การสร้างและการจัดการชุดเอกสาร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

หลังจากชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารถูกเพิ่มลงในไลบรารีเอกสารแล้ว คุณสามารถใช้ชนิดเนื้อหาดังกล่าวเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์งานใหม่ที่มีหลายเอกสารได้ นอกจากนี้ เมื่อคุณคลิกโฟลเดอร์เพื่อเปิดชุดเอกสาร คุณจะถูกนำไปยังเพจยินดีต้อนรับซึ่งคุณสามารถใช้จัดการเนื้อหาในชุดเอกสารได้

ในบทความนี้

เกี่ยวกับการทำงานกับชุดเอกสาร

สร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสาร

เพิ่ม หรืออัปโหลดเอกสารไปยังการตั้งค่าเอกสารที่มีอยู่

จัดการสิทธิ์สำหรับชุดเอกสาร

จัดการเวอร์ชัน

แชร์ลิงก์ไปยังชุดเอกสาร

งานที่เกี่ยวข้อง

เกี่ยวกับการทำงานกับชุดเอกสาร

ถ้าไลบรารีที่คุณกำลังทำงานอยู่มีทั้งเอกสารและชุดเอกสาร คุณสามารถระบุชุดเอกสารในไลบรารีเอกสารได้ด้วยการดูที่ไอคอนโฟลเดอร์เฉพาะของชุดเอกสารนั้นๆ

โฟลเดอร์ชุดเอกสารภายในไลบรารีเอกสาร

เมื่อคุณทำงานในชุดเอกสาร คุณสามารถใช้แท็บ จัดการ ของ Ribbon ชุดเอกสาร ซึ่งจะแสดงอยู่บนเพจยินดีต้อนรับสำหรับชุดเอกสาร เพื่อทำงานทั่วไปได้

Ribbon จัดการชุดเอกสาร

ด้านบนของหน้า

การสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสาร

  1. ไปที่ไลบรารีเอกสารที่ได้รับการกำหนดค่าให้สนับสนุนชุดเอกสาร

  2. คลิกแท็บ เอกสาร ของ Ribbon เครื่องมือไลบรารี

  3. คลิกเอกสารใหม่ แล้ว คลิ กการตั้งค่าเอกสาร หรือชื่อของชุดเอกสารคุณต้องการสร้าง (ถ้าองค์กรของคุณได้สร้างแบบกำหนดเองชุดเอกสารชนิดเนื้อหาของพวกเขาอาจมีชื่อที่ไม่ซ้ำกัน) ถ้าไลบรารีสนับสนุนการสร้างทั้งเอกสารแต่ละรายการและชุดเอกสาร คุณสามารถระบุชุดเอกสาร โดยการค้นหาไอคอนโฟลเดอร์
    เมนู เอกสารใหม่ ที่มีการเน้นไอคอน ชุดเอกสาร

  4. ในกล่องโต้ตอบ ชุดเอกสารใหม่ ให้พิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับชุดเอกสารที่คุณกำลังสร้าง แล้วคลิก ตกลง เมื่อสร้างชุดเอกสารแล้ว เบราว์เซอร์จะแสดงเพจยินดีต้อนรับสำหรับชุดเอกสารนั้น

    ถ้าชุดเอกสารนี้ถูกกำหนดค่าให้สร้างเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างอินสแตนซ์ใหม่ เอกสารเหล่านี้จะปรากฏใน Web Part บนเพจยินดีต้อนรับ ถ้าไม่ได้ระบุเนื้อหาเริ่มต้นสำหรับชุดเอกสารนี้ไว้ โฟลเดอร์ชุดเอกสารเปล่าจะถูกสร้างขึ้น และคุณสามารถเพิ่มหรืออัปโหลดแฟ้มไปยังโฟลเดอร์เพื่อทำให้แฟ้มเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของชุดเอกสารได้ คุณสามารถเพิ่มได้เฉพาะแฟ้มที่มีชนิดเนื้อหาเดียวกันกับที่ได้รับอนุญาตภายในชุดเอกสารนั้นเท่านั้น

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มหรืออัปโหลดเอกสารไปยังชุดเอกสารที่มีอยู่

