การส่งเอกสาร Word เพื่อตรวจทานโดยใช้อีเมล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถใช้ Microsoft Office Outlook 2007 ร่วมกับ Microsoft Office Word 2007 เพื่อส่งเอกสาร Word อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับให้ผู้อื่นตรวจทาน ผู้รับแต่ละรายสามารถแสดงข้อคิดเห็นและทำการตรวจทานแก้ไขโดยใช้คุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Office Word 2007 เมื่อเอกสารกลับมาถึงคุณ คุณก็สามารถเปรียบเทียบและรวมการตรวจทานแก้ไขต่างๆ ไว้ในเอกสาร Word หนึ่งฉบับได้

ในบทความนี้

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มส่งสำหรับคำสั่งการตรวจทานลงในแถบเครื่องมือด่วนใน Word 2007

ขั้นตอนที่ 2: ส่งเอกสาร Word 2007 สำหรับการตรวจทาน โดยใช้ Office Outlook 2007

ขั้นตอนที่ 3: รีวิว และผสานเอกสาร Word

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มส่งสำหรับคำสั่งการตรวจทานลงในแถบเครื่องมือด่วนในWord 2007

ใน Word 2007 คำสั่ง ส่งให้ตรวจทาน จะช่วยให้คุณเข้าถึงการส่งเอกสารสำหรับตรวจทานได้ในคลิกเดียว คำสั่งนี้จะไม่พร้อมใช้งานใน Ribbon ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มคำสั่งนี้ลงในแถบเครื่องมือด่วนที่ปรากฏที่ด้านบนสุดของ Ribbon ได้

  1. คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจากแถบเครื่องมือด่วน

  2. คลิก คำสั่งเพิ่มเติม

    เมนู กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง

  3. ในรายการแบบหล่นลง เลือกคำสั่งจาก ให้คลิก คำสั่งที่ไม่อยู่ใน Ribbon

  4. เลื่อนลงในรายการคำสั่ง แล้วคลิก ส่งให้ตรวจทาน

  5. คลิก เพิ่ม

    กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Word

    1. คลิก คำสั่งที่ไม่อยู่ใน Ribbon

    2. คลิก ส่งให้ตรวจทาน

    3. คลิก เพิ่ม

  6. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Word

ไอคอน ส่งให้ตรวจทาน จะปรากฏบนแถบเครื่องมือด่วนใน Word 2007

บนของเพจ

ขั้นที่ 2: ส่งเอกสาร Word 2007 เพื่อตรวจทานโดยใช้ Office Outlook 2007

เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งเอกสาร Word 2007 เพื่อตรวจทาน ให้ทำดังนี้

  1. ใน Word 2007 ให้คลิก ส่งให้ตรวจทาน บนแถบเครื่องมือด่วน

    ข้อความอีเมลใหม่ของ Outlook จะเปิดขึ้นพร้อมเอกสาร Word ที่แนบมา ตามค่าเริ่มต้น ข้อความ โปรดตรวจทานเอกสารที่แนบ จะปรากฏอยู่ในเนื้อหาข้อความ

    หมายเหตุ: คุณต้องบันทึกเอกสาร Word 2007 ก่อนที่จะใช้คำสั่ง ส่งให้ตรวจทาน

  2. คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเรื่องหรือเนื้อหาของข้อความได้ถ้าต้องการ

  3. เขียนข้อความได้เช่นเดียวกันกับข้อความ Outlook อื่นๆ

    เคล็ดลับ: คุณสามารถเพิ่มตัวเตือนถึงตัวเองหรือผู้รับข้อความได้อย่างง่ายดาย บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก ตามงาน คลิกช่วงเวลาตัวเตือนหรือใส่ตัวเตือนสำหรับผู้รับ คลิก ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ คุณสามารถเปลี่ยนข้อความ ตั้งค่าสถานะเป็น เป็นข้อความตัวเตือนของตนเองด้วยการแทนที่ข้อความเริ่มต้น ตรวจทาน

  4. คลิก ส่ง

บนของเพจ

ขั้นที่ 3: ตรวจทานและผสานเอกสาร Word

เมื่อบุคคลกลับเอกสาร Word ที่มีข้อคิดเห็นของพวกเขาและตรวจทานแก้ไข บันทึกเอกสารบนฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับวิธีการบันทึกสิ่งที่แนบมา ดูเปิด และบันทึกสิ่งที่แนบมา

คุณมีตัวเลือกสองตัวเลือกในการทำงานกับเอกสารหลายสำเนา ตัวเลือกแรกคือเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับเคียงข้างกันในลักษณะที่เรียกว่าการแสดงสิ่งที่ต่างกัน การแสดงสิ่งที่ต่างกันจะแสดงเฉพาะสิ่งที่แตกต่างกันระหว่างเอกสาร ตัวเลือกที่สองคือการผสานหลายสำเนาไว้ในเอกสาร Word ใหม่หนึ่งฉบับ หลังจากรวมเอกสารเข้าด้วยกันแล้ว คุณสามารถตรวจทานและยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ทุกคนได้ในเอกสารฉบับเดียว

ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดก็ตาม คุณจะทำงานกับเอกสารต้นฉบับของคุณและสำเนาฉบับตรวจทานหนึ่งฉบับในแต่ละครั้ง คุณจะทำซ้ำกระบวนการเดียวกันนี้สำหรับสำเนาฉบับตรวจทานแต่ละฉบับ

การเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับโดยใช้ตัวเลือกแสดงสิ่งที่ต่างกัน

ตัวเลือกนี้จะเปรียบเทียบสองเอกสาร และแสดงเฉพาะสิ่งที่เปลี่ยนแปลงระหว่างเอกสารสองเอกสารนั้น เอกสารต่างๆ ที่ถูกเปรียบเทียบจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง ตามค่าเริ่มต้นการเปรียบเทียบประเภทนี้จะถูกแสดงไว้ในเอกสารใหม่ฉบับที่สามเสมอ

