การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป

การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ข้อมูลนั้นมักจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นเมื่อมีการจัดแบ่งเป็นกลุ่ม ตัวอย่างเช่น รายงานที่จัดกลุ่มการขายตามพื้นที่จะเน้นแนวโน้มที่ไม่เช่นนั้นอาจไม่สังเกตเห็น นอกจากนี้ การวางผลรวม (เช่น ผลบวกหรือค่าเฉลี่ย) ที่ส่วนท้ายของกลุ่มแต่ละกลุ่มในรายงานของคุณจะช่วยลดงานที่คุณต้องคิดเลขด้วยตนเองได้มาก

Access ทำให้การทำงานกับรายงานที่มีการจัดกลุ่มเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มแบบพื้นฐานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถเพิ่มการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับลงในรายงานที่มีอยู่ หรือคุณจะตรวจทานแก้ไขตัวเลือกการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับต่างๆ ที่ถูกกำหนดไว้แล้วก็ได้

หมายเหตุ:  บทความนี้ใช้ไม่ได้กับเว็บแอป Access ซึ่งเป็นฐานข้อมูลประเภทที่คุณออกแบบด้วย Access และเผยแพร่แบบออนไลน์

ในบทความนี้

สร้างรายงานจัดกลุ่ม หรือเรียงลำดับอย่างรวดเร็ว

สร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มใหม่ โดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

เพิ่ม หรือปรับเปลี่ยนการจัดกลุ่ม และเรียงลำดับในรายงานที่มีอยู่

การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานที่มีการเรียงลำดับอย่างรวดเร็ว

แม้ว่าคุณจะยังใหม่ในเรื่องรายงานที่มีการจัดกลุ่ม คุณก็สามารถสร้างรายงานง่ายๆ ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่มีระเบียนที่คุณต้องการให้มีอยู่ในรายงานของคุณ

  2. บนแท็บ สร้าง ให้คลิก รายงาน
    Access จะสร้างรายงานแบบตารางอย่างง่าย แล้วแสดงรายงานนั้นในมุมมองเค้าโครง ถ้ามีเขตข้อมูลหลายเขตในรายงาน รายงานนั้นอาจจะขยายไปเกินหนึ่งหน้า ก่อนที่จะใช้การจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับใดๆ คุณอาจต้องการปรับขนาดคอลัมน์ (และลบคอลัมน์ที่ไม่ต้องการ) เพื่อให้รายงานมีขนาดพอดีกับความกว้างของหน้า เมื่อต้องการลบคอลัมน์ใด ให้คลิกขวาที่คอลัมน์นั้น แล้วคลิก ลบคอลัมน์

  3. คลิกขวาที่คอลัมน์ที่คุณต้องการจัดกลุ่มหรือเรียงลำดับ แล้วคลิก จัดกลุ่มตาม [ชื่อเขตข้อมูล] หรือคลิกตัวเลือก เรียงลำดับ ตัวใดตัวหนึ่ง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการจัดกลุ่มตามคอลัมน์ ลำดับความสำคัญ ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ ลำดับความสำคัญ แล้วคลิก จัดกลุ่มตามลำดับความสำคัญ
    เมื่อนำการจัดกลุ่มไปใช้ Access จะย้ายเขตข้อมูลที่จะจัดกลุ่มไปยังคอลัมน์ซ้ายสุด และจัดกลุ่มคอลัมน์ที่เหลือโดยยึดตามคอลัมน์นั้น ในบางกรณี Access จะเพิ่มผลรวมทั้งหมดลงในส่วน ส่วนท้ายรายงาน ด้วย

  4. ดู และปรับแต่งการจัดกลุ่มของคุณและตัวเลือกการเรียงลำดับ โดยทำตามขั้นตอนในส่วน เลือกเพิ่ม หรือปรับเปลี่ยนการจัดกลุ่ม และเรียงลำดับในรายงานที่มีอยู่

การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มใหม่โดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

