การสร้างและพิมพ์ป้ายผนึกสำหรับจ่าหน้าจดหมายตามรายการที่อยู่ใน Excel

การสร้างและพิมพ์ป้ายผนึกสำหรับจ่าหน้าจดหมายตามรายการที่อยู่ใน Excel

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ถ้าคุณต้องการส่งมวลแบบจ่าหน้าจดหมายไปยังรายการที่อยู่ที่คุณเก็บไว้ใน Microsoft Office Excel เวิร์กชีต คุณสามารถใช้ Microsoft Office Word จดหมายเวียน กระบวนการจดหมายเวียนสร้างแผ่นของป้ายจ่าหน้าจดหมายที่คุณสามารถพิมพ์ และแต่ละป้ายชื่อบนแผ่นงานประกอบด้วยอยู่จากรายการ

เมื่อต้องการสร้างและพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย คุณต้องเตรียมข้อมูลเวิร์กชีตใน Excel ก่อน จากนั้นใช้ Word เพื่อกำหนดค่า จัดระเบียบ รีวิว และพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย เมื่อคุณต้องการใช้ป้ายที่อยู่เพื่อส่งจดหมายเป็นจำนวนมากไปยังรายการที่อยู่ของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างแผ่นป้ายที่อยู่ได้ โดยแต่ละป้ายจะมีที่อยู่จากรายการของคุณ

กระบวนการจดหมายเวียนจะใช้ขั้นตอนโดยรวมต่อไปนี้

  1. เตรียมข้อมูลของเวิร์กชีตใน Excel สำหรับจดหมายเวียน    ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน รายการที่อยู่ของคุณต้องตรงกับโครงสร้างตารางที่จำเป็นต้องใช้ในจดหมายเวียน

  2. ตั้งค่าป้ายผนึกสำหรับจดหมายเวียนใน Word    คุณจะติดตั้งเค้าโครงของป้ายผนึกเพียงครั้งเดียวสำหรับป้ายผนึกทั้งหมดในจดหมายเวียน โดยเอกสารที่คุณใช้เพื่อดำเนินการดังกล่าวในจดหมายเวียนนั้น จะเรียกว่าเอกสารหลัก ในเอกสารหลักป้ายผนึก คุณยังสามารถตั้งค่าเนื้อหาที่คุณต้องการให้มีซ้ำบนป้ายผนึกแต่ละอัน เช่น โลโก้บริษัท หรือที่อยู่ส่งกลับบนป้ายจ่าหน้าพัสดุ

  3. เชื่อมต่อป้ายผนึกกับข้อมูลของเวิร์กชีต    รายการที่อยู่ของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ Microsoft Word จะใช้ในจดหมายเวียน ในกรณีนี้ เวิร์กชีต Excel จะมีที่อยู่ที่จะพิมพ์บนป้ายผนึก

  4. ปรับปรุงรายชื่อผู้รับที่คุณต้องการรวมไว้บนป้ายผนึก    Word จะสร้างป้ายผนึกสำหรับที่อยู่แต่ละที่ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ถ้าคุณต้องการสร้างป้ายผนึกสำหรับที่อยู่เพียงบางแห่งในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถเลือกที่อยู่หรือระเบียนที่ต้องการรวมไว้ได้

  5. เพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ ซึ่งเรียกว่าเขตข้อมูลจดหมายเวียน ลงในป้ายผนึก    เมื่อคุณทำจดหมายเวียน เขตข้อมูลจดหมายเวียนจะถูกเติมด้วยข้อมูลจากรายการที่อยู่ของคุณ

  6. แสดงตัวอย่าง ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ และพิมพ์ป้ายผนึก    คุณสามารถแสดงตัวอย่างป้ายผนึกแต่ละป้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์ออกมาทั้งชุดได้

  7. บันทึกป้ายผนึกเพื่อใช้งานในอนาคต   

เคล็ดลับ: ถ้ามีการติดตั้ง Microsoft Office Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถแทน ส่งออกรายการที่อยู่ของคุณจาก Excel ไปยัง Access จากนั้น ใช้ Access เพื่อสร้าง และพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมายการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูข้อมูล Exchange (สำเนา นำเข้า ส่งออก) ระหว่าง Excel และ Accessและสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายใน Access

ขั้นที่ 1: เตรียมข้อมูลของแผ่นงานใน Excel สำหรับจดหมายเวียน

ใน Excel รายการที่อยู่ของคุณต้องตรงกับโครงสร้างตารางที่ต้องใช้ในจดหมายเวียน

  1. บนแผ่นงาน ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อจัดเรียงรายการที่อยู่

    1. ใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ระบุชนิดของข้อมูลที่อยู่ในแต่ละคอลัมน์อย่างชัดเจน

      เคล็ดลับ: ตัวอย่างเช่น ใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ เช่น ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู่ และ จังหวัด แทนที่จะใช้ คอลัมน์ 1, คอลัมน์ 2, คอลัมน์ 3 และ คอลัมน์ 4

    2. ใช้คอลัมน์หนึ่งคอลัมน์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียน

      เคล็ดลับ: ถ้าคุณเก็บชื่อและนามสกุลในคอลัมน์แยกต่างหากกัน คุณสามารถใช้จดหมายเวียนสร้างฟอร์มจดหมายที่จ่าหน้าถึงผู้รับแต่ละรายตามชื่อของพวกเขาได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มอีกคอลัมน์หนึ่งสำหรับคำนำหน้าชื่อ เช่น นาย หรือนาง

