การสร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ

การสร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการจะช่วยให้คุณควบคุมข้อมูลที่ผู้อื่นจะสามารถใส่ลงในคอลัมน์ได้ ผู้ใช้จะเลือกคำหรือวลีที่ผู้ใช้จะใส่ลงในคอลัมน์จากชุดของคำที่มีการจัดการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว

ภาพประกอบต่อไปนี้จะแสดงวิธีการทำงาน ไลบรารีเอกสารในภาพประกอบดังกล่าวนี้มีคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ ที่เรียกว่า "Discover ECM" เมื่อต้องการใส่ค่าในคอลัมน์ ผู้ใช้จะแก้ไขคุณสมบัติสำหรับรายการในไลบรารี (ในกรณีนี้ รายการนั้นคือสเปรดชีต) ชื่อของคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ กล่าวคือ Discover ECM เป็นป้ายชื่อสำหรับเขตข้อมูลบนหน้าคุณสมบัติ เมื่อต้องการดูรายการของคำ ผู้ใช้เพียงแค่คลิกไอคอนแท็ก

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการช่วยให้ผู้ใช้เลือกค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อใส่ในคอลัมน์โดยใช้คุณสมบัติของเอกสารได้

เมื่อคุณตั้งค่าคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ คุณสามารถใช้ชุดคำที่มีอยู่ หรือคุณสามารถเพิ่มชุดคำเป็นการเฉพาะสำหรับวัตถุประสงค์นี้ก็ได้ เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการเพิ่มชุดคำใหม่ โปรดดูที่ การตั้งค่าชุดคำใหม่

สร้างไซต์ รายการ หรือคอลัมน์ metadata ที่มีจัดการไลบรารี

สิ่งสำคัญ: คุณต้องเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันเพื่อสร้างหรือกำหนดค่าคอลัมน์ของไซต์ คุณต้องมีระดับสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อสร้างคอลัมน์สำหรับรายการหรือไลบรารี ตามค่าเริ่มต้นแล้ว เจ้าของไซต์จะมีสิทธิ์ จัดการรายการ

  1. คุณสามารถสร้างคอลัมน์สำหรับรายการและไลบรารี หรือคุณสามารถสร้างคอลัมน์ของไซต์ สร้างคอลัมน์ ด้วยการเลือกหนึ่งในกระบวนงานต่อไปนี้:

  2. สร้างคอลัมน์ของไซต์สำหรับ metadata ที่มีการจัดการ

    1. บนโฮมเพจ ให้เลือก เนื้อหาของไซต์

    2. บนหน้าเนื้อหาของไซต์ คลิก ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 ตั้งค่า

    3. ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก คอลัมน์ของไซต์

    4. บนหน้า คอลัมน์ของไซต์ ให้คลิก สร้าง

    5. บนหน้า คอลัมน์ของไซต์ใหม่ ในส่วน ชื่อและชนิด ให้พิมพ์ชื่อของคอลัมน์

  3. สร้างคอลัมน์จากรายการหรือไลบรารีสำหรับ metadata ที่มีการจัดการ

    1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างคอลัมน์

    2. บนแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี ของ Ribbon ให้คลิก การตั้งค่ารายการ หรือ การตั้งค่าไลบรารี ตามความเหมาะสม

    3. ในส่วน คอลัมน์ ให้คลิก สร้างคอลัมน์

    4. บนหน้า สร้างคอลัมน์ ในส่วน ชื่อและชนิด ให้พิมพ์ชื่อของคอลัมน์ได้

  4. ในส่วน ชนิดของข้อมูลในคอลัมน์นี้คือ ให้เลือก Metadata ที่มีการจัดการ

  5. ในส่วน กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มสำหรับคอลัมน์หรือสร้างกลุ่ม

  6. ในส่วน การตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติม ให้พิมพ์คำอธิบายและระบุว่าจำเป็นต้องการค่าหรือไม่ คุณยังสามารถระบุว่าคุณต้องการบังคับให้ค่าของคอลัมน์เป็นค่าเฉพาะหรือไม่

  7. ในส่วน เขตข้อมูลแบบหลายค่า ให้ระบุว่า คุณต้องการอนุญาตให้คอลัมน์มีหลายค่าได้หรือไม่

    สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณอนุญาตให้ในคอลัมน์มีหลายค่า ผู้ใช้จะไม่สามารถเรียงลำดับในคอลัมน์นี้ได้

  8. ในส่วน รูปแบบที่แสดง ให้ระบุว่าจะแสดงเฉพาะป้ายชื่อคำเท่านั้นหรือไม่ หรือจะแสดงคำและเส้นทางแบบเต็มของคำในลำดับชั้นของชุดคำ

