การออกแบบฟอร์มให้ตรงกับสถานะของเวิร์กโฟลว์

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

คุณสามารถออกแบบฟอร์ม Microsoft Office InfoPath เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ คุณทำเช่นนี้ ด้วยการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเมื่อต้องการใช้กฎที่เริ่มต้นการกระทำในฟอร์มที่ยึดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการต่าง ๆ ที่ผู้ใช้ในการกรอกฟอร์ม

บทความนี้อธิบายถึงวิธีการออกแบบเทมเพลฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อแสดงมุมมองต่าง ๆ ของฟอร์มแบบ โดยขึ้นอยู่กับสถานะของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ตัวอย่าง ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่ม ฟอร์มจะแสดงมุมมองที่มีค่าใช้จ่ายที่ประกอบด้วยตารางเกิดซ้ำที่ผู้ใช้สามารถใส่ค่าใช้จ่าย เมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์ที่กำลังดำเนิน ฟอร์มจะแสดงมุมมองสรุปค่าใช้จ่ายที่แสดงค่าใช้จ่ายรวมไว้ในแต่ละประเภท เมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ ฟอร์มจะแสดงมุมมองเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งรวมถึงรายละเอียดบนเวลาชำระคืนเงินโดยประมาณ

เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟอร์มเพื่อตอบสนองต่อสถานะเวิร์กโฟลว์ คุณต้องทำงานบนไซต์Microsoft Office SharePoint Server 2007 หรือไซต์Windows SharePoint Services 3.0 ที่ฟอร์มที่อยู่ และงานใน InfoPath บนไซต์ SharePoint คุณต้องสร้างเวิร์กโฟลว์และไซต์ชนิดเนื้อหา และใน InfoPath คุณต้องเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลลงในเทมเพลตฟอร์ม สร้างกฎ และประกาศเทมเพลตฟอร์ม

หมายเหตุ: บทความนี้ใช้ตัวอย่างที่ถูกประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์ นอกจากนี้คุณยังสามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังตำแหน่งที่ตั้งบนเครือข่ายที่แชร์ หรือสร้างไลบรารีเอกสารใหม่เมื่อคุณประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังไซต์ SharePoint ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกาศเทมเพลตฟอร์มที่ในส่วนดูเพิ่มเติม

ในบทความนี้

บทนำสู่การใช้เวิร์กโฟลว์ด้วยฟอร์ม InfoPath

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับความเข้ากันได้

ก่อนที่คุณเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติกับไลบรารี

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลกับเทมเพลตฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มกฎลงเทมเพลตฟอร์มเพื่อแสดงมุมมองที่ระบุ

ขั้นตอนที่ 4: ประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มชนิดเนื้อหาไปยังไลบรารีเอกสาร

แนะนำการใช้เวิร์กโฟลว์กับฟอร์มของ InfoPath

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้อื่นทำงานร่วมกันบนเอกสาร และจัดการโครงการงาน ด้วยการใช้กระบวนการทางธุรกิจเฉพาะบนเอกสารและรายการในMicrosoft Office SharePoint Server 2007 ไซต์หรือไซต์Windows SharePoint Services 3.0 เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรที่ยึดตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน และพวกเขาจะปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรและประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการจัดการงานและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งช่วยให้บุคคลที่ดำเนินเน้นงานเหล่านี้ในการทำงานแทนที่ จะจัดการเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถเปิดใช้งานฟอร์ม InfoPath เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ คุณทำเช่นนี้ ด้วยการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเมื่อต้องการใช้กฎที่เริ่มต้นการกระทำในฟอร์มโดยยึดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการต่าง ๆ ที่ผู้ใช้ในการกรอกฟอร์ม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดใช้งานฟอร์มจะแสดงเมื่อสถานะของเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ และ จึง ข้อมูลในฟอร์มไม่ควรเปลี่ยนมุมมองแบบอ่านอย่างเดียว

