การเก็บถาวรข้อมูลใน Access

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

คุณสามารถช่วยเก็บข้อมูลของคุณที่ถูกจัดระเบียบได้ด้วยการเก็บถาวรระเบียนเก่าหรือที่ไม่ได้ใช้งานเป็นระยะๆ ตัวอย่างเช่น สมมติคุณใช้ Access ในการจัดการการยืมหนังสือห้องสมุด คุณอาจมีตารางที่ใช้ติดตามทรานแซคชันการยืม โดยมีเขตข้อมูลซึ่งมีวันที่ที่มีการขอยืมรายการนั้น และเขตข้อมูลซึ่งมีวันที่ที่มีการคืนรายการนั้นแล้ว นโยบายการเก็บข้อมูลระเบียนของคุณอาจกำหนดให้เก็บถาวรระเบียนทรานแซคชันการยืมไว้หนึ่งปีหลังจากที่มีการส่งคืนรายการนั้นแล้ว และให้ทำลายระเบียนดังกล่าวหลังจากผ่านไปสองปีแล้ว

คุณสามารถเก็บถาวรตารางทั้งหมดในฐานข้อมูล ตารางที่ระบุ หรือเฉพาะระเบียนที่ระบุได้ ตัวอย่างเช่น ระเบียนที่เก่ากว่าวันที่ที่ได้ระบุไว้ หัวข้อนี้จะอธิบายถึงวิธีการเก็บถาวรข้อมูล

ในบทความนี้

ภาพรวม

ย้ายระเบียนลงในตารางที่มีการเก็บถาวรเป็นระยะ ๆ

แทนตารางเป็นระยะ ๆ

แทนตารางทั้งหมดเป็นระยะ ๆ

ภาพรวม

คุณควรพิจารณาเก็บถาวรข้อมูล เมื่อคุณมีข้อมูลที่คุณไม่ได้วางแผนที่จะใช้งานอีกต่อไป และคุณต้องการเก็บข้อมูลไว้ให้ใกล้มือเผื่อในกรณีที่คุณจำเป็นต้องใช้ข้อมูลนั้น คุณอาจมีนโยบายที่นำไปสู่แผนการเก็บถาวรข้อมูลของคุณ เช่น นโยบายการเก็บข้อมูล

การเก็บถาวรมักใช้เพื่อเก็บข้อมูลตามเงื่อนไขวันที่ เช่น เมื่อถึงเวลาสิ้นเดือน

วิธีการเก็บถาวรข้อมูล

ตารางต่อไปนี้จะแสดงวิธีการเก็บถาวรข้อมูล กรณีที่เหมาะสมของแต่ละวิธี และข้อพิจารณาอื่นๆ

วิธี

คำอธิบาย

ใช้เมื่อ...

ข้อพิจารณาอื่นๆ

ย้ายระเบียนลงในตารางที่มีการเก็บถาวรเป็นระยะ ๆ

คุณเรียกใช้แบบสอบถามที่จะเลือกข้อมูล ซึ่งคุณต้องการเก็บถาวรและผนวกข้อมูลไปยังตารางเก็บถาวรเป็นระยะๆ จากนั้น คุณจึงเรียกใช้แบบสอบถามเพื่อเลือกข้อมูลเดียวกัน (จากตารางต้นฉบับ) แล้วทำการลบออก

บางระเบียนในตารางจะตรงตามเงื่อนไขที่คุณใช้กำหนดว่าจะเก็บถาวรหรือไม่

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการเก็บถาวรทรานแซคชันของห้องสมุด (เช็คเอาท์) ถ้าวันที่เช็คอินมีอายุอย่างน้อยหนึ่งปี

  • อาจจะแก้ปัญหาReferential Integrity โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวรเป็นด้านเดียวของการความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ออกไป

  • ถ้าคุณจำเป็นต้องใช้พารามิเตอร์ในคิวรีของคุณ คุณควรสร้างฟอร์มเพื่อจัดการกับพารามิเตอร์ มิฉะนั้น คุณเสี่ยงสูญหายของข้อมูล

แทนตารางเป็นระยะ ๆ

คุณสร้างสำเนาเก็บถาวรของบางตารางขึ้นมา จากนั้นจึงแทนที่ตารางดังกล่าวด้วยสำเนาใหม่ที่ว่างเปล่าเป็นระยะๆ