ตัวช่วยสร้างรายงานแสดงชุดของคำถาม จากนั้น สร้างรายงานที่ยึดตามคำตอบของคุณ ระหว่างคำถามเหล่านั้นเป็นหนึ่งที่ขอเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลการใช้การจัดกลุ่มรายงานของคุณ หลังจากที่มีสร้างรายงาน คุณสามารถใช้เป็น-คือ หรือปรับเปลี่ยนเพื่อให้ตรงตามความต้องการของคุณได้ ก่อนที่คุณเริ่มต้น ด้วยตัวช่วยสร้างรายงาน คุณจำเป็นต้องตัดสินใจเมื่อแหล่งข้อมูล

เริ่มตัวช่วยสร้างรายงาน

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน

    Access จะเริ่ม ตัวช่วยสร้างรายงาน

    การเลือกเขตข้อมูลในตัวช่วยสร้างรายงาน

  2. คลิกรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี แล้วเลือกตารางหรือคิวรีที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้อยู่ในรายงานของคุณ

  3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ เพื่อเลือกเขตข้อมูลนั้น

    Access จะย้ายเขตข้อมูลไปยังรายการ เขตข้อมูลที่เลือก หรือ คุณสามารถคลิกปุ่มที่อยู่ระหว่างกล่อง เขตข้อมูลที่มีอยู่ และกล่อง เขตข้อมูลที่เลือก เพื่อเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลที่เลือกออก หรือเพื่อเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลทั้งหมดออก

  4. ถ้ามีเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีอื่นที่คุณต้องการใส่ในรายงานของคุณด้วย ให้คลิกรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี อีกครั้ง และเลือกตารางหรือคิวรีอื่นๆ และทำการเพิ่มเขตข้อมูลต่อไป

  5. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลเสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป

การจัดกลุ่มระเบียนในตัวช่วยสร้างรายงาน

การจัดกลุ่มจะช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดเรียงระเบียนตามกลุ่ม เช่น ตามภูมิภาคหรือตามพนักงานขาย กลุ่มต่างๆ สามารถซ้อนกันได้เพื่อให้คุณสามารถระบุความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มได้โดยง่าย และค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถใช้การจัดกลุ่มในการคำนวณข้อมูลสรุปได้อีกด้วย เช่น ผลรวมและเปอร์เซ็นต์

เมื่อคุณรวมตารางหลายตารางในรายงานเดียว ตัวช่วยสร้างจะตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่างๆ และหาวิธีที่คุณอาจต้องการดูข้อมูล

  1. บนหน้าของตัวช่วยสร้างรายงาน ที่ถามว่า คุณต้องการเพิ่มระดับกลุ่มใดๆ หรือไม่ ให้คลิกชื่อเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่งในรายการ แล้วคลิก ถัดไป

  2. เมื่อต้องการเพิ่มระดับกลุ่ม ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อเขตข้อมูลใดๆ ในรายการเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนั้นๆ ไปยังรายงานของคุณ

    และคุณยังสามารถเอาระดับกลุ่มออกได้ ด้วยการดับเบิลคลิกที่กลุ่มในการแสดงหน้าที่ด้านขวาของกล่องโต้ตอบ ใช้ปุ่มลูกศรเพื่อเพิ่มและเอาระดับกลุ่มออก และปรับลำดับความสำคัญของระดับกลุ่มด้วยการเลือกระดับกลุ่มนั้น และคลิกที่ปุ่มลำดับความสำคัญขึ้นหรือลง Access จะเพิ่มระดับกลุ่มแต่ละระดับ และแสดงการซ้อนของระดับกลุ่มนั้นภายในระดับกลุ่มแม่

    การเพิ่มระดับกลุ่มในตัวช่วยสร้างรายงาน

  3. คลิก ตัวเลือกการจัดกลุ่ม เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ ช่วงการจัดกลุ่ม

    ช่วงการจัดกลุ่มในตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. คุณอาจเลือกช่วงการจัดกลุ่มสำหรับแต่ละเขตข้อมูลระดับกลุ่มก็ได้

