การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ข้อมูลจะทำเมื่อต้องการทำความเข้าใจเมื่อมีการแบ่งออกเป็นกลุ่ม ตัวอย่างเช่น รายงานที่จัดกลุ่มยอดขายตามภูมิภาคสามารถเน้นแนวโน้มที่มิฉะนั้น อาจไป unnoticed นอกจากนี้ การวางรวมทั้งหมดที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่มในรายงานของคุณสามารถแทนจำนวนมากโต้ตอบด้วยตนเองด้วยการคำนวณ

Microsoft Office Access 2007 ทำให้ทำงานกับรายงานที่มีการจัดกลุ่มได้ง่ายขึ้น คุณสามารถสร้างรายงานที่จัดกลุ่มพื้นฐาน โดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถเพิ่มการจัดกลุ่ม และการเรียงลำดับรายงานที่มีอยู่ หรือคุณสามารถปรับปรุงการจัดกลุ่ม และเรียงลำดับตัวเลือกที่จะกำหนด

ในบทความนี้

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดกลุ่ม ส่วนต่าง ๆ ของรายงาน และตัวควบคุม

การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มใหม่โดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

ปรับแต่งการรายงานของคุณ

เพิ่มเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมอื่น ๆ ลงในรายงานที่มีอยู่

การเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับในรายงานที่มีอยู่

บันทึก พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณ

ข้อสังเกต

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดกลุ่ม ส่วนต่าง ๆ ของรายงาน และตัวควบคุม

ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับรายงานที่มีการจัดกลุ่ม จะช่วยให้มีพื้นหลังบางอย่างเกี่ยวกับการจัดกลุ่ม และเรียง ลำดับ รวมถึงส่วนต่าง ๆ ของรายงานที่แตกต่างกันและชนิดของตัวควบคุม ถ้าคุณสะดวก มีแนวคิดเหล่านี้ได้ คุณสามารถข้ามส่วนนี้ และไปส่วนสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มใหม่ โดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

เกี่ยวกับการจัดกลุ่ม และเรียงลำดับ

เมื่อคุณพิมพ์รายงาน คุณมักจะต้องการจัดระเบียบระเบียนในลำดับเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังพิมพ์รายการของผู้จำหน่าย คุณอาจต้องการจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรตามชื่อบริษัท

สำหรับรายงานจำนวนมาก เรียงลำดับระเบียนไม่เพียงพอ คุณอาจต้องการหารเหล่านั้นลงในกลุ่ม กลุ่มคือ ชุดของระเบียน พร้อมกับข้อมูลใด ๆ แนะนำ และสรุปที่แสดงอยู่กับระเบียน เช่นส่วนหัว กลุ่มประกอบด้วยส่วนหัวของกลุ่ม ซ้อนกลุ่ม (ถ้ามี), รายละเอียดเกี่ยวกับระเบียน และส่วนท้ายของกลุ่ม

จัดกลุ่มช่วยให้คุณ สามารถแยกกลุ่มของระเบียนสายตา และแสดงข้อมูลสรุป และแนะนำสำหรับแต่ละกลุ่ม ตัวอย่างเช่น รายงานต่อไปนี้กลุ่มยอดขายตามวันที่จัดส่ง และคำนวณยอดรวมของยอดขายสำหรับแต่ละวัน

รายงานที่มีการจัดกลุ่มด้วยผลรวม

1.วันแนะนำกลุ่ม

2. ผลรวมสรุปกลุ่ม

คุณสามารถดูวิธีการจัดทำงาน โดยการเปรียบเทียบรายการของผลิตภัณฑ์ประเภทรายงาน (แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้) ลงในแผ่นข้อมูลสำหรับหมดคิวรีต้นแบบ รายการผลิตภัณฑ์ ทั้งรายงานและผลิตภัณฑ์เรียงลำดับแบบสอบถามตามประเภท แต่รายงานพิมพ์ชื่อของแต่ละประเภทเพิ่มเติมบนบรรทัดแยกต่างหากที่จุดเริ่มต้นของแต่ละกลุ่ม (ในส่วนหัวของกลุ่ม) และหมายเลขผลิตภัณฑ์สำหรับแต่ละประเภทบนบรรทัดแยกต่างหากที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่ม (ในส่วนท้ายของกลุ่ม)

ผลิตภัณฑ์ตามรายงานประเภท

1. ชื่อประเภทปรากฏในทุกแถวในแผ่นข้อมูล

2. ชื่อประเภทปรากฏครั้งเดียวสำหรับแต่ละกลุ่มในรายงาน ในส่วนหัวของกลุ่ม

3 กผลรวมสำหรับประเภทปรากฏที่ส่วนท้ายของกลุ่มแต่ละ ในส่วนท้ายของกลุ่ม

4. ระเบียนปรากฏเป็นกลุ่มใหญ่หนึ่งในแผ่นข้อมูล

5 ระเบียนสำหรับแต่ละประเภทปรากฏเป็นส่วนที่แยกต่างหากในรายงาน นำหน้า ด้วยส่วนหัวของกลุ่ม แล้วตาม ด้วยส่วนท้ายของกลุ่ม

คุณสามารถจัดกลุ่มในเขตข้อมูลใด ๆ และนิพจน์คุณเรียงลำดับบน (ได้ถึง 10) คุณสามารถจัดกลุ่มตามเขตข้อมูลหรือนิพจน์เดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้ง เมื่อคุณจัดกลุ่มในเขตข้อมูล หรือนิพจน์ สองOffice Access 2007 มากกว่าหนึ่งกลุ่มเป็นระดับกลุ่ม เขตข้อมูลแรกที่คุณจัดกลุ่มอยู่ในระดับกลุ่มแรก และนัยสำคัญที่สุด เขตข้อมูลสองคุณจัดกลุ่มอยู่ในระดับกลุ่มถัดไป และอื่น ๆ ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงวิธีOffice Access 2007 nests กลุ่ม

ลำดับชั้นส่วนหัวและส่วนท้าย

1. แต่ละส่วนหัวของกลุ่มจะจับคู่กับส่วนท้ายของกลุ่ม

นอกจากนี้คุณมักจะใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อแสดงข้อมูลที่ระบุถึงกลุ่มในส่วนที่แยกต่างหากที่จุดเริ่มต้นของกลุ่ม นอกจากนี้คุณมักจะใช้ส่วนท้ายของกลุ่มการสรุปข้อมูลในกลุ่มในส่วนที่แยกต่างหากที่ส่วนท้ายของกลุ่ม

ด้านบนของหน้า

เกี่ยวกับส่วนต่าง ๆ ของรายงาน

ใน Access การออกแบบของรายงานที่ถูกแบ่งออกเป็นส่วน ๆ เมื่อต้องการสร้างรายงานที่มีประโยชน์ คุณต้องทำความเข้าใจวิธีการทำงานของแต่ละส่วน เช่น ส่วนที่คุณเลือกที่จะวางในตัวควบคุมจากการคำนวณกำหนดวิธีการเข้าถึงคำนวณผลลัพธ์ รายการต่อไปนี้แสดงข้อมูลสรุปของชนิดส่วนและการใช้

  • ส่วนหัวของรายงาน    พิมพ์หนึ่งครั้งที่จุดเริ่มต้นของรายงาน ใช้ส่วนหัวของรายงานสำหรับข้อมูลที่อาจโดยปกติปรากฏบนใบปะหน้า เช่น โลโก้ หรือชื่อเรื่อง และวัน ส่วนหัวของรายงานพิมพ์ส่วนหัวของหน้า เมื่อคุณทำในตัวควบคุมจากการคำนวณในส่วนหัวรายงาน ค่าถูกคำนวณสำหรับรายงานทั้งหมด ตัวอย่างเช่น วางตัวควบคุมที่ใช้ฟังก์ชันการรวมของผลรวมในส่วนหัวของรายงาน คำนวณผลรวมสำหรับรายงานทั้งหมด

  • ส่วนหัวของหน้า    พิมพ์ที่ด้านบนของทุกหน้า ใช้ส่วนหัวของหน้า ตัวอย่างเช่น เพื่อพิมพ์ซ้ำชื่อเรื่องของรายงานบนทุกหน้า

  • ส่วนหัวของกลุ่ม    พิมพ์ที่จุดเริ่มต้นของแต่ละกลุ่มใหม่ของระเบียน ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่จัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์ เมื่อคุณทำในตัวควบคุมจากการคำนวณที่ใช้ฟังก์ชันการรวมของผลรวมในส่วนหัวของกลุ่ม เป็นผลรวมสำหรับกลุ่มปัจจุบัน