เวิร์กโฟลว์จะต้องเพิ่มไปยัง SharePoint รายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาเพื่อทำให้พร้อมใช้งานบนเทมเพลตฟอร์ม InfoPath เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสำหรับไซต์จะขึ้นอยู่กับชนิดของไซต์และว่าเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองถูกสร้างขึ้น โดยใช้Microsoft Office SharePoint Designer 2007 แตกต่างกันไป

บทความนี้ใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อแสดงให้เห็นถึงวิธีการใช้เวิร์กโฟลว์กับเทมเพลตฟอร์ม InfoPath เวิร์กโฟลว์การอนุมัติกำหนดเส้นทางฟอร์ม InfoPath ที่ถูกบันทึกไปยังไลบรารีให้กับกลุ่มของบุคคลเพื่อขออนุมัติ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะสัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาของเอกสาร และจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติในไลบรารีเอกสารหรือฟอร์ม

แต่ละเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนด โดยสถานะที่ไม่ซ้ำกันด้วยชื่อที่สื่อความหมาย เช่นความคืบหน้าใน ชื่อสำหรับสถานะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ — ซึ่งจะพร้อมใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้Microsoft Office SharePoint Server 2007 ซึ่งมีสถานะสำหรับความคืบหน้าในยกเลิก และเสร็จสมบูรณ์ สถานะของเวิร์กโฟลว์สามสถานะ — ซึ่งจะพร้อมใช้งานในWindows SharePoint Services 3.0 ซึ่งสามารถกำหนด โดยบุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในไลบรารีหรือรายการ ในขณะที่เวิร์กโฟลว์อื่นใช้สถานะมาตรฐานเช่นความคืบหน้าใน สถานะที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ได้ แม้ว่าจะสามารถมองเห็นได้ให้กับผู้ใช้ชื่อสื่อความหมาย สถานะเวิร์กโฟลว์จะถูกแทนด้วยการเขียนโปรแกรม โดยค่าตัวเลข เมื่อต้องการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเพื่อตอบสนองเป็นสถานะเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจง คุณต้องทราบค่าตัวเลขสำหรับสถานะเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการใช้ นี่คือเนื่องจาก InfoPath ใช้ค่าตัวเลขของเวิร์กโฟลว์เพื่อเริ่มการกระทำ เช่นสลับมุมมอง

ขณะที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ คุณสามารถเปิดใช้งานแบบเทมเพลตฟอร์ InfoPath เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ แม้ว่าบทความนี้อธิบายถึงวิธีการเปิดใช้งานแบบเทมเพลตฟอร์รายงานค่าใช้จ่ายเพื่อแสดงมุมมองที่ระบุโดยขึ้นอยู่กับสถานะโดยอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ โดยการเพิ่มการกระทำเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเปิดใช้งานฟอร์มเพื่อแสดงมุมมองที่เฉพาะเจาะจง คุณสามารถเปิดใช้งานเพื่อแสดงข้อความในกล่องโต้ตอบแสดงคำแนะนำเหล่านั้น และแทนที่จะใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะ

หมายเหตุ: ถ้าคุณเปิดใช้งานการกระทำอื่นที่ไม่ใช่กับที่อธิบายไว้ในบทความนี้ คุณอาจจำเป็นต้องทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่า เทมเพลฟอร์มของคุณสามารถทำงานอย่างถูกต้องกับเวิร์กโฟลว์ที่คุณใช้

ด้านบนของหน้า

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับความเข้ากันได้

ถ้าคุณวางแผนที่จะสร้างแบบเทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ โปรดจำไว้ว่าเอกสารแถบการกระทำ ซึ่งจะมองเห็นได้ในการกรอกฟอร์มในเอกสาร Microsoft Office รวมทั้งฟอร์ม InfoPath จะไม่ปรากฏในเทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ที่ผู้ใช้กรอกลงในเว็บเบราว์เซอร์ . อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถใช้ฟอร์มโดยใช้เบราว์เซอร์กับเวิร์กโฟลว์ เมื่อต้องการเปลี่ยนสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับฟอร์มดังกล่าว ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถใช้การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์โดยใช้ไซต์ SharePoint ในส่วนดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ให้แน่ใจว่าต่อไปนี้ก่อนที่จะทำงานในบทความนี้:

