การสร้างและใช้รายงานย่อย

เมื่อคุณกำลังทำงานกับข้อมูลที่สัมพันธ์กัน (โดยข้อมูลที่เกี่ยวข้องถูกจัดเก็บในตารางที่แยกกัน) คุณมักจำเป็นต้องดูข้อมูลจากมากกว่าหนึ่งตารางหรือคิวรีในรายงานเดียวกัน ตัวอย่างเช่น คุณต้องการดูข้อมูลของลูกค้า แต่คุณต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับใบสั่งซื้อของลูกค้าในเวลาเดียวกัน รายงานย่อยเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ใน Access สำหรับการทำเช่นนี้ เนื่องจากช่วยให้คุณแสดงข้อมูลใบสั่งซื้อในรายงานพร้อมข้อมูลลูกค้า ในเชิงตรรกะและอ่านได้ง่าย Access มีหลายวิธีในการช่วยให้คุณสร้างรายงานย่อยได้อย่างรวดเร็ว

คุณต้องการทำสิ่งใด

ทำความเข้าใจรายงานย่อย

สร้างรายงานย่อย

ทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบรายงานย่อย

ทำความเข้าใจรายงานย่อย

รายงานย่อยเป็นรายงานที่ถูกแทรกลงในรายงานอื่น เมื่อคุณรวมรายงาน หนึ่งในรายงานเหล่านั้นต้องใช้เป็นรายงานหลักที่ประกอบด้วยรายงานอื่น รายงานหลักอาจถูกผูกหรือไม่ถูกผูกก็ได้ รายงานที่ถูกผูกไว้คือรายงานที่สามารถแสดงข้อมูลและมีตารางคิวรีหรือคำสั่ง SQL ที่ระบุในคุณสมบัติแหล่งข้อมูลระเบียน มีรายงานไม่ถูกผูกไว้ที่ไม่ยึดตามตาราง คิวรี หรือคำสั่ง SQL (ซึ่งก็คือคุณสมบัติของแหล่งระเบียนของรายงานว่างเปล่า)

ตัวอย่างรายงานหลักที่ไม่ถูกผูกที่มีรายงานย่อยที่ไม่เกี่ยวข้องสองรายงาน    

รายงานหลักที่ไม่ถูกผูกไม่สามารถแสดงข้อมูลของตัวเอง แต่ยังคงสามารถใช้เป็นรายงานหลักสำหรับรายงานย่อยที่ไม่เกี่ยวข้องที่คุณต้องการรวม

รายงานหลักที่ไม่ถูกผูกซึ่งมีรายงานย่อยสองรายงานแสดงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

1. รายงานหลักที่ไม่ถูกผูกมีสองรายงานย่อย

2. รายงานย่อยฉบับหนึ่งสรุปยอดขายตามพนักงาน

3. รายงานย่อยอีกฉบับสรุปยอดขายตามประเภท

ตัวอย่งรายงานหลักและรายงานย่อยที่ผูกกับแหล่งระเบียนเดียวกัน    

คุณสามารถใช้รายงานหลักเพื่อแสดงระเบียนรายละเอียด เช่น ยอดขายทุกรายการในปี และใช้รายงานย่อยเพื่อแสดงข้อมูลสรุป เช่น ยอดขายรวมสำหรับแต่ละไตรมาส

รายงานหลักและรายงานย่อยผูกกับแหล่งระเบียนเดียวกัน

1. รายงานย่อยสรุปยอดขายของปีตามไตรมาส

2. รายงานหลักแสดงรายการยอดขายวันต่อวัน

ตัวอย่างของรายงานหลักและรายงานย่อยที่ผูกติดกับแหล่งระเบียนที่เกี่ยวข้อง    

รายงานหลักอาจมีข้อมูลทั่วไปอย่างน้อยหนึ่งรายงานย่อย ในกรณีนี้ รายงานย่อยมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในรายงานหลัก

รายงานหลักที่มีรายงานย่อยสองรายงานแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน

1. รายงานหลักแสดงรายการชื่อและเมืองของแต่ละงานเทศกาล

2. รายงานย่อยแสดงรายการตัวแทนที่จะเข้าร่วมแต่ละงานเทศกาล

ฟอร์มย่อยในรายงาน

รายงานหลักสามารถมีฟอร์มย่อยนอกเหนือจากรายงานย่อย และสามารถมีฟอร์มย่อยและรายงานย่อยได้มากเท่าที่คุณต้องการ นอกจากนี้ รายงานหลักสามารถมียฟอร์มย่อยและรายงานย่อยได้เจ็ดระดับ ตัวอย่างเช่น รายงานสามารถประกอบด้วยรายงานย่อย และรายงานย่อยสามารถประกอบด้วยฟอร์มย่อย และต่อๆ กันไปได้สูงสุดเจ็ดระดับความลึก

ถ้าคุณเพิ่มฟอร์มย่อยไปยังรายงานแล้วเปิดรายงานในมุมมองรายงาน คุณจะสามารถใช้ฟอร์มย่อยเพื่อกรองและนำทางผ่านระเบียน รหัส Visual Basic for Applications (VBA) และแมโครฝังตัวที่แนบกับแบบฟอร์มพร้อมตัวควบคุมจะยังคงทำงานแม้ว่าเหตุการณ์บางอย่างถูกปิดใช้งานในบริบทนี้ คุณไม่สามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบระเบียนโดยใช้ฟอร์มย่อยบนรายงาน

การเชื่อมโยงรายงานไปยังฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย

เมื่อคุณแทรกฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในรายงานหลัก ตัวควบคุมรายงานย่อยต้องเชื่อมโยงกับรายงานหลัก การเชื่อมโยงทำให้แน่ใจว่า ระเบียนที่แสดงในฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยตรงกับระเบียนที่พิมพ์ในรายงานหลักอย่างถูกต้อง

เมื่อคุณสร้างฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยโดยการใช้ตัวช่วยสร้าง หรือ โดยการลากวัตถุจากบานหน้าต่างนำทางไปยังรายงาน Access จะเชื่อมโยงฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยกับรายงานหลักโดยอัตโนมัติ ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขใดๆ ต่อไปนี้

  • คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์สำหรับตารางที่คุณเลือก หรือกำหนดความสัมพันธ์สำหรับตารางเบื้องต้นของคิวรีที่คุณเลือก

  • รายงานหลักจะยึดตามตารางที่มี คีย์หลัก และฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยจะยึดตามตารางที่มีเขตข้อมูลที่มีชื่อเดียวกันกับคีย์หลัก และมี ชนิดข้อมูล เดียวกันหรือเข้ากันได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคีย์หลักของตารางเบื้องต้นของแบบสอบถามเป็นเขตข้อมูล AutoNumber และคุณสมบัติขนาดเขตข้อมูลถูกตั้งค่าเป็นจำนวนเต็มแบบยาว เขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางเบื้องต้นใน ฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยต้องเป็นเขตข้อมูลตัวเลขที่มีคุณสมบัติขนาดเขตข้อมูลตั้งค่าเป็นจำนวนเต็มแบบยาว ถ้าคุณเลือกคิวรีอย่างน้อยหนึ่งคิวรีเป็นแหล่งระเบียนของฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย ตารางเบื้องต้นในคิวรีต้องตรงกับเงื่อนไขเดียวกัน

ด้านบนของหน้า

สร้างรายงานย่อย

ถ้ารายงานย่อยจะเชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้แน่ใจว่า แหล่งระเบียนเบื้องต้นมีความเกี่ยวข้องก่อนที่จะใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

ใช้ตัวช่วยสร้างรายงานย่อยเพื่อสร้างรายงานย่อย

ขั้นตอนนี้สมมติว่าคุณมีรายงานที่คุณต้องการเพิ่มรายงานย่อย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายงาน ให้ดูบทความ สร้างรายงานอย่างง่าย หรือ สร้างรายงานจัดกลุ่มหรือสรุป

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเพิ่มรายงานย่อย จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้เปิดแกลเลอรี ตัวควบคุม โดยการคลิกลูกศรลงที่มุมล่างขวา:

    รูป Ribbon

  3. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้แน่ใจว่าได้เลือก ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ไว้

  4. เปิดแกลเลอรีตัวควบคุมอีกครั้ง จากนั้คลิกฟอร์มย่อย/รายงานย่อย

  5. ในรายงาน คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงานย่อย

  6. ถ้ากล่องโต้ตอบการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัยปรากฏขึ้น ให้คลิก เปิด เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้าง

