การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้ข้อความอีเมล

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

Microsoft Office Access 2007 ช่วยให้รวบรวมข้อมูลจากบุคคลซึ่งอยู่ที่ใดก็ได้ในโลกได้ง่ายขึ้น เช่น สมาชิกทีมการขาย ผู้มีส่วนร่วมในแบบสำรวจ หรือที่ติดต่อของคุณ โดย Office Access 2007 ทำงานกับ Microsoft Office Outlook 2007 เพื่อช่วยให้คุณสร้างหรือส่งข้อความอีเมลที่มีฟอร์มการป้อนข้อมูล เมื่อผู้รับกรอกฟอร์มดังกล่าวและส่งกลับมาให้คุณ ข้อความตอบกลับจะได้รับการประมวลผลตามข้อมูลจำเพาะของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกประมวลผลข้อความตอบกลับโดยอัตโนมัติ เนื้อหาของฟอร์มจะถูกเพิ่มลงในตารางที่เหมาะสมในฐานข้อมูลของคุณทันทีที่ข้อความตอบกลับส่งถึงกล่องจดหมายเข้าของคุณ คุณลักษณะใหม่นี้ ซึ่งคือตัวช่วยรวมรวมข้อมูลผ่านอีเมล สามารถบันทึกชั่วโมงของคุณที่มิเช่นนั้นแล้ว คุณอาจต้องใช้ในการใส่ข้อมูลในนามผู้ใช้ของคุณ

ในบทความนี้

เมื่อใดจะใช้การเก็บรวบรวมข้อมูล

ก่อนที่คุณเริ่มต้นใช้งาน

ทีตัวช่วยสร้าง

หลังจากที่คุณส่งข้อความอีเมล

การรวบรวมข้อมูลผ่านทางข้อความอีเมล

เมื่อใดควรใช้การเก็บรวบรวมข้อมูล

รายการต่อไปนี้จะสำรวจสถานการณ์สมมุติบางสถานการณ์ที่สามารถใช้คุณลักษณะใหม่นี้ได้

  • แบบสำรวจ    คุณต้องการทำแบบสำรวจและคอมไพล์ผลลัพธ์ที่ได้ลงใน Access ก่อนอื่นคุณจะต้องสร้างฐานข้อมูล Access ซึ่งมีตารางที่จำเป็นในการจัดเก็บผลลัพธ์ที่ได้นั้น จากนั้นคุณจะใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างฟอร์มที่มีคำถาม (นำเสนอเป็นเขตข้อมูล) และส่งจดหมายไปยังผู้เข้าร่วมการสำรวจ เมื่อผู้เข้าร่วมการสำรวจตอบกลับมา ข้อความตอบกลับเหล่านั้นจะส่งตรงไปยังตารางที่คุณระบุไว้ในฐานข้อมูล

  • รายงานสถานะ    ไม่ว่าจะเป็นระดับสินค้าคงเหลือล่าสุดหรือข้อมูลปรับปรุงล่าสุดเกี่ยวกับปัญหาที่ค้างอยู่ ทีมงานของคุณสามารถส่งข้อความอีเมลที่มีข้อมูลปัจจุบัน ณ ช่วงเวลาหนึ่งได้อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้คุณทราบข่าวความเคลื่อนไหว

  • การจัดการเหตุการณ์    เมื่อจัดระเบียบเหตุการณ์ เช่น การประชุมหรือการฝึกอบรม คุณสามารถส่งฟอร์มอย่างน้อยหนึ่งฟอร์มเป็นแบบข้อความอีเมลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลที่ติดต่อ การกำหนดลักษณะเกี่ยวกับการท่องเที่ยวและโรงแรม และอื่นๆ ถ้าคุณเลือกให้ข้อความตอบกลับได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ ผู้เข้าร่วมสามารถเปลี่ยนแปลงการกำหนดลักษณะได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องแจ้งให้คุณทราบ และคุณจะเข้าถึงข้อมูลล่าสุดเพื่อใช้เป็นวัตถุประสงค์ในการตัดสินใจได้ตลอดเวลา

เมื่อต้องการช่วยให้สร้างและส่งฟอร์มการป้อนข้อมูลเป็นข้อความอีเมลได้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ ให้คุณใช้ตัวช่วยรวมรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมลในการทำขั้นตอนหลักทั้งหมดในกระบวนการ รวมถึงการระบุวิธีที่คุณต้องการใช้ประมวลผลข้อความตอบกลับเมื่อมีข้อความนั้นส่งถึงกล่องจดหมายเข้าของคุณ

ด้านบนของหน้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณทำการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้ข้อความอีเมล ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประมวลผลการเก็บรวบรวมข้อมูลเสร็จสิ้นโดยสมบูรณ์แล้ว

  1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณได้ติดตั้งโปรแกรมประยุกต์ต่อไปนี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

    • Office Access 2007    ตัวช่วยรวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมลจะพร้อมใช้งานได้เฉพาะใน Office Access 2007 เท่านั้น

    • Office Outlook 2007    คุณต้องมี Office Outlook 2007 ที่ติดตั้งและกำหนดค่าไว้แล้วในคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในการส่งข้อความอีเมล ถ้าคุณได้ติดตั้ง Outlook ไว้แล้วแต่ยังไม่ได้กำหนดค่า ให้เริ่มต้น Outlook แล้วทำตามคำแนะนำใน 'ตัวช่วยสร้างการเริ่มต้น Outlook' ดังกล่าว สำหรับวิธีใช้สำหรับตัวช่วยสร้างนี้ ให้ดูที่ 'วิธีใช้ Outlook'

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (มีหรือไม่มีก็ได้)    เมื่อคุณสร้างฟอร์มการป้อนข้อมูล คุณสามารถเลือกได้ระหว่างฟอร์มอย่างง่ายที่อยู่ในรูปแบบ HTML และฟอร์มที่ใช้งานง่ายซึ่งถูกสร้างโดย InfoPath ถ้า Office InfoPath 2007 หรือรุ่นใหม่กว่าไม่ได้ถูกติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือถ้าคุณไม่แน่ใจว่าผู้รับข้อความของคุณทั้งหมดจะมี Office InfoPath 2007 หรือรุ่นใหม่กว่าที่ถูกติดตั้ง คุณควรเลือกฟอร์มแบบ HTML

      หมายเหตุ: โปรดระลึกไว้ว่าฟอร์มที่ใช้เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลผ่านทางข้อความอีเมลไม่ใช่ฟอร์มของ Access ตัวช่วยสร้างจะสร้างฟอร์มพิเศษให้กับคุณ โดยยึดตามรูปแบบที่คุณเลือกไม่ว่าจะเป็นรูปแบบ HTML หรือรูปแบบ InfoPath

  2. โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้ใช้ที่จะรับข้อความอีเมลของคุณนั้นมีโปรแกรมประยุกต์ต่อไปนี้ที่ถูกติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เหล่านั้น หากไม่มีซอฟท์แวร์ที่จำเป็นต้องใช้ ผู้ใช้จะไม่สามารถดูหรือแก้ไขฟอร์มดังกล่าวได้

    • ไคลเอ็นต์อีเมลที่สนับสนุนรูปแบบ HTML    ถ้าคุณส่งฟอร์มแบบ HTML ไป ผู้รับต้องมีโปรแกรมอีเมลที่สนับสนุน HTML

    • Office Outlook 2007 และ Office InfoPath 2007 (มีหรือไม่มีก็ได้ทั้งคู่)    ถ้าคุณส่งฟอร์ม InfoPath ผู้รับต้องติดตั้งทั้ง Office Outlook 2007 และ Office InfoPath 2007 เพื่อแสดงและแก้ไขฟอร์ม InfoPath นั้น

  3. ระบุฐานข้อมูลปลายทาง ฐานข้อมูลอาจมีรูปแบบ .mdb หรือ .accdb ก็ได้ นอกจากนี้แฟ้ม .mde และ .accde ยังได้รับการสนับสนุนด้วย

    ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่ คุณต้องสร้างฐานข้อมูลขึ้นใหม่อีกหนึ่งฐานข้อมูล

  4. ระบุหรือสร้างตารางที่คุณต้องการใส่ข้อมูลที่ได้จากข้อความตอบกลับของผู้ใช้ลงในข้อความของคุณ ถ้าคุณกำลังเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับตารางที่มีอยู่ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น และคุณต้องมีสิทธิในการเพิ่มหรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางนั้นได้

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตาราง ดูบทความสร้างตารางในฐานข้อมูล

    หมายเหตุ: 

    • เขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลต่อไปนี้ไม่สามารถเก็บรวบรวมได้โดยใช้ข้อความอีเมล

      • Attachment

      • AutoNumber

      • เขตข้อมูลแบบหลายค่า

      • OLE

    • ถ้าการดำเนินการเรียกเก็บเงินของคุณข้อมูลสร้างตารางอย่าง น้อยสองตาราง คุณต้องสร้างคิวรีที่เลือก และใช้เป็นแหล่งระเบียนของฟอร์ม ให้แน่ใจว่า คิวรีรวมถึงเขตข้อมูลจำเป็นจากตารางต้นทั้งหมด ถ้าคุณกำลังใช้แบบสอบถาม มั่นใจว่า คิวรีจะไม่อ่านอย่างเดียว และว่า คุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเพื่อเพิ่ม หรืออัปเดเนื้อหาเท่านั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่าง น้อยสองตาราง ดูบทความการสร้างแบบสอบถามที่ยึดตามหลายตาราง

