Office
การเก็บถาวรใน Outlook สำหรับ Windows

การเก็บถาวรใน Outlook สำหรับ Windows

มีวิธีการเก็บถาวรข้อความหลายวิธีใน Outlook วิธีที่คุณสามารถใช้ได้จะขึ้นอยู่กับชนิดของบัญชีอีเมลที่คุณได้ตั้งค่าไว้ใน Outlook

บัญชีทั้งหมดมีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ เก็บถาวร สำหรับบัญชีผู้ใช้ Office 365, Outlook.com และ Exchange โฟลเดอร์เก็บถาวรคือหนึ่งในโฟลเดอร์เริ่มต้นของ Outlook เช่น โฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้า รายการที่ส่ง และรายการที่ถูกลบ คุณไม่สามารถลบโฟลเดอร์ เก็บถาวร ได้ ถ้าคุณใช้ Outlook ด้วยบัญชี Exchange หรือ Exchange Online นโยบายโฟลเดอร์ เช่น นโยบายการเก็บข้อมูลจะนำไปใช้กับโฟลเดอร์ เก็บถาวร

สำหรับบัญชีผู้ใช้ POP และ IMAP คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ เก็บถาวร หรือระบุโฟลเดอร์ที่มีอยู่เพื่อใช้เป็นโฟลเดอร์เก็บถาวรได้ คุณไม่สามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของโฟลเดอร์ เก็บถาวร สำหรับบัญชีผู้ใช้ Office 365 หรือ Exchange

การใช้ปุ่ม เก็บถาวร เพื่อย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ เก็บถาวร ไม่ได้ลดขนาดกล่องจดหมายของคุณ ถ้าคุณต้องลดขนาดกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ ใน Office 365 for Enterprise หรือคุณสามารถเก็บถาวรรายการด้วยตนเอง

เก็บถาวรข้อความด้วยปุ่มเก็บถาวร

คุณสามารถใช้ปุ่ม เก็บถาวร ในกลุ่ม ลบ บน Ribbon เพื่อย้ายข้อความอย่างน้อยหนึ่งรายการไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณโดยไม่ต้องลบ การใช้ การเก็บถาวรมีประโยชน์มากมาย

  • รายการที่เก็บถาวรจะยังคงค้นหาได้ง่ายจากกล่องค้นหาหรือไปที่โฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณ ตามค่าเริ่มต้นแล้ว เมื่อคุณพิมพ์คำในกล่องค้นหา Outlook จะค้นหาโฟลเดอร์ทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ

  • รายการจะยังคงอยู่บนโทรศัพท์หรืออุปกรณ์อื่นของคุณผ่านโฟลเดอร์เก็บถาวร

เก็บถาวรรายการใน Outlook

  1. เลือกข้อความอย่างน้อยหนึ่งรายการใน กล่องจดหมายเข้า หรือโฟลเดอร์อื่นของคุณเพื่อเก็บถาวร

  2. ในกลุ่มลบ ให้เลือกเก็บถาวร คุณยังสามารถใช้แป้น Backspace เพื่อเก็บถาวรข้อความที่เลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการได้ทันที 

    การเก็บถาวรใน 1 คลิก

    หมายเหตุ: สำหรับบัญชีผู้ใช้ Office 365, Exchange, Exchange Online และ Outlook.com โฟลเดอร์์เก็บถาวรของคุณมีอยู่แล้วแม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้ฟีเจอร์เหล่านั้นมาก่อน คุณจะพบในรายการโฟลเดอร์ Outlook ของคุณ ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์นั้น และคุณใช้งาน Outlook 2016 หรือ Outlook สำหรับ Office 365 อยู่ ให้ไปที่ ไฟล > บัญชี Office > ตัวเลือกการอัปเดต > อัปเดตเดี๋ยวนี้

  3. ข้อความของคุณจะถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์เก็บถาวร ถ้าคุณเก็บถาวรข้อความโดยไม่ตั้งใจ ให้ไปที่โฟลเดอร์เก็บถาวร แล้วย้ายข้อความกลับไปที่กล่องจดหมายเข้าของคุณ

หมายเหตุ: ปุ่มเก็บถาวร จะปรากฏใน Outlook 2016, Outlook 2019, และ Outlook สำหรับ Office 365 เท่านั้น Outlook เวอร์ชันที่เก่ากว่าไม่มีปุ่ม เก็บถาวร บน Ribbon

