การเปิดใช้งานและกำหนดค่ารหัสเอกสารที่ไม่ซ้ำกัน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับประโยชน์ของการใช้รหัสเอกสารในการจัดการเอกสารหรือระเบียน คุณยังจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับการเปิดใช้งานบริการรหัสเอกสารสำหรับไซต์คอลเลกชัน และวิธีกำหนดค่าตัวเลือกรหัสเอกสารสำหรับข้อตกลงการตั้งชื่อแฟ้มแบบกำหนดเองด้วย

ในบทความนี้

ภาพรวม

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่า

เปิดใช้งาน เปิดใช้งาน และกำหนดค่า id ของเอกสาร

เปิดใช้งานฟีเจอร์ ID ของเอกสารของไซต์คอลเลกชัน

เปิดใช้งาน และกำหนดค่าการใช้ id ของเอกสารในไซต์คอลเลกชัน

ภาพโดยรวม

รหัสเอกสารช่วยให้คุณสามารถจัดการเอกสารต่างๆ ของคุณด้วยวิธีที่ง่ายดายในการติดตามรายการต่างๆ ไม่ว่ารายการนั้นจะอยู่ที่ใดก็ตาม ตัวอย่างเช่น ถ้าสัญญาทางกฎหมายถูกย้ายจากไลบรารีเอกสารในไซต์หนึ่งไปยังไลบรารีเอกสารในอีกไซต์หนึ่ง การค้นหาสัญญานั้นก็จะสามารถทำได้อย่างง่ายดายโดยใช้รหัสเอกสารของสัญญานั้น รหัสเอกสารจะถูกกำหนดให้กับเอกสารที่อัปโหลดโดยอัตโนมัติ และรหัสนี้จะติดตามเอกสารดังกล่าวไปตลอดทั้งวงจรชีวิตของเอกสารนั้นๆ รหัสเอกสารยังสามารถกำหนดให้กับชุดเอกสารได้ด้วย

การติดตามรายการต่างๆ ด้วยรหัสเอกสาร

เมื่อบริการรหัสเอกสารถูกเปิดใช้งานเป็นครั้งแรก เอกสารใหม่ในไซต์คอลเลกชันจะได้รับการกำหนดรหัสใหม่ให้โดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ จะมีการจัดกำหนดการให้งานตัวจับเวลาทำการกำหนดรหัสให้กับเอกสารที่มีอยู่แล้วในไซต์คอลเลกชัน

นอกจากนี้ เมื่อบริการถูกเปิดใช้งาน จะมีการเพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในชนิดเนื้อหาเอกสารและชุดเอกสารโดยอัตโนมัติด้วย คอลัมน์รหัสเอกสารจะแสดงรหัสที่กำหนดให้กับรายการ

ก่อนใช้คุณลักษณะรหัสเอกสารในระบบการจัดการเนื้อหาของคุณ คุณต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะดังกล่าวสำหรับไซต์คอลเลกชันที่โฮสต์เอกสารของคุณอยู่ก่อน

สิ่งสำคัญที่ควรระลึกไว้

รหัสเอกสารอาจไม่คงอยู่เสมอไปในบางสถานการณ์ ตารางต่อไปนี้แสดงข้อมูลสรุปเกี่ยวกับข้อยกเว้นดังกล่าว

การกระทำ

ผลลัพธ์

ดาวน์โหลดเอกสาร แล้วอัปโหลดไปยังอีกไซต์หนึ่ง

เอกสารจะถูกพิจารณาว่าเป็นสำเนาและจะได้รับการกำหนดรหัสเอกสารใหม่

ใช้คำสั่งย้ายด้วยส่งไปยัง

เอกสารจะถูกพิจารณาว่าเป็นสำเนาและจะได้รับการกำหนดรหัสเอกสารใหม่

ใช้คำสั่งคัดลอก

จะมีการกำหนดรหัสเอกสารให้ใหม่

วิธีเดียวที่จะเก็บ ID ของเอกสารในไซต์คือการ ใช้ไซต์เนื้อหาและโครงสร้างจัดการหน้าในการตั้งค่าไซต์ในขณะที่การย้ายเอกสาร โปรดสังเกตว่า การคัดลอก ด้วยวิธีนี้ไม่เก็บรหัสเอกสาร

