การสร้างและจัดการไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารช่วยให้คุณประสานงานการพัฒนาเอกสารที่สัมพันธ์กันอย่างน้อยหนึ่งเอกสารกับบุคคลอื่นๆ ได้ ไซต์นี้ให้เครื่องมือในการใช้แฟ้มร่วมกันและปรับปรุงแฟ้ม ตลอดจนแจ้งบุคคลต่างๆ ให้ทราบถึงสถานะของแฟ้มเหล่านั้น

ในบทความนี้

ภาพรวม

การสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารจากเอกสารในไลบรารี

การสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารเปล่า

เพิ่มเอกสาร

เพิ่มผู้ใช้

เพิ่มงานลงใน

เพิ่มข้อความประกาศ

เพิ่มลิงก์ไปยังลิงก์รายการ

สร้างการแจ้งเตือนอีเมสำหรับงาน

ประกาศเอกสารกลับไปยังไลบรารีจากไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

ลบไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

ภาพโดยรวม

ด้วยการใช้ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร คุณและผู้ร่วมงานของคุณสามารถประสานงานการพัฒนาเอกสารที่สัมพันธ์กันอย่างน้อยหนึ่งเอกสารได้ ไซต์นี้ให้เครื่องมือในการใช้แฟ้มร่วมกันและปรับปรุงแฟ้ม ตลอดจนแจ้งบุคคลต่างๆ ให้ทราบถึงสถานะของแฟ้มเหล่านั้น คุณและผู้ร่วมงานสามารถทำงานด้วยกันบนไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารเพื่อพัฒนาเอกสารได้หลายวิธีดังต่อไปนี้

  • ทำงานโดยตรงกับสำเนาที่อยู่บนไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

  • ทำงานกับสำเนาในเครื่องและปรับปรุงสำเนาบนไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารอย่างสม่ำเสมอ

คุณและสมาชิกอื่นๆ ในพื้นที่ทำงานยังสามารถใช้ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารเพื่อประกาศข้อความประกาศ มอบหมายงาน ใช้การเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้องร่วมกัน และรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับเนื้อหาไซต์ คุณสามารถสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารสำหรับโครงการระยะสั้นและลบไซต์นั้นเมื่อโครงการสิ้นสุดหรือจะเก็บไซต์ไว้ถาวรก็ได้

ตามค่าเริ่มต้น เจ้าของไซต์มีระดับสิทธิ์ที่จำเป็นเพื่อสร้างไซต์เวิร์กสเปซเอกสารภายในไซต์ที่มีอยู่ ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ และต้องการเปิดใช้งานอื่น ๆ สมาชิกของไซต์เพื่อสร้างไซต์เวิร์กสเปซเอกสาร คุณสามารถให้สิทธิ์ในการสร้างไซต์ลงในกลุ่ม Microsoft Windows SharePoint Services ที่สมาชิกในทีมเป็นของคุณ

ด้านบนของหน้า

สร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารจากเอกสารในไลบรารี

คุณสามารถสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารใหม่จากเอกสารที่มีอยู่ในไลบรารีบนไซต์ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรแกรม โดยคุณอาจสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารใหม่จากในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ Microsoft Windows SharePoint Services เช่น Microsoft Office Word 2007 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ 'วิธีใช้' ในโปรแกรมนั้น

  1. เปิดไลบรารีเอกสารที่เก็บเอกสารไว้

  2. ชี้ไปยังชื่อของเอกสาร คลิกลูกศรที่ปรากฏแล้วชี้ไปที่ ส่งไปยัง แล้วคลิก สร้างพื้นที่ทำงานเอกสาร

    หมายเหตุ: ถ้าตัวเลือก สร้างพื้นที่ทำงานเอกสาร ไม่พร้อมใช้งาน คุณอาจไม่มีสิทธิ์สร้างพื้นที่ทำงานบนไซต์นั้นได้ ให้ติดต่อเจ้าของไซต์เพื่อให้สิทธิ์นั้นกับคุณหรือขอให้สร้างไซต์พื้นที่ทำงานให้คุณแทน

  3. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

สร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารว่าง

ถ้าคุณต้องการสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารแต่ไม่ต้องการยึดตามเอกสารที่มีอยู่ในไลบรารี คุณสามารถสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารว่างและเพิ่มอย่างน้อยหนึ่งเอกสารในภายหลัง

  1. เปิดไซต์ที่คุณต้องการสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

    1. คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์ แล้ว คลิ กสร้าง บนหน้าทั้งหมดเนื้อหาของไซต์

