การสร้างรายงานอย่างง่าย

คุณสามารถสร้างรายงานต่างๆ ได้อย่างหลากหลายใน Access ตั้งแต่รายงานง่ายไปจนถึงรายงานที่ซับซ้อน เริ่มต้นโดยการคิดเกี่ยวกับแหล่งระเบียนของรายงานของคุณ ไม่ว่ารายงานของคุณจะเป็นรายการง่ายๆ ของระเบียนหรือข้อมูลสรุปยอดขายเป็นกลุ่มตามภูมิภาค ก่อนอื่น คุณต้องกำหนดเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการดูในรายงานของคุณ และตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้

หลังจากที่คุณเลือกแหล่งข้อมูลระเบียนของคุณแล้ว คุณจะพบว่าการสร้างรายงานของคุณโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ตัวช่วยสร้างรายงานคือฟีเจอร์ใน Access ที่แนะนำคุณตลอดชุดคำถาม แล้วจะสร้างรายงานที่ยึดตามคำถามของคุณ

คุณต้องการทำอะไร

เลือกแหล่งระเบียน

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน

สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

สร้างป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงานเปล่า

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนรายงาน

ทำความเข้าใจตัวควบคุม

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

เพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน

บันทึกงานของคุณ

ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

การดูรายงานของคุณ

พิมพ์รายงานของคุณ

ส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

เลือกแหล่งระเบียน

รายงานจะมีข้อมูลที่ดึงมาจากตารางหรือคิวรี และข้อมูลที่จัดเก็บด้วยการออกแบบตาราง เช่น ป้ายชื่อ หัวเรื่อง และกราฟิก ตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลที่มีความสำคัญน้อยกว่าจะเรียกว่าแหล่งข้อมูลระเบียนของรายงาน ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการใส่ทั้งหมดมีอยู่แล้วในตารางเดียว ให้ใช้ตารางนั้นเป็นแหล่งข้อมูลระเบียน ถ้าเขตข้อมูลอยู่ในตารางมากกว่าหนึ่งตาง คุณจะต้องใช้คิวรีหนึ่งคิวรีหรือมากกว่าเป็นแหล่งข้อมูลระเบียน คิวรีเหล่านั้นอาจมีอยู่แล้วในฐานข้อมูลของคุณ หรือคุณอาจต้องสร้างคิวรีใหม่เพื่อให้ตรงกับความต้องการด้านรายงานของคุณโดยเฉพาะ

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน

เครื่องมือรายงานคือวิธีที่รวดเร็วที่สุดสำหรับการสร้างรายงาน เนื่องจากจะสร้างรายงานทันทีโดยไม่ส่งพร้อมท์ถึงคุณเพื่อขอข้อมูล รายงานจะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่า เครื่องมือรายงานอาจไม่สร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ดูสวยงามที่คุณต้องการ แต่จะมีประโยชน์ที่สามารถดูข้อมูลที่มีความสำคัญน้อยกว่าได้อย่างรวดเร็ว จากนั้น คุณสามารถบันทึกรายงานและปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ เพื่อให้ตรงกับวัตถุประสงค์ของคุณมากขึ้น

  1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นฐานของรายงาน

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงาน รูปปุ่ม

    Access จะสร้างรายงานและแสดงในมุมมองเค้าโครง

  3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หลังจากที่ดูรายงานแล้ว คุณสามารถบันทึก แล้วปิดทั้งรายงานและตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่าที่คุณใช้เป็นแหล่งข้อมูลระเบียน ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งข้อมูลระเบียนของคุณ

สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเพื่อให้เลือกเขตข้อมูลที่จะปรากฎบนรายงานของคุณได้มากขึ้น คุณยังสามารถระบุการจัดกลุ่มและการจัดเรียงข้อมูล และคุณสามารถใช้เขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีมากกว่าหนึ่งรายการ เพื่อให้คุณสามารถระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางและคิวรีไว้ล่วงหน้าได้

  • บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน

  • ทำตามคำแนะนำบนหน้าตัวช่วยสร้างรายงาน บนหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

