การสร้างและใช้รายงานย่อย

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อคุณกำลังทำงานกับข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (ที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะถูกเก็บไว้ในตารางที่แยกต่างหาก), คุณจำเป็นต้องดูข้อมูลจากตารางหรือคิวรีมากกว่าหนึ่งในรายงานเดียวกัน ตัวอย่างเช่น คุณต้องการดูข้อมูลลูกค้า แต่คุณต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในเวลาเดียวกัน รายงานย่อยเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการทำเช่นนี้เนื่องจากจะช่วยให้คุณสามารถแสดงข้อมูลลำดับในรายงานที่มีข้อมูลลูกค้า ในลักษณะที่สามารถอ่าน และตรรกะ Microsoft Office Access 2007 แสดงหลาย ๆ วิธีเพื่อช่วยให้คุณสามารถสร้างรายงานย่อยได้อย่างรวดเร็ว

คุณต้องการทำสิ่งใด

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับรายงานย่อย

สร้างรายงานย่อย

ทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบรายงานย่อย

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับรายงานย่อย

รายงานย่อยคือ รายงานที่แทรกลงในรายงานอื่น เมื่อคุณรวมรายงาน หนึ่งของพวกเขาต้องทำหน้าที่เป็นรายงานหลักที่ประกอบด้วยรายงานอื่น รายงานหลักเป็นที่ถูกผูกไว้หรือไม่ถูกผูกไว้ รายงานถูกผูกไว้เป็นหนึ่งที่สามารถแสดงข้อมูล และมีตารางคิวรี หรือคำสั่ง SQL ที่ระบุไว้ในคุณสมบัติแหล่งระเบียน รายงานไม่ถูกผูกเป็นหนึ่งที่ไม่ได้ยึดตามตาราง แบบสอบถาม หรือคำสั่ง SQL (นั่นคือ คุณสมบัติแหล่งระเบียนของรายงานว่างเปล่า)

เคล็ดลับ: ใน Access 2010 รายงานมีเค้าโครงควบคุม ซึ่งช่วยทำให้เส้นค่าและดูดี

ตัวอย่างของรายงานหลักที่ไม่ถูกผูกกับรายงานย่อยที่ไม่เกี่ยวข้องกันสอง   

รายงานที่มีการผูกหลักไม่สามารถแสดงข้อมูลใด ๆ ของตัวเอง แต่จะยังคงสามารถทำหน้าที่เป็นรายงานหลักสำหรับรายงานย่อยไม่เกี่ยวข้องกันที่คุณต้องการรวม

รายงานหลักที่ไม่ถูกผูกซึ่งมีรายงานย่อยสองรายงานแสดงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

1. ผูกหลักรายงานประกอบด้วยสองรายงานย่อย

2. หนึ่งย่อยสรุปยอดขาย โดยพนักงาน

3.ย่อยสรุปยอดขายตามประเภท

ตัวอย่างของรายงานหลักและรายงานย่อยที่ถูกผูกไว้กับแหล่งระเบียนเดียวกัน   

คุณสามารถใช้รายงานหลักเพื่อแสดงระเบียนสำหรับรายละเอียด เช่นทุกขายในหนึ่งปี แล้ว ใช้รายงานย่อยเพื่อแสดงข้อมูลสรุป เช่นยอดขายรวมสำหรับแต่ละไตรมาส

รายงานหลักและรายงานย่อยผูกกับแหล่งระเบียนเดียวกัน

1. รายงานย่อยสรุปยอดขายของปีไตรมาส

2. รายงานหลักแสดงยอดขาย

ตัวอย่างของรายงานหลักและรายงานย่อยที่ถูกผูกไว้กับแหล่งระเบียนที่เกี่ยวข้อง   

รายงานหลักสามารถประกอบด้วยข้อมูลทั่วไปสำหรับรายงานย่อยอย่าง น้อยหนึ่ง ในกรณีนี้ รายงานย่อยที่ประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในรายงานหลัก

รายงานหลักที่มีรายงานย่อยสองรายงานแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน

1. หลักรายชื่อและชื่อเมืองของร้าน

2. รายงานย่อยรายการตัวแทนที่จะเข้าร่วมประชุมร้าน

ฟอร์มย่อยบนรายงาน

รายงานหลักสามารถมีฟอร์มย่อยรายงานย่อย นอกเหนือจาก และสามารถมีฟอร์มย่อยมาก และย่อยตามที่คุณต้องการ นอกจากนี้ รายงานหลักสามารถประกอบด้วยได้ถึงเจ็ดระดับของฟอร์มและรายงานย่อย ตัวอย่างเช่น รายงานสามารถประกอบด้วยรายงานย่อย และหลักสามารถประกอบด้วยฟอร์มย่อย หรือตัวรายงานย่อย และอื่น ๆ ขึ้นเจ็ดระดับความลึก

