การสร้างฐานข้อมูลใหม่

การสร้างฐานข้อมูลใหม่

บทความนี้อธิบายถึงกระบวนการพื้นฐานในการเริ่มต้น Access และการสร้างฐานข้อมูลที่จะใช้บนเครื่องเดสก์ท็อป ไม่ใช่บนเว็บ โดยจะกล่าวถึงวิธีการสร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปโดยใช้แม่แบบ และวิธีการสร้างฐานข้อมูลขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้นโดยการสร้างตาราง ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง รวมทั้งอธิบายเทคนิคบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อนำข้อมูลที่มีอยู่ใส่ลงในฐานข้อมูลใหม่นี้

ในบทความนี้

ภาพรวม

การสร้างฐานข้อมูลโดยใช้แม่แบบ

การสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้แม่แบบ

การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

การนำเข้า การผนวก หรือการเชื่อมโยงข้อมูลจากแหล่งอื่น

การเพิ่มส่วนแอปพลิเคชัน

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว

ภาพรวม

เมื่อคุณเริ่มใช้ Access เป็นครั้งแรก หรือถ้าคุณปิดฐานข้อมูลโดยไม่ได้ปิด Access มุมมอง Microsoft Office Backstage จะแสดงขึ้น

มุมมอง Backstage เป็นจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ ดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.com หรือดำเนินการใดๆ ที่คุณสามารถใช้ Access ทำกับไฟล์ฐานข้อมูลหรือภายนอกฐานข้อมูลได้ แทนที่จะดำเนินการภายในฐานข้อมูล

การสร้างฐานข้อมูล

เมื่อคุณเปิด Access มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ สร้าง โดยแท็บ สร้าง นี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ได้หลายวิธีดังนี้

  • ฐานข้อมูลเปล่า    คุณสามารถเริ่มต้นจากศูนย์ได้ถ้าต้องการ ซึ่งเป็นทางเลือกที่ดีถ้าคุณมีข้อกำหนดในการออกแบบที่เฉพาะเจาะจงสูง หรือมีข้อมูลอยู่แล้วเป็นหลักหรือต้องการนำมาใช้

  • แม่แบบที่ติดตั้งมากับ Access    ลองพิจารณาใช้แม่แบบถ้าคุณกำลังเริ่มต้นโครงการใหม่และต้องการความรวดเร็ว Access มีแม่แบบต่างๆ ที่ติดตั้งมาโดยเริ่มต้น

  • แม่แบบจาก Office.com    นอกจากแม่แบบที่มีอยู่ใน Access แล้ว คุณสามารถค้นหาแม่แบบเพิ่มเติมอีกมากมายบน Office.com โดยไม่จำเป็นต้องเปิดเบราว์เซอร์ เพราะคุณสามารถใช้แม่แบบเหล่านี้ได้จากแท็บ สร้าง

การเพิ่มลงในฐานข้อมูล

เมื่อคุณทำงานในฐานข้อมูล คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล ตาราง หรือส่วนแอปพลิเคชันได้

ส่วนแอปพลิเคชันเป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณใช้วัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันร่วมกันได้เหมือนกับเป็นวัตถุเดียว ตัวอย่างเช่น ส่วนแอปพลิเคชันอาจประกอบด้วยตารางและฟอร์มที่สร้างจากตารางนั้น คุณสามารถเพิ่มตารางและฟอร์มดังกล่าวพร้อมกันได้โดยใช้ส่วนแอปพลิเคชัน

คุณยังสามารถสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร รวมทั้งวัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดที่คุณเคยใช้งาน

การสร้างฐานข้อมูลโดยใช้แม่แบบ

Access มีแม่แบบที่หลากหลายให้คุณใช้ได้ทันทีหรือใช้เป็นจุดเริ่มต้น แม่แบบคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานซึ่งมีตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม แมโคร และรายงานต่างๆ ซึ่งจำเป็นต่อการทำงานเฉพาะอย่าง ตัวอย่างเช่น มีแม่แบบที่สามารถใช้ติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บบันทึกการใช้จ่าย บางแม่แบบมีตัวอย่างระเบียนเพื่อเป็นแนวทางในการใช้งาน

ถ้าหนึ่งในบรรดาแม่แบบเหล่านี้ตรงกับที่คุณต้องการ การใช้แม่แบบนั้นจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะเริ่มต้นใช้ฐานข้อมูล อย่างไรก็ตามถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้ามายัง Access คุณอาจตัดสินใจว่าการสร้างฐานข้อมูลใหม่โดยไม่ใช้แม่แบบจะเป็นการดีกว่า แม่แบบจะมีโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้แล้ว และอาจจำเป็นต้องดัดแปลงข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของแม่แบบ

  1. ถ้าคุณมีฐานข้อมูลเปิดอยู่ บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ปิด มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ สร้าง

  2. มีแม่แบบหลายชุดให้ใช้ในแท็บ สร้าง โดยบางแม่แบบมีอยู่แล้วภายใน Access นอกจากนี้ คุณยังสามารถดาวน์โหลดแม่แบบเพิ่มเติมได้จาก Office.com ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในส่วนถัดไปของบทความนี้

  3. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

  4. Access จะเสนอแนะชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงชื่อไฟล์ได้ถ้าต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากที่แสดงใต้กล่องชื่อไฟล์ ให้คลิก รูปปุ่ม แล้วเรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก จากนั้นคลิก ตกลง คุณอาจสร้างแล้วเชื่อมโยงฐานข้อมูลของคุณไปยังไซต์ SharePoint ด้วยหรือไม่ก็ได้

    หมายเหตุ: แม้ว่าฐานข้อมูลทั้งสองจะใช้ SharePoint เหมือนกัน แต่ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปที่เชื่อมโยงกับไซต์ SharePoint จะไม่เหมือนกับฐานข้อมูลเว็บที่ใช้ Access Services เมื่อต้องการใช้ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป คุณต้องมี Access ติดตั้งอยู่ ส่วนฐานข้อมูลเว็บสามารถใช้กับเว็บเบราว์เซอร์ได้

  5. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบที่คุณเลือกแล้วจึงเปิดฐานข้อมูลนั้น สำหรับแม่แบบส่วนใหญ่ ฟอร์มจะปรากฏให้คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลได้ ถ้าแม่แบบของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนได้โดยคลิกที่ตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบทึบทางซ้ายของระเบียน) จากนั้นทำดังต่อไปนี้

    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ รูปปุ่ม

  6. เมื่อต้องการป้อนข้อมูล ให้คลิกเซลล์ว่างเปล่าเซลล์แรกบนฟอร์ม แล้วเริ่มพิมพ์ ใช้ บานหน้าต่างนำทาง เพื่อเรียกดูฟอร์มหรือรายงานอื่นที่คุณอาจต้องการใช้ เทมเพลบางรวมฟอร์มการนำทางซึ่งช่วยให้คุณสามารถย้ายระหว่างวัตถุฐานข้อมูลอื่น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับเทมเพลตที่ ดูบทความใช้เทมเพลตเพื่อสร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป

ด้านบนของเพจ

การสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้แม่แบบ

ถ้าคุณไม่ต้องการใช้แม่แบบ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยการสร้างตาราง ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง ซึ่งส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการทำอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างต่อไปนี้

  • การป้อน การวาง หรือการนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่ถูกสร้างเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ จากนั้นทำซ้ำกระบวนการนี้กับตารางใหม่ที่คุณสร้างด้วยการใช้คำสั่ง ตาราง ในแท็บ สร้าง

  • การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่นและการสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก สร้าง แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า

  2. พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่อง ชื่อไฟล์ เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์จากค่าเริ่มต้น ให้คลิก เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่จะวางฐานข้อมูลของคุณ รูปปุ่ม (ถัดจากกล่อง ชื่อไฟล์) เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งใหม่แล้วคลิก ตกลง

  3. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลที่มีตารางเปล่าชื่อ Table1 แล้วเปิด Table1 ในมุมมองแผ่นข้อมูล เคอร์เซอร์จะวางอยู่ในเซลล์ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

  4. เริ่มพิมพ์เพื่อเพิ่มข้อมูล หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นได้ ดังที่อธิบายในส่วน การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

การใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลนั้นถูกออกแบบมาให้คล้ายกับการทำงานในแผ่นงาน Excel โดยโครงสร้างตารางจะถูกสร้างขึ้นขณะที่คุณใส่ข้อมูล เมื่อคุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในแผ่นข้อมูล เขตข้อมูลใหม่จะถูกกำหนดในตาราง Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติตามข้อมูลที่คุณใส่

ถ้าคุณไม่ต้องการใส่ข้อมูลใน Table1 ในขณะนี้ ให้คลิก ปิด รูปปุ่ม ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงในตาราง Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลง ให้คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อละทิ้งการเปลี่ยนแปลง หรือคลิก ยกเลิก เพื่อปล่อยให้ตารางเปิดไว้

เคล็ดลับ:  Access จะค้นหาไฟล์ชื่อ Blank.accdb ในโฟลเดอร์ที่อยู่ใน [ไดรฟ์ที่ติดตั้ง]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\ ถ้ามี Blank.accdb iจะเป็นเทมเพลตสำหรับฐานข้อมูลเปล่าใหม่ทั้งหมด ยกเว้นฐานข้อมูลบนเว็บ เนื้อหาใดๆ ที่มีอยู่จะถูกถ่ายโอนโดยฐานข้อมูลเปล่าใหม่ นี่คือวิธีดีในการเริ่มต้นเนื้อหา เช่นหมายเลขส่วน หรือ disclaimers บริษัท และนโยบายของการแจกจ่าย โปรดทราบว่า Blank.accdb ไม่มีผลต่อการสร้างฐานข้อมูลบนเว็บเปล่าใหม่

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณปิด Table1 โดยไม่บันทึกอย่างน้อยหนึ่งครั้ง Access จะลบทั้งตารางแม้ว่าคุณจะได้ป้อนข้อมูลลงไปแล้ว

เพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้คำสั่งในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง ได้

รูป Ribbon ของ Access

สร้างตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล'    ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' คุณสามารถป้อนข้อมูลได้ทันทีแล้วให้ Access สร้างโครงสร้างตารางให้เบื้องหลัง ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (Field1, Field2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง รูปปุ่ม

    Access จะสร้างตารางและเลือกเซลล์ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

  2. บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม เพิ่มและลบ ให้คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม ถ้าคุณไม่เห็นชนิดที่คุณต้องการ ให้คลิก เขตข้อมูลเพิ่มเติม รูปปุ่ม

  3. Access จะแสดงรายการของชนิดเขตข้อมูลที่ใช้กันทั่วไป ให้คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้ว Access จะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่นี้ลงในแผ่นข้อมูลที่จุดแทรก

    คุณสามารถย้ายเขตข้อมูลด้วยการลาก เมื่อลากเขตข้อมูลในแผ่นข้อมูล แถบแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้นที่ตำแหน่งที่จะวางเขตข้อมูล

  4. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ว่างเซลล์แรก หรือวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น ดังที่อธิบายไว้ในส่วนการคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

  5. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่

    คุณควรใช้ชื่อที่มีความหมายสำหรับแต่ละเขตข้อมูล เพื่อที่คุณจะสามารถบอกได้ว่าเขตข้อมูลนั้นมีข้อมูลอะไรเมื่อคุณดูในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

  6. เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อเลือกคอลัมน์นั้น แล้วลากคอลัมน์นั้นไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายแล้ว ลากไฟล์เหล่านั้นไปยังตำแหน่งใหม่ทั้งหมดในครั้งเดียว เมื่อต้องการเลือกหลายคอลัมน์ต่อเนื่องกัน ให้คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์แรก จากนั้นให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์สุดท้ายในขณะที่กด SHIFT ค้างไว้

สร้างตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมอง 'ออกแบบ'    ในมุมมองออกแบบ ขั้นแรกให้คุณสร้างโครงสร้างของตารางก่อน แล้วจึงสลับไปที่มุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อใส่ข้อมูล หรือคุณสามารถใส่ข้อมูลโดยใช้วิธีอื่น เช่น การวางหรือการนำเข้า

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง รูปปุ่ม

  2. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

  3. ถ้าต้องการ คุณสามารถพิมพ์คำอธิบายให้เขตข้อมูลแต่ละตัวในคอลัมน์ คำอธิบาย จากนั้นคำอธิบายจะปรากฏบนแถบสถานะเมื่อเคอร์เซอร์อยู่ในเขตข้อมูลนั้นในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' นอกจากนั้น คำอธิบายยังใช้เป็นข้อความแถบสถานะสำหรับตัวควบคุมใดๆ ในฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างด้วยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และสำหรับตัวควบคุมใดๆ ที่ถูกสร้างสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม หรือ ตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตาราง

    • บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก บันทึก

  5. คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลลงในตารางได้ตลอดเวลาด้วยการสลับไปที่มุมมองแผ่นข้อมูล แล้วคลิกในเซลล์ว่างเซลล์แรก นอกจากนี้ คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นได้ด้วย ดังที่อธิบายในส่วน การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ'    ไม่ว่าคุณได้สร้างตารางด้วยวิธีใด คุณควรที่จะตรวจสอบและตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล ในขณะที่คุณสมบัติบางอย่างมีอยู่ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' แต่คุณสมบัติอย่างอื่นจะตั้งค่าได้เฉพาะในมุมมอง 'ออกแบบ' เท่านั้น เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างนำทางแล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลในตารางออกแบบ คุณสมบัติจะปรากฏด้านล่างของตารางออกแบบ ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล

เมื่อต้องการดูคำอธิบายของแต่ละคุณสมบัติเขตข้อมูล ให้คลิกคุณสมบัตินั้นๆ แล้วอ่านคำอธิบายในกล่องที่อยู่ถัดจากรายการคุณสมบัติภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล คุณสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้โดยคลิกปุ่ม วิธีใช้