ถ้าชุดเอกสารที่คุณทำงานอยู่ไม่ได้ถูกกำหนดค่าให้สร้างเนื้อหาเริ่มต้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสาร คุณสามารถเพิ่มแฟ้มลงในชุดเอกสารด้วยตนเองได้ คุณสามารถเพิ่มได้เฉพาะแฟ้มที่มีชนิดเนื้อหาที่ได้รับอนุญาตให้ใช้สำหรับชุดเอกสารนั้นเท่านั้น

  1. ไปที่ไลบรารีเอกสารที่มีชุดเอกสารที่คุณต้องการปรับปรุง และคลิกชื่อของชุดเอกสารเพื่อไปยังเพจยินดีต้อนรับของชุดเอกสารนั้น

  2. บนเพจยินดีต้อนรับของชุดเอกสาร ให้คลิกแท็บ เอกสาร ของ Ribbon แล้วเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเพิ่มแฟ้มใหม่ลงในชุดเอกสาร ให้คลิก เอกสารใหม่ แล้วคลิกชนิดเอกสารที่คุณต้องการสร้าง

    • เมื่อต้องการอัปโหลดเอกสารไปยังชุดเอกสาร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก อัปโหลดเอกสาร แล้วเลือกตัวเลือกเพื่ออัปโหลดเอกสารเดียว เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง ระบุข้อมูลคุณสมบัติที่จำเป็นใดๆ เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ แล้วคลิก บันทึก

    • เมื่อต้องการอัปโหลดหลายเอกสารไปยังชุดเอกสาร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก อัปโหลดเอกสาร แล้วคลิก อัปโหลดหลายเอกสาร ลากแล้วปล่อย หรือเรียกดูแฟ้มที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น เมื่อได้รับพร้อมท์

ด้านบนของหน้า

การจัดการสิทธิ์สำหรับชุดเอกสาร

ตามค่าเริ่มต้น ชุดเอกสารจะสืบทอดสิทธิ์มาจากไลบรารีที่เป็นที่ตำแหน่งที่ตั้งของชุดเอกสารนั้น คุณสามารถเลือกที่จะระบุสิทธิ์เฉพาะสำหรับชุดเอกสารได้ ถ้าคุณต้องการจำกัดหรือเปลี่ยนแปลงบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสารในชุดเอกสารแต่ละชุด

การจัดการสิทธิ์เฉพาะในระดับรายการหรือระดับโฟลเดอร์อาจเป็นเรื่องซับซ้อนและใช้เวลามาก ถ้าชุดเอกสารส่วนใหญ่จำเป็นจะต้องเข้าถึงได้สำหรับกลุ่มที่คล้ายกัน การจัดการสิทธิ์ในระดับไลบรารีอาจเป็นเรื่องง่ายกว่า

เมื่อต้องการจัดการสิทธิ์สำหรับชุดเอกสาร คุณต้องมีสิทธิ์ในระดับ การออกแบบ หรือ ควบคุมทั้งหมด เป็นอย่างน้อย

  1. บนเพจยินดีต้อนรับของชุดเอกสาร ให้คลิกแท็บ จัดการ ของ Ribbon ชุดเอกสาร แล้วคลิก สิทธิ์

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าสิทธิ์สำหรับตัวไลบรารีเอกสารเอง ให้คลิก จัดการรายการแม่

    • เมื่อต้องการหยุดสืบทอดสิทธิ์จากไลบรารีเอกสารและสร้างสิทธิ์เฉพาะสำหรับชุดเอกสารนี้โดยเฉพาะ ให้คลิก หยุดสืบทอดสิทธิ์

    • เมื่อต้องการดูสิทธิ์เฉพาะของแต่ละบุคคล ให้คลิก ตรวจสอบสิทธิ์ แล้วพิมพ์ชื่อของผู้ใช้หรือกลุ่มที่คุณต้องการตรวจสอบ

    • เมื่อต้องการสืบทอดสิทธิ์จากไลบรารีเอกสารแม่ (ถ้าชุดเอกสารนั้นได้ถูกกำหนดค่าให้หยุดสืบทอดสิทธิ์ไว้ก่อนหน้านี้) ให้คลิก สืบทอดสิทธิ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับสิทธิ์ โปรดดูที่การเชื่อมโยงภายใต้ ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

