การลบระเบียนออกจากฐานข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งระเบียน

การลบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัยสามารถทำให้ฐานข้อมูล Access ของคุณเร็วขึ้นและใช้งานได้ง่ายขึ้น เช่น ถ้าคุณย้ายข้อมูลจากปฏิทินหรือไตรมาสงบประมาณก่อนหน้าไปยังชุดตารางการเก็บถาวรในฐานข้อมูลอื่น คุณสามารถลดขนาดของฐานข้อมูลที่คุณทำงานอยู่เพื่อช่วยให้เรียกใช้ได้เร็วขึ้น ถ้าคุณเอาข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือซ้ำกันออก คุณสามารถลดต้นทุนของธุรกิจได้

บทความนี้อธิบายวิธีการลบข้อมูลออกจากฐานข้อมูล Access อีกทั้งยังอธิบายวิธีการลบข้อมูลจากแต่ละเขตข้อมูล ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างเรียบง่าย และวิธีการลบทั้งระเบียน ซึ่งเป็นขั้นตอนที่อาจมีความซับซ้อนมากขึ้น

หมายเหตุ: เมื่อต้องการทำความเข้าใจและใช้งานข้อมูลในบทความนี้ คุณต้องเข้าใจแนวคิดของคีย์หลักและคีย์นอกก่อน สำหรับข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับคีย์หลักและคีย์นอก ให้ดูบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ในบทความนี้

เกี่ยวกับการลบข้อมูล

ลบข้อมูลในเขตข้อมูล

ลบข้อมูลในรายการ

ลบข้อมูลระเบียนที่ไม่เกี่ยวข้องจากฐานข้อมูล

ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องออกจากฐานข้อมูลโดยใช้การลบคิวรี

เกี่ยวกับการลบข้อมูล

Access มีการลบข้อมูลหลายชนิดหรือหลายระดับ คุณสามารถลบข้อมูลจากแต่ละจุดข้อมูลจากระเบียน คุณสามารถลบทั้งระเบียนจากตาราง และคุณยังสามารถลบทั้งตารางได้

คุณลบแต่ละค่าเมื่อคุณต้องการทำให้จุดข้อมูลบางจุดหรือทั้งหมดในระเบียนว่างเปล่า แต่ยังปล่อยระเบียน (แถว) ไว้ในตาราง การลบค่าข้อมูลนั้นค่อนข้างง่าย — คุณเลือกข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดในเขตข้อมูลแล้วกด DELETE

เมื่อคุณลบทั้งระเบียน คุณจะเอาข้อมูลทั้งหมดในแต่ละเขตข้อมูลออกเช่นเดียวกับค่าคีย์ที่ทำให้ระเบียนไม่ซ้ำกัน ขั้นตอนนี้จะเอาทั้งแถวออกจากตาราง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนด้วยตนเอง หรือคุณสามารถสร้างคิวรีการลบที่จะเอาระเบียนจำนวนมากออกในครั้งเดียว

ถ้าระเบียนที่คุณต้องการลบไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอื่นใดในฐานข้อมูล ขั้นตอนการลบจึงค่อนข้างง่าย คุณสามารถเลือกทั้งแถวแล้วกด DELETE หรือคุณสามารถสร้างแล้วเรียกใช้คิวรีการลบ อย่างไรก็ตาม ถ้าระเบียนที่คุณต้องการลบเกี่ยวข้องกับข้อมูลอื่นๆ และอยู่ในด้าน “หนึ่ง” ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม คุณต้องทำขั้นตอนเพิ่มเติม — เนื่องจากตามค่าเริ่มต้น Access จะไม่อนุญาตให้คุณลบข้อมูลที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งโปรดทราบว่าเมื่อคุณลบทั้งระเบียน คุณจะไม่สามารถเลิกทำการลบดั้งกล่าวได้ ด้วยเหตุผลดังกล่าว คุณควรสำรองข้อมูลฐานข้อมูลของคุณก่อนที่คุณจะลบข้อมูลอยู่เสมอ