    3. ให้รวมเฉพาะแถวและคอลัมน์ที่มีข้อมูลเท่านั้น อย่ารวมแถวหรือคอลัมน์ว่างในรายการที่อยู่ เนื่องจากเมื่อคุณจะทำป้ายผนึกสำหรับจดหมายเวียนใน Word รายการป้ายจ่าหน้าอาจถูกสร้างให้เสร็จได้ไม่เกินแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างนั้น

  2. เพื่อช่วยค้นหาและเลือกรายการที่อยู่ในระหว่างการทำจดหมายเวียน ให้ทำดังนี้เพื่อกำหนดชื่อสำหรับรายการที่อยู่

    1. บนแผ่นงาน ให้เลือกรายการที่อยู่ทั้งหมดรวมทั้งเซลล์ที่มีส่วนหัวของคอลัมน์

    2. บนแท็บ สูตร ในกลุ่ม ชื่อที่กำหนด ให้คลิก กำหนดชื่อ

      รูป Ribbon ของ Excel

    3. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ เช่น Holiday_Cards แล้วคลิก ตกลง

      เคล็ดลับ: อักขระแรกของชื่อต้องเป็นตัวอักษร และคุณไม่สามารถเว้นวรรคระหว่างคำได้ ให้ใช้อักขระขีดล่าง (_) แทนการเว้นวรรค

  3. บันทึกและปิดสมุดงาน

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 2: ตั้งค่าป้ายผนึกสำหรับจดหมายเวียนใน Word

คุณกำหนดค่าเค้าโครงของป้ายผนึกเพียงครั้งเดียวสำหรับป้ายผนึกทั้งหมดในจดหมายเวียน ในจดหมายเวียน เอกสารที่คุณใช้กำหนดค่าเค้าโครงจะเรียกว่าเอกสารหลักสำหรับป้ายผนึก (หรือเอกสารหลักป้ายผนึก) ในเอกสารนี้ คุณยังสามารถกำหนดค่าเนื้อหาใดๆ ที่คุณต้องการให้ปรากฏบนทุกๆ ป้ายผนึกได้ เช่น โลโก้บริษัทหรือที่อยู่ส่งกลับบนป้ายจ่าหน้าพัสดุ

เป็นไปได้ว่า คุณได้ซื้อแผ่นป้ายผนึกสำเร็จรูปมาแล้วจากบริษัทที่ทำแผ่นป้ายผนึก เช่น Avery, AOne หรือ Formtec แผ่นกระดาษของป้ายผนึกแต่ละแผ่นมีขนาดเฉพาะและมีป้ายผนึกที่มีขนาดเฉพาะจำนวนหนึ่ง

เมื่อต้องการกำหนดค่าเอกสารหลักป้ายผนึก ให้คุณกำหนดขนาดของเอกสารให้ตรงกับขนาดของป้ายผนึกบนแผ่นงานที่คุณต้องการใช้

  1. เริ่ม Word

    ตามค่าเริ่มต้น เอกสารเปล่าจะเปิดขึ้น ให้เปิดเอกสารนี้ค้างไว้ ถ้าคุณปิดเอกสารนี้ คำสั่งต่างๆ ในขั้นตอนต่อไปจะใช้งานไม่ได้

  2. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิก เริ่มจดหมายเวียน

    Ribbon ของ Office 2010

  3. คลิก ป้ายผนึก

  4. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกป้ายผนึก คุณมีหลายตัวเลือกให้เลือก

    กล่องโต้ตอบตัวเลือกป้ายผนึก

    1. ชนิดเครื่องพิมพ์ที่คุณจะใช้พิมพ์ป้ายผนึก

    2. ผู้จำหน่ายที่ผลิตแผ่นป้ายผนึกของคุณ

    3. ตัวเลขที่สอดคล้องกับหมายเลขผลิตภัณฑ์จะแสดงอยู่บนแพคเกจแผ่นป้ายผนึกของคุณ

  5. ภายใต้ รายละเอียดของเครื่องพิมพ์ ให้คลิกชนิดเครื่องพิมพ์ที่คุณจะใช้พิมพ์ป้ายผนึก

  6. ในรายการ ผู้จำหน่ายป้ายชื่อ ให้คลิกชื่อของบริษัทที่ผลิตแผ่นป้ายผนึกที่คุณกำลังใช้อยู่

  7. ในรายการ หมายเลขผลิตภัณฑ์ ให้คลิกหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่แสดงอยู่บนกล่องของแผ่นป้ายผนึก

    หมายเลขผลิตภัณฑ์สำหรับแผ่นป้ายผนึกของฉันไม่ตรงกับอย่างใดอย่างหนึ่งตัวเลือกในกล่องโต้ตอบตัวเลือกป้ายผนึก

    คุณยังสามารถพิมพ์ป้ายผนึกของคุณได้ เพียงแต่คุณต้องกำหนดเองบางรายการ

    1. วัดป้ายผนึกบนแผ่นงานที่คุณมี และจดบันทึกการวัดและจำนวนป้ายผนึกที่พอดีกับแผ่นงานหนึ่งแผ่น

      หมายเหตุ: วัดป้ายผนึกอย่างละเอียด ขนาดป้ายผนึกจริงอาจเล็กกว่าขนาดที่ระบุโดยผู้ผลิตป้ายผนึก ตัวอย่างเช่น ป้ายผนึกขนาด 1 x 2 นิ้วอาจมีขนาดจริงสูง 15/15 นิ้วและกว้าง 1 กับ 15/16 นิ้ว

