การส่งออกข้อมูล Access ไปยังเอกสาร Word

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อต้องการส่งออกข้อมูลจากฐานข้อมูลMicrosoft Access 2010 ไปยังเอกสารMicrosoft Word 2010 ใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออกในAccess 2010 บทความนี้อธิบายถึงการดำเนินการ อธิบายวิธีการใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก และแสดงให้คุณเห็นวิธีการที่คุณสามารถใช้การตั้งค่าการส่งออก โดยบันทึก

ในบทความนี้

ภาพรวม

ส่งออกข้อมูลจาก Access ไปยัง Word

วิธีเข้าถึงค่าปรากฏเมื่อถูกส่งออกไปยัง Word

ภาพรวม

เกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลคุณส่งออก

เมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการตั้งค่าการเข้าถึงการส่งออกเพื่อส่งออกข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ไปยังเอกสารWord 2010, Access สร้างสำเนาของข้อมูลใน Microsoft Word รูปแบบ Rich Text แฟ้ม (*.rtf) อย่างไรก็ตาม กระบวนการส่งออกคัดลอกเฉพาะ ระเบียนและเขตข้อมูลที่มองเห็นได้จากการเข้าถึงตาราง แบบสอบถาม และแบบฟอร์ม และแสดงในตารางในเอกสาร Word ถ้าคุณมีเขตข้อมูลที่ซ่อนหรือเรกคอร์ด โดยใช้ตัวกรองใด ๆ วิซาร์ดการส่งออกส่งออกข้อมูลดังกล่าว เมื่อคุณส่งออกรายงาน ทั้งข้อมูลและเค้าโครงจะถูกคัดลอกให้คล้ายกับรูปแบบรายงานต้นฉบับอย่างใกล้ชิด

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูล Access หรือตารางที่มีเป็นเอกสาร Word โดยใช้คำสั่ง'บันทึกเป็น 'ใน Access

คุณสามารถส่งออกข้อมูลชนิดใด

คุณสามารถส่งออกข้อมูลจาก Access ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงาน คุณยังสามารถส่งการเลือกเรกคอร์ดในมุมมอง เมื่อคุณส่งออกฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลที่ประกอบด้วยฟอร์มย่อยหรือแผ่นข้อมูลย่อย แบบฟอร์มหลักหรือแผ่นข้อมูลถูกส่งออก คุณต้องการทำซ้ำการดำเนินการส่งออกสำหรับแต่ละฟอร์มย่อยและแผ่นข้อมูลย่อยที่คุณต้องการดูใน Word ในทางกลับกัน เมื่อคุณส่งออกรายงาน ฟอร์มย่อยและรายงานย่อยที่รวมอยู่ในรายงานจะถูกส่งออก พร้อมกับรายงานหลัก คุณไม่สามารถส่งออกแมโครและโมดูล

ส่งออกข้อมูลไปยังเอกสาร Word ที่มีอยู่

เมื่อคุณก่อนส่งออกข้อมูล Access โดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก มีการส่งออกข้อมูลไปยังเอกสาร Word ใหม่ การย้ายข้อมูลเข้าไปในเอกสาร Word ที่มีอยู่อื่น คุณต้องเลือก และคัดลอกข้อมูล และวางลงในเอกสาร Word ของคุณที่มีอยู่

ด้านบนของหน้า

ส่งออกข้อมูลจาก Access ไปยัง Word

  1. เปิดฐานข้อมูลต้นฉบับ

  2. ในบานหน้าต่างนำทาง เลือกออปเจ็กต์ที่ประกอบด้วยข้อมูลคุณต้องการส่งออก

    คุณสามารถส่งออกตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงาน

  3. ตรวจทานข้อมูลต้นฉบับเพื่อให้แน่ใจว่า ไม่ประกอบด้วยตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาด (สามเหลี่ยมสีเขียว) หรือค่าความผิดพลาด เช่น#Num

    สิ่งสำคัญ: เกิดข้อผิดพลาดยังไม่ได้แก้ไขค่าใด ๆ ในแหล่งข้อมูล จะถูกแทนที่ ด้วยค่า null ในเอกสาร Word

  4. ถ้าคุณต้องการส่งออกข้อมูลเพียงบางส่วนจากวัตถุ เลือกเฉพาะระเบียนคุณต้องการส่งออก

  5. บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มส่งออก คลิกเพิ่มเติม และจากนั้น คลิกWord

    หมายเหตุ: ส่งออก คำสั่งจะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อฐานข้อมูลถูกเปิดอยู่ และมีเลือกวัตถุ

  6. ในตัวช่วยสร้างการส่งออก ให้ระบุชื่อของแฟ้มปลายทาง

  7. ตัวช่วยสร้างส่งออกข้อมูลการจัดรูปแบบเสมอ ถ้าคุณต้องการดูเอกสาร Word หลังจากการดำเนินการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดแฟ้มปลายทางหลังจากการดำเนินการส่งออกเสร็จสมบูรณ์

  8. ถ้าคุณได้เลือกเรกคอร์ดที่คุณต้องการส่งออกก่อนที่คุณเริ่มต้นการดำเนินการส่งออก คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือก อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการส่งออกระเบียนทั้งหมดในมุมมอง ปล่อยให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย

    หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้ปรากฏอยู่ ใช้งานไม่ได้ (จาง) ถ้าไม่มีระเบียนใดถูกเลือก

  9. คลิก ตกลง

  10. ถ้าเอกสารปลายทางมีอยู่ คุณได้รับพร้อมท์ให้คลิกใช่ เพื่อแทนที่ไฟล์ คลิกไม่ใช่ เพื่อเปลี่ยนชื่อของแฟ้มปลายทาง และจากนั้น คลิกตกลง อีกครั้ง