ระเบียนทั้งหมดในตารางจะตรงตามเงื่อนไขที่คุณใช้กำหนดว่าจะเก็บถาวรหรือไม่

ตัวอย่างเช่น คุณมีตารางที่ใช้เก็บค่าอุณหภูมิสูงสุดในแต่ละวัน และทุกปี คุณจะเก็บถาวรตารางดังกล่าวและเริ่มต้นใหม่เป็นตารางว่าง

  • บางทีอาจต้องแก้ไข Referential Integrity

แทนตารางทั้งหมดเป็นระยะ ๆ

คุณเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลแยก (ฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยแฟ้มฐานข้อมูลส่วนหลังซึ่งมีตารางทั้งหมด และแฟ้มฐานข้อมูลส่วนหน้าซึ่งมีวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด) คุณสร้างสำเนาเก็บถาวรของฐานข้อมูลส่วนหลัง จากนั้นจึงแทนที่ฐานข้อมูลส่วนหน้าด้วยฐานข้อมูลใหม่ที่ว่างเปล่าเป็นระยะๆ

ระเบียนทั้งหมดของตารางส่วนใหญ่ในฐานข้อมูลจะตรงตามเงื่อนไขที่คุณใช้กำหนดว่าจะเก็บถาวรหรือไม่

ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลประกอบด้วยหลายตารางที่มีชนิดข้อมูลทางอุตุนิยมวิทยาที่แตกต่างกัน คุณเก็บถาวรตารางทั้งหมดทุกปี

  • ถ้าคุณมีตารางการค้นหาใดๆ (ตารางที่คุณใช้เก็บค่าของการค้นหา เช่น รหัสไปรษณีย์หรือเขตพื้นที่) คุณอาจจำเป็นต้องนำเข้าข้อมูลจากตารางดังกล่าวลงในฐานข้อมูลส่วนหลังใหม่

  • คุณไม่สามารถใช้แมโครกับวิธีนี้ได้ คุณต้องเก็บถาวรฐานข้อมูลด้วยตนเอง

การแก้ไข Referential Integrity

ถ้าระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวรเกี่ยวข้องกับระเบียนในตารางอื่น คุณอาจจะแก้ปัญหาความสัมพันธ์ ถ้าระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวร "ลูก" ระเบียน (จะเป็นของด้าน "กลุ่ม" ของแบบความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ) , คุณสามารถอย่างปลอดภัยอาจเก็บถาวรได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงข้อความ ถ้ามีระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวรอยู่ระเบียน "หลัก" (จะเป็นของด้าน "หนึ่ง" ของแบบความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ) , เมื่อคุณเก็บถาวร "ลูก" ของพวกเขาที่เกี่ยวข้องกับระเบียนอาจ:

  • ทำให้คุณไม่สามารถลบระเบียน "แม่" สิ่งนี้อาจก่อให้เกิดปัญหาได้ ถ้าคุณผนวกระเบียน "แม่" ไปยังตารางเก็บถาวรเรียบร้อยแล้ว

    หรือ

  • กลายเป็น "ไม่มีการเชื่อมโยง" ซึ่งหมายถึงระเบียนที่เป็นของ "แม่" ซึ่งไม่มีอยู่ สิ่งนี้อาจก่อให้เกิดปัญหากับความสมบูรณ์ของข้อมูลและหน้าที่การใช้งานต่างๆ ในฐานข้อมูลที่ใช้ระเบียนที่ "ไม่มีการเชื่อมโยง"

เมื่อต้องการพิจารณา Referential Integrity ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. กำหนดว่าระเบียน "ลูก" ใดที่เป็นของระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวร ตัวอย่างเช่น ถ้าฉันต้องการเก็บถาวรระเบียนของสินทรัพย์ที่ฉันยืมจากห้องสมุดของฉัน ฉันต้องกำหนดก่อนว่ามีทรานแซคชันเกี่ยวกับสินทรัพย์เหล่านั้นซึ่งยังค้างอยู่หรือไม่ เช่น สินทรัพย์นั้นจะถูกเช็คเอาท์แล้วแต่ยังไม่มีการส่งคืน