  5. ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะสามารถตัดสินใจได้ว่า คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลที่รวบรวมได้ให้เป็นระเบียนใหม่ หรือใช้ข้อมูลนั้นในการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ ในสถานการณ์ต่อไปนี้ คุณจะสามารถจัดเก็บข้อมูลให้เป็นระเบียนใหม่ได้เท่านั้น

    • คุณกำลังเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อใส่ลงในตารางอย่างน้อยสองตาราง

    • ตารางต้นฉบับไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก ค่าคีย์หลักจำเป็นในการแมปข้อความตอบกลับแต่ละข้อมูลลงในระเบียนที่มีอยู่ ถ้าตารางปลายทางของคุณไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก ให้ทำการเพิ่มคีย์หลักนั้นได้ทันทีหรือมอบหมายให้เขตข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งมีค่าที่ไม่ซ้ำกันนั้นเป็นคีย์หลัก

    • ตารางต้นแบบไม่มีระเบียนใดๆ ถ้าตารางว่างเปล่า ตัวช่วยสร้างจะสันนิษฐานว่าคุณต้องการเพิ่มระเบียน

    • ที่อยู่อีเมลของผู้รับจะไม่ถูกจัดเก็บเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูล เมื่อทำการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงระเบียน คุณจะไม่สามารถพิมพ์ที่อยู่ในข้อความที่ถูกสร้างขึ้นด้วยตัวช่วยสร้างด้วยตนเองได้ เขตข้อมูลที่อยู่จะต้องอยู่ในตารางปลายทาง หรือในตารางที่มีความสัมพันธ์กับตารางปลายทาง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงตารางใบสั่งซื้อ ที่อยู่ดังกล่าวจะต้องจัดเก็บเป็นเขตข้อมูลในตารางใบสั่งซื้อ หรือในตารางที่เกี่ยวข้อง (เช่น ตารางลูกค้า)

ด้านบนของหน้า

การทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง

ขณะนี้คุณพร้อมที่จะเรียกใช้ตัวช่วยสร้างซึ่งจะช่วยคุณในการตั้งค่าการประมวลผลการเก็บรวบรวมข้อมูล

ในส่วนนี้

เริ่มตัวช่วยสร้าง

เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูล

ระบุสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการกับข้อมูล

เลือกเขตข้อมูลฟอร์ม

ระบุวิธีที่คุณต้องการประมวลผลข้อมูล

เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุอยู่อีเมลของผู้รับ

ระบุเขตข้อมูลอยู่อีเมล

กำหนดข้อความอีเมล

สร้าง และส่งข้อความอีเมล

เริ่มตัวช่วยสร้าง

  1. เปิดฐานข้อมูลปลายทาง

  2. เมื่อต้องการใส่ข้อมูลลงในตารางเดียว ให้เลือกตารางในบานหน้าต่างนำทาง เมื่อต้องการใส่ข้อมูลลงในตารางที่เกี่ยวข้องอย่างน้อยสองตาราง ให้เลือกแบบสอบถามที่ผูกไว้กับตารางเหล่านี้

  3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้าง

    • บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการรวบรวมข้อมูลคลิกสร้างอีเมล รูปปุ่ม

    • คลิกขวาที่ตารางหรือแบบสอบถาม แล้วคลิก รวบรวมและปรับปรุงข้อมูลทางอีเมล

      ถ้าตารางไม่มีเขตข้อมูลใดๆ อยู่หรือมีเขตข้อมูลเพียงชนิด AutoNumber, OLE Object, Attachment หรือการค้นหาที่มีหลายค่าอยู่เท่านั้น Access จะแสดงข้อความ ตารางหรือแบบสอบถามที่เลือกไม่มีเขตข้อมูลใดๆ ที่สนับสนุนการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล

      ถ้าตารางมีเขตข้อมูลที่สนับสนุนการเก็บรวบรวมข้อมูล ตัวช่วยสร้างจะเริ่มทำงาน หน้าแรกของตัวช่วยจะแสดงขั้นตอนหลักในการการประมวลผล ถ้าตารางปลายทางสนับสนุนทั้งการเพิ่มและการปรับปรุงข้อมูล คุณจะดำเนินการ 6 ขั้นตอนหลักในตัวช่วยสร้าง ดังต่อไปนี้

      6 ขั้นตอนหลักเมื่อตารางปลายทางสนับสนุนการเพิ่มและการปรับปรุงข้อมูล

      ถ้าวัตถุสนับสนุนการเพิ่มระเบียนเท่านั้น คุณจะดำเนินการ 5 ขั้นตอนหลักในตัวช่วยสร้าง ดังต่อไปนี้

      5 ขั้นตอนหลักเมื่อตารางปลายทางสนับสนุนการเพิ่มข้อมูล

  4. คลิก ถัดไป

    ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์คุณให้เลือกชนิดของฟอร์มที่คุณต้องการสร้าง

เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูล

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องเลือกที่จะสร้างฟอร์ม HTML หรือฟอร์ม InfoPath ดังที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้นในบทความนี้ ฟอร์ม Access จะไม่สามารถใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมลได้  ดังนั้น คุณต้องใช้ฟอร์ม HTML หรือฟอร์ม InfoPath ที่คุณสร้างในตัวช่วยสร้าง

เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการส่งถึงผู้ใช้

ถ้า InfoPath ไม่ได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ตัวเลือก ฟอร์ม Microsoft Office InfoPath จะไม่พร้อมใช้งาน

ชนิดของฟอร์มที่คุณจะสร้างขึ้นอยู่กับสองปัจจัย นั่นคือ ใช้งานง่าย และผู้รับทั้งหมดติดตั้งซอฟท์แวร์ที่จำเป็นไว้บนคอมพิวเตอร์หรือไม่ ฟอร์ม InfoPath จะใช้งานง่ายกว่ามาก แต่ฟอร์ม HTML จะใช้ซอฟท์แวร์ที่จำเป็นน้อยกว่า

ฟอร์ม InfoPath จะให้สภาพแวดล้อมที่ดีกว่าในการป้อนข้อมูลและการแก้ไขข้อมูล นอกจากนี้ฟอร์ม InfoPath ยังสามารถดำเนินการตรวจสอบข้อมูลขั้นต้นได้เมื่อผู้ใช้คลิกปุ่ม ส่ง ซึ่งทำให้ผู้ใช้มีโอกาสที่จะแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องก่อนที่จะส่งข้อความตอบกลับให้คุณ

สรุปแล้ว ฟอร์ม InfoPath มีประโยชน์กว่าฟอร์ม HTML อยู่หลายประการ แต่ฟอร์ม HTML สามารถแสดงและแก้ไขโดยผู้ใช้ใดก็ได้ที่อีเมลไคลเอ็นต์สนับสนุน HTML

  1. ในตัวช่วยสร้าง ให้เลือกตัวเลือก ฟอร์ม Microsoft Office InfoPath เฉพาะในกรณีที่ผู้รับทุกคนมีทั้ง Office InfoPath 2007 และ Office Outlook 2007 ที่ติดตั้งแล้ว หรือมิฉะนั้น ให้เลือกตัวเลือก ฟอร์ม HTML

  2. คลิก ถัดไป

    หน้าตัวช่วยสร้างที่แสดงถัดไปจะขึ้นอยู่กับว่าวัตถุปลายทางสนับสนุนการปรับปรุงข้อมูลหรือไม่ ถ้าวัตถุเป็นแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่างน้อยสองตาราง หรือถ้าเป็นตารางที่ไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก หรือไม่มีระเบียนใดๆ อยู่เลย ตัวช่วยสร้างจะทึกทักว่าคุณต้องการเพิ่มระเบียนใหม่ และพร้อมท์ให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์ม ในกรณีอื่นทั้งหมด ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุว่า คุณต้องการเพิ่มหรือปรับปรุงข้อมูลก่อนที่ให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์มนั้น

    ถ้าตัวช่วยสร้างพร้อมท์ให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์ม ข้ามไปยังส่วนที่เลือกเขตข้อมูลฟอร์มของบทความนี้โดยตรง

ระบุสิ่งที่คุณต้องการทำกับข้อมูล

ในขั้นตอนนี้ ให้ระบุว่า คุณต้องการเพิ่มระเบียนใหม่ลงในฐานข้อมูล หรือต้องการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่

คุณกำลังรวบรวมข้อมูลใหม่หรือปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่

ชนิดของฟอร์มที่คุณกำลังใช้มีผลกระทบต่อจำนวนของระเบียนใหม่ที่ผู้รับสามารถส่งให้คุณในข้อความตอบกลับเดียว เมื่อปรับปรุงข้อมูล จำนวนของระเบียนที่ต้องปรับปรุงโดยผู้รับจะระบุจำนวนของฟอร์มที่เสร็จสมบูรณ์แล้วที่จะถูกรวมอยู่ในข้อความ ตารางต่อไปนี้จะสรุปสถานการณ์สมมุติต่างๆ

ชนิดของฟอร์ม

เพิ่มหรือปรับปรุง

ผลลัพธ์

HTML

เพิ่ม

ผู้รับจะสามารถส่งกลับให้คุณได้ไม่เกินหนึ่งระเบียนใหม่ต่อข้อความตอบกลับหนึ่งครั้ง

InfoPath

เพิ่ม

ผู้รับจะสามารถส่งกลับระเบียนใหม่ให้คุณได้หลายระเบียนต่อข้อความตอบกลับหนึ่งครั้ง ด้วยการคลิก แทรกรายการ ที่ด้านล่างของข้อความอีเมล