การเข้าถึงข้อมูลส่งออก และเปิดเอกสารปลายทางใน Word ขึ้นอยู่กับตัวเลือกการส่งออกที่คุณระบุในตัวช่วยสร้าง นอกจากนี้ access ยังแสดงสถานะของการดำเนินการบนหน้าสุดท้ายของวิซาร์ด ไปขั้นตอนถัดไปถ้าคุณต้องการบันทึกการตั้งค่าการนำเข้าสำหรับการนำมาใช้ใหม่ในภายหลัง

บันทึก และใช้การตั้งค่าการส่งออกกับ Outlook

หมายเหตุ: คุณต้องมีMicrosoft Outlook 2010 ที่ติดตั้งเมื่อต้องการสร้างงานสำหรับการตั้งค่าการส่งออกที่เกิดซ้ำ

อาจเป็นประโยชน์ในการสร้างงานในOutlook 2010 ถ้าคุณต้องการเรียกใช้การดำเนินการในช่วงเวลาปกติ หรือเกิดซ้ำ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณไม่ได้สร้างงาน Access ยังจะบันทึกข้อมูลจำเพาะ

  1. บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างการส่งออก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายบันทึกขั้นตอนการส่งออก

    ชุดของตัวควบคุมเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น

  2. ในกล่องเก็บเป็น เก็บชื่อสำหรับสเปคส่งออก หรือเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น

  3. พิมพ์คำอธิบายในกล่องคำอธิบาย อีกทางหนึ่งคือ

  4. เมื่อต้องการเรียกใช้การดำเนินการในช่วงเวลาคงที่ (เช่นสัปดาห์หรือรายเดือน), เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างงาน Outlook การทำเช่นนี้สร้างงาน Outlook ที่ช่วยให้คุณเรียกใช้การส่งออกในอนาคต

  5. คลิกบันทึกการส่งออก

ถ้าไม่ได้ติดตั้ง Outlook, Access แสดงข้อผิดพลาดเมื่อคุณคลิกบันทึกการส่งออก

หมายเหตุ: ถ้า Outlook ไม่ถูกกำหนดค่าอย่างถูกต้อง ตัวช่วยสร้างการเริ่มต้น 2010 ของ Microsoft Outlook เริ่มทำงาน ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการกำหนดค่า Outlook

สร้างงาน Outlook

เมื่อต้องการสร้างงาน Outlook เลือกกล่องโต้ตอบส่งออกชื่อ - งาน ใน Outlook

  1. ตรวจทาน และปรับเปลี่ยนการตั้งค่างาน เช่นวันเริ่มวัน ครบกำหนดและตัวเตือน

    เมื่อต้องการทำการส่งออกเหตุการณ์เกิดประจำของงาน การเกิด

  2. คลิก บันทึกและปิด

การเรียกใช้งานที่บันทึกไว้

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง Outlook ให้คลิก งาน แล้วดับเบิลคลิกที่งานที่คุณต้องการเรียกใช้

  2. บนแท็บงาน ในกลุ่มMicrosoft Access คลิกเรียกใช้การส่งออก

  3. ในกล่องโต้ตอบการส่งออกข้อมูลจาก Microsoft Access คลิกตกลง

  4. ปิดกล่องโต้ตอบงานส่งออก

ด้านบนของหน้า

วิธีเข้าถึงค่าปรากฏเมื่อถูกส่งออกไปยัง Word

ถ้าการดำเนินการส่งออกไม่ได้ทำงาน ตามที่คาดหมาย ตารางต่อไปนี้สามารถช่วยคุณกำหนดว่า Access ส่งค่าต่าง ๆ ไปยัง Word

รายการการเข้าถึง

ส่งออกผลลัพธ์ใน Word

ชื่อเขตข้อมูล

ชื่อของเขตข้อมูลสำหรับข้อมูลที่ส่งออกจากตาราง ฟอร์ม และแบบสอบถามปรากฏขึ้นในแถวแรกของตารางในเอกสาร Word เมื่อคุณส่งออกรายงาน วางของชื่อเขตข้อมูลในเอกสาร Word แตกต่างกันไปตามเค้าโครงของรายงาน

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เขตข้อมูลที่สนับสนุนค่าหลายค่าถูกส่งออกไปยังคอลัมน์เดียวใน Word ค่าจะถูกคั่น ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ()

รูปภาพ วัตถุ และสิ่งที่แนบมา

องค์ประกอบแบบกราฟิก — โลโก้ ข้อมูลในเขตข้อมูล OLE object และสิ่งที่แนบมาที่เป็นส่วนหนึ่งของแหล่งข้อมูลซึ่งจะไม่ถูกส่งออก

กราฟ

วัตถุของ Microsoft Graph จะไม่ส่งออก

นิพจน์

นิพจน์ไม่ได้ส่งออก เฉพาะผลลัพธ์ของนิพจน์ที่จะถูกส่งออก

ฟอร์มย่อยและแผ่นข้อมูลย่อย

ส่งแบบฟอร์มหลักหรือแผ่นข้อมูล ฟอร์มย่อยหรือแผ่นข้อมูลย่อยไม่ คุณต้องส่งออกแต่ละฟอร์มย่อยและแผ่นข้อมูลย่อยโดยแยกต่างหาก ยกเว้นเมื่อคุณส่งออกรายงาน ทั้งข้อมูลและเค้าโครงจะถูกคัดลอกให้คล้ายกับรูปแบบของรายงาน Access อย่างใกล้ชิด

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×