    2. ในรายการ หมายเลขผลิตภัณฑ์ ให้เลือกชนิดป้ายผนึกที่มีขนาดเหมือนกันกับป้ายผนึกของคุณ

      ถ้าคุณไม่เห็นชนิดป้ายผนึกที่คุณต้องการในกล่อง หมายเลขผลิตภัณฑ์ คุณสามารถใช้ป้ายผนึกอื่นที่แสดงไว้ หรือคุณสามารถสร้างขนาดป้ายผนึกใหม่

    3. คลิก รายละเอียด จากนั้นเปรียบเทียบขนาดของป้ายผนึกและจำนวนป้ายผนึกต่อแผ่นงาน (สำหรับป้ายผนึกที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์และอิงค์เจ็ต) หรือจำนวนคอลัมน์บนฟอร์มป้ายผนึก (สำหรับป้ายผนึกที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์แบบจุด)

    4. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

      • ถ้าขนาดและเค้าโครงป้ายผนึกตรงกับขนาดและเค้าโครงป้ายผนึกของคุณ ให้ใช้ป้ายผนึกที่เลือก

      • ถ้าขนาดและเค้าโครงไม่ตรงกับของคุณ ให้คลิก ยกเลิก และทำขั้นตอนที่ 5 ต่อไป

    5. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกป้ายผนึก ให้คลิกชนิดเครื่องพิมพ์ (เครื่องพิมพ์แบบป้อนต่อเนื่อง or เครื่องพิมพ์หน้า) แล้วคลิก สร้างป้ายผนึก

    6. พิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อป้ายผนึก แล้วเลือกความสูง ความกว้าง ระยะขอบ และตัวเลือกอื่นสำหรับป้ายผนึกของคุณ จากนั้นคลิก ตกลง

    ป้ายผนึกใหม่จะปรากฏอยู่ในประเภท อื่นๆ/กำหนดเอง ในครั้งถัดไปที่คุณใช้ป้ายผนึกแบบกำหนดเองของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก อื่นๆ/กำหนดเอง ในรายการ ผู้จำหน่ายป้ายชื่อ แล้ว

  8. หลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกป้ายผนึกที่คุณต้องการ ให้คลิก ตกลง

    Word จะสร้างเอกสารที่ใช้ตารางเพื่อกำหนดเค้าโครงป้ายผนึก ถ้าคุณไม่เห็นเส้นแบ่งป้ายผนึกในเค้าโครง ให้คลิกแท็บ เค้าโครง ภายใต้ เครื่องมือตาราง จากนั้นในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ดูเส้นตาราง

การขัดจังหวะและการทำจดหมายเวียนต่อ

ถ้าคุณต้องการหยุดทำงานกับจดหมายเวียน คุณสามารถบันทึกเอกสารหลักป้ายผนึกและทำจดหมายเวียนต่อได้ในภายหลัง Word จะรักษาข้อมูลของแหล่งข้อมูลและเขตข้อมูลไว้ในเอกสารที่คุณบันทึก ถ้าคุณกำลังใช้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ขณะที่คุณหยุดทำงานกับจดหมายเวียน โปรแกรม Word จะกลับมาที่ตำแหน่งของคุณในบานหน้าต่างงานเมื่อคุณกลับมาทำจดหมายเวียนต่อ

  1. เมื่อคุณพร้อมที่จะทำจดหมายเวียนต่อ ให้เปิดเอกสารหลักป้ายผนึกที่คุณบันทึกไว้

    Word จะแสดงกล่องข้อความเพื่อให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการเปิดเอกสารและเรียกใช้คำสั่ง SQL (คำสั่ง SQL จะเชื่อมต่อ Word กับแฟ้ม Excel ต้นฉบับ)

  2. คลิก ตกลง เพื่อเชื่อมต่อกับแฟ้ม Excel ต้นฉบับของคุณ และเรียกข้อมูลรายการที่อยู่ของคุณ

    ข้อความในเอกสารหลักป้ายผนึกของคุณ ตลอดจนเขตข้อมูลต่างๆ ที่คุณแทรกไว้จะปรากฏขึ้น

  3. คลิกแท็บ การส่งจดหมาย และดำเนินงานของคุณต่อ

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 3: เชื่อมต่อป้ายผนึกกับข้อมูลเวิร์กชีตของคุณ

เมื่อต้องการผสานข้อมูลที่อยู่ลงในป้ายผนึกของคุณ คุณต้องเชื่อมต่อป้ายผนึกกับแผ่นงานที่มีรายการที่อยู่ของคุณ

  1. หากครั้งนี้เป็นครั้งแรกที่คุณเชื่อมต่อกับแผ่นงาน ให้ทำดังต่อไปนี้

    1. บนเมนู ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก

    2. คลิก ขั้นสูง

    3. เลื่อนไปยังส่วน ทั่วไป แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบแฟ้มเมื่อเปิด

    4. คลิก OK

  2. เนื่องจากเอกสารหลักจดหมายเวียนเปิดอยู่ ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้คลิก เลือกผู้รับ แล้วคลิก ใช้รายชื่อที่มีอยู่

    Ribbon ของ Office 2010

  3. ค้นหาตำแหน่งแผ่นงาน Excel ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล แล้วคลิกสองครั้งที่แผ่นงานนั้น

