การเปลี่ยนใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้โดยใช้เทมเพลตฐานข้อมูลเว็บ Services

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เทมเพลตฐานข้อมูลเว็บ Access 2010 Services จะสร้างฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดตามใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ลูกค้า และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจบริการได้

วิดีโอต่อไปนี้แสดงสถานการณ์สมมติโดยย่อของฉันอาจใช้แม่แบบนี้

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

ถ้าคุณยังไม่มีดาวน์โหลดเทมเพล Services

อ่านเนื้อหาต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการใช้เทมเพลตเพื่อสร้างฐานข้อมูลของคุณเองและเริ่มใช้ฐานข้อมูลเพื่อช่วยในการดำเนินธุรกิจของคุณ

ในบทความนี้

เริ่มฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก

เริ่มต้นใช้งาน: เพิ่มข้อมูลที่มีอยู่ไปยังฐานข้อมูล Services ของคุณ

แดชบอร์ด: ติดตามใบเสนอราคาที่ใช้งานอยู่และใบแจ้งหนี้

ใบเสนอราคา: จัดการใบเสนอราคาทั้งหมดของคุณ

ใบแจ้งหนี้: จัดการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณ

ศูนย์กลางรายงาน: ดู และพิมพ์รายงาน

ขั้นสูง: จัดการบริการ ผลิตภัณฑ์ พนักงาน และลูกค้า

ขั้นตอนถัดไป

เริ่มทำงานกับฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก

กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณสามารถเลือกได้ว่าจะเก็บข้อมูลตัวอย่างหรือลบทิ้งเพื่อเริ่มใส่ข้อมูลของคุณเอง

ฟอร์มเริ่มต้นของเทมเพลตฐานข้อมูลเว็บ Services

1. คลิกปุ่มทางด้านซ้ายเพื่อเปิดฐานข้อมูล และทำงานกับข้อมูลตัวอย่าง Access จะสร้างฐานข้อมูล Services กับข้อมูลจากบริษัท fictional Northwind Traders

2. คลิกปุ่มทางด้านขวาเพื่อลบข้อมูลตัวอย่างเพื่อให้คุณสามารถเริ่มใส่ข้อมูลของคุณเอง

การลบข้อมูลตัวอย่างยังจะเป็นการป้องกันไม่ให้กล่องโต้ตอบการเริ่มต้นปรากฏขึ้นอีกครั้งในภายหลัง

3 การล้างกล่องกาเครื่องหมายเพื่อป้องกันไม่ให้กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นอีกครั้งในภายหลัง

หมายเหตุ: เขตข้อมูลและตัวควบคุมทั้งหมดในเทมเพลต Services ที่แสดงข้อมูลสกุลเงินจะใช้เครื่องหมายดอลลาร์ ($) เป็นสัญลักษณ์สกุลเงิน ถ้าตำแหน่งกระทำการของคุณใช้สัญลักษณ์สกุลเงินอื่น คุณควรพิจารณาปรับเขตข้อมูลและตัวควบคุมที่ได้รับผลกระทบก่อนที่จะเอาข้อมูลตัวอย่างออก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูในส่วน ดูเพิ่มเติม

เริ่มต้นใช้งาน: เพิ่มข้อมูลที่มีอยู่ไปยังฐานข้อมูล Services ของคุณ

แท็บ เริ่มต้นใช้งาน จะประกอบด้วยแท็บต่างๆ ต่อไปนี้เพื่อช่วยให้คุณสามารถรับข้อมูลทางธุรกิจได้ถูกต้องและพร้อมใช้งาน

แท็บ เริ่มต้นใช้งาน

ฟีเจอร์

ยินดีต้อนรับ

ลิงก์ไปยังทรัพยากรที่เป็นประโยชน์

ข้อมูลบริษัท

เขตข้อมูลสำหรับเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทคุณเพื่อใช้ในใบแจ้งหนี้และรายงานอื่นๆ

พนักงาน

มุมมองแผ่นข้อมูลของพนักงาน พนักงานที่เข้าสู่ระบบจะถูกบันทึกในใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ใหม่

บริการ

มุมมองแผ่นข้อมูลของบริการที่คุณสามารถเพิ่มลงในใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ได้

ผลิตภัณฑ์

มุมมองแผ่นข้อมูลของวัสดุที่คุณขายต่อหรือใช้งาน คุณสามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์เหล่านี้ลงในใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ได้

ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้

มุมมองแผ่นข้อมูลสองมุมมอง ได้แก่ ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้

เมื่อคุณคลิก เริ่มต้นใส่ข้อมูลของฉัน บนกล่องโต้ตอบเริ่มต้น Access จะนำคุณไปยังแท็บ เริ่มต้นใช้งาน ยินดีต้อนรับ ซึ่งคุณสามารถเริ่มกระบวนการในการป้อนข้อมูลของคุณลงในฐานข้อมูล Services ใหม่ของคุณได้