ตารางต่อไปนี้อธิบายคุณสมบัติบางอย่างของเขตข้อมูลที่มักจะถูกปรับเปลี่ยน

คุณสมบัติ

คำอธิบาย

ขนาดเขตข้อมูล

สำหรับเขตข้อมูลข้อความ คุณสมบัตินี้ตั้งค่าจำนวนอักขระสูงสุดที่สามารถเก็บได้ในเขตข้อมูล ค่าสูงสุดคือ 255 สำหรับเขตข้อมูลตัวเลข คุณสมบัตินี้ตั้งค่าชนิดตัวเลขที่จะเก็บ (Long Integer, Double และอื่นๆ) เพื่อการจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ขอแนะนำให้คุณจัดสรรเนื้อที่ให้น้อยที่สุดที่คุณคิดว่าเพียงพอสำหรับข้อมูล คุณสามารถปรับค่าเพิ่มได้ภายหลังถ้าต้องการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบ

คุณสมบัตินี้ตั้งค่าวิธีที่ข้อมูลจะถูกแสดง ซึ่งจะไม่มีผลกระทบกับข้อมูลจริงที่เก็บในเขตข้อมูล คุณสามารถเลือกรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือป้อนรูปแบบที่กำหนดเองได้

รูปแบบการป้อนข้อมูล

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุรูปแบบสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่จะถูกป้อนในเขตข้อมูล ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกป้อนอย่างถูกต้อง และมีจำนวนอักขระตามที่ต้องการ สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับวิธีสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้คลิกที่ ปุ่มตัวสร้าง ด้านขวาของกล่องคุณสมบัติ

ค่าเริ่มต้น

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุค่าเริ่มต้นที่จะปรากฏในเขตข้อมูลในแต่ละครั้งที่เพิ่มระเบียนใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเขตข้อมูลวันที่/เวลาซึ่งคุณต้องการให้บันทึกวันที่ที่ระเบียนถูกเพิ่มเสมอ คุณสามารถป้อน "Date()" (ไม่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) เป็นค่าเริ่มต้น

จำเป็น

คุณสมบัตินี้ตั้งค่าว่าจำเป็นต้องมีค่าในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าคุณตั้งค่าเป็น ใช่ Access จะไม่ยอมให้คุณเพิ่มระเบียนใหม่เว้นเสียแต่ว่าจะป้อนค่าลงในเขตข้อมูลนี้

ด้านบนของเพจ

การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้าขณะนี้ข้อมูลของคุณเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น เช่น Excel คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลนั้นลงในตาราง Access ได้ โดยทั่วไป วิธีนี้จะใช้ได้ดีที่สุดถ้าข้อมูลของคุณแยกเป็นคอลัมน์อยู่แล้วขณะที่อยู่ในแผ่นงาน Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ วิธีดีที่สุดคือการแบ่งคอลัมน์ข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลให้เป็นตารางในโปรแกรมประมวลผลคำก่อนที่จะคัดลอกข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลของคุณจำเป็นต้องมีการแก้ไขหรือจัดการ (เช่น แบ่งชื่อเต็มออกเป็นชื่อกับนามสกุล) คุณควรดำเนินการนี้ก่อนที่จะคัดลอกข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบ ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีแต่วันที่ Access จะใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลากับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลมีแต่คำว่า "yes" และ "no" Access จะใช้ชนิดข้อมูล Yes/No กับเขตข้อมูลนั้น

Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางมีชนิดที่คล้ายกันกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลนั้น และจะกำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล (F1, F2 และอื่นๆ) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่คล้ายกันกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูล และ Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามนั้นโดยไม่รวมแถวแรกไว้ในข้อมูล

ถ้า Access กำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลนั้นให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. กด CTRL+S เพื่อบันทึกตาราง

  2. ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ให้คลิกสองครั้งที่หัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลแบบอธิบายให้กับแต่ละคอลัมน์

  3. บันทึกตารางอีกครั้ง

หมายเหตุ: คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลได้ด้วยการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' แล้วแก้ไขชื่อเขตข้อมูลที่นั่นได้ เมื่อต้องการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิกขวาที่ตารางใน 'บานหน้าต่างนำทาง' จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับกลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ให้คลิกสองครั้งที่ตารางใน 'บานหน้าต่างนำทาง'

ด้านบนของเพจ

การนำเข้า การผนวก หรือการเชื่อมโยงข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่เก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น และต้องการนำข้อมูลนั้นเข้ามาในตารางใหม่หรือผนวกเข้ากับตารางที่มีอยู่ใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลไว้ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access ด้วยการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลนั้น ไม่ว่าจะเป็นแบบใดก็ตาม Access จะช่วยให้ทำงานกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งอื่นๆ ที่หลากหลาย ขั้นตอนที่คุณใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่กระบวนงานต่อไปนี้จะช่วยคุณในการเริ่มต้นใช้งานได้

  1. ใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดของไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้า

    กลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง บนแท็บ ข้อมูลภายนอก

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดโปรแกรมที่คุณต้องการ ให้คลิก เพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่พบชนิดรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมที่คุณใช้สร้างข้อมูลในครั้งแรก แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ทั่วไป (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้

  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูลต้นทาง หรือไม่ก็ให้พิมพ์เส้นทางแบบเต็มของไฟล์ข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อไฟล์

  3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ (คุณสามารถนำเข้าได้ทุกโปรแกรม และคุณสามารถผนวกหรือเชื่อมโยงได้บางโปรแกรม) ภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจะเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่โดยใช้ข้อมูลที่นำเข้า หรือ (ในบางโปรแกรม) คุณสามารถผนวกข้อมูลนั้นเข้ากับตารางที่มีอยู่ หรือสร้างตารางที่มีการเชื่อมโยงซึ่งคงการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในโปรแกรมต้นทางไว้ได้

  4. ถ้าตัวช่วยเริ่มต้น ให้ทำตามคำสั่งในหน้าถัดๆ ไปของตัวช่วย บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วย ให้คลิก เสร็จสิ้น

    ถ้าคุณนำเข้าวัตถุหรือเชื่อมโยงตารางจากฐานข้อมูล Access กล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ หรือ เชื่อมโยงตาราง จะปรากฏขึ้น ให้เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

    ขั้นตอนที่แน่นอนขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกที่จะนำเข้า ผนวก หรือเชื่อมโยงข้อมูลหรือไม่

  5. Access จะพร้อมท์ถามคุณว่าต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าที่คุณเพิ่งทำเสร็จสมบูรณ์ไปหรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะดำเนินการนำเข้าเดียวกันนี้อีกในอนาคต ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า แล้วใส่รายละเอียด จากนั้นคุณสามารถดำเนินการนี้ซ้ำได้อย่างง่ายดายในอนาคตด้วยการคลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ รูปปุ่ม ในกลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนี้ ให้คลิก ปิด

ถ้าคุณเลือกที่จะนำเข้าตาราง Access จะนำเข้าข้อมูลในตารางใหม่จากนั้นแสดงตารางภายใต้กลุ่ม ตาราง ใน 'บานหน้าต่างนำทาง' ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตารางนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะเชื่อมโยงข้อมูล Access จะสร้างตารางที่มีการเชื่อมโยงภายใต้กลุ่ม ตาราง ใน 'บานหน้าต่างนำทาง'

