การสร้างและนำนโยบายการจัดการข้อมูลไปใช้

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

นโยบายการจัดการข้อมูลที่เปิดใช้งานองค์กรของคุณเพื่อควบคุมระยะเวลาการเก็บรักษาไว้เนื้อหา การตรวจสอบบุคคลทำอะไรกับเนื้อหา และเพิ่มบาร์โค้หรือป้ายชื่อไปยังเอกสาร นโยบายสามารถช่วยให้การบังคับให้มีการปฏิบัติตามข้อบังคับงานของรัฐ และตามกฎหมายหรือกระบวนการทางธุรกิจภายใน ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่านโยบายการเพื่อควบคุมวิธีการติดตามเอกสาร และระยะเวลาการเก็บรักษาไว้เอกสารได้

คุณสามารถสร้างความสามารถนโยบายการจัดการข้อมูลที่สามตำแหน่งที่ตั้งต่าง ๆ ในลำดับชั้นของไซต์ จากกว้างที่สุดไปยังแคบที่สุด:

  • สร้างนโยบายการใช้งานชนิดเนื้อหาหลายชนิดภายในไซต์คอลเลกชัน

  • สร้างนโยบายสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์

  • สร้างนโยบายสำหรับรายการหรือไลบรารี

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทนำสู่นโยบายการจัดการข้อมูล

สร้างนโยบายสำหรับชนิดเนื้อหาหลายชนิดภายในไซต์คอลเลกชัน

เพื่อให้แน่ใจว่า ในนโยบายข้อมูลถูกนำไปใช้กับเอกสารของชนิดภายในไซต์คอลเลกชันทั้งหมด ให้พิจารณาสร้างนโยบายที่ระดับไซต์คอลเลกชัน และจากนั้น ในภายหลังนโยบายนำไปใช้กับชนิดเนื้อหา ต่อไปนี้จะเรียกว่าไซต์คอลเลกชันนโยบาย

  1. บนหน้าแรกของไซต์คอลเลกชัน > การตั้งค่า ปุ่มการตั้งค่า SharePoint 2016 บนแถบชื่อเรื่อง >ตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชัน >เทมเพลตนโยบายชนิดเนื้อหา
    ลิงก์ เทมเพลตนโยบายชนิดเนื้อหา บนหน้า การตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้านโยบาย >สร้าง

  4. ใส่ชื่อและคำอธิบายสำหรับนโยบาย และเขียนคำสั่งนโยบายโดยย่อที่อธิบายนโยบายคืออะไรสำหรับผู้ใช้แล้ว

  5. ดูในส่วนถัดไปบนสร้างนโยบายสำหรับชนิดเนื้อหาไซต์เพื่อเรียนรู้วิธีการตั้งค่าลักษณะการทำงานคุณต้องการเชื่อมโยงกับนโยบาย

  6. เลือก ตกลง

สร้างนโยบายสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์

เพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาทำให้ง่ายต่อการเชื่อมโยงฟีเจอร์นโยบายกับหลายรายการหรือไลบรารี คุณสามารถเลือกที่จะเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลที่มีอยู่ลงในชนิดเนื้อหา หรือสร้างนโยบายเฉพาะการแต่ละชนิดเนื้อหา

คุณยังสามารถเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงไปยังรายการ นี้มีผลของการนำนโยบายเฉพาะกับข้อมูลในรายการนั้นที่จะใช้ชนิดเนื้อหา

  1. บนหน้าแรกของไซต์คอลเลกชัน > การตั้งค่า ปุ่มการตั้งค่า SharePoint 2016 บนแถบชื่อเรื่อง >ตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ >ชนิดเนื้อหาไซต์
    ลิงก์ ชนิดเนื้อหาของไซต์ บนหน้า การตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้าการตั้งค่าชนิดเนื้อหาของไซต์ เลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มนโยบายการ

  4. บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ ภายใต้การตั้งค่า >การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

  5. บนหน้าแก้ไขนโยบาย ใส่ชื่อและคำอธิบายสำหรับนโยบาย และเขียนคำอธิบายโดยย่อที่อธิบายนโยบายคืออะไรสำหรับผู้ใช้แล้ว