ถ้าคุณเพิ่มฟอร์มย่อยลงในรายงาน จากนั้น เปิดรายงานในมุมมองรายงาน คุณสามารถใช้ฟอร์มย่อยเพื่อกรอง และนำทางระเบียน Visual Basic for Applications (VBA) รหัสและแมโครฝังตัวที่แนบมากับฟอร์มและตัวควบคุมนั้นจะยังคงทำงาน แม้ว่าเหตุการณ์บางอย่างถูกปิดใช้งานในบริบทนี้ คุณไม่สามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบระเบียน โดยใช้ฟอร์มย่อยบนรายงาน

รายงานการเชื่อมโยงไปยังฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย

เมื่อคุณแทรกฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่ประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในรายงานหลัก ตัวควบคุมรายงานย่อยต้องถูกลิงก์ไปยังรายงานหลัก ลิงก์ช่วยให้มั่นใจว่า ระเบียนที่แสดงในฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยสอดคล้องอย่างถูกต้องกับระเบียนที่พิมพ์ในรายงานหลัก

เมื่อคุณสร้างฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย โดยใช้ตัวช่วยสร้าง หรือ โดยการลากวัตถุจากบานหน้าต่างนำทางลงในรายงาน Access โดยอัตโนมัติลิงก์ฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยลงในรายงานหลักถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขใด ๆ ต่อไปนี้

  • คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์สำหรับตารางที่คุณเลือก หรือคุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์สำหรับตารางต้นแบบสอบถามคุณเลือก

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ ดูลิงก์ในส่วนดูเพิ่มเติม

  • รายงานหลักจะยึดตามตารางที่มีการคีย์หลัก และฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่ยึดตามตารางที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลที่ มีชื่อเดียวกันเป็นคีย์หลัก และมีเหมือนกันหรือชนิดข้อมูล เข้ากันได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูล AutoNumber เป็นคีย์หลักของตารางต้นแบบของรายงานหลัก และคุณสมบัติขนาดเขตข้อมูลถูกตั้งค่าเป็นLong Integerเขตข้อมูลสอดคล้องกันในตารางต้นแบบของฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยต้องเป็นเขตข้อมูลตัวเลขที่ มีคุณสมบัติขนาดเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นLong Integer ถ้าคุณเลือกแบบสอบถามหรือแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนของฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย ตารางในแบบสอบถามหรือแบบสอบถามต้องตรงตามเงื่อนไขเดียวกัน

ด้านบนของหน้า

สร้างรายงานย่อย

ถ้ารายงานย่อยจะเชื่อมโยงไปยังรายงานหลัก ให้แน่ใจว่า แหล่งข้อมูลระเบียนต้นแบบที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะใช้กระบวนงานต่อไปนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ ดูลิงก์ในส่วนดูเพิ่มเติม

ใช้ตัวช่วยสร้างรายงานย่อยเพื่อสร้างรายงานย่อย

  1. เปิดรายงานที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานหลักในมุมมองออกแบบ

  2. บนแท็บออกแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม มั่นใจว่า ได้เลือกใช้ตัวช่วยสร้างการควบคุม รูปปุ่ม เท่านั้น รูปปุ่ม

  3. บนแท็บการออกแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกฟอร์มย่อย/รายงานย่อย รูปปุ่ม

  4. ในรายงาน คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงานย่อย

  5. บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้างรายงานย่อย ถ้าคุณต้องการสร้างฟอร์มย่อยใหม่หรือรายงานย่อย และยึดตามตารางหรือคิวรี คลิกใช้ตารางและคิวรีที่มีอยู่ ถ้ามีการรายงานที่มีอยู่หรือฟอร์มที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานย่อย คลิกใช้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ เลือกฟอร์มหรือรายงานในรายการ นั้นแล้ว คลิกถัดไป

    การเลือกแหล่งข้อมูลในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

  6. ถ้าคุณเลือกที่จะใช้รายงานหรือฟอร์มที่มีอยู่แล้ว บนหน้าก่อนหน้าของตัวช่วยสร้าง ข้ามขั้นตอนนี้ และไปยังขั้นตอนที่ 7 โดยตรง มิฉะนั้น จากรายการตาราง/คิวรี เลือกตารางหรือคิวรีที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้บนรายงานย่อย แล้ว ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการในเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน รายการเพื่อเพิ่มลงในรายงานย่อย