    ช่วงการจัดกลุ่มช่วยให้คุณกำหนดวิธีการจัดกลุ่มระเบียน ในภาพประกอบก่อนหน้า ระเบียนถูกจัดกลุ่มตามวันที่จัดส่งเขตข้อมูล ซึ่งเป็นข้อมูลแบบวัน / เวลาชนิด ตัวช่วยสร้างรายงานมีตัวเลือกที่เหมาะสมกับชนิดเขตข้อมูลในรายการจัดกลุ่มตามช่วงเวลา ดังนั้น เนื่องจากวันที่จัดส่งเป็นชนิดวัน / เวลา คุณสามารถเลือกที่จะจัดกลุ่มตามค่าจริง (ปกติ ),ปีไตรมาสเดือนสัปดาห์วันชั่วโมง และนาที ถ้าเขตข้อมูลมีชนิดข้อมูล Text คุณสามารถเลือกการจัดกลุ่ม ตามเขตข้อมูลทั้งหมด (ปกติ ), หรืออาจ โดยแรก 1 ถึง 5 อักขระ สำหรับชนิดข้อมูลตัวเลข คุณสามารถเลือกการจัดกลุ่ม ตามค่า (ปกติ ), หรือ ตามช่วงที่เลือกขึ้น

    หลังจากเลือกช่วงการจัดกลุ่ม ให้คลิก ตกลง

  5. คลิก ถัดไป เพื่อไปที่หน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง

การเรียงลำดับและสรุประเบียน

คุณสามารถเรียงลำดับระเบียนได้สูงสุดสี่เขตข้อมูลในลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อยได้

  1. คลิกรายการดรอปดาวน์รายการแรกและเลือกเขตข้อมูลที่จะเรียงลำดับ

    คุณสามารถคลิกปุ่มที่อยู่ทางขวาของรายการเพื่อสลับระหว่างลำดับจากน้อยไปหามากและจากมากไปหาน้อย (จากน้อยไปหามาก เป็นค่าเริ่มต้น) หรือคุณอาจคลิกรายการดรอปดาวน์รายการที่สอง สาม และสี่เพื่อเลือกเขตข้อมูลการเรียงลำดับเพิ่มเติม

    ลำดับการจัดเรียงในตัวช่วยสร้างรายงาน

  2. คลิก ตัวเลือกสรุป ถ้าคุณต้องการสรุปเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขใดๆ

    โปรดสังเกตว่าปุ่ม ตัวเลือกสรุป จะมองเห็นได้ก็ต่อเมื่อคุณมีอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขในส่วนรายละเอียดของรายงานของคุณ ตัวช่วยสร้างแสดงเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่มีอยู่

    ตัวเลือกสรุปในตัวช่วยสร้างรายงาน

  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมายภายใต้ตัวเลือกของSum, Avg, MinหรือMaxเพื่อรวมการคำนวณเหล่านั้นในส่วนท้ายของกลุ่ม

    คุณยังสามารถเลือกว่าจะให้แสดงทั้งรายละเอียดและสรุปหรือเฉพาะสรุปเท่านั้น ในกรณีหลัง ผลรวมของค่า วันที่ส่งสินค้า แต่ละค่าจะแสดงขึ้น (ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับ Sum) แต่ไม่มีการแสดงรายละเอียดการสั่งซื้อ คุณยังสามารถเลือกที่จะแสดงเปอร์เซ็นต์ของการคำนวณทั้งหมดสำหรับผลรวมได้ด้วย

  4. คลิก ตกลง

  5. ให้ทำตามคำแนะนำในหน้าต่างๆ ที่เหลือของตัวช่วยสร้างรายงาน ในหน้าสุดท้าย คุณสามารถแก้ไขชื่อเรื่องของรายงาน ชื่อเรื่องนี้จะแสดงบนหน้าแรกของรายงาน และ Access จะบันทึกรายงานนั้นโดยใช้ชื่อเรื่องเป็นชื่อเอกสาร คุณสามารถแก้ไขทั้งชื่อเรื่องและชื่อเอกสารได้ในภายหลัง

  6. คลิก เสร็จสิ้น Access จะบันทึกรายงานและแสดงรายงานนั้นในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะแสดงรายงานเหมือนที่จะพิมพ์ออกมา

คุณสามารถใช้ปุ่มนำทางที่ด้านล่างของบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเพื่อแสดงหน้าต่างๆ ของรายงานตามลำดับ หรือข้ามไปยังหน้าใดๆ ในรายงานนั้น คลิกปุ่มนำทางปุ่มใดปุ่มหนึ่ง หรือพิมพ์หมายเลขหน้าที่คุณต้องการดูในกล่องหมายเลขหน้า แล้วกด ENTER

ในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียด หรือย่อเพื่อดูความเหมาะสมของการวางข้อมูลบนหน้านั้น โดยวางตัวชี้เมาส์บนรายงาน แล้วคลิกหนึ่งครั้ง เมื่อต้องการย้อนกลับผลของการย่อ/ขยาย ให้คลิกอีกครั้ง นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายในแถบสถานะได้อีกด้วย

การเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับในรายงานที่มีอยู่

ถ้าคุณมีรายงานที่มีอยู่แล้ว และคุณต้องการเพิ่มการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มลงในรายงานนั้น หรือถ้าคุณต้องการปรับเปลี่ยนการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มที่มีอยู่ของรายงาน ส่วนนี้จะช่วยให้คุณเริ่มทำได้

เพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และผลรวม

คุณสามารถดำเนินการเรียงลำดับ การจัดกลุ่ม และการหาผลรวมอย่างง่ายได้ด้วยการคลิกขวาที่เขตข้อมูลในมุมมอง เค้าโครง แล้วเลือกการดำเนินการที่คุณต้องการจากเมนูทางลัด เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมอง เค้าโครง ให้คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

หมายเหตุ: แม้ว่าคำแนะนำในส่วนนี้ไม่ได้ใช้บานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม โดยตรง แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะเปิดบานหน้าต่าง และสังเกตดูว่าบานหน้าต่างเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรในขณะที่คุณทำงาน คุณจะเข้าใจมากขึ้นว่า Access ทำอะไร และเมื่อคุณทำงานกับบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ได้คล่องขึ้น คุณก็สามารถใช้บานหน้าต่างนั้นเพื่อทำการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมในรายงานของคุณได้ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ให้ทำดังนี้

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก จัดกลุ่มและเรียงลำดับ

เรียงลำดับบนเขตข้อมูลเดียว

  • คลิกขวาที่ค่าใดๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับ

  • บนเมนูทางลัด ให้คลิกตัวเลือกการเรียงลำดับที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการเรียงลำดับเขตข้อมูลข้อความจากน้อยไปหามาก ให้คลิก เรียงลำดับจาก ก ถึง ฮ เมื่อต้องการเรียงลำดับเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขจากมากไปหาน้อย ให้คลิก เรียงลำดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด

Access จะเรียงลำดับรายงานตามที่คุณระบุ ถ้าบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม เปิดอยู่ คุณจะเห็นว่ามีบรรทัด เรียงลำดับตาม ใหม่สำหรับเขตข้อมูลถูกเพิ่มเข้าไป

เรียงลำดับบนเขตข้อมูลหลายเขต

หมายเหตุ: เมื่อคุณนำไปใช้การเรียงลำดับ ด้วยการคลิกขวาเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถเรียงลำดับเท่าเขตข้อมูลหนึ่งครั้ง ใช้การเรียงลำดับเขตข้อมูลอื่นเมื่อต้องการเอาการเรียงลำดับบนเขตข้อมูลแรก ซึ่งแตกต่างจากการเรียงลำดับ ลักษณะการทำงานในฟอร์ม ที่เรียงลำดับหลายใบสั่งสามารถสร้างได้ ด้วยการคลิกขวาแต่ละเขตข้อมูลในทางกลับ และเลือกการจัดเรียงลำดับที่คุณต้องการ เมื่อต้องการสร้างหลายระดับเรียง ดูส่วนเพิ่มการจัดกลุ่ม เรียง ลำดับ และผลรวม โดยใช้กลุ่ม เรียง ลำดับ บานหน้าต่าง และผลรวม

การจัดกลุ่มตามเขตข้อมูล

  • คลิกขวาที่ค่าใดๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่ม

  • บนเมนูทางลัด ให้คลิก จัดกลุ่มตาม

Access จะเพิ่มระดับการจัดกลุ่มและสร้างส่วนหัวของกลุ่มให้ ถ้าบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม เปิดอยู่ คุณจะเห็นว่ามีบรรทัด จัดกลุ่มตาม ใหม่สำหรับเขตข้อมูลเพิ่มเข้าไป