ด้านบนของเพจ

การเพิ่มส่วนแอปพลิเคชัน

คุณสามารถใช้ส่วนแอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้ ส่วนแอปพลิเคชันอาจเป็นเพียงตารางหนึ่งตาราง หรืออาจประกอบด้วยวัตถุที่เกี่ยวข้องกันหลายวัตถุ เช่น ตารางและฟอร์มที่ถูกผูกไว้ด้วยกัน

ตัวอย่างเช่น ส่วนแอปพลิเคชันข้อคิดเห็นประกอบด้วยตารางที่มีเขตข้อมูล AutoNumber ID, เขตข้อมูลวันที่ และเขตข้อมูล Memo คุณสามารถเพิ่มส่วนนี้ลงในฐานข้อมูลใดๆ และใช้ตามที่เป็น หรือกำหนดเองเล็กน้อยก็ได้

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มส่วนแอปพลิเคชัน

  2. คลิกแท็บ สร้าง

  3. ในกลุ่ม แม่แบบ ให้คลิก ส่วนแอปพลิเคชัน รายการส่วนที่มีอยู่จะเปิดขึ้น

  4. คลิกที่ส่วนแอปพลิเคชันที่คุณต้องการเพิ่ม

ด้านบนของเพจ

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูฐานข้อมูลที่คุณต้องการเปิด

  3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • คลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลเพื่อเปิดในโหมดเริ่มต้นตามที่ระบุไว้ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access หรือโหมดที่ได้รับการตั้งค่าไว้ตามนโยบายระดับผู้ดูแล

    • คลิก เปิด เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับใช้ร่วมกันในสภาพแวดล้อมที่มีผู้ใช้หลายคน เพื่อให้คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนฐานข้อมูลนั้นได้

    • คลิกลูกศรติดกับปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูได้แต่แก้ไขไม่ได้ ขณะที่ผู้ใช้อื่นๆ ยังคงสามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้นได้

    • คลิกลูกศรติดกับปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เมื่อคุณมีฐานข้อมูลที่เปิดในลักษณะนี้ ใครก็ตามที่พยายามเปิดฐานข้อมูลดังกล่าวจะได้รับข้อความว่า "ไฟล์นี้กำลังใช้งานอยู่"

    • คลิกลูกศรติดกับปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงได้แบบอ่านอย่างเดียว ผู้ใช้อื่นๆ ยังคงสามารถเปิดฐานข้อมูลดังกล่าวได้ แต่จะถูกจำกัดไว้ในโหมดอ่านอย่างเดียวเท่านั้น

หมายเหตุ: คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูลในรูปแบบไฟล์ภายนอก เช่น dBASE, Microsoft Exchange หรือ Excel ได้โดยตรง นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปิดแหล่งข้อมูล ODBC เช่น Microsoft SQL Server ได้ด้วย Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่โดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เดียวกับไฟล์ข้อมูลนั้น และเพิ่มการเชื่อมโยงไปยังแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก

เคล็ดลับ

  • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลใดๆ ในบรรดาฐานข้อมูลที่เปิดใช้ล่าสุด บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ล่าสุด แล้วคลิกชื่อไฟล์ของฐานข้อมูลนั้น Access จะเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การตั้งค่าตัวเลือกเดียวกันกับที่คุณเปิดฐานข้อมูลนั้นครั้งล่าสุด ถ้ารายการของไฟล์ที่ใช้ล่าสุดไม่แสดงขึ้น บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก แล้วในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้คลิก การตั้งค่าไคลเอ็นต์ จากนั้นภายใต้ แสดง ให้ใส่จำนวนเอกสารที่จะแสดงในรายการเอกสารล่าสุด สูงสุดไม่เกิน 50 รายการ

    นอกจากนี้ คุณยังสามารถแสดงฐานข้อมูลล่าสุดในแถบนำทางของมุมมอง Backstage ได้ด้วย โดยเข้าถึงด้วยการคลิกสองครั้งดังนี้ 1) แท็บ ไฟล์ 2) ฐานข้อมูลล่าสุดที่คุณต้องการเปิด ใกล้กับด้านล่างของแท็บ ล่าสุด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เข้าถึงฐานข้อมูลล่าสุดตามจำนวนนี้อย่างรวดเร็ว แล้วปรับจำนวนของฐานข้อมูลที่จะให้แสดง

  • ถ้าคุณกำลังเปิดฐานข้อมูลโดยการคลิกคำสั่ง เปิด บนแท็บ ไฟล์ คุณสามารถดูรายการทางลัดไปยังฐานข้อมูลที่คุณเคยเปิดมาแล้วก่อนหน้านี้ด้วยการคลิก เอกสารล่าสุดของฉัน ในกล่องโต้ตอบ เปิด

ด้านบนของเพจ

คุณต้องการทำสิ่งใด

หน้าทำความคุ้นเคยกับการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

การสร้างฐานข้อมูลโดยใช้แม่แบบ

การสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้แม่แบบ

การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

การนำเข้า การผนวก หรือการเชื่อมโยงข้อมูลจากแหล่งอื่น

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว

สร้างเทมเพลตเปล่าแบบกำหนดเอง

หน้าทำความคุ้นเคยกับการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

เมื่อคุณเริ่ม Access ครั้งแรก หรือถ้าคุณปิดฐานข้อมูลโดยไม่ปิด Access หน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access จะปรากฏขึ้น

หน้าการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

เพจนี้เป็นจุดเริ่มต้นจากที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือดูเนื้อหาที่น่าสนใจจาก Microsoft Office Online

การสร้างฐานข้อมูลโดยใช้แม่แบบ

Access มีแม่แบบที่หลากหลายซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างฐานข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น แม่แบบคือฐานข้อมูลแบบพร้อมใช้ที่มีตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น แม่แบบที่สามารถใช้ในการติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายได้ แม่แบบบางแม่แบบจะมีระเบียนตัวอย่างสองสามระเบียนไว้เพื่อใช้ในการสาธิตการใช้งานแม่แบบนั้น คุณสามารถนำฐานข้อมูลแม่แบบไปใช้ได้ทันที หรือจะกำหนดฐานข้อมูลนั้นเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณก็ได้

ถ้าหนึ่งในบรรดาแม่แบบเหล่านี้ตรงกับที่คุณต้องการ การใช้แม่แบบนั้นจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะเริ่มต้นใช้ฐานข้อมูล อย่างไรก็ตามถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้ามายัง Access คุณอาจตัดสินใจว่าการสร้างฐานข้อมูลใหม่โดยไม่ใช้แม่แบบจะเป็นการดีกว่า แม่แบบจะมีโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้แล้ว และอาจจำเป็นต้องดัดแปลงข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของแม่แบบ

  1. ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูล ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม จากนั้นคลิก ปิดฐานข้อมูล รูปปุ่ม เพื่อแสดงหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