      เคล็ดลับ: ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถใช้เมนูการกระทำในไซต์ รูปปุ่ม แทนเพื่อทำตามขั้นตอนนี้

    หมายเหตุ: คุณอาจต้องขอให้เจ้าของไซต์ให้สิทธิ์คุณสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารได้

  2. ในรายการ เว็บเพจ ให้คลิก ไซต์และพื้นที่ทำงาน

  3. ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารที่คุณต้องการสร้าง เช่น ชื่อและส่วนท้ายของที่อยู่เว็บไซต์

  4. ในส่วน การเลือกแม่แบบ ให้คลิกแท็บ การทำงานร่วมกัน แล้วคลิก พื้นที่ทำงานเอกสาร

  5. ในส่วน สิทธิ์ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณต้องการให้สมาชิกทั้งหมดของไซต์แม่เป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานนี้ ให้คลิก ใช้สิทธิ์เดียวกับไซต์แม่

    • ถ้าคุณต้องการให้เฉพาะชุดบุคคลที่ระบุเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานนี้ ให้คลิก ใช้สิทธิ์เฉพาะ

  6. ถ้าคุณต้องการให้แถบการเชื่อมโยงบนสุดจากไซต์แม่ไปปรากฏบนเพจต่างๆ ของไซต์ใหม่นี้ ให้ตรวจสอบว่ามีการเลือก ใช้แถบการเชื่อมโยงบนสุดจากไซต์แม่ ในส่วน การสืบทอดการนำทาง

  7. คลิก สร้าง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเอกสาร

ไม่ว่าคุณจะสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารจากเอกสารที่มีอยู่ หรือคุณจะสร้างไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารว่างก็ตาม คุณสามารถเพิ่มเอกสารใหม่ในไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารได้ทุกเมื่อ

  1. บนโฮมเพจของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร ให้คลิก เอกสารที่ใช้ร่วมกัน

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการสร้างและเพิ่มเอกสารใหม่ ให้คลิก สร้าง

    • เมื่อต้องการเพิ่มเอกสารที่มีอยู่แล้ว ให้คลิก อัปโหลด จากนั้นคลิก เรียกดู เพื่อหาแฟ้มที่คุณต้องการเพิ่ม เลือกแฟ้ม แล้วคลิก เปิด ถ้ามีเอกสารชื่อเดียวกันกับที่มีอยู่แล้วในไลบรารีและคุณไม่ต้องการเขียนทับเอกสารที่มีอยู่นั้น ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เขียนทับแฟ้มที่มีอยู่แล้ว

  3. คลิก ตกลง

คุณยังสามารถเพิ่มสำเนาที่มีการเชื่อมโยงของเอกสารจากไลบรารีอื่นลงในไลบรารี เอกสารที่ใช้ร่วมกัน ของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารได้ด้วยการสร้างปลายทาง 'ส่งไปยัง' เมื่อเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่เชื่อมโยงถูกปรับปรุง คุณสามารถปรับปรุงสำเนาในตำแหน่งอื่นได้อย่างง่ายดาย ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มสำเนาเอกสารที่มีการเชื่อมโยงลงในไลบรารีอื่นได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

เพิ่มผู้ใช้

เมื่อต้องการเพิ่มผู้ใช้ในไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร คุณต้องมีสิทธิ์ในการเพิ่มสมาชิกในไซต์แม่หรือไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร ถ้าคุณไม่สามารถเพิ่มผู้ใช้ในไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารได้ ให้ติดต่อเจ้าของไซต์แม่

  1. บนโฮมเพจของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารในรายการ สมาชิก ให้คลิกชื่อของกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มผู้ใช้

  2. ในการสร้าง เมนู เมนู สร้าง คลิกเพิ่มผู้ใช้

  3. ในส่วนผู้ใช้ที่เพิ่ม พิมพ์ชื่อ ชื่อกลุ่ม หรือที่อยู่อีเมลของผู้ใช้หรือกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่ม ถ้าคุณเพิ่มผู้ใช้มากกว่าหนึ่ง คั่นระหว่างแต่ละชื่อ ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค () คุณยังสามารถคลิกเรียกดู รูปปุ่ม เพื่อค้นหา และเลือกบุคคลจากไดเรกทอรี

  4. ในส่วน ให้สิทธิ์ ให้คลิกกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มผู้ใช้

