การสร้างฐานข้อมูล Access เพื่อใช้ร่วมกันบนเว็บ

คุณสามารถใช้ Access 2010 และ Access Services ซึ่งเป็นคอมโพเนนต์ใหม่ของ SharePoint เพื่อสร้างแอปพลิเคชันฐานข้อมูลบนเว็บ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยคุณได้:

  • รักษาความปลอดภัยและจัดการการเข้าถึงข้อมูลของคุณ

  • แชร์ข้อมูลภายในทั้งองค์กรหรือบนอินเทอร์เน็ต

    หมายเหตุ:  จำเป็นต้องมีบัญชีผู้ใช้เพื่อใช้ฐานข้อมูลบนเว็บ ไม่สนับสนุนการเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อ

  • สร้างแอปพลิเคชันฐานข้อมูลที่ไม่จำเป็นต้องมี Access เพื่อใช้งาน

บทความนี้จะให้ภาพรวมของการดีไซน์ฐานข้อมูล Access บนเว็บ สำหรับการแนะนำเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป ให้ดูบทความ การสร้างฐานข้อมูลใหม่บนเดสก์ท็อป และ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ในบทความนี้

ภาพรวม

สร้างฐานข้อมูลบนเว็บ

เผยแพร่และซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงไปยังแอปพลิเคชันของคุณ

ภาพรวม

Access 2010 และ Access Services (ตัวเลือกคอมโพเนนต์ของ SharePoint) นำเสนอแพลตฟอร์มในการสร้างฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้บนเว็บ โดยคุณออกแบบและเผยแพร่ฐานข้อมูลบนเว็บโดยใช้ Access 2010 และ SharePoint รวมถึงผู้ที่มีบัญชี SharePoint ที่ใช้ฐานข้อมูลบนเว็บในเว็บเบราว์เซอร์

วิธีการทำงาน

เมื่อคุณเผยแพร่ฐานข้อมูลบนเว็บแล้ว Access Services จะสร้างไซต์ SharePoint ที่มีฐานข้อมูลนั้นอยู่ วัตถุฐานข้อมูลและข้อมูลทั้งหมดจะย้ายไปที่รายการ SharePoint ในไซต์ดังกล่าว วิดีโอต่อไปนี้จะแสดงวิธีการ

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

หลังจากที่คุณประกาศ ผู้เยี่ยมชม SharePoint สามารถใช้ฐานข้อมูลของคุณได้ ตามสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์ SharePoint ของแต่ละคน

  • ควบคุมทั้งหมด    คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและการออกแบบ

  • สนับสนุน    คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูล แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบได้

  • อ่าน    คุณสามารถอ่านข้อมูล แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งใดได้

คุณสามารถเปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access, แก้ไขแบบ และซิงค์การเปลี่ยนแปลงของคุณได้  บันทึกข้อมูลในไซต์ SharePoint อย่างมีประสิทธิภาพ วิดีโอต่อไปนี้แสดงวิธีเปลี่ยนแปลงการออกแบบหลังจากที่คุณได้เผยแพร่ฐานข้อมูลบนเว็บแล้ว

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำให้ฐานข้อมูลบนเว็บเป็นแบบออฟไลน์ ใช้ฐานข้อมูลเวอร์ชันออฟไลน์ แล้วทำการซิงค์ข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงการออกแบบเมื่อคุณกลับมาออนไลน์อีกครั้งได้

หมายเหตุ: ในการสร้างฐานข้อมูลบนเว็บ คุณต้องมีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมดบนไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการเผยแพร่ฐานข้อมูลบนเว็บนั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ของ SharePoint ให้ดูที่ส่วน ดูเพิ่มเติม

ฟอร์มและรายการทำงานในเบราว์เซอร์

ฟอร์ม รายงาน และแมโครส่วนใหญ่จะทำงานภายในเบราว์เซอร์ ซึ่งจะทำให้ Access รีเฟรชข้อมูลบนจอภาพได้โดยไม่ต้องทำซ้ำทั้งหน้า