แท็บ เริ่มต้นใช้งาน ของเทมเพลตฐานข้อมูลเว็บ Services

คุณไม่จำเป็นต้องใช้แท็บ เริ่มต้นใช้งาน ในการป้อนข้อมูลทั้งหมดของคุณ แท็บนี้มีไว้เพื่อความสะดวกในการเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณป้อนบนแท็บ เริ่มต้นใช้งาน ต่อไปนี้ สามารถป้อนในแท็บหลักได้ เช่น แท็บ ใบเสนอราคา หรือแท็บ ใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถป้อนข้อมูลบริษัทของคุณ (ซึ่งจะปรากฏในใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้) โดยใช้แท็บ ข้อมูลบริษัท ได้อีกด้วย

แท็บยินดีต้อนรับ: วิธีใช้และทรัพยากรอื่น ๆ

ลิงก์บนแท็บ ยินดีต้อนรับ จะชี้ไปที่ทรัพยากรล่าสุดเพื่อช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูล Services ของคุณได้อย่างสูงสุด แม้ว่าลิงก์จะไม่เปลี่ยนแปลง แต่เป้าหมายการลิงก์จะได้รับการอัปเดตเป็นทรัพยากรใหม่ๆ ที่พร้อมใช้งาน

  • เมื่อคุณดูข้อมูลบนแท็บ ยินดีต้อนรับ เสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อไปยังแท็บ ข้อมูลบริษัท

แท็บข้อมูลบริษัท: ป้อนข้อมูลบริษัทของคุณ

บนแท็บ ข้อมูลบริษัท คุณสามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทของคุณ เช่น ชื่อ สถานที่ตั้ง หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล ข้อมูลนี้จะแสดงในใบแจ้งหนี้และรายงานอื่นๆ ที่สร้างโดยฐานข้อมูล

แท็บ ข้อมูลบริษัท ของเทมเพลตฐานข้อมูล Services

  • พิมพ์ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทของคุณลงในกล่อง แล้วคลิก ถัดไป

แท็บพนักงาน: ป้อนข้อมูลพนักงาน

คุณสามารถเริ่มการเพิ่มพนักงานลงในฐานข้อมูลได้ในแท็บ พนักงาน แท็บนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามได้ว่าพนักงานทำอะไรไปบ้าง ตัวอย่างเช่น เมื่อสร้างใบเสนอราคาใหม่ พนักงานผู้ที่เข้าสู่ระบบจะถูกบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของใบเสนอราคาใหม่

  • พิมพ์ข้อมูลพนักงานแต่ละส่วนลงในแผ่นข้อมูล แล้วคลิก ถัดไป

    นอกจากนี้ คุณยังสามารถดู แก้ไข และเพิ่มพนักงานในแท็บ พนักงาน หลักได้อีกด้วย

แท็บ services: ป้อนข้อมูลบริการ

บนแท็บ Services ให้เพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับบริการที่คุณได้จัดเตรียมไว้ เช่น อัตราต่อชั่วโมงสำหรับแต่ละบริการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเอาบริการออกได้ด้วยการลบหรือทำเครื่องหมายว่ายกเลิกแล้ว คุณสามารถลบได้เฉพาะบริการที่ไม่ได้ปรากฏอยู่ในใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้เท่านั้น

เมื่อคุณเพิ่มบริการลงในใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ อัตราต่อชั่วโมงเริ่มต้นสำหรับบริการนั้นๆ จะถูกเพิ่มลงในใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ด้วย อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับอัตราต่อชั่วโมงสำหรับบริการใดๆ ได้ก่อนที่คุณจะส่งใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้รายการใดรายการหนึ่ง การปรับอัตราในใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้จะไม่ส่งผลต่ออัตราต่อชั่วโมงเริ่มต้นสำหรับบริการ

การเพิ่มข้อมูลบริการที่คุณเก็บไว้ใน Excel

คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลจาก Excel ลงในแผ่นข้อมูล Access ได้ การคัดลอกและวางข้อมูลดังกล่าวจะช่วยประหยัดเวลา โดยเฉพาะถ้าข้อมูลใน Excel อยู่ในแถวหรือคอลัมน์ที่เหมือนกันหรือคล้ายกับคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลเป็นอย่างมาก

มีข้อพิจารณาหลักๆ อยู่ 2 ข้อเมื่อคุณเตรียมคัดลอกข้อมูลใน Excel และวางใน Access ดังต่อไปนี้

สิ่งสำคัญ:  คอลัมน์ รหัสบริการ ต้องมีค่าของทุกบริการและค่าต้องไม่ซ้ำกัน นั่นคือ ชื่อของบริการสองบริการหรือมากกว่านั้นไม่สามารถเหมือนกันได้