การเพิ่มผลรวมลงในเขตข้อมูล

ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย การนับจำนวน หรือการรวมอื่นๆ สำหรับเขตข้อมูล ผลรวมทั้งหมดจะถูกเพิ่มลงในส่วนท้ายของรายงาน และจะมีการเพิ่มผลรวมของกลุ่มไปยังกลุ่มใดๆ ที่มีอยู่ในรายงาน

  • คลิกขวาที่ค่าใดๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม

  • คลิก ผลรวม

  • คลิกการดำเนินการที่คุณต้องการทำ เช่น ผลรวม, ค่าเฉลี่ย, นับระเบียน (เพื่อนับจำนวนระเบียนทั้งหมด) นับค่า (เพื่อนับเฉพาะระเบียนที่มีค่าอยู่ในเขตข้อมูลนี้), Max, Min, ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน หรือ ค่าความแปรปรวน

Access เพิ่มตัวควบคุมกล่องข้อความที่ได้จากการคำนวณลงในส่วนท้ายของรายงานซึ่งจะสร้างผลรวมทั้งหมด นอกจากนี้ ถ้ารายงานของคุณมีระดับการจัดกลุ่มใดๆ Access จะเพิ่มส่วนท้ายของกลุ่ม (ถ้ายังไม่มีอยู่) และใส่ผลรวมในส่วนท้ายแต่ละส่วน

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเพิ่มผลรวมได้ด้วยการคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการคำนวณผลรวม จากนั้นบนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก ผลรวม

การเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวมโดยการใช้บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

การทำงานในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ให้ความยืดหยุ่นกับคุณมากที่สุดเมื่อคุณต้องการเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนตัวเลือกกลุ่ม ลำดับการจัดเรียง หรือผลรวมในรายงาน และเราแนะนำให้ใช้มุมมอง เค้าโครง เนื่องจากจะเห็นได้ง่ายขึ้นมากว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณมีผลต่อการแสดงของข้อมูลอย่างไร

การแสดงบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก จัดกลุ่มและเรียงลำดับ
    Access จะแสดงบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

เมื่อต้องการเพิ่มระดับการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มใหม่ ให้คลิก เพิ่มกลุ่ม หรือ เพิ่มการเรียงลำดับ

บรรทัดใหม่จะถูกเพิ่มเข้าไปในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม และรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่จะปรากฏขึ้น

รายการเขตข้อมูลในบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

คุณสามารถคลิกชื่อเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่งเหล่านี้ หรือคุณสามารถคลิก นิพจน์ ด้านล่างรายการของเขตข้อมูลเพื่อใส่นิพจน์ เมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลหรือใส่นิพจน์ Access จะเพิ่มระดับการจัดกลุ่มลงในรายงาน ในมุมมองเค้าโครง การแสดงจะเปลี่ยนไปในทันทีเพื่อแสดงการจัดกลุ่มหรือลำดับการจัดเรียงนั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างนิพจน์ ดูบทความสร้างนิพจน์

หมายเหตุ: 

  • ถ้ามีหลายการเรียงลำดับหรือระดับการจัดกลุ่ม กำหนด คุณอาจต้องเลื่อนลงมาในบานหน้าต่างจัดกลุ่ม เรียง ลำดับ และรวมทั้งหมด ก่อนที่คุณสามารถเห็นปุ่มเพิ่มกลุ่ม และการเพิ่มการเรียงลำดับ

  • คุณสามารถระบุระดับการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับได้สูงสุด 10 ระดับในรายงาน

การเปลี่ยนตัวเลือกการจัดกลุ่ม

แต่ละระดับของการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มจะมีตัวเลือกหลายตัวที่สามารถตั้งค่าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการ

ตัวเลือกการจัดกลุ่ม

  • เมื่อต้องการแสดงตัวเลือกระดับการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับทั้งหมด ให้คลิก เพิ่มเติม ในระดับที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

    ตัวเลือกการจัดกลุ่ม (แบบขยาย)

  • เมื่อต้องการซ่อนตัวเลือก ให้คลิก น้อยลง

ลำดับการจัดเรียง    คุณสามารถเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงได้ด้วยการคลิกรายการดรอปดาวน์ของลำดับการจัดเรียง แล้วคลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ

ช่วงของกลุ่ม    การตั้งค่านี้จะกำหนดวิธีที่ระเบียนถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มตามอักขระตัวแรกของเขตข้อมูลข้อความได้ ดังนั้นเขตข้อมูลข้อความทั้งหมดที่เริ่มต้นด้วย "A" จะถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกัน เขตข้อมูลข้อความทั้งหมดที่เริ่มต้นด้วย "B" จะถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกัน เช่นนี้ไปเรื่อยๆ สำหรับเขตข้อมูลวันที่ คุณสามารถจัดกลุ่มตามวัน สัปดาห์ เดือน ไตรมาส หรือคุณสามารถใส่ช่วงเวลาแบบกำหนดเองได้

ผลรวม    เมื่อต้องการเพิ่มผลรวม ให้คลิกที่ตัวเลือกนี้ คุณสามารถเพิ่มผลรวมบนหลายเขตข้อมูลได้ และคุณสามารถหาผลรวมหลายชนิดได้บนเขตข้อมูลเดียวกัน

หน้าต่างป็อปอัพของผลรวม

  • คลิกลูกศรดรอปดาวน์ของ ผลรวมของ แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้สรุป

  • คลิกลูกศรดรอปดาวน์ของ ชนิด แล้วเลือกชนิดของการคำนวณที่จะให้ดำเนินการ

  • เลือก แสดงผลรวมทั้งหมด เพื่อเพิ่มผลรวมทั้งหมดไปยังส่วนท้ายของรายงาน (ในส่วนท้ายของรายงาน)

  • เลือก แสดงผลรวมของกลุ่มเป็น % ของผลรวมทั้งหมด เพื่อเพิ่มตัวควบคุมลงในส่วนท้ายของกลุ่มที่คำนวณเปอร์เซ็นต์ของผลรวมทั้งหมดสำหรับแต่ละกลุ่ม

  • เลือก แสดงในส่วนหัวของกลุ่ม หรือ แสดงในส่วนท้ายของกลุ่ม เพื่อแสดงผลรวมในตำแหน่งที่ต้องการ

เมื่อตัวเลือกทั้งหมดถูกเลือกสำหรับเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถทำซ้ำกระบวนการนี้ และสรุปเขตข้อมูลอื่นโดยการเลือกเขตข้อมูลนั้นจากรายการดรอปดาวน์ ผลรวมของ ไม่เช่นนั้น ให้คลิกภายนอกหน้าต่างป็อปอัพของ ผลรวม เพื่อปิด

ชื่อเรื่อง    จะให้คุณเปลี่ยนชื่อเรื่องของเขตข้อมูลที่ถูกสรุป ซึ่งจะใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์และเป็นป้ายชื่อของเขตข้อมูลสรุปในส่วนหัวและส่วนท้าย

เมื่อต้องการเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนชื่อเรื่อง ให้ทำดังนี้

  • คลิกข้อความสีน้ำเงินที่ต่อจาก โดยมีชื่อเรื่อง

    กล่องโต้ตอบ การย่อ/ขยาย จะปรากฏขึ้น

  • พิมพ์ชื่อเรื่องใหม่ลงในกล่องโต้ตอบ แล้วคลิก ตกลง

มีหรือไม่มีส่วนหัว    ใช้การตั้งค่านี้เพื่อเพิ่มหรือเอาส่วนหัวที่นำหน้าแต่ละกลุ่มออก เมื่อเพิ่มส่วนหัว Access จะย้ายเขตข้อมูลการจัดกลุ่มไปยังส่วนหัวให้คุณ เมื่อคุณเอาส่วนหัวที่มีตัวควบคุมอื่นใดนอกเหนือจากเขตข้อมูลการจัดกลุ่มออก Access จะให้คุณยืนยันการลบตัวควบคุม

มีหรือไม่มีส่วนท้าย    ใช้การตั้งค่านี้เพื่อเพิ่มหรือเอาส่วนท้ายที่ตามหลังกลุ่มแต่ละกลุ่มออก เมื่อคุณเอาส่วนท้ายที่มีตัวควบคุมออก Access จะถามเพื่อยืนยันการลบตัวควบคุม

