การสร้างและพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมายสำหรับรายการที่อยู่ใน Excel

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายจำนวนมากไปยังรายการที่อยู่ที่คุณเก็บไว้ในเวิร์กชีต Microsoft Excel คุณสามารถใช้จดหมายเวียนของ Microsoft Word ได้ ขั้นตอนการทำจดหมายเวียนจะสร้างแผ่นงานที่ประกอบด้วยป้ายจ่าหน้าจดหมายหลายป้ายซึ่งคุณสามารถพิมพ์ออกมาได้ โดยที่ป้ายจ่าหน้าแต่ละป้ายในแผ่นงานจะมีที่อยู่จากรายการ

เมื่อต้องการสร้างและพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย คุณต้องเตรียมข้อมูลเวิร์กชีตใน Excel ก่อน จากนั้นใช้ Word เพื่อกำหนดค่า จัดระเบียบ รีวิว และพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย เมื่อคุณต้องการใช้ป้ายที่อยู่เพื่อส่งจดหมายเป็นจำนวนมากไปยังรายการที่อยู่ของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างแผ่นป้ายที่อยู่ได้ โดยแต่ละป้ายจะมีที่อยู่จากรายการของคุณ

กระบวนการจดหมายเวียนจะใช้ขั้นตอนโดยรวมต่อไปนี้

  1. เตรียมข้อมูลของเวิร์กชีตใน Excel สำหรับจดหมายเวียน    ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน รายการที่อยู่ของคุณต้องตรงกับโครงสร้างตารางที่จำเป็นต้องใช้ในจดหมายเวียน

  2. ตั้งค่าป้ายผนึกสำหรับจดหมายเวียนใน Word    คุณจะติดตั้งเค้าโครงของป้ายผนึกเพียงครั้งเดียวสำหรับป้ายผนึกทั้งหมดในจดหมายเวียน โดยเอกสารที่คุณใช้เพื่อดำเนินการดังกล่าวในจดหมายเวียนนั้น จะเรียกว่าเอกสารหลัก ในเอกสารหลักป้ายผนึก คุณยังสามารถตั้งค่าเนื้อหาที่คุณต้องการให้มีซ้ำบนป้ายผนึกแต่ละอัน เช่น โลโก้บริษัท หรือที่อยู่ส่งกลับบนป้ายจ่าหน้าพัสดุ

  3. เชื่อมต่อป้ายผนึกกับข้อมูลของเวิร์กชีต    รายการที่อยู่ของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ Microsoft Word จะใช้ในจดหมายเวียน ในกรณีนี้ เวิร์กชีต Excel จะมีที่อยู่ที่จะพิมพ์บนป้ายผนึก

  4. ปรับปรุงรายชื่อผู้รับที่คุณต้องการรวมไว้บนป้ายผนึก    Word จะสร้างป้ายผนึกสำหรับที่อยู่แต่ละที่ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ถ้าคุณต้องการสร้างป้ายผนึกสำหรับที่อยู่เพียงบางแห่งในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถเลือกที่อยู่หรือระเบียนที่ต้องการรวมไว้ได้

  5. เพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ ซึ่งเรียกว่าเขตข้อมูลจดหมายเวียน ลงในป้ายผนึก    เมื่อคุณทำจดหมายเวียน เขตข้อมูลจดหมายเวียนจะถูกเติมด้วยข้อมูลจากรายการที่อยู่ของคุณ

  6. แสดงตัวอย่าง ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ และพิมพ์ป้ายผนึก    คุณสามารถแสดงตัวอย่างป้ายผนึกแต่ละป้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์ออกมาทั้งชุดได้

  7. บันทึกป้ายผนึกเพื่อใช้งานในอนาคต   

ในบทความนี้

ขั้นที่ 1: เตรียมข้อมูลของเวิร์กชีตใน Excel สำหรับจดหมายเวียน

ขั้นที่ 2: ตั้งค่าป้ายผนึกสำหรับจดหมายเวียนใน Word

การขัดจังหวะและการทำจดหมายเวียนต่อ

ขั้นที่ 3: เชื่อมต่อป้ายผนึกกับข้อมูลเวิร์กชีตของคุณ

ขั้นที่ 4: ปรับรายชื่อผู้รับที่คุณต้องการให้รวมไว้บนป้ายผนึก

ขั้นที่ 5: เพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ (เขตข้อมูลจดหมายเวียน) ให้กับป้ายผนึก

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียน

แมปเขตข้อมูลจดหมายเวียนกับไฟล์ข้อมูลของคุณ

พิมพ์เนื้อหาและเพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ หรือเขตข้อมูล

ตั้งค่ามุมมองของที่ติดต่อของคุณที่มีเขตข้อมูลแบบกำหนดเอง

เรียกใช้จดหมายเวียนจาก Outlook

จัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน

ขั้นที่ 6: แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์และพิมพ์ป้ายผนึก

แสดงตัวอย่างจดหมายเวียน

ทำให้จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์

ขั้นที่ 7: บันทึกป้ายผนึกสำหรับการใช้งานในอนาคต

ขั้นที่ 1: เตรียมข้อมูลของเวิร์กชีตใน Excel สำหรับจดหมายเวียน

ใน Excel รายการที่อยู่ของคุณต้องตรงกับโครงสร้างแบบตารางที่ต้องใช้ในจดหมายเวียน

  1. บนเวิร์กชีต ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อจัดเรียงรายการที่อยู่

    1. ใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ระบุชนิดของข้อมูลที่อยู่ในแต่ละคอลัมน์อย่างชัดเจน

