การเก็บถาวรรายการด้วยตนเอง

การเก็บถาวรรายการด้วยตนเอง

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

กล่องจดหมาย Outlook ของคุณมีขนาดไม่ได้ใหญ่มาก และคุณก็คงจะไม่หยุดรับอีเมลเร็วๆ นี้ เพื่อป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายเต็ม คุณสามารถย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บไว้ไปยัง เก็บถาวร หรือไฟล์ข้อมูล Outlook ที่แยกต่างหาก (.pst) ที่คุณสามารถเปิดจาก Outlook เมื่อใดก็ตามที่คุณจำเป็นต้องใช้ข้อมูลนั้น

หมายเหตุ: คำสั่งการเก็บถาวร และฟีเจอร์ไม่ปรากฏขึ้นสำหรับบัญชีผู้ใช้ใด ๆ ในโปรไฟล์ Outlook ของคุณถ้าคุณมีบัญชีผู้ใช้ Exchange Server และองค์กรของคุณใช้เก็บถาวรแบบออนไลน์ของ Microsoft Exchange Server ผู้ดูแลเครือข่ายของคุณยังสามารถปิดใช้งานคุณลักษณะนี้

ตามค่าเริ่มต้น Outlook ใช้เก็บถาวรอัตโนมัติเมื่อต้องการเก็บถาวรรายการในช่วงเวลาที่สม่ำเสมอ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ดูเก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ คุณสามารถเก็บถาวรรายการด้วยตนเองเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถควบคุมได้ว่ารายการใดที่จะเก็บถาวร สถานที่ใดที่จะเก็บรายการ และอายุของรายการก่อนที่จะถูกเก็บถาวร

  1. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในOutlook 2013:คลิกไฟล์ >ข้อมูล >เครื่องมือล้าง >เก็บถาวร


      เก็บถาวร

    • ในOutlook 2016: คลิกไฟล์ >ข้อมูล >เครื่องมือ >ล้างรายการเก่า

      ล้างข้อมูลรายการเก่า

    เคล็ดลับ: เก็บถาวรและเก็บถาวรอัตโนมัติอาจไม่สามารถใช้ได้ถ้าโปรไฟล์จดหมายของคุณเชื่อมต่อกับ Exchange Server หรืออาจเป็นไปได้ว่าองค์กรของคุณมีนโยบายการเก็บข้อมูลจดหมายที่ใช้แทนเก็บถาวรอัตโนมัติ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  2. คลิกตัวเลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร

  3. ภายใต้ เก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า ให้ระบุวันที่

    กล่องโต้ตอบ เก็บถาวร

  4. คุณสามารถสร้างไฟล์ .pst หลายไฟล์ได้ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรบางโฟลเดอร์โดยใช้การตั้งค่าที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเก็บรายการในโฟลเดอร์ ส่ง นานกว่ารายการในโฟลเดอร์ กล่องจดหมายเข้า ของคุณ

  5. เลือกกล่อง รวมรายการที่ถูกเลือกว่า "ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ" เพื่อเก็บถาวรรายการแต่ละรายการที่ถูกแยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้ไม่ได้เอาการแยกออกดังกล่าวออกจากรายการเหล่านี้ แต่จะละเว้นการตั้งค่า ไม่ทำการเก็บถาวรอัตโนมัติ สำหรับการดำเนินการเก็บถาวรนี้เท่านั้น

  6. คลิก ตกลง

ปิดใช้งาน เก็บถาวรอัตโนมัติ

เมื่อต้องการเก็บถาวรเมื่อคุณต้องการเท่านั้น ให้ปิดใช้งาน เก็บถาวรอัตโนมัติ

  1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง

  2. ภายใต้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ให้คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

  3. ยกเลิกเลือกกล่องเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ n วัน

ตามค่าเริ่มต้น รายการ Outlook เก่าที่เก็บถาวรอัตโนมัติบนช่วงเวลาสม่ำเสมอ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บถาวรอัตโนมัติ ดูเก็บถาวรอัตโนมัติใช้การสำรองข้อมูล หรือลบรายการ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสำรองข้อมูลและเก็บถาวรรายการได้ด้วยตนเอง นอกเหนือจาก เก็บถาวรอัตโนมัติ หรือการแทนที่ การเก็บถาวรด้วยตนเองมีความยืดหยุ่นมากว่า และทำให้คุณสามารถระบุได้ว่าจะรวมโฟลเดอร์ใดบ้างไว้ในที่เก็บถาวร และจะใช้แฟ้มข้อมูล Outlook (.pst) ของที่เก็บถาวรใดบ้าง