  2. เทมเพลตที่น่าสนใจหลายอย่างจะปรากฏขึ้นกลางหน้า เริมต้นใช้งาน Microsoft Office Access และจะมีพร้อมใช้งานเพิ่มเติมเมื่อคุณคลิกลิงก์ในบานหน้าต่าง ประเภทเทมเพลต คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ Office Online ดูส่วนถัดไปในบทความนี้สำหรับรายละเอียด

  3. คลิกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

  4. Access จะเสนอแนะชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงชื่อไฟล์ได้ถ้าต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากที่แสดงใต้กล่องชื่อไฟล์ ให้คลิก รูปปุ่ม แล้วเรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก จากนั้นคลิก ตกลง คุณอาจสร้างแล้วเชื่อมโยงฐานข้อมูลของคุณไปยังไซต์ SharePoint ด้วยหรือไม่ก็ได้

  5. คลิก สร้าง (หรือ ดาวน์โหลด เพื่อรับเทมเพลต Office Online)

    Access จะสร้างหรือดาวน์โหลดฐานข้อมูล จากนั้นเปิดขึ้น ฟอร์มจะปรากฏซึ่งคุณสามารถใส่ข้อมูลได้ ถ้าเทมเพลตของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนออกได้โดยการคลิกตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบที่แรเงาทางด้านซ้ายของระเบียน) จากนั้นทำตามต่อไปนี้:

    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ รูปปุ่ม

  6. เมื่อต้องการเริ่มต้นป้อนข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ว่างเซลล์แรกบนฟอร์มแล้วเริ่มพิมพ์ ให้ใช้บานหน้าต่างการนำทางเพื่อเรียกดูฟอร์มหรือรายงานอื่นที่คุณอาจต้องการใช้

ดาวน์โหลดเทมเพลจาก Office Online

ถ้าคุณไม่พบเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการบนเพจ เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access และคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต คุณสามารถสำรวจเว็บไซต์ Office Online เพื่อค้นหาตัวเลือกเพิ่มเติม

  1. บนเพจ เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ใต้ ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Office Online ให้คลิก เทมเพลต

    หน้าแรกของเทมเพลตบน Office Online จะปรากฏบนหน้าต่างเบราว์เซอร์ของคุณ

  2. ใช้เครื่องมือค้นหาและการนำทาง Office Online เพื่อค้นหาเทมเพลตของ Access ที่คุณต้องการใช้ และทำตามคำแนะนำเพื่อทำการดาวน์โหลด เมื่อคุณดาวน์โหลดเทมเพลต ไฟล์ฐานข้อมูลจะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณและเปิดในอินสแตนซ์ของ Access ในกรณีส่วนใหญ่ เทมเพลตถูกออกแบบมาเพื่อเปิดฟอร์มรายการข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถเริ่มใส่ข้อมูลทันที

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับเทมเพลตที่ ดูบทความคำแนะนำเกี่ยวกับเทมเพลต Access 2007

ด้านบนของเพจ

การสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้แม่แบบ

ถ้าคุณไม่ต้องการใช้แม่แบบ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยการสร้างตาราง ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว ในกรณีส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการทำอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างต่อไปนี้

  • การป้อน การวาง หรือการนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่ถูกสร้างเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ จากนั้นทำซ้ำกระบวนการนี้กับตารางใหม่ที่คุณสร้างด้วยการใช้คำสั่ง ตาราง ในแท็บ สร้าง

  • การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่นและการสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

สร้างฐานข้อมูลเปล่า
  1. บนหน้า การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ภายใต้ สร้างฐานข้อมูลเปล่า ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า

    ปุ่มฐานข้อมูลเปล่า

  2. ในบานหน้าต่าง ฐานข้อมูลเปล่า ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่อง ชื่อไฟล์ ถ้าคุณไม่กำหนดนาสกุลของชื่อไฟล์ Access จะเพิ่มให้คุณ เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์จากค่าเริ่มต้น ให้คลิก เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งเพื่อเก็บฐานข้อมูลของคุณ รูปปุ่ม (ข้างๆกล่อง ชื่อไฟล์) เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งใหม่ จากนั้นคลิก ตกลง

  3. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลที่มีตารางเปล่าชื่อ Table1 แล้วเปิด Table1 ในมุมมองแผ่นข้อมูล เคอร์เซอร์จะวางอยู่ในเซลล์ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

  4. เริ่มพิมพ์เพื่อเพิ่มข้อมูล หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นได้ ดังที่อธิบายในส่วน การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

การใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลได้รับการออกแบบเพื่อให้คล้ายกับการทำงานในเวิร์กชีต Microsoft Office Excel 2007 โครงสร้างตารางจะถูกสร้างเมื่อคุณใส่ข้อมูล — เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ไปยังตาราง เขตข้อมูลใหม่จะถูกกำหนด Access จะตั้งชนิดเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่คุณใส่

ถ้าคุณไม่ต้องการใส่ข้อมูลใน Table1 ในขณะนี้ ให้คลิก ปิด รูปปุ่ม ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงในตาราง Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังตารางนี้ ให้คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อละทิ้งการเปลี่ยนแปลง หรือคลิก ยกเลิก เพื่อปล่อยให้ตารางเปิดไว้

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณปิด Table1 โดยไม่บันทึกอย่างน้อยหนึ่งครั้ง Access จะลบทั้งตารางแม้ว่าคุณจะได้ป้อนข้อมูลลงไปแล้ว

เพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้คำสั่งในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง ได้

รูป Ribbon ของ Access

สร้างตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล'    ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' คุณสามารถป้อนข้อมูลได้ทันทีแล้วให้ Access สร้างโครงสร้างตารางให้เบื้องหลัง ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (Field1, Field2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง รูปปุ่ม

    Access จะสร้างตารางและเลือกเซลล์ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ คุณอาจอยู่ในมุมมองการออกแบบแทนมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิ้ลคลิกตารางในบานหน้าต่างการนำทาง Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกตารางใหม่ จากนั้นสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล

  2. ในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่ รูปปุ่ม

    Access จะแสดงบานหน้าต่าง เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้บ่อย ถ้าคุณดับเบิ้ลคลิกหรือลากหนึ่งในเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในแผ่นข้อมูลของคุณ Access จะเพิ่มเขตข้อมูลที่มีชื่อและชุดคุณสมบัติดังกล่าวเพื่อให้เหมาะสมกับค่าสำหรับชนิดเขตข้อมูลดังกล่าว คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติในภายหลังได้ ถ้าคุณต้องการ ถ้าคุณลากเขตข้อมูล คุณต้องลากลงในพื้นที่ของแผ่นข้อมูลที่มีข้อมูล แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้น แสดงตำแหน่งที่เขตข้อมูลจะถูกวาง

  3. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ว่างเซลล์แรก หรือวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น ดังที่อธิบายไว้ในส่วนการคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

  4. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่

    การตั้งชื่อที่มีความหมายในแต่ละเขตข้อมูลเป็นสิ่งที่ดี เพื่อให้ทราบว่ามีอะไรในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

  5. เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อเลือกคอลัมน์นั้น แล้วลากคอลัมน์นั้นไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

