การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดรุ่นสำหรับไลบรารี SharePoint

หนึ่งในการตัดสินใจหลายเรื่องที่คุณต้องทำเมื่อคุณตั้งค่าไลบรารี SharePoint คือการกำหนดรุ่น คุณต้องการเก็บรุ่นของรายการหรือแฟ้มแต่ละรุ่นทุกครั้งที่มีการแก้ไขไว้หรือไม่ ถ้าต้องการเก็บรุ่นไว้ จะเก็บไว้กี่รุ่น คุณต้องการติดตามเฉพาะรุ่นหลัก หรือทั้งรุ่นหลักและรุ่นรองหรือไม่ คุณต้องการให้ผู้ใช้ไซต์ทุกคนสามารถเห็นรุ่นแบบร่างทุกรุ่นหรือไม่ หรือเฉพาะผู้สร้างและผู้ที่มีสิทธิ์ ออกแบบ หรือ ควบคุมทั้งหมด เท่านั้นที่จะสามารถเห็นรุ่นแบบร่างได้ การตัดสินใจของคุณในแต่ละกรณีจะขึ้นอยู่กับชนิดและความสำคัญของรายการและแฟ้มในไลบรารี จุดประสงค์ของแต่ละรายการหรือแฟ้ม ความจำเป็นของกลุ่มผู้ใช้ของคุณ และระดับความปลอดภัยที่คุณต้องรักษาไว้

ในบทความนี้

เหตุใดจึงต้องเปิดใช้งานการกำหนดรุ่น

การตั้งค่าการกำหนดรุ่น – วิธีการทำงาน

การเปิดใช้งานการกำหนดรุ่นในไลบรารี SharePoint

การเอาการกำหนดรุ่นออกจากไลบรารี SharePoint

เหตุใดจึงต้องเปิดใช้งานการกำหนดรุ่น

เมื่อเปิดใช้งานการกำหนดรุ่นในไลบรารี SharePoint คุณจะสามารถติดตามและจัดการข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องได้ คุณสามารถดูรุ่นก่อนหน้าและสามารถกู้คืนรุ่นเหล่านั้นได้ ถ้าจำเป็น ซึ่งจะเป็นสิ่งที่มีประโยชน์มาก ตัวอย่างเช่น เมื่อแฟ้มเกิดเสียหาย หรือเมื่อผู้ใช้รู้สึกว่ารุ่นก่อนหน้าของแฟ้มอาจมีความถูกต้องมากกว่ารุ่นใหม่ องค์กรบางแห่งจะเก็บแฟ้มขององค์กรไว้หลายรุ่นเนื่องจากเหตุผลทางกฎหมาย หรือเพื่อจุดประสงค์ทางการตรวจสอบ ตามค่าเริ่มต้นแล้ว การกำหนดรุ่นจะถูกปิดใช้งานไว้ เมื่อต้องการเปิดใช้งานและใช้การตัดสินใจการกำหนดรุ่นของคุณ คุณต้องมีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ

คุณยังอาจต้องการติดตามทั้งรุ่นหลักและรุ่นรองของแฟ้มอีกด้วย สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการดูว่าข้อคิดเห็นทางกฎหมายมีพัฒนาการอย่างไร หรือแนวความคิดใดที่อยู่เบื้องหลังโปรแกรมใหม่ที่กำลังอยู่ในระหว่างการพัฒนา รุ่นหลักจะส่งสัญญาณว่าเอกสารพร้อมที่จะให้ผู้อ่านในวงกว้างทำการตรวจทานแล้ว ในขณะที่รุ่นรอง (รุ่นแบบร่าง) จะเป็นเอกสารที่อยู่ในระหว่างดำเนินการและยังไม่พร้อมสำหรับการแพร่กระจายในวงกว้าง

รุ่นหลักคือรุ่นที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากจากรุ่นหลักล่าสุดและจะถูกระบุด้วยเลขจำนวนเต็ม เช่น 2.0 ซึ่งโดยปกติแล้ว ทุกคนที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงไลบรารีจะสามารถดูรุ่นหลักได้ รุ่นรองคือรุ่นที่มีการเปลี่ยนแปลงปานกลางจากรุ่นหลักล่าสุด โดยจะถูกระบุด้วยเลขทศนิยม เช่น 2.1 โดยทั่วไปแล้ว เฉพาะผู้ที่ทำการเปลี่ยนแปลงและผู้ที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่จะสามารถดูเอกสารรุ่นรองได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถตั้งค่าไลบรารีเพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ไซต์ทุกคนสามารถดูรุ่นแบบร่างที่มีทั้งหมดได้

หมายเหตุ:  รุ่นหลักและรุ่นรองจะสามารถใช้งานได้ในไลบรารีเท่านั้น โดยจะไม่สามารถใช้งานได้ในรายการ