หมายเหตุ: หลังจากที่คุณระบุเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในข้อความของคุณ หน้าในตัวช่วยสร้างจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกได้หลายค่า ในหน้านี้ คุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ Outlook ซึ่งข้อความตอบกลับจะถูกประมวลผล และยังตั้งค่าตัวเลือกสำหรับวิธีการที่คุณต้องการให้ข้อความตอบกลับเหล่านั้นถูกประมวลผล

HTML

แบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

ข้อความอีเมลแต่ละข้อความจะมีฟอร์มที่กรอกไว้ก่อนแล้วอย่างน้อยหนึ่งฟอร์ม ขึ้นอยู่กับจำนวนของระเบียนที่สอดคล้องกับที่อยู่อีเมลใดๆ ผู้รับจะสามารถตรวจทานและปรับปรุงฟอร์มแต่ละฟอร์มในข้อความได้

InfoPath

แบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

ข้อความอีเมลแต่ละข้อความจะมีฟอร์มที่กรอกไว้ก่อนแล้วอย่างน้อยหนึ่งฟอร์ม ขึ้นอยู่กับจำนวนของระเบียนที่สอดคล้องกับที่อยู่อีเมลใดๆ ผู้รับจะสามารถตรวจทานและปรับปรุงฟอร์มแต่ละฟอร์มในข้อความได้

นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถส่งระเบียนเพิ่มเติมได้ด้วยการคลิก แทรกรายการ ที่ด้านล่างของข้อความอีเมลได้ คุณจะได้เรียนรู้ถึงวิธีการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เพิ่มระเบียนใหม่ลงในการร้องขอเพื่อปรับปรุง ซึ่งจะพบต่อไปในบทความนี้

  1. ในตัวช่วยสร้าง ให้เลือก รวบรวมข้อมูลใหม่เท่านั้น หรือ ปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่

    สิ่งสำคัญคือให้สังเกตว่า ถ้าเป้าหมายของคุณคือการเพิ่มระเบียนใหม่ คุณจะสามารถพิมพ์ที่อยู่อีเมลลงในกล่องที่อยู่ของข้อความอีเมลเมื่อสร้างข้อความได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าเป้าหมายของคุณคือการปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่ ที่อยู่อีเมลของผู้รับจะต้องถูกจัดเก็บเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับ หรือในตารางที่เกี่ยวข้อง

  2. คลิก ถัดไป

    ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในฟอร์มดังกล่าว

เลือกเขตข้อมูลฟอร์ม

ในขั้นตอนนี้ คุณจะดึงเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในฟอร์มได้

ระบุข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม

โดยทั่วไปคุณไม่จำเป็นต้องรวมเขตข้อมูลทุกเขตข้อมูลที่อยู่ในตารางต้นฉบับหรือแบบสอบถามต้นฉบับลงในฟอร์ม อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อยกเว้นสองข้อคือ

  • เขตข้อมูลที่ต้องการ    ถ้าคุณกำลังรวบรวมระเบียนใหม่ ตัวช่วยสร้างจะรวมเขตข้อมูลทั้งหมดที่มีคุณสมบัติ จำเป็น โดยตั้งค่าเป็น ใช่ ไว้โดยอัตโนมัติ ถ้าเขตข้อมูลที่ต้องการของระเบียนใดระเบียนหนึ่งมีค่าว่างอยู่ Access จะไม่สามารถเพิ่มระเบียนลงในตารางได้

  • ชนิดเขตข้อมูลที่ไม่ได้รับการสนับสนุน    คุณไม่สามารถรวมเขตข้อมูลบางเขตข้อมูลลงในฟอร์มได้ ตัวช่วยสร้างจะไม่สนับสนุนเขตข้อมูล AutoNumber, Attachment และ OLE Object หรือเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายค่า เขตข้อมูลชนิดเหล่านี้จะไม่แสดงในรายการ เขตข้อมูลในตาราง หรือ เขตข้อมูลในแบบสอบถาม ของตัวช่วยสร้าง เขตข้อมูล AutoNumber ในตารางจะใส่ข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อระเบียนใหม่ถูกเพิ่มลงไป คุณจะต้องใส่ข้อมูลในเขตข้อมูล OLE Object, Attachment และเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายค่าในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือในมุมมองฟอร์ม เนื่องจากการประมวลผลการเก็บรวบรวมข้อมูลไม่สามารถเพิ่มค่าเหล่านี้ได้

  • เขตข้อมูลคีย์หลัก     ตารางต่อไปนี้จะสรุปว่า เมื่อใดบ้างที่คุณจะสามารถรวมเขตข้อมูลคีย์หลักลงในฟอร์มได้

วัตถุประสงค์ของการเก็บรวบรวมข้อมูล

ชนิดข้อมูล

รวมไว้ในฟอร์มหรือไม่

เพิ่ม

AutoNumber

ไม่ ค่าคีย์หลักจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มระเบียนลงในตาราง

เพิ่ม

ไม่ใช่ AutoNumber

ใช่ ผู้ใช้จะสามารถพิมพ์ค่าลงในเขตข้อมูลเมื่อมีการเพิ่มระเบียน ข้อความตอบกลับจะไม่ถูกประมวลผลถ้ามีการใช้ค่าที่ระบุอยู่แล้ว

แบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

เป็นได้ทั้งเขตข้อมูล AutoNumber และไม่ใช่ AutoNumber

ไม่ ไม่สามารถแก้ไขค่าคีย์หลักในฟอร์มได้ เขตข้อมูลนี้ใช้ในการแมปข้อความตอบกลับแต่ละครั้งเข้ากับระเบียนที่มีอยู่

  1. ในรายการ เขตข้อมูลในตาราง หรือ เขตข้อมูลในแบบสอบถาม ให้คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการ ถ้าคุณต้องการรวมเขตข้อมูลทั้งหมดไว้ ให้คลิก >>

  2. ใช้ปุ่มลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อจัดเรียงเขตข้อมูลใหม่ในรายการ เขตข้อมูลที่จะรวมไว้ในข้อความอีเมล

  3. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลที่รวมไว้ ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล ให้ระบุป้ายคำอธิบาย ให้คลิก อ่านอย่างเดียว ถ้าคุณกำลังปรับปรุงข้อมูลและต้องการแสดงเขตข้อมูลเพื่อประโยชน์ของผู้ใช้ แต่คุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลดังกล่าว เขตข้อมูลจะปรากฏในข้อความอีเมลพร้อมกับป้ายคำอธิบายว่า เขตข้อมูลนี้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว คุณลักษณะนี้จะเกิดประโยชน์สูงสุดถ้าผู้ใช้กำลังปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่

  4. คลิก ถัดไป

    ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุวิธีการที่คุณต้องการให้ข้อความตอบกลับถูกประมวลผล

ระบุวิธีการที่คุณต้องการประมวลผลข้อมูล

ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องตัดสินใจครั้งสำคัญคือ คุณต้องการให้ข้อความตอบกลับถูกประมวลผลอย่างไร  นั่นคือ โดยอัตโนมัติ หรือด้วยตนเอง โปรดสังเกตุว่าการประมวลผลด้วยตนเองในบริบทนี้จะไม่ได้หมายถึงการป้อนข้อมูลที่ยุ่งยากในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือมุมมองฟอร์ม แต่หมายถึง คุณต้องเริ่มการดำเนินการส่งออกด้วยตนเองเพื่อโอนข้อมูลที่รวบรวมไว้แล้วไปยังตารางปลายทาง

ระบุวิธีที่คุณต้องการใช้ประมวลผลข้อความตอบกลับ

การประมวลผลอัตโนมัติ

ถ้าคุณเลือกให้ข้อความตอบกลับได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ เมื่อข้อความตอบกลับมาถึงกล่องจดหมายของคุณแล้ว Outlook และ Access จะทำงานร่วมกันเพื่อส่งออกเนื้อหาในฟอร์มของข้อความตอบกลับแต่ละฉบับไปยังตารางปลายทางในฐานข้อมูลของคุณ

การประมวลผลอัตโนมัติจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและประหยัดแรงได้ ข้อความตอบกลับจะถูกส่งออกได้เสร็จสมบูรณ์ตราบใดเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้เมื่อข้อความตอบกลับมาถึงกล่องจดหมายของคุณ

  • Outlook จะต้องเรียกใช้อยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้า Outlook ไม่ได้เรียกใช้อยู่ การประมวลผลจะเริ่มในครั้งถัดไปที่คุณเรียกใช้ Outlook

  • Access จะต้องติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

  • ฐานข้อมูลจะต้องไม่ถูกป้องกันด้วยรหัสผ่าน และไม่ควรเปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลจะต้องไม่ถูกเปลี่ยนหลังจากที่คุณได้ส่งข้อความอีเมลแล้ว

  • ชื่อของตารางและแบบสอบถาม และคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่อยู่ในฟอร์ม จะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณได้ส่งข้อความอีเมลไปแล้ว

  • คุณยังคงต้องมีสิทธิ์ที่ต้องการเพื่อเพิ่มหรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางและแบบสอบถามต้นฉบับ

ถ้าเงื่อนไขไม่ตรงกันอย่างน้อยหนึ่งข้อ การประมวลผลอัตโนมัติจะล้มเหลว ถ้าการประมวลผลล้มเหลว ให้ลองแก้ไขปัญหา แล้วส่งออกข้อความตอบกลับที่ล้มเหลวด้วยตนเอง ข้อความตอบกลับใดๆ ที่มาถึงกล่องจดหมายเข้าของคุณหลังจากที่คุณแก้ไขปัญหาจะถูกประมวลผลต่อไปโดยอัตโนมัติ