  9. ในส่วน การตั้งค่าชุดคำ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  10. เมื่อต้องการใช้ชุดคำที่มีอยู่ ให้เลือก ใช้ชุดคำที่มีการจัดการ แล้วค้นหาหรือเรียกดูชื่อของชุดคำ หลังจากที่คุณเลือกชื่อของชุดคำ คุณสามารถระบุว่าจะอนุญาตให้ผู้ใช้ใส่ค่า และตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับคอลัมน์ได้หรือไม่

  11. เมื่อต้องการสร้างชุดคำสำหรับคอลัมน์นี้ ให้เลือก กำหนดชุดคำของคุณเอง แล้วพิมพ์คำอธิบายสำหรับชุดคำ จากนั้น ให้คลิก แก้ไขโดยใช้ตัวจัดการชุดคำ แล้วทำตามขั้นตอนใน การตั้งค่าชุดคำใหม่

  12. คลิก ตกลง

เมื่อต้องการจัดการ metadata คอลัมน์ ทำตามวิธีใดวิธีหนึ่งขั้นตอนก่อนหน้านี้เพื่อไปยังไซต์ของคุณ ไลบรารี หรือคอลัมน์รายการหน้าคอลัมน์ของไซต์ บนหน้านั้น เลื่อนไปตามคอลัมน์กำหนดไว้ และคลิกปุ่มคุณต้องการปรับเปลี่ยน คุณจะย้อนกลับในหน้าแก้ไขซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลง หรืออัปเดตการตั้งค่า

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการช่วยให้ผู้ใช้มีรายการคำต่างๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งผู้ใช้สามารถนำไปใช้กับเนื้อหาของตนได้ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อช่วยให้คุณมั่นใจว่าผู้ใช้จะใช้คำนั้นได้อย่างสอดคล้องกันในไซต์คอลเลกชัน นอกจากนี้ คำที่ได้รับการอัปเดตจะพร้อมใช้งานให้กับผู้ใช้โดยอัตโนมัติ

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการมีลักษณะที่เฉพาะหลายอย่างที่ช่วยให้ผู้ใช้เลือกและนำคำไปใช้กับเนื้อหา ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการสนับสนุน "การพิมพ์ล่วงหน้า" และยังเสนอการขจัดความคลุมเครือของคำ คำอธิบาย คำเหมือน และค่าหลายภาษา นอกจากนี้ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องจำทุกคำ ผู้ใช้สามารถเลือกคำได้จากทรีที่แสดงลำดับชั้นของชุดคำนั้นแทน

  • ชนิดล่วงหน้า    เมื่อผู้ใช้เริ่มต้นให้พิมพ์ค่า SharePoint แสดงรายการของเงื่อนไขทั้งหมดในชุดที่เริ่มต้น ด้วยอักขระผู้ใช้ได้พิมพ์คำเกี่ยวข้อง คุณสามารถตั้งค่าชนิดล่วงหน้าเพื่อแสดงชื่อของชุดคำและตำแหน่งของคำในลำดับชั้นนอกเหนือจากคำเอง

    เมื่อคุณเริ่มต้นพิมพ์ จะมีการแนะนำคำต่างๆ ให้คุณ

    ผู้ใช้สามารถย้ายตัวชี้ไปเหนือคำที่แนะนำเพื่อดูข้อความอธิบายเพื่อช่วยให้สามารถตัดสินใจเลือกคำที่เหมาะสม ถ้ามีการระบุคำเหมือนของคำนั้น ผู้ใช้สามารถใส่คำเหมือนเหล่านั้น แล้วคำที่ถูกต้องจะถูกกำหนดให้โดยอัตโนมัติ

  • เลือกจากลำดับชั้นของชุดคำ    เมื่อผู้ใช้ที่เพิ่ม หรือเปลี่ยนข้อมูลในคอลัมน์ metadata ที่มีการจัดการ พวกเขามีหลายตัวเลือก ถ้าพวกเขาคุ้นเคยกับชุดคำ พวกเขาสามารถพิมพ์ค่าใหม่เฉพาะในคอลัมน์ ถ้าฟีเจอร์ชนิดล่วงหน้ามีค่าถูกต้อง ผู้ใช้สามารถเพิ่งเลือกนั้น

    ผู้ใช้ยังสามารถเรียกดูคำที่เหมาะสมได้อีกด้วย ผู้ใช้สามารถคลิกที่ไอคอนแท็กที่อยู่ถัดจากเขตข้อมูล Metadata ที่มีการจัดการ แล้วเลือกค่าจากทรีที่แสดงลำดับชั้นของชุดคำ

    คุณสามารถเลือกคำที่มีการจัดการได้จากตัวเลือกตัวควบคุมทรี

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×