การออกแบบฟอร์มให้ตรงกับสถานะของเวิร์กโฟลว์

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถออกแบบฟอร์ม Microsoft Office InfoPath เพื่อแสดงข้อมูลเฉพาะที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์การ คุณทำเช่นนี้ ด้วยการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเมื่อต้องการใช้กฎที่เริ่มต้นการกระทำในฟอร์มที่ยึดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการต่าง ๆ ที่ผู้ใช้ในการกรอกฟอร์ม

บทความนี้อธิบายถึงวิธีการออกแบบเทมเพลฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อแสดงมุมมองต่าง ๆ ของฟอร์มแบบ ขึ้นอยู่กับสถานะเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัมพันธ์อัตโนมัติ ตัวอย่าง ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่ม ฟอร์มจะแสดงมุมมองที่มีค่าใช้จ่ายที่ประกอบด้วยตารางเกิดซ้ำที่ผู้ใช้สามารถใส่ค่าใช้จ่าย เมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์ที่กำลังดำเนิน ฟอร์มจะแสดงมุมมองสรุปค่าใช้จ่ายที่แสดงค่าใช้จ่ายรวมไว้ในแต่ละประเภท เมื่อสถานะเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ ฟอร์มจะแสดงมุมมองเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งรวมถึงรายละเอียดบนเวลาชำระคืนเงินโดยประมาณ

หากต้องการใช้ฟอร์มให้ตรงกับสถานะของเวิร์กโฟลว์ คุณต้องดำเนินการต่างๆ บนไซต์ Microsoft Office SharePoint Server 2007 หรือไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 ที่มีฟอร์มนั้นๆ อยู่ และดำเนินการใน InfoPath คุณต้องสร้างเวิร์กโฟลว์และชนิดเนื้อหา ของไซต์ในไซต์ SharePoint และต้องเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังแม่แบบฟอร์ม สร้างกฎ และเผยแพร่แม่แบบฟอร์มใน InfoPath

หมายเหตุ: ในบทความนี้จะใช้สถานการณ์สมมุติตัวอย่างซึ่งมีการเผยแพร่แม่แบบฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์ นอกจากนี้คุณยังสามารถเผยแพร่แม่แบบฟอร์มไปยังตำแหน่งบนเครือข่ายที่มีการใช้งานร่วมกัน หรือสร้างไลบรารีเอกสารใหม่เมื่อคุณเผยแพร่แม่แบบฟอร์มลงไนไซต์ SharePoint ได้อีกด้วย หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเผยแพร่แม่แบบฟอร์ม โปรดดูที่หัวข้อดูเพิ่มเติม

ในบทความนี้

แนะนำการใช้เวิร์กโฟลว์กับฟอร์มของ InfoPath

การพิจารณาความเข้ากันได้

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ขั้นที่ 1: เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติลงในไลบรารี

ขั้นที่ 2: เพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลลงในแม่แบบฟอร์ม

ขั้นที่ 3: เพิ่มกฎให้กับแม่แบบฟอร์มเพื่อให้แสดงมุมมองเฉพาะ

ขั้นที่ 4: เผยแพร่แม่แบบฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์

ขั้นที่ 5: เพิ่มชนิดเนื้อหาลงในไลบรารีเอกสาร

แนะนำการใช้เวิร์กโฟลว์กับฟอร์มของ InfoPath

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันในเอกสารหนึ่งๆ และสามารถจัดการกับงานต่างๆ ในโปรเจ็กต์หนึ่งๆ ได้โดยนำกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องมาใช้กับเอกสารและรายการต่างๆ ในไซต์Microsoft Office SharePoint Server 2007 หรือไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติงานตามกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ได้อย่างสม่ำเสมอ อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและกำลังการผลิตโดยช่วยจัดการงานและขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจนั้นๆ อันจะช่วยให้ผู้ที่ดำเนินการต่างๆ เหล่านี้สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องคอยจัดการกับเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถเปิดใช้งานฟอร์ม InfoPath เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ คุณทำเช่นนี้ ด้วยการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเมื่อต้องการใช้กฎที่เริ่มต้นการกระทำในฟอร์มโดยยึดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการต่าง ๆ ที่ผู้ใช้ในการกรอกฟอร์ม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดใช้งานฟอร์มจะแสดงเมื่อสถานะของเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ และ จึง ข้อมูลในฟอร์มไม่ควรเปลี่ยนมุมมองแบบอ่านอย่างเดียว