หมายเหตุ:  ขั้นตอนต่างๆ ในส่วนนี้จะสมมติว่าคุณมีข้อมูลสำหรับคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล บริการ แล้วทั้งหมดสี่คอลัมน์ ถ้าคุณไม่มีข้อมูลครบทั้งหมด คุณสามารถคัดลอกข้อมูลที่คุณมีอยู่ได้ โดยคอลัมน์เดียวที่ต้องมีค่าที่ไม่เหมือนกับคอลัมน์อื่นคือ รหัสบริการ

การสลับเปลี่ยนข้อมูลใน Excel จากแถวให้เป็นคอลัมน์

เคล็ดลับ:  ถ้าข้อมูลของคุณไม่ได้เรียงลำดับเหมือนกับคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล Access ให้ลองแทรกเวิร์กชีตใน Excel แล้วสลับเปลี่ยนข้อมูลไปยังเวิร์กชีตใหม่ การใช้เวิร์กชีตใหม่จะทำให้ง่ายต่อการจัดเรียงข้อมูลในลำดับที่เหมือนกับคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล Access

  1. ใน Excel ให้เลือกข้อมูลแล้วกด CTRL+C

    เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการเลือกกลุ่มของเซลล์ที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายๆ กลุ่ม ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณเลือก

  2. คลิกขวาเซลล์ที่อยู่ภาย นอกข้อมูลที่คุณเลือก (ตัวอย่างเช่น เซลล์ด้านล่างของแถวต่ำสุดของการเลือกของคุณ), และภายใต้ตัวเลือกการวาง คลิกปุ่มสลับเปลี่ยน:
    วางการสลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์

การจัดเรียงคอลัมน์ของข้อมูลใน Excel ที่อยู่ในลำดับที่ต่างจากแผ่นข้อมูล Services
  1. เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับบริการของคุณ

  2. แทรกเวิร์กชีตใหม่ สำหรับวิธีใช้ขั้นตอนนี้ ดูบทความ Excelแทรกหรือลบแผ่นงาน

  3. บนเวิร์กชีตใหม่

    1. พิมพ์ หรือวางรหัสบริการในเซลล์ A1

    2. พิมพ์ หรือวางคำอธิบายบริการในเซลล์ B1

    3. พิมพ์ หรือวางอัตราต่อชั่วโมงเริ่มต้นในเซลล์ C1

    4. พิมพ์ หรือวางบันทึกย่อในเซลล์ D1

  4. คัดลอกชื่อหรือรหัสบริการของคุณลงในคอลัมน์ A

    1. คลิกแท็บของเวิร์กชีตที่มีรายการชื่อหรือรหัสอยู่

    2. เลือกรายการชื่อหรือรหัสแล้วกด CTRL+C

    3. คลิกแท็บของเวิร์กชีตใหม่

    4. เลือกเซลล์ A2 และกด CTRL+V

  5. คัดลอกคำอธิบายสำหรับบริการของคุณลงในคอลัมน์ B

    1. คลิกเซลล์ B2 แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=)

    2. คลิกแท็บของเวิร์กชีตที่มีรายการคำอธิบายอยู่

    3. คลิกเซลล์ที่มีคำอธิบายแรกแล้วกด ENTER
      Excel จะวางการอ้างอิงเซลล์ลงในเซลล์ B2 ในเวิร์กชีตใหม่

    4. บนแผ่นงานใหม่ คลิกเซลล์ B2 อีกครั้งแล้ว ดับเบิลคลิกที่จุดจับเติม จุดจับเติม
      Excel วางการอ้างอิงเซลล์สำหรับส่วนเหลือของรายการลงในคอลัมน์ b

  6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 แต่ให้ใช้คอลัมน์ C และคัดลอกอัตราต่อชั่วโมงเริ่มต้นสำหรับบริการของคุณ

  7. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 แต่ให้ใช้คอลัมน์ D และคัดลอกบันทึกย่อสำหรับบริการของคุณ

วางข้อมูลจากคอลัมน์ที่อยู่ในลำดับเดียวกับคอลัมน์บนแผ่นข้อมูล Services
  1. ใน Excel ให้เลือกข้อมูลแล้วกด CTRL+C

    เมื่อต้องการเลือกกลุ่มของเซลล์ที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายๆ กลุ่ม ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณเลือก

  2. ใน Access บนแท็บServices คลิกขวาที่เครื่องหมายดอกจันบนแผ่นข้อมูล แล้ว คลิ กวาง
    เมนูทางลัดในแผ่นข้อมูล Services

การเพิ่มบริการทีละรายการ

  • คลิก เพิ่มบริการใหม่ เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดการบริการ และป้อนข้อมูลเกี่ยวกับบริการ
    หรือ

  • ป้อนข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลบนแท็บ Services

แท็บผลิตภัณฑ์: ป้อนข้อมูลผลิตภัณฑ์

บนแท็บ ผลิตภัณฑ์ ให้เพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่คุณขายต่อหรือใช้งานในระหว่างการบริการ