  2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

ด้านบนของหน้า

การย้ายระเบียนไปยังตารางเก็บถาวรเป็นระยะ

ก่อนอื่น คุณสามารถทำสำเนาว่างของตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวร ตารางเปล่าใหม่นี้คือ ตารางเก็บถาวรของคุณ ถัดไป คุณสร้างแอคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล เพื่อคัดลอกระเบียนจากตารางต้นฉบับลงในตารางการเก็บถาวร แล้ว คุณสามารถสร้างลบคิวรี เมื่อต้องการเอาระเบียนที่เก็บถาวรจากตารางต้นฉบับ สุดท้าย คุณสร้างแมโครที่ทำงานทั้งสองแบบสอบถาม เมื่อคุณต้องการเก็บถาวรระเบียน คุณเรียกใช้แมโคร

เคล็ดลับ: คุณสามารถแนบแมโครไว้กับปุ่มบนฟอร์ม เพื่อให้แมโครทำงานเมื่อมีการคลิกปุ่มดังกล่าว

ขั้นตอนที่ 1: สร้างตารางที่มีการเก็บถาวร

ขั้นตอนที่ 2: สร้างคิวรีที่คัดลอกข้อมูลลงในตารางการเก็บถาวร

ขั้นตอนที่ 3: สร้างคิวรีลบที่เอาข้อมูลเดียวกันจากตารางต้นฉบับของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: สร้างแมโครที่ทำงานทั้งสองแบบสอบถาม

ขั้นตอนที่ 1: การสร้างตารางเก็บถาวร

ถ้าคุณต้องการเก็บระเบียนที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณไว้ในตารางเดียว ให้คุณดำเนินการขั้นตอนนี้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น ตารางเก็บถาวรที่คุณสร้างในขั้นตอนนี้จะเก็บระเบียนที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณไว้

ถ้าคุณต้องการทำลายตารางเก็บถาวรเก่าของคุณเมื่อคุณสร้างขึ้นใหม่ คุณไม่จำเป็นต้องทำขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้การคิวรีแบบใช้สร้างตาราง แทนที่เป็นแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อคัดลอกข้อมูลลงในตารางการเก็บถาวร เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ข้ามไปขั้นตอนที่ 2

ถ้าคุณต้องการใช้ตารางเก็บถาวรตารางใหม่ทุกครั้งที่คุณเก็บถาวร และคุณต้องการเก็บตารางเก่าไว้ ให้เปลี่ยนชื่อตารางเก็บถาวรเก่าของคุณก่อนที่คุณจะสร้างตารางใหม่ขึ้นมา ถ้าคุณกำลังเก็บถาวรตามวันที่ ให้พิจารณาตั้งชื่อตารางเก็บถาวรเก่าของคุณตามช่วงวันที่ตารางเหล่านั้นแสดง

หมายเหตุ: ถ้าคุณสร้างตารางเก็บถาวรตารางใหม่ทุกครั้งและเก็บตารางเก่าไว้ คุณต้องเปลี่ยนชื่อตารางเก็บถาวรเก่าก่อนที่คุณจะเรียกใช้แบบสอบถามของคุณ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกตารางที่มีระเบียนที่จะเก็บถาวร กด CTRL+C แล้วกด CTRL+V

  2. ในกล่องโต้ตอบ วางตารางเป็น ภายใต้ ตัวเลือกการวาง ให้เลือก โครงสร้างเท่านั้น

  3. ในกล่องชื่อตาราง ลบสำเนาของคำ และผนวกขีดล่างและ word "เก็บถาวร" ให้เป็นชื่อตารางที่มีอยู่ และ แล้ว คลิกตกลง ตัวอย่างเช่น ถ้าตารางต้นฉบับมีชื่อว่าการทำธุรกรรมเก็บถาวรตารางมีชื่อว่าTransactions_archive

    วางตารางเป็น

ขั้นตอนที่ 2: การสร้างแบบสอบถามที่จะคัดลอกข้อมูลลงในตารางเก็บถาวรของคุณ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบคิวรี

  2. ให้ใช้กล่องโต้ตอบ แสดงตาราง เพื่อเพิ่มตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวร ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  3. ในหน้าต่างออกแบบแบบสอบถาม ให้คลิกสองครั้งที่เครื่องหมายดอกจัน (*) ในตารางที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้าไป ชื่อตารางและเครื่องหมายดอกจันจะปรากฏในคอลัมน์แรกของตารางออกแบบแบบสอบถาม