คุณสามารถสร้างฟอร์มเพื่อช่วยให้ผู้อื่นใช้แอปพลิเคชันของคุณได้ ตัวควบคุมการนำทาง ซึ่งเป็นตัวควบคุมใหม่ จะช่วยให้เพิ่มปุ่มนำทางแบบเว็บมาตรฐานลงในฟอร์มเพื่อจุดประสงค์นี้ได้อย่างง่ายดาย

หมายเหตุ: บานหน้าต่างนำทาง (ฟีเจอร์ที่คุณใช้ใน Access เพื่อเรียกดูวัตถุในฐานข้อมูล) ไม่มีให้ใช้งานในเว็บเบราว์เซอร์

ข้อมูลเก็บอยู่ในรายการ SharePoint

ตารางทั้งหมดของคุณจะกลายเป็นรายการ SharePoint และระเบียนจะกลายเป็นข้อมูลในรายการ สิ่งนี้จะทำให้คุณสามารถใช้สิทธิ์ของ SharePoint ในการควบคุมการเข้าถึงฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ ตลอดจนสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถอื่นๆ ของ SharePoint ได้ด้วย

หมายเหตุด้านความปลอดภัย :  สตริงการเชื่อมต่อสำหรับตารางที่มีลิงก์ รวมถึงชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านจะไม่ถูกเข้ารหัสลับ ถ้ามีการบันทึกข้อมูลดังกล่าว (เป้าหมายการลิงก์จะสนับสนุนบัญชีผู้ใช้) ในฐานข้อมูลที่มีลิงก์ไปยังรายการ SharePoint และลิงก์มีชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านนั้น ผู้ใช้ที่ไม่ประสงค์ดีอาจเปลี่ยนรายการที่เป็นเป้าหมายของลิงก์ได้โดยการใช้ข้อมูลประจำตัวที่บันทึกไว้ ต่อให้ข้อมูลประจำตัวไม่ได้ถูกบันทึกด้วยสตริงการเชื่อมต่อ แต่ผู้ใช้ที่ไม่ประสงค์ดีก็ยังสามารถปรับเปลี่ยนสิทธิ์บนไซต์ SharePoint ได้ด้วยความช่วยเหลือของผู้ทำงานร่วมกันซึ่งมีสิทธิ์เพียงพออยู่แล้ว โปรดระมัดระวัง เมื่อคุณต้องแชร์สำเนาฐานข้อมูลที่มีลิงก์ไปยังรายการในฐานข้อมูลบนเว็บที่ประกาศแล้ว

คิวรีและแมโครข้อมูลทำงานบนเซิร์ฟเวอร์

การประมวลผล SQL ทั้งหมดจะเกิดขึ้นบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพเครือข่ายโดยจำกัดการใช้ชุดผลลัพธ์

อินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต

คุณสามารถเผยแพร่ไปยังเซิร์ฟเวอร์อินทราเน็ตของ SharePoint หรือในอินเทอร์เน็ต ไมโครซอฟท์ นำเสนอโซลูชันที่เชื่อมกับอินเทอร์เน็ตและโฮสต์โดย SharePoint

ด้านบนของหน้า

สร้างฐานข้อมูลบนเว็บ

ส่วนนี้อธิบายถึงฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่สำคัญ และแสดงขั้นตอนสำหรับงานการออกแบบพื้นฐานที่คุณจำเป็นต้องทำในการสร้างฐานข้อมูลบนเว็บ

ในส่วนนี้

ก่อนเริ่มต้น

ลองพิจารณาใช้เทมเพลต

เริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลบนเว็บเปล่า

ออกแบบตารางบนเว็บ

เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ

ตั้งค่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางบนเว็บสองตาราง

ปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วยการใช้แมโครข้อมูล

สร้างคิวรีเว็บ

สร้างฟอร์มบนเว็บ

การสร้างรายงานบนเว็บ

สร้างฟอร์มการนำทางและตั้งค่าเป็นฟอร์มเริ่มต้นเพื่อแสดงตั้งแต่เริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีงานสองสามอย่างที่คุณควรทำก่อนจะเริ่มออกแบบฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ นอกจากนั้น คุณควรทราบถึงความแตกต่างของการออกแบบระหว่างฐานข้อมูลบนเว็บกับฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นนักพัฒนา Access ที่มีประสบการณ์

  • กำหนดวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลของคุณ    วางแผนให้ชัดเจนเพื่อที่คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเมื่อกำหนดรายละเอียดการออกแบบ

  • ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ    คุณไม่สามารถใช้ตารางที่ลิงก์ในฐานข้อมูลบนเว็บได้ ข้อมูลใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการใช้และไม่ได้เกิดขึ้นในฐานข้อมูลจะต้องถูกนำเข้าก่อนที่คุณจะทำการประกาศ ถ้าคุณกำหนดข้อมูลของคุณให้ชัดเจนก่อนที่คุณจะเริ่มต้นออกแบบ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการที่จะต้องปรับการออกแบบของคุณให้รองรับข้อมูลใหม่ๆ ที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้าได้

  • ระบุไซต์ SharePoint ที่คุณจะใช้ประกาศ    คุณจะไม่สามารถประกาศได้เลยหากไม่มี SharePoint ถ้าคุณต้องการทดสอบการออกแบบของคุณในเบราว์เซอร์ในขณะที่คุณออกแบบฐานข้อมูล (เป็นความคิดที่ไม่เลว) คุณจะต้องประกาศฐานข้อมูลก่อน

  • วางแผนการรักษาความปลอดภัยของคุณ    คุณสามารถใช้ประโยชน์จากระบบรักษาความปลอดภัยของ SharePoint ในการควบคุมการเข้าถึงฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ วางแผนการรักษาความปลอดภัยแต่เนิ่นๆ เพื่อที่คุณจะได้สร้างระบบความปลอดภัยไว้ในการออกแบบของคุณ

ข้อแตกต่างในการออกแบบระหว่างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปและฐานข้อมูลบนเว็บ

ฟีเจอร์ฐานข้อมูลบางฟีเจอร์ที่คุณสามารถใช้ในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปได้ยังไม่มีให้ใช้งานกับ Access Services อย่างไรก็ตาม มีฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่สนับสนุนสถานการณ์การทำงานหลายอย่างที่เหมือนกับฟีเจอร์บนเดสก์ท็อปเหล่านี้

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการฟีเจอร์ที่มีเฉพาะบนเดสก์ท็อปและฟีเจอร์ใหม่ที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในสถานการณ์เดียวกัน

สถานการณ์

ฟีเจอร์ที่มีเฉพาะบนเดสก์ท็อป

ฟีเจอร์ใหม่

การออกแบบวัตถุฐานข้อมูล

มุมมองออกแบบ

มุมมองแผ่นข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง คือ มุมมองเค้าโครง

การรีวิวข้อมูลสรุป เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย และการจัดกลุ่ม

ฟังก์ชันการจัดกลุ่ม

แมโครข้อมูล คือฟังก์ชันการจัดกลุ่มในรายงาน

เหตุการณ์สำหรับการเขียนโปรแกรม

VBA

แมโครและแมโครข้อมูล ซึ่งเป็นประสบการณ์การออกแบบแมโครใหม่ด้วย IntelliSense

นำทางไปยังวัตถุฐานข้อมูล

บานหน้าต่างนำทาง คือสวิตช์บอร์ด

ตัวควบคุมการนำทางหรือองค์ประกอบของฟอร์มอื่นๆ

สิ่งสำคัญ: คุณสามารถสร้างวัตถุไคลเอ็นต์ได้มากมายในฐานข้อมูลบนเว็บ แต่จะไม่สามารถใช้วัตถุเหล่านั้นในเบราว์เซอร์ได้ อย่างไรก็ตาม วัตถุเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของฐานข้อมูลบนเว็บ และสามารถใช้ใน Access 2010 บนเดสก์ท็อปได้ ผู้ใช้สามารถเปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access แล้วใช้วัตถุไคลเอ็นต์ดังกล่าวได้ ซึ่งเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแชร์ฐานข้อมูล และยังเปิดโอกาสใหม่ๆ สำหรับการทำงานร่วมกันบนเว็บด้วย โดย SharePoint จะจัดการกับปัญหาเรื่องการเข้าใช้ข้อมูลพร้อมกัน