เก็บข้อความถาวรโดยใช้คีย์บอร์ด

คุณสามารถเก็บถาวรข้อความที่เลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการโดยคลิกแป้น Backspaceถ้าคุณคลิกแป้นลบ ข้อความจะไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ คุณไม่สามารถเปลี่ยนลักษณะการทำงานของแป้น Backspace ได้

หมายเหตุ: ถ้าคุณมีข้อความเปิดอยู่ในหน้าต่างของข้อความแทนที่จะเป็นหน้าต่างการอ่าน แป้น Backspace จะไม่เก็บถาวรข้อความ คุณจะต้องปิดข้อความ และดูในบานหน้าต่างการอ่านเพื่อให้แป้น Backspaceเก็บถาวรข้อความ เมื่อข้อความเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่ วิธีเดียวที่จะเก็บถาวรข้อความคือใช้ปุ่ม เก็บถาวร บน Ribbon

ฉันจะปิดใช้งานการเก็บถาวรโดยใช้แป้น Backspace ของ Outlook for Office 365 อย่างไร

เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้มีการย้ายแป้น Backspace จากการย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร คุณสามารถเพิ่มรายการรีจิสทรีต่อไปนี้เพื่อปิดใช้งานฟังก์ชันการทำงานนี้
 

สิ่งสำคัญ
ทำตามขั้นตอนในส่วนนี้อย่างระมัดระวัง ปัญหาร้ายแรงอาจเกิดขึ้นถ้าคุณปรับเปลี่ยนรีจิสทรีอย่างไม่ถูกต้อง ก่อนที่คุณจะปรับเปลี่ยน ให้สำรองข้อมูลรีจิสทรีสำหรับการคืนค่า ในกรณีที่มีปัญหาเกิดขึ้น


เส้นทางรีจิสทรีของนโยบายกลุ่ม:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
ชื่อ: DisableOneClickArchive
ชนิด: DWORD
ค่า: 1

เส้นทางรีจิสทรีของ Office Customization Tool (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
ชื่อ: DisableOneClickArchive
ชนิด: DWORD
ค่า: 1

หมายเหตุ: การแก้ไขปัญหานี้จะไม่นำไปใช้กับ Outlook เวอร์ชันถาวร

ฉันจะพบโฟลเดอร์เก็บถาวรได้อย่างไร

โฟลเดอร์เก็บถาวร ของคุณอยู่ในรายชื่อโฟลเดอร์ เมื่อต้องการแสดงรายชื่อโฟลเดอร์ ให้เลือก มุมมอง บานหน้าต่างโฟลเดอร์ >  แล้วเลือก ปกติ

บนเมนู บานหน้าต่างโฟลเดอร์ มีการเลือก ปกติ อยู่

ฉันจะค้นหาโฟลเดอร์ เก็บถาวร ได้อย่างไร

ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณค้นหารายการ Outlook โดยใช้ฟีเจอร์ ค้นหาในกล่องจดหมายปัจจุบัน ที่ด้านบนของรายการโฟลเดอร์ของคุณ Outlook จะค้นหาทั้งกล่องจดหมายของคุณ

ค้นหากล่องจดหมายของคุณ

หากคุณต้องการจำกัดการค้นหาเป็นโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณเท่านั้น ให้เลือกโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ก่อน ขณะนี้ กล่องค้นหาของคุณจะค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์เก็บถาวรเท่านั้น

ค้นหาโฟลเดอร์เก็บถาวร

ขั้นตอนนี้แตกต่างจาก ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ อย่างไร

ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เป็นฟีเจอร์สำหรับ Office 365 ลูกค้าระดับองค์กรที่มีขนาดกล่องข้อความใหญ่กว่าปกติ ลูกค้าเหล่านี้สามารถใช้ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เพื่อหลีกเลี่ยงการลบจดหมายเก่าได้ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ ของผู้ใช้ทำหน้าที่คล้ายๆ กับบัญชีที่ 2 ใน Outlook ที่มีโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นของตัวเอง ดังนั้นจึงไม่รวมอยู่ในการค้นหาที่ดำเนินการจาก กล่องขาเข้า

ถ้าเปิดใช้งาน ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้สามารถตั้งค่ากล่องจดหมายของพวกเขาเพื่อย้ายข้อความเก่าไปยัง ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ โดยใช้ นโยบายการเก็บถาวร

