การสร้างจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถใช้จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์เมื่อต้องการส่งข้อความจำนวนมากที่ส่วนใหญ่เหมือนกันแต่มีข้อมูลบางส่วนในแต่ละข้อความที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสร้างข้อความอีเมลที่กำหนดเองแต่ละฉบับ โดยที่อีเมลแต่ละฉบับนั้นจะมีหมายเหตุส่วนบุคคล หรือเนื้อหาภายในที่เปลี่ยนไปตามกลุ่มลูกค้าเป้าหมายต่างๆ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสร้างการประกาศผลิตภัณฑ์และส่งไปยังลูกค้า 100 อันดับแรกของคุณ ซึ่งข้อความส่วนใหญ่หรือทั้งหมดในสิ่งพิมพ์จะเหมือนกัน แต่ที่อยู่อีเมลของลูกค้าแต่ละรายจะแตกต่างกันออกไป

หมายเหตุ: จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องใช้ Microsoft Office Outlook 2007 หรือ Microsoft Outlook Express (รุ่น 5.0 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า)

ให้ใช้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ สร้างจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ในสิ่งพิมพ์ใหม่หรือที่มีอยู่ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและแค็ตตาล็อก บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิก จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์

ในบทความนี้

สร้าง หรือการเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ

เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ

สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน

ยกเลิกการผสาน

สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ

เมื่อต้องสร้างจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องเปิดสิ่งพิมพ์ใหม่หรือที่มีอยู่ แล้วเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล ซึ่งเป็นแฟ้มที่มีข้อมูลไม่ซ้ำกันที่คุณต้องการจะรวม แฟ้มข้อมูลอาจมีรายชื่อและที่อยู่อีเมล ข้อมูลของผลิตภัณฑ์ หรือรูปภาพ สำหรับรูปแบบของแฟ้มข้อมูลอาจมีได้หลากหลายดังนี้

  • รายการที่ติดต่อ Microsoft Office Outlook

  • แผ่นงาน Microsoft Office Excel

  • ตาราง Microsoft Office Word

  • ตารางฐานข้อมูล Microsoft Office Access

  • แฟ้มข้อความที่มีแท็บ เครื่องหมายจุลภาค เครื่องหมายอัฒภาค หรือตัวคั่นอื่นๆ แบ่งคอลัมน์ และการขึ้นย่อหน้าใหม่แบ่งแถว

คุณสามารถเชื่อมต่อกับรายการหรือแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ หรือจะสร้างรายชื่อผู้รับใหม่ก็ได้ ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะข้อมูลบางตัวในรายการสำหรับการผสานของคุณ คุณสามารถกรองรายการของคุณตามเกณฑ์ที่ระบุได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเรียงรายการตามลำดับตัวอักษรได้ด้วย

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการผสานรูปภาพลงในหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณ แหล่งข้อมูลของคุณต้องใส่ชื่อไฟล์หรือเส้นทางสำหรับไฟล์รูปภาพที่คุณต้องการผสาน รวมรูปภาพจริงหรือรูปภาพในแหล่งข้อมูลของคุณ

การใช้รายการที่มีอยู่

  1. ภายใต้ สร้างรายชื่อผู้รับ ให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ แล้วคลิก ถัดไป: สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ

    ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Office Publisher จะเก็บแหล่งข้อมูลไว้ในโฟลเดอร์ My Data Sources คุณอาจต้องเรียกดูเพื่อหาตำแหน่งที่ตั้งแหล่งข้อมูลของคุณ

  2. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้คลิกแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการ

  3. คลิก เปิด

    กล่องโต้ตอบอื่นอาจปรากฏขึ้น เพื่อร้องขอข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกแหล่งข้อมูลชนิดใด

    ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นสมุดงาน Microsoft Office Excel ที่มีข้อมูลอยู่ในหลายแผ่นงาน คุณต้องเลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

    ที่ติดต่อทั้งหมดในรายการจะปรากฏอยู่ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงลำดับรายชื่อผู้รับที่ถูกรวมอยู่ในการผสานได้