  • ติดต่อผู้ดูแลระบบฟาร์มเพื่อยืนยันว่า มีการติดตั้ง และเปิดใช้งานสำหรับไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

  • ให้แน่ใจว่า คุณมีอย่างน้อยหนึ่งดีไซน์ระดับสิทธิ์ สำหรับไซต์ SharePoint ระดับสิทธิ์นี้เป็นสิ่งจำเป็น เพื่อประกาศเทมเพลตฟอร์ม และ เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

  • สร้างเทมเพลตฟอร์ม มีหลายมุมมอง และแต่ละมุมมองเพื่อแสดงชนิดของข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละสถานะเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง ตัวอย่างเช่น สำหรับมุมมองที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถตั้งค่าตัวควบคุมในมุมมองการอ่านอย่างเดียว

  • สร้างไลบรารีเอกสารหรือฟอร์ม และตรวจสอบให้แน่ใจว่า ไลบรารีที่ถูกตั้งค่าเพื่ออนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติกับไลบรารี

สถานการณ์นี้เน้นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ แต่คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นถ้าคุณต้องการ ถ้าคุณใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่น ตัวเลือกสำหรับเวิร์กโฟลว์นั้นอาจแตกต่างจากที่อธิบายไว้ในบทความนี้

  1. เปิดไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

  2. บนเมนูการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

    เช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  3. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. คลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์

  5. บนหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ในส่วนเวิร์กโฟลว์ คลิกการอนุมัติ

  6. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำให้กับเวิร์กโฟลว์

    1. ในส่วนรายการงาน ระบุรายการงานเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้

      หมายเหตุ: 

      • คุณสามารถใช้รายการงาน เริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างคิวรีใหม่ ถ้าคุณใช้รายการงาน เริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหา และดูงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย โดยใช้มุมมองงานของฉัน ของรายการงาน

      • ถ้างานสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ หรือมีความสำคัญที่คุณต้องการเก็บแยกต่างหากจากรายการงาน ทั่วไป คุณควรสร้างรายการงานใหม่

      • ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก หรือถ้าเวิร์กโฟลว์จะเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก คุณควรสร้างรายการงานใหม่ ในอินสแตนซ์นี้ คุณอาจต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  7. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์

    คุณสามารถใช้รายการประวัติ เริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างคิวรีใหม่ ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก คุณสามารถสร้างรายการประวัติแยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  8. เมื่อต้องการอนุญาตให้เวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเอง เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตให้เวิร์กโฟลว์นี้ให้เริ่มด้วยตนเอง โดยผู้ใช้การรับรองความถูกต้องมีสิทธิ์แก้ไขรายการ ในส่วนตัวเลือกการเริ่มต้น

  9. เมื่อต้องการจำเป็นต้องมีสิทธิ์เพิ่มเติมในการเริ่มเวิร์กโฟลว์ เลือกกล่องกาเครื่องหมายจำเป็นต้องมีสิทธิ์สำหรับจัดการรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

  10. ระบุตัวเลือกอื่น ๆ ที่คุณต้องการ รวมถึงเมื่อคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์เริ่ม จากนั้น คลิกถัดไป

  11. บนหน้ากำหนดเวิร์กโฟลว์ ระบุตัวเลือกที่คุณต้องการ รวมถึงวิธีการกำหนดเส้นทางงาน เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เริ่มต้นค่า และวิธีเวิร์กโฟลว์เสร็จ แล้ว คลิกตกลง

    เลือกตัวเลือกในส่วนต่อไปนี้ คุณไม่จำเป็นต้องระบุตัวเลือกในส่วนทุก:

    งานเวิร์กโฟลว์

    เมื่อต้องการ

    ให้ทำสิ่งนี้

    มอบหมายงานทั้งหมดผู้เข้าร่วมในครั้งเดียว (แบบขนานเวิร์กโฟลว์)