    เมื่อคุฯแดสงตัวอย่างรายงาน คุณจะเห็นลักษณะรายงานตามที่จะพิมพ์ คุณยังสามารถเพิ่มการขยายหรือย่อ/ขยายรายละเอียดได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการใส่เขตข้อมูลจากหลายตารางและจากหลายคิวรีลงในรายงาน อย่าคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น หลังจากที่คุณเลือกเขตข้อมูลจากตารางแรกหรือคิวรีแรกในหน้าแรกของตัวช่วยสร้างรายงาน แต่ให้ทำซ้ำขั้นตอนเลือกตารางหรือคิวรี แล้วคลิกเขตข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการรวมลงในรายงานนั้น แล้วคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น เพื่อดำเนินการต่อ

สร้างป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ

ใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อเพื่อสร้างป้ายชื่อสำหรับขนาดป้ายชื่อมาตรฐานต่างๆ อย่างง่ายดาย

  1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้เปิดตารางหรือคิวรีที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูลระเบียนสำหรับป้ายชื่อของคุณโดยการดับเบิลคลิก

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ป้ายชื่อ

  3. ทำตามคำแนะนำบนหน้าตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ บนหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

Access จะแสดงป้ายชื่อของคุณในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อให้คุณสามารถดูได้ตามลักษณะที่จะปรากฎเมื่อพิมพ์ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมตัวเลื่อนบนแถวสถานะ Access เพื่อย่อ/ขยายรายละเอียด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หมายเหตุ: การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นเพียงมุมมองเดียวที่คุณสามารถใช้เพื่อดูหลายคอลัมน์ ซึ่งมุมมองอื่นๆ จะแสดงเพียงคอลัมน์เดียว

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงานเปล่า

ถ้าคุณไม่สนใจที่จะใช้เครื่องมือรายงานหรือตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถใช้เครื่องมือรายงานเปล่าเพื่อสร้างรายงานตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งอาจเป็นวิธีที่รวดเร็วมากในการสร้างรายงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณวางแผนที่จะใส่เฉพาะบางเขตข้อมูลในรายงานของคุณ ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการใช้เครื่องมือรายงานว่าง:

  • บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงานว่าง รูปปุ่ม

    รายงานเปล่าจะแสดงในมุมมองเค้าโครง และบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลจะแสดงทางด้านขวาของหน้าต่าง Access

  • ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้คลิกเครื่องหมายบวกที่อยู่ถัดจากตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้ปรากฎบนรายงาน

  • ลากแต่ละเขตข้อมูลลงในรายงานทีละหนึ่งรายการ หรือกด CTRL ค้างไว้ แล้วเลือกหลายเขตข้อมูล แล้วลากลงในรายงานพร้อมกัน

  • ใช้เครื่องมือในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ เพื่อเพิ่มโลโก้ ชื่อเรื่อง หมายเลขหน้า หรือวันที่และเวลาลงในรายงาน โปรดทราบว่า ถ้าคุณใช้ Access 2007 เครื่องเหล่านี้จะอยู่ในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ รูปแบบ

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนรายงาน

ใน Access การออกแบบรายงานจะถูกแบ่งเป็นส่วน คุณสามารถดูรายงานของคุณในมุมมองออกแบบเพื่อดูส่วนต่างๆ เมื่อต้องการสร้างรายงานที่เป็นประโยชน์ คุณจะต้องทำความเข้าใจการทำงานของแต่ละส่วน ตัวอย่างเช่น ส่วนที่คุณเลือกวางตัวควบคุมจากการคำนวณจะระบุวิธีการที่ Access ใช้คำนวณผลลัพธ์ รายการต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปของชนิดส่วนและการใช้งาน:

  • หัวเรื่องรายงาน     ส่วนนี้จะพิมพ์เพียงหนึ่งครั้ง ที่จุดเริ่มต้นของรายงาน ใช้ส่วนหัวรายงานสำหรับข้อมูลที่ปกติจะปรากฏบนหน้าปก เช่น โลโก้ ชื่อเรื่อง หรือวันที่ เมื่อคุณวางตัวควบคุมที่ใช้คำนวณซึ่งใช้ฟังก์ชันการรวม ผลรวม ในส่วนหัวรายงาน ผลรวมที่คำนวณได้จะเป็นของทั้งรายงาน ส่วนหัวรายงานจะพิมพ์อยู่ก่อนส่วนหัวของหน้า