  5. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มงาน

คุณสามารถใช้รายการ งาน บนไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารของคุณเพื่อมอบหมายรายการงานให้ตัวคุณเองหรือสมาชิกคนอื่นของพื้นที่ทำงานได้ จากนั้นสมาชิกสามารถปรับปรุงและใช้สถานะของงานที่ได้รับมอบหมายร่วมกันได้อย่างง่ายดาย ด้วยการใช้รายการ งาน คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญและวันครบกำหนดของงาน รวมทั้งสถานะงานและเปอร์เซ็นต์ที่ทำเสร็จ ในฐานะเจ้าของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่กำหนดเองลงในรายการ งาน ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำกับรายการอื่นๆ บนไซต์ SharePoint ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่กำหนดเองได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

  1. บนโฮมเพจของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร ภายใต้งาน คลิกเพิ่มงานใหม่

  2. พิมพ์ชื่อสำหรับงานในกล่องชื่อเรื่อง

  3. ในรายการลำดับความสำคัญ คลิกลำดับความสำคัญของงาน

  4. ในรายการสถานะ คลิกสถานะของงาน

  5. เมื่อต้องการมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่น ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ในส่วนกำหนดให้กับ:

    • พิมพ์อยู่อีเมลของบุคคลคุณต้องการมอบหมายงาน

    • พิมพ์ชื่อเต็มของบุคคลคุณต้องการมอบหมายงาน แล้ว คลิ กตรวจสอบชื่อ รูปปุ่ม ถ้าบุคคลที่อยู่ในไดเรกทอรี ชื่อช่วยแก้ปัญหาที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น ถ้าไม่พบบุคคลในไดเรกทอรี ข้อความไม่ตรงกันทุกประการพบ ปรากฏขึ้น

    • คลิกเรียกดู รูปปุ่ม เพื่อค้นหา และเลือกบุคคลจากไดเรกทอรี เมื่อคุณเสร็จสิ้น คลิกตกลง

  6. ถ้าจำเป็น พิมพ์คำอธิบายโดยย่อของงานในกล่องคำอธิบาย

  7. ในกล่องวันเริ่มต้น ใส่วันเมื่องานเริ่มต้น

  8. ในกล่องวันครบกำหนด ใส่วันเมื่องานต้องเสร็จสมบูรณ์

  9. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มข้อความประกาศ

ใช้รายการ ข้อความประกาศ เพื่อติดประกาศข้อความสำคัญเกี่ยวกับโครงการให้สมาชิกในทีมทราบ เช่น วันครบกำหนด และการเปลี่ยนแปลงในผลที่ได้ การแนะนำสมาชิกใหม่ในทีม และข้อมูลอื่นๆ

  1. บนโฮมเพจของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร คลิกเพิ่มข้อความประกาศใหม่

  2. ในกล่องชื่อเรื่อง พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับการประกาศของคุณ

  3. ในกล่องเนื้อหา พิมพ์ข้อความทั้งหมดของการประกาศของคุณ

  4. ถ้าคุณต้องการประกาศการหมดอายุโดยอัตโนมัติหลังจากวัน พิมพ์วันที่ในกล่องหมดอายุ

  5. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มลิงก์ไปยังลิงก์รายการ

คุณสามารถใช้รายการ การเชื่อมโยง เพื่อใช้การเชื่อมโยงที่มีประโยชน์แก่สมาชิกในทีมร่วมกัน รายการดังกล่าวสามารถให้การเข้าถึงข้อมูลและทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง เช่น เว็บไซต์อื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

  1. บนโฮมเพจของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร คลิกเพิ่มลิงก์ใหม่

  2. ในส่วนของURL พิมพ์อยู่ของเว็บเพจหรือทรัพยากรที่คุณต้องการเชื่อมโยงชนิดอื่น แล้ว พิมพ์คำอธิบายสำหรับการเชื่อมโยง

    ข้อความที่คุณพิมพ์ในกล่องพิมพ์คำอธิบาย ปรากฏเป็นชื่อของการเชื่อมโยงในรายการการเชื่อมโยง คุณสามารถใส่บันทึกย่อเกี่ยวกับลิงก์ในส่วนบันทึกย่อ แต่ข้อมูลนี้ไม่ปรากฏในมุมมองเริ่มต้นของรายการการเชื่อมโยง ที่ปรากฏขึ้นบนโฮมเพจของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