เมื่อต้องการเก็บถาวรรายการ Outlook ด้วยตนเอง ให้ทำดังนี้

  1. คลิกแท็บ แฟ้ม

  2. คลิกเครื่องมือล้าง

  3. คลิก เก็บถาวร

  4. คลิกตัวเลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด แล้วคลิกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร โฟลเดอร์ย่อยใดๆ ของโฟลเดอร์ที่คุณเลือกจะรวมอยู่ในการเก็บถาวรด้วยตนเองนี้ด้วย

  5. ภายใต้ เก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า ให้ระบุวันที่

    กล่องโต้ตอบ เก็บถาวร

  6. ถ้าคุณไม่ต้องการใช้แฟ้มหรือตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น ภายใต้ แฟ้มที่เก็บถาวร ให้คลิก เรียกดู เพื่อระบุแฟ้มหรือตำแหน่งที่ตั้งใหม่ เรียกดูเพื่อค้นหาแฟ้มที่คุณต้องการ หรือใส่ชื่อแฟ้ม แล้วคลิก ตกลง ตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มปลายทางจะปรากฏอยู่ในกล่อง แฟ้มที่เก็บถาวร

  7. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมรายการที่ถูกเลือกว่า “ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ” ด้วย เพื่อรวมรายการใดๆ ที่อาจถูกทำเครื่องหมายในแต่ละรายการให้ไม่รวมไว้ในการเก็บถาวรอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้ไม่ได้เอาการแยกออกดังกล่าวออกจากรายการเหล่านี้ แต่จะละเว้นกล่องกาเครื่องหมาย ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ สำหรับการดำเนินการเก็บถาวรนี้เท่านั้น

ปิดใช้งานเก็บถาวรอัตโนมัติ

ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรด้วยตนเองเท่านั้น คุณต้องปิดใช้งาน เก็บถาวรอัตโนมัติ โดยการทำดังต่อไปนี้

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก ตัวเลือก

  3. บนแท็บ ขั้นสูง ใต้ การเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

  4. ล้างกล่องกาเครื่องหมายเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ n วัน

การเก็บถาวรอัตโนมัติ ซึ่งจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น จะย้ายรายการเก่าไปยังตำแหน่งที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติตามระยะเวลาที่กำหนด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสำรองและเก็บถาวรรายการต่างๆ ไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่คุณระบุได้ด้วยตนเอง

หมายเหตุ: การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติMicrosoft Office Outlook 2007 จะสามารถกำหนดเอง แทนที่จะสำรองข้อมูล หรือเก็บถาวรรายการต่าง ๆ ของคุณด้วยตนเอง คุณอาจพบว่า การเก็บถาวรอัตโนมัติสามารถตรงกับความต้องการของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูโดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติการสำรองข้อมูล หรือลบรายการ

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก เก็บถาวร

  2. เลือกตัวเลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด แล้วระบุวันที่ภายใต้ เก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า

    โฟลเดอร์ที่เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์

  3. ภายใต้ แฟ้มที่เก็บถาวร ให้คลิก เรียกดู เพื่อระบุแฟ้มหรือตำแหน่งที่ตั้งใหม่ถ้าคุณไม่ต้องการใช้แฟ้มหรือตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น

  4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมรายการที่ถูกเลือกว่า "ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ" ด้วย ถ้าคุณต้องการแทนที่การตั้งค่าก่อนหน้าเพื่อไม่ให้เก็บถาวรรายการที่ระบุโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณเลือกที่จะเก็บถาวรรายการเหล่านี้ด้วยตนเองในกระบวนงานนี้ รายการเหล่านี้จะใช้การตั้งค่า ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติรายการนี้ อีกครั้ง เว้นแต่ว่าคุณจะแทนที่การตั้งค่านั้นด้วยตนเองอีกครั้งในภายหลัง

  5. คลิก ตกลง

หมายเหตุ: Outlook จะสร้างแฟ้มเก็บถาวรอีกหนึ่งแฟ้มโดยอัตโนมัติสำหรับรายการต่างๆ ในโฟลเดอร์และตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×