม มีให้สำหรับการดาวน์โหลด ให้คลิกขวาที่แฟ้มที่คุณต้องการดาวน์โหลด

    เคล็ดลับ: คุณสามารถเลือกหลายแฟ้มในครั้งเดียวได้ด้วยการกด CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิก ส่วนหัวของแฟ้ม

  2. คลิก ทำเครื่องหมายเพื่อดาวน์โหลดเอกสาร บนเมนูทางลัด

หมายเหตุ: ในการแสดงตัวอย่างของแฟ้มที่ยังไม่ได้ดาวน์โหลด คุณอาจเห็นปุ่ม ดาวน์โหลดเอกสารนี้ ซึ่งคุณสามารถคลิกเพื่อดาวน์โหลดเอกสารได้ถ้าคุณมีการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์

ด้านบนของหน้า

เมื่อต้องการเปิดไฟล์ในOffice Outlook 2007 ก่อนอื่นคุณต้องเชื่อมต่อไลบรารีไปยัง Outlook สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูการเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Outlookในบทความนี้

หลังจากที่คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ไปยัง Outlook คุณสามารถเปิดไฟล์เมื่อคุณกำลังทำงานแบบออฟไลน์ เมื่อต้องการตรวจสอบว่า ไฟล์จะพร้อมใช้งาน สลับไปยังมุมมองที่จัดเรียงไฟล์ของคุณโดยยึดตามความพร้อมใช้งานของพวกเขา ไฟล์ใด ๆ ที่ไม่ได้ดาวน์โหลดปรากฏในกลุ่มพร้อมใช้งานสำหรับดาวน์โหลด ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการจัดมุมมองใน Outlook ในส่วนดูเพิ่มเติม

  1. ใน จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง ให้ขยายโฟลเดอร์ รายการ SharePoint แล้วเลือกชื่อของไลบรารี SharePoint ของคุณ

    ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ให้คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับ รายการจดหมายทั้งหมด และตรวจสอบว่า รายการ SharePoint ถูกเลือกอยู่

  2. คลิกสองครั้งที่ชื่อแฟ้มของคุณเพื่อเปิดแฟ้มนั้น ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้ตรวจสอบความถูกต้องของแหล่งที่มาของแฟ้ม ให้คลิก เปิด หากคุณคิดว่าแฟ้มปลอดภัยที่จะเปิด

  3. ถ้าแฟ้มถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์หลังจากที่คุณดาวน์โหลดแฟ้มลงใน Outlook แล้ว คุณอาจถูกพร้อมท์ให้เลือกว่าคุณต้องการเปิดแฟ้มรุ่นใหม่ล่าสุดหรือไม่ ให้คลิก ใช่ หรือ ไม่ใช่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเปิดสำเนาบนฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือสำเนาจากเซิร์ฟเวอร์

  4. แฟ้มจะเปิดขึ้นในโปรแกรมที่สร้างแฟ้มนั้น ถ้าคุณได้ติดตั้งโปรแกรมนั้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

ด้านบนของหน้า

เมื่อต้องการแก้ไขไฟล์ในOffice Outlook 2007 ก่อนอื่นคุณต้องการเชื่อมต่อไลบรารีไปยัง Outlook สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูการเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Outlookในบทความนี้

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้คนอื่นทำการเปลี่ยนแปลงแฟ้มในขณะที่คุณกำลังทำงานกับแฟ้มนั้น คุณสามารถเช็คเอาท์แฟ้มจากไลบรารีบนไซต์ SharePoint ก่อน ถ้าคุณเช็คเอาท์แฟ้มก่อนที่คุณจะเปิดแฟ้มนั้น แฟ้มจะเปิดขึ้นในโหมดการแก้ไข และคุณสามารถเริ่มต้นทำการเปลี่ยนแปลงได้ทันที่

หลังจากที่คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ไปยัง Outlook คุณสามารถเปิดไฟล์เมื่อคุณกำลังทำงานแบบออฟไลน์ เมื่อต้องการยืนยันว่า ไฟล์จะพร้อมใช้งาน สลับไปยังมุมมองที่จัดเรียงแฟ้มของคุณโดยยึดตามความพร้อมใช้งานของพวกเขา ไฟล์ใด ๆ ที่ไม่ได้ดาวน์โหลดปรากฏในกลุ่มพร้อมใช้งานสำหรับการดาวน์โหลด ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการจัดมุมมองใน Outlook ในส่วนดูเพิ่มเติม

  1. ใน จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง ให้ขยายโฟลเดอร์ รายการ SharePoint แล้วเลือกชื่อของไลบรารี SharePoint ของคุณ

    ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ให้คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับ รายการจดหมายทั้งหมด และตรวจสอบว่า รายการ SharePoint ถูกเลือกอยู่