การเลือกผู้รับจากที่ติดต่อ Outlook

  1. ภายใต้ สร้างรายชื่อผู้รับ ให้คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook แล้วคลิก ถัดไป: สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ

  2. ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้เลือกเมลโปรไฟล์ ให้คลิกโปรไฟล์ที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

  3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกที่ติดต่อ ให้คลิกรายการที่ติดต่อที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

    ที่ติดต่อทั้งหมดในโฟลเดอร์จะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงลำดับรายชื่อผู้รับที่ถูกรวมอยู่ในการผสานได้

การพิมพ์รายการใหม่

ถ้าไม่มีรายการที่จะเชื่อมต่ออยู่ คุณก็สามารถสร้างรายการใหม่ได้

  1. ภายใต้ สร้างรายชื่อผู้รับ ให้คลิก พิมพ์รายการใหม่ แล้วคลิก ถัดไป: สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ

  2. ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ให้เพิ่มส่วนหัวของเขตข้อมูลหรือของคอลัมน์ใหม่ที่ต้องการ

    วิธีการ

    ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ให้คลิก กำหนดคอลัมน์เอง แล้วให้เลือกทำดังต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูล ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วคลิก เพิ่ม

    • เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออก ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเอาออก แล้วคลิก ลบ

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ จากนั้นในกล่องโต้ตอบ การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อใหม่ในกล่องข้อความ เป็น

    • เมื่อต้องการย้ายเขตข้อมูลขึ้นหรือลงในรายการ ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการจะย้าย แล้วคลิกย้ายขึ้น หรือ ย้ายลง จนกระทั่งอยู่ในตำแหน่งที่คุณต้องการ

  3. พิมพ์ข้อมูลสำหรับรายการแรกในเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งที่อยู่อีเมลของผู้รับ คุณไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในทุกเขตข้อมูล

  4. เมื่อคุณป้อนข้อมูลรายการแรกเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก สร้างรายการ

  5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 จนกระทั่งคุณเพิ่มรายการจนเสร็จสิ้น แล้วคลิก ตกลง

  6. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกรายการนั้น

    ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Office Publisher จะบันทึกรายการที่อยู่ในโฟลเดอร์ My Data Sources ขอแนะนำให้เก็บรายการที่อยู่ไว้ที่นี่เพราะโฟลเดอร์นี้เป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ Publisher จะใช้ในการค้นหาแหล่งข้อมูล

    ที่ติดต่อทั้งหมดในรายการใหม่ของคุณจะปรากฏอยู่ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงลำดับรายชื่อผู้รับที่ถูกรวมอยู่ในการผสานได้

การเลือกผู้รับ

ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน คุณสามารถเลือกผู้รับที่คุณต้องการใช้ในการผสานได้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากผู้รับแต่ละรายที่คุณต้องการรวม และล้างกล่องกาเครื่องหมายถัดจากผู้รับแต่ละรายที่คุณต้องการคัดออก

เลือก หรือยกเลิกเลือกรายการทั้งหมดในรายการ

  • เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถวหัวเรื่อง

ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะข้อมูลบางตัวในรายการเพื่อการผสานของคุณ คุณสามารถกรองรายการของคุณตามเขตข้อมูลหรือเกณฑ์ที่ระบุได้ หลังจากคุณกรองรายการแล้ว คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวมและคัดระเบียนออก

รายการตัวกรองในรายการ

  1. คลิกลูกศรที่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการกรอง

  2. คลิกรายการใดก็ได้ต่อไปนี้

    • (ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันซึ่งไม่มีข้อมูลใดๆ อยู่

    • (ไม่ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดในเขตข้อมูลที่สอดคล้องซึ่งมีข้อมูลอยู่

    • (ขั้นสูง) เปิดกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อกรองตามเกณฑ์ต่างๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบกรองและเรียงลำดับ ด้วยการคลิก กรอง ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ได้อีกด้วย

