การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดรุ่นสำหรับรายการบนไซต์

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

สิ่งหนึ่งที่คุณต้องตัดสินใจเมื่อทำการตั้งค่ารายการก็คือการกำหนดรุ่น คุณต้องการเก็บรุ่นของข้อมูลแต่ละรุ่นทุกครั้งที่มีการแก้ไขไว้หรือไม่ ถ้าต้องการเก็บรุ่นไว้ จะเก็บไว้กี่รุ่น คุณต้องการให้ผู้ใช้ไซต์ทุกคนสามารถเห็นรุ่นแบบร่างทุกรุ่นหรือไม่ หรือเฉพาะผู้สร้างและผู้ที่มีสิทธิ์ ออกแบบ หรือ ควบคุมทั้งหมด เท่านั้นที่จะสามารถเห็นรุ่นแบบร่างได้ การตัดสินใจของคุณในแต่ละกรณีจะขึ้นอยู่กับชนิดและความสำคัญของข้อมูลในรายการ วัตถุประสงค์ของแต่ละข้อมูล ความจำเป็นของกลุ่มผู้ใช้ของคุณ และระดับความปลอดภัยที่คุณต้องรักษาไว้

ในบทความนี้

เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันทำไมได้อย่างไร

ตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน – วิธีการทำงาน

เปิดใช้งาน และกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันในรายการไซต์

ลบการกำหนดเวอร์ชันจากรายการ

เหตุใดจึงต้องเปิดใช้งานการกำหนดรุ่น

เมื่อเปิดใช้งานการกำหนดรุ่นในรายการไซต์ คุณจะสามารถติดตามและจัดการข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องได้ คุณสามารถดูรุ่นก่อนหน้า และถ้าจำเป็นก็สามารถกู้คืนรุ่นเหล่านั้นกลับมาได้ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างมาก ตัวอย่างเช่น เมื่อมีผู้ตระหนักว่ารุ่นก่อนหน้าของข้อมูลหนึ่งอาจมีความถูกต้องมากกว่ารุ่นหลังๆ องค์กรบางแห่งเก็บรักษาข้อมูลในรายการไว้หลายรุ่นด้วยเหตุผลด้านกฎหมายหรือเพื่อการตรวจสอบ

ตามค่าเริ่มต้นแล้ว การกำหนดรุ่นจะถูกปิดใช้งานไว้ เมื่อต้องการเปิดใช้งานและใช้การตัดสินใจการกำหนดรุ่นของคุณ คุณต้องมีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ

การตั้งค่าการกำหนดรุ่น – วิธีการทำงาน

กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกำหนดรุ่น จะประกอบด้วยสามส่วนสำหรับรายการ เมื่อคุณตั้งค่ารายการ คุณจะต้องทำการตัดสินใจสำหรับแต่ละส่วนแยกกัน แน่นอนว่า ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณก็จะสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าในภายหลังได้

  • ส่วนการอนุมัติเนื้อหา    ใช้ส่วนนี้เพื่อตัดสินใจว่า จะต้องการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่งไปยังรายการหรือไม่

  • ประวัติเวอร์ชันของรายการ    ใช้ส่วนนี้เพื่อเลือกตัวเลือกการกำหนดเวอร์ชันต่าง ๆ ที่พร้อมใช้งานสำหรับคุณ ตารางต่อไปนี้แสดงรายการแต่ละตัวเลือกและผลกระทบของการเลือกนั้น

การเลือก

Impact

สร้างเวอร์ชันทุกครั้งที่คุณแก้ไขข้อมูลในรายการนี้ได้อย่างไร

ไม่ใช่ จะเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น ถ้าคุณเลือก ใช่ จะมีการสร้างรุ่นใหม่ของข้อมูลนั้นขึ้นในแต่ละครั้งที่ข้อมูลมีการแก้ไข การเลือก ใช่ ในส่วนนี้ จะมีผลต่อสิ่งที่คุณสามารถเลือกได้ในส่วน เก็บแบบร่างสำหรับจำนวนรุ่นที่ได้รับอนุมัติต่อไปนี้ ของกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

เก็บจำนวนเวอร์ชันต่อไปนี้

ถ้าเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับการตั้งค่าเพิ่มเติมนี้ ตัวเลขที่อยู่ด้านล่างจะระบุจำนวนของเวอร์ชันที่จะเก็บไว้ในไลบรารี ตัวอย่างเช่น ถ้าตัวเลขคือ 25 เวอร์ชันที่เก่าที่สุดจะถูกลบไปเมื่อมีการสร้างเวอร์ชันที่ 26 จากนั้น ก็จะมีเฉพาะเวอร์ชันที่ 2 ถึงเวอร์ชันที่ 26 เท่านั้น