เมื่อคุณเพิ่มผลิตภัณฑ์ลงในใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้แล้ว ราคาต่อหน่วยจะถูกบันทึกไว้เป็นส่วนหนึ่งของใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ดังกล่าว อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับราคาต่อหน่วยสำหรับผลิตภัณฑ์ใดๆ ได้ก่อนที่คุณจะส่งใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ใบใดใบหนึ่ง โดยการปรับราคาในใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้จะไม่ส่งผลกับราคาต่อหน่วยสำหรับผลิตภัณฑ์ดังกล่าว

การเพิ่มข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่คุณเก็บไว้ใน Excel

คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลจาก Excel ลงในแผ่นข้อมูล Access ได้ การคัดลอกและวางข้อมูลดังกล่าวจะช่วยประหยัดเวลา โดยเฉพาะถ้าข้อมูลใน Excel อยู่ในแถวหรือคอลัมน์ที่เหมือนกันหรือคล้ายกับคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลเป็นอย่างมาก

มีข้อพิจารณาหลักๆ อยู่ 2 ข้อเมื่อคุณเตรียมคัดลอกข้อมูลใน Excel และวางใน Access ดังต่อไปนี้

สิ่งสำคัญ:  คอลัมน์ รหัสบริการ ต้องมีค่าของทุกบริการและค่าต้องไม่ซ้ำกัน นั่นคือ ชื่อของบริการสองบริการหรือมากกว่านั้นไม่สามารถเหมือนกันได้

หมายเหตุ:  ขั้นตอนต่างๆ ในส่วนนี้จะสมมติว่าคุณมีข้อมูลสำหรับคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล ผลิตภัณฑ์ แล้วทั้งหมดสี่คอลัมน์ ถ้าคุณไม่มีข้อมูลครบทั้งหมด คุณสามารถคัดลอกข้อมูลที่คุณมีอยู่ได้ โดยคอลัมน์เดียวที่ต้องมีค่าที่ไม่เหมือนกับคอลัมน์อื่นคือ รหัสบริการ

การสลับเปลี่ยนข้อมูลใน Excel จากแถวให้เป็นคอลัมน์

ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในแถว (ตรงข้ามกับคอลัมน์) คุณควรสลับเปลี่ยนข้อมูลใน Excel ก่อนวางลงใน Access

เคล็ดลับ:  ถ้าข้อมูลของคุณไม่ได้เรียงลำดับเหมือนกับคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล Access ให้ลองแทรกเวิร์กชีตใน Excel แล้วสลับเปลี่ยนข้อมูลไปยังเวิร์กชีตใหม่ การใช้เวิร์กชีตใหม่จะทำให้ง่ายต่อการจัดเรียงข้อมูลในลำดับที่เหมือนกับคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล Access

  1. ใน Excel ให้เลือกข้อมูลแล้วกด CTRL+C

    เมื่อต้องการเลือกกลุ่มของเซลล์ที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายๆ กลุ่ม ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณเลือก

  2. คลิกขวาเซลล์ที่อยู่ภาย นอกข้อมูลที่คุณเลือก (ตัวอย่างเช่น เซลล์ด้านล่างของแถวต่ำสุดของการเลือกของคุณ), และภายใต้ตัวเลือกการวาง คลิกปุ่มสลับเปลี่ยน:
    วางการสลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์

การจัดเรียงคอลัมน์ใน Excel ที่มีลำดับแตกต่างจากแผ่นข้อมูล ผลิตภัณฑ์ ใหม่
  1. เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ

  2. แทรกเวิร์กชีตใหม่ สำหรับวิธีใช้ขั้นตอนนี้ ดูบทความ Excelแทรกหรือลบแผ่นงาน

  3. บนเวิร์กชีตใหม่

    1. พิมพ์ หรือวางรหัสผลิตภัณฑ์ในเซลล์ A1

    2. พิมพ์ หรือวางคำอธิบายผลิตภัณฑ์ในเซลล์ B1

    3. พิมพ์ หรือวางราคาต่อหน่วยในเซลล์ C1

    4. พิมพ์หรือวาง ปริมาณต่อหน่วย ในเซลล์ D1

    5. พิมพ์ หรือวางบันทึกย่อในเซลล์ E1

  4. คัดลอกชื่อหรือรหัสสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณลงในคอลัมน์ A

    1. คลิกแท็บของเวิร์กชีตที่มีรายการชื่อหรือรหัสอยู่

    2. เลือกรายการชื่อหรือรหัสแล้วกด CTRL+C

    3. คลิกแท็บของเวิร์กชีตใหม่

    4. เลือกเซลล์ A2 และกด CTRL+V

  5. คัดลอกคำอธิบายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณลงในคอลัมน์ B

    1. คลิกเซลล์ B2 แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=)

    2. คลิกแท็บของเวิร์กชีตที่มีรายการคำอธิบายอยู่

    3. คลิกเซลล์ที่มีคำอธิบายแรกแล้วกด ENTER
      Excel จะวางการอ้างอิงเซลล์ลงในเซลล์ B2 ในเวิร์กชีตใหม่