  6. ในส่วนถัดไป เลือกฟีเจอร์นโยบายที่แต่ละรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในนโยบายการจัดการข้อมูลของคุณ
    ชนิดของนโยบายเนื้อหา

  7. เมื่อต้องการระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูลสำหรับเอกสารและรายการที่มีอยู่ภายใต้นโยบายนี้ เลือกเปิดใช้งานการเก็บข้อมูล และระบุช่วงเวลาเก็บข้อมูลและการกระทำที่คุณต้องการเกิดขึ้นเมื่อรายการมีวันหมดอายุแล้ว

    เมื่อต้องการระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูล

1.

เลือกเพิ่มขั้นตอนเก็บข้อมูลสำหรับระเบียน...

2.

เลือกตัวเลือกระยะเวลาเก็บข้อมูลเพื่อระบุว่า เอกสารหรือรายการที่ถูกตั้งค่าให้มีวันหมดอายุ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติของวัน ภายใต้เหตุการณ์ >ขั้นตอนนี้จะยึดปิดคุณสมบัติวันที่บนรายการ แล้วเลือกแอคชันเอกสารหรือรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้าง หรือปรับเปลี่ยน) และเพิ่มหน่วยของเวลาใหม่หลังจากการกระทำนี้ (สำหรับ ตัวอย่างที่ จำนวนของวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการที่มีวันหมดอายุ

  • เมื่อต้องการใช้สูตรเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อกำหนดวันหมดอายุ เลือกตั้งค่า โดยใช้สูตรเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองที่ติดตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์นี้

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อมีการตั้งค่าแบบกำหนดเองสูตร โดยผู้ดูแลระบบของคุณเท่านั้น

3.

ตัวเลือกเริ่มเวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกำลังกำหนดนโยบายสำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว คุณจะนั้นได้รับตัวเลือกของเวิร์กโฟลว์เพื่อเลือกจาก

4

ในส่วนกิจวัตร เลือกทำซ้ำการกระทำของขั้นตอนนี้... และใส่จำนวนครั้งที่คุณต้องการให้การกระทำเกิด

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานถ้าสามารถทำซ้ำการกระทำที่คุณเลือกเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งค่ากิจวัตรสำหรับการดำเนินการลบอย่างถาวร

5

เลือกตกลง

  1. เมื่อต้องการเปิดใช้งานการตรวจสอบสำหรับเอกสารและรายการที่มีอยู่ภายใต้นโยบายนี้ เลือกเปิดใช้งานการตรวจสอบ และระบุเหตุการณ์คุณต้องการตรวจสอบแล้ว

    เมื่อต้องการเปิดใช้งานการตรวจสอบ

1

ในตัวแก้ไขนโยบายหน้า ภายใต้ ตรวจสอบ > เปิดใช้งานการตรวจสอบ แล้ว เลือกกล่องกาเครื่องหมายอยู่ถัดจากเหตุการณ์คุณต้องการเก็บสำหรับบันทึกการตรวจสอบ

2

เมื่อต้องการพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดเหล่านี้ลงในเอกสาร เลือก พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนบันทึก หรือพิมพ์ .

3

เลือก ตกลง เพื่อใช้ฟีเจอร์การตรวจสอบลงในนโยบายการ

ฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบการช่วยให้องค์กรสามารถสร้าง และวิเคราะห์บันทึกการตรวจสอบ สำหรับเอกสาร และข้อมูลในรายการเช่นรายการงาน ปัญหารายการ กลุ่มอภิปราย และปฏิทิน ฟีเจอร์นโยบายนี้มีการบันทึกการตรวจสอบที่เหตุการณ์ เช่นเมื่อเนื้อหาจะแสดง แก้ไข หรือลบระเบียน