ฟีเจอร์ที่มีเฉพาะบนเดสก์ท็อปซึ่งไม่มีสิ่งที่ใช้แทนได้ใน Access Services

หมายเหตุ: รายการต่อไปนี้ยังไม่ครอบคลุมทั้งหมด

  • คิวรีแบบร่วม

  • คิวรีแบบตาราง

  • ตัวควบคุมที่ซ้อนทับกันบนฟอร์ม

  • ความสัมพันธ์ของตาราง

  • การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  • แอคชันของแมโครและนิพจน์ต่างๆ

ลองพิจารณาใช้เทมเพลต

เมื่อคุณตัดสินใจได้ว่าแอปพลิเคชันของคุณต้องทำอะไรบ้าง ให้ลองพิจารณาว่าจะใช้เทมเพลตฐานข้อมูลได้หรือไม่ เทมเพลตฐานข้อมูลเป็นแอปพลิเคชันที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณสามารถใช้ได้ทันทีหรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณ

คุณสามารถตรวจสอบเทมเพลตที่พร้อมใช้งานบนแท็บ ใหม่ ในมุมมอง Backstage สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตที่มาพร้อมกับ Access 2010 ให้ดูบทความ เลือกและใช้เทมเพลต Access

เริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลบนเว็บเปล่า

  • บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ใหม่

    แท็บ สร้าง ในมุมมอง Backstage

แท็บ ไฟล์ จะเปิดมุมมอง Backstage ซึ่งเป็นส่วนใหม่ในส่วนติดต่อของ Access ที่คุณจะพบคำสั่งที่จะนำไปใช้กับทั้งฐานข้อมูล เช่น ประกาศไปยัง SharePoint

ในมุมมอง Backstage แท็บ ใหม่ มีคำสั่งต่างๆ สำหรับการสร้างฐานข้อมูล

คุณลักษณะของแท็บ สร้าง ในมุมมอง Backstage

1. ภายใต้ เทมเพลตที่มีอยู่ ให้คลิก ฐานข้อมูลบนเว็บเปล่า

2. ตรวจทานชื่อไฟล์ที่เสนอให้ในกล่อง ชื่อไฟล์ และเส้นทางสำหรับไฟล์ฐานข้อมูลที่แสดงด้านล่าง คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ด้วยการพิมพ์ลงในกล่อง ชื่อไฟล์

3. เมื่อต้องการเปลี่ยนเส้นทาง ให้คลิกไอคอนรูปโฟลเดอร์ถัดจากกล่อง ชื่อไฟล์ เพื่อเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่จะให้ไฟล์ฐานข้อมูลของคุณอยู่

4. คลิก สร้าง ฐานข้อมูลบนเว็บใหม่ของคุณจะเปิดขึ้นและแสดงตารางใหม่ที่ว่างเปล่า

ออกแบบตารางบนเว็บ

คุณใช้มุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อออกแบบตารางบนเว็บ

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลบนเว็บเปล่าเป็นครั้งแรก Access จะสร้างตารางใหม่และเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ เขตข้อมูล และแท็บ ตาราง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูล ดัชนี กฎการตรวจสอบความถูกต้อง และแมโครข้อมูล  ซึ่งเป็นฟีเจอร์ใหม่ที่ช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลตามเหตุการณ์ได้

หลังจากที่คุณแก้ไขและใช้ตารางใหม่แล้ว เป็นไปได้มากว่าคุณจะต้องการสร้างตารางเพิ่มอีก

สร้างตารางบนเว็บใหม่

ในขณะที่ฐานข้อมูลบนเว็บของคุณเปิดอยู่ ให้ทำดังนี้

  • บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

เมื่อคุณเริ่มสร้างตาราง ในตารางจะมีหนึ่งเขตข้อมูล คือเขตข้อมูล ID AutoNumber คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่เพื่อเก็บรายการข้อมูลที่ต้องใช้กับหัวข้อตารางได้ เช่น คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่เก็บวันที่ที่คุณเริ่มติดตามบางสิ่ง