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไซต์เนื้อหาและโครงสร้าง ดูที่ทำงานกับเนื้อหาของไซต์และโครงสร้าง

ด้านบนของหน้า

การเรียกใช้งาน เปิดใช้งาน และกำหนดค่ารหัสเอกสาร

ในการใช้รหัสเอกสารเพื่อติดตามเอกสารหรือระเบียนต่างๆ เป็นครั้งแรก คุณต้องทำตามกระบวนการสองขั้นตอนดังต่อไปนี้

การเปิดใช้งานคุณลักษณะรหัสเอกสารของไซต์คอลเลกชัน

หมายเหตุ: ลำดับที่เปิดใช้งานฟีเจอร์ ID ของเอกสารที่คุณต้องการให้ดูแลไซต์คอลเลกชัน

  1. ไปที่ไซต์คอลเลกชันระดับบนสุด

  2. คลิก การกระทำในไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

  3. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก คุณลักษณะของไซต์คอลเลกชัน

  4. ถัดจากบริการรหัสเอกสาร ให้คลิก เปิดใช้งาน ไอคอนแสดงสถานะใช้งานอยู่จะปรากฏอยู่ถัดจากรายการและคุณลักษณะดังกล่าวจะถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันปัจจุบัน

การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการใช้รหัสเอกสารในไซต์คอลเลกชัน

เมื่อคุณเปิดใช้งานคุณลักษณะรหัสเอกสารสำหรับไซต์คอลเลกชันใดก็ตาม เอกสารทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันนั้นจะได้รับการกำหนดรหัสเอกสารให้โดยอัตโนมัติ โปรดทราบว่า กระบวนการดังกล่าวอาจใช้เวลานานพอสมควร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารที่มีอยู่ในไซต์คอลเลกชันของคุณ

หมายเหตุ: ลำดับการเปิดใช้งาน และกำหนดค่าฟีเจอร์ ID ของเอกสารที่คุณต้องการให้ดูแลไซต์คอลเลกชัน

  1. ไปที่ไซต์คอลเลกชันระดับบนสุด

  2. คลิก การกระทำในไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

  3. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก การตั้งค่ารหัสเอกสาร

  4. บนเพจ การตั้งค่ารหัสเอกสาร ในส่วน กำหนดรหัสเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องกาเครื่องหมาย กำหนดรหัสเอกสาร ถูกเลือกอยู่

หมายเหตุ: เมื่อคุณเปิดใช้งานการกำหนด id ของเอกสารสำหรับแรกภายในไซต์คอลเลกชัน ข้อความปรากฏขึ้น: กำหนดค่าของคุณลักษณะ ID ของเอกสารเป็นจัดกำหนดการจะเสร็จสมบูรณ์ตามกระบวนการแบบอัตโนมัติ ซึ่งหมายความ ว่า งานตัวจับเวลารับผิดชอบในการทำให้เสร็จสมบูรณ์การมอบหมายของ id ของเอกสารไปยังเอกสารทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน เวลาใช้สำหรับกระบวนการนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนของเอกสารในไซต์คอลเลกชันของคุณ

  1. เมื่อต้องการตั้งค่าสตริงของอักขระหรือตัวเลขแบบกำหนดเองเพื่อผนวกเข้ากับตอนต้นของรหัสเอกสารแต่ละตัว ให้ป้อนสตริงนั้นภายใต้ เริ่มรหัสด้วย...

  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตั้งค่ารหัสเอกสารทั้งหมดใหม่... ถ้าต้องการเพิ่มส่วนนำหน้าให้กับรหัสเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันของคุณโดยอัตโนมัติ

  3. ในส่วน ขอบเขตการค้นหาสำหรับการค้นหาตามรหัสเอกสาร ให้เลือกไซต์ที่จะใช้เป็นขอบเขตการค้นหาสำหรับการค้นหารหัส

  4. คลิก ตกลง

    หมายเหตุ: ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น เมื่อบริการรหัสเอกสารถูกเปิดใช้งานใด ๆ ที่ระบุไซต์คอลเลกชัน คอลัมน์จะถูกเพิ่มไปยังเอกสารและชุดเอกสารชนิดเนื้อหาเป็นระดับไซต์คอลเลกชัน คอลัมน์ ID ของเอกสารถูกใช้เพื่อแสดงหมายเลขที่กำหนดให้กับรายการ

Top ของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×