เมื่อการตรวจสอบถูกเปิดใช้งานเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการจัดการข้อมูล ผู้ดูแลระบบสามารถดูข้อมูลการตรวจสอบในรายงานการใช้งานนโยบายที่อยู่ใน Microsoft Excel และที่สรุปการใช้งานปัจจุบัน ผู้ดูแลระบบสามารถใช้รายงานเหล่านี้เพื่อกำหนดวิธีการใช้ข้อมูลภายในองค์กร รายงานเหล่านี้สามารถช่วยให้องค์กร เพื่อตรวจสอบ และเอกสารของพวกเขาปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ หรือเมื่อต้อง การตรวจสอบข้อสงสัยอาจเกิดขึ้น

บันทึกการตรวจสอบจะบันทึกข้อมูลต่อไปนี้: ชื่อเหตุการณ์ วัน และเวลาของเหตุการณ์ และชื่อระบบของผู้ใช้ที่ดำเนินการกระทำนั้น

  1. เมื่อเปิดใช้งานบาร์โค้ดเป็นส่วนหนึ่งของนโยบาย พวกเขาจะถูกเพิ่มไปยังคุณสมบัติของเอกสาร และปรากฏอยู่ในพื้นที่หัวกระดาษของเอกสารที่ใช้บาร์โค้ด เช่นป้ายชื่อ บาร์โค้ดสามารถเพิ่มเติมได้ด้วยตนเองถูกเอาออกจากเอกสาร คุณสามารถระบุได้ว่า ผู้ใช้ควรได้รับพร้อมท์ให้ใส่บาร์โค้ดเมื่อพิมพ์ หรือบันทึกรายการ หรือถ้าบาร์โค้ดจะแทรกด้วยตนเอง โดยใช้แท็บแทรกใน 2010 Office ปล่อยโปรแกรม

    เมื่อต้องการเปิดใช้งานบาร์โค้ด

1

บนหน้าแก้ไขนโยบาย ภายใต้บาร์โค้ด >เปิดใช้งานบาร์โค้ด

2

เมื่อต้องการพร้อมท์ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดเหล่านี้ลงในเอกสาร เลือกพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนบันทึก หรือพิมพ์

3

เลือกตกลง เพื่อใช้ฟีเจอร์บาร์โค้ดนี้ลงในนโยบายการ

นโยบายบาร์โค้ดสร้างบาร์โค้ดมาตรฐาน 39 โค้ด แต่ละรูปบาร์โค้ดมีข้อความด้านล่างสัญลักษณ์บาร์โค้ดที่แสดงค่าบาร์โค้ด ซึ่งช่วยให้ข้อมูลบาร์โค้ดจะใช้แม้ว่าฮาร์ดแวร์การสแกนจะไม่พร้อมใช้งาน ด้วยตนเองผู้ใช้สามารถพิมพ์หมายเลขบาร์โค้ดลงในกล่องค้นหาเพื่อค้นหารายการบนไซต์

  1. เมื่อต้องการให้เอกสารที่มีอยู่ภายใต้นโยบายนี้มีป้ายชื่อ การเลือกเปิดใช้งานป้ายชื่อ แล้ว ระบุการตั้งค่าที่คุณต้องการสำหรับป้ายชื่อ

    เมื่อต้องการเปิดใช้งานป้ายชื่อ

1.

เมื่อต้องการกำหนดให้ผู้ใช้เพื่อเพิ่มป้ายชื่อลงในเอกสาร เลือกพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกป้ายชื่อก่อนบันทึก หรือพิมพ์

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการให้ป้ายชื่อเป็นทางเลือก ไม่เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

2.

เมื่อต้องการล็อกป้ายชื่อเพื่อที่จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหลังจากที่การแทรก เลือกป้องกันการเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อหลังจากที่เพิ่มเข้าไป

ตั้งค่านี้ป้องกันไม่ให้ข้อความป้ายชื่อจากการอัปเดเมื่อมีการแทรกป้ายชื่อลงในรายการภายในแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint ถ้าคุณต้องการให้ป้ายชื่อที่จะอัปเดตได้เมื่อมีการปรับปรุงคุณสมบัติสำหรับเอกสารหรือรายการนี้ ไม่เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

3.