    คุณสามารถเลือกได้หลายคอลัมน์ที่ต่อเนื่องกันแล้วลากคอลัมน์เหล่านั้นไปตำแหน่งใหม่ทีเดียวพร้อมกัน เมื่อต้องการเลือกหลายคอลัมน์ต่อเนื่องกัน ให้คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์แรก จากนั้นในขณะที่กด SHIFT ค้างไว้ให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์สุดท้าย

สร้างตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมอง 'ออกแบบ'    ในมุมมองออกแบบ ขั้นแรกให้คุณสร้างโครงสร้างของตารางใหม่ก่อน แล้วจึงสลับไปที่มุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อใส่ข้อมูล หรือคุณสามารถใส่ข้อมูลโดยใช้วิธีอื่น เช่น การวางหรือการนำเข้า

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง รูปปุ่ม

  2. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล และ ชนิดข้อมูล คุณอาจอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูลแทนมุมมองการออกแบบ เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองการออกแบบ ให้คลิกขวาตารางในบานหน้าต่างการนำทาง จากนั้นคลิก มุมมองการออกแบบ รูปปุ่ม Access จะพร้อมท์ใหคุณตั้งชื่อตารางใหม่ จากนั้นสลับไปยังมุมมองการออกแบบ

  3. ถ้าต้องการ คุณสามารถพิมพ์คำอธิบายให้เขตข้อมูลแต่ละตัวในคอลัมน์ คำอธิบาย จากนั้นคำอธิบายจะปรากฏบนแถบสถานะเมื่อเคอร์เซอร์อยู่ในเขตข้อมูลนั้นในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' นอกจากนั้น คำอธิบายยังใช้เป็นข้อความแถบสถานะสำหรับตัวควบคุมใดๆ ในฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างด้วยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และสำหรับตัวควบคุมใดๆ ที่ถูกสร้างสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม หรือ ตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตาราง

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S รูปปุ่ม

  5. คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลลงในตารางได้ตลอดเวลาด้วยการสลับไปที่มุมมองแผ่นข้อมูล แล้วคลิกในเซลล์ว่างเซลล์แรก นอกจากนี้ คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นได้ด้วย ดังที่อธิบายในส่วน การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

สร้างตารางโดยใช้เทมเพลต    Access มีเทมเพลตสำหรับตารางชนิดใช้งานทั่วไป ด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว คุณสามารถทำโครงสร้างตารางให้เสร็จสิ้นได้ด้วยเขตข้อมูลที่กำหนดค่าไว้แล้วและพร้อมสำหรับใช้งาน ถ้าจำเป็น คุณสามารถเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลออกเพื่อให้ตารางเหมาะสมกับความต้องการของคุณ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ

  2. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ว่างเซลล์แรก หรือวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น ดังที่อธิบายไว้ในส่วนการคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

    • เมื่อต้องการลบคอลัมน์   

      1. คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ลบคอลัมน์ รูปปุ่ม

    • เมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์ใหม่    

      1. ในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่ รูปปุ่ม

      2. Access จะแสดงบานหน้าต่าง เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้บ่อย ถ้าคุณดับเบิ้ลคลิกหรือลากหนึ่งในเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในแผ่นข้อมูลของคุณ Access จะเพิ่มเขตข้อมูลที่มีชื่อและชุดคุณสมบัติดังกล่าวเพื่อให้เหมาะสมกับค่าสำหรับชนิดเขตข้อมูลดังกล่าว คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติในภายหลังได้ ถ้าคุณต้องการ ถ้าคุณลากเขตข้อมูล คุณต้องลากลงในพื้นที่ของแผ่นข้อมูลที่มีข้อมูล แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้น แสดงตำแหน่งที่เขตข้อมูลจะถูกวาง

  3. บันทึกตาราง:

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S รูปปุ่ม

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ'    ไม่ว่าคุณได้สร้างตารางด้วยวิธีใด คุณควรที่จะตรวจสอบและตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล ซึ่งสามารถทำได้ในมุมมองการออกแบบเท่านั้น เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างนำทางแล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลในตารางออกแบบ คุณสมบัติจะปรากฏด้านล่างของตารางออกแบบ ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล

เมื่อต้องการดูคำอธิบายของแต่ละคุณสมบัติเขตข้อมูล ให้คลิกคุณสมบัตินั้นๆ แล้วอ่านคำอธิบายในกล่องที่อยู่ถัดจากรายการคุณสมบัติภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล คุณสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้โดยการกด F1

ตารางต่อไปนี้อธิบายคุณสมบัติบางอย่างของเขตข้อมูลที่มักจะถูกปรับเปลี่ยน

คุณสมบัติ

คำอธิบาย

ขนาดเขตข้อมูล

สำหรับเขตข้อมูลข้อความ คุณสมบัตินี้ตั้งค่าจำนวนอักขระสูงสุดที่สามารถเก็บได้ในเขตข้อมูล ค่าสูงสุดคือ 255 สำหรับเขตข้อมูลตัวเลข คุณสมบัตินี้ตั้งค่าชนิดตัวเลขที่จะเก็บ (Long Integer, Double และอื่นๆ) เพื่อการจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ขอแนะนำให้คุณจัดสรรเนื้อที่ให้น้อยที่สุดที่คุณคิดว่าเพียงพอสำหรับข้อมูล คุณสามารถปรับค่าเพิ่มได้ภายหลังถ้าต้องการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบ

คุณสมบัตินี้ตั้งค่าวิธีที่ข้อมูลจะถูกแสดง ซึ่งจะไม่มีผลกระทบกับข้อมูลจริงที่เก็บในเขตข้อมูล คุณสามารถเลือกรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือป้อนรูปแบบที่กำหนดเองได้

รูปแบบการป้อนข้อมูล

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุรูปแบบสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่จะถูกป้อนในเขตข้อมูล ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกป้อนอย่างถูกต้อง และมีจำนวนอักขระตามที่ต้องการ สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับวิธีสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้คลิกที่ ปุ่มตัวสร้าง ด้านขวาของกล่องคุณสมบัติ

ค่าเริ่มต้น

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุค่าเริ่มต้นที่จะปรากฏในเขตข้อมูลในแต่ละครั้งที่เพิ่มระเบียนใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเขตข้อมูลวันที่/เวลาซึ่งคุณต้องการให้บันทึกวันที่ที่ระเบียนถูกเพิ่มเสมอ คุณสามารถป้อน "Date()" (ไม่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) เป็นค่าเริ่มต้น

จำเป็น

คุณสมบัตินี้ตั้งค่าว่าจำเป็นต้องมีค่าในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าคุณตั้งค่าเป็น ใช่ Access จะไม่ยอมให้คุณเพิ่มระเบียนใหม่เว้นเสียแต่ว่าจะป้อนค่าลงในเขตข้อมูลนี้