  2. คลิกสองครั้งที่ชื่อแฟ้มของคุณเพื่อเปิดแฟ้มนั้น ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้ตรวจสอบความถูกต้องของแหล่งที่มาของแฟ้ม ให้คลิก เปิด หากคุณคิดว่าแฟ้มปลอดภัยที่จะเปิด

  3. ถ้าแฟ้มถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์หลังจากที่คุณดาวน์โหลดแฟ้มลงใน Outlook แล้ว คุณอาจถูกพร้อมท์ให้เลือกว่าคุณต้องการเปิดแฟ้มรุ่นใหม่ล่าสุดหรือไม่ ให้คลิก ใช่ หรือ ไม่ใช่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเปิดสำเนาบนฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือสำเนาจากเซิร์ฟเวอร์

  4. แฟ้มจะเปิดขึ้นในโปรแกรมที่สร้างแฟ้มนั้น ถ้าคุณได้ติดตั้งโปรแกรมนั้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

    ถ้าแฟ้มถูกสร้างในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services 3.0 เช่น Word 2007, Excel 2007 หรือ PowerPoint 2007แถบข้อความ อาจปรากฏที่ด้านบนของแฟ้ม โดย แถบข้อความ จะปรากฏที่ใต้แถบชื่อเรื่องของแฟ้มและแถบเครื่องมือใดๆ ที่แสดงอยู่ที่ด้านบนของแฟ้ม แถบข้อความ จะมีข้อความ เอกสารเซิร์ฟเวอร์แบบออฟไลน์ และปุ่ม แก้ไขแบบออฟไลน์ อยู่

  5. คลิกปุ่ม แก้ไขแบบออฟไลน์

    อาจมีข้อความปรากฏขึ้นเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานแบบออฟไลน์ เช่น การเชื่อมโยงไปยังโฟลเดอร์แบบร่าง SharePoint บนฮาร์ดดิสก์ของคุณ และไปยัง ตัวเลือกการแก้ไขแบบออฟไลน์ สำหรับโปรแกรมของคุณ

  6. ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการในแฟ้ม แล้วทำการบันทึกแฟ้มตามปกติ

  7. ปิดแฟ้ม

    ถ้าคุณเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ขณะที่คุณปิดแฟ้ม กล่องโต้ตอบ แก้ไขแบบออฟไลน์ อาจปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ แต่ถ้าคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์สำหรับไซต์ SharePoint ของคุณ กล่องโต้ตอบก็จะไม่ปรากฏขึ้นขณะที่คุณปิดแฟ้ม แต่อาจจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเชื่อมต่อใหม่และเปิดแฟ้มใหม่อีกครั้ง

  8. คลิก ปรับปรุง ถ้าคุณพร้อมที่จะปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์

  9. ถ้าแฟ้มถูกเช็คเอาท์ บุคคลอื่นจะไม่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงบนเซิร์ฟเวอร์ได้จนกว่าคุณจะเช็คอินแฟ้มกลับมา ถ้าแฟ้มถูกเช็คเอาท์ คุณอาจถูกพร้อมท์ให้เช็คอินแฟ้ม ถ้าคุณพร้อมที่จะเช็คอินแฟ้ม ให้คลิก ใช่

    คุณอาจถูกพร้อมท์ให้ป้อนข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ทำไป หรือรายละเอียดอื่นเกี่ยวกับแฟ้ม

  10. ถ้าคุณทำงานกับแฟ้มในขณะที่คุณถูกยกเลิกการเชื่อมต่อจากเซิร์ฟเวอร์ คุณจะไม่ถูกพร้อมท์เพื่อให้ปรับปรุงแฟ้มขณะที่คุณปิดแฟ้ม เมื่อคุณพร้อมที่จะปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์ ให้เปิดแฟ้มอีกครั้ง ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการ แล้วปิดแฟ้ม เมื่อกล่องโต้ตอบ แก้ไขแบบออฟไลน์ ปรากฏขึ้น ให้คลิก ปรับปรุง

หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้เช็คเอาท์แฟ้มก่อนที่จะทำงานกับแฟ้มนั้น และมีบุคคลอื่นได้ทำการปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์ในขณะที่คุณกำลังทำงานกับแฟ้มนั้นอยู่ ข้อความแสดงข้อขัดแย้งของเซิร์ฟเวอร์จะปรากฏขึ้น ให้ทำตามคำแนะนำเพื่อปรับการเปลี่ยนแปลงให้เข้ากัน

ถ้าไลบรารีมีขนาดใหญ่ คุณอาจไม่ต้องการดูแฟ้มทั้งหมดของไลบรารีใน Outlook 2007 คุณสามารถเอาแต่ละแฟ้มหรือโฟลเดอร์ออกจากโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ใน Outlook ได้ ถ้าคุณไม่ต้องการทำงานกับแฟ้มหรือโฟลเดอร์เหล่านั้น กระบวนงานนี้จะไม่ลบแฟ้มออกจากไลบรารี SharePoint

  1. ใน จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง ในโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ให้เลือกไลบรารีที่คุณต้องการเอาแฟ้มออกอย่างน้อยหนึ่งแฟ้ม