การลบทั้งตารางจะไม่ซับซ้อนเท่ากับขั้นตอนการลบข้อมูลจากเขตข้อมูลหรือการลบทั้งระเบียน แต่โปรดทราบว่าเมื่อคุณลบทั้งตาราง คุณอาจทำให้ฟังก์ชันบางอย่างเสียหาย — และอาจทำให้เกิดความเสียหาย — กับฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณได้ถ้าคุณลบผิดตาราง นอกจากนี้ คุณจะสูญเสียข้อมูลทั้งหมดในตารางที่ลบอย่างถาวร ด้วยเหตุผลดังกล่าว คุณควรสำรองข้อมูลฐานข้อมูลของคุณก่อนที่คุณจะลบตารางอยู่เสมอ

สุดท้าย คุณสามารถลบข้อมูลในเวลาที่น้อยลงและด้วยความถูกต้องที่มากขึ้นถ้าคุณเข้าใจการออกแบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access หรือฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ ให้ดู พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

วิธีการต่างๆ ในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการลบข้อมูลจากแต่ละเขตข้อมูล วิธีการลบทั้งรายการ และวิธีการลบทั้งตาราง แต่ละส่วนจะมีข้อมูลพื้นหลังที่คุณจำเป็นต้องทำงานที่ได้รับให้เสร็จสิ้น

ลบข้อมูลในเขตข้อมูล

คุณสามารถลบข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูลเมื่อคุณเปิดตารางหรือคิวรีในมุมมองฐานข้อมูล รายการย่อ/ขยาย และเมื่อคุณเปิดฟอร์มรายการข้อมูลในมุมมองฟอร์ม รูปปุ่ม และเค้าโครง รูปปุ่ม

ลบข้อมูลจากแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งบนตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลที่คุณต้องการใช้ ซึ่งจะเปิดตารางหรือคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล

  2. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการลบ

    คุณสามารถไฮไลต์ข้อมูลบางส่วนหรือข้อมูลทั้งหมด หรือแค่วางเคอร์เซอร์ลงในเขตข้อมูล

  3. ถ้าคุณเลือกข้อมูลทั้งหมดในเขตข้อมูล ให้กด DELETE

    -หรือ-

    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ

    -หรือ-

    ถ้าคุณวางเคอร์เซอร์ในเขตข้อมูล ให้กด DELETE หรือ BACKSPACE ตามต้องการ

ลบข้อมูลจากฟอร์ม

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกฟอร์มที่คุณต้องการใช้ ซึ่งจะเปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์ม

    -หรือ-

    ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้เลือกฟอร์มที่คุณต้องการใช้ และบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองเค้าโครง

  2. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการลบ

    คุณสามารถไฮไลต์ข้อมูลบางส่วนหรือข้อมูลทั้งหมด หรือแค่วางเคอร์เซอร์ลงในเขตข้อมูล

  3. ถ้าคุณเลือกข้อมูลทั้งหมดในเขตข้อมูล ให้กด DELETE

    -หรือ-

    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ

    -หรือ-

    ถ้าคุณวางเคอร์เซอร์ในเขตข้อมูล ให้กด DELETE หรือ BACKSPACE ตามต้องการ

    หมายเหตุ: Access อาจแสดงข้อความข้อผิดพลาดและป้องกันคุณจากการลบข้อมูล หลายปัจจัยอาจหยุดการลบ:

    • ตามการออกแบบ คุณไม่สามารถลบข้อมูลจากคิวรีบางประเภทได้    เช่น คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลที่คืนค่าโดยคิวรีข้ามแท็บ และคุณไม่สามารถแก้ไขหรือเอาเขตข้อมูลที่คำนวณออกได้ — ค่าที่สูตรคำนวณตามที่คุณใช้ฐานข้อมูลของคุณ แต่ไม่ได้อยู่ในตาราง ถ้าฟอร์มของคุณอ้างอิงคิวรีที่ไม่สามารถลบข้อมูลได้ คุณจะไม่สามารถลบข้อมูลจากฟอร์มได้