      เคล็ดลับ: ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณมีหลายระเบียนที่มีข้อมูลในบางเขตข้อมูลเหมือนกัน และถ้ามีค่าไม่ซ้ำกัน 10 ค่าหรือน้อยกว่าในคอลัมน์ คุณสามารถกรองตามข้อมูลที่ระบุได้ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีหลายที่อยู่แสดงค่า 'ออสเตรเลีย'เป็นประเทศ/ภูมิภาค คุณสามารถกรองตาม ออสเตรเลีย ได้

      กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน จะแสดงเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์เท่านั้น เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก (ทั้งหมด)

ถ้าคุณต้องการดูระเบียนในรายการของคุณตามลำดับตัวอักษร คุณสามารถเรียงลำดับระเบียนเหล่านั้นได้

เรียงลำดับรายการในรายการ

  • ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการตามลำดับตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ นามสกุล

  • เมื่อต้องการเรียงลำดับโดยใช้เกณฑ์หลายเกณฑ์ ให้คลิก เรียงลำดับ ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ในกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม

คลิก ตกลง เพื่อกลับไปยังบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์

ด้านบนของหน้า

เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ

จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์จะรวมเป็นข้อความหนึ่งที่มีข้อมูลเหมือนกันในแต่ละสำเนา และตัวยึดอย่างน้อยหนึ่งตัวสำหรับข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันให้กับแต่ละสำเนา หลังจากคุณสร้างสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้แทรกข้อความเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการให้ปรากฏในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ทุกรุ่น เช่น คำทักทาย และตัวยึดสำหรับข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน อาทิ ชื่อของผู้รับ

ถ้าคุณยังไม่ได้ทำ ให้แทรกกล่องข้อความ พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ทุกรุ่นของคุณ และเพิ่มตัวยึดสำหรับข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน

การแทรกกล่องข้อความ

  1. บนแถบเครื่องมือวัตถุ คลิกกล่องข้อความ รูปปุ่ม

  2. ในสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ชี้ไปที่ตำแหน่งที่คุณต้องการให้มุมหนึ่งของกล่องข้อความปรากฏ แล้วลากตามแนวทแยงมุมจนกว่ากล่องข้อความจะได้ขนาดที่คุณต้องการ

การแทรกข้อความที่คุณต้องการในทุกฉบับ

  • คลิกภายในกล่องข้อความ แล้วพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ทุกรุ่นของคุณ

การแทรกเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์ของคุณ

  1. ในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ ให้คลิกภายในกล่องข้อความที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล

  2. แทรกข้อมูลใดๆ ต่อไปนี้

    เขตข้อมูลที่อยู่

    ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ (เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ) จากรายการภายใต้ เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมไปยังกล่องข้อความที่คุณได้สร้างไว้สำหรับเขตข้อมูลนั้น

    หมายเหตุ: 

    • คุณสามารถคลิก เขตข้อมูลที่อยู่ ภายใต้ รายการเพิ่มเติม จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลที่อยู่ ให้คลิกแต่ละส่วนของที่อยู่ที่คุณต้องการจะรวม

    • ถ้าชื่อของของเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไม่ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่ Publisher ใช้สำหรับเขตข้อมูลที่อยู่ คุณอาจต้องคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลที่อยู่ และในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ใช้รายการแบบหล่นลงเพื่อเลือกเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล Publisher

    ไฮเปอร์ลิงก์ที่เป็นแบบส่วนตัว

    1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ (เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ) ภายใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก แทรกการเชื่อมโยงหลายมิติส่วนบุคคล

    2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกการเชื่อมโยงหลายมิติส่วนบุคคล ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้แสดงและที่อยู่ของเว็บไซต์ที่คุณต้องการให้ผู้รับไปถึงเมื่อพวกเขาคลิกการเชื่อมโยงหลายมิติ