  • ส่วนหัวของหน้า   ส่วนนี้จะพิมพ์ที่ด้านบนของทุกหน้า ตัวอย่างเช่น ใช้ส่วนหัวของหน้าเพื่อทำซ้ำชื่อเรื่องรายงานบนทุกหน้า

  • ส่วนหัวของกลุ่ม     ส่วนนี้จะพิมพ์ที่จุดเริ่มต้นของแต่ละกลุ่มของรายงาน ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่จัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์ เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคำนวณที่ใช้ฟังก์ชันรวม ผลรวม ในส่วนหัวของกลุ่ม ผลรวมจะใช้สำหรับกลุ่มปัจจุบัน

  • รายละเอียด     ส่วนนี้จะพิมพ์จะหนึ่งครั้งของทุกแถวในแหล่งข้อมูลระเบียน นี่คือตำแหน่งที่คุณจะวางตัวควบคุมที่สร้างเนื้อหาหลักของรายงาน

  • ส่วนท้ายของกลุ่ม     ส่วนนี้จะพิมพ์ที่จุดสิ้นสุดของแต่ละกลุ่มของรายงาน ใช้ส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อพิมพ์ข้อมูลสรุปสำหรับกลุ่ม

  • ส่วนท้ายของหน้า     ส่วนนี้จะพิมพ์ที่ส่วนท้ายของทุกหน้า ใช้ส่วนท้ายของหน้าเพื่อพิมพ์หมายเลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า

  • ส่วนท้ายของรายงาน     ส่วนนี้จะพิมพ์เพียงหนึ่งครั้ง ที่ส่วนท้ายของรายงาน ใช้ส่วนท้ายของรายงานเพื่อพิมพ์ผลรวมรายงานหรือช้อมูลสรุปอื่นๆ สำหรับทั้งรายงาน

    หมายเหตุ: ในมุมมองออกแบบ ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏอยู่ใต้ส่วนท้ายของหน้า อย่างไรก็ตาม เมื่อรายงานถูกพิมพ์หรือแสดงตัวอย่าง ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏที่ด้านบนของส่วนท้ายของหน้า หลังส่วนท้ายของกลุ่มสุดท้าย หรือบรรทัดรายละเอียดบนหน้าสุดท้าย

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจตัวควบคุม

ตัวควบคุมคือวัตถุที่แสดงข้อมูล ดำเนินการ และทำให้คุณสามารถดูและทำงานกับข้อมูลที่เพิ่มประสิทธิภาพส่วนติดต่อผู้ใช้ เช่น ป้ายชื่อและรูปภาพ Access สนับสนุนตัวควบคุมสามชนิด: ผูก ไม่ผูก และคำนวณ:

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้     ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ในการแสดงค่าจากเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ ค่าอาจเป็นข้อความ วันที่ ตัวเลข ค่าใช่/ไม่ใช่ รูปภาพ หรือกราฟ กล่องข้อความคือชนิดตัวควบคุมที่ผูกไว้ที่ธรรมดาที่สุด ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความบนแบบฟอร์มที่แสดงนามสกุลของพนักงานอาจดึงข้อมูลนี้มาจากเขตข้อมูลนามสกุลในตารางพนักงาน

  • ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้     ตัวควบคุมที่ไม่มีแหล่งข้อมูล (เขตข้อมูลหรือนิพจน์) คือตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงข้อมูล เส้น สี่เหลี่ยมผืนผ้า และรูปภาพได้ ตัวอย่างเช่น ป้ายชื่อที่แสดงชื่อเรื่องของรายงานจะเป็นตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้

  • ตัวควบคุมที่มีการคำนวณ     ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นนิพจน์แทนที่จะเป็นเขตข้อมูลคือตัวควบคุมที่มีการคำนวณ คุณสามารถระบุค่าที่คุณต้องการในตัวควบคุมโดยการกำหนดนิพจน์เป็นแหล่งข้อมูลของตัวควบคุม นิพจน์คือการผสมผสานของตัวดำเนินการ (เช่น = และ + ) ชื่อตัวควบคุม ชื่อเขตข้อมูล ฟังก์ชันที่ส่งกลับค่าเดียว และค่าคงที่ ตัวอย่างเช่น นิพจน์ต่อไปนี้จะคำนวณราคาของรายการพร้อมกันส่วนลด 25 เปอร์เซ็นต์โดยการคูณค่าในเขตข้อมูลราคาต่อหน่วยด้วยค่าคงที่ (0.75)

