ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office
การเก็บถาวรรายการด้วยตนเอง

การเก็บถาวรรายการด้วยตนเอง

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

กล่องจดหมาย Outlook ของคุณมีขนาดไม่ได้ใหญ่มาก และคุณก็คงจะไม่หยุดรับอีเมลเร็วๆ นี้ เพื่อป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายเต็ม คุณสามารถย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บไว้ไปยัง เก็บถาวร หรือไฟล์ข้อมูล Outlook ที่แยกต่างหาก (.pst) ที่คุณสามารถเปิดจาก Outlook เมื่อใดก็ตามที่คุณจำเป็นต้องใช้ข้อมูลนั้น

หมายเหตุ: คำสั่งการเก็บถาวร และฟีเจอร์ไม่ปรากฏขึ้นสำหรับบัญชีผู้ใช้ใด ๆ ในโปรไฟล์ Outlook ของคุณถ้าคุณมีบัญชีผู้ใช้ Exchange Server และองค์กรของคุณใช้เก็บถาวรแบบออนไลน์ของ Microsoft Exchange Server ผู้ดูแลเครือข่ายของคุณยังสามารถปิดใช้งานคุณลักษณะนี้

ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ในการเก็บถาวรรายการในช่วงเวลาสม่ำเสมอ ถ้าต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ คุณสามารถเก็บถาวรรายการด้วยตนเองเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถควบคุมได้ว่ารายการใดที่จะเก็บถาวร สถานที่ใดที่จะเก็บรายการ และอายุของรายการก่อนที่จะถูกเก็บถาวร

  1. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในOutlook 2013:คลิกไฟล์ >ข้อมูล >เครื่องมือล้าง >เก็บถาวร


      การเก็บถาวร

    • ใน Outlook 2016: คลิก แฟ้ม > ข้อมูล > เครื่องมือ > ล้างข้อมูลรายการเก่า

      ล้างข้อมูลรายการเก่า

    เคล็ดลับ: เก็บถาวรและเก็บถาวรอัตโนมัติอาจไม่สามารถใช้ได้ถ้าโปรไฟล์จดหมายของคุณเชื่อมต่อกับ Exchange Server หรืออาจเป็นไปได้ว่าองค์กรของคุณมีนโยบายการเก็บข้อมูลจดหมายที่ใช้แทนเก็บถาวรอัตโนมัติ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  2. คลิกตัวเลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร

  3. ภายใต้ เก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า ให้ระบุวันที่

    กล่องโต้ตอบ เก็บถาวร

  4. คุณสามารถสร้างไฟล์ .pst หลายไฟล์ได้ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรบางโฟลเดอร์โดยใช้การตั้งค่าที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเก็บรายการในโฟลเดอร์ ส่ง นานกว่ารายการในโฟลเดอร์ กล่องจดหมายเข้า ของคุณ

  5. เลือกกล่อง รวมรายการที่ถูกเลือกว่า "ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ" เพื่อเก็บถาวรรายการแต่ละรายการที่ถูกแยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้ไม่ได้เอาการแยกออกดังกล่าวออกจากรายการเหล่านี้ แต่จะละเว้นการตั้งค่า ไม่ทำการเก็บถาวรอัตโนมัติ สำหรับการดำเนินการเก็บถาวรนี้เท่านั้น

  6. คลิก ตกลง

ปิดใช้งาน เก็บถาวรอัตโนมัติ

เมื่อต้องการเก็บถาวรเมื่อคุณต้องการเท่านั้น ให้ปิดใช้งาน เก็บถาวรอัตโนมัติ

  1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง

  2. ภายใต้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ให้คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

  3. ล้างกล่อง เก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ n วัน

ตามค่าเริ่มต้น รายการ Outlook เก่าที่เก็บถาวรอัตโนมัติบนช่วงเวลาสม่ำเสมอ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บถาวรอัตโนมัติ ดูเก็บถาวรอัตโนมัติใช้การสำรองข้อมูล หรือลบรายการ

คุณสามารถสำรอง และเก็บถาวรรายการ นอกเหนือ จากการเก็บถาวรอัตโนมัติ หรือ เป็นการแทนที่ด้วยตนเอง การเก็บถาวรด้วยตนเองให้ความยืดหยุ่น ช่วยให้คุณสามารถระบุเป็นเหมือนกับโฟลเดอร์ที่จะรวมอยู่ในเก็บถาวร และที่เก็บถาวรไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) จะใช้