    เลือกผู้เข้าร่วมทั้งหมดพร้อมกัน (แบบขนาน)

    มอบหมายงานการเข้าร่วมหนึ่งครั้ง ต้องว่า หนึ่งร่วมทำงานก่อนที่ผู้เข้าร่วมถัดไปได้รับงาน (เวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่อง)

    เลือกผู้เข้าร่วมหนึ่งครั้ง (แบบต่อเนื่อง)

    อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานของพวกเขาให้บุคคลอื่น

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายมอบหมายงานให้กับบุคคลอื่น

    อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์การร้องขอการเปลี่ยนแปลงไปยังเอกสารหรือรายการ ต้องมีอนุมัติการเปลี่ยนแปลงก่อนที่งานเสร็จสมบูรณ์

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายร้องขอการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะทำงานนั้น ๆ

    ค่าเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เริ่มต้น

    เมื่อต้องการ

    ให้ทำสิ่งนี้

    ระบุรายการเริ่มต้นของผู้เข้าร่วมสำหรับอินสแตนซ์ทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์นี้

    พิมพ์ชื่อของผู้เข้าร่วมที่คุณต้องการรวมไว้เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ หรือคลิกผู้อนุมัติ แล้วเลือกบุคคล และกลุ่มจากบริการไดเรกทอรี

    หมายเหตุ: 

    • คั่นระหว่างชื่อ ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

    • ถ้าคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์นี้เป็นเวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่อง เพิ่มชื่อของผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ในลำดับที่คุณต้องการให้งานถูกมอบหมาย

    มอบหมายงานเดียวกับกลุ่ม แทนที่การมอบหมายงานแต่ละรายการสำหรับสมาชิกของกลุ่มทุกคน

    เลือกตัวการมอบหมายงานแบบเดียวกับแต่ละกลุ่มใส่ (ขยายกลุ่ม) กล่องกาเครื่องหมายไว้

    อนุญาตให้บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์เพื่อเปลี่ยน หรือเพิ่มผู้เข้าร่วม

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตให้เปลี่ยนแปลงลงในรายการผู้เข้าร่วมเมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้

    ระบุข้อความเริ่มต้นที่ปรากฏขึ้นกับแต่ละงาน

    พิมพ์ข้อความหรือคำแนะนำในกล่องข้อความ

    ระบุวันครบกำหนดสำหรับเวิร์กโฟลว์แบบขนาน

    ใส่วันภายใต้งานจะครบกำหนด โดย (แบบขนาน)

    ระบุระยะผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่องมีการทำงานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์

    ภายใต้กำหนดให้แต่ละบุคคลระยะเวลาเพื่อเสร็จสิ้นงานของพวกเขา (แบบต่อเนื่อง) ต่อไปนี้ พิมพ์ตัวเลข นั้นแล้ว เลือกวัน หรือสัปดาห์ เป็นการเพิ่มเวลา

    ระบุรายการของบุคคลที่ควรได้รับการแจ้งเตือน (ไม่การมอบหมายงาน) เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

    ภายใต้การแจ้งให้ผู้อื่น พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการได้รับ แจ้ง หรือคลิกสำเนาถึง และเลือกบุคคลและกลุ่มจากบริการไดเรกทอรี

    หมายเหตุ: คั่นระหว่างชื่อ ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

    เวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์

    เมื่อต้องการ

    ให้ทำสิ่งนี้

    ระบุว่า เวิร์กโฟลว์แบบขนานเสร็จสิ้นเมื่อตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงของผู้เข้าร่วมงานของพวกเขาทำให้เสร็จสมบูรณ์

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายตามจำนวนของงานเสร็จ และจากนั้น พิมพ์หมายเลข

    ระบุว่า เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์แล้วเมื่อเอกสารหรือรายการถูกปฏิเสธ

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายถูกปฏิเสธเอกสาร

    ระบุว่า เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์แล้วเมื่อเอกสารหรือรายการถูกเปลี่ยนแปลง