คุณจะต้องเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเอกสาร SharePoint เพื่อให้สามารถนำไปใช้กับแม่แบบฟอร์ม InfoPath ได้ นอกจากนี้เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่สำหรับไซต์ก็ยังมีความแตกต่างกันไปตามชนิดของไซต์และขึ้นอยู่กับว่าเวิร์กโฟลว์นั้นสร้างขึ้นโดยใช้Microsoft Office SharePoint Designer 2007หรือไม่

บทความนี้จะใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อแสดงวิธีใช้เวิร์กโฟลว์กับแม่แบบฟอร์ม InfoPath โดยเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะส่งฟอร์ม InfoPath ที่บันทึกอยู่ในไลบรารีไปยังกลุ่มคนต่างๆ เพื่ออนุมัติ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะสัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาเอกสารและสามารถเลือกใช้ได้โดยอัตโนมัติจากไลบรารีฟอร์มหรือเอกสาร

แต่ละเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนด โดยสถานะที่ไม่ซ้ำกันด้วยชื่อที่สื่อความหมาย เช่นความคืบหน้าใน ชื่อสำหรับสถานะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ — ที่มีอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้Microsoft Office SharePoint Server 2007 — มีสถานะสำหรับความคืบหน้าในยกเลิก และเสร็จสมบูรณ์ สถานะของเวิร์กโฟลว์สามสถานะ — ซึ่งจะพร้อมใช้งานในWindows SharePoint Services 3.0 ซึ่งสามารถกำหนด โดยบุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในไลบรารีหรือรายการ ในขณะที่เวิร์กโฟลว์อื่นใช้สถานะมาตรฐานเช่นความคืบหน้าใน สถานะที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ได้ แม้ว่าจะสามารถมองเห็นได้ให้กับผู้ใช้ชื่อสื่อความหมาย สถานะเวิร์กโฟลว์จะถูกแทนด้วยการเขียนโปรแกรม โดยค่าตัวเลข เมื่อต้องการออกแบบเทมเพลตฟอร์มเพื่อตอบสนองเป็นสถานะเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจง คุณต้องทราบค่าตัวเลขสำหรับสถานะเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการใช้ นี่คือเนื่องจาก InfoPath ใช้ค่าตัวเลขของเวิร์กโฟลว์เพื่อเริ่มการกระทำ เช่นสลับมุมมอง

ตามที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณสามารถใช้งานแม่แบบฟอร์ม InfoPath ให้แสดงข้อมูลเฉพาะที่สอดคล้องกับสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ได้ แม้ว่าบทความนี้จะอธิบายวิธีใช้งานแม่แบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายให้แสดงมุมมองเฉพาะตามสถานะในเวิร์กโฟลว์ แต่คุณก็สามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์เองได้โดยเพิ่มการกระทำต่างๆ เช่น คุณสามารถกำหนดให้ฟอร์มนั้นๆ แสดงกล่องโต้ตอบพร้อมข้อความแนะนำแทนการกำหนดให้ฟอร์มแสดงมุมมองใดมุมมองหนึ่งโดยเฉพาะ และคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะแทนการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ เป็นต้น

หมายเหตุ: หากคุณใช้งานการกระทำอื่นๆ นอกเหนือจากที่อธิบายไว้ในบทความนี้ คุณอาจจำเป็นต้องดำเนินการขั้นตอนอื่นเพิ่มเติมเพื่อความมั่นใจว่าแม่แบบฟอร์มของคุณจะทำงานกับเวิร์กโฟลว์ที่คุณใช้ได้อย่างถูกต้อง

ด้านบนของเพจ

การพิจารณาความเข้ากันได้

หากคุณมีแผนที่จะสร้าง เทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ โปรดจำไว้ว่าแถบการกระทำสำหรับเอกสาร ซึ่งจะปรากฏเมื่อกรอกฟอร์มในเอกสาร Microsoft Office รวมถึง ฟอร์ม InfoPath จะไม่ปรากฏในแม่แบบฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ที่ผู้ใช้กรอกในเว็บเบราเซอร์ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถใช้ฟอร์มที่ใช้ในเบราว์เซอร์กับเวิร์กโฟลว์ต่างๆ ได้ ในการเปลี่ยนสถานะของเวิร์กโฟลว์ของฟอร์มเหล่านั้น ผู้ที่เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์สามารถใช้การตั้งค่าไลบรารีเอกสารได้ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนค่าของเวิร์กโฟลว์โดยใช้ไซต์ SharePoint ในหัวข้อดูเพิ่มเติม