เก็บแบบร่างสำหรับจำนวนเวอร์ชันที่ได้รับอนุมัติต่อไปนี้

ตัวเลือกนี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อเลือก ใช่ ไว้ในส่วน การรับรองเนื้อหา ของกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกำหนดรุ่น ในกรณีนี้ คุณสามารถกำหนดจำนวนแบบร่างที่คุณต้องการเก็บไว้สำหรับรุ่นที่ได้รับอนุมัติแต่ละรุ่นได้ เว้นแต่ว่าคุณจะมีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือข้อกำหนดพิเศษอื่นๆ คุณอาจไม่จำเป็นต้องเก็บแบบร่างทั้งหมดของรุ่นที่ได้รับอนุมัติแต่ละรุ่นไว้ก็ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกเก็บแบบร่างของรุ่นที่ได้รับอนุมัติเฉพาะห้ารุ่นล่าสุดไว้

  • ส่วนความปลอดภัยของรายการแบบร่าง    ใช้ส่วนนี้เพื่อกำหนดผู้ที่ควรดูแบบร่างของรายการที่จะไม่ได้รับการอนุมัติ

    สิ่งสำคัญ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อมีการอนุมัติเนื้อหา ส่วนถูกตั้งค่าเป็นใช่

    คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้รายใดก็ได้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านรายการให้สามารถดูแบบร่างได้ หรือคุณจะจำกัดให้ดูเฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการ หรือเฉพาะผู้สร้างข้อมูลในรายการและผู้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลนั้นก็ได้

ด้านบนของหน้า

การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดรุ่นในรายการไซต์

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ในการเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดรุ่นในรายการ

  1. นำทางไปยังรายการที่คุณวางแผนที่จะทำงาน ถ้าชื่อรายการไม่ปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้คลิก เนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วเลือกชื่อของรายการของคุณ

  2. บน Ribbon ในกลุ่ม เครื่องมือรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ

  3. คลิกการตั้งค่ารายการ ปุ่มการตั้งค่ารายการบน Ribbon ของ SharePoint หน้าการตั้งค่ารายการ เปิดขึ้น

  4. ใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกำหนดรุ่น จะเปิดขึ้น

  5. ในส่วน ประวัติรุ่นของรายการ ภายใต้ ต้องการการรับรองเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่งหรือไม่ ให้คลิก ใช่

  6. ทำหรือไม่ก็ได้: เลือกจำนวนรุ่นที่คุณต้องการเก็บไว้ในรายการ

  7. ทำหรือไม่ก็ได้: เลือกจำนวนของรุ่นที่ได้รับอนุมัติที่คุณต้องการเก็บแบบร่างไว้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อคุณเลือก ใช่ ไว้ในส่วน การรับรองเนื้อหา

  8. ทำหรือไม่ก็ได้: กำหนดผู้ใช้ที่จะได้รับอนุญาตให้ดูแบบร่างของข้อมูลที่ยังไม่ได้รับอนุมัติ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อตั้งค่า ต้องการการรับรองเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่ง ไว้เป็น ใช่ ในส่วน การรับรองเนื้อหา สำหรับในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้

    • ผู้ใช้ใดๆ ที่สามารถอ่านรายการได้ ส่วนนี้จะอนุญาตให้ผู้ใดก็ตามที่มีสิทธิ์ในการอ่านไซต์สามารถเข้าถึงได้

    • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขรายการ ส่วนนี้จะจำกัดการดูแบบร่างไว้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขเท่านั้น

    • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการ (และผู้สร้างรายการนั้น) ส่วนนี้จะจำกัดการดูไว้เฉพาะผู้สร้างข้อมูลดั้งเดิมและผู้ที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติข้อมูลในรายการได้

  9. คลิกตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ และกลับไปยังหน้าการตั้งค่ารายการ

ด้านบนของหน้า

การเอาการกำหนดรุ่นออกจากรายการ

หลังจากเวลาผ่านไปสักระยะหนึ่ง คุณอาจรู้สึกว่าการกำหนดรุ่นไม่จำเป็นสำหรับรายการของคุณอีกต่อไป ถ้าคุณมีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ คุณสามารถเอาการกำหนดรุ่นออกจากรายการได้

  1. นำทางไปยังรายการที่คุณวางแผนที่จะทำงาน ถ้าชื่อรายการไม่ปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้คลิก เนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วเลือกชื่อของรายการของคุณ

  2. บน Ribbon ในกลุ่ม เครื่องมือรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ

  3. คลิกการตั้งค่ารายการ ปุ่มการตั้งค่ารายการบน Ribbon ของ SharePoint หน้าการตั้งค่ารายการ เปิดขึ้น

  4. ใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกำหนดรุ่น จะเปิดขึ้น

  5. บนเพจ การตั้งค่ารายการ ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  6. ในส่วน ประวัติรุ่นของรายการ ภายใต้ ต้องการการรับรองเนื้อหาสำหรับรายการที่ส่งหรือไม่ ให้คลิก ไม่ใช่

    การดำเนินการนี้จะเป็นการเอารายการใดๆ ที่คุณสร้างไว้ในส่วนนี้ออก

  7. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่เพจ การตั้งค่ารายการ

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×