การสร้างกฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

การสร้างกฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อต้องการกำหนดวิธีกำหนดเส้นทางเอกสาร ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะใช้กฏที่คุณสร้างขึ้น กฏจะยึดตามการรวมชนิดเนื้อหาและ Metadata

บทความนี้อธิบายถึงวิธีสร้างกฏสำหรับการจัดระเบียบและการกำหนดเส้นทางเอกสารหรือระเบียน ไซต์ SharePoint องค์กรทุกไซต์จะสามารถเปิดใช้งานการกำหนดเส้นทางเอกสารได้

สิ่งสำคัญ: ขั้นแรก คุณจะต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์ ตัวจัดระเบียบเนื้อหา และกำหนดค่าตัวจัดระเบียบให้กำหนดเส้นทางระเบียน คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีกำหนดค่า ตัวจัดระเบียบเนื้อหา ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ในบทความนี้

ก่อนที่คุณจะสร้างกฏ ขั้นแรก

ทำความเข้าใจวิธีกำหนดเส้นทางเอกสาร

สร้างกฎในการกำหนดเส้นทางเอกสาร

ก่อนที่คุณจะสร้างกฏ ขั้นแรก

มีขั้นตอนที่สำคัญหลายขั้นตอนที่คุณต้องทำตามก่อนสร้างกฏสำหรับการกำหนดเส้นทางเอกสาร

  1. เปิดใช้งานฟีเจอร์ ตัวจัดระเบียบเนื้อหา

  2. สร้างไลบรารีและโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้เป็นปลายทางของการกำหนดเส้นทางเอกสาร คุณอาจต้องการสร้างโฟลเดอร์สำหรับเอกสารแต่ละชนิดที่คุณกำลังกำหนดเส้นทางอยู่ ตัวอย่างเช่น สร้างไลบรารีโดยเฉพาะสำหรับระเบียนอีเมลหรือสเปรดชีต Excel เท่านั้น เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการสร้างไลบรารี ให้ดูลิงก์ในส่วน ดูเพิ่มเติม

  3. ชนิดเนื้อหาต้องได้รับการกำหนดความสัมพันธ์กับเอกสารที่จะทำการกำหนดเส้นทาง ด้วยวิธีนี้ ชนิดเนื้อหาจะสามารถเป็นส่วนหนึ่งของเกณฑ์ที่กำหนดตำแหน่งสุดท้ายที่เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ได้

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจวิธีกำหนดเส้นทางเอกสาร

เอกสารสามารถถูกกำหนดเส้นทางไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ในไซต์ ศูนย์ระเบียน หรือไซต์ SharePoint ชนิดใดก็ได้ ไลบรารีสำหรับปล่อย ซึ่งจะสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์ ตัวจัดระเบียบเนื้อหา จะทำหน้าที่เป็นตำแหน่งเริ่มต้น กระบวนการการกำหนดเส้นทางเอกสารประกอบด้วยหลายองค์ประกอบ

  • ไลบรารีเป้าหมายและโฟลเดอร์    ผู้ดูแลรักษาหรือระเบียนพอร์ทัลไลบรารีและโฟลเดอร์ที่เอกสารควรกำหนดเส้นทาง และดไลบรารีเหล่านี้เป็นไลบรารีเป้าหมายที่สร้างด้วยตนเอง

  • ชนิดเนื้อหาของไซต์    เอกสารทุกเอกสารต้องมีชนิดเนื้อหา และผู้ใช้สามารถเพิ่มชนิดเนื้อหาไซต์ที่เหมาะสมด้วยตนเองลงในไลบรารีเป้าหมาย

  • ไลบรารีสำหรับปล่อย    เอกสารที่ไม่ตรงกับกฎ หรือที่ไม่มี metadata ที่จำเป็นต้องจะส่งไปยังรีสำหรับปล่อยเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใส่ metadata ที่จำเป็น หรือ คุณสามารถกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารที่อัปโหลดมาใหม่ทั้งหมดเพื่อรีสำหรับปล่อยชั่วคราว

  • รายการกฎเอกสาร    นี่เป็นคอลเลกชันของกฎการกำหนดเส้นทางทั้งหมด ผู้ดูแลเนื้อหาหรือผู้จัดการระเบียนจะตรวจสอบรายการนี้เพื่อทำการสร้าง จัดการ และดูกฎการกำหนดเส้นทาง

ไดอะแกรมต่อไปนี้แสดงวิธีกำหนดเส้นทางเอกสารและข้อความอีเมลโดยยึดตามที่ตรงกับเกณฑ์ที่เฉพาะเจาะจง และวิธีที่เอกสารที่ไม่มีข้อมูลถูกส่งกลับไปยังไลบรารีสำหรับปล่อย