  • รายละเอียด    พิมพ์ครั้งเดียวสำหรับทุก ๆ แถวในแหล่งระเบียน ในส่วนรายละเอียดเป็นตำแหน่งที่คุณวางตัวควบคุมซึ่งสร้างเนื้อความหลักของรายงาน

  • ส่วนท้ายของกลุ่ม    พิมพ์ที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่มของระเบียน ใช้ส่วนท้ายของกลุ่มการพิมพ์ข้อมูลสรุปสำหรับกลุ่ม

  • ส่วนท้ายของหน้า    พิมพ์ที่ส่วนท้ายของทุกหน้า ใช้ส่วนท้ายของหน้าเพื่อพิมพ์เลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า

  • ส่วนท้ายของรายงาน    พิมพ์หนึ่งครั้งที่ส่วนท้ายของรายงาน ใช้ส่วนท้ายของรายงานเพื่อพิมพ์รายงานรวมทั้งหมดหรือข้อมูลสรุปอื่น ๆ สำหรับรายงานทั้งหมด

    หมายเหตุ: ในมุมมองออกแบบ ส่วนท้ายของรายงานปรากฏด้านล่างส่วนท้ายของหน้า อย่างไรก็ตาม เมื่อพิมพ์ หรือแสดงตัวอย่างรายงาน ส่วนท้ายของรายงานปรากฏขึ้นเหนือส่วนท้ายของหน้า หลังจากบรรทัดสุดท้ายกลุ่มหรือรายละเอียดท้ายกระดาษบนหน้าสุดท้าย

ด้านบนของหน้า

เกี่ยวกับตัวควบคุม

ตัวควบคุมมีวัตถุที่แสดงข้อมูล ดำเนินการกระทำ และช่วยให้คุณสามารถดู และทำงานกับข้อมูลที่ช่วยปรับปรุงส่วนติดต่อผู้ใช้ เช่นป้ายชื่อและรูปภาพ Access สนับสนุนสามชนิดของตัวควบคุม: ผูก ที่ไม่ถูกผูก และคำนวณ รายการต่อไปนี้แสดงข้อมูลสรุปของตัวควบคุมเหล่านี้และการใช้

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้    ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลคือ เขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถาม คุณใช้ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงค่าจากเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ ค่าจะมีข้อความ วัน ตัวเลข ใช่/ไม่ใช่ค่า รูปภาพ หรือกราฟ กล่องข้อความเป็นชนิดของตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้โดยทั่วไป ตัวอย่าง กล่องข้อความในฟอร์มที่แสดงนามสกุลของพนักงานอาจได้รับข้อมูลนี้จากเขตข้อมูลนามสกุลในตารางพนักงาน

  • ควบคุม Unbound    ตัวควบคุมที่ไม่มีแหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกเพื่อแสดงข้อมูล เส้น สี่เหลี่ยมผืนผ้า และรูปภาพ ตัวอย่าง ป้ายชื่อที่แสดงชื่อเรื่องของรายงานคือ ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูก

  • ตัวควบคุมจากการคำนวณ    ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลคือ นิพจน์แทนที่เป็นเขตข้อมูล คุณสามารถระบุค่าที่คุณต้องการในตัวควบคุมได้ ด้วยการกำหนดเป็นนิพจน์เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับตัวควบคุม นิพจน์คือการ รวมของตัวดำเนินการ (เช่น=และ+ ), ควบคุมชื่อ ชื่อเขตข้อมูล ฟังก์ชันที่ส่งกลับค่าเดียว และค่าคง ตัวอย่างเช่น นิพจน์ต่อไปนี้คำนวณราคาของรายการที่มีส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์ 25 คูณค่าในเขตข้อมูลราคาต่อหน่วย โดยใช้ค่าคง (75)

= [Unit Price] * .75

นิพจน์ที่สามารถใช้ข้อมูล จากเขตข้อมูลในรายงานของตารางหรือแบบสอบถาม หรือตัวควบคุมบนรายงาน

เมื่อคุณสร้างรายงาน จึงอาจมีประสิทธิภาพมากเพื่อเพิ่ม และจัดเรียงตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ทั้งหมดก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขาสร้างส่วนใหญ่ของตัวควบคุมบนรายงานด้วยเช่นกัน คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูก และจากการคำนวณที่ทำให้เสร็จสมบูรณ์ของการออกแบบ โดยใช้เครื่องมือในกลุ่มตัวควบคุม ของแท็บการออกแบบ แล้ว

รูป Ribbon ของ Access

คุณผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล โดยระบุเขตข้อมูลที่ตัวควบคุมได้รับข้อมูล คุณสามารถสร้างตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูลที่เลือก โดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล ลงในรายงาน (แสดงบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล เขตข้อมูลของรายงานของต้นแบบตารางหรือคิวรี เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนแท็บการออกแบบ ในกลุ่มเครื่องมือ คลิกเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ รูปปุ่ม

  • กด ALT+F8

เมื่อคุณดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูล หรือลากจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล ให้กับรายงาน สร้างตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้

หรือ คุณสามารถผูกเขตข้อมูลลงในตัวควบคุม ด้วยการพิมพ์ชื่อเขตข้อมูล ในตัวควบคุมเอง หรือ ในกล่องค่าแหล่งตัวควบคุมในแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม แผ่นคุณสมบัติกำหนดลักษณะของตัวควบคุมเช่นชื่อ ข้อมูล และรูปแบบต้นฉบับ เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ กด F4

ใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล เป็นวิธีดีที่สุดในการสร้างตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ด้วยเหตุผลสองประการ:

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้มีป้ายชื่อแนบ และป้ายชื่อใช้ชื่อของเขตข้อมูล (หรือคำอธิบายที่กำหนดไว้สำหรับเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถาม) เป็นป้ายคำอธิบายตามค่าเริ่มต้น เพื่อให้คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์คำอธิบายภาพด้วยตัวคุณเอง

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้สืบทอดจำนวนมากตั้งค่าเดียวกันเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือแบบแบบสอบถาม (เช่นสำหรับคุณสมบัติรูปแบบจุดทศนิยมและรูปแบบ) ดังนั้น คุณสามารถสอบให้แน่ใจว่า คุณสมบัติเหล่านี้สำหรับเขตข้อมูลยังคงเหมือนเดิมเมื่อใดก็ ตามที่คุณสร้างตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูลนั้น

ถ้าคุณมีตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้แล้ว และต้องการผูกกับเขตข้อมูล ตั้งค่าคุณสมบัติแหล่งตัวควบคุมของตัวควบคุมไปชื่อของเขตข้อมูล

ด้านบนของหน้า

การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มใหม่โดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

ตัวช่วยสร้างรายงาน จะแสดงชุดคำถามกับคุณ แล้วสร้างรายงานที่ยึดตามคำตอบของคุณ ในคำถามเหล่านั้น จะมีคำถามถึงเขตข้อมูลที่จะใช้จัดกลุ่มรายงานของคุณ หลังจากที่รายงานถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณอาจใช้รายงานนั้นเลย หรือปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการของคุณยิ่งขึ้นอีก ก่อนที่คุณจะเริ่มตัวช่วยสร้างรายงาน คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล

เลือกแหล่งระเบียน

รายงานประกอบด้วยข้อมูลที่ถูกดึงมาจากตารางหรือแบบสอบถาม และข้อมูลที่ถูกเก็บไว้กับการออกแบบรายงาน เช่นป้ายชื่อ หัวเรื่อง และกราฟิก ตารางหรือคิวรีที่แสดงข้อมูลเบื้องหลังถูกเรียกว่าแหล่งระเบียนในรายงาน ก่อนที่คุณเริ่มต้นการสร้างรายงานของคุณ ก่อนอื่นคุณควรพิจารณาเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการรวม นอกเหนือจากเขตข้อมูลคุณเลือกต้องเป็นผู้ ที่คุณต้องการจัดกลุ่ม หรือสรุป ถ้าเขตข้อมูลคุณต้องการรวมทั้งหมดที่มีอยู่ในตารางเดียว ใช้ตารางที่เป็นแหล่งระเบียน ถ้าเขตข้อมูลจะถูกดึงมาจากตารางมากกว่าหนึ่ง คุณจะต้องการใช้แบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียน แบบสอบถามนั้นอาจมีอยู่แล้วในฐานข้อมูลของคุณ หรือคุณอาจจำเป็นต้องสร้างแบบสอบถามโดยเฉพาะให้พอดีกับความต้องการของรายงานของคุณ