  7. บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้างรายงานย่อย ถ้าคุณต้องการสร้างฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยตามตารางหรือคิวรี ให้คลิก ใช้ตารางและคิวรีที่มีอยู่ ถ้ามีการรายงานที่มีอยู่หรือฟอร์มที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานย่อย ให้คลิก ใช้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ เลือกฟอร์มหรือรายงานในรายการ จากนั้น คลิก ถัดไป

    การเลือกแหล่งข้อมูลในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

    หมายเหตุ:  ถ้าไม่มีรายงานหรือฟอร์มในฐานข้อมูลอื่น รายการจะว่างเปล่า และตัวเลือก ใช้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ จะไม่พร้อมใช้งาน

  8. ถ้าคุณเลือก ใช้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ ในหน้าก่อนหน้าของตัวช่วยสร้าง ให้ข้ามขั้นตอนนี้แล้วไปยังขั้นตอนที่ 9 โดยตรง หรือจากรายการ ตาราง/คิวรี ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมในรายงานย่อย และดับ เบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการในรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน เพื่อเพิ่มลงในรายงานย่อย

    การเลือกเขตข้อมูลในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

    ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงรายงานย่อยไปยังรายงานหลัก ให้แน่ใจว่าได้รวมเขตข้อมูลที่จะใช้เพื่อสร้างการเชื่อมโยง ถึงแม้ว่าคุณไม่ต้องการให้แสดง โดยทั่วไปแล้ว เขตข้อมูลที่เชื่อมโยงคือเขตข้อมูลรหัส ในภาพประกอบก่อนหน้า ตารางใบสั่งซื้อเป็นแหล่งระเบียนสำหรับรายงานย่อย และตารางลูกค้าเป็นแหล่งระเบียนสำหรับรายงานหลัก เนื่องจากตารางใบสั่งซื้อเกี่ยวข้องกับตารางลูกค้าตามเขตข้อมูลรหัสลูกค้า เขตข้อมูลนั้นจะถูกเพิ่มไปยังรายการ เขตข้อมูลที่เลือก

    หมายเหตุ: คุณสามารถรวมเขตข้อมูลจากตารางและคิวรีหลายรายการบนรายงานย่อยของคุณ เมื่อคุณเสร็จสิ้นการเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหนึ่ง ให้เลือกตารางหรือคิวรีถัดไปจากรายการ ตาราง/คิวรี และเพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

    เลือก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

  9. บนหน้านี้ของตัวช่วยสร้าง ตรวจสอบวิธีการเชื่อมโยงรายงานย่อยในรายงานหลัก ถ้า Access ค้นหาเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการเชื่อมโยงรายงานย่อยไปยังรายงานหลัก ตัวช่วยสร้างจะแสดงรายการคำแนะนำที่เชื่อมโยงได้

    Access แนะนำเขตข้อมูลเพื่อเชื่อมโยงในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

    คุณสามารถเลือกคำแนะนำการเชื่อมโยงที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณที่สุด หรือ ถ้าคุณไม่ต้องการให้รายงานย่อยที่เชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้เลือก ไม่มี ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงรายงานย่อยรายงานหลัก แต่ไม่มีคำแนะนำใดเหมาะสม ให้คลิก กำหนดเอง

    หมายเหตุ: ถ้าตัวช่วยสร้างไม่สามารถค้นหาเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการเชื่อมโยง จะไม่มีรายการของคำแนะนำการเชื่อมโยง และจะเลือก กำหนดเอง โดยอัตโนมัติ

    การกำหนดการเชื่อมโยงของคุณเองในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

    เมื่อเลือกตัวเลือก กำหนดเอง ตัวช่วยสร้างจะแสดงรายการสองชุด

    • ภายใต้ เขตข้อมูลฟอร์ม/รายงาน ให้เลือกเขตข้อมูลจากรายงานหลักที่คุณต้องการใช้การเชื่อมโยงรายงานหลักไปยังฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลสูงสุดสามเขตข้อมูล และแต่ละเขตข้อมูลที่คุณเลือกต้องตรงกับเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่เกี่ยวข้อง