ฉันควรใช้ เก็บถาวร และ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เมื่อใด

เราขอแนะนำให้คุณใช้ฟีเจอร์เก็บถาวร เพื่อให้กล่องจดหมายเข้าของคุณไม่มีข้อความที่คุณตอบกลับหรือดำเนินการไปแล้ว ให้คิดว่า เก็บถาวร ก็เหมือนกับโฟลเดอร์ไฟล์ คุณสามารถจัดเก็บรายการในโฟลเดอร์ เก็บถาวร และยังคงเข้าถึงได้ง่ายๆ คุณยังสามารถลบข้อความหรือย้ายไปที่โฟลเดอร์ที่ระบุถ้าเหมาะกับสไตล์ของคุณมากกว่า

สำหรับผู้ใช้ที่มีกล่องจดหมายขนาดใหญ่ในองค์กร Office 365 Enterprise เราขอแนะนำให้ผู้ดูแลระบบกำหนด นโยบายการเก็บถาวร ที่ย้ายรายการต่างๆ ไปยัง ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ หลังผ่านไป 1 ปีหรืออาจน้อยกว่านั้นถ้าผู้ใช้ถึงขีดจำกัดของกล่องจดหมายก่อนระยะเวลาที่กำหนด วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจว่าผู้ใช้จะไม่ต้องลบจดหมายเก่าเพื่อเก็บพื้นที่ไว้สำหรับจดหมายใหม่ คุณสามารถย้ายจดหมายที่เก่ากว่าระยะเวลาที่กำหนดจากทั้งโฟลเดอร์กล่องขาเข้าและโฟลเดอร์ เก็บถาวร ภายในเครื่อง

คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับการเก็บถาวร

ถ้าคุณกำลังใช้บัญชี Office 365, Exchange, Exchange Online หรือ Outlook.com คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของรายการที่เก็บถาวรที่มีการย้ายแล้วของคุณ โฟลเดอร์ เก็บถาวร คือหนึ่งในโฟลเดอร์ระบบเริ่มต้นของ Outlook และไม่สามารถเปลี่ยนชื่อ ย้าย หรือลบได้ ถ้าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้ POP หรือ IMAP เช่น Gmail, Yahoo หรือ iCloud คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของโฟลเดอร์ เก็บถาวร โดยการเลือก ไฟล์ > การตั้งค่ากล่องจดหมาย > เครื่องมือ > ตั้งเป็นโฟลเดอร์เก็บถาวร

การเก็บถาวรเป็นฟีเจอร์ที่เป็นที่รู้จักกันดีที่มีอยู่แล้วใน Outlook Mobile, Outlook Web App และ Outlook.com ตลอดจนผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นเช่น Gmail เนื่องจากชื่อนี้เป็นชื่อที่สร้างไว้แล้ว และ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เป็นฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้ว เราจึงตัดสินใจปล่อยให้ทั้งคู่มีชื่อเหมือนกัน

การเก็บถาวรอัตโนมัติเป็นฟีเจอร์ Outlook เก่าที่อนุญาตให้ย้ายจดหมายเก่าไปยังไฟล์ .pst โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าจะมีการนำเอาข้อความออกจากเซิร์ฟเวอร์และค้นหาได้ยากขึ้น หากฮาร์ดไดรฟ์ที่มี AutoArchive.pst ไม่สามารถใช้งานได้ ข้อความเหล่านี้จะสูญหายไป ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เป็นการแทนที่ในระดับองค์กรสำหรับ การเก็บถาวรอัตโนมัติ

การเก็บถาวรอัตโนมัติจะยังคงสามารถใช้งานได้ ถ้าคุณไม่มี ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ และถ้าแผนกไอทีของคุณไม่ได้ปิดใช้งานฟังก์ชันการทำงาน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การเก็บถาวรอัตโนมัติ ใน Outlook 2016 ให้ดู การเก็บถาวร รายการเก่าด้วยตนเองใน Outlook สำหรับ Windows

การเก็บถาวร สามารถใช้งานได้ทั่วไปใน Outlook สำหรับ Windows, Outlook Mobile, Outlook บนเว็บ และOutlook.com ไม่สามารถปิดใช้งานฟีเจอร์ การเก็บถาวร โดยใช้ นโยบายกลุ่ม

หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×