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถาม ติดตามลิงก์ในส่วนดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

เริ่มตัวช่วยสร้างรายงาน

  1. บนแท็บสร้าง ในกลุ่มรายงาน คลิกตัวช่วยสร้างรายงาน รูปปุ่ม

    Access จะเริ่ม ตัวช่วยสร้างรายงาน

    การเลือกเขตข้อมูลในตัวช่วยสร้างรายงาน

  2. คลิกรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี แล้วเลือกตารางหรือคิวรีที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้อยู่ในรายงานของคุณ

  3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ เพื่อเลือกเขตข้อมูลนั้น

    Access จะย้ายเขตข้อมูลไปยังรายการ เขตข้อมูลที่เลือก หรือ คุณสามารถคลิกปุ่มที่อยู่ระหว่างกล่อง เขตข้อมูลที่มีอยู่ และกล่อง เขตข้อมูลที่เลือก เพื่อเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลที่เลือกออก หรือเพื่อเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลทั้งหมดออก

  4. ถ้ามีเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีอื่นที่คุณต้องการใส่ในรายงานของคุณด้วย ให้คลิกรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี อีกครั้ง และเลือกตารางหรือคิวรีอื่นๆ และทำการเพิ่มเขตข้อมูลต่อไป

  5. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลเสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป

การจัดกลุ่มระเบียนในตัวช่วยสร้างรายงาน

การจัดกลุ่มจะช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดเรียงระเบียนตามกลุ่ม เช่น ตามภูมิภาคหรือตามพนักงานขาย กลุ่มต่างๆ สามารถซ้อนกันได้เพื่อให้คุณสามารถระบุความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มได้โดยง่าย และค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถใช้การจัดกลุ่มในการคำนวณข้อมูลสรุปได้อีกด้วย เช่น ผลรวมและเปอร์เซ็นต์

เมื่อคุณรวมตารางหลายตารางในรายงานเดียว ตัวช่วยสร้างจะตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่างๆ และหาวิธีที่คุณอาจต้องการดูข้อมูล

  1. บนหน้าของตัวช่วยสร้างรายงาน ที่ถามว่า คุณต้องการเพิ่มระดับกลุ่มใดๆ หรือไม่ ให้คลิกชื่อเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่งในรายการ แล้วคลิก ถัดไป

  2. เมื่อต้องการเพิ่มระดับกลุ่ม ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อเขตข้อมูลใดๆ ในรายการเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนั้นๆ ไปยังรายงานของคุณ

    และคุณยังสามารถเอาระดับกลุ่มออกได้ ด้วยการดับเบิลคลิกที่กลุ่มในการแสดงหน้าที่ด้านขวาของกล่องโต้ตอบ ใช้ปุ่มลูกศรเพื่อเพิ่มและเอาระดับกลุ่มออก และปรับลำดับความสำคัญของระดับกลุ่มด้วยการเลือกระดับกลุ่มนั้น และคลิกที่ปุ่มลำดับความสำคัญขึ้นหรือลง Access จะเพิ่มระดับกลุ่มแต่ละระดับ และแสดงการซ้อนของระดับกลุ่มนั้นภายในระดับกลุ่มแม่

    การเพิ่มระดับกลุ่มในตัวช่วยสร้างรายงาน

  3. คลิก ตัวเลือกการจัดกลุ่ม เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ ช่วงการจัดกลุ่ม

    ช่วงการจัดกลุ่มในตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. คุณอาจเลือกช่วงการจัดกลุ่มสำหรับแต่ละเขตข้อมูลระดับกลุ่มก็ได้

    ช่วงการจัดกลุ่มช่วยให้คุณกำหนดวิธีการจัดกลุ่มระเบียน ในภาพประกอบก่อนหน้า ระเบียนถูกจัดกลุ่มตามวันที่จัดส่งเขตข้อมูล ซึ่งเป็นข้อมูลแบบวัน / เวลาชนิด ตัวช่วยสร้างรายงานมีตัวเลือกที่เหมาะสมกับชนิดเขตข้อมูลในรายการจัดกลุ่มตามช่วงเวลา ดังนั้น เนื่องจากวันที่จัดส่งเป็นชนิดวัน / เวลา คุณสามารถเลือกที่จะจัดกลุ่มตามค่าจริง (ปกติ),ปีไตรมาสเดือนสัปดาห์วันชั่วโมงและนาที ถ้าเขตข้อมูลมีชนิดข้อมูล Text คุณสามารถเลือกการจัดกลุ่ม ตามเขตข้อมูลทั้งหมด (ปกติ), หรืออาจ โดยแรก 1 ถึง 5 อักขระ สำหรับชนิดข้อมูลตัวเลข คุณสามารถเลือกการจัดกลุ่ม ตามค่า (ปกติ), หรือ ตามช่วงที่เลือกขึ้น

    หลังจากเลือกช่วงการจัดกลุ่ม ให้คลิก ตกลง

  5. คลิก ถัดไป เพื่อไปที่หน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง

การเรียงลำดับและสรุประเบียน

คุณสามารถเรียงลำดับระเบียนได้สูงสุดสี่เขตข้อมูลในลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อยได้

  1. คลิกรายการดรอปดาวน์รายการแรกและเลือกเขตข้อมูลที่จะเรียงลำดับ

    คุณสามารถคลิกปุ่มที่อยู่ทางขวาของรายการเพื่อสลับระหว่างลำดับจากน้อยไปหามากและจากมากไปหาน้อย (จากน้อยไปหามาก เป็นค่าเริ่มต้น) หรือคุณอาจคลิกรายการดรอปดาวน์รายการที่สอง สาม และสี่เพื่อเลือกเขตข้อมูลการเรียงลำดับเพิ่มเติม

    ลำดับการจัดเรียงในตัวช่วยสร้างรายงาน

  2. คลิก ตัวเลือกสรุป ถ้าคุณต้องการสรุปเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขใดๆ

    โปรดสังเกตว่าปุ่ม ตัวเลือกสรุป จะมองเห็นได้ก็ต่อเมื่อคุณมีอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขในส่วนรายละเอียดของรายงานของคุณ ตัวช่วยสร้างแสดงเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่มีอยู่

    ตัวเลือกสรุปในตัวช่วยสร้างรายงาน

  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมายภายใต้ตัวเลือกของ Sum, Avg, Min หรือ Max เพื่อรวมการคำนวณเหล่านั้นไว้ในส่วนท้ายของกลุ่ม

    คุณยังสามารถเลือกว่าจะให้แสดงทั้งรายละเอียดและสรุปหรือเฉพาะสรุปเท่านั้น ในกรณีหลัง ผลรวมของค่า วันที่ส่งสินค้า แต่ละค่าจะแสดงขึ้น (ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับ Sum) แต่ไม่มีการแสดงรายละเอียดการสั่งซื้อ คุณยังสามารถเลือกที่จะแสดงเปอร์เซ็นต์ของการคำนวณทั้งหมดสำหรับผลรวมได้ด้วย

  4. คลิก ตกลง

  5. ให้ทำตามคำแนะนำในหน้าต่างๆ ที่เหลือของตัวช่วยสร้างรายงาน ในหน้าสุดท้าย คุณสามารถแก้ไขชื่อเรื่องของรายงาน ชื่อเรื่องนี้จะแสดงบนหน้าแรกของรายงาน และ Access จะบันทึกรายงานนั้นโดยใช้ชื่อเรื่องเป็นชื่อเอกสาร คุณสามารถแก้ไขทั้งชื่อเรื่องและชื่อเอกสารได้ในภายหลัง

  6. คลิก เสร็จสิ้น Access จะบันทึกรายงานและแสดงรายงานนั้นในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะแสดงรายงานเหมือนที่จะพิมพ์ออกมา

คุณสามารถใช้ปุ่มนำทางที่ด้านล่างของบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเพื่อแสดงหน้าต่างๆ ของรายงานตามลำดับ หรือข้ามไปยังหน้าใดๆ ในรายงานนั้น คลิกปุ่มนำทางปุ่มใดปุ่มหนึ่ง หรือพิมพ์หมายเลขหน้าที่คุณต้องการดูในกล่องหมายเลขหน้า แล้วกด ENTER

ในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียด หรือย่อเพื่อดูความเหมาะสมของการวางข้อมูลบนหน้านั้น โดยวางตัวชี้เมาส์บนรายงาน แล้วคลิกหนึ่งครั้ง เมื่อต้องการย้อนกลับผลของการย่อ/ขยาย ให้คลิกอีกครั้ง นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายในแถบสถานะได้อีกด้วย

ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งการรายงานของคุณ

อาจเป็นไปได้ว่า ตัวช่วยสร้างรายงานจะสร้างผลลัพธ์ที่แน่นอนที่คุณกำลังค้นหาในรายงานของคุณ ตัวอย่าง คุณอาจต้องการเพิ่มข้อความ ปรับความกว้างของคอลัมน์ เพิ่มโลโก้ และอื่น ๆ Access มีสองมุมมองที่คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนรายงานของคุณ: มุมมองเค้าโครงและมุมมองออกแบบ ต่อไปนี้จะกล่าวถึงสั้น ๆ ในหัวข้อนี้

เกี่ยวกับมุมมองเค้าโครง

มุมมองเค้าโครงเป็นมุมมองสุดเมื่อต้องการใช้งานง่ายสำหรับการทำการเปลี่ยนแปลงรายงาน และมีประโยชน์สูงสุดของเครื่องมือที่คุณต้องการปรับแต่งการรายงานของคุณ คุณสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์ การจัดเรียงคอลัมน์ และเพิ่ม หรือปรับเปลี่ยนระดับการจัดกลุ่มและผลรวม คุณสามารถวางเขตข้อมูลใหม่ในการออกแบบรายงาน และตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับรายงานและตัวควบคุมของ ประโยชน์ของมุมมองเค้าโครงคือ คุณสามารถดูข้อมูลของคุณในขณะทำการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบรายงาน เพื่อให้คุณสามารถดูได้ทันทีว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณมีผลต่อการแสดงข้อมูล

เมื่อต้องการเปิดรายงานในมุมมองเค้าโครง คลิกขวารายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้ว คลิ กมุมมองเค้าโครง รายการย่อ/ขยาย

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเมื่อต้องการปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสำหรับการรายงาน และตัวควบคุม และส่วน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามลงในดีไซน์ของรายงาน เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล:

  1. บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ รูปปุ่ม

    เคล็ดลับ: Access 2010 มีคุณลักษณะจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่สามารถปรับปรุงอ่านรายงานอย่างมากขึ้น

เกี่ยวกับมุมมองออกแบบ

ถ้าคุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่เฉพาะเจาะจงในรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง ลองใช้มุมมองออกแบบ มุมมองออกแบบแสดงโครงสร้างพื้นฐานของรายงาน และมีสองสามตัวเพิ่มเติมในการออกแบบเครื่องมือและความสามารถกว่ามุมมองเค้าโครง ตัวอย่าง คุณสามารถวางตัวควบคุมบนรายงานหลากหลาย อย่างแม่นยำยิ่งขึ้นคุณสามารถปรับการจัดแนวตัวควบคุม และคุณมีความสามารถในการตั้งค่าคุณสมบัติเพิ่มเติมจากคุณทำในมุมมองเค้าโครงเท่านั้น

เมื่อต้องการเปิดรายงานในมุมมองออกแบบ คลิกขวารายงานในบานหน้าต่างนำทาง จาก นั้นคลิกมุมมองออกแบบ รูปปุ่ม

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมอื่น ๆ ลงในรายงานที่มีอยู่

เขตข้อมูลทุก ป้ายชื่อ บรรทัด หรือรูปภาพที่คุณเห็นในรายงานของคุณถูกสร้างขึ้นด้วยบางชนิดของตัวควบคุม ตัวควบคุมสุดใช้บ่อยในรายงานเป็นกล่องข้อความ นี่คืออะไรโดยปกติจะใช้เพื่อแสดงข้อมูลจากแหล่งระเบียนต้นแบบของรายงาน คุณสามารถสร้างกล่องข้อความที่มีอยู่แล้วได้ผูกไว้กับเขตข้อมูลในแหล่งระเบียน โดยการเพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล หรือคุณสามารถเพิ่มลงในรายงานนั้นในขณะที่ทำงานในมุมมองออกแบบ (แต่แล้ว คุณต้อง "ผูก" เหล่านั้นไปยังเขตข้อมูลในแหล่งระเบียนด้วยตัวคุณเอง) ข้อได้เปรียบของการออกแบบมุมมองคือ คุณสามารถเพิ่มชนิดต่าง ๆ ของตัวควบคุมนอกจากกล่องข้อความ เช่นสี่เหลี่ยมผืนผ้า ตัวแบ่งหน้า และแผนภูมิที่ถูกผูกไว้ ส่วนนี้อธิบายถึงทั้งสองวิธีในการเพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน

เพิ่มเขตข้อมูลลงในรายงานที่มีอยู่

มุมมองเค้าโครงเป็นมุมมองที่แนะนำสำหรับการเพิ่มเขตข้อมูลลงในรายงาน แต่สามารถทำในมุมมองออกแบบ เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูล ก่อนทำให้แน่ใจว่า จะแสดงบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล ประกอบด้วยรายการของเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจะถูกวางในรายงานทั้งหมด เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล กด ALT + F8

เพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

  • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเดียว ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล ไปยังส่วนในรายงานที่คุณต้องการจะแสดง

  • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลหลายครั้ง คลิกเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการ และกด CTRL ค้างไว้แล้ว คลิ กแต่ละเขตข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณต้องการ แล้ว ลากเขตข้อมูลที่เลือกลงในรายงาน

เมื่อคุณปล่อยเขตข้อมูล Access สร้างตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้สำหรับแต่ละเขตข้อมูล และทำป้ายชื่อตัวควบคุมด้านข้างของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: 

  • ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางเกี่ยวข้อง Access จะเพิ่มระดับการจัดกลุ่มที่เหมาะสมสำหรับคุณ

  • ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากอีกตารางหนึ่ง (ไม่ใช่เกี่ยวข้อง) Access จะแสดงกล่องโต้ตอบซึ่งคุณสามารถกำหนดวิธีการเชื่อมโยงตารางไปยังแหล่งข้อมูลที่มีอยู่สำหรับรายงาน

เมื่อต้อง การดูความสัมพันธ์ของตารางที่มีการระบุสำหรับฐานข้อมูลของคุณ หรือเมื่อต้อง การเพิ่มไฟล์ใหม่:

  1. บนแท็บเครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่มแสดง/ซ่อน คลิกความสัมพันธ์ รูปปุ่ม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทความสร้าง แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์

เพิ่มตัวควบคุมอื่น ๆ ลงในรายงานที่มีอยู่

เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลจาก รายงานของคุณ ตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้สำหรับไฟล์นั้นจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมอื่น ๆ เช่นป้ายชื่อ เส้น และรูปภาพได้ โดยการสลับไปยังมุมมองออกแบบ และใช้เครื่องมือในกลุ่มตัวควบคุม บนแท็บออกแบบ

รูป Ribbon ของ Access

ตรวจสอบชื่อของเครื่องมือ

  • วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือเครื่องมือ

    Access แสดงชื่อของเครื่องมือ

สร้างตัวควบคุม โดยใช้เครื่องมือในกลุ่มตัวควบคุม

  • คลิกเครื่องมือชนิดของตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่ม ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างกล่องกาเครื่องหมาย คลิกเครื่องมือกล่องกาเครื่องหมาย รูปปุ่ม

  • คลิกการออกแบบรายงานที่คุณต้องการวางตำแหน่งมุมซ้ายบนของตัวควบคุมใน คลิกหนึ่งครั้งเพื่อสร้างตัวควบคุมที่มีขนาดตามค่าเริ่มต้น หรือคลิ กและลากในรายงานเพื่อสร้างตัวควบคุมมีขนาดที่คุณต้องการ

  • ถ้าคุณไม่ต้องวางตำแหน่งตัวควบคุมบนลองแรกมะ คุณสามารถย้ายได้ โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

    • คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก

    • วางตัวชี้เหนือตัวควบคุมจนกว่าจะเปิดไปลูกศรสี่หัว ตัวชี้การย้าย นั้นแล้ว ลากตัวควบคุมลงในตำแหน่งที่ต้องการ