    • ภายใต้ เขตข้อมูลฟอร์มย่อย/รายงานย่อย ให้เลือกเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันหรือเขตข้อมูลจากฟอร์มย่อย หรือรายงานย่อยที่เชื่อมโยงไปยังเขตข้อมูลรายงานหลักที่คุณเลือก

    • เมื่อต้องการออกจากฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่เชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดว่างเปล่า

      เลือก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

  10. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ชื่อสำหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย หรือเพียงคลิก เสร็จสิ้น เพื่อยอมรับค่าเริ่มต้น

    การเพิ่มชื่อลงในตัวช่วยสร้างรายงานย่อย

Access เพิ่มตัวควบคุมรายงานย่อยลงในรายงานของคุณ และผูกตัวควบคุม (ซึ่งจะตั้งค่าคุณสมบัติ วัตถุต้นฉบับ ของตัวควบคุม) ดังต่อไปนี้:

  • ถ้าคุณเลือก ใช้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง Access ผูกตัวควบคุมรายงานย่อยลงในรายงานหรือฟอร์มที่คุณระบุ

  • ถ้าคุณเลือก ใช้ตารางและคิวรีที่มีอยู่ บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง Access จะสร้างวัตถุรายงานใหม่ในบานหน้าต่างนำทาง และจะผูกตัวควบคุมรายงานย่อยเข้ากับวัตถุรายงาน ชื่อของวัตถุรายงานใหม่คือชื่อเดียวกับชื่อที่คุณพิมพ์ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง

เพิ่มตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานลงในรายงานเป็นรายงานย่อย

วิธีที่รวดเร็วในการเพิ่มรายงานย่อยลงในรายงานคือการเปิดรายงานหลักในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ จากนั้น ลากวัตถุไปจากบานหน้าต่างนำทาง ถ้าคุณต้องการให้รายงานย่อยเชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแหล่งระเบียนเบื้องต้นมีความเกี่ยวข้อง และแหล่งระเบียนมีเขตข้อมูลที่จะใช้เพื่อเชื่อมโยงฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยลงในรายงานหลัก

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานหลัก แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. ลากตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานอื่นจากบานหน้าต่างนำทางไปยังส่วนของรายงานหลักที่คุณต้องการให้รายงานย่อยปรากฏขึ้น

Access จะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ถ้า Access สามารถตรวจสอบการเชื่อมโยงของทั้งวัตถุสองได้ Access จะเพิ่มตัวควบคุมรายงานย่อยลงในรายงาน ถ้าคุณเพิ่มฟอร์มหรือรายงาน Access จะผูกตัวควบคุมรายงานย่อยไปยังวัตถุ ถ้าคุณเพิ่มตารางหรือคิวรี Access จะสร้างวัตถุรายงานก่อน และผูกตัวควบคุมรายงานย่อยไปยังวัตถุใหม่

  • ถ้า Access ไม่สามารถกำหนดวิธีการเชื่อมโยงทั้งสองวัตถุ ตัวช่วยสร้างรายงานย่อยจะปรากฏขึ้น เมื่อต้องการทำต่อไป ให้ทำตามขั้นตอนในส่วน ใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างรายงานย่อย โดยเริ่มต้นด้วยขั้นตอนที่ 9

    หลังจากที่คุณดำเนินการตัวช่วยสร้างจนเสร็จสิ้น Access จะเพิ่มรายงานย่อยลงในรายงาน

ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่าฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเชื่อมโยงกับรายงานหลักอย่างถูกต้อง

  1. คลิกตัวควบคุมรายงานย่อยเพื่อเลือก

  2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. ในแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตรวจสอบคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง

    • สำหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่ไม่ได้เชื่อมโยง คุณสมบัติทั้งสองนี้ควรจะว่างเปล่า

    • สำหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่เชื่อมโยง คุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง จะแสดงเขตข้อมูลที่เชื่อมโยงวัตถุทั้งสองเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานหลักแสดงข้อมูลจากตารางพนักงาน และฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยแสดงข้อมูลจากตารางใบสั่งซื้อ คุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง จะแสดงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องการเรียกเข้าด้วยกัน