เพิ่มเขตข้อมูลจากแกลเลอรีเขตข้อมูล

คุณสามารถเลือกจากเขตข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบล่วงหน้าหลากหลายรูปแบบ และเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านั้นลงในตารางโดยใช้แกลเลอรีเขตข้อมูล

  • บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม เพิ่มและลบ ให้คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

เพิ่มเขตข้อมูลโดยคลิกแผ่นข้อมูล

  1. เมื่อตารางเปิด ให้คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม แล้วจึงเลือกชนิดเขตข้อมูล

  2. ตั้งชื่อเขตข้อมูลที่สื่อถึงเนื้อหา

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อของเขตข้อมูลที่มีอยู่ ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อเขตข้อมูล

  3. ทำซ้ำสำหรับแต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการสร้าง

เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของเขตข้อมูล

การจัดรูปแบบและคุณสมบัติจะกำหนดลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล เช่น ชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลสามารถจัดเก็บ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ เพื่อให้เขตข้อมูลเหล่านั้นทำงานตามที่คุณต้องการ

  1. เลือกเขตข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและคุณสมบัติที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล

  3. ใช้คำสั่งในกลุ่ม การจัดรูปแบบ และ คุณสมบัติ เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า

เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่แสดงค่าที่คำนวณจากข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน แต่จะไม่สามารถใช้ข้อมูลจากตารางอื่นเป็นแหล่งข้อมูลของการคำนวณได้ นอกจากนี้ เขตข้อมูลจากการคำนวณจะไม่สนับสนุนบางนิพจน์

  1. ในขณะที่ตารางเปิดอยู่ ให้คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม

  2. ชี้ไปที่ เขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วจึงคลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับเขตข้อมูล

    ตัวสร้างนิพจน์จะเปิดขึ้น

  3. ใช้ตัวสร้างนิพจน์ เพื่อสร้างการคำนวณสำหรับเขตข้อมูล โปรดทราบว่า คุณสามารถใช้เขตข้อมูลอื่นจากตารางเดียวกันเท่านั้น เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลของการคำนวณ สำหรับวิธีใช้ ตัวสร้างนิพจน์ โปรดดูที่บทความ การใช้ตัวสร้างนิพจน์

ตั้งค่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนสำหรับเขตข้อมูลส่วนใหญ่ได้ คุณยังสามารถใช้นิพจน์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในตารางได้ ซึ่งจะมีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในเขตข้อมูลที่ไม่สนับสนุนการตรวจสอบความถูกต้อง หรือในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าของเขตข้อมูลอื่นในตาราง สำหรับคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้อง ให้ดูบทความการจำกัดการป้อนข้อมูลโดยใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้อง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุข้อความที่จะแสดงขึ้นเมื่อกฎการตรวจสอบไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลได้ หรือที่รู้จักกันว่าข้อความแสดงการตรวจสอบความถูกต้อง

ตั้งค่ากฎและข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

  1. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มกฎการตรวจสอบความถูกต้อง

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล

  3. ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

    ตัวสร้างนิพจน์จะเปิดขึ้น

  4. การใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างกฎการตรวจสอบ สำหรับวิธีใช้ตัวสร้างนิพจน์ โปรดดูที่บทความ การใช้ตัวสร้างนิพจน์

  5. ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

  6. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดงเมื่อข้อมูลที่ใส่เข้าไม่ถูกต้อง แล้วคลิก ตกลง

ตั้งค่ากฎและข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน

คุณสามารถใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียนเพื่อป้องกันระเบียนซ้ำ หรือเพื่อกำหนดความต้องการให้ระเบียนมีลักษณะบางอย่างเป็นจริง เช่น [วันที่เริ่มต้น] มากกว่าวันที่ 1 มกราคม 2010 และน้อยกว่า [วันที่สิ้นสุด]

  1. เปิดตารางที่คุณต้องการเพิ่มกฎการตรวจสอบ

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล

  3. ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก กฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน

    ตัวสร้างนิพจน์จะเปิดขึ้น

  4. การใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างกฎการตรวจสอบ สำหรับวิธีใช้ตัวสร้างนิพจน์ โปรดดูที่บทความ การใช้ตัวสร้างนิพจน์