    หมายเหตุ: เครื่องหมายดอกจันจะระบุว่าแบบสอบถามควรรวมเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางในผลลัพธ์แบบสอบถามหรือไม่ เมื่อคุณใช้เครื่องหมายดอกจัน ถ้ามีการเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลออกจากตาราง ผลลัพธ์แบบสอบถามจะปรับเปลี่ยนตามไปด้วย

  4. ในหน้าต่างออกแบบแบบสอบถาม ให้คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ระบุเงื่อนไขที่จะให้ระเบียนเป็นไปตามนั้นก่อนที่จะคุณจะเก็บถาวร ตัวอย่างเช่น ถ้าตารางทรานแซคชันของคุณมีเขตข้อมูลที่ชื่อ วันที่เช็คอิน และคุณต้องการเก็บถาวรระเบียนทั้งหมดที่มีวันที่ซึ่งมีอายุมากกว่าหนึ่งปี ให้คุณคลิกสองครั้งที่ วันที่เช็คอิน เขตข้อมูลจะปรากฏขึ้นในคอลัมน์ว่างถัดไปของตารางออกแบบแบบสอบถาม

    ตารางออกแบบแบบสอบถาม

    ทำซ้ำขั้นตอนนี้ ถ้าคุณต้องการใช้เกณฑ์กับเขตข้อมูลเพิ่มเติม

  5. ใช้แถวเกณฑ์ เมื่อต้องการระบุเกณฑ์สำหรับเขตข้อมูลที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้าไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจระบุว่า การตรวจสอบในวันต้องก่อนหน้าวันที่ 1 มกราคม 2008 โดยใช้นิพจน์< #1/1/2008 #ในแถวเกณฑ์ ออก

    ถ้าค่าเกณฑ์ของคุณเปลี่ยนทุกครั้งที่คุณเก็บถาวร คุณควรทำแบบสอบถามของคุณขอข้อมูลป้อนเข้า เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณใช้พารามิเตอร์ในแถวเกณฑ์ เพื่อให้คิวรีขอสำหรับการป้อนค่า เมื่อต้องการใช้พารามิเตอร์ ใช้นิพจน์เป็นคุณโดยปกติจะ แต่แทนที่เป็นค่าที่ระบุ ใช้คำถามสั้น ๆ ภายในวงเล็บเหลี่ยม ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้นิพจน์< [ธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเก็บถาวร:]ดัง:

    นิพจน์พารามิเตอร์

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้พารามิเตอร์ ดูบทความทำให้คิวรีขอข้อมูลป้อนเข้า

    นอกจากนี้คุณอาจต้องการใช้แถวหรือ เมื่อต้องการระบุเงื่อนไขอื่น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เกณฑ์ ดูบทความตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังใช้เขตข้อมูล date ลงเพื่อระบุเกณฑ์ และคุณต้องการเก็บถาวรระเบียนทั้งหมดที่เก่ากว่าวันปัจจุบัน ใส่< date ()ในแถวเกณฑ์ สำหรับเขตข้อมูลวัน

  6. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณสร้างตารางเก็บถาวรแล้ว คุณจำเป็นต้องใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มระเบียนที่ระบุลงในตารางนั้น

      1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ผนวก

      2. ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ในกล่อง ชื่อตาราง ให้เลือกชื่อตารางเก็บถาวร แล้วคลิก ตกลง

        ผนวกไปยัง

        ในตารางออกแบบแบบสอบถาม แถว ผนวกไปยัง จะปรากฏขึ้น

      3. ให้ล้างแถว ผนวกไปยัง ของเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณใช้ระบุเกณฑ์ (เครื่องหมายดอกจันควรมีค่าของ ผนวกไปยัง เท่านั้น)

        แถว ผนวกไปยัง ของตารางออกแบบแบบสอบถาม

    • ถ้าคุณไม่ได้สร้างตารางเก็บถาวร คุณต้องใช้แบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางเพื่อสร้างตารางเก็บถาวรโดยใช้ระเบียนที่ระบุ