ในกล่องรูปแบบป้ายชื่อ ใส่ข้อความสำหรับป้ายชื่อ ตามที่คุณต้องการให้แสดง ป้ายชื่อสามารถประกอบด้วยการอ้างอิงคอลัมน์สูงสุด 10 ซึ่งอาจเป็นความยาวสูงสุด 255 อักขระ เมื่อต้องการสร้างรูปแบบของป้ายชื่อ ทำต่อไปนี้:

พิมพ์ชื่อของคอลัมน์ที่คุณต้องการรวมไว้ในป้ายชื่อในลำดับที่คุณต้องการให้ปรากฏ ใส่ชื่อคอลัมน์ในวงเล็บปีกกา ({}), ดังที่แสดงในตัวอย่างบนหน้าแก้ไขนโยบาย

พิมพ์คำที่จะระบุคอลัมน์อยู่นอกเครื่องหมายวงเล็บ ดังที่แสดงในตัวอย่างบนหน้าแก้ไขนโยบาย

4

เมื่อต้องการเพิ่มตัวแบ่งบรรทัด ใส่\n ที่คุณต้องการแบ่งบรรทัดปรากฏขึ้น

5

เลือกขนาดฟอนต์ และสไตล์ที่คุณต้อง และระบุว่า คุณต้องการให้ป้ายชื่ออยู่ในตำแหน่งซ้าย ศูนย์ หรือด้านขวาภายในเอกสาร

เลือกฟอนต์และสไตล์ที่พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ขนาดของฟอนต์มีผลต่อสามารถแสดงจำนวนข้อความบนป้ายชื่อ

6.

ใส่ความสูงและความกว้างของป้ายชื่อ ความสูงของป้ายชื่อในช่วงจาก.25 นิ้วถึงนิ้ว 20 และความกว้างของป้ายชื่อในช่วงจาก.25 นิ้วถึง 20 นิ้ว ข้อความป้ายชื่ออยู่กึ่งกลางตามแนวตั้งเสมอภายในรูปแบบป้ายชื่อ

7

เลือกการรีเฟรช เพื่อแสดงตัวอย่างป้ายชื่อเนื้อหา

  1. เลือก ตกลง

สร้างนโยบายสำหรับรายการ ไลบรารี หรือโฟลเดอร์ (นโยบายการเก็บข้อมูลตามตำแหน่งที่ตั้ง)

คุณสามารถกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายการที่เฉพาะเจาะจง ไลบรารี หรือโฟลเดอร์ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลด้วยวิธีนี้ คุณไม่สามารถนำนโยบายนี้บนรายการ ไลบรารี โฟลเดอร์ หรืออื่น ๆ ไซต์ และคุณไม่สามารถใช้นโยบายการตั้งค่าไซต์คอลเลกชันนโยบายตำแหน่งที่ตั้งที่ใช้

ถ้าคุณต้องการนำนโยบายการเก็บข้อมูลเดียวกับชนิดของเนื้อหาในตำแหน่งที่ตั้งเดียวทั้งหมด คุณมักจะต้องการใช้เก็บข้อมูลตามตำแหน่งที่ตั้ง ในกรณีอื่น ๆ ส่วนใหญ่ คุณจะต้องการตรวจสอบว่า มีระบุนโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาทั้งหมด

แต่ละโฟลเดอร์ย่อยที่สืบทอดนโยบายการเก็บข้อมูลของแม่ เว้นแต่ว่าคุณเลือกที่จะตัดการสืบทอดสิทธิ์ และกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ที่ระดับรอง

ถ้าคุณต้องการกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลอื่นนอกเหนือจากการเก็บข้อมูลลงในรายการหรือไลบรารี คุณจำเป็นต้องกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับแต่ละชนิดเนื้อหารายการแต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับรายการหรือไลบรารี

ถ้าตลอด คุณตัดสินใจที่จะสลับจากชนิดเนื้อหาไปยังตำแหน่งที่ตั้งนนโยบายสำหรับรายการหรือไลบรารี เฉพาะนโยบายการเก็บข้อมูลจะถูกใช้เป็นนโยบายยึดตำแหน่งที่ตั้ง ทั้งหมดอื่น ๆ นโยบายการจัดการ (ตรวจสอบ บาร์โค้ด และบาร์โค้ด) จะสืบทอดจากชนิดเนื้อหาเกี่ยวข้อง

สามารถสามารถปิดใช้งานนโยบายใช้ตำแหน่งที่ตั้งสำหรับไซต์คอลเลกชัน โดยการปิดใช้งานฟีเจอร์ไลบรารีและการเก็บข้อมูลใช้โฟลเดอร์ ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันให้แน่ใจว่า นโยบายชนิดเนื้อหาของพวกเขาจะไม่แทนที่ ด้วยนโยบายยึดตำแหน่งที่ตั้งของผู้ดูแลรายการ

คุณจำเป็นอย่างน้อยสิทธิ์จัดการรายการการเปลี่ยนการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารี

  1. นำทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูล

  2. บน ribbon เลือกแท็บรายการ หรือไลบรารี >การตั้งค่าไลบรารี หรือการตั้งค่ารายการ

    ใน SharePoint Online คลิกการตั้งค่า แล้ว คลิ กตั้งค่ารายการ หรือการตั้งค่าไลบรารี

  3. ภายใต้สิทธิ์และการจัดการ >การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล
    ลิงก์นโยบายการจัดการข้อมูลบนหน้าการตั้งค่าสำหรับไลบรารีเอกสาร

  4. บนหน้าการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แหล่งที่มาของการเก็บข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารีถูกตั้งค่าไลบรารีและโฟลเดอร์

    ถ้าชนิดเนื้อหา ปรากฏเป็นแหล่งข้อมูล คลิกเปลี่ยนแหล่งข้อมูล จากนั้น คลิไลบรารีและโฟลเดอร์ คุณจะรับการแจ้งเตือนว่า จะถูกละเว้นนโยบายการเก็บข้อมูลชนิดเนื้อหา เลือกตกลง

  5. บนหน้าแก้ไขนโยบาย ภายใต้การจัดกำหนดการเก็บข้อมูลใช้ไลบรารี ใส่คำอธิบายโดยย่อสำหรับนโยบายคุณกำลังสร้าง

  6. เลือกเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูล...

    โปรดสังเกตว่า ภายใต้ระเบียน คุณสามารถเลือกที่จะกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันสำหรับระเบียน ด้วยการเลือกขั้นตอนการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันกำหนดสำหรับตัวเลือกระเบียน

  7. ในกล่องโต้ตอบของคุณสมบัติขั้น เลือกตัวเลือกของคาบเวลาเก็บข้อมูลเพื่อระบุเมื่อเอกสารหรือรายการที่ถูกตั้งค่าไว้จะหมดอายุ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติของวัน ภายใต้เหตุการณ์ >ขั้นตอนนี้จะยึดปิดคุณสมบัติวันที่บนรายการ แล้วเลือกแอคชันเอกสารหรือรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้าง หรือปรับเปลี่ยน) และเพิ่มหน่วยของเวลาใหม่หลังจากการกระทำนี้ (สำหรับ ตัวอย่างที่ จำนวนของวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการที่มีวันหมดอายุ

    • เมื่อต้องการใช้สูตรเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อกำหนดวันหมดอายุ เลือกตั้งค่า โดยใช้สูตรเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองที่ติดตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์นี้

      หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อมีการตั้งค่าแบบกำหนดเองสูตร โดยผู้ดูแลระบบของคุณเท่านั้น

    • ภายใต้การกระทำ ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเอกสารหรือรายการหมดอายุ เมื่อต้องการเปิดใช้งานการดำเนินการหนึ่ง ๆ เกิดไปยังเอกสารหรือรายการ (เช่นการลบ), เลือกการกระทำจากรายการ

  8. ตัวเลือกเริ่มเวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกำลังกำหนดนโยบายสำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว คุณจะนั้นได้รับตัวเลือกของเวิร์กโฟลว์เพื่อเลือกจาก