    4. บนแผ่นงานใหม่ คลิกเซลล์ B2 อีกครั้งแล้ว ดับเบิลคลิกที่จุดจับเติม จุดจับเติม
      Excel วางการอ้างอิงเซลล์สำหรับส่วนเหลือของรายการลงในคอลัมน์ b

  6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 แต่ให้ใช้คอลัมน์ C และคัดลอกราคาต่อหน่วยสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ

  7. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 แต่ให้ใช้คอลัมน์ D และคัดลอกปริมาณต่อหน่วยสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 แต่ให้ใช้คอลัมน์ E และคัดลอกบันทึกย่อสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ

วางข้อมูลจากคอลัมน์ที่อยู่ในลำดับเดียวกับคอลัมน์บนแผ่นข้อมูล ผลิตภัณฑ์
  1. ใน Excel ให้เลือกข้อมูลแล้วกด CTRL+C

    เมื่อต้องการเลือกกลุ่มของเซลล์ที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายๆ กลุ่ม ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณเลือก

  2. ใน Access บนแท็บProducts คลิกขวาที่เครื่องหมายดอกจันบนแผ่นข้อมูล แล้ว คลิ กวาง
    เมนูทางลัดในแผ่นข้อมูล Services

การเพิ่มผลิตภัณฑ์ทีละรายการ

  • คลิก เพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดผลิตภัณฑ์ และใส่ข้อมูลผลิตภัณฑ์
    หรือ

  • ป้อนข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลบนแท็บ ผลิตภัณฑ์

แท็บใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้: ใส่ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้

ถ้าคุณมีใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้อยู่กับตัว คุณสามารถป้อนลงในแผ่นข้อมูลในแท็บ ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ ได้

  1. เมื่อต้องการป้อนใบเสนอราคา ให้คลิก เพิ่มใบเสนอราคาใหม่ เมื่อต้องการป้อนใบแจ้งหนี้ ให้คลิก เพิ่มใบแจ้งหนี้ใหม่

  2. ในฟอร์มรายละเอียดที่เปิดขึ้น ให้ใส่ข้อมูลที่คุณมี เช่น สถานะ พนักงานที่สร้างใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ และลูกค้า

  3. ถ้าคุณป้อนลูกค้าที่ไม่ได้อยู่ในฐานข้อมูล Access จะพร้อมท์ให้คุณใส่ลูกค้ารายใหม่ คลิก ใช่ แล้วกรอกข้อมูลที่คุณมีเกี่ยวกับลูกค้ารายใหม่ เมื่อคุณปิดแผ่นข้อมูล รายการลูกค้าดังกล่าวจะมีพร้อมให้ใช้งานได้ในรายการดรอปดาวน์ ลูกค้า

  4. คลิก บันทึกและปิด หลังจากที่คุณดำเนินการใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้แต่ละใบเสร็จเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลจะถูกบันทึกและฟอร์มจะปิดลง

  5. เมื่อคุณเพิ่มใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้เสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป

ด้านบนของหน้า

แดชบอร์ด: ติดตามใบเสนอราคาที่ใช้งานอยู่และใบแจ้งหนี้

แท็บ แดชบอร์ด จะให้พื้นที่ที่สะดวกในการติดตามใบเสนอราคาที่เปิดอยู่และใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน รวมถึงการเพิ่มใบเสนอหรือใบแจ้งหนี้ใหม่ด้วย

แท็บ แดชบอร์ด ของเทมเพลตฐานข้อมูล Services

การดูรายละเอียดเกี่ยวกับใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้

  • คลิกค่าภายใต้ ใบเสนอราคา# เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา สำหรับใบเสนอราคาดังกล่าว

    คุณสามารถแก้ไขรายละเอียดของใบเสนอราคาก่อนที่จะส่งเช่น ถ้าสถานะ เป็นใหม่

  • คลิกค่าภายใต้ ใบแจ้งหนี้# เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ สำหรับใบแจ้งหนี้ดังกล่าว

การสร้างใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ใหม่

  • คลิก ใบเสนอราคาใหม่ หรือ ใบแจ้งหนี้ใหม่ จากนั้นกรอกข้อมูลในฟอร์มที่ปรากฏขึ้น

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้เข้าสู่ระบบฐานข้อมูล ให้เลือกชื่อของคุณจากรายการดรอปดาวน์ พนักงานขาย เพื่อเพิ่มชื่อของคุณลงในใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้

ด้านบนของหน้า

ใบเสนอราคา: จัดการใบเสนอราคาทั้งหมดของคุณ

แท็บ ใบเสนอราคา จะให้มุมมองที่ช่วยคุณในการจัดการใบเสนอราคาได้ตามสถานะ

แท็บ ใบเสนอราคา ของเทมเพลตฐานข้อมูล Services

ใบเสนอราคาจะถูกแสดงรายการอยู่ในแท็บต่อไปนี้

  • ใช้งานอยู่    แสดงรายการใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ ถูกปฏิเสธ หรือหมดอายุ

