การสร้างและนำนโยบายการจัดการข้อมูลไปใช้

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

นโยบายการจัดการข้อมูลให้คุณสามารถควบคุมผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กร พวกเขาสามารถทำอะไร กับ และระยะเวลาการเก็บรักษาไว้ได้ นโยบายสามารถช่วยให้การบังคับให้มีการปฏิบัติตามข้อบังคับงานของรัฐ และตามกฎหมายหรือกระบวนการทางธุรกิจภายใน ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่านโยบายการเพื่อควบคุมวิธีการติดตามเอกสาร ใครสามารถเข้า ถึง เอกสาร และระยะเวลาการเก็บรักษาไว้เอกสาร

นโยบายแต่ละสามารถสร้างชุดของกฎสำหรับชนิดเนื้อหาเฉพาะเจาะจง แต่ละกฎในนโยบายการเป็นคุณลักษณะนโยบาย ตัวอย่าง ฟีเจอร์นโยบายการจัดการข้อมูลไม่สามารถระบุระยะชนิดเนื้อหาควรจะถูกเก็บรักษาไว้

หมายเหตุ: นโยบายการจัดการข้อมูลที่มีคอมไพล์แล้ว โดยมีข้อมูลจัดการนโยบายตัวจับเวลางาน จัดการ โดย Microsoft ที่ทำงานรายสัปดาห์ ดังนั้น นโยบายของคุณอาจไม่มีผลทันที ไม่สามารถเปลี่ยนความถี่และวันที่ของงานตัวจับเวลานโยบายการจัดการข้อมูล

นโยบายการจัดการข้อมูลคุณสามารถสร้างบนไซต์ในสามวิธีอื่น:

  1. สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลการใช้งานชนิดเนื้อหาหลายชนิดภายในไซต์คอลเลกชัน

  2. สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารี

เปิดใช้งานนโยบายไซต์ ฟีเจอร์การทำให้ไซต์คอลเลกชันผู้ดูแลระบบเพื่อกำหนดกำหนดการเก็บข้อมูลที่นำไปใช้กับไซต์และเนื้อหาทั้งหมด เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้:

  1. ไปที่โฮมเพจของไซต์คอลเลกชันที่คุณต้องการเปิดใช้งานคุณลักษณะนโยบายสำหรับไซต์

    ไปที่การตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชัน เลือกไซต์คอลเลกชัน

  3. เลื่อนไปยังไซต์นโยบาย ที่ด้านขวา ถ้าคุณไม่เห็นActive เลือกเปิดใช้งาน

เพื่อให้แน่ใจว่า ในนโยบายข้อมูลถูกนำไปใช้กับเอกสารของชนิดภายในไซต์คอลเลกชันทั้งหมด ให้พิจารณาสร้างนโยบายที่ระดับไซต์คอลเลกชัน และจากนั้น ในภายหลังนโยบายนำไปใช้กับชนิดเนื้อหา ต่อไปนี้จะเรียกว่าไซต์คอลเลกชันนโยบาย

  1. ไปที่การตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ในรายการการดูแลไซต์คอลเลกชัน คลิกไซต์คอลเลกชันนโยบาย

  3. บนหน้าไซต์คอลเลกชันนโยบาย คลิกสร้าง

  4. พิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับนโยบาย และเขียนคำสั่งนโยบายโดยย่อที่อธิบายนโยบายคืออะไรสำหรับผู้ใช้แล้ว คำสั่งนโยบายสามารถมีอักขระเกิน 512

  5. ดูสร้างนโยบายสำหรับชนิดเนื้อหาในภายหลังในบทความนี้เพื่อเรียนรู้วิธีการตั้งค่าลักษณะการทำงานคุณต้องการเชื่อมโยงกับนโยบาย

  6. คลิกตกลง เพื่อกลับไปยังหน้าไซต์คอลเลกชันนโยบาย

เพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาทำให้ง่ายต่อการเชื่อมโยงฟีเจอร์นโยบายกับหลายรายการหรือไลบรารี คุณสามารถเลือกที่จะเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลที่มีอยู่ลงในชนิดเนื้อหา หรือสร้างนโยบายเฉพาะการแต่ละชนิดเนื้อหา

คุณยังสามารถเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงไปยังรายการ นี้มีผลของการนำนโยบายเฉพาะกับข้อมูลในรายการนั้นที่จะใช้ชนิดเนื้อหา

  1. ไปที่การตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ในส่วนแกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. บนหน้าการตั้งค่าชนิดเนื้อหาของไซต์ เลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มนโยบายการ

  4. บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ ในส่วนการตั้งค่า คลิกการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

  5. บนหน้าการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล เลือกกำหนดนโยบาย แล้ว คลิ กตกลง

  6. บนหน้าแก้ไขนโยบาย พิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับนโยบาย และเขียนคำอธิบายโดยย่อที่อธิบายนโยบายคืออะไรสำหรับผู้ใช้แล้ว คำอธิบายความยาวเกิน 512 อักขระก็ได้

  7. ในส่วนถัดไป เลือกฟีเจอร์นโยบายที่แต่ละรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในนโยบายการจัดการข้อมูลของคุณ

  8. เมื่อต้องการระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูลสำหรับเอกสารและรายการที่มีอยู่ภายใต้นโยบายนี้ คลิกเปิดใช้งานการเก็บข้อมูล และระบุช่วงเวลาเก็บข้อมูลและการกระทำที่คุณต้องการเกิดขึ้นเมื่อรายการมีวันหมดอายุแล้ว

    เมื่อต้องการระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูล

    1.

    คลิกเพิ่มขั้นตอนเก็บข้อมูลสำหรับระเบียน...

    2.

    เลือกตัวเลือกระยะเวลาเก็บข้อมูลเพื่อระบุว่า เอกสารหรือรายการที่ถูกตั้งค่าให้มีวันหมดอายุ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการตั้งค่าการหมดอายุ วันโดยยึดตามคุณสมบัติ ในส่วนเหตุการณ์ คลิกขั้นตอนนี้จะยึดปิดคุณสมบัติวันที่บนรายการ แล้วเลือกวันเพิ่มหน่วยของเวลาใหม่หลังจากการกระทำนี้ (ตัวอย่างเช่น จำนวนวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการที่มีวันหมดอายุและการกระทำเอกสารหรือรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้าง หรือปรับเปลี่ยน)

    • เมื่อต้องการใช้สูตรเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อกำหนดวันหมดอายุ คลิกการตั้งค่า โดยใช้สูตรเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองที่ติดตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์นี้

    หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อมีการตั้งค่าแบบกำหนดเองสูตร โดยผู้ดูแลระบบของคุณเท่านั้น

    3.

    ตัวเลือกเริ่มเวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกำลังกำหนดนโยบายสำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว คุณจะนั้นได้รับตัวเลือกของเวิร์กโฟลว์เพื่อเลือกจาก

    4

    ในส่วนกิจวัตร เลือกทำซ้ำการกระทำของขั้นตอนนี้... และใส่จำนวนครั้งที่คุณต้องการให้การกระทำเกิด

    หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานถ้าสามารถทำซ้ำการกระทำที่คุณเลือกเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งค่ากิจวัตรสำหรับการดำเนินการลบอย่างถาวร

    5

    คลิก ตกลง

  9. เมื่อต้องการเปิดใช้งานการตรวจสอบสำหรับเอกสารและรายการที่มีอยู่ภายใต้นโยบายนี้ คลิกเปิดใช้งานการตรวจสอบ และระบุเหตุการณ์คุณต้องการตรวจสอบแล้ว

    เมื่อต้องการเปิดใช้งานการตรวจสอบ

    1

    บนหน้าแก้ไขนโยบาย ในส่วนการตรวจสอบ เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานการตรวจสอบ นั้นแล้ว เลือกกล่องกาเครื่องหมายอยู่ถัดจากเหตุการณ์คุณต้องการเก็บบันทึกการตรวจสอบสำหรับ

    2

    เมื่อต้องการพร้อมท์ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดเหล่านี้ลงในเอกสาร เลือกกล่องกาเครื่องหมายพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนบันทึก หรือพิมพ์