      เคล็ดลับ: ตัวอย่างเช่น ใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ เช่น ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู่ และ จังหวัด แทนที่จะใช้ คอลัมน์ 1, คอลัมน์ 2, คอลัมน์ 3 และ คอลัมน์ 4

    2. ใช้คอลัมน์หนึ่งคอลัมน์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียน

      เคล็ดลับ: ถ้าคุณเก็บชื่อและนามสกุลในคอลัมน์แยกต่างหากกัน คุณสามารถใช้จดหมายเวียนสร้างฟอร์มจดหมายที่จ่าหน้าถึงผู้รับแต่ละรายตามชื่อของพวกเขาได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มอีกคอลัมน์หนึ่งสำหรับคำนำหน้าชื่อ เช่น นาย หรือนาง

    3. ให้รวมเฉพาะแถวและคอลัมน์ที่มีข้อมูลเท่านั้น อย่ารวมแถวหรือคอลัมน์ว่างในรายการที่อยู่ เนื่องจากเมื่อคุณจะทำป้ายผนึกสำหรับจดหมายเวียนใน Word รายการป้ายจ่าหน้าอาจถูกสร้างให้เสร็จได้ไม่เกินแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างนั้น

  2. เพื่อช่วยค้นหาและเลือกรายการที่อยู่ในระหว่างการทำจดหมายเวียน ให้ทำดังนี้เพื่อกำหนดชื่อสำหรับรายการที่อยู่

    1. บนเวิร์กชีต ให้เลือกรายการที่อยู่ทั้งหมดรวมทั้งเซลล์ที่มีส่วนหัวของคอลัมน์

    2. บนแท็บ สูตร ในกลุ่ม ชื่อที่กำหนด ให้คลิก ชื่อที่กำหนด

      กลุ่มชื่อที่กำหนดบนแท็บสูตร

    3. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ เช่น Holiday_Cards แล้วคลิก ตกลง

      เคล็ดลับ: อักขระแรกของชื่อต้องเป็นตัวอักษร และคุณไม่สามารถเว้นวรรคระหว่างคำได้ ให้ใช้อักขระขีดล่าง (_) แทนการเว้นวรรค

  3. บันทึกและปิดเวิร์กบุ๊ก

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 2: ตั้งค่าป้ายผนึกสำหรับจดหมายเวียนใน Word

คุณกำหนดค่าเค้าโครงของป้ายผนึกเพียงครั้งเดียวสำหรับป้ายผนึกทั้งหมดในจดหมายเวียน ในจดหมายเวียน เอกสารที่คุณใช้กำหนดค่าเค้าโครงจะเรียกว่าเอกสารหลักสำหรับป้ายผนึก (หรือเอกสารหลักป้ายผนึก) ในเอกสารนี้ คุณยังสามารถกำหนดค่าเนื้อหาใดๆ ที่คุณต้องการให้ปรากฏบนทุกๆ ป้ายผนึกได้ เช่น โลโก้บริษัทหรือที่อยู่ส่งกลับบนป้ายจ่าหน้าพัสดุ

เป็นไปได้ว่า คุณได้ซื้อแผ่นป้ายผนึกสำเร็จรูปมาแล้วจากบริษัทที่ทำแผ่นป้ายผนึก เช่น Avery, AOne หรือ Formtec แผ่นกระดาษของป้ายผนึกแต่ละแผ่นมีขนาดเฉพาะและมีป้ายผนึกที่มีขนาดเฉพาะจำนวนหนึ่ง

เมื่อต้องการกำหนดค่าเอกสารหลักป้ายผนึก ให้คุณกำหนดขนาดของเอกสารให้ตรงกับขนาดของป้ายผนึกบนเวิร์กชีตที่คุณต้องการใช้

  1. เริ่ม Word และเปิดเอกสารเปล่า
    ถ้าไม่มีเอกสารเปล่า คำสั่งในขั้นตอนถัดไปจะไม่พร้อมใช้งาน

  2. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิก เริ่มจดหมายเวียน

    สกรีนช็อตของแท็บการส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเริ่มจดหมายเวียนและรายการตัวเลือกที่พร้อมใช้งานสำหรับชนิดของการผสานที่คุณต้องการเรียกใช้

  3. คลิก ป้ายผนึก

  4. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกป้ายผนึก คุณมีตัวเลือกให้เลือกหลายตัวเลือก

    กล่องโต้ตอบตัวเลือกป้ายผนึก

    1. ชนิดเครื่องพิมพ์ที่คุณจะใช้พิมพ์ป้ายผนึก

    2. ผู้จำหน่ายที่ผลิตแผ่นป้ายผนึกของคุณ

    3. ตัวเลขที่สอดคล้องกับหมายเลขผลิตภัณฑ์จะแสดงอยู่บนแพคเกจแผ่นป้ายผนึกของคุณ

  5. ภายใต้ ข้อมูลของเครื่องพิมพ์ ให้คลิกชนิดเครื่องพิมพ์ที่คุณจะใช้พิมพ์ป้ายผนึก

  6. ในรายการ ผู้จำหน่ายป้ายชื่อ ให้คลิกชื่อของบริษัทที่ผลิตแผ่นป้ายผนึกที่คุณกำลังใช้อยู่

  7. ในรายการ คีย์ผลิตภัณฑ์ ให้คลิกหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่แสดงอยู่บนกล่องของแผ่นป้ายผนึก