การอนุญาตให้ปรับปรุงข้อมูลเท่านั้น

ถ้าคุณกำลังปรับปรุงข้อมูลและคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ประมวลผลข้อความตอบกลับและเพิ่มข้อมูลลงใน กล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้ปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น จะพร้อมใช้งาน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้สามารถส่งระเบียนใหม่ได้ ถ้าคุณกำลังเพิ่มข้อมูลใหม่เท่านั้น กล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้ปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น จะไม่สามารถมองเห็นได้

การประมวลผลด้วยตนเอง

ถ้าคุณต้องการควบคุมว่า เมื่อใดและข้อความตอบกลับข้อความใดจะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ประมวลผลข้อความตอบกลับและเพิ่มข้อมูลลงในโดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ ข้อความตอบกลับจะส่งถึงกล่องจดหมายเข้าของคุณ แต่จะไม่ถ่ายโอนไปยังฐานข้อมูลนั้น คุณจะต้องเลือกแล้วคลิกขวาที่ข้อความตอบกลับแต่ละฉบับใน Outlook ด้วยตนเอง จากนั้นคลิก ส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Access ในเมนูทางลัดเพื่อใส่ข้อมูลลงในฐานข้อมูล

คุณอาจจะต้องทำการประมวลผลด้วยตนเองสำหรับข้อความตอบกลับที่ล้มเหลวในการประมวลผลโดยอัตโนมัติ หลังจากที่คุณแก้ไขปัญหาที่ทำให้เกิดความล้มเหลว คุณต้องส่งออกข้อความตอบกลับแต่ละข้อความที่มีอยู่ด้วยตนเอง

ก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการส่งออก ให้จำสิ่งต่อไปนี้

  • Office Access 2007 ต้องได้รับการติดตั้งในคอมพิวเตอร์

  • ถ้าฐานข้อมูลถูกป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณจะถูกพร้อมท์ให้ป้อนรหัสผ่านเมื่อคุณเริ่มการดำเนินการส่งออก นอกจากนี้ ไม่ควรเปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลต้องไม่ถูกเปลี่ยนภายหลังจากที่คุณได้ส่งข้อความอีเมล

  • ชื่อของตารางและแบบสอบถาม และคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่อยู่ในฟอร์ม จะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณได้ส่งข้อความอีเมลไปแล้ว

  • คุณต้องมีสิทธิ์ที่ต้องการในการเพิ่มหรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับ

การระบุตัวเลือกการประมวลผลเพิ่มเติม

  1. บนหน้า ระบุวิธีที่คุณต้องการใช้ประมวลผลข้อความตอบกลับ ของตัวช่วยสร้าง ให้ตรวจทานชื่อของโฟลเดอร์ Outlook ที่จัดเก็บข้อความตอบกลับ ถ้าคุณต้องการระบุโฟลเดอร์อื่นสำหรับข้อความตอบกลับให้การร้องขอของการเก็บรวบรวมข้อมูลนี้ ให้คลิกชื่อโฟลเดอร์ ในกล่องโต้ตอบ เลือกโฟลเดอร์ ให้เลือกโฟลเดอร์อื่น หรือคลิก สร้าง เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ คลิก ตกลง แล้วสลับกลับไปที่ Access

  2. คลิก ตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อควบคุมการประมวลผลข้อความตอบกลับอัตโนมัติ เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล

    กล่องโต้ตอบ 'ตัวเลือกการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล'

    ใช้กล่องโต้ตอบนี้เพื่อระบุวิธีที่คุณต้องการใช้ประมวลผลข้อความตอบกลับ ถ้าคุณต้องการประมวลผลการตอบกลับด้วยตนเอง ให้ข้ามขั้นตอนถัดไป

  3. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล ให้ตรวจทาน และถ้าจำเป็น ให้เปลี่ยนการตั้งค่าตามวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้ แล้วคลิก ตกลง

    • ละทิ้งข้อความตอบกลับจากผู้ที่คุณไม่ได้ส่งข้อความให้    เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการให้เฉพาะข้อความตอบกลับที่ส่งให้กับผู้รับข้อความต้นฉบับของคุณเท่านั้นที่จะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ข้อความตอบกลับจากบุคคลอื่นจะจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

    • ยอมรับข้อความตอบกลับหลายข้อความจากผู้รับแต่ละคน     ผู้รับสามารถส่งข้อความตอบกลับหลายครั้งมาให้คุณ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการเฉพาะข้อความตอบกลับครั้งแรกจากผู้รับแต่ละรายเท่านั้นที่จะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ข้อความตอบกลับครั้งที่สองและข้อความตอบกลับที่ตามมาจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

      หมายเหตุ: การตั้งค่านี้จะควบคุมเฉพาะจำนวนข้อความตอบกลับที่จะประมวลผลเท่านั้น และจะไม่ควบคุมจำนวนระเบียนซึ่งจะถูกประมวลผลภายในข้อความตอบกลับครั้งเดียว หรืออีกนัยหนึ่ง ถ้าคุณส่งฟอร์ม InfoPath ผู้ใช้จะสามารถส่งระเบียนได้หลายระเบียนในข้อความตอบกลับหนึ่งครั้ง และ Access จะประมวลผลระเบียนทั้งหมดในข้อความตอบกลับดังกล่าวโดยอัตโนมัติ แม้ว่าในกรณีที่ไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

    • อนุญาตให้ปรับปรุงเฉพาะข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น    เมื่อผู้รับใช้ฟอร์ม InfoPath เพื่อปรับปรุงข้อมูล ผู้รับสามารถส่งระเบียนใหม่ให้กับคุณนอกเหนือจากเพื่อปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการประมวลผลเฉพาะการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่เท่านั้น

    • จำนวนของข้อความตอบกลับที่จะถูกประมวลผล    พิมพ์จำนวนข้อความตอบกลับทั้งหมด (จากผู้รับทุกราย) ที่คุณต้องการให้ประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการให้ข้อความตอบกลับทั้งหมดถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ให้ป้อนค่าที่สูงไว้ในกล่องข้อความ เช่น 5000 ข้อความตอบกลับที่ได้รับหลังจากที่ครบจำนวนตามค่าที่ระบุไว้จะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

    • วันที่และเวลาที่จะหยุด    ระบุว่า เมื่อใดควรจะหยุดการประมวลผลข้อความตอบกลับโดยอัตโนมัติสำหรับข้อความอีเมลนี้ ข้อความตอบกลับที่ได้รับหลังจากวันที่และเวลาที่ระบุจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

      หมายเหตุ: เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงตัวเลือกในวันที่ในอนาคต บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รวบรวมข้อมูล ให้คลิก จัดการข้อความตอบกลับ ในกล่องโต้ตอบ จัดการข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูล ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า แล้วคลิก ตัวเลือกข้อความ การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในกล่องโต้ตอบจะมีผลกระทบกับข้อความตอบกลับที่ตามมาทั้งหมดที่คุณได้รับสำหรับข้อความดังกล่าว

  4. คลิก ตกลง แล้วคลิก ปิด

    ขั้นตอนถัดไปขึ้นอยู่กับว่าคุณจะเพิ่มข้อมูล หรือการปรับปรุง ถ้าคุณกำลังเพิ่มระเบียนใหม่ ดำเนินต่อในส่วนถัดไป ถ้าคุณกำลังรวบรวมข้อมูลการอัปเดตระเบียนอยู่ ข้ามไปยังส่วนระบุเขตข้อมูลอยู่อีเมล

เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ

ถ้าคุณกำลังรวบรวมเฉพาะข้อความใหม่ คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลได้สองวิธี ดังนี้

เลือกผู้รับของข้อความอีเมลของคุณ

  • พิมพ์ที่อยู่แต่ละที่อยู่ลงในข้อความอีเมลที่สร้างขึ้นด้วยตัวช่วยสร้าง หรือเลือกที่อยู่จากสมุดรายชื่อ

  • ใช้เขตข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบันที่มีที่อยู่อีเมลเหล่านั้น เขตข้อมูลจะต้องอยู่ในตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับ หรือในตารางที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณกำลังเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ คุณจะไม่เห็นกล่องโต้ตอบนี้ เนื่องจากในกรณีนี้ ที่อยู่อีเมลของผู้รับจะต้องพร้อมใช้งานในรูปแบบของเขตข้อมูลในฐานข้อมูล

  1. ในตัวช่วยสร้าง ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

  2. คลิก ถัดไป

    ถ้าคุณมีการเลือกที่จะใส่อยู่อีเมด้วยตัวคุณเอง ข้ามไปยังส่วนกำหนดข้อความอีเมล ถ้าคุณมีการเลือกที่จะใช้เขตข้อมูลในฐานข้อมูล ดำเนินต่อในส่วนถัดไป

ระบุเขตข้อมูลที่อยู่อีเมล

ในขั้นตอนนี้ ให้คุณระบุเขตข้อมูลที่มีที่อยู่อีเมลของผู้รับอยู่

ระบุเขตข้อมูลในฐานข้อมูลที่มีที่อยู่อีเมลของผู้รับอยู่

  • ถ้าเขตข้อมูลอยู่ในตารางหรือแบบสอบถามปัจจุบัน ให้เลือก ตารางหรือแบบสอบถามปัจจุบัน จากนั้นเลือกเขตข้อมูลจากรายการแบบหล่นลง แล้วคลิก ถัดไป

  • ถ้าเขตข้อมูลซึ่งมีที่อยู่อีเมลของผู้รับอยู่ไม่ได้อยู่ในตารางหรือแบบสอบถามปัจจุบัน ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้