    = [ราคาต่อหน่วย] * 0.75

    นิพจน์สามารถใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่าของรายงาน หรือจากตัวควบคุมในรายงาน

เมื่อคุณสร้างรายงาน การเพิ่มและจัดเรียงตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ทั้งหมดก่อนอาจทำให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าตัวควบคุมเหล่านั้นเป็นส่วนใหญ่ของตัวควบคุมในตาราง จากนั้น คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้และตัวควบคุมที่มีการคำนวณที่ทำให้การออกแบบสมบูรณ์โดยการใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบ

คุณสามารถยึดตัวควบคุมไว้กับเขตข้อมูลได้โดยการระบุเขตข้อมูลตัวควบคุมที่นำข้อมูลไปใช้ คุณสามารถสร้างตัวควบคุมที่ผูกอยู่กับเขตข้อมูลที่เลือกได้โดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงเขตข้อมูลของตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่าของรายงาน เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

หรือ คุณสามารถยึดเขตข้อมูลไว้กับตัวควบคุมโดยการพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลในตัวควบคุมหรือในกล่องสำหรับค่า แหล่งตัวควบคุม ในแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม แผ่นคุณสมบัติจะกำหนดคุณลักษณะของตัวควบคุม เช่น ชื่อ แหล่งข้อมูล และรูปแบบ

การใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล คือวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตัวควบคุมด้วยเหตุผลสองประการ:

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้จะมีป้ายชื่อที่แนบ และป้ายชื่อจะใช้ชื่อของเขตข้อมูล (หรือคำอธิบายที่ระบุไว้สำหรับเขตข้อมูลนั้นในตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่า) เป็นคำอธิบายตามค่าเริ่มต้น ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องพิมพ์คำอธิบายด้วยตนเอง

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้จะใช้การตั้งค่าเดิมจำนวนมากเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่า (เช่น เป็นคุณสมับติ รูปแบบ, ตำแหน่งจุดทศนิยม และ รูปแบบการป้อนข้อมูล) อย่างไรก็ตาม คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลที่เหลือเหล่านี้จะยังคงเหมือนเดิม เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างตัวควบคุมที่ผูกไว้กับเขตข้อมูลนั้น

ถ้าคุณสร้างตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้ไว้แล้ว และต้องการยึดไว้กับเขตข้อมูล ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุมเป็นชื่อของเขตข้อมูล สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้ดูวิธีใช้สำหรับ “แหล่งตัวควบคุม”

ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

หลังจากที่คุณสร้างรายงานแล้ว คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบได้โดยการทำงานในมุมมองเค้าโครง การใช้ข้อมูลรายงานจริงเป็นแนวทางของคุณ คุณจะสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์ จัดเรียงคอลัมน์ และเพิ่มการจัดกลุ่มระดับและผลรวม คุณสามารถวางเขตข้อมูลใหม่บนการออกแบบรายงานและชุดคุณสมบัติสำหรับรายงานและตัวควบคุม

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง รูปปุ่ม

Access จะแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสำหรับรายงานและตัวควบคุมและส่วนของรายงาน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่าลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ รูปปุ่ม โปรดทราบว่า ถ้าคุณใช้ Access 2007 คำสั่ง เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ จะอยู่ในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ รูปแบบ

  • กด ALT+F8

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

คุณยังสามารถปรับแต่งการออกแบบของรายงานของคุณโดยการทำงานในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมและเขตข้อมูลใหม่ลงในรายงานโดยการเพิ่มลงในตารางออกแบบ แผ่นคุณสมบัติจะทำให้คุณสามารถเข้าถึงคุณสมบัติจำนวนมากที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อกำหนดค่ารายงานของคุณเองได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ รูปปุ่ม

Access จะแสดงรายงานในมุมมองออกแบบ

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสำหรับรายงานและตัวควบคุมและส่วนที่อยู่ในรายงาน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่าลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ รูปปุ่ม โปรดทราบว่า ถ้าคุณใช้ Access 2007 คำสั่ง เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ จะอยู่ในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ รูปแบบ

  • กด ALT+F8

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

  • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเดียว ให้ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังส่วนที่คุณต้องให้แสดงบนรายงาน

  • เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กด CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกเขตข้อมู,ที่คุณต้องการ แล้ว ลากเขตข้อมูลที่เลือกลงในรายงาน

เมื่อคุณวางเขตข้อมูลบนส่วนรายงาน Access จะสร้างตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้และวางตัวควบคุมป้ายชื่อไว้ทางด้านข้างของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

เพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน

ตัวควบคุมบางตัวจะถูกส้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เช่น ตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้ที่จะถูกสร้างขึ้นเมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในรายงานของคุณ ตัวควบคุมอื่นๆ จำนวนมากสามารถสร้างในมุมมองออกแบบโดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบ

กำหนดชื่อของเครื่องมือ

  • วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือเครื่องมือ

    Access จะแสดงชื่อของเครื่องมือ

สร้างตัวควบคุมโดยใช้เครื่องมือในกลุ่มตัวควบคุม

  1. คลิกที่เครื่องมือสำหรับชนิดของตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่ม ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างกล่องกาเครื่องหมาย ให้คลิกเครื่องมือ กล่องกาเครื่องหมาย รูปปุ่ม

  2. คลิกในตารางออกแบบรายงานที่คุณต้องการจัดตำแหน่งให้อยู่ที่มุมซ้ายบนของตัวควบคุม คลิกหนึ่งครั้งเพื่อสร้างตัวควบคุมขนาดเริ่มต้น หรือคลิกเครื่องมือแล้วลากลงในตารางออกแบบรายงานเพื่อสร้างตัวควบคุมตามขนาดที่คุณต้องการ

  3. ถ้าคุณไม่ได้วางตำแหน่งตัวควบคุมอย่างถูกต้องในการวางครั้งแรก คุณสามารถย้ายได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

    1. คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก

    2. วางตัวชี้เมาส์บนขอบของตัวควบคุมจนกว่าตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสี่หัว ตัวชี้การย้าย

    3. ลากตัวควบคุมไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

ขั้นตอนนี้จะสร้างตัวควบคุม "ยกเลิกการผูก" ถ้าตัวควบคุมเป็นชนิดที่สามารถแสดงข้อมูลได้ (ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความหรือกล่องกาเครื่องหมาย) คุณจะต้องใส่ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ในคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุมก่อนที่จะสามารถแสดงข้อมูลได้ ดูส่วน ทำความเข้าใจเกี่ยวกับตัวควบคุม ในหัวข้อนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

แสดงแผ่นคุณสมบัติ

เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติในมุมมองออกแบบ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ แผ่นคุณสมบัติ โปรดทราบว่าถ้าคุณใช้ Access 2007 คำสั่ง แผ่นคุณสมบัติ จะอยู่ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน บนแท็บ ออกแบบ

  • กด F4

ด้านบนของหน้า

บันทึกงานของคุณ

หลักจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ การออกแบบของรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณพิมพ์หรือดูรายงาน ถ้าความต้องการด้านรายงานของคุณเปลี่ยนไป คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ ที่ยึดตามรายงานต้นฉบับ

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณ

  • คลิก ไฟล์ > บันทึก หรือกด CTRL + S โปรดทราบว่าถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S

    หรือ คลิก บันทึก รายการย่อ/ขยาย บน แถบเครื่องมือด่วน

  • ถ้ารายงานไม่มีชื่อ ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อรายงาน แล้วคลิก ตกลง

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณโดยใช้ชื่อใหม่

  • ถ้าคุณใช้ Access 2013 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ให้คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น > บันทึกวัตถุเป็น

    ถ้าคุณใช้ Access 2010 ให้คลิก ไฟล์ > บันทึกวัตถุเป็น

    ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึกเป็น > บันทึกวัตถุเป็น

  • ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง บันทึกรายงานไปยัง สำหรับรายงานใหม่ แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถใช้การออกแบบนั้นซ้ำได้ การออกแบบของรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณดูหรือพิมพ์รายงาน ถ้าความต้องการด้านรายงานของคุณเปลี่ยนไป คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ ที่ยึดตามรายงานต้นฉบับ

การดูรายงานของคุณ

มีหลายวิธีในการดูรายงานของคุณ วิธีที่คุณควรเลือกจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการทำกับรายงานและข้อมูล:

  • ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวไปยังข้อมูลที่ปรากฎบนรายงานก่อนที่จะพิมพ์ หรือถ้าคุณต้องการคัดลอกข้อมูลจากรายงานไปยังคลิปบอร์ด ให้ใช้มุมมองรายงาน

  • ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงไปยังการออกแบบของรายงานในขณะที่กำลังดูข้อมูล ให้ใช้มุมมองเค้าโครง

  • ถ้าคุณเพียงต้องการดูลักษณะของรายงานเมื่อพิมพ์ ให้ใช้การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

หมายเหตุ: ถ้ารายงานของคุณถูกจัดรูปแบบด้วยหลายคอลัมน์ คุณจะสามารถดูเค้าโครงคอลัมน์ในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เท่านั้น มุมมองเค้าโ๕รงและมุมมองรายงานจะแสดงรายงานเป็นคอลัมน์เดียว

ดูรายงานของคุณในมุมมองรายงาน

มุมมองรายงานคือมุมมองเริ่มต้นที่จะถูกใช้เมื่อคุณดบัเบิลคลิกรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง ถ้าไม่ได้เปิดรายงาน ให้ดับเบิลคลิกที่รายงานในบานหน้าต่างการนำทางเพื่อดูในมุมมองรายงาน

ถ้าเปิดรายงานไว้แล้ว ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองรายงาน

ทำงานกับข้อมูลของคุณในมุมมองรายงาน

ในมุมมองรายงาน คุณสามารถเลือกข้อความและคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดได้ เมื่อต้องการเลือกทั้งแถว ให้คลิกแล้วลากในระยะขอบที่อยู่ถัดจากแถวที่คุณต้องการเลือก จากนั้น คุณสามารถคัดลอกแถวเหล่านี้ไปยังคลิปบอร์ดได้โดยการเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอก รูปปุ่ม

  2. คลิกขวาที่แถวที่เลือก แล้วคลิก คัดลอก

  3. ใช้แป้นพิมพ์ลัด - กด CTRL+C

แสดงเฉพาะแถวที่คุณต้องการโดยใช้ตัวกรอง

คุณสามารถนำตัวกรองไปใช้กับรายงานของคุณได้โดยตรง โดยไม่ต้องออกจากมุมมองรายงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์ “ประเทศ/ภูมิภาค” และคุณต้องการดูเฉพาะแถวที่มีประเทศ/ภูมิภาคเป็น “แคนาดา” เท่านั้น ให้ทำดังต่อไปนี้:

  1. ค้นหาคำว่า “แคนาดา” ในรายงาน แล้วคลิกขวา

  2. คลิก เท่ากับ "แคนาดา"

Access จะสร้างและนำตัวกรองไปใช้

เปิดและปิดตัวกรอง

คุณสามารถสลับไปมาระหว่างการแสดงที่กรองและไม่ได้กรองโดยการคลิก สลับตัวกรอง ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ของแท็บ หน้าแรก ซึ่งจะไม่นำตัวกรองออก เป็นเพียงการเปิดและปิดเท่านั้น

เอาตัวกรองออก

  1. คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการนำตัวกรองออก

  2. คลิก ล้างตัวกรองออกจากชื่อเขตข้อมูล (เขตข้อมูลจริงของคุณจะแสดงอยู่ใน ชื่อเขตข้อมูล)

เมื่อนำตัวกรองออกแล้ว คุณจะไม่สามารถสลับกลับโดยใช้คำสั่ง สลับตัวกรอง ได้ ก่อนอื่น คุณต้องสร้างตัวกรองใหม่

หมายเหตุ: ถ้าคุณนำตัวกรองไปใช้กับรายงาน แล้วบันทึกและปิดรายงาน ตัวกรองจะถูกบันทึก อย่างไรก็ตาม ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะไม่นำตัวกรองไปใช้ เมื่อต้องการนำตัวกรองไปใช้อีกครั้ง บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก สลับตัวกรอง

แสดงตัวอย่างรายงานของคุณโดยใช้ตัวอย่างก่อนพิมพ์

คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ บนเมนูทางลัด

คุณสามารถใช้ปุ่มการนำทางเพื่อดูหน้าของรายงานตามลำดับหรือข้ามไปยังหน้าใดก็ได้ในรายงาน