ด้านบนของเพจ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

โปรดตรวจสอบสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ให้แน่ใจก่อนเริ่มดำเนินการต่างๆ ในบทความนี้

  • ติดต่อผู้ดูแลฟาร์มเพื่อยืนยันว่าได้ติดตั้งและเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการใช้แล้ว

  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี ระดับสิทธิ์ การออกแบบสำหรับไซต์ SharePoint เป็นอย่างน้อย คุณจำเป็นต้องมีสิทธิ์ในระดับนี้จึงจะสามารถเผยแพร่แม่แบบฟอร์มและสร้างเวิร์กโฟลว์ได้

  • สร้างแม่แบบฟอร์มที่มีมุมมองอย่างน้อยสองมุมมอง และกำหนดให้แต่ละมุมมองแสดงชนิดข้อมูลที่เหมาะสมกับสถานะต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าตัวควบคุมในมุมมองที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ให้เป็นอ่านอย่างเดียวได้

  • สร้างเอกสารหรือฟอร์มไลบรารี และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าไลบรารีให้สามารถใช้เนื้อหาได้หลายชนิดแล้ว

ด้านบนของเพจ

ขั้นที่ 1: เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติลงในไลบรารี

สถานการณ์สมมตินี้จะเน้นที่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ แต่คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นได้หากต้องการ หากคุณใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่น ตัวเลือกของเวิร์กโฟลว์นั้นอาจแตกต่างจากตัวเลือกที่ได้อธิบายไว้ในบทความนี้

  1. เปิดไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

  2. ในเมนู การตั้งค่า ให้คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดไลบรารีที่คุณจะเปิด

    ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  3. ใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. คลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์

  5. ในหน้า เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ในส่วนเวิร์กโฟลว์ คลิกการอนุมัติ

  6. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำให้กับเวิร์กโฟลว์

    1. ในส่วน รายการงาน ให้ระบุรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้

      หมายเหตุ: 

      • คุณสามารถใช้รายการ งาน เริ่มต้น หรือคุณสามารถสร้างรายการงานใหม่ขึ้นมาได้ ถ้าคุณใช้รายการ งาน เริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหาและดูงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดายโดยใช้มุมมอง งานของฉัน ของรายการ งาน

      • ถ้างานของเวิร์กโฟลว์นี้จะเปิดเผยข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลลับที่คุณต้องการเก็บแยกต่างหากจากรายการ งาน ทั่วไป คุณควรสร้างรายการงานใหม่

      • ถ้าองค์กรของคุณจะมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมากหรือถ้าเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก คุณควรสร้างรายการงานใหม่ ในอินสแตนซ์นี้ คุณอาจต้องการสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

  7. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่ใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์

    คุณสามารถใช้รายการประวัติ ที่เป็นค่าเริ่มต้น หรือคุณจะสร้างรายการใหม่ก็ได้ หากองค์กรของคุณมีหลายเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถสร้างรายการประวัติแยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ได้

  8. หากต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง ให้ทำเครื่องหมายลงในกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ได้ด้วยตนเองโดยผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องที่มีสิทธิ์แก้ไขรายการ ในส่วน ตัวเลือกการเริ่ม

  9. หากคุณต้องการร้องขอสิทธิ์เพิ่มเติมเพื่อที่จะเริ่มเวิร์กโฟลว์ ให้ทำเครื่องหมายลงในกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์สำหรับจัดการรายการในการเริ่มเวิร์กโฟลว์

  10. กำหนดตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณต้องการ รวมถึงเวลาที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์เริ่ม จากนั้นคลิกถัดไป

  11. ในหน้า กำหนดเวิร์กโฟลว์เอง ให้กำหนดตัวเลือกที่คุณต้องการ ซึ่งรวมถึงวิธีกำหนดเส้นทางงาน ค่าการเริ่มเวิร์กโฟลว์เริ่มต้น และวิธีทำให้เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ จากนั้นคลิก ตกลง