  5. ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน

  6. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดงเมื่อข้อมูลที่ใส่เข้าไม่ถูกต้อง แล้วคลิก ตกลง

สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางบนเว็บสองตาราง

เมื่อต้องการสร้างความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลบนเว็บ คุณใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อสร้างเขตข้อมูลการค้นหา เขตข้อมูลการค้นหาจะไปที่ตารางซึ่งอยู่ด้าน 'กลุ่ม' ของความสัมพันธ์ และจะชี้ไปที่ตารางที่อยู่ด้าน 'หนึ่ง' ของความสัมพันธ์

สร้างเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. เปิดตารางที่คุณต้องการที่อยู่ในด้าน 'กลุ่ม' ของความสัมพันธ์

  2. คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก คลิกเพื่อเพิ่ม แล้วคลิก การค้นหาและความสัมพันธ์

  3. ทำตามขั้นตอนต่างๆ ในตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อสร้างเขตข้อมูลการค้นหา

ปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. เปิดตารางที่มีเขตข้อมูลการค้นหาที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน

  2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม คุณสมบัติ ให้คลิก ปรับเปลี่ยนการค้นหา

    • คลิกขวาที่เขตข้อมูลการค้นหา แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนการค้นหา

  3. ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างการค้นหา

รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วยการใช้แมโครข้อมูล

คุณสามารถดำเนินการอัปเดตและลบสิ่งที่เกี่ยวข้องได้โดยใช้แมโครข้อมูล คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ ตาราง เพื่อสร้างแมโครแบบฝังตัวที่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ วิดีโอนี้จะแสดงให้คุณเห็นถึงพื้นฐานเบื้องต้น

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแมโครข้อมูล โปรดดูที่บทความ สร้างแมโครข้อมูล

การสร้างคิวรีเว็บ

คุณสามารถใช้คิวรีเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับฟอร์มและรายงานได้ คิวรีทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งช่วยลดปริมาณการใช้เครือข่ายให้เหลือน้อยที่สุด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้ฐานข้อมูลบนเว็บเพื่อติดตามการบริจาคเพื่อการกุศล คุณต้องการจะดูว่ามีใครบริจาคเงินบ้างในขณะที่กำลังมีการจัดงานบริจาค คุณสามารถใช้คิวรีเพื่อเลือกข้อมูลและเตรียมข้อมูลเพื่อใช้ในฟอร์มและรายงาน

หมายเหตุ: กระบวนการนี้จะใช้เทมเพลตการบริจาคเพื่อการกุศลเป็นตัวอย่าง คุณสามารถทำตามถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่โดยใช้เทมเพลตฐานข้อมูลการบริจาคเพื่อการกุศล

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก คิวรี

  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางแต่ละตารางที่คุณต้องการรวมไว้ จากนั้นคลิก ปิด

    ในตัวอย่างนี้ ให้ดับเบิลคลิกที่ องค์ประกอบ การบริจาค เหตุการณ์ และ ผู้เข้าร่วมงาน

  3. สร้างการรวมใดๆ ที่ต้องการโดยการลากเขตข้อมูลจากวัตถุหนึ่งไปยังอีกวัตถุหนึ่งในหน้าต่างการออกแบบคิวรี

    ในตัวอย่างนี้ ให้ลากเขตข้อมูล ID จาก Constituents ไปยังเขตข้อมูล DonorConstituentID ใน Donations จากนั้นลากเขตข้อมูล DonorConstituentID จาก Donations ไปยังเขตข้อมูล ConstituentID ใน EventAttendees

  4. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถลากเขตข้อมูลไปที่ตาราง หรือคุณสามารถดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเข้าไป

    ในตัวอย่างนี้ ให้เพิ่ม Event จากตาราง Events, DonationDate จากตาราง Donations และ Greeting, FirstName และ LastName จากตาราง Constituents