การจัดการรุ่น

ถ้าการกำหนดรุ่นถูกเปิดใช้งานไว้สำหรับไลบรารีเอกสารที่มีชุดเอกสารของคุณบันทึกอยู่ คุณจะมีตัวเลือกสองทางในการทำงานกับประวัติรุ่นของชุดเอกสารของคุณ หรือแต่ละเอกสารภายในชุดเอกสารนั้น

บนเพจยินดีต้อนรับของชุดเอกสาร ให้คลิกแท็บ จัดการ ของ Ribbon ชุดเอกสาร แล้วเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

เมื่อต้องการทำสิ่งนี้

เก็บค่า Snapshot ของคุณสมบัติปัจจุบันและเอกสารในชุดเอกสาร

คลิก เก็บค่ารุ่น จากนั้นพิมพ์คำอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในรุ่นที่คุณกำลังเก็บค่า แล้วคลิก ตกลง

ดูประวัติรุ่นของชุดเอกสาร

คลิก ประวัติรุ่น บนแท็บ จัดการ ของ Ribbon ชุดเอกสาร

คืนค่าชุดเอกสารกลับไปเป็นรุ่นก่อนหน้า

  • คลิก ประวัติรุ่น บนแท็บ จัดการ ของ Ribbon ชุดเอกสาร

  • ชี้ไปที่ข้อมูลวันที่และเวลาสำหรับรุ่นที่คุณต้องการคืนค่า คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิก คืนค่ารุ่น

ซึ่งจะคืนค่าชุดเอกสารทั้งชุดไปเป็นรุ่นที่บันทึกไว้ที่เลือก การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับชุดเอกสารหลังจากรุ่นนี้จะถูกแปลงกลับ

ลบ Snapshot รุ่นก่อนหน้าของชุดเอกสาร

คลิก ประวัติรุ่น แล้วคลิก ลบรุ่นทั้งหมด การกระทำนี้จะลบ Snapshot ประวัติรุ่นของชุดเอกสาร แต่จะไม่ลบตัวชุดเอกสารเอง

ดูประวัติรุ่นของแต่ละแฟ้มภายในชุดเอกสาร

ชี้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการดูประวัติรุ่น คลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก ประวัติรุ่น

คืนค่าแต่ละเอกสารกลับไปเป็นรุ่นก่อนหน้า

  • ชี้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการดูประวัติรุ่น คลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก ประวัติรุ่น

  • ชี้ไปที่ข้อมูลวันที่และเวลาสำหรับรุ่นที่คุณต้องการคืนค่า คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิก คืนค่า

ด้านบนของหน้า

การใช้การเชื่อมโยงไปยังชุดเอกสารร่วมกัน

ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับMicrosoft SharePoint Server 2010 เช่นMicrosoft Outlook 2010 คุณสามารถได้อย่างรวดเร็วอีเมลที่เชื่อมโยงไปยังหน้ายินดีต้อนรับสำหรับชุดเอกสาร

  1. บนเพจยินดีต้อนรับของชุดเอกสาร ให้คลิกแท็บ จัดการ ของ Ribbon ชุดเอกสาร แล้วคลิก ส่งการเชื่อมโยงทางอีเมล

  2. เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้อนุญาตให้ Outlook เปิดเนื้อหาของเว็บได้ ให้คลิก อนุญาต

  3. ในบรรทัด ถึง ของข้อความอีเมล Microsoft Outlook ให้พิมพ์ชื่อผู้รับที่ต้องการ จากนั้นระบุเรื่องในบรรทัด เรื่อง แล้วพิมพ์ข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ในเนื้อความของข้อความอีเมล

  4. ถ้าต้องการ คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลของคุณเองในบรรทัด จาก เพื่อให้ข้อความไม่ปรากฏว่าถูกส่งจากเซิร์ฟเวอร์ และผู้รับจะได้ไม่เพิกเฉยต่อข้อความนั้น คลิกลูกศรลงที่อยู่ติดกับ จาก แล้วคลิก ที่อยู่อีเมลอื่น พิมพ์หรือเลือกที่อยู่อีเมลของคุณ

  5. เมื่อคุณร่างข้อความเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิก ส่ง ใน Outlook

ด้านบนของหน้า

งานที่เกี่ยวข้อง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×