ปุ่มนำทาง

1. คลิกเพื่อแสดงหน้าแรก

2. คลิกเพื่อแสดงหน้าก่อนหน้า

3. คลิกเพื่อแสดงหน้าถัดไป

4. คลิกเพื่อแสดงหน้าสุดท้าย

5. พิมพ์หมายเลขหน้าในกล่องนี้ แล้วกด ENTER เพื่อข้ามไปยังหน้าที่ระบุ

ในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียด หรือย่อเพื่อดูความเหมาะสมของการวางข้อมูลบนหน้านั้น โดยวางเคอร์เซอร์บนรายงาน แล้วคลิกหนึ่งครั้ง เมื่อต้องการย้อนกลับผลของการย่อ/ขยาย ให้คลิกอีกครั้ง นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายในแถบสถานะ Access เพื่อย่อ/ขยายได้อีกด้วย

เมื่อต้องการปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิก ปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์

  • คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง รูปปุ่ม หรือ มุมมองออกแบบ รูปปุ่ม บนเมนูทางลัด

เคล็ดลับ: หลังจากแสดงตัวอย่างรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์ไปยัง Microsoft Word, Microsoft Excel หรือโปรแกรม Office อื่นๆ ได้อีกหลายโปรแกรม บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิกปุ่มสำหรับรูปแบบที่คุณต้องการ แล้วทำตามคำแนะนำ

ด้านบนของหน้า

พิมพ์รายงานของคุณ

คุณสามารถพิมพ์รายงานขณะที่เปิดในมุมมองใดก็ได้ หรือแม้แต่ขณะที่รายงานปิดอยู่ ก่อนที่คุณจะพิมพ์ อย่าลืมตรวจสอบการตั้งค่าหน้ากระดาษอีกครั้ง เช่น ระยะขอบหรือการวางแนวหน้ากระดาษ Access จะบันทึกการตั้งค่าหน้ากระดาษพร้อมกับรายงาน ดังนั้น คุณจำเป็นต้องตั้งค่าเพียงครั้งเดียว คุณสามารถตั้งค่าได้อีกครั้งในภายหลัง ถ้าความต้องการด้านการพิมพ์ของคุณมีการเปลี่ยนแปลง

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

  1. เปิดรายงานใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษในมุมมองใดก็ได้ แต่การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์จะดีที่สุด เนื่องจากคุรสามารถดูผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้ทันที

  2. บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้าโ๕รงหน้ากระดาษ และ ขนาดหน้ากระดาษ ให้คลิก แนวตั้ง รายการย่อ/ขยาย หรือ แนวนอน รูปปุ่ม เพื่อตั้งค่าการวางแนวหน้ากระดาษ ขนาด รูปปุ่ม เพื่อตั้งค่าขนาดหน้ากระดาษ ระยะขอบ รูปปุ่ม เพื่อปรับระยะขอบ และอื่นๆ

  3. หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้ใช้ปุ่มการนำทางเพื่อแสดงหลายหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำให้เกิดปัญหาการจัดรูปแบบบนหน้าอื่นๆ

ส่งรายงานของคุณไปยังเครื่องพิมพ์

  1. เปิดรายงานในมุมมองใดก็ได้ หรือเลือกรายงานบานหน้าต่างการนำทาง

  2. คลิก ไฟล์ > พิมพ์ > พิมพ์ โปรดทราบว่าถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก พิมพ์ > พิมพ์

    Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ พิมพ์

  3. ใส่ตัวเลือกของคุณ เช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงการพิมพ์ และจำนวนสำเนา

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

คุณสามารถส่งรายงานของคุณถึงผู้รับเป็นข้อความอีเมลแทนที่จะพิมพ์สำเนาเอกสาร:

  1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้คลิกรายงานเพื่อเลือก บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก อีเมล โปรดทราบว่าถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิกรายงานในบานหน้าต่างการนำทางเพื่อเลือก คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก อีเมล

  2. ในกล่องโต้ตอบ ส่งวัตถุเป็น ในรายการ เลือกรูปแบบผลลัพธ์ ให้คลิกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการใช้

  3. ทำให้กล่องโต้ตอบที่เหลือเสร็จสมบูรณ์

  4. ในแอปพลิเคชันอีเมล ให้พิมพ์รายละเอียดข้อความแล้วส่งข้อความ

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×