  • อนุมัติ    แสดงรายการใบเสนอราคาที่ผ่านการอนุมัติรายการหรือออกใบแจ้งหนี้แล้ว

  • ออกใบแจ้งหนี้แล้ว    แสดงรายการใบเสนอราคาที่ออกใบแจ้งหนี้แล้ว คุณสามารถดูใบแจ้งหนี้ของใบเสนอราคาที่แสดงอยู่ได้

  • หมดอายุแล้ว    แสดงรายการใบเสนอราคาที่หมดอายุโดยที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้

  • ถูกปฏิเสธ    แสดงรายการใบแจ้งหนี้ที่ถูกปฏิเสธ คุณสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบเสนอราคาเพื่อให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้

การดูรายละเอียดเกี่ยวกับใบเสนอราคา

  • คลิกค่าภายใต้ ใบเสนอราคา# เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา สำหรับใบเสนอราคาดังกล่าว

    คุณสามารถแก้ไขรายละเอียดของใบเสนอราคาก่อนที่จะส่งเช่น ถ้าสถานะ เป็นใหม่

ฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา

ฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา

1. หมายเลขใบเสนอราคาและสถานะปรากฏในมุมบนซ้ายของฟอร์มรายละเอียดใบเสนอราคา

2. ใช้ปุ่มที่ด้านบนของฟอร์มรายละเอียดใบเสนอราคา เพื่อส่ง อนุมัติ ปฏิเสธ หรือใบแจ้งหนี้ใบเสนอราคา การสร้างสำเนาของใบเสนอราคา และเมื่อต้อง การดูใบเสนอราคาเตรียมสำหรับการพิมพ์

3. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับใบเสนอราคาอยู่ในกล่องด้านล่างปุ่มที่อยู่ด้านบนของฟอร์มรายละเอียดใบเสนอราคา

4. แท็บตรงกลางของฟอร์มรายละเอียดใบเสนอราคา เป็นสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการอ้างอิง: บริการรายการ (services และผลิตภัณฑ์), ตำแหน่งที่ตั้ง ภาษี และเงื่อนไข และบันทึกย่อ คุณสามารถปรับอัตราและราคาต่อหน่วยสำหรับรายการในใบเสนอราคาใด ๆ โดยไม่มีผลกระทบต่อค่าเริ่มต้นสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เกี่ยวข้อง

5 แสดงจำนวนทั้งหมดสำหรับบริการ ผลิตภัณฑ์ และภาษีที่มุมขวาล่างของฟอร์มรายละเอียดใบเสนอราคา ถ้าคุณปรับปรุงรายละเอียดบนแท็บรายการ หรือแท็บภาษีและเงื่อนไข คลิกผลรวมการรีเฟรช เพื่ออัปเดจำนวนที่แสดงในพื้นที่นี้

การสร้างใบเสนอราคาใหม่

  • บนแท็บ ใบเสนอราคา ให้คลิก ใบเสนอราคาใหม่ แล้วกรอกข้อมูลในฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้เข้าสู่ระบบฐานข้อมูล ให้เลือกชื่อของคุณจากรายการดรอปดาวน์ พนักงานขาย เพื่อเพิ่มชื่อของคุณลงในใบเสนอราคา

การส่งใบเสนอราคาเพื่อขออนุมัติ

ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ส่งไม่มีหมายเลขใบเสนอราคา ค่า[.]จะแสดงภายใต้ใบเสนอราคา #

  1. บนแท็บ ใบเสนอราคา ให้คลิก […] ในแถวที่มีใบเสนอราคาที่คุณต้องการส่ง
    Access จะเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา และแสดงใบเสนอราคาดังกล่าว

  2. รีวิวข้อมูลทั่วไปและรายละเอียดสำหรับใบเสนอราคาและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น เช่น การเพิ่มหรือเอาสินค้าในรายการออก การปรับอัตราหรือราคาต่อหน่วยสำหรับสินค้าในรายการ หรือการเพิ่มบันทึกย่อ

  3. ที่ด้านบนของฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา ให้คลิก ส่ง

อนุมัติหรือปฏิเสธใบเสนอราคาที่ส่งแล้ว

  1. ให้คลิกค่าภายใต้ ใบเสนอราคา# บนแท็บ ใบเสนอราคา เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา และแสดงใบเสนอราคา

  2. รีวิวข้อมูลของใบเสนอราคาและเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าใบเสนอราคาผ่าน ให้คลิก อนุมัติ ที่ด้านบนของฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา

    • ถ้าใบเสนอราคาผ่านโดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ให้คลิก ทำซ้ำ ที่ด้านบนของฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา Access จะสร้างใบเสนอราคาใหม่โดยยึดตามต้นฉบับ จากนั้น คุณสามารถจรวจทานแก้ไขและส่งใบเสนอราคาใหม่ แล้วทำการอนุมัติได้