    • คุณไม่มีสิทธิ์ที่จำเป็นในการลบข้อมูล    ติดต่อผู้ดูแลระบบหรือผู้ออกแบบฐานข้อมูลของคุณ

    • เขตข้อมูลไม่ยอมรับค่าเปล่าหรือไม่มีค่า    ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็น ให้เปิดตารางในมุมมองออกแบบ จากนั้นเปลี่ยนคุณสมบัติตาราง จำเป็น จาก ใช่ เป็น ไม่ใช่

    • คุณพยายามลบข้อมูลจากรายการ    ในแผ่นข้อมูลสำหรับฟอร์ม คุณสามารถระบุรายการได้เสมอ เนื่องจาก Access จะมีลูกศรลงที่ส่วนท้าย เช่น: รายการการค้นหาที่ว่างเปล่า สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการลบค่าในรายการ ให้ดูส่วนถัดไปของบทความนี้

ด้านบนของหน้า

ลบข้อมูลในรายการ

คุณสามารถลบข้อมูลจากรายการสองประเภท: รายการค่าและรายการค้นหา รายการค่าจะแสดงชุดค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า — ค่าที่คุณหรือผู้ออกแบบฐานข้อมูลของคุณใส่ด้วยตนเอง ในทางตรงข้าม ค่าค้นหาจะใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลค่าจากตารางอื่นหรือคิวรีอื่น และค่าที่คืนค่าเหล่านั้นจะถูกใส่ลงในรายการ

รายการในรายการค่าจะอยู่ในตารางเดียวกับค่าในระเบียน ในทางตรงข้าม ข้อมูลในรายการค้นหาจะอยู่ในตารางอื่นอย่างน้อยหนึ่งตาราง เมื่อต้องการเอาข้อมูลออกจากรายการค่า ให้คุณเปิดตารางและแก้ไขรายการ

การเอาข้อมูลออกจากรายการค้นหาจำเป็นต้องทำขั้นตอนเพิ่มเติม และขั้นตอนเหล่านั้นจะแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับว่าคิวรีสำหรับรายการค้นหาใช้ข้อมูลจากตารางของคิวรีอื่น ถ้าคิวรีสำหรับรายการค้นหาอ้างอิงตาราง ให้คุณระบุรายการดังกล่าวและเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่ปรากฏในรายการ แล้วให้คุณเปิดตารางต้นฉบับและแก้ไขข้อมูลในเขตข้อมูล

ถ้าคิวรีสำหรับรายการการค้นหาอ้างอิงคิวรีอื่น คุณต้องเปิดคิวรีที่สอง ค้นหาตารางแหล่งข้อมูลและเขตข้อมูลจากคิวรีที่สองรับข้อมูล และเปลี่ยนค่าในตารางดังกล่าว

วิธีการต่อไปนี้อธิบายวิธีการลบข้อมูลทั้งในรายการค่าและรายการการค้นหา

เอาข้อมูลออกจากรายการค่า

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. ในส่วนบนของเส้นตารางการออกแบบ ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีรายการค่า

  3. ในส่วนล่างของเส้นตาราง ให้คลิกแท็บ ค้นหา จากนั้นหาคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว

    ตามค่าเริ่มต้น เครื่องหมายอัญประกาศคู่รอบๆ รายการในรายการค่า และอัฒภาคแยกจากแต่ละรายการ: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. ถ้าต้องการ ให้เอารายการออกจากรายการ อย่าลืมลบเครื่องหมายอัญประกาศแต่ละด้านออกจากรายการที่ลบ นอกจากนี้ อย่าเหลือเครื่องหมายอัฒภาคด้านหน้า อย่าเหลือคู่อัฒภาคที่อยู่ด้วยกัน (;;) และถ้าคุณเอารายการสุดท้ายในรายการออก ให้ลบเครื่องหมายอัฒภาคสุดท้ายออก

