การสร้างแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ถ้าข้อมูลของคุณยังไม่ได้ถูกจัดเรียงในรูปแบบแฟ้มแหล่งข้อมูลที่ Microsoft Office Publisher สามารถใช้ได้ คุณสามารถสร้างแหล่งข้อมูลเพื่อใช้สำหรับจดหมายเวียนหรือจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ แหล่งข้อมูลอาจมีเพียงรายการชื่อและที่อยู่ หรือมีเส้นทางไปยังรูปภาพ หมายเลขชิ้นส่วนผลิตภัณฑ์ บาร์โค้ดไปรษณีย์ ประวัติการซื้อของลูกค้า และข้อมูลเพิ่มเติมอีกหลากหลายที่คุณต้องการใช้ในจดหมายเวียนหรือจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์

ในบทความนี้

โครงสร้างของแหล่งข้อมูล

สร้างแหล่งข้อมูลรายการที่อยู่สำหรับจดหมายเวียน

โครงสร้างของแหล่งข้อมูล

ก่อนที่คุณจะสร้างแหล่งข้อมูลของคุณ ให้พิจารณาชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการให้มีในสิ่งพิมพ์ที่ผสานขั้นสุดท้ายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างโครงสร้างของแฟ้มแหล่งข้อมูลของคุณ เพื่อให้แฟ้มแหล่งข้อมูลมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องใช้สำหรับการผสานของคุณ

แถวแรกในแหล่งข้อมูลของคุณจะแสดงรายการชื่อคอลัมน์ เช่น แถวส่วนหัวในตารางข้างล่าง ชื่อคอลัมน์เหล่านี้เป็นชื่อของเขตข้อมูลที่คุณแทรกในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนหรือจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณไว้เป็นตัวยึดสำหรับข้อมูลข้อความหรือรูปภาพ

ใต้แถวส่วนหัวคือคอลัมน์ข้อมูลหรือเขตข้อมูล มีข้อมูลเฉพาะที่จะแสดงในเขตข้อมูลผสานที่เกี่ยวข้อง แต่ละแถวหรือแต่ละระเบียนในตารางใต้แถวส่วนหัวของคุณจะแสดงรายการชุดข้อมูลที่่สมบูรณ์สำหรับระเบียนแต่ละระเบียน

คอลัมน์ ในกระดาษคำนวณ Excel ตรงกับเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์ไปรษณียบัตร

ด้านบนของหน้า

สร้างแหล่งข้อมูลรายการที่อยู่สำหรับจดหมายเวียน

คุณสามารถใช้ Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook หรือ Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager เพื่อสร้างแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนหรือจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ หลังจากคุณสร้างและบันทึกรายการที่อยู่แล้ว คุณสามารถใช้รายการที่อยู่นั้นได้อีกสำหรับโครงการจดหมายเวียนในอนาคต

กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน

ใช้ Publisher สร้างรายการที่อยู่

  1. เปิดสิ่งพิมพ์

  2. บนเมนู เครื่องมือ ชี้ไปที่ จดหมายและแค็ตตาล็อก แล้วคลิก สร้างรายการที่อยู่

  3. เมื่อต้องการกำหนดคอลัมน์เองในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ให้คลิก กำหนดคอลัมน์เอง แล้วให้เลือกทำอย่่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูล ให้คลิก เพิ่ม จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อสำหรับเขตข้อมูลใหม่ แล้วคลิก ตกลง

    • เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออก ภายใต้ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ลบ

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ภายใต้ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือก เปลี่ยนชื่อ ในกล่องโต้ตอบ เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อใหม่ลงในช่อง ถึง: แล้วคลิก ตกลง

      หลังจากคุณได้กำหนดเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเองแล้ว ให้คลิก ตกลง

  4. ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ในแถวว่างแถวแรก ให้พิมพ์ข้อมูลสำหรับรายการแรกในเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

    ถ้าคุณวางแผนที่จะผสานรูปถ่ายต่างๆ ลงในสิ่งพิมพ์ขั้นสุดท้ายของคุณ คุณจำเป็นต้องพิมพ์ชื่อแฟ้มหรือเส้นทางของแฟ้มรูปภาพแต่ละรูปที่คุณต้องการใช้ในคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับระเบียนแต่ละระเบียน โดยให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณบันทึกแฟ้มรูปภาพของคุณและแหล่งข้อมูลของคุณในโฟลเดอร์เดียวกัน ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มของรูปภาพที่เกี่ยวข้องนั้น ตัวอย่างเช่น พิมพ์ firstphoto.jpg

    • ถ้าคุณบันทึกไฟล์รูปภาพของคุณในโฟลเดอร์ที่แตกต่างจากแหล่งข้อมูล พิมพ์เส้นทางแบบเต็มสำหรับรูปภาพเกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น พิมพ์C:\Documents and Settings\Username\My Documents\My Pictures\Catalog Project\firstphoto.jpg

    • ถ้าคุณบันทึกแฟ้มรูปภาพในโฟลเดอร์ย่อยของโฟลเดอร์ที่มีแหล่งข้อมูลนั้น ให้พิมพ์เส้นทางบางส่วนของรูปภาพที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ถ้าโฟลเดอร์แหล่งข้อมูลมีโฟลเดอร์ย่อยของรูปภาพ ให้พิมพ์ \Pictures\firstphoto.jpg

  5. เมื่อคุณป้อนข้อมูลของรายการแรกเสร็จ ให้คลิก สร้างรายการ หรือกดแป้น TAB

  6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 และ 5 จนกว่าคุณได้เพิ่มรายการจนเสร็จสิ้น

  7. คลิก ตกลง

  8. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วคลิก บันทึก

    ตามค่าเริ่มต้นแล้ว รายการที่อยู่จะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ My Data Sources วิธีที่ดีที่สุดคือเก็บรายการที่อยู่ไว้ที่นี่ เนื่องจากนี่คือโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ Publisher จะมองหาแหล่งข้อมูล ถ้าคุณบันทึกแฟ้มแหล่งข้อมูลไว้ที่อื่นนอกจากโฟลเดอร์ My Data Sources คุณจะต้องเรียกดูเพื่อค้นหาตำแหน่งแฟ้มแหล่งข้อมูลเมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลในระหว่างการผสาน

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×