  9. ภายใต้กิจวัตร เลือกทำซ้ำการกระทำของขั้นตอนนี้... และใส่จำนวนครั้งที่คุณต้องการให้การกระทำเกิด

    หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานถ้าสามารถทำซ้ำการกระทำที่คุณเลือกเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งค่ากิจวัตรสำหรับการดำเนินการลบอย่างถาวร

  10. เลือก ตกลง

นำนโยบายการตั้งค่าไซต์คอลเลกชันให้กับชนิดเนื้อหา

ถ้านโยบายการจัดการข้อมูลได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับไซต์ของคุณเป็นไซต์คอลเลกชันนโยบาย คุณสามารถนำนโยบายหนึ่งลงในชนิดเนื้อหา โดยการทำเช่นนี้ คุณสามารถนำนโยบายเดียวกันกับชนิดเนื้อหาหลายชนิดในไซต์คอลเลกชันที่แชร์ชนิดเนื้อหาแม่เดียวกัน

ถ้าคุณต้องการนำนโยบายการชนิดเนื้อหาหลายชนิดในไซต์คอลเลกชัน และ คุณมีบริการ Metadata ที่มีจัดการกำหนดค่า คุณสามารถใช้การประกาศชนิดเนื้อหาเพื่อประกาศเอาท์ ด้านนโยบายการจัดการข้อมูลหลายไซต์คอลเลกชัน ดูส่วนนำนโยบายเข้ากับชนิดเนื้อหาข้ามไซต์คอลเลกชันสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  1. นำทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่ประกอบด้วยชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการนำนโยบาย

  2. บน ribbon เลือกแท็บรายการ หรือไลบรารี >การตั้งค่าไลบรารี หรือการตั้งค่ารายการ

    ใน SharePoint Online คลิกการตั้งค่า แล้ว คลิ กตั้งค่ารายการ หรือการตั้งค่าไลบรารี

  3. ภายใต้สิทธิ์และการจัดการ >การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล
    ลิงก์นโยบายการจัดการข้อมูลบนหน้าการตั้งค่าสำหรับไลบรารีเอกสาร

  4. ตรวจสอบว่า แหล่งข้อมูลนโยบายถูกตั้งค่าชนิดเนื้อหา การภาย ใต้เลือกนโยบายชนิดเนื้อหา ชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการนำนโยบายการ

  5. ภายใต้ระบุนโยบาย >ใช้ไซต์คอลเลกชันนโยบาย จากนั้นเลือกนโยบายที่คุณต้องการนำไปใช้จากรายการ

    หมายเหตุ: ถ้าตัวเลือกใช้นโยบายการตั้งค่าไซต์คอลเลกชัน จะไม่พร้อมใช้งาน ไม่มีนโยบายคอลเลกชันไซต์ได้ถูกกำหนดสำหรับไซต์คอลเลกชัน

  6. เลือก ตกลง

    ถ้ารายการหรือไลบรารีที่คุณกำลังทำงานกับสนับสนุนการบริหารของชนิดเนื้อหาหลายชนิด ภายใต้ชนิดเนื้อหาของคุณสามารถเลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูล ซึ่งจะนำคุณไปยังขั้นตอนที่ 5 ข้างต้นโดยตรง

นำนโยบายทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน

แชร์ชนิดเนื้อหาข้ามไซต์คอลเลกชัน โดยใช้แอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีจัดการการตั้งค่าการประกาศชนิดเนื้อหา การประกาศชนิดเนื้อหาช่วยให้คุณจัดการเนื้อหาและ metadata อย่างสอดคล้องกันตลอดทั้งไซต์ของคุณได้เนื่องจากชนิดเนื้อหาที่สามารถสร้าง และปรับปรุงจากส่วนกลาง และอัปเดสามารถเผยแพร่ออกจากไซต์คอลเลกชัน subscribing หลายหรือแอปพลิเคชันบนเว็บ