คุณอาจพบว่า คุณสมบัติเหล่านี้จำเป็นต้องแก้ไขสำหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเพื่อให้ทำงานอย่างถูกต้อง ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกกล่องคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก จากนั้นคลิกปุ่ม รุ่น รูปปุ่ม

    กล่องโต้ตอบ ตัวลิงก์เขตข้อมูลฟอร์มย่อย จะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบตัวเชื่อมโยงเขตข้อมูลรายงานย่อย

  2. ในรายการ เขตข้อมูลหลัก และ เขตข้อมูลรอง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์เข้ากับรายงาน ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้เขตข้อมูลใด ให้คลิก เสนอแนะ เพื่อให้ Access กำหนดเขตข้อมูลลิงก์ให้ เมื่อเสร็จสิ้นแล้วให้คลิก ตกลง

    ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการเชื่อมโยงเข้ากับรายงาน คุณต้องแก้ไขแหล่งระเบียนของรายงานหลัก หรือของฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย เพื่อให้แน่ใจว่ามีเขตข้อมูลที่เชื่อมโยง ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานยึดตามคิวรี คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่เชื่อมโยงมีอยู่ในผลลัพธ์ของคิวรี

  3. บันทึกรายงานหลัก และสลับไปยังมุมมองรายงาน แล้วตรวจสอบว่า รายงานทำงานตามที่คุณคาดหวัง

เพิ่มตารางหรือคิวรีไปยังรายงานเป็นแผ่นข้อมูล

แผ่นข้อมูลเป็นการแสดงข้อมูลแบบภาพอย่างง่ายคล้ายกับสเปรดชีต แต่ละคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลแสดงเขตข้อมูลในตารางต้นฉบับหรือคิวรี และแต่ละแถวแสดงระเบียน คุณสามารถใช้ตัวควบคุมฟอร์มย่อย/รายงานย่อยเพื่อแสดงแผ่นข้อมูลในรายงาน ซึ่งเป็นวิธีดีเพื่อใช้ในกรณีที่คุณต้องการแสดงข้อมูลที่กระชับ แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ความสามารถในการจัดรูปแบบของวัตถุฟอร์มหรือวัตถุรายงาน เมื่อต้องการเพิ่มแผ่นข้อมูลไปยังรายงาน:

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานหลัก แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมกลุ่ม เปิดแกลเลอรีตัวควบคุม โดยการคลิกลูกศรลงที่มุมล่างขวา:

    รูป Ribbon

  3. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือก ใช้ตัวช่วยสร้างการควบคุม

  4. เปิดแกลเลอรีตัวควบคุมอีกครั้ง จากนั้นคลิกฟอร์มย่อย/รายงานย่อย

  5. ในรายงาน คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงานย่อย

  6. ถ้าตัวช่วยสร้างรายงานย่อยเริ่มต้น ให้คลิก ยกเลิก เพื่อปิด

  7. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  8. ในรายงาน คลิกตัวควบคุมรายงานย่อยใหม่เเพื่อเลือก

  9. ในแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกลูกศรในกล่องคุณสมบัติ วัตถุต้นฉบับ จากนั้น คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการแสดงในตัวควบคุมรายงานย่อย ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการแสดงตารางใบสั่งซื้อ ให้คลิก ตารางใบสั่งซื้อ

    Access พยายามเชื่อมโยงแผ่นข้อมูลไปยังรายงานหลัก โดยยึดตามความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้ในฐานข้อมูล

  10. ในแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตรวจสอบคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง

    • สำหรับแผ่นข้อมูลที่ไม่ได้เชื่อมโยง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติทั้งสองนี้ว่างเปล่า

    • สำหรับแผ่นข้อมูลที่เชื่อมโยง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง แสดงคุณสมบัติหรือเขตข้อมูลที่เชื่อมโยงรายงานหลักเข้ากับแผ่นข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานหลักแสดงข้อมูลจากตารางพนักงาน และแผ่นข้อมูลแสดงข้อมูลจากตารางใบสั่งซื้อ คุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก จะแสดงเขตข้อมูลรหัสจากตารางพนักงาน และคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง จะแสดงเขตข้อมูลรหัสพนักงานจากตารางใบสั่งซื้อ

ในบางกรณี คุณอาจต้องการตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลการเชื่อมโยงด้วยตนเอง คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกกล่องคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก จากนั้นคลิกปุ่ม รุ่น รูปปุ่ม