    เลือกตัวเลือกในส่วนต่างๆ ต่อไปนี้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องระบุตัวเลือกในทุกส่วน

    งานเวิร์กโฟลว์

    เมื่อต้องการ

    ให้ทำดังนี้

    มอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมทั้งหมดในครั้งเดียว (เวิร์กโฟลว์แบบขนาน)

    เลือก ผู้เข้าร่วมทั้งหมดโดยพร้อมกัน (แบบขนาน)

    มอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมทีละคนตามลำดับ โดยกำหนดให้ผู้เข้าร่วมคนหนึ่งต้องทำงานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่ผู้เข้าร่วมคนต่อไปจะได้รับงาน (เวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่อง)

    เลือก ผู้เข้าร่วมหนึ่งคนในแต่ละครั้ง (แบบต่อเนื่อง)

    อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้กับบุคคลอื่นใหม่

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย มอบหมายงานให้บุคคลอื่นใหม่

    อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ร้องขอให้มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารหรือรายการใดๆ ได้ โดยการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ จะต้องได้รับการอนุมัติก่อนงานนั้นจะเสร็จสมบูรณ์

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ร้องขอให้ทำการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะทำงานเสร็จสิ้น

    ค่าเริ่มต้นในเวิร์กโฟลว์ที่เป็นค่าเริ่มต้น

    เมื่อต้องการ

    ให้ทำดังนี้

    ระบุรายการเริ่มต้นของผู้เข้าร่วมสำหรับอินสแตนซ์ทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์นี้

    พิมพ์ชื่อผู้เข้าร่วมที่คุณต้องการให้รวมอยู่ด้วยเมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ หรือคลิก ผู้อนุมัติ จากนั้นเลือกบุคคลหรือกลุ่มจากบริการไดเรกทอรี

    หมายเหตุ: 

    • คั่นระหว่างแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

    • ถ้าคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์นี้ให้เป็นเวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่อง ให้เพิ่มชื่อของผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ตามลำดับที่คุณต้องการมอบหมายงานให้

    มอบหมายงานเพียงงานเดียวให้กลุ่ม แทนการมอบหมายงานแต่ละงานให้สมาชิกในกลุ่มทุกคน

    ทำเครื่องหมายลงในกล่องกาเครื่องหมาย มอบหมายงานเดี่ยวให้กับแต่ละกลุ่มที่ใส่ (ไม่ต้องขยายกลุ่ม)

    อนุญาตให้ผู้เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เปลี่ยนหรือเพิ่มผู้เข้าร่วมได้

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงรายการผู้เข้าร่วมเมื่อเวิร์กโฟลว์นี้เริ่มต้นขึ้น

    ระบุข้อความเริ่มต้นที่จะปรากฏพร้อมกับแต่ละงาน

    พิมพ์ข้อความหรือคำแนะนำในกล่องข้อความ

    ระบุวันครบกำหนดสำหรับเวิร์กโฟลว์แบบขนาน

    ป้อนวันที่ภายใต้ งานครบกำหนดเมื่อ (แบบขนาน)

    ระบุระยะเวลาที่ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่องต้องทำงานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์

    ภายใต้ กำหนดจำนวนเวลาต่อไปนี้ให้แต่ละบุคคลสำหรับการดำเนินงานของตนให้เสร็จสิ้น (แบบต่อเนื่อง) ให้พิมพ์จำนวน แล้วเลือก วัน หรือ สัปดาห์ ตามเวลาที่เพิ่มขึ้น

    ระบุรายการของบุคคลที่ควรได้รับการแจ้งเตือน (ไม่ใช่การมอบหมายงาน) เมื่อมีการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์แล้ว

    ภายใต้ แจ้งบุคคลอื่นๆ พิมพ์ชื่อของผู้ที่คุณต้องการแจ้งให้ทราบ หรือคลิก สำเนาถึง แล้วเลือกบุคคลหรือกลุ่มจากบริการไดเรกทอรี

    หมายเหตุ: คั่นระหว่างแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

    ทำเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์

    เมื่อต้องการ

    ให้ทำดังนี้

    ระบุว่าเวิร์กโฟลว์แบบขนานเสร็จสมบูรณ์เมื่อผู้เข้าร่วมในจำนวนที่ระบุได้ทำงานของพวกเขาเสร็จสมบูรณ์แล้ว