    3. ถ้าคุณต้องการแทรกเขตข้อมูลในข้อความที่ใช้แสดง ให้คลิกกล่องข้อความที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูลจากนั้น ในรายการทางขวา ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจะแทรก

      หมายเหตุ: ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูลคุณสามารถระบุข้อความที่แสดงและที่อยู่ของเว็บที่ใช้แทนสำหรับรายการว่างที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลที่แทรกได้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้ข้อความเริ่มต้นสำหรับรายการที่ว่างเปล่า และ ใช้การเชื่อมโยงหลายมิติเริ่มต้นสำหรับรายการที่ว่างเปล่า ตามต้องการ และพิมพ์ข้อความและที่อยู่เว็บที่จะใช้แทน

    เขตข้อมูลรูปภาพ

    1. ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ (เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ) ภายใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก เขตข้อมูลรูปภาพ

    2. ในกล่องโต้ตอบ การแทรกเขตข้อมูลรูปภาพ ให้คลิกเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับรายการของชื่อแฟ้มรูปภาพที่คุณต้องการจะแทรก

    บรรทัดแสดงคำทักทาย

    1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ (เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ) ภายใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก บรรทัดแสดงคำทักทาย

    2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้เลือกรูปแบบบรรทัดแสดงคำทักทาย แต่ละรูปแบบบรรทัดแสดงคำทักทายจะมีคำขึ้นต้นจดหมาย รูปแบบชื่อ และเครื่องหมายวรรคตอนดังต่อไปนี้

    3. เลือกข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏ ถ้า Publisher ไม่สามารถแปลชื่อของผู้รับได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อหรือนามสกุลของผู้รับ มีแต่ชื่อบริษัทเท่านั้น

      หมายเหตุ: ถ้าชื่อของเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไม่ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่ Publisher ใช้เป็นบรรทัดแสดงคำทักทาย คุณอาจต้องคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ แทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย และในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ใช้รายการแบบหล่นลงเพื่อเลือกเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล Publisher

การจัดรูปแบบเขตข้อมูล

คุณสามารถนำรูปแบบข้อความไปใช้กับเขตข้อมูลและข้อความอื่นที่คุณได้เพิ่มลงไปแล้ว (เช่น คำทักทายว่า สวัสดี หรือคำขึ้นต้นจดหมายเช่น เรียน) เพื่อเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลที่ผสานได้ตามต้องการ เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน คุณต้องจัดรูปแบบเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณก่อน

  1. ในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  2. บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก แบบอักษร แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

การแสดงตัวอย่างข้อมูลผู้รับในเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์ของคุณ

ขณะนี้คุณสามารถตรวจทานลักษณะสิ่งพิมพ์ของคุณที่จะปรากฏออกมาเมื่อมีข้อมูลจริงแสดงอยู่ในเขตข้อมูลที่ผสานได้

  1. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้เลือกทำดังต่อไปนี้

    • การแสดงตัวอย่างรายการตามลำดับจะปรากฏในสิ่งพิมพ์ของคุณที่ผสาน คลิกปุ่มนำทางภายใต้ผู้รับแสดงตัวอย่าง ในการผสานอีเมล งานบานหน้าต่าง ปุ่มไปข้างหน้า ปุ่ม ย้อนกลับ

      ข้อมูลจากระเบียนแรกในแหล่งข้อมูลของคุณจะอยู่ในเขตข้อมูลคุณไม่สามารถแก้ไขรายการแหล่งข้อมูลของคุณบนหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณได้ แต่คุณสามารถจัดรูปแบบ ย้าย หรือลบเขตข้อมูลบนหน้าสิ่งพิมพ์นั้นได้

    • เมื่อต้องการค้นหาและแสดงตัวอย่างรายการใดรายการหนึ่งในแหล่งข้อมูลของคุณ ให้คลิก ค้นหาผู้รับ แล้วใส่เกณฑ์การค้นหาในกล่องโต้ตอบ ค้นหารายการ