    • ถ้าใบเสนอราคาไม่ผ่าน ให้คลิก ปฏิเสธ ที่ด้านบนของฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา

การเปลี่ยนใบเสนอราคาที่อนุมัติแล้วให้เป็นใบแจ้งหนี้

  1. บนแท็บ ใบเสนอราคา ให้คลิกแท็บ อนุมัติ
    Access จะแสดงใบเสนอราคาที่ได้รับการอนุมัติ รวมถึงใบเสนอราคาที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วด้วย

  2. คลิกค่าภายใต้ ใบเสนอราคา# เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา สำหรับใบเสนอราคานั้น

  3. รีวิวข้อมูลใบเสนอราคา

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเปลี่ยนรายละเอียดของใบเสนอราคาที่ได้รับอนุมัติแล้ว อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทำให้ใบเสนอราคาที่ซ้ำกัน ด้วยการคลิกซ้ำ แก้ไข และส่งใบเสนอราคาซ้ำกัน แล้วอนุมัติ และใช้ใบเสนอราคาเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้

  4. ที่ด้านบนของฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา ให้คลิก ใบแจ้งหนี้

การพิมพ์หรือส่งอีเมลใบเสนอราคา

  1. ให้คลิกค่าภายใต้ ใบเสนอราคา# บนแท็บ ใบเสนอราคา เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา และแสดงใบเสนอราคา

  2. ที่ด้านบนของฟอร์ม รายละเอียดใบเสนอราคา ให้คลิก ดูใบเสนอราคา
    Access จะเปิดใบเสนอราคาในฟอร์มที่จะถูกพิมพ์

    หมายเหตุ:  ปุ่มที่อยู่ด้านบนสุดของใบเสนอราคาจะไม่ปรากฏในใบเสนอราคาที่พิมพ์

  3. คลิกปุ่มที่ถูกต้องที่ด้านบนของใบเสนอราคา

Top ของหน้า

ใบแจ้งหนี้: จัดการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณ

บนแท็บ ใบแจ้งหนี้ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่และตรวจสอบใบแจ้งหนี้ตามสถานะได้

แท็บ ใบแจ้งหนี้ ของเทมเพลตฐานข้อมูล Services

ใบแจ้งหนี้จะแสดงรายการบนแท็บต่อไปนี้

  • ยังไม่ได้ชำระเงิน    แสดงรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้ชำระเงินแต่ยังไม่พ้นกำหนด

  • พ้นกำหนดแล้ว   ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้ชำระเงิน และพ้นกำหนดแล้วแสดงรายการก

  • การชำระเงินกู้   แสดงรายการใบแจ้งหนี้ที่ได้รับชำระก

การดูรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้

  • คลิกค่าภายใต้ ใบแจ้งหนี้# เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ สำหรับใบแจ้งหนี้ดังกล่าว

    คุณสามารถแก้ไขรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะส่งเช่น ถ้าสถานะ เป็นใหม่

ฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้

ฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้

1. หมายเลขใบแจ้งหนี้และสถานะปรากฏในมุมบนซ้ายของฟอร์มรายละเอียดใบแจ้งหนี้

2. ใช้ปุ่มที่ด้านบนของฟอร์มรายละเอียดใบแจ้งหนี้ เพื่อส่งใบแจ้งหนี้หรือทำเครื่องหมายนั้นเสียค่าใช้จ่าย เมื่อต้องการสร้างสำเนาของใบแจ้งหนี้ เมื่อต้องการดูสิ่งที่ ใบแจ้งหนี้จะมีลักษณะอย่าง เช่นเมื่อ พิมพ์ และเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ และปิดฟอร์มรายละเอียดใบแจ้งหนี้

3. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อยู่ในกล่องด้านล่างปุ่มที่อยู่ด้านบนของฟอร์มรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ถ้าใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้นจากใบเสนอราคา จะสืบทอดข้อมูลนี้จากใบเสนอราคา แต่คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ โดยไม่มีผลกระทบต่อใบเสนอราคาเริ่มต้น

4. แท็บตรงกลางของฟอร์มรายละเอียดใบแจ้งหนี้ เป็นสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้: บริการรายการ (services และผลิตภัณฑ์), ตำแหน่งที่ตั้ง ภาษี และเงื่อนไข และบันทึกย่อ ถ้าใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้นจากใบเสนอราคา จะสืบทอดรายละเอียดเหล่านี้จากใบเสนอราคา แต่คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดใบแจ้งหนี้ โดยไม่มีผลกระทบต่อใบเสนอราคาเริ่มต้น คุณยังสามารถปรับอัตราและราคาต่อหน่วยสำหรับรายการบนใบแจ้งหนี้ใด ๆ โดยไม่มีผลกระทบต่อค่าเริ่มต้นสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เกี่ยวข้อง

