การเก็บถาวรใน Outlook สำหรับ Windows

การเก็บถาวรใน Outlook สำหรับ Windows

มีวิธีการเก็บถาวรข้อความหลายวิธีใน Outlook 2016 วิธีการที่คุณสามารถใช้ได้จะขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้ Outlook 2016 ที่มีบัญชี Office 365 for Business บัญชี Exchange หรือบัญชีชนิดอื่น เช่น บัญชี Outlook.com, Gmail, POP หรือ IMAP

บัญชีทั้งหมดใน Outlook 2016 มีการเข้าถึงโฟลเดอร์ เก็บถาวร โฟลเดอร์เก็บถาวรคือหนึ่งในโฟลเดอร์เริ่มต้นของ Outlook เช่น กล่องจดหมายเข้า รายการที่ส่ง และโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ คุณไม่สามารถลบโฟลเดอร์ เก็บถาวร ได้ ถ้าคุณใช้ Outlook ด้วยบัญชี Exchange หรือ Exchange Online นโยบายโฟลเดอร์ เช่น นโยบายการเก็บข้อมูลจะนำไปใช้กับโฟลเดอร์ เก็บถาวร

การใช้ปุ่ม เก็บถาวร เพื่อย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ เก็บถาวร ไม่ได้ลดขนาดกล่องจดหมายของคุณ ถ้าคุณต้องการลดขนาดกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ ใน Office 365 for Enterprise หรือ เก็บถาวรรายการด้วยตนเอง

เก็บถาวรข้อความที่มีการดำเนินการเดียวใน Outlook 2016

คุณสามารถใช้ปุ่ม เก็บถาวร ในกลุ่ม ลบ บน Ribbon เพื่อย้ายข้อความอย่างน้อยหนึ่งรายการไปยังโฟลเดอร์ เก็บถาวร ของคุณโดยไม่ต้องลบ การใช้ การเก็บถาวรมีประโยชน์มากมาย

  • รายการที่เก็บถาวรจะยังคงค้นหาได้ง่ายจากกล่องค้นหาหรือไปที่โฟลเดอร์ เก็บถาวร ของคุณ เมื่อคุณพิมพ์คำในกล่องค้นหา ตามค่าเริ่มต้น Outlook 2016 จะค้นหาโฟลเดอร์ทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ

  • รายการจะยังคงอยู่บนโทรศัพท์หรืออุปกรณ์อื่นของคุณผ่านโฟลเดอร์ เก็บถาวร

เก็บถาวรรายการใน Outlook 2016

  1. เลือกข้อความอย่างน้อยหนึ่งรายการใน กล่องจดหมายเข้า หรือโฟลเดอร์อื่นของคุณเพื่อเก็บถาวร

  2. ในกลุ่ม ลบ ให้เลือก เก็บถาวร คุณยังสามารถใช้แป้น Backspace เพื่อเก็บถาวรข้อความที่เลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการได้ทันที 

    การเก็บถาวรใน 1 คลิก

    หมายเหตุ: โลฟเดอร์ เก็บถาวร ของคุณยังคงอยู่ แม้ว่าคุณจะไม่เคยใช้งานฟีเจอร์นี้มาก่อน คุณจะพบในรายการโฟลเดอร์ Outlook ของคุณ ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์นั้น และคุณใช้งาน Outlook 2016 อยู่ ให้ไปที่ ไฟล์ > บัญชี Office > ตัวเลือกการอัปเดต > อัปเดตทันที

  3. ข้อความของคุณจะถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์ เก็บถาวร ถ้าคุณเก็บถาวรข้อความโดยไม่ตั้งใจ ให้ไปที่โฟลเดอร์ เก็บถาวร แล้วย้ายข้อความกลับไปที่กล่องจดหมายเข้าของคุณ

หมายเหตุ: ปุ่ม เก็บถาวร จะมองเห็นได้ใน Outlook 2016 เท่านั้น Outlook เวอร์ชันที่เก่ากว่าไม่มีปุ่ม เก็บถาวร บน Ribbon

เก็บข้อความถาวรโดยใช้คีย์บอร์ด

คุณสามารถเก็บถาวรข้อความที่เลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการโดยคลิกแป้น Backspace ถ้าคุณคลิกแป้น ลบ ข้อความจะไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ คุณไม่สามารถเปลี่ยนลักษณะการทำงานของแป้น Backspace

หมายเหตุ: ถ้าคุณมีข้อความเปิดอยู่ในหน้าต่างของข้อความแทนที่จะเป็นหน้าต่างการอ่าน คีย์ Backspace จะไม่เก็บถาวรข้อความ คุณจะต้องปิดข้อความ และดูในบานหน้าต่างการอ่านเพื่อให้ คีย์ Backspace เก็บถาวรข้อความ เมื่อข้อความเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่ วิธีเดียวที่จะเก็บถาวรข้อความคือใช้ปุ่ม เก็บถาวร บน Ribbon

ฉันจะพบโฟลเดอร์ เก็บถาวร ได้อย่างไร

โฟลเดอร์ เก็บถาวร ของคุณอยู่ในรายการโฟลเดอร์ เมื่อต้องการแสดงรายการโฟลเดอร์ ให้เลือก มุมมอง > บานหน้าต่างโฟลเดอร์ แล้วเลือก ปกติ