  2. ในรายการข้อความ ให้เลือกแฟ้มที่คุณต้องการเอาออก

    เมื่อต้องการเลือกหลายแฟ้ม ให้กด CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกส่วนหัวของแฟ้ม เมื่อต้องการเลือกแฟ้มทั้งหมด ให้กด CTRL+A

  3. คลิกขวาที่ส่วนที่เลือก แล้วคลิก เอาสำเนาแบบออฟไลน์ออก

จากนั้นส่วนหัวของแฟ้มที่ถูกเอาออกจะย้ายจากกลุ่ม เอกสารที่ดาวน์โหลด ไปอยู่ที่กลุ่ม มีให้สำหรับการดาวน์โหลด เมื่อคุณคลิกส่วนหัวของแฟ้มที่ถูกเอาออก บานหน้าต่างการอ่านจะไม่แสดงตัวอย่างเพราะสำเนาภายในเครื่องได้ถูกเอาออกไปแล้ว

  1. ใน จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง ในโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ให้เลือกไลบรารีที่คุณต้องการเอาออก

  2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้ว คลิ กลบชื่อของไลบรารี บนเมนูทางลัด

  3. เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันการลบ ให้คลิก ใช่

    หมายเหตุ: กระบวนการนี้จะเอาไลบรารีออกจาก Outlook เท่านั้น ไม่ใช่จากไซต์ SharePoint

ถ้าไลบรารีและไซต์ SharePoint ของคุณถูกตั้งค่าเพื่อรับอีเมล คุณสามารถเพิ่มแฟ้มในไลบรารีด้วยการส่งแฟ้มนั้นเป็นสิ่งที่แนบในข้อความอีเมล เช่นเดียวกับวิธีที่คุณส่งสิ่งที่แนบในข้อความอีเมลไปยังผู้ร่วมงาน คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อไลบรารีของคุณกับ Outlook

ก่อนที่คุณจะสามารถส่งอีเมลไปยังไลบรารี คุณต้องรู้ว่าไลบรารีถูกตั้งค่าเพื่อรับอีเมลหรือไม่ ถ้าใช้ ให้ขอรับที่อยู่

  1. ให้ทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้เพื่อขอรับที่อยู่อีเมลสำหรับไลบรารี

    • ดูในสมุดรายชื่อ ถ้าไม่มีที่อยู่อีเมลในนี้ คุณสามารถขอรับที่อยู่จากบุคคลที่ตั้งค่าไลบรารี จากนั้นคุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลนั้นลงในรายการที่ติดต่อของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง

    • แสดงคำอธิบายของไลบรารีบนไซต์ SharePoint ซึ่งปรากฏใต้ชื่อของไลบรารี เจ้าของไซต์ของคุณอาจเพิ่มที่อยู่อีเมลของไลบรารีในคำอธิบายของไลบรารี

    • แสดงการตั้งค่าอีเมลสำหรับไลบรารี ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการแสดงการตั้งค่าไลบรารี

      1. บนไซต์ของคุณในเบราว์เซอร์ คลิกชื่อของไลบรารีเพื่อเปิดไฟล์นั้น
        ถ้าชื่อของไลบรารีของคุณปรากฏ คลิกมุมมองเนื้อหาทั้งหมดไซต์ นั้นแล้ว คลิกชื่อของไลบรารีของคุณ

      2. ในการตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด
        ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร คลิกการตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

      3. ถ้าไลบรารีถูกเปิดใช้งานเพื่อรับอีเมล ที่อยู่ของไลบรารีจะปรากฏภายใต้ ข้อมูลรายการ ที่อยู่ติดกับ ที่อยู่อีเมล

    • ใช้ที่อยู่อีเมลของกลุ่ม SharePointของคุณเพื่อส่งแฟ้มเป็นสิ่งที่แนบ องค์กรของคุณอาจมีรายการอีเมลของตนเองที่เรียกว่ากลุ่ม SharePoint ซึ่งทำให้สมาชิกขององค์กรสามารถส่งจดหมายถึงกันและกันได้ ที่อยู่ของกลุ่ม SharePoint อาจมีที่อยู่ของไลบรารีอยู่ด้วยเพื่อที่ว่าเมื่อคุณส่งอีเมล์ไปยังสมาชิกของกลุ่ม สิ่งที่แนบในข้อความจะถูกเพิ่มในไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 ของคุณโดยอัตโนมัติ

  2. ใน Outlook ให้แนบแฟ้ม เช่น เอกสารหรือแผ่นงาน ในข้อความอีเมล

  3. ในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง ให้เพิ่มที่อยู่ของไลบรารี ถ้ากลุ่ม SharePoint ของคุณรวมไลบรารีไว้เรียบร้อยแล้ว ให้เพิ่มที่อยู่อีเมลของกลุ่ม SharePoint แทน

  4. คลิก ส่ง

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×