  3. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

สร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับงาน

หลังจากที่คุณสร้างงานและมอบหมายให้สมาชิกในพื้นที่ทำงานแล้ว คุณสามารถเลือกที่จะรับการแจ้งเตือนทางอีเมลถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับข้อมูลในรายการ งาน ได้ สมาชิกยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนของตนเองที่จะรับการแจ้งให้ทราบทางอีเมลถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับข้อมูลอื่นๆ ที่พวกเขาสนใจได้ด้วย

หมายเหตุ: คุณสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับงานได้ก็ต่อเมื่อผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณทำให้เซิร์ฟเวอร์สามารถเรียกใช้งาน Windows SharePoint Services เพื่อส่งอีเมลได้

  1. บนโฮมเพจของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร คลิกงาน

    ถ้ารายการงาน ไม่ปรากฏบนโฮมเพจ คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์ แล้ว คลิ กงาน

  2. บนเมนูการกระทำ รูปเมนู คลิกแจ้งเตือนฉัน

  3. ในส่วนชื่อเรื่องการแจ้งเตือน พิมพ์ชื่อสำหรับการแจ้งเตือนของคุณ

  4. ในส่วนส่งการแจ้งเตือนไปยัง ชื่อของคุณจะถูกรวมอยู่ตามค่าเริ่มต้นในกล่องผู้ใช้ คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนกับสมาชิกอื่น ๆ ได้ โดยการเพิ่มชื่อของพวกเขาลงในกล่องผู้ใช้ โดยคั่น ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค ()

  5. ในส่วนการเปลี่ยนแปลงชนิด เลือกชนิดของการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการรับการแจ้งเตือน

  6. ในส่วนส่งการแจ้งเตือนสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เลือกตัวกรองที่ได้รับการเปลี่ยนแปลงโดยยึดตามเกณฑ์ที่กำหนด

    เคล็ดลับ: คุณยังสามารถเลือกที่จะได้รับการแจ้งเตือนสำหรับรายการที่แสดงอยู่ในมุมมองที่เฉพาะเจาะจงของรายการงาน

  7. ในส่วนการส่งการแจ้งเตือน เลือกวิธีที่คุณต้องการได้รับการแจ้งเตือน

  8. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ประกาศเอกสารกลับไปยังไลบรารีจากไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

ถ้าไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารของคุณยึดตามเอกสารที่มีอยู่แล้วซึ่งเก็บในไลบรารี คุณสามารถปรับปรุงสำเนาต้นฉบับด้วยการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับสำเนาเอกสารบนไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารได้

  1. บนไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร ให้เปิดไลบรารีที่มีเอกสารนั้น

  2. ชี้ไปที่ชื่อของเอกสาร คลิกลูกศรที่ปรากฏ ชี้ไปที่ ส่งไปยัง จากนั้นคลิก ประกาศไปยังตำแหน่งที่ตั้งต้นฉบับ

ด้านบนของหน้า

ลบไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

หลังจากโครงการจัดทำเอกสารเสร็จสิ้น และรุ่นสุดท้ายของเอกสารถูกย้ายไปยังตำแหน่งอื่นแล้ว คุณสามารถเลือกที่จะลบไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารได้ เมื่อต้องการลบไซต์ คุณต้องมีระดับสิทธิ์ควบคุมทั้งหมด ตามค่าเริ่มต้น เจ้าของไซต์จะมีระดับสิทธิ์นี้อยู่แล้ว

สิ่งสำคัญ: ให้แน่ใจว่าได้ประกาศเอกสารทั้งหมดไปยังตำแหน่งอื่นก่อนที่คุณจะลบไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร เมื่อคุณลบไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร เอกสาร ไลบรารี รายการและข้อมูลรายการ การตั้งค่าไซต์ ระดับสิทธิ์ และข้อมูลความปลอดภัยทั้งหมดที่มีบนไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารจะถูกทำลายอย่างถาวร

  1. บนโฮมเพจของไซต์ คลิกเมนูการกระทำในไซต์ รูปปุ่ม แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

    บนไซต์ที่มีการกำหนดเมนู การกระทำในไซต์ เอง ให้ชี้ไปที่ การตั้งค่าไซต์ แล้วคลิกการตั้งค่าที่คุณต้องการดู

  1. ในคอลัมน์ การดูแลไซต์ ให้คลิก ลบไซต์นี้

  2. คลิก ลบ จากนั้นคลิก ตกลง เพื่อยืนยันว่าคุณต้องการลบไซต์นี้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×