กระบวนการนี้สร้างตัวควบคุม "ไม่ถูกผูก" ถ้าตัวควบคุมที่เป็นชนิดที่สามารถแสดงข้อมูล (ในกล่องข้อความหรือกล่องกาเครื่องหมาย ตัวอย่าง), คุณจำเป็นต้องใส่ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ในคุณสมบัติแหล่งตัวควบคุมสำหรับตัวควบคุมก่อนที่จะแสดงข้อมูลใด ๆ

แสดงแผ่นคุณสมบัติ

  • กด F4

หมายเหตุ: เมื่อรายงานใหม่ของคุณเสร็จสมบูรณ์ ไม่แน่ใจว่าได้บันทึกงานของคุณ

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับในรายงานที่มีอยู่

ถ้าคุณมีรายงานที่มีอยู่แล้ว และคุณต้องการเพิ่มการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มลงในรายงานนั้น หรือถ้าคุณต้องการปรับเปลี่ยนการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มที่มีอยู่ของรายงาน ส่วนนี้จะช่วยให้คุณเริ่มทำได้

เพิ่มการจัดกลุ่ม เรียงลำดับ และผลรวมในมุมมองเค้าโครง

คุณสามารถดำเนินการเรียบเรียงลำดับ การจัดกลุ่ม และรวมการดำเนินการ โดยการคลิกขวาเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครงแล้ว เลือกการดำเนินการที่คุณต้องการจากเมนูทางลัด เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง คลิกขวารายงานในบานหน้าต่างนำทางแล้ว คลิ กมุมมองเค้าโครง รายการย่อ/ขยาย

หมายเหตุ: แม้ว่าคำแนะนำในส่วนนี้ไม่ได้ใช้บานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม โดยตรง แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะเปิดบานหน้าต่าง และสังเกตดูว่าบานหน้าต่างเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรในขณะที่คุณทำงาน คุณจะเข้าใจมากขึ้นว่า Access ทำอะไร และเมื่อคุณทำงานกับบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ได้คล่องขึ้น คุณก็สามารถใช้บานหน้าต่างนั้นเพื่อทำการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมในรายงานของคุณได้ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ให้ทำดังนี้

  1. บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มการจัดกลุ่มและผลรวม คลิกจัดกลุ่มและเรียงลำดับ รูปปุ่ม

เรียงลำดับบนเขตข้อมูลเดียว

  • คลิกขวาที่ค่าใด ๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับ

  • บนเมนูทางลัด คลิกตัวเลือกการเรียงลำดับที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น การเรียงลำดับเขตข้อมูลข้อความเรียงลำดับ คลิกเรียงลำดับจากกถึงฮ รูปปุ่ม เมื่อต้องการเรียงลำดับเขตข้อมูลตัวเลขลำดับน้อย คลิกเรียงลำดับมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด รายการย่อ/ขยาย

Access จะเรียงลำดับรายงานตามที่คุณระบุ ถ้าบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม เปิดอยู่ คุณจะเห็นว่ามีบรรทัด เรียงลำดับตาม ใหม่สำหรับเขตข้อมูลถูกเพิ่มเข้าไป

เรียงลำดับบนเขตข้อมูลหลายเขต

หมายเหตุ: เมื่อคุณนำไปใช้การเรียงลำดับ ด้วยการคลิกขวาเขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถเรียงลำดับเท่าเขตข้อมูลหนึ่งครั้ง ใช้การเรียงลำดับเขตข้อมูลอื่นเมื่อต้องการเอาการเรียงลำดับบนเขตข้อมูลแรก นี้แตกต่างจากลักษณะการเรียงลำดับในฟอร์ม ซึ่งสามารถสร้างการจัดเรียงหลายด้วยการคลิกขวาแต่ละเขตข้อมูลในทางกลับลำดับการจัดเรียงที่คุณต้องการเลือก เมื่อต้องการสร้างหลายระดับเรียง ให้ดูส่วนเพิ่มการจัดกลุ่ม เรียง ลำดับ และผลรวม โดยใช้กลุ่ม เรียง ลำดับ และบานหน้าต่างรวม

การจัดกลุ่มตามเขตข้อมูล

  • คลิกขวาที่ค่าใดๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่ม

  • บนเมนูทางลัด คลิกจัดกลุ่ม รูปปุ่ม

Access จะเพิ่มระดับการจัดกลุ่มและสร้างส่วนหัวของกลุ่มให้ ถ้าบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม เปิดอยู่ คุณจะเห็นว่ามีบรรทัด จัดกลุ่มตาม ใหม่สำหรับเขตข้อมูลเพิ่มเข้าไป

การเพิ่มผลรวมลงในเขตข้อมูล

ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย การนับจำนวน หรือการรวมอื่นๆ สำหรับเขตข้อมูล ผลรวมทั้งหมดจะถูกเพิ่มลงในส่วนท้ายของรายงาน และจะมีการเพิ่มผลรวมของกลุ่มไปยังกลุ่มใดๆ ที่มีอยู่ในรายงาน

  • คลิกขวาที่ค่าใดๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม

  • คลิก ผลรวม

  • คลิกการดำเนินการที่คุณต้องการทำ เช่น ผลรวม, ค่าเฉลี่ย, นับระเบียน (เพื่อนับจำนวนระเบียนทั้งหมด) นับค่า (เพื่อนับเฉพาะระเบียนที่มีค่าอยู่ในเขตข้อมูลนี้), Max, Min, ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน หรือ ค่าความแปรปรวน

Access เพิ่มตัวควบคุมกล่องข้อความที่ได้จากการคำนวณลงในส่วนท้ายของรายงานซึ่งจะสร้างผลรวมทั้งหมด นอกจากนี้ ถ้ารายงานของคุณมีระดับการจัดกลุ่มใดๆ Access จะเพิ่มส่วนท้ายของกลุ่ม (ถ้ายังไม่มีอยู่) และใส่ผลรวมในส่วนท้ายแต่ละส่วน

คุณสามารถเพิ่มผลรวม โดยการคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม แล้ว บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มการจัดกลุ่มและผลรวม คลิ กผลรวม รูปปุ่ม

การเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวมโดยการใช้บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

การทำงานในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ให้ความยืดหยุ่นกับคุณมากที่สุดเมื่อคุณต้องการเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนตัวเลือกกลุ่ม ลำดับการจัดเรียง หรือผลรวมในรายงาน และเราแนะนำให้ใช้มุมมอง เค้าโครง เนื่องจากจะเห็นได้ง่ายขึ้นมากว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณมีผลต่อการแสดงของข้อมูลอย่างไร

การแสดงบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

  • ในมุมมองเค้าโครง:

    บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มการจัดกลุ่มและผลรวม คลิกจัดกลุ่มและเรียงลำดับ รูปปุ่ม

  • ในมุมมองออกแบบ:

    บนแท็บการออกแบบ ในกลุ่มการจัดกลุ่มและผลรวม คลิกจัดกลุ่มและเรียงลำดับ รูปปุ่ม

Access แสดงบานหน้าต่างจัดกลุ่ม เรียง ลำดับ และผลรวม

บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

เมื่อต้องการเพิ่มระดับการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มใหม่ ให้คลิก เพิ่มกลุ่ม หรือ เพิ่มการเรียงลำดับ

บรรทัดใหม่จะถูกเพิ่มเข้าไปในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม และรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่จะปรากฏขึ้น

รายการเขตข้อมูลในบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

คุณสามารถคลิหนึ่งชื่อเขตข้อมูลเหล่านี้ หรือคุณสามารถคลินิพจน์ ไว้ใต้รายการของเขตข้อมูลการป้อนนิพจน์ เมื่อคุณเลือกเขตข้อมูล หรือใส่นิพจน์ Access เพิ่มระดับการจัดกลุ่มในรายงาน ถ้าคุณอยู่ในมุมมองเค้าโครง การแสดงการเปลี่ยนแปลงในทันทีเพื่อแสดงการจัดกลุ่ม หรือเรียงลำดับ

หมายเหตุ: 

  • ถ้ามีการระบุระดับการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มไว้แล้วหลายรายการ คุณอาจต้องเลื่อนลงในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ก่อนที่คุณจะเห็นปุ่ม เพิ่มกลุ่ม และ เพิ่มการเรียงลำดับ

  • คุณสามารถระบุระดับการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับได้สูงสุด 10 ระดับในรายงาน

การเปลี่ยนตัวเลือกการจัดกลุ่ม

แต่ละระดับของการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มจะมีตัวเลือกหลายตัวที่สามารถตั้งค่าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการ

ตัวเลือกการจัดกลุ่ม

  • เมื่อต้องการแสดงตัวเลือกระดับการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับทั้งหมด ให้คลิก เพิ่มเติม ในระดับที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

    ตัวเลือกการจัดกลุ่ม (แบบขยาย)

  • เมื่อต้องการซ่อนตัวเลือก ให้คลิก น้อยลง

ลำดับการจัดเรียง    คุณสามารถเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงได้ด้วยการคลิกรายการดรอปดาวน์ของลำดับการจัดเรียง แล้วคลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ

ช่วงของกลุ่ม    การตั้งค่านี้จะกำหนดวิธีที่ระเบียนถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มตามอักขระตัวแรกของเขตข้อมูลข้อความได้ ดังนั้นเขตข้อมูลข้อความทั้งหมดที่เริ่มต้นด้วย "A" จะถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกัน เขตข้อมูลข้อความทั้งหมดที่เริ่มต้นด้วย "B" จะถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกัน เช่นนี้ไปเรื่อยๆ สำหรับเขตข้อมูลวันที่ คุณสามารถจัดกลุ่มตามวัน สัปดาห์ เดือน ไตรมาส หรือคุณสามารถใส่ช่วงเวลาแบบกำหนดเองได้

ผลรวม    เมื่อต้องการเพิ่มผลรวม ให้คลิกที่ตัวเลือกนี้ คุณสามารถเพิ่มผลรวมบนหลายเขตข้อมูลได้ และคุณสามารถหาผลรวมหลายชนิดได้บนเขตข้อมูลเดียวกัน

หน้าต่างป็อปอัพของผลรวม

  • คลิกลูกศรดรอปดาวน์ของ ผลรวมของ แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้สรุป

  • คลิกลูกศรดรอปดาวน์ของ ชนิด แล้วเลือกชนิดของการคำนวณที่จะให้ดำเนินการ

  • เลือก แสดงผลรวมทั้งหมด เพื่อเพิ่มผลรวมทั้งหมดไปยังส่วนท้ายของรายงาน (ในส่วนท้ายของรายงาน)

  • เลือก แสดงผลรวมของกลุ่มเป็น % ของผลรวมทั้งหมด เพื่อเพิ่มตัวควบคุมลงในส่วนท้ายของกลุ่มที่คำนวณเปอร์เซ็นต์ของผลรวมทั้งหมดสำหรับแต่ละกลุ่ม

  • เลือก แสดงในส่วนหัวของกลุ่ม หรือ แสดงในส่วนท้ายของกลุ่ม เพื่อแสดงผลรวมในตำแหน่งที่ต้องการ

เมื่อตัวเลือกทั้งหมดถูกเลือกสำหรับเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถทำซ้ำกระบวนการนี้ และสรุปเขตข้อมูลอื่นโดยการเลือกเขตข้อมูลนั้นจากรายการดรอปดาวน์ ผลรวมของ ไม่เช่นนั้น ให้คลิกภายนอกหน้าต่างป็อปอัพของ ผลรวม เพื่อปิด

ชื่อเรื่อง    จะให้คุณเปลี่ยนชื่อเรื่องของเขตข้อมูลที่ถูกสรุป ซึ่งจะใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์และเป็นป้ายชื่อของเขตข้อมูลสรุปในส่วนหัวและส่วนท้าย

เมื่อต้องการเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนชื่อเรื่อง ให้ทำดังนี้

  • คลิกข้อความสีน้ำเงินที่ต่อจาก โดยมีชื่อเรื่อง

    กล่องโต้ตอบ การย่อ/ขยาย จะปรากฏขึ้น

  • พิมพ์ชื่อเรื่องใหม่ลงในกล่องโต้ตอบ แล้วคลิก ตกลง

มีหรือไม่มีส่วนหัว    ใช้การตั้งค่านี้เพื่อเพิ่มหรือเอาส่วนหัวที่นำหน้าแต่ละกลุ่มออก เมื่อเพิ่มส่วนหัว Access จะย้ายเขตข้อมูลการจัดกลุ่มไปยังส่วนหัวให้คุณ เมื่อคุณเอาส่วนหัวที่มีตัวควบคุมอื่นใดนอกเหนือจากเขตข้อมูลการจัดกลุ่มออก Access จะให้คุณยืนยันการลบตัวควบคุม

มีหรือไม่มีส่วนท้าย    ใช้การตั้งค่านี้เพื่อเพิ่มหรือเอาส่วนท้ายที่ตามหลังกลุ่มแต่ละกลุ่มออก เมื่อคุณเอาส่วนท้ายที่มีตัวควบคุมออก Access จะถามเพื่อยืนยันการลบตัวควบคุม

จัดกลุ่มไว้ด้วยกัน    การตั้งค่านี้จะกำหนดวิธีการที่กลุ่มถูกจัดวางไว้บนหน้าเมื่อมีการพิมพ์รายงาน คุณอาจต้องการเก็บกลุ่มไว้ด้วยกันให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อลดจำนวนหน้าที่ต้องใช้ในการดูทั้งกลุ่ม อย่างไรก็ตาม โดยปกติการกระทำนี้จะเพิ่มจำนวนหน้าที่ใช้พิมพ์รายงานเนื่องจากหน้าส่วนใหญ่จะมีพื้นที่ว่างที่ด้านล่าง

  • ไม่จัดให้กลุ่มอยู่ด้วยกันบนหน้าเดียว    ใช้ตัวเลือกนี้ถ้าคุณไม่กังวลว่าจะมีกลุ่มที่ถูกแบ่งด้วยตัวแบ่งหน้า ตัวอย่างเช่น กลุ่มของ 30 รายการอาจมี 10 รายการอยู่ด้านล่างสุดของหน้าหนึ่ง และที่เหลืออีก 20 รายการจะอยู่ด้านบนสุดของหน้าถัดไป

  • จัดให้ทั้งกลุ่มอยู่ด้วยกันบนหน้าเดียว    ตัวเลือกนี้จะช่วยลดจำนวนของตัวแบ่งหน้าในกลุ่ม ถ้ากลุ่มมีขนาดเกินพื้นที่ว่างที่เหลือบนหน้า Access จะปล่อยพื้นที่ว่างดังกล่าวไว้ และเริ่มกลุ่มนั้นบนหน้าถัดไปแทน กลุ่มขนาดใหญ่อาจยังคงขยายไปได้หลายหน้า แต่ตัวเลือกนี้ช่วยลดจำนวนตัวแบ่งหน้าภายในกลุ่มให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

  • จัดให้ส่วนหัวและระเบียนแรกอยู่ด้วยกันบนหน้าเดียว    สำหรับกลุ่มที่มีส่วนหัว ตัวเลือกนี้ทำให้แน่ใจว่าจะไม่มีการพิมพ์ส่วนหัวของกลุ่มออกมาอย่างเดียวที่ด้านล่างของหน้า ถ้า Access กำหนดว่าไม่มีพื้นที่เพียงพอที่จะพิมพ์ข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งแถวหลังจากส่วนหัว กลุ่มนั้นจะเริ่มในหน้าถัดไป

การเปลี่ยนระดับของลำดับความสำคัญของการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับ

เมื่อต้องการเปลี่ยนระดับของลำดับความสำคัญของการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับ ให้คลิกแถวในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม แล้วคลิกลูกศรขึ้นหรือลูกศรลงที่ด้านขวาของแถว

การลบระดับการจัดกลุ่มและระดับการเรียงลำดับ

เมื่อต้องการลบระดับของการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับ ให้คลิกแถวที่คุณต้องการลบในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม แล้วกด DELETE หรือคลิกปุ่ม ลบ ที่ด้านขวาของแถว เมื่อคุณลบระดับการจัดกลุ่ม ถ้าเขตข้อมูลการจัดกลุ่มอยู่ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของกลุ่ม Access จะย้ายเขตข้อมูลนั้นไปที่ส่วนรายละเอียดของรายงาน ตัวควบคุมอื่นใดๆ ที่อยู่ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของกลุ่มจะถูกลบ

ด้านบนของหน้า

การสร้างรายงานสรุป (โดยไม่มีรายละเอียดของระเบียน)