    หมายเหตุ: ถ้าคุณลบรายการจากรายการค่า และระเบียนในตารางใช้รายการที่ลบแล้ว รายการที่ลบจะยังอยู่เป็นส่วนหนึ่งของระเบียนจนกว่าคุณจะเปลี่ยน เช่น สมมติว่าบริษัทของคุณมีคลังสินค้าในเมือง A แล้วขายตึกนั้น ถ้าคุณเอา “เมือง A” ออกจากรายการคลังสินค้า คุณจะเห็น “เมือง A” ในตารางของคุณจนกว่าคุณจะเปลี่ยนค่าเหล่านั้น

เอาข้อมูลออกจากรายการการค้นหา

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. ในส่วนบนของตารางดีไซน์ ให้เลือกเขตข้อมูลการค้นหา

  3. ในส่วนล่างของเส้นตารางการออกแบบ ให้คลิกแท็บ ค้นหา จากนั้นหาคุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว และ แหล่งข้อมูลแถว

    คุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว ควรแสดง ตาราง/คิวรี และคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ต้องมีคิวรีที่อ้างอิงตารางหรือคิวรีอื่น

    หมายเหตุ: คิวรีสำหรับเขตข้อมูลการค้นหาจะเริ่มต้นด้วยคำว่า SELECT อยู่เสมอ

    โดยทั่วไป (แต่ไม่เสมอไป) คิวรีการเลือกจะใช้ไวยกรณ์พื้นฐานนี้: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

    ในกรณีนี้ คิวรีจะมีสองส่วน (SELECT และ FROM) ส่วนแรกจะอ้างอิงไปยังตารางและเขตข้อมูลในตาราง ในทางกลับกัน ส่วนที่สองจะอ้างอิงเฉพาะตารางเท่านั้น จุดควรจำ: ส่วน FROM จะบอกชื่อของตารางหรือคิวรีต้นฉบับเสมอ ส่วน SELECT อาจไม่มีชื่อตารางหรือคิวรีเสมอไป ถึงแม้ว่าจะมีชื่ออย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลอยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม ส่วนจากทั้งหมดจะต้องอ้างอิงไปถึงตารางหรือคิวรี

  4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคิวรีในเขตข้อมูลการค้นหาอ้างอิงคิวรีอื่น ให้คลิกปุ่ม สร้าง (บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ถัดไป) เพื่อเปิดคิวรีในมุมมองการออกแบบ จดชื่อตารางที่ปรากฏในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี จากนั้นดำเนินการต่อขั้นตอนที่ 5

    • ถ้าคิวรีในเขตข้อมูลการค้นหาอ้างอิงตาราง ให้จดชื่อของตาราง จากนั้นดำเนินการต่อขั้นตอนที่ 5

  5. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้แตะสองครั้งที่ตารางต้นฉบับเพื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

  6. ค้นหาเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่ใช้ในรายการการค้นหา จากนั้นแก้ไขข้อมูลดังกล่าวตามต้องการ

ด้านบนของหน้า

ลบข้อมูลระเบียนที่ไม่เกี่ยวข้องจากฐานข้อมูล

เมื่อคุณลบทั้งระเบียนจากฐานข้อมูล คุณลบข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล และคุณยังลบค่าคีย์ — ค่าที่ทำให้ระเบียนไม่ซ้ำกัน ถ้าระเบียนไม่เกี่ยวข้องกับระเบียนอื่นๆ (ซึ่งถ้าค่าคีย์ไม่อยู่ในระเบียนอื่นใดหรือตารางในฐานข้อมูล) คุณสามารถลบระเบียนโดยการเลืองระเบียนและการกด DELETE ถ้าคุณต้องการลบระเบียนที่ไม่เกี่ยวข้องจำนวนมาก — มากกว่าที่คุณต้องการลบด้วยตนเอง — คุณสามารถใช้คิวรีการลบเพื่อเอาออก วิธีการในส่วนต่อไปนี้อธิบายวิธีการทำงานทั้งสองอย่าง