  4. ในกล่องโต้ตอบ การยืนยันแหล่งข้อมูล ให้คลิก แผ่นงาน MS Excel ผ่านทาง DDE (*.xls) แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็น MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงทั้งหมด

  5. ในกล่องโต้ตอบ Microsoft Office Excel สำหรับ ชื่อหรือช่วงของเซลล์ ให้เลือกช่วงของเซลล์หรือแผ่นงานที่มีข้อมูลที่คุณต้องการผสาน แล้วคลิก ตกลง

หมายเหตุ: ขณะนี้ ป้ายผนึกจะเชื่อมต่อกับข้อมูลแผ่นงาน แต่แผ่นของป้ายผนึกจะยังคงว่างเปล่า ถ้าต้องการ คุณสามารถกำหนดรายชื่อผู้รับได้ตามที่อธิบายในขั้นตอนที่ 4 หรือคุณสามารถสร้างป้ายผนึกโดยใช้ตัวยึดสำหรับข้อมูลที่อยู่ ตามที่อธิบายในขั้นตอนที่ 5

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 4: ปรับรายชื่อผู้รับที่คุณต้องการให้รวมไว้บนป้ายผนึก

Word จะสร้างป้ายผนึกสำหรับที่อยู่แต่ละรายการในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ถ้าคุณต้องการสร้างป้ายผนึกเฉพาะสำหรับบางที่อยู่ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะรวมที่อยู่ (ระเบียน) ใดไว้

เมื่อต้องการจำกัดรายชื่อผู้รับให้แคบลง หรือใช้เซตย่อยของระเบียนในแฟ้มข้อมูลของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    Ribbon ของ Office 2010

  2. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เลือกแต่ละระเบียน    วิธีนี้จะเป็นประโยชน์ที่สุดถ้ารายชื่อมีจำนวนไม่มาก เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่คุณต้องการรวม และล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่คุณต้องการแยกออก

      เคล็ดลับ: ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการรวมเพียงสองสามระเบียนไว้ในจดหมายเวียนของคุณเท่านั้น คุณสามารถล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถวส่วนหัว จากนั้นเลือกเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการ ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการรวมรายการส่วนใหญ่ไว้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถวส่วนหัวแล้วล้างกล่องกาเครื่องหมายสำหรับระเบียนที่คุณไม่ต้องการรวม

    • เรียงลำดับระเบียน    คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ Word จะเรียงลำดับรายการตามตัวอักษรจากน้อยไปหามาก (จาก A ถึง Z) คลิกส่วนหัวของคอลัมน์อีกครั้งเพื่อเรียงลำดับรายการตามตัวอักษรจากมากไปหาน้อย (Z ถึง A)

      เมื่อต้องการระบุตัวเลือกการเรียงลำดับขั้นสูงกว่านี้ ให้คลิก เรียงลำดับ ภายใต้ อัปเดตรายชื่อผู้รับ แล้วเลือกการกำหนดลักษณะในการเรียงลำดับของคุณบนแท็บ เรียงลำดับระเบียน ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองและการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุได้ว่าจะต้องเรียงลำดับที่อยู่ผู้รับตามตัวอักษรของนามสกุลภายในรหัสไปรษณีย์แต่ละรหัส โดยเรียงรหัสไปรษณีย์ตามลำดับตัวเลข

    • กรองระเบียน    วิธีนี้จะมีประโยชน์เมื่อรายการมีระเบียนที่คุณไม่ต้องการดูหรือรวมไว้ในจดหมายเวียน หลังจากที่คุณกรองรายการแล้ว คุณสามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวมหรือไม่รวมระเบียนได้

      เมื่อต้องการกรองระเบียน ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้คลิก ตัวกรอง

      2. บนแท็บ กรองระเบียน ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกคิวรี ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้ในการกรองระเบียนของคุณ

        ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างป้ายผนึกเฉพาะสำหรับที่อยู่ในออสเตรเลีย ให้คุณคลิก ประเทศหรือภูมิภาค ในรายการ เขตข้อมูล และ เท่ากับ ในรายการ การเปรียบเทียบ และ ออสเตรเลีย ในรายการ เปรียบเทียบกับ

      3. เมื่อต้องการปรับปรุงตัวกรองเพิ่มเติม ให้คลิก และ หรือ หรือ แล้วเลือกเกณฑ์เพิ่มเติม

        ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างป้ายผนึกเฉพาะสำหรับธุรกิจในมิวนิก คุณจะระบุระเบียนที่เขตข้อมูล เมือง มีคำว่า มิวนิก และเขตข้อมูล ชื่อบริษัท ไม่เว้นว่าง ถ้าคุณใช้ หรือ แทน และ ในตัวกรองนี้ จดหมายเวียนของคุณจะรวมที่อยู่ในมิวนิกทั้งหมด และรวมที่อยู่ทั้งหมดที่มีชื่อบริษัทไม่ว่าจะอยู่ในเมืองใดก็ตาม

ถ้าคุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์การตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ไว้บนคอมพิวเตอร์ คุณสามารถคลิก ตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ผู้รับ

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 5: เพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ (เขตข้อมูลจดหมายเวียน) ให้กับป้ายผนึก