    การเลือกเขตข้อมูลในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

    ถ้าคุณวางแผนที่จะลิงก์รายงานย่อยไปยังรายงานหลัก ไม่แน่ใจว่าจะรวมเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่จะถูกใช้เพื่อสร้างการเชื่อมโยง แม้ว่าคุณไม่ต้องการให้แสดง โดยทั่วไปแล้ว เขตข้อมูลเชื่อมโยงคือ เขตข้อมูล ID ในภาพประกอบก่อนหน้า ตารางใบสั่งซื้อคือ แหล่งระเบียนสำหรับรายงานย่อย และตารางลูกค้าคือ แหล่งระเบียนสำหรับรายงานหลัก เนื่องจากตารางใบสั่งซื้อเกี่ยวข้องกับตารางลูกค้าโดยเขตข้อมูล ID ลูกค้า เขตข้อมูลนั้นจะถูกเพิ่มลงในรายการเขตข้อมูลที่เลือก

    หมายเหตุ: คุณสามารถรวมเขตข้อมูลจากตารางและคิวรีหลายบนรายงานย่อยของคุณ เมื่อคุณเสร็จสิ้นการเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหนึ่ง เลือกตารางหรือคิวรีถัดไปจากรายการตาราง/คิวรี จากนั้น เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

    คลิกถัดไป เพื่อดำเนินการ

  7. บนหน้านี้ของตัวช่วยสร้าง คุณกำหนดวิธีการเชื่อมโยงที่ย่อยลงในรายงานหลัก ถ้า Access ค้นหาเขตข้อมูลที่ปรากฏเพื่อให้เหมาะสมสำหรับการลิงก์ที่ย่อยลงในรายงานหลัก ตัวช่วยสร้างแสดงรายการของคำแนะนำการลิงก์ที่เป็นไปได้

    Access แนะนำเขตข้อมูลเพื่อเชื่อมโยงในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

    คุณสามารถเลือกคำแนะนำการเชื่อมโยงที่เหมาะสมสุดสำหรับสถานการณ์ของคุณ หรือ ถ้าคุณไม่ต้องรายงานย่อยเชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้เลือกไม่มี ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงรายงานย่อยรายงานหลัก แต่ไม่มีคำแนะนำดูเหมือนที่เหมาะสม คลิกกำหนดเอง

    หมายเหตุ: ถ้าตัวช่วยสร้างไม่สามารถค้นหาเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการเชื่อมโยง นั้นไม่มีรายการของคำแนะนำในการเชื่อมโยง และเลือกตัวเลือกที่กำหนดเอง โดยอัตโนมัติ

    การกำหนดการเชื่อมโยงของคุณเองในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

    เมื่อมีเลือกตัวเลือกที่กำหนดเอง ตัวช่วยสร้างแสดงชุดที่สองของรายการ

    • ภายใต้เขตข้อมูลฟอร์ม/รายงาน เลือกเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลจากรายงานหลักที่คุณต้องการใช้การเชื่อมโยงรายงานหลักไปยังฟอร์มย่อยรายงานย่อย คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลถึง 3 และแต่ละเขตข้อมูลที่คุณเลือกต้องตรงกับเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแหล่งข้อมูลของฟอร์มย่อยหรือของรายงานย่อย

    • ภายใต้เขตข้อมูลฟอร์มย่อย/รายงานย่อย เลือกเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันหรือเขตข้อมูลจากฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่เชื่อมโยงไปยังเขตข้อมูลหลักรายงานที่คุณเลือก

    • เมื่อต้องการออกจากฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยไม่ได้เชื่อมโยงไปยังรายงานหลัก ให้แน่ใจว่า รายการทั้งหมดจะว่างเปล่า

      คลิกถัดไป เพื่อดำเนินการ

  8. บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง พิมพ์ชื่อสำหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย หรือเพียงแค่คลิกเสร็จสิ้น เพื่อยอมรับค่าเริ่มต้น

    การเพิ่มชื่อลงในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

Access เพิ่มตัวควบคุมรายงานย่อยไปยังรายงานของคุณ และผูกตัวควบคุม (นั่นคือ นั้นตั้งค่าคุณสมบัติวัตถุต้นฉบับของตัวควบคุม) ดังนี้:

  • ถ้าคุณเลือกใช้รายงานหรือฟอร์มที่มีอยู่แล้ว บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง Access ผูกตัวควบคุมรายงานย่อยไปยังรายงานหรือฟอร์มที่คุณระบุ

  • ถ้าคุณเลือกใช้แบบสอบถามและตารางที่มีอยู่ บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง Access สร้างวัตถุรายงานใหม่ในบานหน้าต่างนำทาง และผูกตัวควบคุมรายงานย่อยไปแล้ว ชื่อของวัตถุรายงานใหม่จะเหมือนกับชื่อคุณพิมพ์บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง

เพิ่มตาราง แบบสอบถาม มหรือรายงานลงในรายงานเป็นรายงานย่อย

วิธีที่รวดเร็วเมื่อต้องการเพิ่มรายงานย่อยลงในรายงานคือการ เปิดรายงานหลักในมุมมองออกแบบ จากนั้น ลากวัตถุจากบานหน้าต่างนำทางไปได้ ถ้าคุณต้องการฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้แน่ใจว่า แหล่งข้อมูลระเบียนต้นแบบที่เกี่ยวข้อง และว่า แหล่งระเบียนที่มีเขตข้อมูลที่จะใช้การลิงก์ฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยไปยังรายงานหลัก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ ดูลิงก์ในส่วนดูเพิ่มเติม

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวารายงานที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานหลัก แล้ว คลิ กมุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. ลากตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานอื่นจากบานหน้าต่างนำทางไปยังส่วนของรายงานหลักที่คุณต้องการรายงานย่อยที่ปรากฏขึ้น

Access ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • ถ้า Access สามารถกำหนดวิธีการลิงก์วัตถุสอง Access เพิ่มตัวควบคุมรายงานย่อยลงในรายงาน ถ้าคุณเพิ่มลงในฟอร์มหรือรายงาน Access ผูกตัวควบคุมรายงานย่อยไปที่วัตถุนั้น ถ้าคุณเพิ่มตารางหรือแบบสอบถาม Access ก่อน สร้างวัตถุรายงาน และผูกตัวควบคุมรายงานย่อยไปยังวัตถุใหม่แล้ว

  • ถ้าไม่สามารถกำหนดวิธีการลิงก์วัตถุสอง ตัวช่วยสร้างรายงานย่อยปรากฏขึ้น เมื่อต้องการดำเนินต่อ ทำตามขั้นตอนในส่วนการสร้างรายงานย่อยขึ้นต้น ด้วยขั้นตอนที่ 7

    หลังจากคุณดำเนินการตัวช่วยสร้าง Access เพิ่มรายงานย่อยลงในรายงาน

ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบว่า ฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยถูกอย่างถูกต้องลิงก์ไปยังรายงานหลัก

  1. คลิกตัวควบคุมรายงานย่อยเพื่อเลือก

  2. ถ้ายังไม่มีการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. บนแท็บข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ตรวจสอบคุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลหลัก และเชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก

    • สำหรับฟอร์มย่อยที่ไม่ได้เชื่อมโยงหรือรายงานย่อย ทั้งสองอย่างคุณสมบัติเหล่านี้ควรจะว่างเปล่า

    • สำหรับฟอร์มย่อยที่ลิงก์หรือรายงานย่อย คุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลหลัก และเชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก ควรแสดงเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องสองวัตถุเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานหลักแสดงข้อมูลจากตารางพนักงาน และฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยแสดงข้อมูลจากตารางใบสั่งซื้อ คุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลหลัก ควรแสดงเขตข้อมูล ID จากตารางพนักงาน และคุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลลูก ควรแสดงเขตข้อมูล ID ของพนักงานจากตารางใบสั่งซื้อ

คุณอาจพบว่า คุณสมบัติเหล่านี้จำเป็นต้องสามารถแก้ไขได้สำหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเพื่อทำงานอย่างถูกต้อง ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บนแท็บข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ คลิกกล่องคุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลหลัก แล้ว คลิ ก ปุ่มตัวสร้าง

    กล่องโต้ตอบการเชื่อมโยงเขตข้อมูลรายงานย่อย ปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบตัวเชื่อมโยงเขตข้อมูลรายงานย่อย

  2. ในรายการเขตข้อมูลหลัก และเขตข้อมูลลูก เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์รายงานที่มี ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเขตข้อมูลเพื่อใช้ คลิกคำแนะนำ เพื่อทำให้การเข้าถึงพยายามระบุเขตข้อมูลเชื่อมโยง เมื่อคุณเสร็จสิ้น คลิกตกลง

    ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้การเชื่อมโยงรายงาน คุณจำเป็นต้องแก้ไขแหล่งระเบียน ของรายงานหลัก หรือ ของฟอร์มย่อยย่อยเพื่อให้แน่ใจว่า ตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลที่เชื่อมโยง ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานที่ยึดตามคิวรี คุณควรตรวจสอบว่า เขตข้อมูลที่เชื่อมโยงที่มีอยู่ในผลลัพธ์ของคิวรี

  3. บันทึกรายงานหลัก และสลับไปยังมุมมองรายงาน และตรวจสอบว่า รายงานที่ทำงานได้ ตามที่คุณคาดไว้

เพิ่มตารางหรือแบบสอบถามลงในรายงานเป็นแผ่นข้อมูล

แผ่นข้อมูลเป็นภาพอย่างง่ายของข้อมูล คล้ายกับสเปรดชีต เขตข้อมูลในตารางต้นฉบับหรือคิวรีแสดงของแต่ละคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล และแต่ละแถวแสดงระเบียน คุณสามารถใช้ตัวควบคุมฟอร์มย่อย/รายงานย่อยเพื่อแสดงแผ่นข้อมูลในรายงาน นี่คือวิธีดีเพื่อใช้ในสถานการณ์ที่ซึ่งคุณต้องการแสดงข้อมูลแบบกะทัดรัด แต่ไม่จำเป็นต้องความสามารถจัดรูปแบบของฟอร์มหรือรายงานวัตถุ เมื่อต้องการเพิ่มแผ่นข้อมูลลงในรายงาน:

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวารายงานที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานหลัก แล้ว คลิ กมุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. บนแท็บออกแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม ให้แน่ใจว่า ไม่ได้เลือกใช้ตัวช่วยสร้างการควบคุม รูปปุ่ม

  3. บนแท็บการออกแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกเครื่องมือฟอร์มย่อย/รายงานย่อย รูปปุ่ม

  4. ในรายงาน คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงานย่อย

  5. ถ้าตัวช่วยสร้างรายงานย่อยเริ่มต้น คลิกยกเลิก เพื่อปิด

  6. ถ้ายังไม่มีการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  7. ในรายงาน คลิกตัวควบคุมรายงานย่อยใหม่เพื่อเลือก

  8. บนแท็บข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ คลิกลูกศรในกล่องคุณสมบัติวัตถุต้นฉบับแล้ว คลิ กตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการแสดงในตัวควบคุมรายงานย่อย ตัวอย่างเช่น เพื่อแสดงตารางใบสั่งซื้อ คลิกTable.Orders

    Access พยายามเชื่อมโยงแผ่นข้อมูลไปยังรายงาน หลักโดยยึดตามความสัมพันธ์ที่ถูกกำหนดไว้ในฐานข้อมูล

  9. บนแท็บข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ตรวจสอบคุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลหลัก และเชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก

    • สำหรับแผ่นข้อมูลไม่ได้เชื่อมโยง ให้แน่ใจว่า ทั้งสองอย่างคุณสมบัติเหล่านี้ว่างไว้

    • สำหรับแผ่นข้อมูลที่เชื่อมโยง ให้แน่ใจว่า คุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลหลัก และเชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก แสดงเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องรายงานหลักกับแผ่นข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานหลักแสดงข้อมูลจากตารางพนักงาน และแผ่นข้อมูลแสดงข้อมูลจากตารางใบสั่งซื้อ คุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลหลัก ควรแสดงเขตข้อมูล ID จากตาราง Employees และคุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลลูก ควรแสดงเขตข้อมูล ID ของพนักงานจากตารางใบสั่งซื้อ

ในบางกรณี คุณอาจต้องการตั้งค่าการเชื่อมโยงคุณสมบัติของเขตข้อมูลด้วยตัวคุณเอง คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. บนแท็บข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ คลิกกล่องคุณสมบัติลิงก์เขตข้อมูลหลัก แล้ว คลิ ก ปุ่มตัวสร้าง

    กล่องโต้ตอบการเชื่อมโยงเขตข้อมูลรายงานย่อย ปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบตัวเชื่อมโยงเขตข้อมูลรายงานย่อย

  2. ในรายการเขตข้อมูลหลัก และเขตข้อมูลลูก เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้การเชื่อมโยงรายงานหลักแผ่นข้อมูล ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเขตข้อมูลเพื่อใช้ คลิกคำแนะนำ เพื่อทำให้การเข้าถึงพยายามระบุเขตข้อมูลเชื่อมโยง เมื่อคุณเสร็จสิ้น คลิกตกลง

    ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับการเชื่อมโยง คุณจำเป็นต้องแก้ไขแหล่งระเบียนของรายงานหลักหรือแผ่นข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่า ตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลที่เชื่อมโยง ตัวอย่างเช่น ถ้าแผ่นข้อมูลจะขึ้นอยู่กับแบบสอบถาม คุณควรตรวจสอบว่า เขตข้อมูลที่เชื่อมโยงที่มีอยู่ในผลลัพธ์ของคิวรี

  3. บันทึกรายงานหลัก และสลับไปยังมุมมองรายงาน และตรวจสอบว่า รายงานที่ทำงานได้ ตามที่คุณคาดไว้

ด้านบนของหน้า

ทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบรายงานย่อย

หลังจากที่คุณเพิ่มรายงานย่อย รายงานคุณอาจต้องการทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบรายงานย่อย หรือคุณอาจต้องการอ้างอิงถึงข้อมูลในรายงานหลักรายงานย่อย ส่วนต่อไปนี้มีเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการทำงานต่อไปนี้

เปิดฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ในมุมมองออกแบบ

เมื่อต้องการทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในขณะที่คุณกำลังทำงานบนของรายงานหลักในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปิดฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในหน้าต่างแยกต่างหาก

  1. คลิกฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเพื่อเลือก

  2. บนแท็บการออกแบบ ในกลุ่มเครื่องมือ คลิกรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ รูปปุ่ม

หมายเหตุ: คำสั่งนี้ไม่พร้อมใช้งานตัวควบคุมฟอร์มย่อย/รายงานย่อยถูกผูกไว้กับตารางหรือแบบสอบถาม

แสดงผลรวมจากรายงานย่อยในรายงานหลัก

สมมติว่า คุณใช้รายงานย่อยรายงานย่อยใบสั่งซื้อซึ่งประกอบด้วยกล่องข้อความที่จัดส่งผลรวมของค่าธรรมเนียมที่มีชื่อ ที่มีชื่อ และกล่องข้อความนั้นคำนวณผลรวมของคอลัมน์ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง เมื่อต้องการแสดงผลรวมจากรายงานย่อยในรายงานหลัก คุณต้องเพิ่มกล่องข้อความลงในรายงานหลักแล้ว ใช้นิพจน์เพื่ออ้างอิงไปยังกล่องข้อความที่จัดส่งผลรวมของค่าธรรมเนียมบนรายงานย่อย คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. คลิกขวารายงานหลักในบานหน้าต่างนำทาง แล้ว คลิ กมุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. บนแท็บการออกแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกกล่องข้อความ รูปปุ่ม

  3. ในรายงานหลัก คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางกล่องข้อความใหม่

  4. ถ้ายังไม่มีการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  5. บนแท็บข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ในกล่องคุณสมบัติแหล่งตัวควบคุม พิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้

    = IIf (IsError ([สั่งย่อย] [ รายงาน] [จัดส่งผลรวมของค่าธรรมเนียม]), 0, [รายงานย่อยใบสั่งซื้อ] [รายงาน] [จัดส่งผลรวมค่าธรรมเนียม])

    หมายเหตุ: 

    • ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถใช้นิพจน์อย่างง่ายมาก= [ใบสั่งซื้อย่อย] ได้[ รายงาน] [ผลรวมค่าธรรมเนียมการจัดส่ง] แต่แล้ว รายงานย่อยที่ไม่ประกอบด้วยข้อมูลใด ๆ ตัวควบคุมบนรายงานหลักถ้า#Error ใช้ฟังก์ชันIsErrorภายในฟังก์ชันIIfดังที่แสดงไว้ในนิพจน์แรก ช่วยให้มั่นใจว่า กล่องข้อความในรายงานหลักแสดงค่าศูนย์ (0) ถ้ารายงานย่อยส่งกลับข้อมูลใด ๆ

    • คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างนิพจน์ โดยการคลิก ปุ่มตัวสร้าง ในกล่องคุณสมบัติแหล่งตัวควบคุม

  6. บนแท็บรูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ตั้งค่าคุณสมบัติรูปแบบ เป็นค่าเหมาะสม (ในกรณีนี้สกุลเงิน )

  7. บันทึกรายงาน แล้ว สลับไปยังมุมมองรายงานเพื่อยืนยันว่า การคำนวณสามารถทำงาน ตามที่คุณคาดไว้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×