ลบระเบียนที่ไม่เกี่ยวข้องด้วยตนเอง

  1. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลที่คุณต้องการลบ

  2. ค้นหาระเบียน (แถว) ที่คุณต้องการลบ จากนั้นคลิกปุ่ม เลือกทั้งหมด — สี่เหลี่ยมปรากฏที่ด้านซ้ายหรือขวาสุดของระเบียน คุณสามารถเลือกแถวเดี่ยว หรือคลิกแล้วลากเพื่อเลือกชุดแถวต่อเนื่อง หรือกด CTRL และคลิกปุ่มเมาส์เพื่อเลือกแถวที่ไม่ติดกันหลายแถว

    Access จะวางขอบรอบๆ ทั้งระเบียน (ทั้งแถว) หรือบล็อกระเบียนที่เลือก

  3. กด Delete

    -หรือ-

    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ

    -หรือ-

    คลิกขวาปุ่ม เลือกทั้งหมด แล้วคลิก ลบระเบียน

    ถ้าคุณไม่สามารถคลิกปุ่ม เลือกทั้งหมด ได้ ให้วางเคอร์เซอร์ในเขตข้อมูลในระเบียน จากนั้นบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิกลูกศรลงข้างๆ ลบ แล้วคลิก ลบระเบียน

    หมายเหตุ: ณ จุดนี้ Access อาจแสดงข้อความข้อผิดพลาดที่ระบุว่าคุณไม่สามารถลบระเบียนได้เนื่องจากระเบียนเกี่ยวข้องกับข้อมูลอื่น ถ้าคุณเห็นข้อความดังกล่าว ให้คลิก ตกลง แล้วไปยัง ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องจากฐานข้อมูลโดยใช้คิวรีการลบ ในภายหลังในบทความนี้

  4. เมื่อ Access พร้อมท์ให้คุณยืนยันการลบ ให้คลิก ใช่

ลบระเบียนที่ไม่เกี่ยวข้องโดยใช้คิวรีการลบ

เมื่อคุณใช้คิวรีการลบเพื่อเอาข้อมูลออก คุณทำตามขั้นตอนสำหรับทั้งระเบียนที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้อง — คุณสร้างคิวรีการเลือกก่อน จากนั้นให้แน่ใจว่าคิวรีคืนค่าเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการลบ และสุดท้ายแปลงคิวรีการเลือกลงในคิวรีการลบ ข้อมูลพื้นหลังและขั้นตอนในส่วนถัดไปอธิบายวิธีการลบระเบียนที่ไม่เกี่ยวข้อง

ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องออกจากฐานข้อมูลโดยใช้การลบคิวรี

ขั้นตอนการลบระเบียนที่เกี่ยวข้องมีขั้นตอนทั่วไปต่อไปนี้

  • วางแผนการลบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเพื่อลบข้อมูล โปรดแน่ใจว่าผู้ใช้อื่นทั้งหมดปิดวัตถุใดๆ ที่ใช้ที่มีผลต่อตาราง จากนั้นสำรองข้อมูลฐานข้อมูล

  • เปลี่ยนความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่เกี่ยวข้องกับการลบ โดยเฉพาะเมื่อคุณเปิดใช้งานตัวเลือก Referential Integrity และ เรียงลำดับการลบระเบียนที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอนุญาตการลบของคุณให้เรียงซ้อนกันผ่านตารางที่ได้รับผลทั้งหมดและเพื่อเอาข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดออก

  • สร้างคิวรีการเลือก จากนั้นเพิ่มเกณฑ์ตามต้องการจนกว่าคิวรีจะคืนค่าชุดระเบียนที่ถูกต้อง

  • แปลงคิวรีการเลือกเพื่อลบคิวรี จากนั้นใช้คิวรีเพื่อลบข้อมูล

ดู สร้างและใช้คิวรีการลบ สำหรับคำอธิบายฉบับเต็มของขั้นตอนนี้

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×