สร้างเทมเพลตจากนโยบายการที่มีอยู่แล้วไปใช้ตลอดทั้งไซต์คอลเลกชัน

คุณสามารถกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูล และสร้างเทมเพลตจากนั้นใช้ตามที่จำเป็นต้องใช้ทั่วทั้งไซต์คอลเลกชันหลายแล้ว สามารถใช้วิธีนี้ถ้าคุณต้องการให้มีสำเนาสำรองของนโยบายข้อมูลของคุณ หรือจะใช้เป็นอีกวิธีหนึ่งในการใช้งานการประกาศชนิดเนื้อหาสำหรับนำนโยบายหนึ่งทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณสร้างเทมเพลตหรือสำรองของนโยบาย โดยนโยบายการส่งออกจากหนึ่งไซต์คอลเลกชันแล้ว นำเข้าไฟล์นั้น ไปยังตำแหน่งที่บันทึกไว้ หรือไซต์คอลเลกชันอื่น

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณนำเข้า/ส่งออกโดยใช้คุณลักษณะเป็นวิธีในการทำให้ชุดเทมเพลตนโยบาย โปรดจำไว้ว่าตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันอยู่ในไฟล์.xml นโยบาย นี้เนื่องจากคุณไม่สามารถนำนโยบายนั้นลงในไซต์มากกว่าหนึ่งครั้งโดยไม่เปลี่ยนแปลงนี้ซ้ำ

นโยบายการส่งออก

  1. บนไซต์คอลเลกชันโฮมเพจ ให้เลือกการตั้งค่า รูปเกียร์การตั้งค่าขนาดเล็กที่อยู่ที่การตั้งค่าไซต์ >ตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชัน >เทมเพลตนโยบายชนิดเนื้อหา
    ลิงก์ เทมเพลตนโยบายชนิดเนื้อหา บนหน้า การตั้งค่าไซต์

  3. เลือกนโยบายคุณต้องการส่งออก > เลื่อนไปยังด้านล่าง >ส่งออก

  4. ที่พร้อมท์เพื่อบันทึก หรือเปิดไฟล์ เลือกบันทึก แล้ว เลือกตำแหน่งที่ตั้งเพื่อบันทึกไฟล์ไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่พร้อมใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันที่กำลังนำเข้านโยบาย

  5. เมื่อกล่องโต้ตอบการดาวน์โหลดเสร็จสมบูรณ์จะแสดง เลือกปิด

นำเข้านโยบายจะแตกต่างกันของไซต์คอลเลกชัน

นำนโยบายการจัดการข้อมูลทำให้คุณสามารถนำไปใช้กับชนิดเนื้อหาหลายชนิดที่ระดับไซต์หรือรายการภายในคอลเลกชันไซต์ที่ระบุใด ๆ ประโยชน์ของการทำเช่นนี้เป็นสองเท่า: คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดอีกครั้ง และนำนโยบายบนแต่ละชนิดเนื้อหา และคุณสามารถจัดการการปรับเปลี่ยนนโยบายได้ง่ายยิ่งขึ้น ด้วยการเปลี่ยนแปลงนโยบายในตำแหน่งเดียวกัน

  1. บนโฮมเพจของไซต์คอลเลกชันที่คุณต้องการนำนโยบาย ให้เลือกการตั้งค่า รูปเกียร์การตั้งค่าขนาดเล็กที่อยู่ที่การตั้งค่าไซต์ >ตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชัน >เทมเพลตนโยบายชนิดเนื้อหา

  3. บนหน้านโยบาย >นำเข้า >เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ XML สำหรับนโยบาย

  4. เลือกไฟล์ XML ที่นโยบายได้รับการบันทึก >เปิด

  5. บนไซต์คอลเลกชันนโยบายการนำเข้าหน้า >นำเข้า เมื่อต้องการเพิ่มนโยบายการไซต์คอลเลกชัน

นโยบายการนำเข้าของคุณสามารถใช้งานเดี๋ยวนี้กับหนึ่ง หรือหลายชนิดเนื้อหาที่ระดับไซต์หรือรายการ

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×