    ถ้าหมายเลขผลิตภัณฑ์ของแผ่นป้ายผนึกของฉันไม่ตรงกับตัวเลือกใดๆ ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกป้ายผนึก คุณก็ยังสามารถพิมพ์ป้ายผนึกของคุณได้ เพียงแต่คุณต้องกำหนดบางอย่างด้วยตนเอง

    1. วัดขนาดป้ายผนึกบนแผ่นกระดาษที่คุณมี และจดบันทึกการวัดและจำนวนป้ายผนึกที่พอดีกับหนึ่งแผ่น

      หมายเหตุ: วัดป้ายผนึกอย่างละเอียด ขนาดจริงของป้ายผนึกอาจเล็กกว่าขนาดที่ระบุโดยผู้ผลิตป้ายผนึก ตัวอย่างเช่น ป้ายผนึกขนาด 1 คูณ 2 นิ้ว อาจมีความสูงจริง 15/16 นิ้ว และกว้าง 1 15/16 นิ้ว

    2. ในรายการ คีย์ผลิตภัณฑ์ ให้เลือกชนิดป้ายผนึกที่มีขนาดเหมือนกันกับป้ายผนึกของคุณ

      ถ้าคุณไม่เห็นชนิดป้ายผนึกที่คุณต้องการในกล่อง คีย์ผลิตภัณฑ์ คุณสามารถใช้ป้ายผนึกอื่นที่แสดงไว้ หรือคุณสามารถสร้างขนาดป้ายผนึกใหม่ได้

    3. คลิก รายละเอียด จากนั้นเปรียบเทียบขนาดของป้ายผนึกและจำนวนป้ายผนึกต่อแผ่นกระดาษ (สำหรับป้ายผนึกที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์และอิงค์เจ็ต) หรือจำนวนคอลัมน์บนฟอร์มป้ายผนึก (สำหรับป้ายผนึกที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์แบบจุด)

    4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

      • ถ้าขนาดและเค้าโครงป้ายผนึกตรงกับขนาดและเค้าโครงป้ายผนึกของคุณ ให้ใช้ป้ายผนึกที่เลือก

      • ถ้าขนาดและเค้าโครงไม่ตรงกับของคุณ ให้คลิก ยกเลิก และทำขั้นตอนที่ 5 ต่อไป

    5. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกป้ายผนึก ให้คลิกชนิดเครื่องพิมพ์ (เครื่องพิมพ์แบบป้อนต่อเนื่อง หรือ เครื่องพิมพ์หน้า) แล้วคลิก ป้ายชื่อใหม่

    6. พิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อป้ายผนึก แล้วเลือกความสูง ความกว้าง ระยะขอบ และตัวเลือกอื่นสำหรับป้ายชื่อของคุณ จากนั้นคลิก ตกลง

ป้ายผนึกใหม่จะปรากฏอยู่ในประเภท อื่นๆ/กำหนดเอง ในครั้งถัดไปที่คุณใช้ป้ายผนึกแบบกำหนดเองของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก อื่นๆ/กำหนดเอง ในรายการ ผู้จำหน่ายป้ายชื่อ แล้ว

  1. หลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกป้ายผนึกที่คุณต้องการ ให้คลิก ตกลง

    Word จะสร้างเอกสารที่ใช้ตารางเพื่อกำหนดเค้าโครงป้ายผนึก ถ้าคุณไม่เห็นเส้นแบ่งป้ายผนึกในเค้าโครง ให้คลิกแท็บ เค้าโครง ภายใต้ เครื่องมือตาราง จากนั้นในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ดูเส้นตาราง

ด้านบนของหน้า

การขัดจังหวะและการทำจดหมายเวียนต่อ

ถ้าคุณต้องการหยุดทำงานกับจดหมายเวียน คุณสามารถบันทึกเอกสารหลักป้ายผนึกและทำจดหมายเวียนต่อได้ในภายหลัง Word จะรักษาข้อมูลของแหล่งข้อมูลและเขตข้อมูลไว้ในเอกสารที่คุณบันทึก ถ้าคุณกำลังใช้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ขณะที่คุณหยุดทำงานกับจดหมายเวียน โปรแกรม Word จะกลับมาที่ตำแหน่งของคุณในบานหน้าต่างงานเมื่อคุณกลับมาทำจดหมายเวียนต่อ

  1. เมื่อคุณพร้อมที่จะทำจดหมายเวียนต่อ ให้เปิดเอกสารหลักป้ายผนึกที่คุณบันทึกไว้

    Word จะแสดงกล่องข้อความเพื่อให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการเปิดเอกสารและเรียกใช้คำสั่ง SQL (คำสั่ง SQL จะเชื่อมต่อ Word กับไฟล์ Excel ต้นฉบับ)

  2. คลิก ใช่ เพื่อเชื่อมต่อกับไฟล์ Excel ต้นฉบับของคุณ และเรียกข้อมูลรายการที่อยู่ของคุณ

    ข้อความในเอกสารหลักป้ายผนึกของคุณ ตลอดจนเขตข้อมูลต่างๆ ที่คุณแทรกไว้จะปรากฏขึ้น

  3. คลิกแท็บ การส่งจดหมาย และดำเนินงานของคุณต่อ

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 3: เชื่อมต่อป้ายผนึกกับข้อมูลเวิร์กชีตของคุณ

เมื่อต้องการผสานข้อมูลที่อยู่ลงในป้ายผนึกของคุณ คุณต้องเชื่อมต่อป้ายผนึกกับเวิร์กชีตที่มีรายการที่อยู่ของคุณ

  1. ถ้าคุณเชื่อมต่อกับเวิร์กชีตเป็นครั้งแรก ให้ทำดังนี้

    1. บนเมนู ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก

    2. คลิก ขั้นสูง

    3. เลื่อนไปยังส่วน ทั่วไป แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด

    4. คลิก ตกลง

  2. ให้เปิดเอกสารหลักสำหรับจดหมายเวียนเอาไว้ และบนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิก เลือกผู้รับ แล้วคลิก ใช้รายชื่อที่มีอยู่

    คำสั่ง Type a New List

  3. ระบุตำแหน่งเวิร์กชีต Excel ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล แล้วดับเบิลคลิกที่เวิร์กชีตนั้น

  4. ในกล่องโต้ตอบ การยืนยันแหล่งข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงทั้งหมด แล้วคลิก MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ในกล่อง เปิดแหล่งข้อมูล แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็น MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ในรายการ คุณต้องดูให้แน่ใจว่ากล่องกาเครื่องหมาย แสดงทั้งหมด ถูกเลือกไว้

  5. ในกล่องโต้ตอบ Microsoft Office Excel สำหรับ ชื่อหรือช่วงของเซลล์ ให้เลือกช่วงของเซลล์หรือเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการผสาน แล้วคลิก ตกลง

ขณะนี้ ป้ายผนึกจะเชื่อมต่อกับข้อมูลเวิร์กชีต แต่แผ่นของป้ายผนึกจะยังคงว่างเปล่า ถ้าต้องการ คุณสามารถกำหนดรายชื่อผู้รับได้ตามที่อธิบายในขั้นตอนที่ 4 หรือคุณสามารถสร้างป้ายผนึกโดยใช้พื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับข้อมูลที่อยู่ ตามที่อธิบายในขั้นตอนที่ 5

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 4: ปรับรายชื่อผู้รับที่คุณต้องการให้รวมไว้บนป้ายผนึก

Word จะสร้างป้ายผนึกสำหรับที่อยู่แต่ละรายการในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ถ้าคุณต้องการสร้างป้ายผนึกเฉพาะสำหรับบางที่อยู่ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะรวมที่อยู่ (ระเบียน) ใดไว้

เมื่อต้องการจำกัดรายชื่อผู้รับให้แคบลง หรือใช้เซตย่อยของระเบียนในไฟล์ข้อมูลของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สกรีนช็อตของแท็บการส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งแก้ไขรายชื่อผู้รับเป็นเน้น

  2. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เลือกแต่ละระเบียน    วิธีนี้จะเป็นประโยชน์ที่สุดถ้ารายชื่อมีจำนวนไม่มาก เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่คุณต้องการรวม และล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่คุณต้องการแยกออก

      เคล็ดลับ: ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการรวมเพียงสองสามระเบียนไว้ในจดหมายเวียนของคุณเท่านั้น คุณสามารถล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถวส่วนหัว จากนั้นเลือกเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการ ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการรวมรายการส่วนใหญ่ไว้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถวส่วนหัวแล้วล้างกล่องกาเครื่องหมายสำหรับระเบียนที่คุณไม่ต้องการรวม

    • เรียงลำดับระเบียน    คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ Word จะเรียงลำดับรายการตามตัวอักษรจากน้อยไปหามาก (จาก A ถึง Z) คลิกส่วนหัวของคอลัมน์อีกครั้งเพื่อเรียงลำดับรายการตามตัวอักษรจากมากไปหาน้อย (Z ถึง A)

      เมื่อต้องการระบุตัวเลือกการเรียงลำดับขั้นสูงกว่านี้ ให้คลิก เรียงลำดับ ภายใต้ อัปเดตรายชื่อผู้รับ แล้วเลือกการกำหนดลักษณะในการเรียงลำดับของคุณบนแท็บ เรียงลำดับระเบียน ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองและการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุได้ว่าจะต้องเรียงลำดับที่อยู่ผู้รับตามตัวอักษรของนามสกุลภายในรหัสไปรษณีย์แต่ละรหัส โดยเรียงรหัสไปรษณีย์ตามลำดับตัวเลข

    • กรองระเบียน    วิธีนี้จะมีประโยชน์เมื่อรายการมีระเบียนที่คุณไม่ต้องการดูหรือรวมไว้ในจดหมายเวียน หลังจากที่คุณกรองรายการแล้ว คุณสามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวมหรือไม่รวมระเบียนได้

      เมื่อต้องการกรองระเบียน ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้คลิก ตัวกรอง

      2. บนแท็บ กรองระเบียน ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกคิวรี ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้ในการกรองระเบียนของคุณ

        ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างป้ายผนึกเฉพาะสำหรับที่อยู่ในออสเตรเลีย ให้คุณคลิก ประเทศหรือภูมิภาค ในรายการ เขตข้อมูล และ เท่ากับ ในรายการ การเปรียบเทียบ และ ออสเตรเลีย ในรายการ เปรียบเทียบกับ

      3. เมื่อต้องการปรับปรุงตัวกรองเพิ่มเติม ให้คลิก และ หรือ หรือ แล้วเลือกเกณฑ์เพิ่มเติม

        ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างป้ายผนึกเฉพาะสำหรับธุรกิจในมิวนิก คุณจะระบุระเบียนที่เขตข้อมูล เมือง มีคำว่า มิวนิก และเขตข้อมูล ชื่อบริษัท ไม่เว้นว่าง ถ้าคุณใช้ หรือ แทน และ ในตัวกรองนี้ จดหมายเวียนของคุณจะรวมที่อยู่ในมิวนิกทั้งหมด และรวมที่อยู่ทั้งหมดที่มีชื่อบริษัทไม่ว่าจะอยู่ในเมืองใดก็ตาม