จัดกลุ่มไว้ด้วยกัน    การตั้งค่านี้จะกำหนดวิธีการที่กลุ่มถูกจัดวางไว้บนหน้าเมื่อมีการพิมพ์รายงาน คุณอาจต้องการเก็บกลุ่มไว้ด้วยกันให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อลดจำนวนหน้าที่ต้องใช้ในการดูทั้งกลุ่ม อย่างไรก็ตาม โดยปกติการกระทำนี้จะเพิ่มจำนวนหน้าที่ใช้พิมพ์รายงานเนื่องจากหน้าส่วนใหญ่จะมีพื้นที่ว่างที่ด้านล่าง

  • ไม่จัดให้กลุ่มอยู่ด้วยกันบนหน้าเดียว    ใช้ตัวเลือกนี้ถ้าคุณไม่กังวลว่าจะมีกลุ่มที่ถูกแบ่งด้วยตัวแบ่งหน้า ตัวอย่างเช่น กลุ่มของ 30 รายการอาจมี 10 รายการอยู่ด้านล่างสุดของหน้าหนึ่ง และที่เหลืออีก 20 รายการจะอยู่ด้านบนสุดของหน้าถัดไป

  • จัดให้ทั้งกลุ่มอยู่ด้วยกันบนหน้าเดียว    ตัวเลือกนี้จะช่วยลดจำนวนของตัวแบ่งหน้าในกลุ่ม ถ้ากลุ่มมีขนาดเกินพื้นที่ว่างที่เหลือบนหน้า Access จะปล่อยพื้นที่ว่างดังกล่าวไว้ และเริ่มกลุ่มนั้นบนหน้าถัดไปแทน กลุ่มขนาดใหญ่อาจยังคงขยายไปได้หลายหน้า แต่ตัวเลือกนี้ช่วยลดจำนวนตัวแบ่งหน้าภายในกลุ่มให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

  • จัดให้ส่วนหัวและระเบียนแรกอยู่ด้วยกันบนหน้าเดียว    สำหรับกลุ่มที่มีส่วนหัว ตัวเลือกนี้ทำให้แน่ใจว่าจะไม่มีการพิมพ์ส่วนหัวของกลุ่มออกมาอย่างเดียวที่ด้านล่างของหน้า ถ้า Access กำหนดว่าไม่มีพื้นที่เพียงพอที่จะพิมพ์ข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งแถวหลังจากส่วนหัว กลุ่มนั้นจะเริ่มในหน้าถัดไป

การเปลี่ยนระดับของลำดับความสำคัญของการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับ

เมื่อต้องการเปลี่ยนระดับของลำดับความสำคัญของการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับ ให้คลิกแถวในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม แล้วคลิกลูกศรขึ้นหรือลูกศรลงที่ด้านขวาของแถว

การลบระดับการจัดกลุ่มและระดับการเรียงลำดับ

เมื่อต้องการลบระดับของการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับ ให้คลิกแถวที่คุณต้องการลบในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม แล้วกด DELETE หรือคลิกปุ่ม ลบ ที่ด้านขวาของแถว เมื่อคุณลบระดับการจัดกลุ่ม ถ้าเขตข้อมูลการจัดกลุ่มอยู่ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของกลุ่ม Access จะย้ายเขตข้อมูลนั้นไปที่ส่วนรายละเอียดของรายงาน ตัวควบคุมอื่นใดๆ ที่อยู่ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของกลุ่มจะถูกลบ

การสร้างรายงานสรุป (โดยไม่มีรายละเอียดของระเบียน)

ถ้าคุณต้องการแสดงเฉพาะผลรวมเท่านั้น (นั่นคือ แค่ข้อมูลในแถวส่วนหัวและส่วนท้าย) บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก ซ่อนรายละเอียด การทำเช่นนี้จะซ่อนระเบียนที่ระดับการจัดกลุ่มที่ต่ำกว่าถัดไป ซึ่งจะได้ผลลัพธ์ของงานนำเสนอของข้อมูลสรุปในขนาดที่กะทัดรัดขึ้น แม้ว่าระเบียนจะถูกซ่อนไว้ แต่ตัวควบคุมในส่วนที่ซ่อนอยู่จะไม่ถูกลบ คลิก ซ่อนรายละเอียด อีกครั้งเพื่อคืนค่าแถวรายละเอียดให้กับรายงาน

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×