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย งานจำนวนต่อไปนี้เสร็จสิ้นแล้ว แล้วพิมพ์จำนวน

    ระบุว่าเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบรูณ์เมื่อเอกสารหรือรายการถูกปฏิเสธ

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เอกสารถูกปฏิเสธ

    ระบุว่าเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์เมื่อเอกสารหรือรายการถูกเปลี่ยนแปลง

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เอกสารถูกเปลี่ยนแปลง

    กิจกรรมในเวิร์กโฟลว์หลังจากเสร็จสมบูรณ์

    เมื่อต้องการ

    ให้ทำดังนี้

    ปรับปรุงสถานะการอนุมัติสำหรับเอกสารหรือรายการหลังจากเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปรับปรุงสถานะการอนุมัติ (ใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา)

    หมายเหตุ: 

    • หากคุณใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อจัดการกับการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี และเลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศรุ่นหลักของรายการ ในหน้า เพิ่มเวิร์กโฟลว์ กล่องกาเครื่องหมายนี้จะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น

    • หากคุณไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศรุ่นหลักของรายการ ในหน้า เพิ่มเวิร์กโฟลว์ เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เป็นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหาเริ่มต้นสำหรับไลบรารี คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้เป็นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเนื้อหารองซึ่งผู้ใช้ที่กำหนดสามารถเริ่มต้นด้วยตนเองได้

ด้านบนของเพจ

ขั้นที่ 2: เพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลลงในแม่แบบฟอร์ม

ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลรองที่สอบถามสถานะเวิร์กโฟลว์ของเวิร์กโฟลว์ที่คุณได้เพิ่มไว้ในขั้นตอนที่ 1 การเชื่อมต่อข้อมูลรองนี้จะมีข้อมูลที่ใช้กฎในฟอร์มเพื่อสลับมุมมองตามสถานะของเวิร์กโฟลว์

  1. ใน InfoPath ในเมนู เครื่องมือ คลิก การเชื่อมต่อข้อมูล

  2. ในกล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อข้อมูล คลิกเพิ่ม

  3. ในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล ให้คลิก สร้างการเชื่อมต่อใหม่ไปยัง คลิก รับข้อมูล จากนั้นคลิก ถัดไป

  4. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก ไลบรารีหรือรายการ SharePoint จากนั้นคลิก ถัดไป

  5. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint

  6. ในรายการ เลือกรายการหรือไลบรารี ให้คลิกชื่อของไลบรารีเอกสารที่คุณได้เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติไว้ในขั้นตอนที่ 1 จากนั้นคลิก ถัดไป

  7. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในรายการ เลือกเขตข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับชื่อเขตข้อมูลที่ตรงกับชื่อเวิร์กโฟลว์

    ชื่อเขตข้อมูลอาจไม่ตรงกับชื่อของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด หากชื่อเขตข้อมูลเริ่มด้วยอักขระพิเศษนอกเหนือจากตัวอักขระขีดล่างหรือตัวอักษร ชื่อของเวิร์กโฟลว์ในรายการจะได้รับการปรับเปลี่ยน

  8. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมข้อมูลไว้สำหรับฟอร์มที่ใช้งานอยู่เท่านั้น แล้วคลิก ถัดไป

  9. ล้างกล่องกาเครื่องหมาย จัดเก็บสำเนาของข้อมูลในแม่แบบฟอร์ม แล้วคลิก ถัดไป

  10. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ใน กรอบป้อนชื่อให้กับการเชื่อมต่อข้อมูลนี้ ให้พิมพ์ชื่อที่ให้คำอธิบายสำหรับการเชื่อมต่อข้อมูลรองนี้ โดยชื่อนี้จะเป็นชื่อที่ปรากฏในรายการแหล่งข้อมูลในบานหน้าต่างงาน แหล่งข้อมูล

  11. ถ้าคุณต้องการให้แบบสอบถามนี้ทำงานโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ผู้ใช้เปิดฟอร์ม ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รับข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อเปิดฟอร์ม