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายถูกเปลี่ยนแปลงเอกสาร

    กิจกรรมของเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ภายหลัง

    เมื่อต้องการ

    ให้ทำสิ่งนี้

    อัปเดสถานะการอนุมัติสำหรับเอกสารหรือรายการไปหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์

    เลือกตัวอัปเดสถานะการอนุมัติ (ใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา) กล่องกาเครื่องหมายไว้

    หมายเหตุ: 

    • ถ้าคุณกำลังใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ บนหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ กล่องกาเครื่องหมายนี้จะถูกเลือกไว้ตามค่าเริ่มต้น

    • ถ้าคุณไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ บนหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้เนื่องจากคุณไม่ต้องให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มต้นสำหรับไลบรารีเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อทำให้ เวิร์กโฟลว์นี้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหารองที่ผู้ใช้สามารถเริ่มด้วยตนเอง

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลกับเทมเพลตฟอร์ม

กระบวนงานต่อไปนี้อธิบายวิธีการเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลรองที่แบบสอบถามสถานะเวิร์กโฟลว์ของเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มไว้ในขั้นตอนที่ 1 เชื่อมต่อข้อมูลรองนี้มีข้อมูลที่เปิดใช้งานกฎในฟอร์มการสลับมุมมองตามสถานะของเวิร์กโฟลว์

  1. ใน InfoPath บนเมนูเครื่องมือ คลิกการเชื่อมต่อข้อมูล

  2. ในกล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อข้อมูล คลิกเพิ่ม

  3. ในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คลิกสร้างการเชื่อมต่อใหม่ คลิกรับข้อมูล แล้ว คลิ กถัดไป

  4. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง คลิกรายการหรือไลบรารี SharePoint แล้ว คลิ กถัดไป

  5. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint

  6. ในรายการเลือกรายการหรือไลบรารี คลิกชื่อของไลบรารีเอกสารที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติในขั้นตอนที่ 1 แล้ว คลิ กถัดไป

  7. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในรายการเลือกเขตข้อมูล เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากชื่อของเขตข้อมูลที่ตรงกับชื่อเวิร์กโฟลว์

    ชื่อของเขตข้อมูลอาจไม่ตรงชื่อเวิร์กโฟลว์ ถ้าชื่อเขตข้อมูลเริ่มต้น ด้วยอักขระพิเศษไม่ใช่ตัวอักษรหรือเครื่องหมายขีดล่าง ชื่อของเวิร์กโฟลว์จะสามารถกำหนดเองในรายการ

  8. เลือกกล่องกาเครื่องหมายรวมข้อมูลสำหรับฟอร์มที่ใช้งานอยู่เท่านั้น แล้ว คลิ กถัดไป

  9. ล้างกล่องกาเครื่องหมายเก็บสำเนาของข้อมูลในเทมเพลตฟอร์ แล้ว คลิ กถัดไป

  10. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในกล่องใส่ชื่อสำหรับกล่องนี้การเชื่อมต่อข้อมูล พิมพ์ชื่อที่ใช้อธิบายสำหรับการเชื่อมต่อข้อมูลรองนี้ ชื่อนี้คือ สิ่งที่แสดงในรายการแหล่งข้อมูล ในบานหน้าต่างงานแหล่งข้อมูล

  11. เมื่อต้องการเรียกใช้แบบสอบถาม โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ฟอร์มเปิดอยู่ โดยผู้ใช้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายดึงข้อมูลเมื่อเปิดฟอร์มโดยอัตโนมัติ

  12. ที่หน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

  13. ในกล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อข้อมูล คลิกปิด

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มกฎลงเทมเพลตฟอร์มเพื่อแสดงมุมมองที่ระบุ

เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตฟอร์ม คุณสามารถใช้กฎโดยอัตโนมัติแสดงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าของเขตข้อมูล คิวรีส่งฟอร์มข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อข้อมูล สลับมุมมอง หรือเปิด หรือปิดฟอร์มในการตอบสนองเหตุการณ์และเงื่อนไขบางอย่าง เหตุการณ์สามารถรวมการเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงหรือกลุ่มในแหล่งข้อมูล คลิกปุ่ม การแทรกส่วนการทำซ้ำ หรือแถวในแบบตารางเสริมแถว หรือการเปิดหรือส่งฟอร์ม เงื่อนไขสามารถรวมคำนวณ นิพจน์ XPath และบทบาทของผู้ใช้ เงื่อนไขสามารถรวมว่าค่าของเขตข้อมูลว่างเปล่า อยู่ภายในช่วงที่ระบุ เท่ากับค่าของเขตข้อมูลอื่น หรือเริ่มต้นด้วย หรือประกอบด้วยอักขระบางอย่าง

ในกรณีนี้ คุณจะสร้างกฎเพื่อสลับมุมมองโดยยึดตามสถานะเวิร์กโฟลว์

  1. บนเมนูเครื่องมือ คลิกตัวเลือกฟอร์ม

  2. ในรายการประเภท คลิกเปิด และบันทึก ไว้

  3. ภายใต้ลักษณะการทำงานที่เปิด คลิกกฎ

  4. ในกล่องโต้ตอบกฎสำหรับการเปิดฟอร์ม คลิกเพิ่ม

  5. ในกล่องชื่อ พิมพ์ชื่อสำหรับกฎ

    ตัวอย่าง พิมพ์สลับมุมมอง

  6. เมื่อต้องการระบุเงื่อนไขเมื่อกฎควรเรียกใช้ คลิกตั้งค่าเงื่อนไข

  7. ภายใต้นำกฎเมื่อเงื่อนไขนี้เป็นจริง ในกล่องแรก คลิกเลือกเขตข้อมูลหรือกลุ่ม

  8. ในรายการแหล่งข้อมูล คลิกชื่อของแหล่งข้อมูลรองที่คุณเพิ่มไว้ในขั้นตอนที่ 2 แล้ว คลิ กตกลง

  9. คลิกที่ชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะเวิร์กโฟลว์

    คุณอาจต้องขยายโฟลเดอร์ในหน้าต่างจนกว่าคุณเห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

  10. ในกล่องโต้ตอบเงื่อนไข ในรายการสอง คลิกเท่ากับ

  11. ในรายการสาม คลิกชนิดของตัวเลข แล้ว พิมพ์ค่าที่สอดคล้องกับสถานะเวิร์กโฟลว์

    ตัวอย่างเช่น สำหรับมุมมองที่แสดงเมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ พิมพ์5

    ค่าตัวเลขสำหรับสถานะเวิร์กโฟลว์ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

    สถานะ

    ค่าตัวเลข

    กำลังดำเนินการ

    2

    เสร็จสมบูรณ์

    5

    ยกเลิก

    15

    อนุมัติ

    16

    ถูกปฏิเสธ

    17

    หมายเหตุ: 

    • ค่าตัวเลขสำหรับสถานะในเวิร์กโฟลว์อื่น ๆ อาจแตกต่างกัน

    • ค่าสถานะเวิร์กโฟลว์ใน InfoPath เป็นแบบอ่านอย่างเดียว ซึ่งหมายความ ว่า คุณไม่สามารถออกแบบเทมเพลตฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนสถานะของเวิร์กโฟลว์นี้ ด้วยการใส่ค่าลงในตัวควบคุมบนฟอร์มเองด้วยตนเอง

  12. คลิก ตกลง

  13. ในกล่องโต้ตอบกฎ คลิกเพิ่มแอคชัน

  14. ภายใต้การกระทำ คลิกสลับมุมมอง

  15. ภายใต้มุมมอง คลิกชื่อของมุมมองที่คุณต้องการแสดงเมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์ตรงกับสถานะสำหรับเงื่อนไขนี้ นั้นแล้ว คลิกตกลง

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณพิมพ์2ในขั้นตอน 11 คลิกชื่อของมุมมองที่คุณต้องการแสดงเมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์จะเท่ากับยู่