หมายเหตุ: ถ้าคุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์การตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ไว้บนคอมพิวเตอร์ คุณสามารถคลิก ตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ผู้รับได้

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 5: เพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ (เขตข้อมูลจดหมายเวียน) ให้กับป้ายผนึก

หลังจากคุณเชื่อมต่อป้ายผนึกของคุณเข้ากับรายการที่อยู่ คุณก็พร้อมที่จะเพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ที่ระบุตำแหน่งของที่อยู่บนป้ายผนึกแต่ละป้าย นอกจากนี้ คุณยังสามารถพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏซ้ำบนทุกๆ ป้ายผนึกได้ เช่น โลโก้บริษัทหรือที่อยู่ผู้ส่งของคุณบนป้ายจ่าหน้าพัสดุ

พื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับที่อยู่จะเรียกว่า เขตข้อมูลจดหมายเวียน เมื่อคุณทำจดหมายเวียน เขตข้อมูลจดหมายเวียนจะถูกกรอกด้วยข้อมูลจากรายการที่อยู่ของคุณ เขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word จะสอดคล้องกับส่วนหัวของคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel ของคุณ

ไฟล์ข้อมูลที่มีคอลัมน์ (ประเภท) และแถว (ระเบียน)

1. คอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลแทนประเภทของข้อมูล เขตข้อมูลต่างๆ ของจดหมายเวียนที่คุณเพิ่มลงในป้ายผนึกคือพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับประเภทเหล่านี้

2. แถวในไฟล์ข้อมูลคือระเบียนของข้อมูล Word จะสร้างป้ายผนึกสำหรับแต่ละระเบียนเมื่อคุณสร้างจดหมายเวียน

เมื่อคุณใส่เขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในป้ายผนึกดั้งเดิมที่คุณกำหนดค่าไว้ในเอกสารหลักป้ายผนึก คุณได้ระบุว่าคุณต้องการให้ข้อมูลบางประเภท เช่น ชื่อ หรือ ที่อยู่ ปรากฏในตำแหน่งนั้น

เขตข้อมูลที่แทรกลงในเอกสาร Word

หมายเหตุ: เมื่อคุณแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในเอกสารหลักป้ายผนึก ชื่อเขตข้อมูลจะอยู่ภายในเครื่องหมายบั้งเสมอ (« ») เครื่องหมายบั้งเหล่านี้จะไม่แสดงในป้ายผนึกจริง  แต่ช่วยให้คุณสามารถแยกเขตข้อมูลในเอกสารหลักป้ายผนึกออกจากข้อความธรรมดาได้

ด้านบนของหน้า

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียน

เมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียน ข้อมูลจากแถวแรกในไฟล์ข้อมูลจะแทนที่เขตข้อมูลต่างๆ ในป้ายผนึกแรก จากนั้น ข้อมูลจากแถวที่สองในไฟล์ข้อมูลจะแทนที่เขตข้อมูลต่างๆ ในป้ายผนึกที่สอง เช่นนี้เรื่อยไป

การผสานข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลลงในป้ายผนึก

การทำงานกับเขตข้อมูล: ตัวอย่าง   

เมื่อคุณออกแบบป้ายผนึก คุณสามารถลิงก์ส่วนหัวของคอลัมน์ใดๆ ก็ได้จากไฟล์ข้อมูลของคุณไปยังเขตข้อมูลในป้ายผนึก

ตัวอย่างเช่น สมมติว่ารายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมีไว้สำหรับสมาชิกจดหมายข่าวของคุณ และไฟล์ข้อมูลของคุณรวมคอลัมน์ที่เรียกว่า วันหมดอายุ เพื่อเก็บวันที่ที่หมดอายุของการสมัครสมาชิกแต่ละราย ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูล «วันหมดอายุ» ในเอกสารหลักป้ายผนึกก่อนที่คุณจะเรียกใช้จดหมายเวียน สมาชิกแต่ละรายจะเห็นวันหมดอายุของตนเองบนป้ายจ่าหน้าจดหมายของสมาชิกนั้น

คุณสามารถผสานหรือแยกเขตข้อมูลต่างๆ ได้โดยใช้เครื่องหมายวรรคตอน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างที่อยู่ คุณสามารถกำหนดค่าเขตข้อมูลในเอกสารหลักป้ายผนึกได้ดังนี้:

«ชื่อ» «นามสกุล»

«ถนน»

«เมือง», «จังหวัด» «รหัสไปรษณีย์»

สำหรับการผสานที่คุณใช้บ่อย เช่น ช่องที่อยู่และบรรทัดแสดงคำทักทาย Word มีเขตข้อมูลประกอบต่างๆ ที่จัดกลุ่มเขตข้อมูลจำนวนหนึ่งไว้ด้วยกัน ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลช่องที่อยู่เป็นการรวมหลายเขตข้อมูลด้วยกัน ได้แก่ ชื่อ นามสกุล ถนน เมือง และรหัสไปรษณีย์

องค์ประกอบในเขตข้อมูลช่องที่อยู่

คุณสามารถกำหนดเนื้อหาในแต่ละเขตข้อมูลประกอบเองได้ ตัวอย่างเช่น ในที่อยู่ คุณอาจต้องการเลือกรูปแบบชื่อที่เป็นทางการ (นาย สมบัติ ลี้อิสสรพงษ์) ในคำทักทาย คุณอาจต้องการใช้ "ถึง" แทน "เรียน"