  12. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

  13. ในกล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อข้อมูล ให้คลิก ปิด

ด้านบนของเพจ

ขั้นที่ 3: เพิ่มกฎให้กับแม่แบบฟอร์มเพื่อให้แสดงมุมมองเฉพาะ

เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตฟอร์ม คุณสามารถใช้กฎโดยอัตโนมัติแสดงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าของเขตข้อมูล คิวรีส่งฟอร์มข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อข้อมูล สลับมุมมอง หรือเปิด หรือปิดฟอร์มในการตอบสนองเหตุการณ์และเงื่อนไขบางอย่าง เหตุการณ์สามารถรวมการเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงหรือกลุ่มในแหล่งข้อมูล คลิกปุ่ม การแทรกส่วนการทำซ้ำ หรือแถวในแบบตารางเสริมแถว หรือการเปิดหรือส่งฟอร์ม เงื่อนไขสามารถรวมคำนวณ นิพจน์ XPath และบทบาทของผู้ใช้ เงื่อนไขสามารถรวมว่าค่าเขตข้อมูลว่างเปล่า อยู่ภายในช่วงที่ระบุ เท่ากับค่าของเขตข้อมูลอื่น หรือเริ่มต้นด้วย หรือประกอบด้วยอักขระบางอย่าง

ในกรณีนี้ คุณจะสร้างกฎเพื่อสลับมุมมองตามสถานะของเวิร์กโฟลว์

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือกฟอร์ม

  2. ในรายการ ประเภท ให้คลิก เปิดและบันทึก

  3. ภายใต้ ลักษณะการเปิด ให้คลิก กฎ

  4. ในกล่องโต้ตอบ กฎสำหรับการเปิดฟอร์ม ให้คลิกเพิ่ม

  5. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับโฟลเดอร์

    ตัวอย่างเช่น พิมพ์ สลับมุมมอง

  6. เมื่อต้องการระบุเงื่อนไขเวลาที่กฎควรทำงาน ให้คลิก ตั้งค่าเงื่อนไข

  7. ภายใต้ ใช้กฎเมื่อเงื่อนไขนี้เป็นจริง ในกล่องแรก ให้คลิก เลือกเขตข้อมูลหรือกลุ่ม

  8. ในรายการ แหล่งข้อมูล คลิกชื่อของแหล่งข้อมูลรองที่คุณได้เพิ่มไว้ในขั้นตอนที่ 2 จากนั้นคลิก ตกลง

  9. คลิกชื่อเขตข้อมูลที่ตรงกับสถานะของเวิร์กโฟลว์

    คุณอาจจำเป็นต้องขยายโฟลเดอร์ในหน้าต่างจนกว่าคุณจะเห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

  10. ในกล่องโต้ตอบ เงื่อนไข ในรายการที่สอง คลิก เท่ากับ

  11. ในรายการที่สาม คลิก พิมพ์หมายเลข จากนั้นพิมพ์ค่าที่สอดคล้องกับสถานะของเวิร์กโฟลว์

    ตัวอย่างเช่น สำหรับมุมมองที่จะแสดงเมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ ให้พิมพ์5

    ค่าตัวเลขสำหรับสถานะของเวิร์กโฟลว์ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

    สถานะ

    ค่าตัวเลข

    กำลังดำเนินการ

    2

    เสร็จสมบูรณ์

    5

    ยกเลิก

    15

    อนุมัติแล้ว

    16

    ปฏิเสธ

    17

    หมายเหตุ: 

    • ค่าตัวเลขสำหรับสถานะต่างๆ ในเวิร์กโฟลว์อื่นอาจแตกต่างออกไป

    • ค่าของสถานะเวิร์กโฟลว์ใน InfoPath นั้นเป็นค่าแบบอ่านอย่างเดียว ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถออกแบบแม่แบบฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้เปลี่ยนสถานะของเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองโดยป้อนค่าลงในตัวควบคุมในฟอร์มนั้นๆ ได้

  12. คลิก ตกลง

  13. ในกล่องโต้ตอบ กฎ คลิก เพิ่มการกระทำ

  14. ภายใต้ การกระทำ ให้คลิก สลับมุมมอง

  15. ภายใต้ มุมมอง ให้คลิกชื่อของมุมมองที่คุณต้องการแสดงเมื่อสถานะของเวิร์กโฟลว์ตรงกับสถานะของเงื่อนไขนี้ แล้วคลิก ตกลง