  2. ถ้าจำเป็น ให้เปลี่ยนแปลงรายชื่อผู้รับของคุณ โดยเลือกทำดังต่อไปนี้

    • เมื่อไม่ต้องการรวมผู้รับที่เฉพาะเจาะจงในการผสาน ให้คลิก ไม่รวมผู้รับรายนี้

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนรายชื่อผู้รับ ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ แล้วเปลี่ยนแปลงข้อมูลในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน

  3. หลังจากคุณได้ดำเนินการสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณจนเสร็จสมบูรณ์และแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมดแล้ว ให้คลิก บันทึกเป็น บนเมนู แฟ้ม พิมพ์ชื่อสำหรับสิ่งพิมพ์ของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วคลิก บันทึก

  4. คลิก ถัดไป: สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน

ด้านบนของหน้า

สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน

ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ภายใต้ เลือกผลลัพธ์ของจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถดำเนินการได้ดังนี้

  • ส่งสิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณเป็นข้อความอีเมล

  • แสดงตัวอย่างสิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ (เพื่อดูว่าสิ่งพิมพ์จะมีปรากฏออกมาอย่างไรก่อนที่คุณจะส่งสิ่งพิมพ์ทุกรุ่น และเพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้)

การแสดงตัวอย่างสิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ

  1. คลิก แสดงตัวอย่างอีเมล

  2. คลิกปุ่ม ถัดไป และ ก่อนหน้า เพื่อแสดงตัวอย่างข้อความอีเมลแต่ละข้อความว่าจะปรากฏออกมาอย่างไรเมื่อส่ง

    หมายเหตุ: ถ้าตัวตรวจสอบการออกแบบพบปัญหาที่อาจป้องกันไม่ให้การทำจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์เสร็จสมบูรณ์ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนที่แสดงอยู่ใต้ แสดงตัวอย่างอีเมล ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อต้องการดูและแก้ไขปัญหาเหล่านั้นให้คลิก ตัวตรวจสอบการออกแบบ

ด้านบนของหน้า

การส่งสิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ

  1. คลิก ส่งอีเมล

  2. ในกล่องโต้ตอบ ผสานไปยังอีเมล ให้เลือกเขตข้อมูลผู้รับจากรายการแบบหล่นลง ถึง โดยปกติ ที่อยู่อีเมล จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์

  3. ภายใต้ เรื่อง ให้พิมพ์บรรทัดเรื่อง ภายใต้ รายการที่จะแทรก ให้คลิกเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการจะแทรกในบรรทัดเรื่อง

  4. คลิก ตัวเลือก เพื่อระบุตัวเลือกอื่นที่คุณต้องการ เช่น ผู้รับใน 'สำเนาถึง' หรือ 'สำเนาลับถึง' หรือสิ่งที่แนบมากับข้อความ

  5. คลิก ส่ง

    กล่องโต้ตอบ ส่งข้อความจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ จะปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณยืนยันการส่งจดหมายด้วยการดูรายชื่อผู้รับที่อีเมลได้ส่งหรือไม่ได้ส่งถึง

ด้านบนของหน้า

ยกเลิกการผสาน

ก่อนที่คุณจะส่งข้อความจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ คุณสามารถยกเลิกการผสานเพื่อยกเลิกการเชื่อมต่อสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งข้อมูลได้ทุกเมื่อ

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและแค็ตตาล็อก แล้วคลิก ยกเลิกการผสาน

  2. เมื่อถูกถามว่าคุณต้องการจะยกเลิกการผสานหรือไม่ ให้คลิก ใช่

สิ่งพิมพ์ถูกยกเลิกการเชื่อมต่อจากแหล่งข้อมูล

หมายเหตุ: ถ้าคุณยกเลิกจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ บางเขตข้อมูลจะได้รับการแปลงเป็นข้อความ ขณะที่ช่องที่อยู่ เขตข้อมูลที่อยู่ และบรรทัดแสดงคำทักทายจะยังคงเป็นเขตข้อมูลที่ใช้งานได้อยู่

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×