ถ้าคุณต้องการให้แสดงเฉพาะผลรวม (นั่นคือ แค่ข้อมูลในแถวหัวกระดาษและท้ายกระดาษ), บนแท็บรูปแบบ, (หรือ บนแท็บออกแบบ ในมุมมองออกแบบ), ในกลุ่มการจัดกลุ่มและผลรวม คลิกซ่อนรายละเอียด การทำสิ่งนี้ซ่อนระเบียนที่ระดับถัดไปด้านล่างของการจัดกลุ่ม เป็นผลลัพธ์ในการนำเสนอแบบกระชับมากข้อมูลสรุป แม้ว่าระเบียนจะถูกซ่อน ตัวควบคุมในส่วนที่ซ่อนอยู่จะไม่ถูกลบ คลิกซ่อนรายละเอียด อีกครั้งเพื่อคืนค่าแถวรายละเอียดลงในรายงาน

สร้างเอฟเฟ็กต์การจัดกลุ่มโดยไม่ต้องใช้ส่วนหัว

คุณสามารถสร้างเอฟเฟ็กต์การจัดกลุ่มในรายงานของคุณโดยไม่ต้องการใช้ส่วนหัว เอาหัวสร้างรายงานแบบกะทัดรัดมากขึ้นเนื่องจากบรรทัดหัวข้อจะใช้น้อยช่องว่างแนวตั้ง

ขั้นตอนทั่วไปเกี่ยวข้องกับการเอาหัวกระดาษสำหรับแต่ละกลุ่ม ซึ่งย้ายเขตข้อมูลแต่ละกลุ่มลงในส่วนรายละเอียดของรายงาน การคืนค่าผลจัด visual คุณตั้งค่าคุณสมบัติซ่อนรายการที่ซ้ำ ของแต่ละเขตข้อมูลการจัดกลุ่มเป็นใช่

ตัวอย่าง

รายงานที่จัดกลุ่มนี้ทั่วไปที่ใช้ส่วนหัวของกลุ่มให้พิจารณา:

รายงานที่มีการจัดกลุ่มพร้อมกับมีีส่วนหัวของกลุ่ม

ขณะที่คุณสามารถดู แต่ละชื่อบริษัทใช้ทั้งบรรทัด รหัสการสั่งซื้อแต่ละรายการเดียว

ในตัวอย่างนี้ คุณจะแก้ไขรายงานเพื่อที่จะมีลักษณะเหมือนภาพประกอบต่อไปนี้:

รายงานที่มีการจัดกลุ่มพร้อมกับเอาส่วนหัวของกลุ่มออก

  1. เปิดรายงานในมุมมองเค้าโครง ด้วยการคลิกขวาในบานหน้าต่างนำทาง แล้ว คลิกมุมมองเค้าโครง รายการย่อ/ขยาย

  2. บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มการจัดกลุ่มและผลรวม คลิกจัดกลุ่มและเรียงลำดับ รูปปุ่ม

    หมายเหตุ: เป็นความคิดดีเมื่อต้องการเริ่มต้น ด้วยกลุ่มระดับต่ำสุด และทำงานของคุณตามค่า มิฉะนั้น จอแสดงผลของรายงานสามารถกลายสับสนในขณะที่คุณกำลังทำงาน

  3. คลิกจัดกลุ่มระดับต่ำสุดในรายการ แล้ว คลิ กเพิ่มเติม

  4. จากรายการดรอปดาวน์ส่วนหัว เลือกไม่ มีส่วนหัว

    เมื่อคุณเอาหัวกระดาษ Access รักษากล่องข้อความสำหรับการจัดกลุ่มเขตข้อมูล ด้วยการย้ายไปยังส่วนรายละเอียด อย่างไรก็ตาม ตัวควบคุมอื่น ๆ ในส่วนหัวของกลุ่มอาจถูกลบออก Access เตือนคุณถ้า ตัวควบคุมจะถูกลบออกเป็นผลลัพธ์ของการกระทำนี้ ถ้ามีตัวควบคุมในส่วนหัวของกลุ่มที่คุณต้องการรักษา ไม่แน่ใจว่าเมื่อต้องการย้ายไปส่วนของรายงานอื่นก่อนที่จะปฏิบัติตามขั้นตอนนี้ คุณจะต้องสลับไปยังมุมมองออกแบบเพื่อย้ายตัวควบคุมอื่น ๆ ในส่วนต่าง ๆ

    รายงานที่ได้จะแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้ โปรดสังเกตว่า OrderID แรกอยู่บนบรรทัดเดียวกันเป็นระเบียนแรกรายละเอียด แทนบนบรรทัดแยกต่างหาก

    รายงานที่มีการจัดกลุ่มพร้อมกับเอาส่วนหัวของ ID ใบสั่งซื้อออก

    เป็นที่น่าเสียดาย OrderID การทำซ้ำบนบรรทัดทุกรายละเอียด และนี้ทำให้เป็นเรื่องยากที่จะดูเหมือนกับจำนวนสั่งซื้อของคุณมีอยู่ ณจุดนี้ การตั้งค่าคุณสมบัติซ่อนรายการที่ซ้ำของควบคุมกล่องข้อความมีประโยชน์กัน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อตั้งค่าคุณสมบัตินี้:

    • เลือกค่าซ้ำกัน

    • ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้อยู่ในปัจจุบัน กด F4 เพื่อแสดงแท็บนั้น

    • บนแท็บรูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ คลิกรายการดรอปดาวน์สำหรับซ่อนรายการที่ซ้ำ แล้ว คลิ กใช่

      รหัสลำดับที่ซ้ำกันจะถูกซ่อนไว้ โปรดสังเกตว่า คุณสามารถดูใบสั่งซื้อกี่มี และจะคูณจำนวนที่มีต่อลำดับ

      รายงานที่มีการจัดกลุ่มพร้อมกับซ่อน ID ใบสั่งซื้อที่ซ้ำกัน

  5. ตัวอย่างนี้ เราทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 สำหรับระดับการจัดกลุ่มชื่อบริษัท รายงานขั้นสุดท้ายมีลักษณะดังภาพประกอบต่อไปนี้:

    รายงานที่มีการจัดกลุ่มพร้อมกับเอาส่วนหัวของกลุ่มออก

    ค่าของชื่อบริษัทคือบนบรรทัดเดียวกันเป็นรายละเอียดระเบียนแรก และคุณสมบัติซ่อนรายการที่ซ้ำป้องกันค่าชื่อบริษัทที่ซ้ำกันในทุกบรรทัด สำหรับรายงานความยาวที่ใช้หลายระดับการจัดกลุ่ม นี้สามารถทำในกาลแบบกระดาษนัยสำคัญ

ด้านบนของหน้า

บันทึก พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณ

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณ คุณสามารถใช้หลายครั้ง ออกแบบรายงานยังคงเหมือนเดิม แต่คุณเห็นข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณพิมพ์รายงาน ถ้าคุณต้องการรายงานการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงาน หรือสร้างรายงานใหม่ เหมือนที่ยึดตามต้นฉบับ

การบันทึกรายงานของคุณ

  1. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิกบันทึก หรือกด CTRL + S รายการย่อ/ขยาย

    อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิบันทึก รายการย่อ/ขยาย บนแถบเครื่องมือด่วน

  2. ถ้าไม่มีชื่อรายงาน พิมพ์ชื่อในกล่องชื่อรายงาน นั้นแล้ว คลิกตกลง

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณภายใต้ชื่อใหม่

  1. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้ว คลิ กบันทึกเป็น รูปปุ่ม

  2. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น พิมพ์ชื่อในกล่องบันทึกรายงานไป คลิกรายงาน ในกล่องเป็น นั้นแล้ว คลิกตกลง

พิมพ์รายงานของคุณ

คุณสามารถพิมพ์รายงาน จากตัวอย่าง ก่อนพิมพ์ มุมมองเค้าโครง มุมมองออกแบบ มุม มองรายงาน หรือ จาก บานหน้าต่างนำทาง ก่อนที่คุณพิมพ์ คุณควรตั้งค่าหน้าคู่เครื่อง เช่นระยะขอบและการวางแนวหน้ากระดาษ Access จะบันทึกการตั้งค่าหน้าในรายงาน เพื่อที่คุณต้องการตั้งค่าเพียงครั้งเดียวเท่านั้น คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลง

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

  1. เปิดรายงานในมุมมองใดก็

  2. บนแท็บเค้าโครงหน้า ในกลุ่มหน้าคลิกตัวเลือก:

    • ขนาด รูปปุ่ม ช่วยให้คุณเลือกจากตัวเลขของขนาดกระดาษ หรือใส่ขนาดกระดาษแบบกำหนดเอง