ด้านบนของหน้า

แมปเขตข้อมูลจดหมายเวียนกับไฟล์ข้อมูลของคุณ

เพื่อให้แน่ใจว่า Word สามารถค้นหาคอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับทุกๆ องค์ประกอบของที่อยู่ คุณอาจต้องแมปเขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word กับคอลัมน์ในสเปรดชีต Excel ของคุณ

เมื่อต้องการแมปเขตข้อมูล ให้คลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย

กลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล

กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล จะปรากฏขึ้น

กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล

องค์ประกอบของที่อยู่จะแสดงรายการอยู่ทางด้านซ้าย ส่วนหัวของคอลัมน์จากไฟล์ข้อมูลของคุณจะแสดงรายการอยู่ทางด้านขวา

Word จะค้นหาคอลัมน์ที่ตรงกับแต่ละองค์ประกอบมากที่สุด ดังแสดงในภาพ Word จับคู่คอลัมน์ ชื่อ ของไฟล์ข้อมูลเข้ากับ คำนำหน้าชื่อ โดยอัตโนมัติ แต่ Word ไม่สามารถจับคู่องค์ประกอบอื่นๆ เช่น ชื่อกลาง ได้

ในรายการทางด้านขวา คุณสามารถเลือกคอลัมน์จากไฟล์ข้อมูลของคุณที่ตรงกับองค์ประกอบทางด้านซ้ายได้ แม้ว่า ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน และ ชื่อกลาง จะไม่มีคอลัมน์ที่ตรงกันก็ไม่เป็นไร เพราะว่าป้ายผนึกจดหมายเวียนไม่จำเป็นต้องใช้ทุกเขตข้อมูล ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลที่ไม่มีข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลของคุณ เขตข้อมูลนั้นจะปรากฏขึ้นในเอกสารที่ผสานเป็นพื้นที่ที่สำรองไว้ที่ว่างเปล่า โดยทั่วไปแล้วจะเป็นบรรทัดว่างหรือช่องที่ว่างเปล่า

ด้านบนของหน้า

พิมพ์เนื้อหาและเพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ หรือเขตข้อมูล

  1. ในป้ายผนึกเริ่มต้นที่คุณตั้งค่า (ในเอกสารหลักป้ายผนึก) ให้พิมพ์เนื้อหาใดๆ ที่คุณต้องการให้ปรากฏบนป้ายผนึกแต่ละอัน

    เมื่อต้องการเพิ่มรูปภาพ เช่น โลโก้ ให้คลิก รูปภาพ ในกลุ่ม ภาพประกอบ บนแท็บ แทรก

  2. คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล

  3. ใช้กลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย

    กลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล

  4. ให้เพิ่มดังต่อไปนี้

    • ช่องที่อยู่ที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ

    • คลิก ช่องที่อยู่

    • ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้เลือกองค์ประกอบที่อยู่ที่คุณต้องการรวมและรูปแบบที่คุณต้องการนำไปใช้ แล้วคลิก ตกลง

    • ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น หมายความว่า Word ไม่พบข้อมูลบางส่วนที่ต้องใช้เพื่อทำให้ช่องที่อยู่เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกลูกศรถัดจาก (ไม่ตรงกัน) แล้วเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลซึ่งต้องใช้ในการทำจดหมายเวียน

    • เขตข้อมูลแต่ละเขต

      คุณสามารถแทรกข้อมูลจากเขตข้อมูลแต่ละเขตได้ เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือจำนวนเงินบริจาคจากรายชื่อผู้บริจาค เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลของคุณลงในเอกสารหลักป้ายผนึกอย่างรวดเร็ว ให้คลิกลูกศรถัดจาก แทรกเขตข้อมูลผสาน จากนั้นคลิกชื่อเขตข้อมูล

      เมื่อต้องการแทรกเขตข้อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ในเอกสาร ให้ทำดังต่อไปนี้

      • บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้คลิก แทรกเขตข้อมูลผสาน

      • ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

        • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่อยู่ที่จะสอดคล้องกับเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ แม้ว่าชื่อของเขตข้อมูลเหล่านั้นจะไม่ตรงกับชื่อเขตข้อมูลใน Word ให้คลิก เขตข้อมูลที่อยู่

        • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่นำข้อมูลมาจากคอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลของคุณโดยตรงเสมอ ให้คลิก เขตข้อมูลของฐานข้อมูล

      • ในกล่อง เขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

      • คลิก แทรก และคลิก ปิด

      • ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น หมายความว่า Word ไม่พบข้อมูลบางอย่างที่ต้องใช้ในการแทรกเขตข้อมูลนั้น ให้คลิกลูกศรถัดจาก (ไม่ตรงกัน) แล้วเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลซึ่งต้องใช้ในการทำจดหมายเวียน

        หมายเหตุ: ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูลจากรายการ เขตข้อมูลของฐานข้อมูล แล้วต่อมาได้สลับไปยังแหล่งข้อมูลที่ไม่มีคอลัมน์ที่มีชื่อเดียวกันนี้ Word จะไม่สามารถแทรกข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นเข้าไปในเอกสารที่ผสานได้

    • เขตข้อมูลแบบกำหนดเองจากที่ติดต่อ Microsoft Office Outlook

      วิธีเดียวที่จะรวมเขตข้อมูลที่ติดต่อแบบกำหนดเองไว้ในเอกสารหลักของคุณคือการเริ่มจดหมายเวียนจากภายใน Outlook ขั้นแรกให้ตั้งค่ามุมมองของที่ติดต่อของคุณด้วยเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในการผสาน จากนั้นจึงเริ่มจดหมายเวียน หลังจากที่คุณเลือกการตั้งค่าที่ต้องการแล้ว Word จะเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติ และคุณสามารถทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ได้