      1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก สร้างตาราง

      2. ในกล่องโต้ตอบ สร้างตาราง ในกล่อง ชื่อตาราง ให้พิมพ์ชื่อของตารางเก็บถาวร แล้วคลิก ตกลง

  7. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

ขั้นตอนที่ 3: การสร้างแบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลที่จะเอาข้อมูลที่เหมือนกันออกจากตารางต้นฉบับของคุณ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบคิวรี

  2. ให้ใช้กล่องโต้ตอบ แสดงตาราง เพื่อเพิ่มตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการเก็บถาวร ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  3. ในหน้าต่างออกแบบแบบสอบถาม ให้คลิกสองครั้งที่เครื่องหมายดอกจัน (*) ในตารางที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้าไป ชื่อตารางและเครื่องหมายดอกจันจะปรากฏในคอลัมน์แรกของตารางออกแบบแบบสอบถาม

  4. ในหน้าต่างออกแบบแบบสอบถาม ให้คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลเดียวกันกับที่คุณใช้ระบุเงื่อนไขในแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

  5. ใช้แถวเกณฑ์ เมื่อต้องการระบุเกณฑ์สำหรับเขตข้อมูลที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้าไป สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เกณฑ์ ดูบทความตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

    สิ่งสำคัญ: ถ้าคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลหรือสร้างตารางของคุณใช้พารามิเตอร์ ดังนั้นควรแบบสอบถามลบของคุณ ยิ่งไปกว่า คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณใส่ค่าเดียวสำหรับทั้งสองแบบสอบถาม ถ้าคุณใส่ค่าพารามิเตอร์ที่แตกต่างกัน คุณอาจสูญเสียข้อมูล เพื่อช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูล ให้พิจารณาใช้ฟอร์มเพื่อรวบรวมค่า และทำคิวรีฟอร์มขอค่าป้อนเข้า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทความทำให้คิวรีขอข้อมูลป้อนเข้า

  6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ลบ

    แถว ลบ จะปรากฏอยู่ในตารางออกแบบแบบสอบถาม

    แถว ลบ ของตารางออกแบบแบบสอบถาม

  7. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

ขั้นตอนที่ 4: การสร้างแมโครที่จะเรียกใช้แบบสอบถามทั้งสอง

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก แมโคร ถ้าคำสั่งนี้ไม่พร้อมใช้งาน ให้คลิกลูกศรข้างใต้ปุ่ม มอดูล หรือ คลาสมอดูล แล้วคลิก แมโคร

  2. ในแถวแรกของตารางออกแบบแมโคร ในคอลัมน์จากการกระทำ เลือกOpenQuery

    เปิดแมโครแอคชัน คิวรี

  3. ที่ด้านล่างของตาราง ภายใต้การกระทำอาร์กิวเมนต์ ในกล่องชื่อแบบสอบถาม เลือกตัว (ผนวก หรือสร้างตาราง) คิวรีที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 2 จากรายการดรอปดาวน์ ออก

    เปิดอาร์กิวเมนต์คิวรีการกระทำแมโครคิวรี

  4. ในแถวสองของตารางออกแบบแมโคร ในคอลัมน์จากการกระทำ เลือกOpenQuery

  5. ที่ด้านล่างของตาราง ภายใต้การกระทำอาร์กิวเมนต์ ในกล่องชื่อแบบสอบถาม เลือกคิวรีลบจากรายการดรอปดาวน์

    แมโครของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

    แมโครพร้อมสำหรับการบันทึก

  6. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแมโคร

    เมื่อคุณต้องการเก็บถาวรระเบียน ให้เรียกใช้แมโครดังกล่าว

ด้านบนของหน้า

การแทนที่ตารางเป็นระยะ

ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรข้อมูลทั้งหมดในตารางทุกครั้ง คุณไม่จำเป็นต้องใช้แบบสอบถามหรือแมโคร โดยคุณสามารถแทนที่ตารางนั้นเป็นระยะๆ ด้วยสำเนาที่ว่างเปล่าได้

สิ่งสำคัญ: ถ้าตารางที่คุณเก็บถาวรจะสัมพันธ์กับตารางอื่น คุณอาจจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยง referential integrity

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกตารางที่คุณต้องการเก็บถาวร กด CTRL+C แล้วกด CTRL+V