  16. ในกล่องโต้ตอบกฎ คลิกตกลง

  17. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 ถึง 16 เพื่อสร้างกฎเพิ่มเติมในการสลับมุมมองที่เหมาะสมที่แต่ละขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 4: ประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์

เมื่อคุณประกาศเทมเพลตฟอร์ม คุณสามารถประกาศไปยังไลบรารีเอกสาร หรือประกาศเป็นชนิดเนื้อหาไซต์ที่สามารถใช้ในหลายไลบรารีเอกสารทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน เนื่องจากคุณได้สร้างไลบรารีเอกสาร และกำหนดเวิร์กโฟลว์ คุณต้องประกาศเทมเพลตฟอร์เป็นชนิดเนื้อหา เวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์ชนิดเนื้อหาไซต์แม่แบบฟอร์มในไลบรารีที่คุณสร้างขึ้น

นอกเหนือจากเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์การประกาศ คุณยังสามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังตำแหน่งที่ตั้งบนเครือข่ายที่แชร์ หรือสร้างแบบใหม่ไลบรารีเอกสาร เมื่อคุณประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังไซต์ SharePoint ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกาศเทมเพลตฟอร์มที่ในส่วนดูเพิ่มเติม

  1. ในเมนู ไฟล์ ให้คลิก บันทึก

  2. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลตฟอร์ จากนั้น คลิกบันทึก

  3. เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่างงานตัวตรวจสอบการออกแบบ คลิกตรวจสอบการออกแบบ บนเมนูเครื่องมือ

  4. ถ้ามีข้อผิดพลาดแสดงบานหน้าต่างงานตัวตรวจสอบการออกแบบ แก้ไขข้อผิดพลาดดังกล่าว แล้ว คลิ กรีเฟรช เพื่อดูว่าข้อผิดพลาดยังคงอยู่

  5. บนเมนูไฟล์ คลิกประกาศ

  6. ในตัวช่วยสร้างการประกาศ คลิกไปใน SharePoint server มี หรือไม่มี InfoPath Forms Services แล้ว คลิ กถัดไป

  7. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในกล่องใส่ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint หรือ InfoPath Forms Services พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการประกาศเทมเพลตของคุณฟอร์ม แล้ว คลิ กถัดไป

  8. เมื่อต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถกรอกฟอร์มนี้ โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานแบบฟอร์มนี้เพื่อกรอก โดยใช้เบราว์เซอร์

  9. คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์ (ขั้นสูง), แล้ว คลิ กถัดไป

  10. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง คลิกสร้างชนิดเนื้อหาใหม่

  11. ในรายการชนิดของเนื้อหาฐานบน คลิกฟอร์ม นั้นแล้ว คลิกถัดไป

  12. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง พิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับชนิดเนื้อหาใหม่ แล้ว คลิ กถัดไป

  13. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในกล่องระบุตำแหน่งที่ตั้งและชื่อไฟล์เทมเพลตฟอร์ พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint แล้ว คลิ กเรียกดู

  14. ในกล่องโต้ตอบเรียกดู เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ที่คุณต้องการประกาศเทมเพลตฟอร์เป็นชนิดเนื้อหาไซต์ นั้น ในกล่องชื่อไฟล์ พิมพ์ชื่อของเทมเพลตฟอร์ และคลิกบันทึก

  15. คลิก ถัดไป

  16. เลือกเขตข้อมูลในแบบฟอร์มที่คุณต้องการให้ปรากฏเป็นคอลัมน์ในมุมมองเริ่มต้นของไลบรารีเอกสาร

    วิธีการมีดังนี้

    1. คลิก เพิ่ม

    2. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มเป็นคอลัมน์ในไลบรารีเอกสาร แล้ว เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

      • พิมพ์ชื่อสำหรับคอลัมน์ในกล่องชื่อคอลัมน์

      • เลือกคอลัมน์ของไซต์ในรายการจัดกลุ่มคอลัมน์ของไซต์ เลือกชื่อในรายชื่อคอลัมน์ นั้นแล้ว คลิกตกลง

        ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูลจากการเกิดซ้ำเพื่อแสดงข้อมูลในไลบรารีเอกสาร คุณสามารถกำหนดวิธีที่คุณต้องการแสดงเขตข้อมูลในไลบรารีเอกสาร โดยการคลิกค่าในรายการฟังก์ชัน คุณสามารถเลือกว่าจะแสดงค่าแรกในเขตข้อมูล ค่าสุดท้ายในเขตข้อมูล หรือการนับจำนวนเขตข้อมูลทั้งหมด หรือจะผสานค่าทั้งหมดเข้าด้วยกัน

    3. คลิก ตกลง

  17. คลิก ถัดไป

  18. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ตรวจสอบว่า ข้อมูลที่แสดงไว้ที่ถูกต้อง นั้นแล้ว คลิกประกาศ

  19. คลิกปิด แล้ว ตรวจสอบว่า เทมเพลตของคุณฟอร์มอยู่กับชนิดเนื้อหาบนไซต์ SharePoint

    วิธีการมีดังนี้

    1. เปิดไซต์ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์

    2. บนเมนูการกระทำในไซต์ ที่มุมบนด้านขวาของไซต์ คลิกการตั้งค่าไซต์

    3. ในการตั้งค่าไซต์ ภายใต้แกลเลอรี คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์

      แม่แบบฟอร์มของคุณควรอยู่ภายใต้ชนิดเนื้อหาของ InfoPath ในแกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มชนิดเนื้อหาไปยังไลบรารีเอกสาร

ชนิดเนื้อหาทำให้เป็นไปได้สำหรับองค์กรที่จัดระเบียบ จัดการ และจัดการเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน ด้วยการกำหนดชนิดเนื้อหาสำหรับชนิดเอกสารเฉพาะ องค์กรสามารถมั่นใจว่า แต่ละกลุ่มของเนื้อหาเหล่านี้ได้รับการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถตั้งค่ารายการหรือไลบรารีเพื่อให้ประกอบด้วยรายการหลายรายการชนิดหรือชนิดเอกสาร โดยการเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี

หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี คุณจำเป็นอย่างน้อยระดับสิทธิ์ที่ออกแบบสำหรับรายการหรือไลบรารีนั้น

ก่อนที่คุณเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ไลบรารีที่ถูกตั้งค่าเพื่ออนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด

อนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด

  1. บนเมนูการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ใต้ การตั้งค่าทั่วไป คลิก การตั้งค่าขั้นสูง

  3. ในส่วนชนิดเนื้อหา เลือกใช่ เพื่ออนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด แล้ว คลิ กตกลง

  1. ถ้ารายการหรือไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกชื่อรายการหรือไลบรารีนั้นใน เปิดใช้ด่วน

    หมายเหตุ: ถ้าชื่อของรายการหรือไลบรารีของคุณปรากฏ คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์ นั้นแล้ว คลิกชื่อของรายการหรือไลบรารีของคุณ

  2. บนเมนูการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  3. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิก เพิ่มจากชนิดเนื้อหาของไซต์ที่มีอยู่

  4. ในรายการเลือกชนิดเนื้อหาของไซต์จาก ในส่วนชนิดเนื้อหาที่เลือก เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเลือกชนิดเนื้อหาไซต์

  5. ในรายการชนิดเนื้อหาไซต์ที่พร้อมใช้งาน คลิกชนิดเนื้อหาที่คุณต้อง นั้นแล้ว คลิกเพิ่ม เพื่อย้ายชนิดเนื้อหาที่เลือกลงในรายการชนิดเนื้อหาเมื่อต้องการเพิ่ม

  6. เมื่อต้องการเพิ่มชนิดเนื้อหาเพิ่มเติม ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 และ 5 แล้ว คลิ กตกลง

ตอนนี้ เมื่อผู้ใช้สร้างฟอร์มใหม่ในไลบรารีนี้ มุมมองของฟอร์มจะแสดงตามสถานะของเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×