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่ามุมมองของที่ติดต่อของคุณที่มีเขตข้อมูลแบบกำหนดเอง

  1. ในที่ติดต่อ Outlook บนแท็บ มุมมอง ให้คลิก เปลี่ยนมุมมอง แล้วคลิก รายการ

  2. คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ตัวเลือกเขตข้อมูล บนเมนูทางลัด

  3. ในรายการแบบดรอปดาวน์ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล ให้เลือก เขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดในโฟลเดอร์

  4. ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มจากกล่องโต้ตอบไปยังส่วนหัวของคอลัมน์ ลูกศรสีแดงขนาดเล็กจะช่วยคุณวางเขตข้อมูลลงในตำแหน่งที่คุณต้องการ
    การลากเขตข้อมูลแบบกำหนดเองจากตัวเลือกเขตข้อมูลไปยังมุมมองโฟลเดอร์ที่ติดต่อ

    คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล ได้ด้วยการคลิก ใหม่ ที่ด้านล่าง

  5. หลังจากคุณเพิ่มเขตข้อมูลแบบกำหนดเองของคุณทั้งหมดลงในมุมมอง ให้ปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล

  6. เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้รวมไว้ในจดหมายเวียนออกไป ให้คลิกชื่อเขตข้อมูลในส่วนหัวของคอลัมน์ในมุมมองรายการ แล้วลากเขตข้อมูลนี้ออกจากส่วนหัวของคอลัมน์

ด้านบนของหน้า

เรียกใช้จดหมายเวียนจาก Outlook

  1. ในที่ติดต่อ Outlook ให้เลือกที่ติดต่อแต่ละรายการโดยกด Shift ค้างไว้และคลิกเพื่อเลือกช่วง หรือกด Ctrl ค้างไว้และคลิกเพื่อเลือกที่ติดต่อแต่ละรายการ ถ้าคุณต้องการรวมที่ติดต่อทั้งหมดที่มองเห็นอยู่ในปัจจุบัน ไม่ต้องคลิกที่ติดต่อใดๆ

  2. บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก จดหมายเวียน

  3. ถ้าคุณเลือกที่ติดต่อแต่ละรายการเพื่อจะรวมในจดหมายเวียน ให้คลิก เฉพาะที่ติดต่อที่เลือก ถ้าคุณต้องการรวมที่ติดต่อทั้งหมดที่มองเห็นอยู่ในปัจจุบัน ให้คลิก ที่ติดต่อทั้งหมดในมุมมองปัจจุบัน

  4. ถ้าคุณได้กำหนดค่ามุมมองรายการไว้ให้แสดงเฉพาะเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในจดหมายเวียน ให้คลิก เขตข้อมูลที่ติดต่อในมุมมองปัจจุบัน ไม่เช่นนั้น ให้คลิก เขตข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมด เพื่อให้ใช้เขตข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมดในจดหมายเวียน

  5. ถ้าคุณต้องการสร้างเอกสารหลักใหม่สำหรับจดหมายเวียน ให้คลิก เอกสารใหม่ ไม่เช่นนั้น ให้คลิก เอกสารที่มีอยู่แล้ว จากนั้นคลิก เรียกดู เพื่อระบุตำแหน่งเอกสารที่จะใช้เป็นเอกสารหลัก

  6. ถ้าคุณต้องการบันทึกที่ติดต่อและเขตข้อมูลที่คุณได้เลือกไว้เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไฟล์ถาวร แล้วคลิก เรียกดู เพื่อบันทึกไฟล์ ข้อมูลจะถูกบันทึกในเอกสาร Word เป็นข้อมูลที่คั่นด้วยจุลภาค

  7. ภายใต้ ชนิดเอกสาร ให้คลิก ป้ายจ่าหน้าจดหมาย

  8. คลิก ตกลง เมื่อเอกสารเปิดขึ้นใน Word บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้คลิกลูกศรถัดจาก แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มลงในเอกสารหลักป้ายผนึก

  • เมื่อคุณเสร็จสิ้นการตั้งค่าป้ายผนึกแรกในแบบที่คุณต้องการ ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้คลิก อัปเดตป้ายผนึก

    Word จะจำลองแบบเค้าโครงของป้ายผนึกแรกมาใช้กับป้ายผนึกอื่นๆ ทั้งหมด

  • คุณไม่สามารถพิมพ์อักขระเขตข้อมูลผสาน («« »») ด้วยตนเอง หรือใช้คำสั่ง สัญลักษณ์ บนเมนู แทรก ใน Word ได้ คุณต้องใช้จดหมายเวียน

  • ถ้าเขตข้อมูลผสานปรากฏอยู่ภายในวงเล็บปีกกา เช่น {MERGEFIELD เมือง } แสดงว่า Word กำลังแสดงโค้ดเขตข้อมูล แทนที่จะเป็นผลลัพธ์เขตข้อมูล สิ่งนี้ไม่มีผลกับจดหมายเวียน แต่ถ้าคุณต้องการให้แสดงเป็นผลลัพธ์แทน ให้คลิกขวาที่โค้ดเขตข้อมูล แล้วคลิก สลับโค้ดเขตข้อมูล