ด้านบนของเพจ

การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้าขณะนี้ข้อมูลของคุณเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น เช่น Office Excel 2007 คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลนั้นลงในตาราง Access ได้ โดยทั่วไป วิธีนี้จะใช้ได้ดีที่สุดถ้าข้อมูลของคุณแยกเป็นคอลัมน์อยู่แล้วขณะที่อยู่ในแผ่นงาน Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ วิธีดีที่สุดคือการแบ่งคอลัมน์ข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลให้เป็นตารางในโปรแกรมประมวลผลคำก่อนที่จะคัดลอกข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลของคุณจำเป็นต้องมีการแก้ไขหรือจัดการ (เช่น แบ่งชื่อเต็มออกเป็นชื่อกับนามสกุล) คุณควรดำเนินการนี้ก่อนที่จะคัดลอกข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบ ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีแต่วันที่ Access จะใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลากับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลมีแต่คำว่า "yes" และ "no" Access จะใช้ชนิดข้อมูล Yes/No กับเขตข้อมูลนั้น

Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางมีชนิดที่คล้ายกันกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลนั้น และจะกำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล (F1, F2 และอื่นๆ) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่คล้ายกันกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูล และ Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามนั้นโดยไม่รวมแถวแรกไว้ในข้อมูล

ถ้า Access กำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลนั้นให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. บันทึกตาราง

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S รูปปุ่ม

  2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์นั้น อาจดูเหมือนว่าคุณกำลังพิมพ์ทับข้อมูล แต่แถวส่วนหัวของคอลัมน์จะมีชื่อเขตข้อมูล ไม่ใช่ตัวข้อมูล

  3. บันทึกตารางอีกครั้ง

หมายเหตุ: คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลได้ด้วยการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' แล้วแก้ไขชื่อเขตข้อมูลที่นั่นได้ เมื่อต้องการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิกขวาที่ตารางใน 'บานหน้าต่างนำทาง' จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับกลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ให้คลิกสองครั้งที่ตารางใน 'บานหน้าต่างนำทาง'

ด้านบนของเพจ

การนำเข้า การผนวก หรือการเชื่อมโยงข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่เก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น และต้องการนำข้อมูลนั้นเข้ามาในตารางใหม่หรือผนวกเข้ากับตารางที่มีอยู่ใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลไว้ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access ด้วยการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลนั้น ไม่ว่าจะเป็นแบบใดก็ตาม Access จะช่วยให้ทำงานกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งอื่นๆ ที่หลากหลาย ขั้นตอนที่คุณใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่กระบวนงานต่อไปนี้จะช่วยคุณในการเริ่มต้นใช้งานได้

  1. ใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดของไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้า

    รูป Ribbon ของ Access

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดโปรแกรมที่คุณต้องการ ให้คลิก เพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่พบชนิดรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้า คุณอาจจำเป็นต้องเริ่มโปรแกรมที่คุณใช้สร้างข้อมูลในครั้งแรก แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ทั่วไป (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้

  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูลต้นทาง หรือไม่ก็ให้พิมพ์เส้นทางแบบเต็มของไฟล์ข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อไฟล์

  3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ (คุณสามารถนำเข้าได้ทุกโปรแกรม และคุณสามารถผนวกหรือเชื่อมโยงได้บางโปรแกรม) ภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจะเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่โดยใช้ข้อมูลที่นำเข้า หรือ (ในบางโปรแกรม) คุณสามารถผนวกข้อมูลนั้นเข้ากับตารางที่มีอยู่ หรือสร้างตารางที่มีการเชื่อมโยงซึ่งคงการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในโปรแกรมต้นทางไว้ได้

  4. ถ้าตัวช่วยเริ่มต้น ให้ทำตามคำสั่งในหน้าถัดๆ ไปของตัวช่วย บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วย ให้คลิก เสร็จสิ้น

    ถ้าคุณนำเข้าวัตถุหรือเชื่อมโยงตารางจากฐานข้อมูล Access กล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ หรือ เชื่อมโยงตาราง จะปรากฏขึ้น ให้เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

    ขั้นตอนที่แน่นอนขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกที่จะนำเข้า ผนวก หรือเชื่อมโยงข้อมูลหรือไม่

  5. Access จะพร้อมท์ถามคุณว่าต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าที่คุณเพิ่งทำเสร็จสมบูรณ์ไปหรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะดำเนินการนำเข้าเดียวกันนี้อีกในอนาคต ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า แล้วใส่รายละเอียด จากนั้นคุณสามารถดำเนินการนี้ซ้ำได้อย่างง่ายดายในภายหลังด้วยการคลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ รูปปุ่ม ในกลุ่ม นำเข้า บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนี้ ให้คลิก ปิด

ถ้าคุณเลือกที่จะนำเข้าตาราง Access จะนำเข้าข้อมูลในตารางใหม่จากนั้นแสดงตารางภายใต้กลุ่ม ตาราง ใน 'บานหน้าต่างนำทาง' ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตารางนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะเชื่อมโยงข้อมูล Access จะสร้างตารางที่มีการเชื่อมโยงภายใต้กลุ่ม ตาราง ใน 'บานหน้าต่างนำทาง'

ด้านบนของเพจ

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว
  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูฐานข้อมูลที่คุณต้องการเปิด

  3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • คลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลเพื่อเปิดในโหมดเริ่มต้นตามที่ระบุไว้ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access หรือโหมดที่ได้รับการตั้งค่าไว้ตามนโยบายระดับผู้ดูแล

    • คลิก เปิด เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับใช้ร่วมกันในสภาพแวดล้อมที่มีผู้ใช้หลายคนเพื่อที่คุณและผู้ใช้อื่นๆ จะสามารถอ่านและเขียนฐานข้อมูลได้

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูได้แต่แก้ไขไม่ได้ ขณะที่ผู้ใช้อื่นๆ ยังคงสามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้นได้

    • คลิกลูกศรติดกับปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อเปิดฐานข้อมูลที่มีการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เมื่อคุณมีฐานข้อมูลที่เปิดในลักษณะนี้ ใครก็ตามที่พยายามเปิดฐานข้อมูลดังกล่าวจะได้รับข้อความว่า "ไฟล์นี้กำลังใช้งานอยู่"

    • คลิกลูกศรที่ติดกับปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงได้แบบอ่านอย่างเดียว ผู้ใช้อื่นๆ ยังคงสามารถเปิดฐานข้อมูลดังกล่าวได้ แต่จะถูกจำกัดไว้ในโหมดอ่านอย่างเดียวเท่านั้น

หากไม่พบฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด   

  1. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้คลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน หรือคลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน ในรายการดร็อปดาวน์ ค้นหาใน

  2. ในรายการของไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไดรฟ์ที่คุณคิดว่าอาจจะมีฐานข้อมูล แล้วคลิก ค้นหา

  3. พิมพ์เกณฑ์การค้นหาของคุณในกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหา จากนั้นคลิก ค้นหา เพื่อค้นหาฐานข้อมูล

  4. ถ้าพบฐานข้อมูล ให้ดับเบิ้ลคลิกเพื่อเปิด

  5. คุณต้องคลิก ยกเลิก ในกล่องโต้ตอบ เปิด เพื่อเปิดฐานข้อมูล จากนั้นปิดกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหา

หมายเหตุ: คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูลในรูปแบบไฟล์ภายนอก (เช่น dBASE, Paradox, Microsoft Exchange หรือ Excel) ได้โดยตรง นอกจากนี้คุณยังสามารถเปิด แหล่งข้อมูล ODBC เช่น Microsoft SQL Server หรือ Microsoft FoxPro โดยตรงได้อีกด้วย, Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ขึ้นโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เดียวกับไฟล์ข้อมูล และจะเพิ่มการเชื่อมโยงไปยังตารางแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก

เคล็ดลับ
  • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลที่เปิดล่าสุด ให้คลิกชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลดังกล่าวในรายการ เปิดฐานข้อมูลล่าสุด บนหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access แล้ว Access จะเปิดฐานข้อมูลที่มีการตั้งค่าตัวเลือกเดียวกันกับที่มีครั้งล่าสุดที่คุณเปิด ถ้ารายการไฟล์ที่ใช้ล่าสุดไม่ปรากฏ ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม จากนั้นคลิก ตัวเลือก Access ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access ให้คลิก ชั้นสูง ภายใต้ แสดง ให้ใส่ตัวเลขเอกสารเพื่อแสดงในรายการเอกสารล่าสุด สูงสุด 9 รายการ

  • ถ้าคุณกำลังเปิดฐานข้อมูล ด้วยการคลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม และใช้คำสั่ง เปิด คุณสามารถดูรายการของทางลัดไปยังฐานข้อมูลที่เปิดก่อนหน้านี้ ด้วยการคลิก เอกสารล่าสุดของฉัน ในกล่องโต้ตอบ เปิด

ด้านบนของเพจ

สร้างเทมเพลตเปล่าแบบกำหนดเอง

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ Access เปิดตารางใหม่ที่คุณสามารถใส่ข้อมูล แต่จะสร้างวัตถุอื่นๆ ในฐานข้อมูล ถ้าคุณต้องการให้วัตถุอื่นๆ เช่นฟอร์ม รายงาน แมโคร หรือ ตารางเพิ่มเติม การนำเสนอในฐานข้อมูลใหม่ทั้งหมดที่คุณสร้าง คุณสามารถสร้างเทมเพลตเปล่าแบบกำหนดเองที่ประกอบด้วยวัตถุเหล่านั้น จากนั้น ครั้งถัดไปที่คุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ ฐานข้อมูลจะมีวัตถุเหล่านี้อยู่แล้วในเทมเพลตของคุณ นอกเหนือจากวัตถุเหล่านี้ เทมเพลตสามารถใส่ตารางที่สร้างไว้ล่วงหน้าด้วยข้อมูล เช่นเดียวกับการตั้งค่าการกำหนดค่าพิเศษ คุณสมบัติฐานข้อมูล การอ้างอิง หรือโค้ดที่คุณต้องการใส่ในฐานข้อมูลใหม่

เช่น สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลแมโครที่ต้องการใช้ในโครงการทั้งหมดของคุณ ถ้าคุณสร้างเทมเพลตเปล่าที่มีแมโครเหล่านั้น Access จะใส่แมโครในฐานข้อมูลใหม่ใดก็ตามที่คุณสร้าง

คุณสามารถสร้างเทมเพลตเปล่าในรูปแบบไฟล์ Office Access 2007 รูปแบบไฟล์ Access 2002-2003 หรือรูปแบบไฟล์ Access 2000 เทมเพลตจะต้องมีชื่อว่า Blank.accdb สำหรับรูปแบบไฟล์ Office Access 2007 และ Blank.mdb สำหรับรูปแบบไฟล์ก่อนหน้า

  • ถ้ารูปแบบไฟล์เริ่มต้นของคุณตั้งค่าไว้เป็น Access 2000 หรือ Access 2002 - 2003 Access จะใช้ Blank.mdb เป็นชื่อไฟล์เทมเพลตเปล่า ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบไฟล์เดียวกันเป็น Blank.mdb ตัวอย่างเช่น แม้ว่ารูปแบบไฟล์เริ่มต้นของคุณจะเป็น Access 2000 ถ้าเทมเพลตชื่อ Blank.mdb ในรูปแบบไฟล์ Access 2002-2003 ฐานข้อมูลใหม่ใดก็ตามที่คุณสร้างจะอยู่ในรูปแบบ Access 2002-2003

  • ถ้ารูปแบบไฟล์เริ่มต้นของคุณถูกตั้งค่าเป็น Access 2007, Access ใช้ Blank.accdb เป็นชื่อไฟล์สำหรับเทมเพลว่าง

ฉันจะเปลี่ยนรูปแบบไฟล์เริ่มต้นได้อย่างไร

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม จากนั้นให้คลิก ตัวเลือกของ Access

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้คลิก เป็นที่นิยม

  3. ภายใต้ การสร้างฐานข้อมูล ให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการจากรายการดร็อปดาวน์ รูปแบบไฟล์เริ่มต้น

เมื่อต้องสร้างเทมเพลตเปล่า ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • สร้างฐานข้อมูลใหม่ (คุณสามารถตั้งชื่อว่าง หรือใส่ชื่อชั่วคราว), แล้ว นำเข้า หรือสร้างวัตถุที่คุณต้องการรวมไว้ในเทมเพล

  • ทำสำเนาของฐานข้อมูลที่มีอยู่ที่ประกอบด้วยวัตถุที่คุณต้องการในเทมเพล และลบวัตถุที่คุณไม่ต้องการแล้ว

หลังจากที่คุณมีวัตถุที่คุณต้องการในเทมเพล คุณต้องบันทึกไปยังตำแหน่งเฉพาะเจาะจง

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วชี้ไปที่ บันทึกเป็น

  2. ภายใต้บันทึกฐานข้อมูลในรูปแบบอื่นคลิกรูปแบบไฟล์คุณต้องการสำหรับเทมเพล

  3. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้เรียกดูหนี่งในสองโฟลเดอร์เทมเพลตนี้:

    • โฟลเดอร์เทมเพลตของระบบ    ตัวอย่างเช่น C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • โฟลเดอร์เทมเพลตของผู้ใช้    ตัวอย่างเช่น:

      • ใน Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • ใน Microsoft Windows Server 2003 หรือ Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\user name\Application Data\Microsoft\Templates

        หมายเหตุ: เทมเพลตเปล่าในโฟลเดอร์เทมเพลระบบแทนว่างเปล่าเทมเพลตในโฟลเดอร์แม่แบบใดก็ตามผู้ใช้

  4. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ Blank.accdb (หรือ Blank.mdb ถ้าคุณสร้างเทมเพลตเวอร์ชันก่อนหน้า) จากนั้นคลิก บันทึก

ในตอนนี้ให้เทมเพลตใหม่อยู่ในตำแหน่ง เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ วัตถุในเทมเพลตนี้จะรวมอยู่ในฐานข้อมูลใหม่ใดๆ ที่คุณสร้างตามค่าเริ่มต้น Access จะเปิดตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ตามที่ทำเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลว่างใหม่โดยไม่ใช่เทมเพลต

เมื่อต้องการหยุดใช้เทมเพลว่าง ลบ หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ชื่อ Blank.accdb (หรือ Blank.mdb สำหรับ Access เวอร์ชันก่อนหน้า)

ด้านบนของเพจ

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×