    1. เลือก ตารางที่สัมพันธ์กัน

    2. ในรายการแบบหล่นลง ให้เลือกเขตข้อมูลในตารางปัจจุบันที่รวมไว้ในตารางที่มีที่อยู่ ซึ่งมักจะเป็นเขตข้อมูล ID

    3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

      • ถ้าเขตข้อมูลที่คุณเลือกสัมพันธ์กับตารางเพียงหนึ่งตาราง รายการแบบหล่นลงเพิ่มเติมหนึ่งรายการจะปรากฏขึ้น ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีข้อความอีเมลอยู่

      • ถ้าเขตข้อมูลที่คุณเลือกสัมพันธ์กับตารางมากกว่าหนึ่งตาราง รายการแบบหล่นลงเพิ่มเติมสองรายการจะปรากฏขึ้นมา ในรายการแรก ให้เลือกตารางที่มีข้อความอีเมล ในตารางที่สอง ให้เลือกเขตข้อมูล

    4. คลิก ถัดไป

ตารางที่สัมพันธ์กันคือตารางที่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างกัน เมื่อต้องการแสดงหรือแก้ไขความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลของคุณ ให้ทำดังนี้

  • บนแท็บเครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่มแสดง/ซ่อน คลิกความสัมพันธ์ รูปปุ่ม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ ดูบทความคู่มือความสัมพันธ์ของตารางหรือสร้าง แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์

เมื่อคุณเลือกใช้เขตข้อมูลที่อยู่ คุณไม่สามารถแสดงตัวอย่างหรือกำหนดข้อความอีเมลได้เองใน Outlook ได้ แต่คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ในตัวช่วยสร้าง ในขั้นตอนถัดไป ตัวช่วยสร้างจะแสดงเรื่องและเนื้อความเริ่มต้นของข้อความ และคุณจะมีโอกาสในการกำหนดข้อความได้เอง

กำหนดข้อความอีเมลเอง

ในขั้นตอนนี้ คุณจะตรวจทานคอมโพเนนต์ของข้อความและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

กำหนดข้อความอีเมลเอง

  1. ในเขตข้อมูล เรื่อง และ ข้อความนำ ให้ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการ

  2. ถ้าคุณเลือกใช้ที่อยู่อีเมลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล ยังมีตัวเลือกเพิ่มเติมอีกหนึ่งตัวที่คุณสามารถทำได้ในหน้านี้ ภายใต้ เพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้รับลงใน: ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด ผู้ใช้จะได้รับข้อความอีเมล ถ้าคุณเลือกใส่ที่อยู่อีเมลลงใน Microsoft Office Outlook ตัวเลือกนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

  3. คลิก ถัดไป

สร้างและส่งข้อความอีเมล

ตัวช่วยสร้างแสดงหน้าซึ่งแจ้งให้คุณทราบว่าคุณสามารถสร้างข้อความได้ในตอนนี้ และแสดงให้คุณเห็นวิธีแสดงสถานะอีเมลโดยใช้คำสั่ง จัดการข้อความตอบกลับ อีกด้วย

สร้างข้อความอีเมล

ข้อความเตือนบางข้อความอาจปรากฏขึ้นในหน้านี้ ตารางต่อไปนี้จะอธิบายถึงแต่ละคำเตือนและการดำเนินการที่คุณสามารถใช้แก้ปัญหานั้นได้

คำเตือน

คำอธิบาย

วิธีแก้ไข

ระเบียนบางระเบียนไม่มีที่อยู่ที่ถูกต้องในเขตข้อมูลที่อยู่อีเมลที่ระบุไว้ จะไม่มีการส่งกลับข้อมูลใดๆ ที่อยู่ในแถวเหล่านี้

เขตข้อมูลที่อยู่อีเมลที่คุณเลือกจะมีค่า Null

ถ้าคุณต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับระเบียนทุกระเบียน ให้ออกจากตัวช่วยสร้างและแทนที่ค่า Null ด้วยที่อยู่อีเมล แล้วจึงเริ่มตัวช่วยสร้างอีกครั้ง

ขณะนี้คุณมีล็อกแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลบนฐานข้อมูล ซึ่งจะทำให้การประมวลผลอัตโนมัติล้มเหลวจนกว่าคุณจะปลดการล็อกออก

ขณะนี้คุณมีฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

ถ้าคุณเลือกให้ข้อความตอบกลับได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ การประมวลผลนั้นจะล้มเหลว เนื่องจาก Access ไม่สามารถเพิ่มหรือปรับปรุงฐานข้อมูลที่มีการล็อกแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลบนฐานข้อมูลได้ ให้ปิดแล้วเปิดฐานข้อมูลใหม่ในโหมดที่ไม่ใช่เอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลทันทีหลังจากส่งข้อความไปแล้ว

ข้อความอีเมลเหล่านี้อาจมีข้อมูลที่เป็นความลับหรือไม่ควรเปิดเผย

คุณกำลังเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ และฟอร์มที่คุณจะส่งนั้นจะถูกทำให้เสร็จสมบูรณ์ไว้แล้วด้วยข้อมูลที่มีอยู่

ถ้าเขตข้อมูลฟอร์มบางเขตข้อมูลมีข้อมูลสำคัญที่ไม่ควรเปิดเผย ให้กลับไปที่ขั้นตอนตัวช่วยสร้างที่คุณเลือกเขตข้อมูลและเอาเขตข้อมูลที่มีข้อมูลสำคัญที่ไม่ควรเปิดเผยออกจากฟอร์ม

ขั้นตอนถัดไปที่คุณจะดำเนินการนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังระบุที่อยู่อีเมลด้วยตัวคุณเอง หรือคุณกำลังใช้ที่อยู่ซึ่งจัดเก็บอยู่ในตารางในฐานข้อมูลของคุณ

ถ้าคุณกำลังเลือกที่จะระบุที่อยู่ในข้อความอีเมลของ Outlook

ในสถานการณ์สมมุตินี้ คุณจะป้อนที่อยู่อีเมลใน Outlook และอาจแสดงตัวอย่างและกำหนดข้อความเองก่อนที่จะคลิกปุ่ม ส่ง

  1. คลิก สร้าง เพื่อดำเนินการต่อไป

    ข้อความ Outlook ที่มีฟอร์มการป้อนข้อมูลจะปรากฏขึ้น เนื้อหาข้อความจะมีข้อความนำโดยย่อข้อความหนึ่งและฟอร์มที่มีตัวควบคุมและคำแนะนำอีกหนึ่งฟอร์ม ขอแนะนำว่า คุณไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเนื้อหาข้อความ ถ้าโครงสร้างฟอร์มเปลี่ยนไป การประมวลผลข้อความตอบกลับอาจล้มเหลวได้

  2. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับลงในกล่อง ถึง สำเนาถึง หรือ สำเนาลับถึง คุณยังสามารถคลิกปุ่ม ถึง สำเนาถึง หรือ สำเนาลับถึง เพื่อเลือกที่อยู่จากสมุดรายชื่อได้อีกด้วย

  3. คลิก ส่ง

ถ้าคุณกำลังเลือกใช้เขตข้อมูลที่อยู่ที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณได้แสดงตัวอย่างและกำหนดข้อความเอง ขณะนี้คุณจะกรองเขตข้อมูลที่อยู่อีเมลเพื่อให้คุณสามารถเลือกที่อยู่ของผู้ใช้ที่จะส่งข้อความไปให้ได้

  1. คลิก ถัดไป เพื่อแสดงหน้า ส่งข้อความอีเมลไปยังผู้รับของคุณ

    ส่งอีเมลถึงผู้รับของคุณ

  2. เลือกที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการใช้ด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่สอดคล้องกัน

  3. คลิก ส่ง

    ถ้ามีบางค่าในเขตข้อมูลอยู่ไม่ใช่ที่อยู่อีเมลที่ กล่องโต้ตอบรายการอยู่ไม่ถูกต้องจะแสดงขึ้นมา ในสถานการณ์นี้ จดอยู่ในรายการ คลิกออก ตรวจสอบอยู่ และลองส่งข้อความอีกครั้ง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งข้อความอีกครั้ง ดูในส่วนการส่งข้อความอีเมคอลเลกชันข้อมูลอีกครั้ง

ขณะนี้คุณได้ทำงานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการใช้ข้อความอีเมลเสร็จสมบูรณ์แล้ว ถ้าคุณได้เลือกให้ข้อความตอบกลับถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ และถ้าไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ข้อมูลอาจถูกย้ายไปที่ฐานข้อมูลปลายทางโดยไม่มีแอคชันใดๆ เพิ่มเติมบนส่วนของคุณ

ในทางตรงกันข้าม ถ้าคุณได้เลือกประมวลผลข้อความตอบกลับด้วยตนเอง หรือถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น คุณจะยังต้องมีแอคชันเพิ่มเติม ให้ดูส่วนถัดไปสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประมวลผลข้อความตอบกลับด้วยตนเอง การแก้ไขปัญหา และการจัดการทั่วไปของข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูลและข้อความตอบกลับ

ด้านบนของหน้า

ภายหลังจากที่คุณส่งข้อความอีเมล

เมื่อต้องการตอบกลับข้อความอีเมล ผู้รับแต่ละรายจะต้องคลิก ตอบกลับ และกรอกข้อมูลที่ร้องขอลงในฟอร์ม จากนั้นคลิก ส่ง เนื้อหาส่วนนี้จะอธิบายวิธีการดูข้อความตอบกลับและสิ่งที่ต้องทำถ้าข้อความตอบกลับไม่ได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้อง