ด้านบนของหน้า

จัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน

โปรแกรมฐานข้อมูลและสเปรดชีต เช่น Access และ Excel จะจัดเก็บข้อมูลที่คุณพิมพ์ลงในเซลล์เป็นข้อมูลดิบ การจัดรูปแบบ เช่น ฟอนต์และสี ที่คุณใช้ใน Access หรือ Excel จะไม่ถูกเก็บไว้ร่วมกับข้อมูลดิบ เมื่อคุณผสานข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลลงในเอกสาร Word นั่นคือคุณกำลังผสานข้อมูลดิบโดยไม่มีการจัดรูปแบบที่ใช้อยู่

เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อมูลในเอกสาร ให้เลือกเขตข้อมูลจดหมายเวียนแล้วจัดรูปแบบเขตข้อมูลนั้นในแบบเดียวกับที่คุณจัดรูปแบบข้อความต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนที่คุณเลือกนั้นรวมอักขระบั้ง (« ») ที่ล้อมรอบเขตข้อมูลไว้ด้วย

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 6: แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์และพิมพ์ป้ายผนึก

หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลลงในป้ายผนึกต้นฉบับที่คุณกำหนดค่าในเอกสารหลักป้ายผนึก คุณก็พร้อมแล้วที่จะแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ของจดหมายเวียน เมื่อคุณพอใจกับตัวอย่างผลลัพธ์แล้ว คุณก็ทำจดหมายเวียนให้เสร็จสิ้นและพิมพ์ป้ายผนึก จากนั้นคุณสามารถบันทึกเอกสารหลักป้ายผนึกเพื่อใช้ในอนาคตได้

แสดงตัวอย่างจดหมายเวียน

คุณสามารถแสดงตัวอย่างป้ายผนึกของคุณและทำการเปลี่ยนแปลงก่อนที่คุณจะเสร็จสิ้นการทำจดหมายเวียนจริงๆ

เมื่อต้องการแสดงตัวอย่าง ให้เลือกทำดังต่อไปนี้ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ของแท็บ การส่งจดหมาย

สกรีนช็อตของแท็บการส่งจดหมายใน Word แสดงกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  • คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  • ดูป้ายผนึกแต่ละป้ายด้วยการคลิกปุ่ม ระเบียนถัดไป และ ระเบียนก่อนหน้า ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ บนแท็บ การส่งจดหมาย

  • แสดงตัวอย่างเอกสารป้ายผนึกที่ต้องการโดยคลิก ค้นหาผู้รับ

หมายเหตุ: คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน บนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองรายการ หรือเอาผู้รับออกจากการผสานได้ถ้าคุณพบระเบียนที่คุณไม่ต้องการให้รวมอยู่

หมายเหตุ: Word ใช้ตารางเพื่อวางเค้าโครงแผ่นป้ายผนึกบนหน้ากระดาษ ขณะที่คุณเลื่อนดูหน้าต่างๆ ของแผ่นป้ายผนึก ระเบียนที่ใช้งานจะแสดงขึ้นในเซลล์แรกของตาราง โดยมีระเบียนต่อมาแสดงอยู่ในเซลล์ถัดๆ ไป

ด้านบนของหน้า

ทำให้จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์

เมื่อต้องการพิมพ์ป้ายผนึก ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เสร็จสิ้น ให้คลิก เสร็จสิ้นและผสาน แล้วคลิก พิมพ์เอกสาร

สกรีนช็อตของแท็บการส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือก

  1. เลือกว่าต้องการพิมพ์ป้ายผนึกทั้งชุด พิมพ์เฉพาะป้ายผนึกที่มองเห็นอยู่ หรือพิมพ์ชุดย่อยบางชุดของป้ายผนึก

เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงป้ายผนึกแต่ละป้าย ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เสร็จสิ้น ให้คลิก เสร็จสิ้นและผสาน แล้วคลิก แก้ไขแต่ละเอกสาร

    สกรีนช็อตของแท็บการส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือก

  2. เลือกว่าคุณต้องการแก้ไขป้ายผนึกทั้งชุด แก้ไขเฉพาะป้ายผนึกที่มองเห็นอยู่ หรือแก้ไขชุดย่อยของป้ายผนึก Word จะบันทึกป้ายผนึกที่คุณต้องการแก้ไขลงในอีกไฟล์หนึ่งแยกต่างหาก

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 7: บันทึกป้ายผนึกสำหรับการใช้งานในอนาคต

โปรดทราบว่า ป้ายผนึกแบบผสานที่คุณบันทึกนั้นจะแยกจากป้ายผนึกต้นฉบับที่คุณกำหนดค่าในเอกสารหลักป้ายผนึก คุณควรบันทึกเอกสารหลักป้ายผนึกไว้ ถ้าคุณคิดจะใช้เอกสารนี้ทำจดหมายเวียนอื่นๆ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลักป้ายผนึก คุณจะบันทึกการเชื่อมต่อระหว่างเอกสารกับไฟล์ข้อมูลด้วย เมื่อคุณเปิดเอกสารหลักป้ายผนึกครั้งต่อไป Word จะพร้อมท์ให้คุณเลือกว่าจะผสานข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลลงในเอกสารหลักป้ายผนึกอีกหรือไม่

  • คลิก ใช่ เพื่อเปิดเอกสารด้วยข้อมูลจากระเบียนแรกที่ผสาน

  • คลิก ไม่ เพื่อให้ Word ยกเลิกการเชื่อมต่อระหว่างเอกสารหลักป้ายผนึกกับไฟล์ข้อมูล จัดรูปแบบเอกสารหลักป้ายผนึกใหม่เป็นเอกสาร Word มาตรฐาน และแทนที่เขตข้อมูลด้วยข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันจากระเบียนแรก

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×