  5. เพิ่มเกณฑ์ต่างๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้

    ในตัวอย่างนี้ คุณต้องการจำกัด DonationDate เพื่อให้วันที่บริจาคอยู่ในช่วง วันที่เริ่มต้น และ วันที่สิ้นสุด ของงานบริจาค ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ภายใต้ วันที่บริจาค ให้พิมพ์ >=[วันที่เริ่มต้น] และ <=[วันที่สิ้นสุด]

การสร้างฟอร์มบนเว็บ

ฟอร์มเป็นวิธีหลักในการป้อนและแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลบนเว็บ และยังมีประโยชน์ในการรีวิวข้อมูลอีกด้วย ฟอร์มจะทำงานบนเบราว์เซอร์ จึงทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด เมื่อคุณเปิดฟอร์ม เบราว์เซอร์จะเรียกใช้ข้อมูลที่จำเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint คุณสามารถกรองและเรียงลำดับข้อมูลในฟอร์มได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

เคล็ดลับ: เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด ให้จำกัดจำนวนระเบียนที่ฟอร์มหลักและรายงานหลักของคุณจะเรียกข้อมูล

  1. เลือกตารางหรือคิวรีเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล

    หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ให้ข้ามขั้นตอนนี้

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้เลือกคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้

    • ฟอร์ม    สร้างฟอร์มง่ายๆ ที่แสดงครั้งละหนึ่งระเบียน โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

      หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

    • รายการหลายรายการ    สร้างฟอร์มที่แสดงครั้งละหลายระเบียน โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

      หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

    • ฟอร์มเปล่า    สร้างฟอร์มที่ไม่มีข้อมูลใดๆ

    • แผ่นข้อมูล    สร้างฟอร์มที่มีลักษณะหน้าตาและการทำงานเหมือนกับแผ่นข้อมูล โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

      หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

การสร้างรายงานบนเว็บ

รายงานเป็นวิธีหลักในการรีวิวหรือพิมพ์ข้อมูลจากฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ รายงานจะทำงานในเบราว์เซอร์ จึงทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด เมื่อคุณเปิดรายงาน เบราว์เซอร์ของคุณจะเรียกใช้ข้อมูลที่จำเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint คุณสามารถกรองและเรียงลำดับข้อมูลในรายงานได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

เคล็ดลับ: เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด ให้จำกัดจำนวนระเบียนที่ฟอร์มหลักและรายงานหลักของคุณจะเรียกข้อมูล

  1. เลือกตารางหรือคิวรีเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้เลือกคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้

    • รายงาน    สร้างรายงานพื้นฐานโดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

    • รายงานเปล่า    สร้างรายงานที่ไม่มีข้อมูลใดๆ

สร้างฟอร์มการนำทางและตั้งค่าเป็นฟอร์มเริ่มต้นที่จะแสดงเมื่อเริ่มทำงาน

ผู้ใช้จำเป็นต้องมีวิธีในการไปยังส่วนต่างๆ ในแอปพลิเคชันของคุณ อย่าลืมว่า บานหน้าต่างนำทางจะไม่มีให้ใช้ในฐานข้อมูลบนเว็บ สำหรับผู้ใช้ที่ใช้วัตถุฐานข้อมูลของคุณ คุณต้องจัดเตรียมวิธีการให้พวกเขา คุณสามารถสร้างฟอร์มการนำทางและระบุให้ฟอร์มนี้แสดงขึ้นเมื่อใดก็ตามที่มีผู้ใช้เปิดแอปพลิเคชันของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ระบุฟอร์มที่จะแสดงขึ้นเมื่อแอปพลิเคชันเริ่มทำงาน จะไม่มีฟอร์มแสดงขึ้นมา ซึ่งจะทำให้เป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับใครก็ตามที่ใช้แอปพลิเคชันดังกล่าว

เคล็ดลับ: คุณอาจต้องรอจนถึงขั้นสุดท้ายในการสร้างฟอร์มนำทาง เพื่อที่คุณจะสามารถเพิ่มวัตถุทั้งหมดของคุณลงในฟอร์มได้เมื่อคุณสร้างฟอร์ม

  1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ สร้าง

  2. ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้คลิก การนำทาง แล้วเลือกเค้าโครงการนำทางจากรายการ