ในส่วนนี้

ดูข้อความตอบกลับ

ตรวจสอบและการแก้ไขปัญหาการประมวลผลของข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

ตอบกลับการประมวลผลด้วยตนเองและการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาด

การส่งข้อความอีเมคอลเลกชันข้อมูลอีกครั้ง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการข้อความตอบกลับและการเปลี่ยนตัวเลือกข้อความในส่วน ดูเพิ่มเติม ได้เช่นกัน

การดูข้อความตอบกลับ

หากไม่คำนึงถึงวิธีที่คุณเลือกให้มีการประมวลผลข้อความตอบกลับ คุณอาจสนใจในการค้นหาว่ามีใครบ้างที่ตอบกลับข้อความของคุณ นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเปิดข้อความตอบกลับนั้นด้วยตัวเอง เมื่อต้องการดูข้อความตอบกลับเหล่านั้น ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. สลับไปยัง Outlook จากนั้นเรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณกำหนดสำหรับการจัดเก็บข้อความตอบกลับของการเก็บรวบรวมข้อมูล

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณจำชื่อโฟลเดอร์ไม่ได้ บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รวบรวมข้อมูล ให้คลิก จัดการข้อความตอบกลับ ในกล่องโต้ตอบ จัดการข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูล คุณจะพบชื่อของโฟลเดอร์ในคอลัมน์ โฟลเดอร์ Outlook ในแถวที่สอดคล้องกับข้อความของผู้ที่คุณต้องการดูข้อความตอบกลับ

  2. เมื่อต้องการเปิดข้อความตอบกลับใน Outlook ให้คลิกสองครั้งที่ข้อความตอบกลับนั้น คุณจะเห็นฟอร์มที่ผู้ส่งได้กรอกเสร็จสมบูรณ์แล้ว

Access จะไม่ประมวลผลข้อความตอบกลับไปยังข้อความตอบกลับต้นฉบับ ดังนั้น ถ้าคุณเห็นฟอร์มอย่างน้อยหนึ่งฟอร์มจากผู้รับว่าง ไม่เสร็จสมบูรณ์ หรือเสร็จสมบูรณ์อย่างไม่ถูกต้อง คุณต้องส่งข้อความอีเมลต้นฉบับไปให้ผู้ใช้เหล่านั้นอีกครั้ง แทนที่จะใช้คำสั่ง ตอบกลับ

ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการส่งการเรียกประชุมกับบุคคลอื่นเพิ่มเติม คุณต้องส่งข้อความต้นฉบับ แทนที่จะส่งต่อ ดูที่ส่วนการส่งข้อความอีเมคอลเลกชันข้อมูลอีกครั้งสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

การตรวจสอบและการแก้ไขปัญหาการประมวลผลข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

ถ้าคุณกำลังเลือกให้ข้อความตอบกลับได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความตอบกลับจะได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้อง

  • สำหรับการตอบกลับแต่ละครั้ง ให้ตรวจทานค่าในคอลัมน์ ค่าสถานะเพื่อตามงาน สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล และ ประเภท

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ ค่าสถานะเพื่อตามงาน สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล และ ประเภท ในมุมมองของคุณ ให้เพิ่มคอลัมน์เหล่านั้นโดยใช้ ตัวเลือกเขตข้อมูล คลิกขวาที่ส่วนหัวคอลัมน์ จากนั้นคลิกที่ ตัวเลือกเขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล ให้ลากแต่ละเขตข้อมูลแล้ววางลงด้านขวาหรือด้านซ้ายของส่วนหัวคอลัมน์ที่มีอยู่

    ในโฟลเดอร์ Outlook ถ้า ค่าสถานะเพื่อตามงาน ตั้งค่าให้เป็น การดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลเสร็จสมบูณ์ คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล จะว่าง และมีตัวบ่งชี้สีเขียวในคอลัมน์ ประเภท ข้อความตอบกลับจะได้รับการประมวลอย่างเสร็จสมบูรณ์

  • นอกจากนี้ คุณอาจต้องการที่จะตรวจทานเนื้อหาของตารางปลายทางเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณเห็นข้อมูลที่รวบรวมแล้วจัดเก็บเป็นระเบียนใหม่ หรือจัดเก็บเป็นปรับปรุงลงในระเบียนที่มีอยู่

ถ้าคุณสงสัยว่า การตอบกลับไม่ได้โดยอัตโนมัติประมวลผล ตรวจสอบว่า เงื่อนไขจำเป็นสำหรับการประมวลผลทั้งหมดไปตามหรือไม่ ดูส่วนการประมวลผลอัตโนมัติก่อนหน้านี้ในบทความนี้ แล้ว ลองคำแนะนำที่แสดงในตารางต่อไปนี้ ข้อเสนอแนะส่วนใหญ่จำเป็นต้องมีการแก้ไขปัญหา และการส่งข้อความตอบกลับด้วยตนเอง สำหรับความช่วยเหลือด้วยส่งออกด้วยตนเอง ดูในส่วนถัดไปประมวลผลการตอบกลับ และการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดด้วยตนเอง

ปัญหา

สาเหตุ

วิธีแก้ไข

ข้อความตอบกลับมีอยู่ในโฟลเดอร์ Outlook แต่ไม่ถูกประมวลผล คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล จะแสดง ไม่มีการประมวลผลข้อความ

ให้ตรวจทานตัวเลือกข้อความในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล การตั้งค่าถูกเลือกเพื่อประมวลผลการตอบกลับด้วยตัวเอง หรือป้องกันบางการตอบไม่ให้ประมวลผลโดยอัตโนมัติ

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการแสดงตัวเลือก บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รวบรวมข้อมูล ให้คลิก จัดการข้อความตอบกลับ ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตัวเลือกข้อความ

ส่งออกข้อความตอบกลับด้วยตัวเอง

เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความตอบกลับที่ยังไม่ได้รับจะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ให้เปลี่ยนการตั้งค่าในกล่องโต้ตอบตัวเลือก

สำหรับวิธีใช้การตรวจทาน และเปลี่ยนตัวเลือก ดูบทความตัวเลือกอีเมคอลเลกชันของข้อมูล

ฉันตอบกลับข้อความของฉันข้อความหนึ่ง แต่ข้อความไม่ได้รับการประมวลผล

การตอบกลับไปยังข้อความของคุณเองจะเกี่ยวข้องกับกระบวนงานที่ต่างกันเล็กน้อย

แทนที่จะกรอกฟอร์มในข้อความที่คุณได้รับ ให้กรอกฟอร์มที่อยู่ในข้อความที่ถูกส่งซึ่งจะพบได้ในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ให้เรียกดูโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง จากนั้นเปิดข้อความดังกล่าว คลิก ตอบกลับ แล้วกรอกฟอร์ม จากนั้นคลิก ส่ง

ข้อความตอบกลับไม่ไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง

เฉพาะข้อความตอบกลับข้อความโตยตรงเท่านั้นที่จะไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด

ข้อความตอบกลับไปยังข้อความของคุณเอง (ถ้าคุณไม่ได้ใช้สำเนาข้อความในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง เพื่อสร้างข้อความตอบกลับ) และข้อความตอบกลับที่เป็นส่วนหนึ่งของหัวข้อข้อความอีเมลที่ใช้สำหรับการอภิปรายอาจจะไม่ได้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด

เหตุผลอื่นๆ ที่อาจเป็นไปได้ ได้แก่ ยังไม่ติดตั้ง Office Access 2007 หรือ Add-in ที่ต้องจำเป็นสำหรับการประมวลผลข้อความตอบกลับสูญหายไปหรือเสียหาย

ถ้าข้อความตอบกลับของคุณข้อความใดข้อความหนึ่งไม่ได้รับการประมวลผล ให้กรอกฟอร์มที่อยู่ในข้อความที่ส่งแล้วซึ่งพบได้ในโฟลเดอร์ "รายการที่ถูกส่ง"

ถ้าผู้ใช้กรอกฟอร์มในข้อความตอบกลับเป็นอีกข้อความตอบกลับหนึ่ง ขอให้ผู้ใช้ตอบกลับข้อความต้นฉบับ

ถ้าคุณสงสัยว่า Add-in สูญหายไปหรือเสียหาย ให้สลับไปที่ Outlook จากนั้นบนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ แล้วคลิก Add-in ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นรายการ Microsoft Access Outlook Add-in สำหรับการรวบรวมข้อมูลและการประกาศ ถ้าคุณไม่เห็นรายการ ให้ลองติดตั้ง Access อีกครั้ง

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล แสดงสตริงต่อไปนี้

ไม่พบฐานข้อมูล ให้ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลแล้วนำเข้าข้อมูลด้วยตนเอง

ฐานข้อมูลอาจถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่นแล้วมีการเปลี่ยนชื่อหรือถูกลบ หรือเสียหายไปแล้ว

คืนค่าฐานข้อมูลไปยังตำแหน่งที่ตั้งเดิม แล้วส่งออกข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล แสดงสตริงต่อไปนี้

ไม่สามารถเปิดฐานข้อมูลเพื่อนำเข้าข้อมูลได้เนื่องจากมีการใช้งานฐานข้อมูลนี้อยู่ ให้ประมวลผลข้อความตอบกลับด้วยตนเองหลังจากที่ฐานข้อมูลพร้อมใช้งาน

ฐานข้อมูลเปิดขึ้นในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับฐานข้อมูลได้จนกว่าจะมีการปลดล็อกเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