    3

    คลิกตกลง เพื่อใช้ฟีเจอร์การตรวจสอบลงในนโยบายการ

    ฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบการช่วยให้องค์กรสามารถสร้าง และวิเคราะห์บันทึกการตรวจสอบ สำหรับเอกสาร และข้อมูลในรายการเช่นรายการงาน ปัญหารายการ กลุ่มอภิปราย และปฏิทิน ฟีเจอร์นโยบายนี้มีการบันทึกการตรวจสอบที่เหตุการณ์ เช่นเมื่อเนื้อหาจะแสดง แก้ไข หรือลบระเบียน

    เมื่อการตรวจสอบถูกเปิดใช้งานเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการจัดการข้อมูล ผู้ดูแลระบบสามารถดูข้อมูลการตรวจสอบในรายงานการใช้งานนโยบายที่อยู่ใน Microsoft Excel และที่สรุปการใช้งานปัจจุบัน ผู้ดูแลระบบสามารถใช้รายงานเหล่านี้เพื่อกำหนดวิธีการใช้ข้อมูลภายในองค์กร รายงานเหล่านี้สามารถช่วยให้องค์กร เพื่อตรวจสอบ และเอกสารของพวกเขาปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ หรือเมื่อต้อง การตรวจสอบข้อสงสัยอาจเกิดขึ้น

    บันทึกการตรวจสอบจะบันทึกข้อมูลต่อไปนี้: ชื่อเหตุการณ์ วัน และเวลาของเหตุการณ์ และชื่อระบบของผู้ใช้ที่ดำเนินการกระทำนั้น

  10. เมื่อเปิดใช้งานบาร์โค้ดเป็นส่วนหนึ่งของนโยบาย พวกเขาจะถูกเพิ่มไปยังคุณสมบัติของเอกสาร และปรากฏอยู่ในพื้นที่หัวกระดาษของเอกสารที่ใช้บาร์โค้ด เช่นป้ายชื่อ บาร์โค้ดสามารถเพิ่มเติมได้ด้วยตนเองถูกเอาออกจากเอกสาร

    เมื่อต้องการเปิดใช้งานบาร์โค้ด

    1

    บนหน้าแก้ไขนโยบาย ในส่วนบาร์โค้ด เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานบาร์โค้ด

    2

    เมื่อต้องการพร้อมท์ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดเหล่านี้ลงในเอกสาร เลือกกล่องกาเครื่องหมายพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนบันทึก หรือพิมพ์

    3

    คลิกตกลง เมื่อต้องการใช้คุณลักษณะบาร์โค้ดนโยบาย

    นโยบายบาร์โค้ดสร้างบาร์โค้ดมาตรฐาน 39 โค้ด แต่ละรูปบาร์โค้ดมีข้อความด้านล่างสัญลักษณ์บาร์โค้ดที่แสดงค่าบาร์โค้ด ซึ่งช่วยให้ข้อมูลบาร์โค้ดจะใช้แม้ว่าฮาร์ดแวร์การสแกนจะไม่พร้อมใช้งาน ด้วยตนเองผู้ใช้สามารถพิมพ์หมายเลขบาร์โค้ดลงในกล่องค้นหาเพื่อค้นหารายการบนไซต์

  11. เพื่อให้เอกสารที่มีอยู่ภายใต้นโยบายนี้มีป้ายชื่อ คลิกเปิดใช้งานป้ายชื่อ แล้ว ระบุการตั้งค่าที่คุณต้องการสำหรับป้ายชื่อ

    เมื่อต้องการเปิดใช้งานป้ายชื่อ

    1.

    เมื่อต้องการกำหนดให้ผู้ใช้เพื่อเพิ่มป้ายชื่อลงในเอกสาร เลือกกล่องกาเครื่องหมายพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกป้ายชื่อก่อนบันทึก หรือพิมพ์

    หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการให้ป้ายชื่อเป็นทางเลือก ไม่เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

    2.