    ตัวอย่างเช่น หากคุณพิมพ์2 ในขั้นตอน 11 ให้คลิกชื่อของมุมมองที่คุณต้องการให้แสดงเมื่อสถานะของเวิร์กโฟลว์เท่ากับ กำลังดำเนินการ

  16. ในกล่องโต้ตอบ กฎ คลิก ตกลง

  17. ทำขั้นตอนที่ 4 ถึง 16 ซ้ำ เพื่อสร้างกฎอื่นๆ เพิ่มเติมสำหรับใช้ในการสลับมุมมองที่เหมาะสมกับแต่ละขั้นของเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของเพจ

ขั้นที่ 4: เผยแพร่แม่แบบฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์

เมื่อคุณเผยแพร่แม่แบบฟอร์ม คุณสามารถเผยแพร่ฟอร์มนั้นในไลบรารีเอกสาร หรือเผยแพร่เป็นชนิดเนื้อหาของไซต์ที่สามารถนำไปใช้ในไลบรารีเอกสารต่างๆ ในไซต์คอลเลกชันได้ แต่เนื่องจากคุณได้สร้างไลบรารีเอกสารและกำหนดเวิร์กโฟลว์ให้กับไลบรารีนั้นแล้ว คุณจึงต้องเผยแพร่แม่แบบฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหา หลังจากนั้นคุณสามารถเชื่อมโยงชนิดเนื้อหาของไซต์ของแม่แบบฟอร์มนั้นเข้ากับไลบรารีที่คุณสร้างได้

นอกเหนือจากการเผยแพร่แม่แบบฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์แล้ว คุณยังสามารถเผยแพร่แม่แบบฟอร์มในตำแหน่งบนเครือข่ายที่มีการใช้งานร่วมกันหรือสร้างสร้างไลบรารีเอกสารใหม่ได้ เมื่อคุณเผยแพร่แม่แบบฟอร์มลงในไซต์ SharePoint โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเผยแพร่แม่แบบฟอร์มได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึก

  2. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลตฟอร์ จากนั้น คลิกบันทึก

  3. เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่างงาน ตัวตรวจสอบการออกแบบ ให้คลิก ตัวตรวจสอบการออกแบบ บนเมนู เครื่องมือ

  4. หากมีข้อผิดพลาดปรากฏในบานหน้าต่างงาน ตัวตรวจสอบการออกแบบ ให้แก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้น แล้วคลิก ฟื้นฟู เพื่อตรวจสอบว่ายังมีข้อผิดพลาดอยู่หรือไม่

  5. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ประกาศ

  6. ในตัวช่วยสร้างการประกาศ ให้คลิก ไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ที่มีหรือไม่มี InfoPath Forms Services แล้วคลิก ถัดไป

  7. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในกล่องใส่ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint หรือ InfoPath Forms Services พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการประกาศเทมเพลตของคุณฟอร์ม แล้ว คลิ กถัดไป

  8. หากต้องการให้ผู้ใช้สามารถกรอกฟอร์มนี้ได้โดยใช้เว็บเบราเซอร์ ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานฟอร์มที่จะถูกกรอกนี้โดยการใช้เบราว์เซอร์

  9. คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์ (ขั้นสูง) จากนั้นคลิก ถัดไป

  10. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก สร้างชนิดเนื้อหาใหม่

  11. ในรายการ ยึดชนิดเนื้อหาตามคลิก ฟอร์ม จากนั้นคลิก ถัดไป

  12. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับชนิดเนื้อหาใหม่ แล้วคลิก ถัดไป

  13. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในกล่อง ระบุตำแหน่งที่ตั้งและชื่อแฟ้มสำหรับแม่แบบฟอร์ม ให้พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint แล้วคลิก เรียกดู

  14. ในกล่องโต้ตอบ เรียกดู ให้เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ที่คุณต้องการเผยแพร่แม่แบบฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์ จากนั้นคลิกกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วพิมพ์ชื่อของแม่แบบฟอร์ม จากนั้นคลิก บันทึก

  15. คลิก ถัดไป

  16. เลือกเขตข้อมูลในแม่แบบฟอร์มที่คุณต้องการให้ปรากฏเป็นคอลัมน์ในมุมมองเริ่มต้นของไลบรารีเอกสาร

    วิธีการ

    1. คลิก เพิ่ม

    2. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มเป็นคอลัมน์ในไลบรารีเอกสาร แล้ว เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