เส้นทางเอกสารใช้ตัวจัดการเนื้อหา แสดงแหล่งข้อมูลจำนวนมาก และแสดงเอกสารที่ไม่มี Metadata ถูกส่งกลับไปยังไลบรารีสำหรับปล่อย

ด้านบนของหน้า

สร้างกฎในการกำหนดเส้นทางเอกสาร

สำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่คุณเพิ่มลงในรายการ การกำหนดเส้นทางระเบียน คุณระบุชื่อเรื่องและคำอธิบายของระเบียน คุณยังระบุตำแหน่งที่ตั้งในไซต์ที่ระเบียนถูกจัดเก็บไว้อีกด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าระเบียนที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสม คุณสามารถระบุชื่อสำรองให้แก่ชนิดระเบียนได้

หมายเหตุ: คุณจะต้องมีสิทธิ์ระดับ เจ้าของไซต์ เป็นอย่างน้อย จึงจะสามารถสร้างกฎในการกำหนดเส้นทางเอกสารได้

  1. ไปยังไซต์ที่คุณต้องการสร้างกฎของ ตัวจัดระเบียบเนื้อหา

  2. บนบานหน้าต่าง เปิดใช้งานด่วน คลิก เพิ่มเติม… เพื่อดูตัวเลือก เนื้อหาไซต์

  3. จากเมนูแอป คลิก การตั้งค่า

  4. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้ส่วน การดูแลไซต์ ให้คลิก กฏของตัวจัดระเบียบเนื้อหา

  5. บนหน้า กฏของตัวจัดระเบียบเนื้อหา ให้คลิก เพิ่ม ใน คลิกเพื่อเพิ่มรายการใหม่

  6. ในส่วน ชื่อกฏ ให้พิมพ์ชื่อที่อธิบายเงื่อนไขและการกระทำของกฏ

  7. ในส่วน สถานะและลำดับความสำคัญของกฎ เลือก ใช้งานอยู่ เพื่อนำกฏไปใช้กับเนื้อหาขาเข้า จากนั้น ให้เลือกลำดับความสำคัญที่จะระบุว่าจะกำหนดเส้นทางเนื้อหาอย่างไรถ้าเนื้อหานั้นตรงตามกฎของ ตัวจัดระเบียบเนื้อหา มากกว่าหนึ่งกฎ
    ถ้าคุณไม่ต้องการนำกฏนี้ไปใช้กับเนื้อหาขาเข้า ให้เลือก ไม่ได้ใช้งาน

  8. ในส่วน ชนิดเนื้อหาการส่ง กำหนดความสัมพันธ์ของกฏกับชนิดเนื้อหา การดำเนินการนี้ทำให้การส่งไปยังตัวจัดระเบียบจะได้รับการกำหนดป้ายชื่อด้วยชนิดเนื้อหาที่เลือก และคุณสมบัติที่ใช้ในเงื่อนไขของกฎจะได้รับการระบุไว้

    • เลือกกลุ่มเนื้อหาที่เหมาะสม กลุ่มที่คุณเลือกจะเป็นตัวกำหนดชนิดเนื้อหาที่คุณสามารถเลือกได้ในขั้นตอนต่อไป

    • เลือกชนิดเนื้อหาที่เหมาะสม

    • ถ้าชนิดเนื้อหาที่คุณเลือกมีชื่อแตกต่างกันบนไซต์ SharePoint อื่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายภายใต้ชื่อที่แสดงแทน พิมพ์ชื่อที่ใช้บนไซต์อื่น ๆ ในเขตข้อมูลจัดให้ แล้วคลิกเพิ่ม ชื่อสำหรับชนิดเนื้อหาที่แสดงแทนที่ปรากฏในรายการภายใต้

  9. ในส่วน เงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณสมบัติของการส่งจะต้องตรงตามสำหรับกฎนั้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการกฎที่จะนำไปใช้กับเอกสารทั้งหมดที่มีคำว่า “งบประมาณ” อยู่ในชื่อเรื่อง คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติมได้ด้วยการคลิกลิงก์ เพิ่มเงื่อนไขอื่น

    หมายเหตุ: คุณสมบัติพร้อมใช้งานจากรายการดรอปดาวน์คุณสมบัติแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดเนื้อหาที่คุณได้เลือกไว้ในขั้นตอนที่ 6.

  10. ในส่วน ตำแหน่งที่ตั้งปลายทาง ให้พิมพ์หรือเรียกดูตำแหน่งที่จะวางเนื้อหาที่ตรงกับกฏ เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ เพื่อจัดกลุ่มเอกสารที่คล้ายคลึงกันไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคุณสมบัติที่แสดงรายการเอกสารทั้งหมดของโครงการต่างๆ ในองค์กรของคุณ คุณสามารถบังคับให้ตัวจัดระเบียบสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับโครงการแต่ละโครงการได้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×