    เมื่อต้องการล็อกป้ายชื่อเพื่อที่จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหลังจากที่การแทรก เลือกกล่องกาเครื่องหมายป้องกันการเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อหลังจากที่เพิ่มเข้าไป

    ตั้งค่านี้ป้องกันไม่ให้ข้อความป้ายชื่อจากการอัปเดเมื่อมีการแทรกป้ายชื่อลงในรายการภายในแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint ถ้าคุณต้องการให้ป้ายชื่อที่จะอัปเดตได้เมื่อมีการปรับปรุงคุณสมบัติสำหรับเอกสารหรือรายการนี้ ไม่เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

    3.

    ในกล่องรูปแบบป้ายชื่อ พิมพ์ข้อความสำหรับป้ายชื่อ ตามที่คุณต้องการให้แสดง ป้ายชื่อสามารถประกอบด้วยการอ้างอิงคอลัมน์สูงสุด 10 ซึ่งอาจเป็นความยาวสูงสุด 255 อักขระ เมื่อต้องการสร้างรูปแบบของป้ายชื่อ ทำต่อไปนี้:

    พิมพ์ชื่อของคอลัมน์ที่คุณต้องการรวมไว้ในป้ายชื่อในลำดับที่คุณต้องการให้ปรากฏ ใส่ชื่อคอลัมน์ในวงเล็บปีกกา ({}), ดังที่แสดงในตัวอย่างบนหน้าแก้ไขนโยบาย

    พิมพ์คำที่จะระบุคอลัมน์อยู่นอกเครื่องหมายวงเล็บ ดังที่แสดงในตัวอย่างบนหน้าแก้ไขนโยบาย

    4

    เมื่อต้องการเพิ่มตัวแบ่งบรรทัด พิมพ์\n ที่คุณต้องการแบ่งบรรทัดจะปรากฏขึ้น

    5

    เลือกขนาดฟอนต์ และสไตล์ที่คุณต้อง และระบุว่า คุณต้องการให้ป้ายชื่ออยู่ในตำแหน่งซ้าย ศูนย์ หรือด้านขวาภายในเอกสาร

    เคล็ดลับ: เลือกฟอนต์และสไตล์ที่พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ขนาดของฟอนต์มีผลต่อสามารถแสดงจำนวนข้อความบนป้ายชื่อ

    6.

    พิมพ์ความสูงและความกว้างของป้ายชื่อ ความสูงของป้ายชื่อในช่วงจาก.25 นิ้วถึงนิ้ว 20 และความกว้างของป้ายชื่อในช่วงจาก.25 นิ้วถึง 20 นิ้ว ข้อความป้ายชื่ออยู่กึ่งกลางตามแนวตั้งเสมอภายในรูปแบบป้ายชื่อ

    7

    คลิกรีเฟรช เพื่อแสดงตัวอย่างป้ายชื่อเนื้อหา

  12. คลิก ตกลง

คุณสามารถกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายการที่เฉพาะเจาะจง ไลบรารี หรือโฟลเดอร์ ถ้าคุณสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลนี้อย่างไรก็ตามวิธี คุณไม่สามารถนำนโยบายนี้บนอื่น ๆ รายการ ไลบรารี โฟลเดอร์ หรือไซต์

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้นโยบายการตั้งค่าไซต์คอลเลกชันนโยบายตำแหน่งที่ตั้งที่ใช้

ถ้าคุณต้องการนำนโยบายการเก็บข้อมูลเดียวกับชนิดของเนื้อหาในตำแหน่งที่ตั้งเดียวทั้งหมด คุณมักจะต้องการใช้เก็บข้อมูลตามตำแหน่งที่ตั้ง ในกรณีอื่น ๆ ส่วนใหญ่ คุณจะต้องการตรวจสอบว่า มีระบุนโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาทั้งหมด

หมายเหตุ: แต่ละโฟลเดอร์ย่อยที่สืบทอดนโยบายการเก็บข้อมูลของแม่ เว้นแต่ว่าคุณเลือกที่จะตัดการสืบทอดสิทธิ์ และกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ที่ระดับรอง