  3. เมื่อต้องการเพิ่มรายการ ให้ลากรายการจากบานหน้าต่างนำทางลงในตัวควบคุมการนำทาง

    หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มได้เฉพาะฟอร์มและรายงานลงในตัวควบคุมการนำทางเท่านั้น

  4. เพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ที่คุณต้องการลงบนฟอร์มการนำทาง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้มีฟังก์ชันการค้นหาระหว่างฟอร์มทั้งหมดด้วยการเพิ่มตัวควบคุมบางตัวลงในฟอร์มการนำทางของคุณ

ตั้งค่าฟอร์มการนำทางเป็นฟอร์มที่แสดงบนเว็บเริ่มต้น

  1. คลิกแท็บ ไฟล์ ภายใต้ วิธีใช้ ให้คลิก ตัวเลือก

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน

  3. ภายใต้ ตัวเลือกแอปพลิเคชัน ให้คลิก ฟอร์มที่แสดงบนเว็บ แล้วเลือกฟอร์มที่คุณต้องการจากรายการ

    หมายเหตุ:  คุณไม่จำเป็นต้องเลือกฟอร์มการนำทางของคุณเป็นฟอร์มที่แสดงบนเว็บ คุณสามารถระบุฟอร์มเว็บใดๆ ก็ได้

ด้านบนของหน้า

ประกาศและซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงไปยังแอปพลิเคชันของคุณ

ประกาศฐานข้อมูลบนเว็บ

คุณสามารถดูวิดีโอของกระบวนการนี้ได้ในส่วน ภาพรวม

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก บันทึกและประกาศ แล้วคลิก ประกาศไปยัง Access Services

  2. คลิก เรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้
    ปุ่ม เรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้ ในมุมมอง Backstage ของ Access
    ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าฐานข้อมูลของคุณจะประกาศออกไปอย่างถูกต้อง ถ้าตัวตรวจสอบความเข้ากันได้ตรวจพบปัญหาใดๆ คุณควรจะแก้ไขปัญหาก่อนจะประกาศ

    หมายเหตุ: ถ้ามีการตรวจพบปัญหา Access จะเก็บปัญหาไว้ในตารางที่เรียกว่า ปัญหาการเข้ากันได้กับเว็บ แต่ละแถวของตารางจะมีลิงก์ไปยังข้อมูลการแก้ไขปัญหา

  3. ภายใต้ ประกาศไปยัง Access Services ให้ใส่ข้อมูลต่อไปนี้

    • ในกล่อง URL ของเซิร์ฟเวอร์ ให้พิมพ์ที่อยู่เว็บของเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ที่คุณต้องการเผยแพร่ฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น http://Contoso/

    • ในกล่อง ชื่อไซต์ ให้พิมพ์ชื่อฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ ชื่อนี้จะถูกผนวกเข้ากับ URL ของเซิร์ฟเวอร์เพื่อสร้างเป็น URL สำหรับแอปพลิเคชันของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้า URL ของเซิร์ฟเวอร์เป็น http://Contoso/ และชื่อไซต์คือ CustomerService ดังนั้น URL จะเป็น http://contoso/customerservice

  4. คลิก ประกาศไปยัง Access Services

ซิงโครไนซ์ฐานข้อมูลบนเว็บ

หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบหรือออฟไลน์ฐานข้อมูลของคุณแล้ว ในขั้นตอนสุดท้ายคุณจะต้องการซิงโครไนซ์ การซิงโครไนซ์จะแก้ปัญหาความแตกต่างระหว่างไฟล์ฐานข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของคุณกับบนไซต์ SharePoint

คุณสามารถดูวิดีโอของกระบวนการนี้ได้ในส่วน ภาพรวม

  1. เปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access และเปลี่ยนเเปลงการออกแบบของคุณ

  2. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ซิงค์ทั้งหมด
    ปุ่ม ซิงค์ทั้งหมด ในมุมมอง Backstage ของ Access

ด้านบนของหน้า

แชร์ Facebook Facebook Twitter Twitter อีเมล อีเมล

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ยอดเยี่ยม! มีคำติชมอื่นๆ อีกหรือไม่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

×