5 แสดงจำนวนทั้งหมดสำหรับบริการ ผลิตภัณฑ์ และภาษีที่มุมขวาล่างของฟอร์มรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ถ้าคุณปรับปรุงรายละเอียดบนแท็บรายการ หรือแท็บภาษีและเงื่อนไข คลิกผลรวมการรีเฟรช เพื่ออัปเดจำนวนที่แสดงในพื้นที่นี้

การสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่

  • คลิก ใบแจ้งหนี้ใหม่ แล้วกรอกข้อมูลในฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้เข้าสู่ระบบฐานข้อมูล ให้เลือกชื่อของคุณจากรายการดรอปดาวน์ พนักงานขาย เพื่อเพิ่มชื่อของคุณลงในใบเสนอราคา

การส่งใบแจ้งหนี้เพื่อชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ส่งไม่มีหมายเลขใบแจ้งหนี้ ค่า[.]จะแสดงอยู่ภายใต้ใบแจ้งหนี้ #

  1. บนแท็บ ใบแจ้งหนี้ ให้คลิก […] ในแถวที่มีใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการส่งสำหรับการชำระเงิน
    Access จะเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ และแสดงใบแจ้งหนี้

  2. รีวิวข้อมูลทั่วไปและรายละเอียดสำหรับใบแจ้งหนี้และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น เช่น การเพิ่มหรือเอาสินค้าในรายการออก การปรับอัตราหรือราคาต่อหน่วยสำหรับสินค้าในรายการ หรือการเพิ่มบันทึกย่อ

  3. ที่ด้านบนสุดของฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ ให้คลิก ส่ง

การพิมพ์หรือส่งอีเมลใบแจ้งหนี้

  1. ให้คลิกค่าภายใต้ ใบแจ้งหนี้# บนแท็บ ใบแจ้งหนี้ เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ และแสดงใบแจ้งหนี้

  2. ที่ด้านบนของฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ ให้คลิก ดูใบแจ้งหนี้
    Access จะเปิดใบแจ้งหนี้ในฟอร์มที่จะถูกพิมพ์

    หมายเหตุ:  ปุ่มที่อยู่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้จะไม่ปรากฏในใบเสนอราคาที่พิมพ์

  3. คลิกปุ่มที่ถูกต้องที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้

การทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าชำระเงินแล้ว

  1. ให้คลิกค่าภายใต้ ใบแจ้งหนี้# บนแท็บ ใบแจ้งหนี้ ในแท็บ ค้างชำระ เพื่อเปิดฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ และแสดงใบแจ้งหนี้

  2. ที่ด้านบนสุดของฟอร์ม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ ให้คลิก ทำเครื่องหมายว่าจ่ายแล้ว

ด้านบนของหน้า

ศูนย์กลางรายงาน: ดู และพิมพ์รายงาน

เทมเพลตฐานข้อมูล Services มีรายงาน 4 ชนิด ได้แก่ รายชื่อลูกค้า และรายงานยอดขายสามรูปแบบ (รายเดือน รายไตรมาส และรายปี)

แท็บ ศูนย์รายงาน ของเทมเพลตฐานข้อมูล Services

เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างรายงาน

  • ให้คลิกแท็บ ศูนย์รายงาน จากนั้นภายใต้ เลือกรายงาน ให้คลิกรายงานที่คุณต้องการดู
    Access จะแสดงรายงานในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง

คุณสามารถกำหนดการแสดงตัวอย่างได้เองโดยใช้ตัวเลือกที่ปรากฏที่ด้านบนของบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ตัวเลือกที่ปรากฏจะขึ้นอยู่กับที่รายงานที่คุณแสดงตัวอย่าง

เมื่อต้องการพิมพ์รายงาน

  1. แสดงตัวอย่างรายงานที่คุณต้องการพิมพ์

  2. บนแท็บ ศูนย์รายงาน ให้คลิก เปิดในแท็บใหม่ แล้วกด CTRL+P

ขั้นสูง: จัดการ services ผลิตภัณฑ์ พนักงาน และลูกค้า

แท็บ ขั้นสูง จะให้พื้นที่ที่สะดวกในการจัดการรายการต่อไปนี้

  • ลูกค้า

  • พนักงาน

  • ผลิตภัณฑ์

  • บริการ

แต่ละรายการจะแสดงเป็นแผ่นข้อมูล ซึ่งจะทำให้สามารถมองเห็นความไม่สอดคล้องในจุดต่างๆ และทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายกว่า

แท็บ ขั้นสูง ของเทมเพลตฐานข้อมูล Services

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อคุณเริ่มใช้ฐานข้อมูล Services เพื่อจัดการธุรกิจของคุณ คุณอาจนึกถึงวิธีใหม่ๆ ที่คุณต้องการสอบถามหรือกรองข้อมูลของคุณ นอกจากนี้ คุณอาจพบด้วยว่าต้องการปรับเปลี่ยนฐานข้อมูลเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากขึ้นกว่าเดิม ลิงก์ในส่วนนี้จะนำคุณไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานทั่วไปและการปรับเปลี่ยนที่คุณสามารถทำได้

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×