ขอให้ผู้ใช้ที่เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ปิดและเปิดฐานข้อมูลในโหมดปกติ แล้วลองส่งออกข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล แสดงสตริงต่อไปนี้

ฐานข้อมูล Access นี้ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน โปรดส่งออกข้อมูลนี้ไปยัง Microsoft Access ด้วยตนเอง

ฐานข้อมูลปลายทางมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ไม่สามารถประมวลผลอัตโนมัติได้ถ้าฐานข้อมูลต้องการรหัสผ่าน

ส่งออกข้อความตอบกลับด้วยตนเอง ถ้าคุณต้องการให้ข้อความตอบกลับถูกประมวลโดยอัตโนมัติในอนาคต ให้เอาการป้องกันรหัสผ่านจากฐานข้อมูลออก

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล แสดงข้อความที่ระบุว่าตาราง แบบสอบถาม หรือเขตข้อมูลสูญหาย

ตารางหรือแบบสอบถามปลายทางถูกเปลี่ยนชื่อหรือถูกลบ หรือโครงสร้างถูกปรับเปลี่ยนด้วยวิธีที่ไม่สามารถเพิ่มเนื้อหาของฟอร์มลงในตารางได้

สร้างตารางและแบบสอบถามปลายทางใหม่อีกครั้ง หรือสร้างและส่งข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล แสดงสตริงต่อไปนี้

ไม่สามารถประมวลผลข้อความอีเมลนี้ได้ ฟอร์มในข้อความอีเมลดังกล่าวเสียหายหรือถูกปรับเปลี่ยน

ฟอร์มในข้อความตอบกลับเสียหาย หรือมีบางคน (ผู้รับหรือผู้ส่ง) ปรับเปลี่ยนฟอร์มนั้น

ถ้าผู้รับปรับเปลี่ยนฟอร์มดังกล่าว ขอให้ผู้รับส่งฟอร์มนั้นให้ใหม่ จากนั้นส่งออกข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

ถ้าฟอร์มในข้อความต้นฉบับเสียหายหรือไม่ถูกต้อง คุณต้องสร้างและส่งข้อความใหม่

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล แสดงสตริงต่อไปนี้

ไม่พบข้อมูลที่จำเป็นในการประมวลผลในฐานข้อมูลที่ระบุให้เสร็จสมบูรณ์

ข้อมูลที่จำเป็นในการแมปข้อความตอบกลับไปยังระเบียนที่มีอยู่ซึ่งจะต้องถูกปรับปรุงนั้นหายไป

การตั้งค่าข้อความต้องถูกทำข้อมูลให้ตรงกันกับ Outlook โดยใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รวบรวมข้อมูล ให้คลิก จัดการข้อความตอบกลับ ในกล่องโต้ตอบ จัดการข้อความตอบกลับ ให้เลือกข้อความ ภายใต้ รายละเอียดของข้อความ นั้น Access จะแสดงกล่องคำเตือน ให้คลิกคำเตือนเพื่อทำการตั้งค่าให้ตรงกัน แล้วปิดกล่องโต้ตอบ สลับกลับไปที่ Outlook แล้วลองส่งออกข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล แสดงสตริงต่อไปนี้

ไม่สามารถเพิ่มหรือปรับปรุงข้อมูลได้ เนื่องจากข้อมูลดังกล่าวจะส่งผลให้เกิดค่าที่ซ้ำกันในเขตข้อมูลที่ยอมรับเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้น

เขตข้อมูลที่มีคุณสมบัติ ใส่ดัชนี ที่ถูกตั้งค่าเป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) จะไม่สามารถมีค่าที่ซ้ำกันได้ ถ้ามีค่าที่กำหนดให้กับเขตข้อมูลฟอร์มที่มีอยู่แล้วในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง การดำเนินการจะล้มเหลว

ให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับข้อความอื่นด้วยค่าที่ต่างกันในเขตข้อมูลฟอร์ม

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล แสดงสตริงต่อไปนี้

ค่าที่คุณป้อนไม่ใช่ค่าที่อยู่ในรายการตัวเลือก...

ไม่ว่าจะเป็นฟอร์มที่มีเขตข้อมูลที่ต้องการในการค้นหาค่า แต่ผู้ใช้ไม่ได้ระบุค่าสำหรับเขตข้อมูลนั้น หรือคุณสมบัติ จำกัดแค่ในรายการ ของเขตข้อมูลนั้นถูกตั้งค่าให้เป็น ใช่ แต่ผู้ใช้ได้ระบุค่าที่ไม่ได้อยู่ในรายการ

ขอให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับให้ใหม่หลังจากกรอกเขตข้อมูลทั้งหมดแล้ว หรือกรอกแล้วบันทึกฟอร์มด้วยตนเอง แล้วลองส่งออกอีกครั้ง

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูล จะแสดงข้อความที่ระบุว่าค่าที่ระบุในเขตข้อมูลฟอร์มนั้นไม่ถูกต้อง

ผู้รับได้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล

ขอให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับให้ใหม่หลังจากกรอกเขตข้อมูลทั้งหมดแล้ว หรือกรอกแล้วบันทึกฟอร์มด้วยตนเอง แล้วลองส่งออกใหม่อีกครั้ง

คอลัมน์ สถานะของการเก็บรวบรวมข้อมูลแสดงสตริงต่อไปนี้

ข้อความนี้มีฟอร์มที่คุณต้องกรอก เมื่อคุณกรอกเสร็จแล้ว ให้ส่งฟอร์มดังกล่าวไปยังผู้ส่งข้อความอีเมลนี้

ผู้รับไม่ได้กรอกฟอร์ม

ขอให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับอีกหนึ่งข้อความให้หลังจากกรอกฟอร์มแล้ว

การประมวลผลข้อความตอบกลับด้วยตนเองและการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาด

การประมวลผลข้อความตอบกลับด้วยตนเองจะเกี่ยวข้องกับการเริ่มการดำเนินการส่งออกจาก Outlook

เฉพาะคุณสามารถส่งข้อความตอบกลับหนึ่งครั้ง หลีกเลี่ยงการตอบกลับที่คอลัมน์สถานะคอลเลกชันของข้อมูล ถูกตั้งค่าเป็นCollecting ข้อมูลโดยใช้อีเมเสร็จเรียบร้อยแล้ว สถานะนี้หมายความว่า การตอบกลับที่มีอยู่แล้วการเรียบร้อยแล้วประมวลผล ต้องประมวลผลที่คอลัมน์สถานะคอลเลกชันของข้อมูล ถูกตั้งค่าการประมวลผลข้อความ ตอบกลับด้วยตนเอง การตอบกลับที่มีข้อผิดพลาดในคอลัมน์นี้ไม่สามารถถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ และจะต้องแก้ไขปัญหาบางก่อนที่คุณสามารถด้วยตนเองส่งออกข้อมูล ดูส่วนก่อนหน้านี้Verifying และการแก้ไขปัญหาการประมวลผลอัตโนมัติของข้อความตอบกลับสำหรับความช่วยเหลือแก้ไขปัญหา

  1. ใน Outlook ให้คลิกขวาที่ข้อความตอบกลับที่คุณต้องการประมวลผลด้วยตนเอง

  2. คลิก ส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Office Access

  3. ในกล่องโต้ตอบ ส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Access ให้ตรวจทานรายละเอียดของข้อความตอบกลับ แล้วคลิก ตกลง เพื่อส่งออก

    ถ้าการดำเนินการส่งออกประสบความสำเร็จ คุณจะเห็นข้อความ ข้อมูลได้ถูกส่งออกไปยังฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ถ้าการดำเนินการนั้นล้มเหลว คุณจะเห็นข้อความ ไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้เนื่องจากมีข้อผิดพลาด โดยมีคำอธิบายของปัญหาที่เป็นสาเหตุให้เกิดความล้มเหลวนั้น ตารางต่อไปนี้จะแสดงรายการปัญหาที่อาจเป็นสาเหตุที่ทำให้การดำเนินการส่งออกล้มเหลว

ปัญหา

สาเหตุ

วิธีแก้ไข

เมื่อฉันคลิกขวาที่ข้อความตอบกลับ ฉันไม่เห็นคำสั่ง ส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Access

ข้อความที่เลือกไว้ไม่ใช่ข้อความตอบกลับสำหรับการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง

ลบข้อความที่ไม่ใช่ข้อความตอบกลับสำหรับการเก็บรวบรวมข้อมูลจากโฟลเดอร์ที่กำหนด

ข้อความตอบกลับไม่ไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง

มีเฉพาะการตอบกลับข้อความโดยตรงเท่านั้นที่จะส่งไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้

ข้อความตอบกลับไปยังข้อความของคุณเอง (ถ้าคุณไม่ได้ใช้สำเนาข้อความในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง เพื่อสร้างข้อความตอบกลับ) และข้อความตอบกลับที่เป็นส่วนหนึ่งของหัวข้อข้อความอีเมลที่ใช้สำหรับการอภิปรายอาจจะไม่ได้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด

เหตุผลอื่นๆ ที่อาจเป็นไปได้ ได้แก่ Access ไม่ได้ถูกติดตั้งหรือ Add-in ที่จำเป็นต้องใช้ในการประมวลผลข้อความตอบกลับสูญหายไปหรือเสียหาย

ถ้าข้อความตอบกลับของคุณข้อความใดข้อความหนึ่งไม่ได้รับการประมวลผล ให้กรอกฟอร์มที่อยู่ในข้อความที่ส่งแล้วซึ่งพบได้ในโฟลเดอร์ "รายการที่ถูกส่ง"