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าการกำหนดรุ่น – วิธีการทำงาน

กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกำหนดรุ่น จะมีส่วนหลักๆ อยู่สี่ส่วนด้วยกัน โดยบางส่วนก็อาจไม่เกี่ยวข้องกับการกำหนดรุ่นเท่าใดนัก เมื่อคุณตั้งค่าไลบรารี แต่ละส่วนจำเป็นต้องมีการตัดสินใจ แน่นอนว่า ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณก็จะสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าในภายหลังได้

การเลือก

ผลกระทบ

ไม่มีการกำหนดรุ่น

เฉพาะรุ่นปัจจุบันของรายการหรือแฟ้มเท่านั้นที่จะพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ไซต์ ซึ่งเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น

สร้างรุ่นหลัก

จะมีการสร้างและเก็บรักษารุ่นต่างๆ สำหรับรุ่นหลักแต่ละรุ่น จะไม่มีการสร้างและเก็บรุ่นรองต่างๆ ไว้

สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง (แบบร่าง)

จะมีการสร้างและติดตามทั้งรุ่นหลักและรุ่นรองเมื่อเช็คอินแฟ้ม ผู้ใช้ที่กำลังทำงานกับแฟ้มต้องระบุว่าแฟ้มนั้นเป็นรุ่นหลักหรือรุ่นรอง เมื่อทำการเช็คอิน

เก็บจำนวนรุ่นหลักต่อไปนี้

ถ้าเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับการตั้งค่าเพิ่มเติมนี้ ตัวเลขที่อยู่ด้านล่างจะระบุจำนวนของรุ่นหลักที่จะเก็บไว้ในไลบรารี ตัวอย่างเช่น ถ้าตัวเลขคือ 25 รุ่นที่เก่าที่สุดจะถูกลบไปเมื่อมีการสร้างรุ่นที่ 26 ขึ้น จากนั้น ก็จะมีเฉพาะรุ่นที่ 2 ถึงรุ่นที่ 26 เท่านั้น การป้องกันไม่ให้มีจำนวนรุ่นมากเกินไปจะทำให้คุณสามารถจัดการไลบรารีของคุณได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม ถ้าจำเป็นต้องเก็บรุ่นทุกรุ่นไว้ หรือต้องเก็บรุ่นไว้เป็นจำนวนมาก ให้ป้อนจำนวนขีดจำกัดให้สูงมากๆ หรืออาจไม่มีขีดจำกัดเลยก็ได้

เก็บแบบร่างสำหรับจำนวนรุ่นหลักต่อไปนี้

ถ้าเลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมนี้ ตัวเลขในกล่องจะกำหนดว่าจะเก็บรุ่นแบบร่างไว้เท่าใด ตัวอย่างเช่น คุณอาจตัดสินใจว่าคุณต้องการเก็บรุ่นหลักไว้ 25 รุ่น แต่คุณต้องการแบบร่างของรุ่นล่าสุดเพียงห้ารุ่นเท่านั้น เว้นแต่ว่าคุณจะมีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือที่พิเศษอื่นๆ คุณอาจไม่จำเป็นต้องเก็บแบบร่างของรุ่นหลักทั้งหมดไว้เลยก็ได้

  • ส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง    ใช้ส่วนนี้ในการกำหนดผู้ที่สามารถดูรายการแบบร่างในไลบรารี คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้รายใดก็ได้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านไลบรารีให้สามารถดูแบบร่างได้ หรือคุณจะจำกัดไว้เฉพาะสำหรับผู้ที่สามารถแก้ไขรายการได้ หรือเฉพาะผู้ที่เขียนรายการและผู้ที่สามารถอนุมัติรายการได้เท่านั้น ก็ได้ ถ้าคุณเลือกที่จะจำกัดการดู เฉพาะผู้ดูที่กำหนดไว้เท่านั้นที่จะสามารถดูรุ่นรอง (แบบร่าง) ได้ ผู้ใช้อื่นๆ จะสามารถดูได้เฉพาะรุ่นหลักเท่านั้น

  • ส่วน จำเป็นต้องการมีการเช็คเอาท์    ใช้ส่วนนี้ในการระบุว่าผู้ใช้จะต้องเช็คเอาท์แฟ้มก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงแฟ้มนั้นหรือไม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์แฟ้มในไลบรารี SharePoint

ด้านบนของหน้า

การเปิดใช้งานการกำหนดรุ่นในไลบรารี SharePoint

  1. นำทางไปยังไลบรารีที่คุณวางแผนที่จะทำงาน ถ้าชื่อไลบรารีไม่ปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้คลิก เนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วเลือกชื่อของไลบรารีของคุณ

  2. บน Ribbon ในกลุ่ม เครื่องมือไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี

  3. คลิก การตั้งค่าไลบรารี ปุ่ม การตั้งค่าไลบรารี บน Ribbon ของไลบรารี SharePoint Foundation

  4. บนเพจ การตั้งค่าไลบรารี ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกำหนดรุ่น จะเปิดขึ้น

  5. ในส่วน ประวัติรุ่นเอกสาร ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้

    • สร้างรุ่นหลัก – ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณสามารถตั้งค่าขีดจำกัดของจำนวนรุ่นหลักได้

    • สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง (แบบร่าง) – ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณสามารถตั้งค่าขีดจำกัดของทั้งจำนวนทั้งรุ่นหลักและจำนวนรุ่นรองที่คุณต้องการเก็บรักษาแบบร่างไว้ได้

  6. ตัวเลือก: จำกัดจำนวนรุ่นที่คุณต้องการเก็บรักษา

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เก็บจำนวนรุ่นหลักต่อไปนี้ ถ้าคุณต้องการจำกัดจำนวนรุ่นที่จะเก็บรักษาไว้ในไลบรารีของคุณ หรือไม่จำเป็นต้องเลือกตัวเลือกนี้ก็ได้เช่นกัน ในกล่องที่อยู่ใต้กล่องกาเครื่องหมาย ให้ป้อนจำนวนรุ่นที่คุณต้องการเก็บรักษาไว้

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เก็บแบบร่างสำหรับจำนวนรุ่นหลักต่อไปนี้ ถ้าคุณต้องการจำกัดจำนวนของแบบร่างที่คุณต้องการเก็บไว้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อเลือกตัวเลือก สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง (แบบร่าง) ไว้เท่านั้น ในกล่องที่อยู่ใต้กล่องกาเครื่องหมาย ให้ป้อนจำนวนรุ่นที่คุณต้องการให้เก็บแบบร่างไว้

  7. ตัวเลือก: ระบุว่าจะอนุญาตให้ผู้ใช้รายใดสามารถดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารได้ ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ผู้ใช้ใดๆ ที่สามารถอ่านรายการได้ เลือกตัวเลือกนี้เพื่อให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้รายใดก็ตามที่มีสิทธิ์ อ่าน ในไซต์ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อเลือก สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง (แบบร่าง) ในส่วน ประวัติรุ่นเอกสาร ไว้

    • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขรายการ เลือกตัวเลือกนี้เพื่อจำกัดให้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ในการแก้ไขเท่านั้นที่สามารถดูแบบร่างได้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อเลือก สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง (แบบร่าง) ในส่วน ประวัติรุ่นเอกสาร ไว้

    • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการ (และผู้สร้างรายการนั้น) เลือกตัวเลือกนี้เพื่อจำกัดให้เฉพาะผู้สร้างรายการและผู้ที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการในไลบรารีเท่านั้นที่สามารถดูแบบร่างได้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อตั้งค่าส่วน การอนุมัติเนื้อหา ไว้เป็น ใช่

  8. ตัวเลือก: ระบุว่าคุณต้องการให้เช็คเอาท์ในไลบรารีนี้หรือไม่ ค่าเริ่มต้นจะตั้งไว้ที่ ไม่ต้องการ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงค่าเริ่มต้น ให้เลือก ใช่ ในส่วน จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจำเป็นต้องเช็คเอาท์ ให้ดูที่ จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์แฟ้มในไลบรารี SharePoint

  9. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่เพจ การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

ด้านบนของหน้า

การเอาการกำหนดรุ่นออกจากไลบรารี SharePoint

หลังจากเวลาผ่านไปสักระยะหนึ่ง คุณอาจกำหนดว่า การกำหนดรุ่นไม่จำเป็นสำหรับไลบรารี SharePoint ของคุณ ถ้าคุณมีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ คุณสามารถเอาการกำหนดรุ่นออกจากไลบรารีได้

  1. นำทางไปยังไลบรารีที่คุณวางแผนที่จะทำงาน ถ้าชื่อไลบรารีไม่ปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้คลิก เนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วเลือกชื่อของไลบรารีของคุณ

  2. บน Ribbon ในกลุ่ม เครื่องมือไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี

  3. คลิก การตั้งค่าไลบรารี ปุ่ม การตั้งค่าไลบรารี บน Ribbon ของไลบรารี SharePoint Foundation

  4. บนเพจ การตั้งค่าไลบรารี ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  5. ในส่วน ประวัติรุ่นเอกสาร ของกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกำหนดรุ่น ให้เลือก ไม่มีการกำหนดรุ่น การดำเนินการนี้จะเป็นการเอารายการใดๆ ที่คุณสร้างไว้ในส่วนนี้ออก

  6. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่เพจ การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×