เมื่อต้องการเก็บถาวรรายการ Outlook ด้วยตนเอง ทำต่อไปนี้:

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิกเครื่องมือล้าง

  3. คลิก เก็บถาวร

  4. คลิกตัวเลือกที่เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด นั้นแล้ว คลิกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร โฟลเดอร์ย่อยใด ๆ ของโฟลเดอร์ที่คุณเลือกจะถูกรวมอยู่ในที่เก็บถาวรด้วยตนเอง

  5. ภายใต้ เก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า ให้ระบุวันที่

    กล่องโต้ตอบ เก็บถาวร

  6. ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ไฟล์เริ่มต้นหรือตำแหน่งที่ตั้ง ภายใต้แฟ้มที่เก็บถาวร คลิกเรียกดู เพื่อระบุตำแหน่งที่ตั้งหรือไฟล์ใหม่ เรียกดูเพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการ หรือใส่ชื่อไฟล์ แล้วคลิกตกลง ตำแหน่งที่ตั้งไฟล์ปลายทางปรากฏในกล่องแฟ้มที่เก็บถาวร

  7. เลือกกล่องกาเครื่องหมายรวมรายการ "ทำไม่ได้เก็บถาวรอัตโนมัติ" การตรวจสอบ การรวมรายการใด ๆ ที่อาจถูกทำเครื่องหมายแต่ละรายการจะถูกแยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้เอาที่แยกจากรายการเหล่านี้ แต่แทน ละเว้นกล่องกาเครื่องหมายไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ สำหรับที่เก็บถาวรนี้เท่านั้น

ปิดใช้งาน เก็บถาวรอัตโนมัติ

ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรด้วยตนเองเท่านั้น คุณต้องการปิดใช้งานเก็บถาวรอัตโนมัติ ทำต่อไปนี้:

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก ตัวเลือก

  3. บนแท็บขั้นสูง ภายใต้เก็บถาวรอัตโนมัติ คลิกการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

  4. ล้างกล่องกาเครื่องหมายเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ n วัน

เก็บถาวรอัตโนมัติ ซึ่งถูกเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น ย้ายรายการเก่าไปยังตำแหน่งเก็บถาวรในช่วงเวลาที่จัดกำหนดการไว้โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถด้วยตนเองสำรอง และเก็บถาวรรายการไปยังตำแหน่งที่คุณระบุไว้

หมายเหตุ: การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติMicrosoft Office Outlook 2007 จะสามารถกำหนดเอง แทนที่จะสำรองข้อมูล หรือเก็บถาวรรายการต่าง ๆ ของคุณด้วยตนเอง คุณอาจพบว่า การเก็บถาวรอัตโนมัติสามารถตรงกับความต้องการของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูโดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติการสำรองข้อมูล หรือลบรายการ

  1. บนเมนูไฟล์ คลิกเก็บถาวร

  2. เลือกตัวเลือกที่เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด แล้ว ระบุวันที่ภายใต้เก็บถาวรรายการเก่ากว่า

    โฟลเดอร์ที่เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์

  3. ภายใต้แฟ้มที่เก็บถาวร คลิกการเรียกดู เพื่อระบุไฟล์ใหม่ หรือตำแหน่งที่ตั้งถ้าคุณไม่ต้องการใช้ไฟล์เริ่มต้น หรือตำแหน่งที่ตั้ง

  4. เลือกกล่องกาเครื่องหมายรวมรายการ "ทำไม่ได้เก็บถาวรอัตโนมัติ" เลือก ถ้าคุณต้องการแทนการตั้งค่าก่อนหน้าโดยอัตโนมัติไม่ได้เก็บถาวรรายการที่เฉพาะเจาะจง ถ้าคุณเลือกที่จะเก็บถาวรรายการเหล่านี้ด้วยตนเองในระหว่างขั้นตอนนี้ รายการอีกครั้งจะอยู่ภายใต้การไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ ยกเว้นคุณด้วยตนเองแทนการตั้งค่าการตั้งค่านั้นอีกครั้งในอนาคต

  5. คลิก ตกลง

หมายเหตุ: Outlook สร้างแฟ้มที่เก็บถาวรอื่นสำหรับรายการต่าง ๆ ในโฟลเดอร์และตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุโดยอัตโนมัติ

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×