หลังจากที่คุณเชื่อมต่อป้ายผนึกของคุณกับรายการที่อยู่ของคุณ คุณพร้อมที่จะเพิ่มตัวยึดที่ระบุตำแหน่งที่ที่อยู่จะปรากฏบนป้ายผนึกแต่ละป้าย คุณยังสามารถพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้มีซ้ำบนป้ายผนึกแต่ละป้าย เช่น โลโก้บริษัทหรือที่อยู่ผู้ส่งของคุณบนป้ายจ่าหน้าพัสดุ

พื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับที่อยู่จะเรียกว่า เขตข้อมูลจดหมายเวียน เมื่อคุณทำจดหมายเวียน เขตข้อมูลจดหมายเวียนจะถูกกรอกด้วยข้อมูลจากรายการที่อยู่ของคุณ เขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word จะสอดคล้องกับส่วนหัวของคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel ของคุณ

ไฟล์ข้อมูลที่มีคอลัมน์ (ประเภท) และแถว (ระเบียน)

1. คอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลแทนประเภทของข้อมูล เขตข้อมูลต่างๆ ของจดหมายเวียนที่คุณเพิ่มลงในป้ายผนึกคือพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับประเภทเหล่านี้

2. แถวในแฟ้มข้อมูลแสดงระเบียนข้อมูล Word จะสร้างป้ายผนึกสำหรับระเบียนแต่ละระเบียนเมื่อคุณดำเนินการจดหมายเวียน

เมื่อคุณใส่เขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในป้ายผนึกดั้งเดิมที่คุณกำหนดค่าไว้ในเอกสารหลักป้ายผนึก คุณได้ระบุว่าคุณต้องการให้ข้อมูลบางประเภท เช่น ชื่อ หรือ ที่อยู่ ปรากฏในตำแหน่งนั้น

เขตข้อมูลที่แทรกลงในเอกสาร Word

หมายเหตุ: เมื่อคุณแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในเอกสารหลักป้ายผนึก ชื่อเขตข้อมูลจะอยู่ภายในเครื่องหมายบั้งเสมอ (« ») เครื่องหมายบั้งเหล่านี้จะไม่แสดงในป้ายผนึกจริง  แต่ช่วยให้คุณสามารถแยกเขตข้อมูลในเอกสารหลักป้ายผนึกออกจากข้อความธรรมดาได้

อะไรเกิดขึ้นเมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียน   

เมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียน ข้อมูลจากแถวแรกในแฟ้มข้อมูลจะแทนที่เขตข้อมูลต่างๆ ในป้ายผนึกแรก จากนั้น ข้อมูลจากแถวที่สองในแฟ้มข้อมูลจะแทนที่เขตข้อมูลต่างๆ ในป้ายผนึกที่สอง เช่นนี้เรื่อยไป

การผสานข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลลงในป้ายผนึก

การทำงานกับเขตข้อมูล: ตัวอย่าง   

เมื่อคุณออกแบบป้ายผนึก คุณสามารถเชื่อมโยงส่วนหัวของคอลัมน์ใดๆ ก็ได้จากแฟ้มข้อมูลของคุณไปยังเขตข้อมูลในป้ายผนึก

ตัวอย่างเช่น สมมติว่ารายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมีไว้สำหรับสมาชิกจดหมายข่าวของคุณ และไฟล์ข้อมูลของคุณรวมคอลัมน์ที่เรียกว่า วันหมดอายุ เพื่อเก็บวันที่ที่หมดอายุของการสมัครสมาชิกแต่ละราย ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูล «วันหมดอายุ» ในเอกสารหลักป้ายผนึกก่อนที่คุณจะเรียกใช้จดหมายเวียน สมาชิกแต่ละรายจะเห็นวันหมดอายุของตนเองบนป้ายจ่าหน้าจดหมายของสมาชิกนั้น

คุณสามารถผสานหรือแยกเขตข้อมูลต่างๆ ได้โดยใช้เครื่องหมายวรรคตอน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างที่อยู่ คุณสามารถกำหนดค่าเขตข้อมูลในเอกสารหลักป้ายผนึกได้ดังนี้:

«ชื่อ» «นามสกุล»

«ถนน»

«เมือง», «รัฐ» «รห้สไปรษณีย์»

สำหรับการผสานที่คุณใช้บ่อย เช่น ช่องที่อยู่และบรรทัดแสดงคำทักทาย Word มีเขตข้อมูลประกอบต่างๆ ที่จัดกลุ่มเขตข้อมูลจำนวนหนึ่งไว้ด้วยกัน ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลช่องที่อยู่เป็นการรวมหลายเขตข้อมูลด้วยกัน ได้แก่ ชื่อ นามสกุล ถนน เมือง และรหัสไปรษณีย์

องค์ประกอบในเขตข้อมูลช่องที่อยู่

คุณสามารถกำหนดเนื้อหาในแต่ละเขตข้อมูลประกอบเองได้ ตัวอย่างเช่น ในที่อยู่ คุณอาจต้องการเลือกรูปแบบชื่อที่เป็นทางการ (นาย สมบัติ ลี้อิสสรพงษ์) ในคำทักทาย คุณอาจต้องการใช้ "ถึง" แทน "เรียน"

แมปเขตข้อมูลจดหมายเวียนกับไฟล์ข้อมูลของคุณ   

เพื่อให้แน่ใจว่า Word สามารถค้นหาคอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับทุกๆ องค์ประกอบของที่อยู่ คุณอาจต้องแมปเขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word กับคอลัมน์ในสเปรดชีต Excel ของคุณ

เมื่อต้องการแมปเขตข้อมูล ให้คลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย

Ribbon ของ Office 2010

กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล จะปรากฏขึ้น

กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล

องค์ประกอบของที่อยู่จะถูกแสดงรายการทางด้านซ้าย ส่วนหัวของคอลัมน์จากแฟ้มข้อมูลของคุณจะถูกแสดงรายการทางด้านขวา

Word จะค้นหาคอลัมน์ที่ตรงกับแต่ละองค์ประกอบมากที่สุด ดังแสดงในภาพ Word จับคู่คอลัมน์ ชื่อ ของไฟล์ข้อมูลเข้ากับ คำนำหน้าชื่อ โดยอัตโนมัติ แต่ Word ไม่สามารถจับคู่องค์ประกอบอื่นๆ เช่น ชื่อกลาง ได้

ในรายการทางด้านขวา คุณสามารถเลือกคอลัมน์จากไฟล์ข้อมูลของคุณที่ตรงกับองค์ประกอบทางด้านซ้ายได้ แม้ว่า ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน และ ชื่อกลาง จะไม่มีคอลัมน์ที่ตรงกันก็ไม่เป็นไร เพราะว่าป้ายผนึกจดหมายเวียนไม่จำเป็นต้องใช้ทุกเขตข้อมูล ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลที่ไม่มีข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลของคุณ เขตข้อมูลนั้นจะปรากฏขึ้นในเอกสารที่ผสานเป็นพื้นที่ที่สำรองไว้ที่ว่างเปล่า โดยทั่วไปแล้วจะเป็นบรรทัดว่างหรือช่องที่ว่างเปล่า

ชนิดเนื้อหา และเพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ หรือเขตข้อมูล   

  1. ในป้ายผนึกเริ่มต้นที่คุณตั้งค่า (ในเอกสารหลักป้ายผนึก) ให้พิมพ์เนื้อหาใดๆ ที่คุณต้องการให้ปรากฏบนป้ายผนึกแต่ละอัน

    เมื่อต้องการเพิ่มรูปภาพ เช่น โลโก้ ให้คลิก รูปภาพ ในกลุ่ม ภาพประกอบ บนแท็บ แทรก

  2. คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล

  3. ใช้กลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย

    Ribbon ของ Office 2010

  4. ให้เพิ่มดังต่อไปนี้

    ช่องที่อยู่ที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่น

    1. คลิก ช่องที่อยู่

    2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้เลือกองค์ประกอบที่อยู่ที่คุณต้องการรวมและรูปแบบที่คุณต้องการนำมาใช้ แล้วคลิก ตกลง

    3. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น หมายความว่า Word ไม่พบข้อมูลบางส่วนที่ต้องใช้เพื่อทำให้บล็อกที่อยู่เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกลูกศรที่ติดกับ (ไม่ตรงกัน) แล้วเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลที่ต้องใช้ในการทำจดหมายเวียน

    เขตข้อมูลแต่ละเขต

    คุณสามารถแทรกข้อมูลจากเขตข้อมูลแต่ละเขตได้ เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือจำนวนเงินบริจาคจากผู้บริจาคกลุ่มหนึ่ง เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลของคุณลงในเอกสารหลักป้ายผนึกอย่างรวดเร็ว ให้คลิกลูกศรถัดจาก แทรกเขตข้อมูลผสาน จากนั้นคลิกชื่อเขตข้อมูล

    เมื่อต้องการแทรกเขตข้อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ในเอกสาร ให้ทำดังต่อไปนี้

    1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้คลิก แทรกเขตข้อมูลผสาน

    2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

      • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่อยู่ที่จะสอดคล้องกับเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ แม้ว่าชื่อของเขตข้อมูลเหล่านั้นจะไม่ตรงกับชื่อเขตข้อมูลใน Word ให้คลิก เขตข้อมูลที่อยู่

      • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่มักจะนำข้อมูลมาจากคอลัมน์ในแฟ้มข้อมูลของคุณโดยตรง ให้คลิก เขตข้อมูลของฐานข้อมูล

    3. ในกล่อง เขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

    4. คลิก แทรก และคลิก ปิด

    5. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น หมายความว่า Word ไม่พบข้อมูลบางอย่างที่ต้องใช้ในการแทรกเขตข้อมูลนั้น ให้คลิกลูกศรถัดจาก (ไม่ตรงกัน) แล้วเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่ตรงกับเขตข้อมูลต้องใช้ในการทำจดหมายเวียน

      หมายเหตุ: ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูลจากรายการ เขตข้อมูลของฐานข้อมูล แล้วต่อมาได้สลับไปยังแหล่งข้อมูลที่ไม่มีคอลัมน์ที่มีชื่อเดียวกันนี้ Word จะไม่สามารถแทรกข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นเข้าไปในเอกสารที่ผสานได้

    เขตข้อมูลแบบกำหนดเองจากที่ติดต่อของ Microsoft Office Outlook

    วิธีเดียวที่จะรวมเขตข้อมูลที่ติดต่อแบบกำหนดเองในเอกสารหลักของคุณคือการเริ่มต้นจดหมายเวียนภายใน Outlook ให้ติดตั้งมุมมองของที่ติดต่อของคุณด้วยเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในการผสานก่อน จากนั้นให้เริ่มต้นจดหมายเวียน หลังจากที่คุณเลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการ Word จะเริ่มต้นอัตโนมัติ และคุณสามารถทำให้การผสานเสร็จสมบูรณ์