  2. ในกล่องโต้ตอบ วางตารางเป็น ภายใต้ ตัวเลือกการวาง ให้เลือก โครงสร้างเท่านั้น แล้วคลิก ตกลง

    เข้าถึงชื่อสำเนาสำเนาของตารางชื่อต้นฉบับ

  3. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางต้นฉบับแล้วคลิก เปลี่ยนชื่อ บนเมนูทางลัดที่ปรากฏขึ้น

    ทำให้ตารางชื่อที่ระบุว่า ประกอบด้วย เช่น "DailyTemperatureExtremes_archive_2007"

  4. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่สำเนาที่ว่างเปล่า แล้วคลิก เปลี่ยนชื่อ บนเมนูทางลัดที่ปรากฏขึ้น

    ตั้งชื่อสำเนาที่ว่างเปล่านั้นให้เป็นชื่อตารางต้นฉบับ

ด้านบนของหน้า

การแทนที่ตารางทั้งหมดเป็นระยะ

ถ้าคุณใช้ฐานข้อมูลแยก คุณสามารถแทนที่ตารางทั้งหมดเป็นระยะๆ ด้วยการแทนที่ฐานข้อมูลส่วนหลังด้วยสำเนาที่ว่างเปล่าได้

ก่อนอื่น คุณต้องจัดเตรียมสำเนาที่ว่างเปล่า คุณสามารถใช้สำเนานี้ซ้ำได้ทุกครั้งที่คุณเก็บถาวร ยกเว้นว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฐานข้อมูลของคุณ จากนั้น เมื่อคุณต้องการเก็บถาวร ให้คุณเปลี่ยนชื่อฐานข้อมูลส่วนหลังที่มีอยู่เพื่อระบุให้เป็นฐานข้อมูลเก็บถาวร แล้วจึงบันทึกสำเนาที่ว่างเปล่าเป็นฐานข้อมูลส่วนหลังใหม่

การจัดเตรียมสำเนาที่ว่างเปล่าของฐานข้อมูลส่วนหลัง

นำเข้าข้อกำหนดตารางของตารางทั้งหมดในฐานข้อมูลส่วนหลัง

  1. สร้างฐานข้อมูลเปล่าขึ้นใหม่ ลบ Table1

  2. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิก Access

  3. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้เลือก นำเข้าตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และมอดูลเข้ามาในฐานข้อมูลปัจจุบัน แล้วคลิก เรียกดู

  4. ในกล่องโต้ตอบ เปิดแฟ้ม ให้เลือกฐานข้อมูลส่วนหลัง คลิก เปิด เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ เปิดแฟ้ม แล้วคลิก ตกลง

  5. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ ให้คลิก ตัวเลือก

  6. ภายใต้ นำเข้าตาราง ให้เลือก ข้อกำหนดเท่านั้น

  7. บนแท็บ ตาราง ให้คลิก เลือกทั้งหมด, ตกลง แล้วคลิก ปิด

จากนั้น ให้เพิ่มข้อมูลลงในตารางการค้นหาใดๆ ในสำเนาที่ว่างเปล่า สำหรับตารางการค้นหาแต่ละตาราง ให้ดำเนินการขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เชื่อมโยงไปยังตารางการค้นหาในฐานข้อมูลส่วนหลังที่มีอยู่

  2. สร้างแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่จะเพิ่มระเบียนทั้งหมดจากต้นฉบับไปยังสำเนา

แทนที่ฐานข้อมูลส่วนหลังด้วยสำเนาที่ว่างเปล่า

ก่อนอื่น ให้เปลี่ยนชื่อฐานข้อมูลส่วนหลังที่มีอยู่เพื่อระบุว่าเป็นฐานข้อมูลเก็บถาวรแล้วในขณะนี้

จากนั้น ให้เปิดสำเนาที่ว่างเปล่า และบันทึกโดยใช้ชื่อฐานข้อมูลส่วนหลังที่เป็นต้นฉบับ

  1. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้ว ชี้ไปที่บันทึกเป็นบันทึกเป็น เมนูเปิดขึ้น

  2. ภายใต้ บันทึกฐานข้อมูลในรูปแบบอื่น ให้คลิก ฐานข้อมูล Access 2007

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×