ถ้าคุณต้องการกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลอื่นนอกเหนือจากการเก็บข้อมูลลงในรายการหรือไลบรารี คุณจำเป็นต้องกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับแต่ละชนิดเนื้อหารายการแต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับรายการหรือไลบรารี ดูสร้างนโยบายสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์ในบทความนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

สิ่งสำคัญ: ถ้าตลอด คุณตัดสินใจที่จะสลับจากชนิดเนื้อหาไปยังตำแหน่งที่ตั้งนนโยบายสำหรับรายการหรือไลบรารี เฉพาะนโยบายการเก็บข้อมูลจะถูกใช้เป็นนโยบายยึดตำแหน่งที่ตั้ง ทั้งหมดอื่น ๆ นโยบายการจัดการ (ตรวจสอบ บาร์โค้ด และบาร์โค้ด) จะสืบทอดจากชนิดเนื้อหาเกี่ยวข้อง

เคล็ดลับ: สามารถสามารถปิดใช้งานนโยบายใช้ตำแหน่งที่ตั้งสำหรับไซต์คอลเลกชัน โดยการปิดใช้งานฟีเจอร์ไลบรารีและการเก็บข้อมูลใช้โฟลเดอร์ ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันให้แน่ใจว่า นโยบายชนิดเนื้อหาของพวกเขาจะไม่แทนที่ ด้วยนโยบายยึดตำแหน่งที่ตั้งของผู้ดูแลรายการ

คุณอย่างน้อยต้องมีสิทธิ์จัดการรายการการเปลี่ยนการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารี

  1. นำทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูล

  2. สำหรับไลบรารีเอกสาร คลิกการตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อกับ cloud การตั้งค่าไลบรารี

    ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ หรือ สำหรับรายการ คลิกแท็บไลบรารี หรือรายการ ใน ribbon และคลิกตั้งค่าไลบรารี หรือการตั้งค่ารายการ

  3. ภายใต้สิทธิ์และการจัดการ คลิกการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

  4. บนหน้าการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แหล่งที่มาของการเก็บข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารีถูกตั้งค่าไลบรารีและโฟลเดอร์ ถ้าชนิดเนื้อหา ปรากฏเป็นแหล่งข้อมูล ทำต่อไปนี้:

    • คลิก เปลี่ยนแหล่งข้อมูล

    • บนหน้าแก้ไขนโยบาย ในส่วนแหล่งที่มาของการเก็บข้อมูล เลือกไลบรารีและโฟลเดอร์ คุณจะรับการแจ้งเตือนว่า จะถูกละเว้นนโยบายการเก็บข้อมูลชนิดเนื้อหา

    • คลิก ตกลง

  5. บนหน้าแก้ไขนโยบาย ในส่วนจัดกำหนดการเก็บข้อมูลใช้ไลบรารี พิมพ์คำอธิบายโดยย่อสำหรับนโยบายคุณกำลังสร้าง

  6. ภายใต้ระเบียนที่ไม่ใช่ คลิกเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูล...

    สิ่งสำคัญ: โปรดสังเกตว่า ภายใต้ระเบียน คุณสามารถเลือกที่จะกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันสำหรับระเบียน ด้วยการเลือกขั้นตอนการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันกำหนดสำหรับตัวเลือกระเบียน

  7. บนกล่องโต้ตอบของคุณสมบัติขั้น เลือกตัวเลือกของคาบเวลาเก็บข้อมูลเพื่อระบุเมื่อเอกสารหรือรายการที่ถูกตั้งค่าไว้จะหมดอายุ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการตั้งค่าการหมดอายุ วันโดยยึดตามคุณสมบัติ ในส่วนเหตุการณ์ คลิกขั้นตอนนี้จะยึดปิดคุณสมบัติวันที่บนรายการ แล้วเลือกวันเพิ่มหน่วยของเวลาใหม่หลังจากการกระทำนี้ (ตัวอย่างเช่น จำนวนวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการที่มีวันหมดอายุและการกระทำเอกสารหรือรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้าง หรือปรับเปลี่ยน)

    • เมื่อต้องการใช้สูตรเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อกำหนดวันหมดอายุ คลิกการตั้งค่า โดยใช้สูตรเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองที่ติดตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์นี้

      หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อมีการตั้งค่าแบบกำหนดเองสูตร โดยผู้ดูแลระบบของคุณเท่านั้น

    • ภายใต้การกระทำ ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเอกสารหรือรายการหมดอายุ เมื่อต้องการเปิดใช้งานการดำเนินการหนึ่ง ๆ เกิดไปยังเอกสารหรือรายการ (เช่นการลบ), เลือกการกระทำจากรายการ

  8. ตัวเลือกเริ่มเวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกำลังกำหนดนโยบายสำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว คุณจะนั้นได้รับตัวเลือกของเวิร์กโฟลว์เพื่อเลือกจาก

  9. ในส่วนกิจวัตร เลือกทำซ้ำการกระทำของขั้นตอนนี้... และใส่จำนวนครั้งที่คุณต้องการให้การกระทำเกิด

    หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานถ้าสามารถทำซ้ำการกระทำที่คุณเลือกเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งค่ากิจวัตรสำหรับการดำเนินการลบอย่างถาวร

  10. คลิก ตกลง

ถ้านโยบายการจัดการข้อมูลได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับไซต์ของคุณเป็นไซต์คอลเลกชันนโยบาย คุณสามารถนำนโยบายหนึ่งลงในชนิดเนื้อหา โดยการทำเช่นนี้ คุณสามารถนำนโยบายเดียวกันกับชนิดเนื้อหาหลายชนิดในไซต์คอลเลกชันที่แชร์ชนิดเนื้อหาแม่เดียวกัน

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการนำนโยบายการชนิดเนื้อหาหลายชนิดในไซต์คอลเลกชัน และ คุณมีบริการ Metadata ที่มีจัดการกำหนดค่า คุณสามารถใช้การประกาศชนิดเนื้อหาเพื่อประกาศเอาท์ ด้านนโยบายการจัดการข้อมูลหลายไซต์คอลเลกชัน ดูนำนโยบายเข้ากับชนิดเนื้อหาข้ามไซต์คอลเลกชันในบทความนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  1. นำทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่ประกอบด้วยชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการนำนโยบาย

  2. สำหรับไลบรารีเอกสาร คลิกการตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อกับ cloud การตั้งค่าไลบรารี

    ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ หรือ สำหรับรายการ คลิกแท็บไลบรารี หรือรายการ ใน ribbon และคลิกตั้งค่าไลบรารี หรือการตั้งค่ารายการ

  3. ภายใต้สิทธิ์และการจัดการ คลิกการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

  4. ตรวจสอบว่า แหล่งข้อมูลนโยบายถูกตั้งค่าชนิดเนื้อหา การภาย ใต้เลือกนโยบายชนิดเนื้อหา ชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการนำนโยบายการ

  5. ในส่วนระบุนโยบาย คลิกใช้ไซต์คอลเลกชันนโยบาย นั้นแล้ว เลือกนโยบายที่คุณต้องการนำไปใช้จากรายการ

    หมายเหตุ: ถ้าตัวเลือกใช้นโยบายการตั้งค่าไซต์คอลเลกชัน จะไม่พร้อมใช้งาน ไม่มีนโยบายคอลเลกชันไซต์ได้ถูกกำหนดสำหรับไซต์คอลเลกชัน

  6. คลิก ตกลง

    สิ่งสำคัญ: ถ้ารายการหรือไลบรารีที่คุณกำลังทำงานกับสนับสนุนการบริหารของชนิดเนื้อหาหลายชนิด ภายใต้ชนิดเนื้อหาของคุณสามารถคลิกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูล ซึ่งจะนำคุณไปยังขั้นตอนที่ 5 ข้างต้นโดยตรง

แชร์ชนิดเนื้อหาข้ามไซต์คอลเลกชัน โดยใช้แอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีจัดการการตั้งค่าการประกาศชนิดเนื้อหา การประกาศชนิดเนื้อหาช่วยให้คุณจัดการเนื้อหาและ metadata อย่างสอดคล้องกันตลอดทั้งไซต์ของคุณได้เนื่องจากชนิดเนื้อหาที่สามารถสร้าง และปรับปรุงจากส่วนกลาง และอัปเดสามารถเผยแพร่ออกจากไซต์คอลเลกชัน subscribing หลายหรือแอปพลิเคชันบนเว็บ

คุณสามารถกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูล และสร้างเทมเพลตจากนั้นใช้ตามที่จำเป็นต้องใช้ทั่วทั้งไซต์คอลเลกชันหลายแล้ว สามารถใช้วิธีนี้ถ้าคุณต้องการให้มีสำเนาสำรองของนโยบายข้อมูลของคุณ หรือจะใช้เป็นอีกวิธีหนึ่งในการใช้งานการประกาศชนิดเนื้อหาสำหรับนำนโยบายหนึ่งทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณสร้างเทมเพลตหรือสำรองของนโยบาย โดยนโยบายการส่งออกจากหนึ่งไซต์คอลเลกชันแล้ว นำเข้าไฟล์นั้น ไปยังตำแหน่งที่บันทึกไว้ หรือไซต์คอลเลกชันอื่น

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณนำเข้า/ส่งออกโดยใช้คุณลักษณะเป็นวิธีในการทำให้ชุดเทมเพลตนโยบาย โปรดจำไว้ว่าตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันอยู่ในไฟล์.xml นโยบาย นี้เนื่องจากคุณไม่สามารถนำนโยบายนั้นลงในไซต์มากกว่าหนึ่งครั้งโดยไม่เปลี่ยนแปลงนี้ซ้ำ

นโยบายการส่งออก

  1. ในไซต์คอลเลกชันที่นโยบายอยู่ ไปที่การตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้ส่วนการดูแลไซต์คอลเลกชัน คลิกไซต์คอลเลกชันนโยบาย

  3. คลิกนโยบายคุณต้อง การส่งออก เลื่อนไปยังด้านล่างของนโยบาย แล้ว คลิกส่งออก

  4. ในพร้อมท์ การบันทึก หรือเปิดไฟล์ คลิกบันทึก แล้ว เลือกตำแหน่งที่ตั้งเพื่อบันทึกไฟล์ไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่พร้อมใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันที่กำลังนำเข้านโยบาย

  5. เมื่อกล่องโต้ตอบการดาวน์โหลดเสร็จสมบูรณ์จะแสดง คลิกปิด

นำเข้านโยบายจะแตกต่างกันของไซต์คอลเลกชัน

นำนโยบายการจัดการข้อมูลทำให้คุณสามารถนำไปใช้กับชนิดเนื้อหาหลายชนิดที่ระดับไซต์หรือรายการภายในคอลเลกชันไซต์ที่ระบุใด ๆ ประโยชน์ของการทำเช่นนี้เป็นสองเท่า: คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดอีกครั้ง และนำนโยบายบนแต่ละชนิดเนื้อหา และคุณสามารถจัดการการปรับเปลี่ยนนโยบายได้ง่ายยิ่งขึ้น ด้วยการเปลี่ยนแปลงนโยบายในตำแหน่งเดียวกัน

  1. บนโฮมเพจของไซต์คอลเลกชันที่คุณต้องการนำนโยบาย ไปที่การตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่าไซต์

  2. ในส่วนการดูแลไซต์คอลเลกชัน คลิกไซต์คอลเลกชันนโยบาย

  3. บนหน้าไซต์คอลเลกชันนโยบาย คลิกนำเข้า นั้นแล้ว คลิกเรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ XML สำหรับนโยบาย

  4. เลือกไฟล์ XML ที่นโยบายได้รับการบันทึก แล้ว คลิกเปิด

  5. บนหน้าไซต์คอลเลกชันนโยบายการนำเข้า คลิกนำเข้า เมื่อต้องการเพิ่มนโยบายการไซต์คอลเลกชัน

นโยบายการนำเข้าของคุณสามารถใช้งานเดี๋ยวนี้กับหนึ่ง หรือหลายชนิดเนื้อหาที่ระดับไซต์หรือรายการ ดูพิมพ์นโยบายคอลเลกชันไซต์ไปยังเนื้อหานำไปใช้ก่อนหน้านี้ในบทความนี้

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×