      • พิมพ์ชื่อสำหรับคอลัมน์ในกล่องชื่อคอลัมน์

      • เลือกคอลัมน์ของไซต์ในรายการจัดกลุ่มคอลัมน์ของไซต์ เลือกชื่อในรายชื่อคอลัมน์ นั้นแล้ว คลิกตกลง

        ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูลจากการเกิดซ้ำเพื่อแสดงข้อมูลในไลบรารีเอกสาร คุณสามารถกำหนดวิธีที่คุณต้องการแสดงเขตข้อมูลในไลบรารีเอกสาร โดยการคลิกค่าในรายการฟังก์ชัน คุณสามารถเลือกว่าจะแสดงค่าแรกในเขตข้อมูล ค่าสุดท้ายในเขตข้อมูล หรือการนับจำนวนเขตข้อมูลทั้งหมด หรือจะผสานค่าทั้งหมดเข้าด้วยกัน

    3. คลิก ตกลง

  17. คลิก ถัดไป

  18. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลที่แสดงอยู่นั้นถูกต้อง แล้วคลิก ประกาศ

  19. คลิก ปิด แล้วตรวจสอบว่าแม่แบบฟอร์มของคุณเป็นชนิดเนื้อหาบนไซต์ SharePoint หรือไม่

    วิธีการ

    1. เปิดไซต์ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์

    2. บนเมนู การกระทำในไซต์ ในมุมขวาบนของไซต์ ให้คลิก การตั้งค่าไซต์

    3. ในการตั้งค่าไซต์ ภายใต้แกลเลอรี คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์

      แม่แบบฟอร์มของคุณควรอยู่ภายใต้ชนิดเนื้อหาของ InfoPath ในแกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์

ด้านบนของเพจ

ขั้นที่ 5: เพิ่มชนิดเนื้อหาลงในไลบรารีเอกสาร

ชนิดเนื้อหาทำให้เป็นไปได้สำหรับองค์กรที่จัดระเบียบ จัดการ และจัดการเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน ด้วยการกำหนดชนิดเนื้อหาสำหรับชนิดเอกสารเฉพาะ องค์กรสามารถมั่นใจว่า แต่ละกลุ่มของเนื้อหาเหล่านี้ได้รับการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถตั้งค่ารายการหรือไลบรารีเพื่อให้ประกอบด้วยรายการหลายรายการชนิดหรือชนิดเอกสาร โดยการเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี

หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี คุณต้องมีระดับสิทธิ์ ออกแบบ สำหรับรายการหรือไลบรารีนั้นเป็นอย่างน้อย

ก่อนที่คุณจะเริ่ม โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าให้ไลบรารีนั้นมีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด

การอนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด

  1. บนเมนู การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป คลิกที่ การตั้งค่าขั้นสูง

  3. ในส่วน ชนิดเนื้อหา เลือก ใช่ เพื่ออนุญาตให้มีชนิดเนื้อหาได้หลายชนิด แล้วคลิก ตกลง

  1. หากรายการหรือไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกชื่อรายการหรือไลบรารีใน Quick Launch

    หมายเหตุ: หากชื่อรายการหรือไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วคลิกชื่อรายการหรือไลบรารีของคุณ

  2. บนเมนู การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  3. ภายใต้ ชนิดเนื้อหา ให้คลิก เพิ่มจากชนิดเนื้อหาของไซต์ที่มีอยู่

  4. ในรายการ เลือกชนิดเนื้อหาของไซต์จากในส่วน เลือกชนิดเนื้อหา เลือกกลุ่มชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการเลือก

  5. ในรายการ ชนิดเนื้อหาของไซต์ที่พร้อมใช้งาน ให้คลิกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก เพิ่ม เพื่อย้ายชนิดเนื้อหาที่เลือกไปยังรายการ ชนิดเนื้อหาที่ต้องการเพิ่ม

  6. หากต้องการเพิ่มชนิดเนื้อหาอื่นเพิ่มเติม ให้ทำขั้นตอนที่ 4 และ 5 ซ้ำ แล้วคลิก ตกลง

จากนี้ไป เมื่อผู้ใช้สร้างฟอร์มใหม่ในไลบรารี ฟอร์มนั้นก็จะแสดงมุมมองตามสถานะของเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของเพจ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×