ถ้าคุณต้องการเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงจากจำนวนผู้ตรวจทาน ไม่ควรเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก รวมการตรวจทานแก้ไขจากผู้สร้างหลายๆ คนลงในเอกสารเดียว แทน

  1. ใน Word 2007 บนแท็บ ตรวจทาน ในกลุ่ม เปรียบเทียบ ให้คลิก เปรียบเทียบ

    รูป Ribbon ของ Word

  2. คลิก เปรียบเทียบรุ่นของเอกสารสองรุ่น (แสดงสิ่งที่ต่างกัน)

  3. ภายใต้ เอกสารต้นฉบับ ให้เรียกดูเอกสารที่คุณต้องการใช้เป็นเอกสารต้นฉบับ

  4. ภายใต้ เอกสารฉบับตรวจทานแก้ไข ให้เรียกดูเอกสารอีกฉบับที่คุณต้องการนำมาเปรียบเทียบ

  5. คลิก เพิ่มเติม แล้วเลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการเปรียบเทียบในเอกสารต่างๆ ภายใต้ แสดงการเปลี่ยนแปลง ให้เลือกว่าคุณต้องการแสดงการเปลี่ยนแปลงในระดับอักขระหรือระดับคำ

    ถ้าคุณไม่ต้องการแสดงการเปลี่ยนแปลงในเอกสารฉบับที่สาม ให้เลือกเอกสารที่คุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงปรากฏอยู่

    สิ่งสำคัญ: ตัวเลือกใดๆ ที่คุณเลือกภายใต้ เพิ่มเติม จะเป็นตัวเลือกเริ่มต้นสำหรับการเปรียบเทียบในครั้งถัดไปที่คุณเปรียบเทียบเอกสาร

  6. คลิก ตกลง

  7. ถ้าเอกสารฉบับใดฉบับหนึ่งมีการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม Word 2007 จะแสดงกล่องข้อความขึ้นมา ให้คลิก ใช่ เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลง แล้วทำการเปรียบเทียบเอกสาร

  8. Microsoft Office Word จะแสดงเอกสารใหม่ฉบับที่สามซึ่งการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในเอกสารหลักได้รับการยอมรับแล้ว และการเปลี่ยนแปลงในเอกสารฉบับตรวจทานจะถูกแสดงเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม

    เอกสารต้นฉบับที่คุณกำลังเปรียบเทียบจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

การผสานข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงจากเอกสารหลายฉบับลงในเอกสารฉบับเดียว

ถ้าคุณส่งเอกสารสำหรับการตรวจทานไปยังผู้ตรวจทานหลายคน และผู้ตรวจทานแต่ละคนจะส่งกลับเอกสาร คุณสามารถรวมเอกสารสองฉบับเข้าด้วยกันในแต่ละครั้ง จนกระทั่งการเปลี่ยนแปลงจากผู้ตรวจทานทั้งหมดถูกรวมเข้าด้วยกันในเอกสารเดียว

  1. ใน Word 2007 บนแท็บ ตรวจทาน ในกลุ่ม เปรียบเทียบ ให้คลิก เปรียบเทียบ

    รูป Ribbon ของ Word

  2. คลิก รวมการตรวจทานแก้ไขจากผู้สร้างหลายๆ คน

  3. ภายใต้ เอกสารต้นฉบับ ให้คลิกชื่อเอกสารที่คุณต้องการรวมการเปลี่ยนแปลงจากแหล่งหลายๆ แหล่งเข้าไป

    ถ้าคุณไม่เห็นในรายการเอกสาร คลิกเรียกดูต้นฉบับ ปุ่ม

  4. ภายใต้ เอกสารฉบับตรวจทานแก้ไข ให้เรียกดูเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ตรวจทานคนใดคนหนึ่ง

  5. คลิก เพิ่มเติม

  6. ภายใต้ แสดงการเปลี่ยนแปลง ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการเปรียบเทียบในเอกสารฉบับต่างๆ

    ตามค่าเริ่มต้น Word 2007 จะแสดงการเปลี่ยนแปลงของทั้งคำ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปลี่ยนคำว่า cat ไปเป็น cats คำว่า cats ทั้งคำจะแสดงว่าถูกเปลี่ยนแปลงในเอกสาร ไม่ใช่แสดงเพียงอักขระ s อย่างเดียว

  7. ภายใต้ แสดงการเปลี่ยนแปลงใน ให้คลิก เอกสารต้นฉบับ

  8. คลิก ตกลง

    เมื่อต้องการเปลี่ยนให้เอกสารฉบับใดปรากฏบนหน้าจอเมื่อคุณคลิก ตกลง ในกลุ่ม เปรียบเทียบ ให้คลิก ซ่อนเอกสารต้นฉบับ หรือ แสดงเอกสารต้นฉบับ

  9. ทำซ้ำขั้นที่ 1-8 Word 2007 จะผสานการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดลงในเอกสารต้นฉบับ

หมายเหตุ: Word สามารถเก็บการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบได้ครั้งละหนึ่งชุดเท่านั้น ดังนั้นเมื่อคุณผสานหลายๆ เอกสาร คุณอาจถูกพร้อมท์ให้ทำการตัดสินใจว่าคุณต้องการเก็บการจัดรูปแบบจากเอกสารต้นฉบับ หรือใช้การจัดรูปแบบจากเอกสารที่แก้ไขแล้วหรือไม่ หากไม่ต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบ คุณสามารถล้างกล่องกาเครื่องหมาย การจัดรูปแบบ ในกล่องโต้ตอบ เปรียบเทียบและผสานเอกสาร

บนของเพจ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×