  2. ถ้ากล่องโต้ตอบการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัยปรากฏขึ้น ให้คลิก เปิด

    กล่องโต้ตอบ ตัวลิงก์เขตข้อมูลฟอร์มย่อย จะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบตัวเชื่อมโยงเขตข้อมูลรายงานย่อย

  3. ในรายการ เขตข้อมูลหลัก และ เขตข้อมูลรอง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเชื่อมโยงรายงานหลักเข้ากับแผ่นข้อมูล ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้เขตข้อมูลใด ให้คลิก เสนอแนะ เพื่อให้ Access กำหนดเขตข้อมูลลิงก์ให้ เมื่อเสร็จสิ้นแล้วให้คลิก ตกลง

    ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการเชื่อมโยง คุณต้องแก้ไขแหล่งระเบียนของรายงานต้นแบบหรือแผ่นข้อมูลเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเขตข้อมูลที่เชื่อมโยง ตัวอย่างเช่น ถ้าแผ่นข้อมูลยึดตามคิวรี คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลการเชื่อมโยงมีอยู่ในผลลัพธ์ของคิวรี

  4. บันทึกรายงานหลัก และสลับไปยังมุมมองรายงาน แล้วตรวจสอบว่า รายงานทำงานตามที่คุณคาดหวัง

ด้านบนของหน้า

ทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบรายงานย่อย

หลังจากที่คุณเพิ่มรายงานย่อยไปยังรายงาน คุณอาจต้องการทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบรายงานย่อย หรือคุณอาจต้องการดูข้อมูลรายงานย่อยในรายงานหลัก ส่วนต่อไปนี้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำงานต่อไปนี้

เปิดฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ในมุมมองออกแบบ

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในขณะที่คุณกำลังทำงานกับรายงานหลักในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปิดฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในหน้าต่างแยกได้

  1. คลิกฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเพื่อเลือก

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก รายงานย่อยในหน้าต่างใหม่

หมายเหตุ: คำสั่งนี้ไม่พร้อมใช้งานเมื่อตัวควบคุมฟอร์มย่อย/รายงานย่อยถูกผูกไว้กับตารางหรือคิวรี

แสดงผลรวมย่อยจากรายงานย่อยในรายงานหลัก

สมมติว่าคุณใช้รายงานย่อยที่ชื่อว่ารายงานย่อยใบสั่งซื้อซึ่งมีกล่องข้อความที่ชื่อว่าผลรวมค่าธรรมเนียมการจัดส่ง และกล่องข้อความที่คำนวณผลรวมของคอลัมน์ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง เมื่อต้องการแสดงผลรวมจากรายงานย่อยในรายงานหลัก คุณต้องเพิ่มกล่องข้อความลงในรายงานหลักแล้วใช้นิพจน์เพื่ออ้างอิงไปยังกล่องข้อความผลรวมค่าธรรมการจัดส่งบนรายงานย่อย คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. คลิกขวาที่รายงานหลักในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ

  3. ในรายงานหลัก คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางกล่องข้อความใหม่

  4. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  5. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้พิมพ์นิพจน์ดังต่อไปนี้

    =IIf(IsError([Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total]),0,[Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total])

    หมายเหตุ: 

    • ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถใช้นิพจน์ที่ง่ายขึ้น =[Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total] แต่ถ้ารายงานย่อยไม่มีข้อมูลใด ตัวควบคุมบนรายงานจะแสดง #Error ใช้ฟังก์ชัน IsError ภายในฟังก์ชัน IIf ดังที่แสดงในนิพจน์แรก เพื่อให้แน่ใจว่ากล่องข้อความในรายงานหลักแสดงเป็นศูนย์ (0) ถ้ารายงานย่อยไม่ส่งกลับข้อมูลใดๆ

    • คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างนิพจน์ในการคลิกปุ่ม สร้าง รูปปุ่ม ในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม

  6. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ เป็นค่าที่เหมาะสม (ในกรณีนี้เป็น สกุลเงิน)

  7. บันทึกรายงาน และสลับไปยังมุมมองรายงานเพื่อตรวจสอบว่าการคำนวณไปเป็นตามที่คุณคาดไว้

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×