บนเมนู บานหน้าต่างโฟลเดอร์ มีการเลือก ปกติ อยู่

ฉันจะค้นหาโฟลเดอร์ เก็บถาวร ได้อย่างไร

ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณค้นหารายการ Outlook โดยใช้ฟีเจอร์ ค้นหาในกล่องจดหมายปัจจุบัน ที่ด้านบนของรายการโฟลเดอร์ของคุณ Outlook จะค้นหาทั้งกล่องจดหมายของคุณ

ค้นหากล่องจดหมายของคุณ

ถ้าคุณต้องการจำกัดการค้นหาเป็นโฟลเดอร์ เก็บถาวร ของคุณเท่านั้น ให้เลือกโฟลเดอร์ เก็บถาวร ในรายการโฟลเดอร์ก่อน ขณะนี้ กล่องค้นหาของคุณจะค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์ เก็บถาวร เท่านั้น

ค้นหาโฟลเดอร์เก็บถาวร

ขั้นตอนนี้แตกต่างจาก ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ อย่างไร

ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เป็นฟีเจอร์สำหรับ Office 365 ลูกค้าระดับองค์กรที่มีขนาดกล่องข้อความใหญ่กว่าปกติ ลูกค้าเหล่านี้สามารถใช้ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เพื่อหลีกเลี่ยงการลบจดหมายเก่าได้ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ ของผู้ใช้ทำหน้าที่คล้ายๆ กับบัญชีที่ 2 ใน Outlook ที่มีโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นของตัวเอง ดังนั้นจึงไม่รวมอยู่ในการค้นหาที่ดำเนินการจาก กล่องขาเข้า

ถ้าเปิดใช้งาน ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้สามารถตั้งค่ากล่องจดหมายของพวกเขาเพื่อย้ายข้อความเก่าไปยัง ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ โดยใช้ นโยบายการเก็บถาวร

ฉันควรใช้ เก็บถาวร และ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เมื่อใด

เราขอแนะนำให้ใช้ฟีเจอร์ เก็บถาวร เพื่อเพื่อให้กล่องจดหมายเข้าของคุณไม่มีข้อความที่คุณตอบกลับหรือดำเนินการไปแล้ว ให้คิดว่า เก็บถาวร ก็เหมือนกับโฟลเดอร์ไฟล์ คุณสามารถจัดเก็บรายการในโฟลเดอร์ เก็บถาวร และยังคงเข้าถึงได้ง่ายๆ คุณยังสามารถลบข้อความหรือย้ายไปที่โฟลเดอร์ที่ระบุถ้าเหมาะกับสไตล์ของคุณมากกว่า

สำหรับผู้ใช้ที่มีกล่องจดหมายขนาดใหญ่ในองค์กร Office 365 Enterprise เราขอแนะนำให้ผู้ดูแลระบบตั้งค่า นโยบายเก็บถาวร ที่ย้ายรายการไปที่ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ หลังจากหนึ่งปีหรือน้อยกว่านั้น ถ้าผู้ใช้ถึงโควตาของกล่องจดหมายก่อนระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องลบจดหมายเก่าเพื่อเก็บพื้นที่ไว้สำหรับจดหมายใหม่ จดหมายที่เก่ากว่าเวลาที่ระบุสามารถย้ายจากโฟลเดอร์ กล่องจดหมายเข้า และโฟลเดอร์ เก็บถาวร ภายในเครื่องได้

คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับการเก็บถาวร

ไม่ได้ โฟลเดอร์ เก็บถาวร คือหนึ่งในโฟลเดอร์ระบบเริ่มต้นของ Outlook และไม่สามารถเปลี่ยนชื่อ ย้าย หรือลบได้

การเก็บถาวรเป็นฟีเจอร์ที่เป็นที่รู้จักกันดีที่มีอยู่แล้วใน Outlook Mobile, Outlook Web App และ Outlook.com ตลอดจนผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นเช่น Gmail เนื่องจากชื่อนี้เป็นชื่อที่สร้างไว้แล้ว และ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เป็นฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้ว เราจึงตัดสินใจปล่อยให้ทั้งคู่มีชื่อเหมือนกัน

เก็บถาวรอัตโนมัติ คือฟีเจอร์ Outlook เก่าที่อนุญาตให้ย้ายจดหมายเก่าไปที่ไฟล์ .pst โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าจดหมายจะถูกนำออกจากเซิร์ฟเวอร์และค้นหาได้ยากยิ่งขึ้น ถ้าฮาร์ดไดรฟ์มี AutoArchive.pst ที่ไม่สามารถใช้งานได้ จดหมายเหล่านี้จะหายไป ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์คือการแทนที่ในระดับองค์กรสำหรับ เก็บถาวรอัตโนมัติ

การเก็บถาวรอัตโนมัติจะยังคงสามารถใช้งานได้ ถ้าคุณไม่มี ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ และถ้าแผนกไอทีของคุณไม่ได้ปิดใช้งานฟังก์ชันการทำงาน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การเก็บถาวรอัตโนมัติ ใน Outlook 2016 ให้ดู การเก็บถาวร รายการเก่าด้วยตนเองใน Outlook สำหรับ Windows

การเก็บถาวร สามารถใช้งานได้ทั่วไปใน Outlook สำหรับ Windows, Outlook Mobile, Outlook บนเว็บ และOutlook.com ไม่สามารถปิดใช้งานฟีเจอร์ การเก็บถาวร โดยใช้ นโยบายกลุ่ม

หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×