ถ้าผู้ใช้กรอกฟอร์มในข้อความตอบกลับเป็นอีกข้อความตอบกลับหนึ่ง ขอให้ผู้ใช้ตอบกลับข้อความต้นฉบับ

ถ้าคุณสงสัยว่า Add-in สูญหายไปหรือเสียหาย ให้สลับไปที่ Outlook ใน Outlook บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ แล้วคลิก Add-in ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นรายการ Microsoft Access Outlook Add-in สำหรับการรวบรวมข้อมูลและการประกาศ ถ้าคุณไม่เห็นรายการ ให้ลองติดตั้ง Access อีกครั้ง

ข้อความ

ไม่พบฐานข้อมูล ให้ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลแล้วนำเข้าข้อมูลด้วยตนเอง

ฐานข้อมูลอาจถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่นแล้วมีการเปลี่ยนชื่อหรือถูกลบ หรือเสียหายไปแล้ว

คืนค่าฐานข้อมูลไปที่ตำแหน่งเดิม แล้วลองอีกครั้ง

ข้อความ

มีการใช้งานฐานข้อมูลนี้อยู่

ฐานข้อมูลเปิดขึ้นในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับฐานข้อมูลได้จนกว่าจะมีการปลดล็อกเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

ขอให้ผู้ใช้ที่เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ปิดและเปิดฐานข้อมูลในโหมดปกติ แล้วลองส่งออกข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

ข้อความ

ตาราง แบบสอบถาม หรือเขตข้อมูลสูญหาย

ตารางหรือแบบสอบถามปลายทางถูกลบหรือมีการเปลี่ยนชื่อ หรือโครงสร้างได้รับการปรับเปลี่ยนในรูปแบบที่เนื้อหาของฟอร์มไม่สามารถเพิ่มลงในตารางได้

สร้างตารางหรือแบบสอบถามปลายทางที่สูญหาย หรือ สร้างและส่งข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่

ข้อความ

ฟอร์มอาจเสียหายหรือถูกปรับเปลี่ยน

ฟอร์มในข้อความตอบกลับเสียหาย หรือมีบางคน (ผู้รับหรือผู้ส่ง) ปรับเปลี่ยนฟอร์มนั้น

ถ้าผู้รับปรับเปลี่ยนฟอร์มดังกล่าว ขอให้ผู้รับส่งฟอร์มกลับมาใหม่อีกครั้ง จากนั้นส่งออกข้อความตอบกลับนั้นด้วยตนเอง

ถ้าฟอร์มในข้อความต้นฉบับเสียหายหรือไม่ถูกต้อง คุณต้องสร้างและส่งข้อความใหม่

ข้อความ

ข้อมูลที่จำเป็นในการประมวลผลที่สูญหายไปให้เสร็จสมบูรณ์

ข้อมูลที่จำเป็นในการแมปข้อความตอบกลับไปยังระเบียนที่มีอยู่ซึ่งจะต้องถูกปรับปรุงนั้นหายไป

การตั้งค่าข้อความต้องถูกทำข้อมูลให้ตรงกันกับ Outlook โดยใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รวบรวมข้อมูล ให้คลิก จัดการข้อความตอบกลับ ในกล่องโต้ตอบ จัดการข้อความตอบกลับ ให้เลือกข้อความ ภายใต้ รายละเอียดของข้อความ นั้น Access จะแสดงกล่องคำเตือน ให้คลิกคำเตือนเพื่อทำการตั้งค่าให้ตรงกัน แล้วปิดกล่องโต้ตอบ สลับกลับไปที่ Outlook แล้วลองส่งออกข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

ข้อความ

ไม่สามารถเพิ่มหรือปรับปรุงข้อมูลได้ เนื่องจากข้อมูลดังกล่าวจะส่งผลให้เกิดค่าที่ซ้ำกันในเขตข้อมูลที่ยอมรับเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้น

เขตข้อมูลที่มีคุณสมบัติ ใส่ดัชนี ที่ถูกตั้งค่าเป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) จะไม่สามารถมีค่าที่ซ้ำกันได้ ถ้ามีค่าที่กำหนดให้กับเขตข้อมูลฟอร์มที่มีอยู่แล้วในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง การดำเนินการจะล้มเหลว

ให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับข้อความอื่นด้วยค่าที่ต่างกันในเขตข้อมูลฟอร์ม

ข้อความ

ค่าที่คุณป้อนไม่ใช่ค่าที่อยู่ในรายการตัวเลือก

ฟอร์มจะมีเขตข้อมูลที่ต้องการในการค้นหาค่า แต่ผู้ใช้ไม่ได้ระบุค่าสำหรับเขตข้อมูลนั้น หรือคุณสมบัติ จำกัดแค่ในรายการ ของเขตข้อมูลถูกตั้งค่าให้เป็น ใช่ และผู้ใช้ระบุค่าที่ไม่ได้อยู่ในรายการ

ขอให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับให้ใหม่หลังจากกรอกเขตข้อมูลทั้งหมดแล้ว หรือกรอกแล้วบันทึกฟอร์มด้วยตนเอง แล้วลองส่งออกใหม่อีกครั้ง

ข้อความ

ค่าที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลฟอร์ม

ผู้รับได้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล

ขอให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับให้ใหม่หลังจากกรอกเขตข้อมูลทั้งหมดแล้ว หรือกรอกแล้วบันทึกฟอร์มด้วยตนเอง แล้วลองส่งออกอีกครั้ง

ข้อความ

ข้อความตอบกลับนี้มีฟอร์มที่คุณต้องกรอก เมื่อคุณกรอกเสร็จแล้ว ให้ส่งฟอร์มดังกล่าวไปยังผู้ส่งข้อความอีเมลนี้

ผู้รับไม่ได้กรอกฟอร์ม

ขอให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับอีกหนึ่งข้อความให้หลังจากกรอกฟอร์มแล้ว

ลองทำการส่งออกข้อความตอบกลับจนกว่าคอลัมน์ ประเภท จะแสดงกรอบสี่เหลี่ยมสีเขียวขึ้น

การส่งข้อความอีเมลในการเก็บรวบรวมข้อมูล

ถ้าคุณต้องการส่งข้อความให้ผู้ใช้เพิ่มเติม หรือถ้าข้อความต้นฉบับไปไม่ถึงผู้ใช้บางรายเนื่องจากเกิดข้อผิดพลาดบางอย่าง ให้ลองทำการส่งต่อข้อความใหม่อีกครั้งแทนที่จะส่งต่อข้อความดังกล่าว

  1. บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการรวบรวมข้อมูลคลิกจัดการการตอบกลับ รูปปุ่ม

    กล่องโต้ตอบ จัดการข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูล ถูกแสดง

    กล่องโต้ตอบ 'จัดการข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูล'

  2. ในกล่องโต้ตอบ จัดการข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูล ให้คลิกข้อความที่คุณต้องการส่งอีกครั้ง

  3. คลิก ส่งข้อความอีเมลนี้ใหม่

    ถ้าปุ่มส่งข้อความอีเมนี้ ถูกปิดใช้งาน

    ปุ่มนี้จะปรากฏเป็นสีจาง (ไม่พร้อมใช้งาน) ถ้าการตั้งค่าข้อความจะต้องทำข้อมูลให้ตรงกันกับ Outlook

    คลิกกล่องคำเตือนภายใต้ รายละเอียดของข้อความ เพื่อทำการตั้งค่าให้ตรงกัน ถ้าการประมวลผลดังกล่าวเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณจะเห็นข้อความ การทำข้อมูลให้ตรงกันเสร็จเรียบร้อยแล้ว ถ้าคุณเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด ให้ลองปิดแล้วเปิดกล่องโต้ตอบใหม่อีกครั้ง

  4. Access จะดำเนินการตรวจสอบบางอย่าง  เช่น ตรวจสอบว่า ตารางหรือแบบสอบถามปลายทางยังคงมีอยู่ ตารางหรือแบบสอบถามปลายทางยังมีเขตข้อมูลฟอร์มทั้งหมดอยู่ และชนิดข้อมูลของตารางหรือแบบสอบถามปลายทางจะต้องไม่เปลี่ยนด้วย ถ้าการตรวจสอบสำเร็จ หน้าตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุว่า คุณต้องการให้ข้อความตอบกลับได้รับการประมวลผลอย่างไร หรือมิฉะนั้น คุณจะเห็นข้อความที่แนะนำให้คุณสร้างข้อความอีเมลใหม่

  5. ดำเนินการกับตัวช่วยสร้างนี้ต่อไปดังที่คุณได้ทำเมื่อคุณส่งข้อความนี้ครั้งแรก การตั้งค่าอาจต่างจากครั้งล่าสุดได้

    เมื่อต้องการส่งข้อความอีเมลไปยังผู้ใช้รายอื่น ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ให้ระบุที่อยู่อีเมลด้วยตนเอง (โปรดสังเกตุว่า ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อคุณเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อเพิ่มระเบียนใหม่เท่านั้น)

    • เลือกเขตข้อมูลที่อยู่อีเมลที่ต่างกันหนึ่งเขตข้อมูล

    • ใช้เขตข้อมูลที่อยู่อีเมลเดียวกัน แต่ในขั้นตอนสุดท้าย ให้เลือกเฉพาะที่อยู่ที่คุณต้องการเท่านั้น

      สำหรับวิธีใช้ขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง ดูส่วนที่ระบุวิธีที่คุณต้องการประมวลผลข้อมูลก่อนหน้านี้ในบทความนี้

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×