    การตั้งค่ามุมมองของที่ติดต่อของคุณที่มีเขตข้อมูลแบบกำหนดเอง

    1. ในที่ติดต่อ Outlook บนแท็บ มุมมอง ให้คลิก เปลี่ยนมุมมอง แล้วคลิก รายการ

    2. คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ตัวเลือกเขตข้อมูล บนเมนูทางลัด

    3. ในรายการแบบหล่นลงที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล ให้เลือก เขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดเองในโฟลเดอร์

    4. ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มจากกล่องโต้ตอบไปยังส่วนหัวของคอลัมน์ ลูกศรสีแดงขนาดเล็กจะช่วยคุณวางเขตข้อมูลลงในตำแหน่งที่คุณต้องการ
      การลากเขตข้อมูลแบบกำหนดเองจากตัวเลือกเขตข้อมูลไปยังมุมมองโฟลเดอร์ที่ติดต่อ

      หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล ด้วยการคลิก สร้าง ที่ด้านล่าง

    5. หลังจากคุณเพิ่มเขตข้อมูลแบบกำหนดเองของคุณทั้งหมดลงในมุมมอง ให้ปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล

    6. เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้รวมไว้ในจดหมายเวียนออกไป ให้คลิกชื่อเขตข้อมูลในส่วนหัวของคอลัมน์ในมุมมองรายการ แล้วลากเขตข้อมูลนี้ออกจากส่วนหัวของคอลัมน์

      การเรียกใช้จดหมายเวียนจาก Outlook

    7. ในที่ติดต่อ Outlook ให้เลือกที่ติดต่อแต่ละรายการด้วยการกด SHIFT ค้างไว้ และคลิกเพื่อเลือกช่วง หรือด้วยการกด CTRL ค้างไว้ และคลิกเพื่อเลือกแต่ละรายการ ถ้าคุณต้องการรวมที่ติดต่อทั้งหมดที่ปัจจุบันมองเห็นได้ในมุมมอง ไม่ให้คลิกที่ติดต่อใดๆ

    8. บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก จดหมายเวียน

    9. ถ้าคุณได้เลือกที่ติดต่อแต่ละรายการที่จะรวมไว้ในจดหมายเวียน ให้คลิก เฉพาะที่ติดต่อที่เลือก ถ้าคุณต้องการรวมที่ติดต่อทั้งหมดที่ปรากฏอยู่ในมุมมองในขณะนี้ ให้คลิก ที่ติดต่อทั้งหมดในมุมมองปัจจุบัน

    10. ถ้าคุณได้กำหนดค่ามุมมองรายการไว้ให้แสดงเฉพาะเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในจดหมายเวียน ให้คลิก เขตข้อมูลที่ติดต่อในมุมมองปัจจุบัน มิฉะนั้น ให้คลิก เขตข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมด เพื่อทำให้เขตข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมดพร้อมใช้งานในจดหมายเวียน

    11. ถ้าคุณต้องการสร้างเอกสารหลักใหม่สำหรับจดหมายเวียน ให้คลิก เอกสารใหม่ ไม่เช่นนั้น ให้คลิก เอกสารที่มีอยู่ แล้วคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาตำแหน่งเอกสารที่จะใช้เป็นเอกสารหลัก

    12. ถ้าคุณต้องการบันทึกที่ติดต่อและเขตข้อมูลที่คุณเลือกเพื่อให้สามารถถูกนำกลับมาใช้ใหม่ได้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แฟ้มถาวร แล้วคลิก เรียกดู เพื่อบันทึกแฟ้ม ข้อมูลจะถูกบันทึกในเอกสาร Word เป็นข้อมูลที่คั่นด้วยจุลภาค

    13. ภายใต้ ชนิดของเอกสาร ให้คลิก ป้ายจ่าหน้าจดหมาย

    14. คลิก ตกลง เมื่อเอกสารเปิดขึ้นใน Word บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้คลิกลูกศรถัดจาก แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มลงในเอกสารหลักป้ายผนึก

  5. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการตั้งค่าป้ายผนึกแรกในแบบที่คุณต้องการ ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้คลิก ปรับปรุงป้ายชื่อ

    Word จะจำลองแบบเค้าโครงของป้ายผนึกแรกมาใช้กับป้ายผนึกอื่นๆ ทั้งหมด

  • คุณไม่สามารถพิมพ์อักขระเขตข้อมูลผสาน («« »») ด้วยตนเอง หรือใช้คำสั่ง สัญลักษณ์ บนเมนู แทรก ใน Word ได้ คุณต้องใช้จดหมายเวียน

  • ถ้าเขตข้อมูลผสานปรากฏอยู่ภายในวงเล็บปีกกา เช่นเมือง{MERGEFIELD}, Word จะแสดงโค้ดเขตข้อมูลแทนที่เป็นผลลัพธ์เขตข้อมูล นี้ไม่มีผลต่อการจดหมายเวียน แต่ถ้าคุณต้อง การแสดงผลลัพธ์แทน คลิกขวาโค้ดเขตข้อมูล แล้ว คลิกสลับโค้ดเขตข้อมูล

จัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน   

โปรแกรมฐานข้อมูลและสเปรดชีต เช่น Access และ Excel จะจัดเก็บข้อมูลที่คุณพิมพ์ลงในเซลล์เป็นข้อมูลดิบ การจัดรูปแบบ เช่น ฟอนต์และสี ที่คุณใช้ใน Access หรือ Excel จะไม่ถูกเก็บไว้ร่วมกับข้อมูลดิบ เมื่อคุณผสานข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลลงในเอกสาร Word นั่นคือคุณกำลังผสานข้อมูลดิบโดยไม่มีการจัดรูปแบบที่ใช้อยู่

เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อมูลในเอกสาร ให้เลือกเขตข้อมูลจดหมายเวียนแล้วจัดรูปแบบเขตข้อมูลนั้นในแบบเดียวกับที่คุณจัดรูปแบบข้อความต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนที่คุณเลือกนั้นรวมอักขระบั้ง (« ») ที่ล้อมรอบเขตข้อมูลไว้ด้วย

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 6: แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์และพิมพ์ป้ายผนึก

หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลลงในป้ายผนึกต้นฉบับที่คุณกำหนดค่าในเอกสารหลักป้ายผนึก คุณก็สามารถแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ของจดหมายเวียนได้ เมื่อคุณพอใจกับตัวอย่างผลลัพธ์แล้ว คุณก็จะดำเนินการทำจดหมายเวียนให้เสร็จสิ้นและพิมพ์ป้ายผนึก จากนั้นคุณสามารถบันทึกเอกสารหลักป้ายผนึกเพื่อใช้ในอนาคตได้

การแสดงตัวอย่างจดหมายเวียน

คุณสามารถแสดงตัวอย่างป้ายผนึกของคุณและทำการเปลี่ยนแปลงก่อนที่คุณจะทำให้จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์จริงๆ

เมื่อต้องการแสดงตัวอย่าง ให้เลือกทำดังต่อไปนี้ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ของแท็บ การส่งจดหมาย

รูป Ribbon ของ Word

  • คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  • ดูแต่ละป้ายผนึกด้วยการคลิกปุ่ม ระเบียนถัดไป และ ระเบียนก่อนหน้า ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ บนแท็บ การส่งจดหมาย

  • แสดงตัวอย่างเอกสารป้ายผนึกที่ต้องการด้วยการคลิก ค้นหาผู้รับ

หมายเหตุ: คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน บนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองรายการ หรือเอาผู้รับออกจากการผสานได้ถ้าคุณพบระเบียนที่คุณไม่ต้องการให้รวมอยู่

รูป Ribbon ของ Word

หมายเหตุ: Word ใช้ตารางเพื่อกำหนดวางแผ่นป้ายผนึกบนหน้ากระดาษ ขณะที่คุณเลื่อนดูหน้าต่างๆ ของแผ่นป้ายผนึก ระเบียนที่ใช้งานจะแสดงขึ้นในเซลล์แรกของตารางโดยมีระเบียนต่อมาแสดงอยู่ในเซลล์ถัดๆ ไป

การทำให้จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์

เมื่อต้องการพิมพ์ป้ายผนึก ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เสร็จสิ้น ให้คลิก เสร็จสิ้นและผสาน แล้วคลิก พิมพ์เอกสาร

    รูป Ribbon ของ Word

  2. เลือกว่าต้องการพิมพ์ป้ายผนึกทั้งชุด พิมพ์เฉพาะป้ายผนึกที่มองเห็นอยู่ หรือพิมพ์ชุดย่อยบางชุดของป้ายผนึก

เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงป้ายผนึกแต่ละป้าย ให้ทำดังต่อไปนี้

  • บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เสร็จสิ้น ให้คลิก เสร็จสิ้นและผสาน แล้วคลิก แก้ไขแต่ละเอกสาร

    รูป Ribbon ของ Word

  • เลือกว่าคุณต้องการแก้ไขป้ายผนึกทั้งชุด แก้ไขเฉพาะป้ายผนึกที่มองเห็นอยู่ หรือแก้ไขชุดย่อยของป้ายผนึก Word จะบันทึกป้ายผนึกที่คุณต้องการแก้ไขลงในอีกไฟล์หนึ่งต่างหาก

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 7: บันทึกป้ายผนึกสำหรับการใช้งานในอนาคต

โปรดจำไว้ว่าป้ายผนึกแบบผสานที่คุณบันทึกนั้นจะแยกจากป้ายผนึกต้นฉบับที่คุณกำหนดค่าในเอกสารหลักป้ายผนึก คุณควรบันทึกเอกสารหลักป้ายผนึกไว้ ถ้าคุณคิดจะใช้เอกสารนี้ทำจดหมายเวียนอื่นๆ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลักป้ายผนึก คุณจะบันทึกการเชื่อมต่อระหว่างเอกสารกับแฟ้มข้อมูลด้วย ครั้งต่อมาไปที่คุณเปิดเอกสารหลักป้ายผนึก Word จะพร้อมท์ให้คุณเลือกว่าจะผสานข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลงในเอกสารหลักป้ายผนึกอีกหรือไม่

  • คลิก ใช่ เพื่อเปิดเอกสารด้วยข้อมูลจากระเบียนแรกที่ผสาน

  • คลิก ไม่ เพื่อให้ Word ยกเลิกการเชื่อมต่อระหว่างเอกสารหลักป้ายผนึกกับไฟล์ข้อมูล จัดรูปแบบเอกสารหลักป้ายผนึกใหม่เป็นเอกสาร Word มาตรฐาน และแทนที่เขตข้อมูลด้วยข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันจากระเบียนแรก

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×