    • แนวตั้ง รูปปุ่ม orients หน้าในแนวตั้ง

    • แนวนอน รูปปุ่ม orients หน้าตามแนวนอน

    • ระยะขอบ รูปปุ่ม ช่วยให้คุณสามารถเลือกจากความกว้างระยะขอบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลาย หรือคุณสามารถคลิขั้นสูง ใส่ความกว้างระยะขอบแบบกำหนดเอง โดยใช้กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ

    • แสดงระยะขอบ สลับแสดงระยะขอบบน และ ปิด (มุมมองเค้าโครงเท่านั้น)

    • คอลัมน์ จะแสดงกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ ใส่หมายเลขของ คอลัมน์ที่คุณต้อง ขนาดของคอลัมน์ที่ต้องการตั้งค่า แล้ว คลิกตกลง

    • พิมพ์ข้อมูลเท่านั้น ไม่ใส่การพิมพ์ป้ายชื่อใด ๆ ที่คุณทำในรายงานของคุณ จะมีพิมพ์เฉพาะตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้กับข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถาม ฟีเจอร์นี้อาจเป็นประโยชน์ในรายงานที่คุณพิมพ์ในบางครั้งบนฟอร์มพิมพ์ล่วงหน้า คุณสามารถระงับการพิมพ์ป้ายชื่อในสถานการณ์ดังกล่าว และเปิดใช้งานการพิมพ์ป้ายผนึกแล้ว เมื่อคุณกำลังพิมพ์รายงานบนกระดาษเปล่า

หมายเหตุ: เมื่อต้องการใช้การตั้งค่าหน้ารายละเอียดเพิ่มเติม คลิกที่ปุ่มการตั้งค่าหน้ากระดาษ ที่มุมขวาล่างของกลุ่มเค้าโครงหน้ากระดาษ จะแสดงกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ เมื่อต้อง การปรับการตั้งค่าทั้งหมดที่พร้อมใช้งานบนแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ และยัง เพื่อเลือกเครื่องพิมพ์ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับรายงาน

ส่งออกรายงานไปยังเครื่องพิมพ์

  1. เปิดรายงานในมุมมองใด ๆ หรือเพียงแค่เลือกรายงานในบานหน้าต่างนำทาง

  2. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้ว คลิ กพิมพ์ ปุ่ม พิมพ์

  3. ในกล่องโต้ตอบพิมพ์ ใส่ตัวเลือกของคุณสำหรับตัวเลือกเช่นเครื่องพิมพ์ ช่วงการพิมพ์ และจำนวนสำเนา

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ส่งออกรายงานเป็นข้อความอีเมล

คุณสามารถส่งรายงานของคุณไปยังผู้ใช้เป็นข้อความอีเมลแทนที่จะพิมพ์สำเนากระดาษ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกรายงาน การเลือก คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้ว คลิกอีเม รูปปุ่ม

  2. ในกล่องโต้ตอบส่งวัตถุเป็น คลิกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการใช้

    กล่องโต้ตอบส่งวัตถุเป็น

  3. กล่องโต้ตอบเหลืออยู่ให้เสร็จสมบูรณ์

  4. เมื่อโปรแกรมอีเมลของคุณปรากฏขึ้น พิมพ์รายละเอียดข้อความ และส่งข้อความ

ด้านบนของหน้า

ข้อสังเกต

ปัญหาสามารถเกิดขึ้นได้ถ้าคุณมีรายงานในไฟล์.accdb ซึ่งเรียงลำดับหรือกลุ่มในเขตข้อมูลจากการค้นหา และคุณต้องการนำเข้าที่รายงานลงในไฟล์.mdb และเปิด ด้วย Access เวอร์ชันก่อนหน้า

เมธอดภายในที่เขตข้อมูลการค้นหาจะเรียงลำดับ และจัดกลุ่มไว้ในไฟล์.accdb ไม่เข้ากันกับไฟล์.mdb ถ้าคุณสร้างรายงานในไฟล์.accdb ที่ใช้ การจัดกลุ่ม หรือเรียงลำดับในการค้นหาเขตข้อมูล คุณแล้วส่งออกเป็นไฟล์.mdb (หรือใช้คำสั่งบันทึกเป็น เพื่อบันทึกฐานข้อมูลเป็นไฟล์.mdb) และจากนั้นให้ลองเปิดรายงานกับเวอร์ชันก่อนหน้าของ Access รายงานจะไม่สามารถโหลด

เมื่อต้องการแก้ไขรายงานเพื่อให้คุณสามารถนำเข้าลงในไฟล์.mdb และเปิดสมุดงานในเวอร์ชันก่อนหน้าของ Access ทำต่อไปนี้:

  1. ในไฟล์.accdb สร้างสำเนาของรายงาน

  2. เปิดสำเนาของรายงานในมุมมองเค้าโครง

  3. ถ้าบานหน้าต่างจัดกลุ่ม เรียง ลำดับ และผลรวม จะแสดง:

    1. บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มการจัดกลุ่มและผลรวม คลิกจัดกลุ่มและเรียงลำดับ รูปปุ่ม

  4. ลบรายการทั้งหมดในบานหน้าต่างจัดกลุ่ม เรียง ลำดับ และผลรวม ด้วยการคลิกปุ่มลบ ทางด้านขวาของแต่ละบรรทัด

  5. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิกบันทึก หรือกด CTRL + S รายการย่อ/ขยาย

  6. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้ว คลิ กปิดฐานข้อมูล รูปปุ่ม

  7. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้ว คลิ กเปิด รูปปุ่ม

  8. เรียกดูไฟล์.mdb ที่คุณต้องการนำเข้ารายงาน แล้ว คลิ กเปิด

  9. คัดลอกรายงานการนำเข้าลงในไฟล์.mdb

    วิธีการ

    1. บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มนำเข้าคลิกAccess รูปปุ่ม

    2. คลิก เรียกดู

    3. เรียกดูไฟล์.accdb ประกอบด้วยรายงาน คลิ กเปิด

    4. ไม่คุณกำลังนำเข้าตารางใด ๆ ในขณะนี้ เพื่อสำคัญว่าคุณเลือกที่จะนำเข้า หรือเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูล คลิกตกลง เพื่อดำเนินต่อ

    5. ในกล่องโต้ตอบนำเข้าวัตถุ คลิกแท็บรายงาน

    6. คลิกรายงานที่คุณต้องการนำเข้า แล้ว คลิ กตกลง

    7. ถ้าการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์ Access ขอให้ถ้า คุณต้องการบันทึกการนำเข้าขั้นตอนสำหรับใช้ในภายหลัง ถ้าคุณต้องการขั้นตอนบันทึก เลือกกล่องกาเครื่องหมายบันทึกขั้นตอนการนำเข้า ป้อนข้อมูลที่ร้องขอ และคลิกนำเข้าที่บันทึก ไว้ ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกขั้นตอน คลิกปิด

      Access นำเข้ารายงาน และแสดงในบานหน้าต่างนำทาง

  10. เปิดรายงานในมุมมองเค้าโครง

  11. ถ้าไม่มีแสดงบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล:

    1. บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ รูปปุ่ม

  12. ในบานหน้าต่างเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางที่เกี่ยวข้อง ค้นหาตารางที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลคุณต้องการให้แสดงในรายงาน เขตข้อมูลนี้จะประกอบด้วยค่าเดียวกันกับที่คุณอยู่ในปัจจุบันเห็นแสดงตามเขตข้อมูลการค้นหาในรายงาน

  13. ลากเขตข้อมูลลงในรายงาน

    ตอนนี้คุณมีสองคอลัมน์ที่แสดงข้อมูลเดียวกัน

  14. คลิกขวาเขตข้อมูลแสดงที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้ามา คลิ กตัวเลือกการเรียงลำดับที่คุณต้องการใช้

  15. ลบเขตข้อมูลแสดงที่คุณเพิ่งเพิ่ม และการเรียงลำดับ

  16. ถ้าบานหน้าต่างจัดกลุ่ม เรียง ลำดับ และผลรวม จะแสดง:

    1. บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มการจัดกลุ่มและผลรวม คลิกจัดกลุ่มและเรียงลำดับ รูปปุ่ม

  17. คลิกเพิ่มกลุ่ม

  18. ในเขตข้อมูล/นิพจน์ หน้าต่างป็อปอัพ คลิกชื่อของเขตข้อมูลการค้นหาในรายงาน

รายงานเดี๋ยวนี้ถูกเรียงลำดับ และจัดกลุ่ม ตามขั้นตอนในไฟล์.accdb บันทึก และปิดรายงาน

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×